W następstwie Wielkiej Rezygnacji, kiedy to wielu pracowników odeszło lub planowało odejść w poszukiwaniu nowej pracy, menedżerowie HR i liderzy organizacji zadają sobie pytanie, dlaczego tak się stało. Rotacja pracowników jest kosztowna, co sprawia, że działania zwiększające retencję są jeszcze ważniejsze.
Najłatwiejsze i najszybsze do wdrożenia z różnych strategii retencji są rozmowy kwalifikacyjne, takie jak informacje zwrotne od pracowników, działania angażujące i programy lojalnościowe.
Menedżerowie inwestują więcej czasu w zrozumienie, dlaczego pracownicy decydują się pozostać w firmie, co sprawia, że ludzie pozostają w swoim miejscu pracy i wykorzystują te informacje do przyjęcia bardziej proaktywnych praktyk.
Raportowanie przeprowadzone przez Non-Profit HR wykazało, że wykorzystanie wywiadów dotyczących pozostania w pracy wzrosło z poziomu 33% w 2022 r. do 46% w 2023 r co świadczy o ich skuteczności w zmniejszaniu rotacji pracowników.
Rozmowa kwalifikacyjna dostarcza cennych informacji na temat zaangażowania zespołu, satysfakcji pracowników i retencji, a także pozwala menedżerom na ponowne nawiązanie kontaktu z cennymi pracownikami, aby zapobiec odejściu talentów z organizacji.
Jeśli chcesz wdrożyć skuteczne rozmowy kwalifikacyjne, czytaj dalej.
Co to jest Stay Interview?
Stay interviews, nazywane również stay conversations, to spotkania między menedżerami i pracownikami na temat tego, dlaczego lubią pracować w Twojej firmie i co zmieniliby w biznesie, zespole lub obecnej roli.
Rozmowy te można wykorzystać do oceny ryzyka odejścia pracownika, aby przewidzieć potrzeby związane z zatrudnieniem.
Organizacje przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne, aby odkryć i zająć się tym, co nie idzie dobrze oraz wyzwaniami, które istnieją lub są przed nami. Informacje te są wykorzystywane do naprawienia pierwotnej przyczyny niezadowolenia pracownika, zanim zacznie on szukać nowej pracy.
Znaczenie rozmowy kwalifikacyjnej w dzisiejszych czasach
Istnieje kilka powodów, dla których ludzie odchodzą z pracy; niektóre z nich zostały ponownie skontekstualizowane podczas pandemii, a inne wynikają ze specyficznych warunków pracy w teraźniejszości. Głównymi czynnikami napędzającymi rotację w dzisiejszych czasach są:
- Brak rozwoju kariery i rozczarowanie swoją rolą
- Pandemia skłoniła ludzi do refleksji i ponownej oceny swoich celów oraz tego, co sprawiło, że praca stała się dla nich znacząca
- Pragnienie większej elastyczności w zakresie pracy zdalnej/hybrydowej
- Problemy po pandemii, takie jak rosnące koszty opieki nad dziećmi i utrata lojalności wobec firmy w następstwie powszechnych zwolnień
Są to niektóre z problemów, których można się dowiedzieć od członków zespołu podczas przeprowadzania wywiadów w celu poprawy doświadczenia pracowników i kultury pracy.
Cel i wartość rozmowy rekrutacyjnej
Celem rozmów Stay Interview jest zadawanie pytań, które odnoszą się do tego, czego można dowiedzieć się z rozmów exit interview. Można je włączyć do istniejących rozmów indywidualnych lub przeprowadzać je co miesiąc, jeśli nie organizujesz regularnych spotkań (choć dlaczego nie?).
Odnosi się do retencji pracowników
Najważniejszym celem rozmów rekrutacyjnych jest ustalenie, co motywuje obecnych pracowników do pozostania w firmie i zidentyfikowanie tego, co może ich zainspirować do odejścia. Możliwe odpowiedzi na to drugie pytanie mogą obejmować brak uznania, wypalenie zawodowe lub ograniczone możliwości rozwoju i awansu zawodowego.
Należy odpowiednio wcześnie zająć się tymi kwestiami, aby zwiększyć satysfakcję i zapobiec odejściu najlepszych pracowników. Według raportu badanie naukowe , a pozytywne środowisko pracy poprawia poziom zaangażowania pracowników, ich wydajność i dążenie do osiągnięć.
Wpływa na satysfakcję z pracy i motywację
Rozmowy kwalifikacyjne wykraczają poza zwykłe zbieranie informacji. Pracownikom pokazuje się, że ich krytyka, obawy i informacje zwrotne mają wartość i są brane pod uwagę. Kiedy czują, że są wysłuchiwani, są bardziej zadowoleni ze swojej pracy i bardziej zmotywowani do działania.
Ponadto, rozmowy kwalifikacyjne pozwalają menedżerom zidentyfikować najlepszych, niedocenianych lub niedocenianych pracowników. Otwiera to drzwi do dyskusji na temat możliwości rozwoju kariery i pomaga zatrzymać najlepszych pracowników.
Na przykład, gdy masz program nagród dla pracowników , zespół HR nie ma odpowiednich narzędzi do pomiaru i docenienia wyników pracowników, co prowadzi do niezadowolenia pracowników w zespole. Wywiady z pracownikami mogą pomóc w znalezieniu tego problemu i sygnałów dymnych.
Zapobiega rotacji zatrudnienia
Ze względu na swój aktywny charakter, program stay interview może pomóc zmniejszyć rotację pracowników. Pomaga zidentyfikować prawdopodobne problemy, którymi można się zająć, zanim staną się pełnymi problemami.
Kluczem do skutecznej rozmowy kwalifikacyjnej jest zadawanie konkretnych pytań, które pomogą w pełni wykorzystać rozmowę.
Kluczowe pytania, które należy zadać podczas Stay Interview
Najlepiej zadawać pytania, które zachęcą pracowników do rozmowy i pozwolą uzyskać ich szczere opinie.
Pytania dotyczące rozwoju kariery
- Czego się tutaj uczysz?
- Jakie nowe umiejętności chcesz do zrobienia?
- Co podoba ci się w programach szkoleniowych oferowanych przez firmę?
- Co można poprawić w zakresie możliwości rozwoju?
- Opisz swoją idealną pracę.
- Co najbardziej podobało Ci się w Twojej poprzedniej roli, a czego nie możesz już zrobić tutaj?
- Jakie aspekty poprzedniej pracy uwielbiałeś, a których teraz brakuje?
- Jakie są twoje krótko- i długoterminowe cele zawodowe? Jak możemy pomóc Ci je osiągnąć?
- Czy są dodatkowe obowiązki, które chciałbyś przejąć w ramach swojej roli?
- Czy są jakieś korzyści, które uważasz za cenne w swojej obecnej roli, a których my nie oferujemy?
Pytania dotyczące przywództwa i zarządzania
- Jak mogę sprawić, by praca była przyjemniejsza?
- Jakie zmiany sprawiłyby, że praca byłaby dla ciebie bardziej satysfakcjonująca?
- Jak możemy lepiej wesprzeć cię w twojej roli?
- Jaki rodzaj uznania motywuje Cię najbardziej?
Pytania dotyczące kultury miejsca pracy
- Co sprawia, że jesteś zmotywowany do pracy tutaj?
- Co sądzisz o sposobie, w jaki doceniamy osiągnięcia pracowników?
- Czy uważasz, że masz dobrą równowagę między pracą a życiem prywatnym? Jeśli nie, jak możemy to poprawić?
- Opisz kulturę firmy. Co ci się w niej podoba, a co nie?
Pytania dotyczące ogólnej satysfakcji
- Co najbardziej ekscytuje Cię w przychodzeniu do pracy każdego dnia?
- Czy kiedykolwiek rozważałeś odejście z firmy? Jeśli tak, to dlaczego?
- Czego nie możesz się doczekać w pracy każdego dnia?
- Jakie aspekty codziennej pracy są dla Ciebie frustrujące?
- Czy możesz opisać ostatni dzień pracy, który wywołał u Ciebie stres lub niepokój?
- Opowiedz mi o ostatnim pozytywnym doświadczeniu w pracy.
- Jakie myśli zaprzątają twój umysł podczas dojazdów do pracy?
- Co przechodzi ci przez głowę w drodze z pracy do domu?
- Czy twoje umiejętności i doświadczenie są w pełni wykorzystywane?
- Jakie konkretne zadania sprawiają ci przyjemność? Co chciałbyś zrobić inaczej w swojej roli?
- Jak opisałbyś swoje relacje z bezpośrednim przełożonym?
- Czy uważasz, że masz zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym? Wyjaśnij swoją odpowiedź.
- Czy czujesz się doceniany za swój wkład w pracę? Dlaczego lub dlaczego nie?
- Co sprawia, że czujesz największą wydajność i powodzenie w pracy?
- Czy jakieś niedawne sytuacje sprawiły, że myślałeś o odejściu z firmy?
Odpowiedzi te mogą pomóc w uszczęśliwianiu poszczególnych pracowników, na przykład poprzez przydzielanie projektów w ich odsetkach. Niektóre z nich pozwolą również poprawić doświadczenia obecnych pracowników, na przykład poprzez zapewnienie dodatkowego zatrudnienia w celu zapewnienia wszystkim lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Regularne pytania uzupełniające mogą pomóc ocenić morale, zbudować zaufanie i zidentyfikować obszary wymagające poprawy, zaangażowania i zatrzymania.
Pro tip: Use ClickUp Brain _, wbudowanego asystenta AI, jako partnera do burzy mózgów w celu wygenerowania tych pytań. Po spotkaniu ClickUp Brain podsumowuje również kluczowe punkty, oszczędzając ci żmudnej pracy pisania długich notatek ze spotkania. Jeśli chcesz, możesz również przekształcić je w zadania w ClickUp, które możesz przypisać odpowiednim interesariuszom
Skorzystaj z ClickUp Brain i jego podpowiedzi, aby wygenerować pytania do wywiadu ze Stayem
Użyj ClickUp's free szablony HR aby stworzyć zestaw instrukcji średniego i wysokiego szczebla dokumentujących konkretne zadania, pytania i procesy, których należy przestrzegać podczas i po rozmowie kwalifikacyjnej.
Jak przygotować i przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?
Oczywiście, dział HR może przeprowadzić te rozmowy. Są one jednak bardziej skuteczne, gdy prowadzi je menedżer pracownika lub menedżer wyższego szczebla, któremu pracownik ufa, ponieważ pracownik może wtedy być bardziej szczery w przekazywaniu swoich opinii.
Planowanie z wyprzedzeniem
- Wybierz odpowiedni czas: Nie planuj rozmów kwalifikacyjnych zaraz po tym, jak dana osoba rozpocznie nową rolę lub podczas oceny wyników. Wybierz czas, w którym pracownik jest spokojny i może udzielić przemyślanej informacji zwrotnej
- Daj im czas na przygotowanie: Poinformuj pracowników o rozmowie kwalifikacyjnej z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Da im to czas na zebranie myśli i przygotowanie się na ewentualne pytania
- Zaoferuj elastyczność: Bądź elastyczny w kwestii planowania. Rozważ dostawcę alternatyw dla wczesnych godzin porannych, późnych popołudniowych, a nawet wirtualnych spotkań, aby dostosować się do harmonogramów pracowników
Udostępnianie celu i oczekiwań związanych ze spotkaniem
- Ustawienie jasnych oczekiwań: Wyjaśnij powód rozmowy kwalifikacyjnej. Niech pracownicy zdadzą sobie sprawę, że jest to okazja do porozmawiania o swojej pracy, o tym, co ich motywuje i o wszelkich obszarach do rozwoju
- Skup się na otwartej rozmowie: Podkreśl, że komunikacja jest wyłączna, a ich szczere komentarze mają wartość
- Przygotuj zarys: Stwórz prosty zarys tematów, które musisz poruszyć. Może to obejmować ich doświadczenia związane z pełnioną rolą, opinię na tematelastyczność obszaru roboczego, możliwości doskonalenia zawodowego i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
- Zachęcaj do zadawania pytań: Niech wiedzą, że jest to rozmowa dwukierunkowa i zachęcaj ich do zadawania pytań dotyczących ich ścieżki kariery lub obaw
Zrozumienie znaczenia prawdziwych informacji zwrotnych od pracowników
- Aktywne słuchanie to podstawa: Upewnij się, że nie jesteś do zrobienia. Aby zrozumieć "dlaczego" za ich odpowiedziami, bądź cicho i słuchaj po zadaniu pytania. Twoi pracownicy powinni do zrobienia większość rozmowy
- Okaż uznanie: Podziękuj im za poświęcony czas i szczere komentarze. Niech zrozumieją, że ich głos ma znaczenie i że ich wkład zostanie wykorzystany w procesie podejmowania decyzji i poprawy środowiska pracy
- Rób notatki: Zanotuj kluczowe punkty podczas rozmowy, w tym ich motywacje, zastrzeżenia i obawy. Jeśli masz zgodę pracownika, nagraj rozmowę, aby w razie potrzeby powrócić do odpowiedzi
- Pytania uzupełniające: Po rozmowie skontaktuj się z pracownikiem. Krótko podsumuj omówione kluczowe czynniki i wszelkie kolejne kroki, które planujesz podjąć w oparciu o ich opinie
Prosta wskazówka: Zamiast korzystać z wielu narzędzi do zarządzania wywiadami, użyj platforma zarządzania zasobami ludzkimiClickUp _jako centralny hub informacji o pracownikach pomiędzy menedżerami i bezpośrednimi raportującymi
The oprogramowanie do zarządzania pracownikami umożliwia śledzenie danych dotyczących odpowiedzi na pytania z wywiadu w celu uzyskania cennych informacji i podejmowania mądrzejszych decyzji.
Czytaj więcej: Narzędzia AI do podejmowania decyzji Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące skutecznych rozmów kwalifikacyjnych
Pamiętaj, że dobra rozmowa kwalifikacyjna to rozmowa, a nie przesłuchanie. Oto kilka wskazówek dotyczących powodzenia rozmowy kwalifikacyjnej, która sprawi, że pracownicy poczują się wysłuchani i docenieni.
Znaczenie dwukierunkowej komunikacji
Rozmowa kwalifikacyjna to nie ocena wyników pracy. Celem jest przeprowadzenie rozmowy, podczas której pracownik czuje się komfortowo, omawiając swoje obawy.
Specjaliści HR i menedżerowie muszą słuchać pracowników, poświęcać im zakończoną uwagę i unikać przerywania. Powinni również zachęcać do otwartych i szczerych uwag, podkreślając, że nie ma złych odpowiedzi.
Oto kilka sposobów na zachęcanie do dwustronnej komunikacji:
- Zacznij od wzmocnienia: Uznaj wkład pracownika i podziękuj mu za jego ciężką pracę
- Zadawaj otwarte pytania: Pytania wykraczające poza odpowiedzi "tak" lub "nie" zachęcają do szczegółowych odpowiedzi
- Używaj refleksyjnego słuchania: Zwracaj uwagę na werbalne i niewerbalne wskazówki oraz język ciała mówcy, aby dostrzec niewyrażone emocje.
- Bądź obecny: Odłóż rozpraszacze, takie jak telefony i skup się na rozmowie
💡 Pro tip: COPYlickUp może być cennym narzędziem ułatwiającym dwukierunkową komunikację podczas rozmów kwalifikacyjnych. Użyj ClickUp Docs _w celu stworzenia listy pytań otwartych, które dotyczą różnych aspektów doświadczenia pracownika, od obciążenia pracą i rozwoju kariery po kulturę firmy i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
Udokumentuj rozmowę kwalifikacyjną w ClickUp Docs i dodaj indywidualne odpowiedzi, do których możesz się później odwołać
Zapewnia to ustrukturyzowaną rozmowę, pozwalając jednocześnie na indywidualne odpowiedzi.
Rozważ również użycie szablony wywiadów aby ustrukturyzować wywiady i mieć spójne ramy do zadawania pytań i rejestrowania odpowiedzi.
Wybierz dogodną lokalizację
Lokalizacja rozmowy kwalifikacyjnej może mieć znaczący wpływ na jej powodzenie. Wybierz cichą, osobistą przestrzeń wolną od zakłóceń. Może to być pusta sala konferencyjna, dedykowany obszar rozmowy kwalifikacyjnej, a nawet cichy kącik w kawiarni (za zgodą pracownika).
Najważniejszym czynnikiem jest zaangażowanie pracownika - aby czuł się komfortowo i zrelaksowany. Unikaj przeprowadzania wywiadów w przestrzeni roboczej, ponieważ może to wprowadzić ich w tryb "pracy" i utrudnić otwartą rozmowę.
Przeznacz wystarczająco dużo czasu i trwaj tak długo, jak potrzebujesz
Rozmowy kwalifikacyjne nie mogą być przeprowadzane w pośpiechu. Zaplanuj w kalendarzu wystarczająco dużo czasu na rozmowę, nie czując się zmuszonym do jej wcześniejszego zakończenia. Idealnie byłoby przeznaczyć na nią od 45 minut do godziny. Da to pracownikom wystarczająco dużo czasu na swobodne podzielenie się swoimi przemyśleniami i obawami.
Bądź elastyczny z przydzielonym czasem. Jeśli rozmowa płynie organicznie, a pracownik ma więcej do zrobienia, nie ucinaj jej szybko. Celem jest zebranie cennych informacji zwrotnych, co czasami trwa dłużej niż przewidywano.
Pro tip: Użyj widok kalendarzaClickUp do zrobienia wywiadów - elastyczny kalendarz utrzymuje wszystkich na tej samej stronie i zapewnia, że wywiad nie koliduje z innymi commitami
Błyskawiczna zmiana harmonogramu spotkań dzięki funkcji "przeciągnij i upuść" w widoku kalendarza ClickUp
Priorytetyzacja opinii pracowników i szczerość w procesie
Kamieniem węgielnym powodzenia rozmów kwalifikacyjnych jest priorytetowe traktowanie informacji zwrotnych od pracowników i wykazywanie szczerych odsetków od ich dobrego samopoczucia. Pracownicy mogą szybko ocenić, czy rozmowa kwalifikacyjna była tylko formalnością.
Oto kilka sposobów na okazanie szczerości:
- Wyraź wdzięczność za poświęcony czas i uwagi
- Zwracaj uwagę na to, co mówią i ćwicz aktywne słuchanie
- Rób szczegółowe notatki podczas rozmowy
- Po zakończeniu rozmowy podsumuj kluczowe wzmianki i zaplanuj działania
Prosta wskazówka: Użyj funkcji szablon procesu rozmowy kwalifikacyjnejClickUp szablon do projektowania, testowania i optymalizacji procesu rozmów kwalifikacyjnych. Zapewnia strukturę i spójność w celu standaryzacji procesu, umożliwia porównywanie informacji zwrotnych i gromadzi dane w zorganizowanym formacie do dalszej analizy
Szablon procesu rozmowy kwalifikacyjnej ClickUp pomaga zaprojektować, przetestować i zoptymalizować rozmowy kwalifikacyjne dotyczące pobytu
Podsumowanie: Jak przeprowadzić skuteczną rozmowę kwalifikacyjną:
- Zaplanuj rozmowę z wyprzedzeniem, aby mieć czas na przygotowanie się
- Ustawienie oczekiwań co do celu
- Wybierz wygodną i cichą lokalizację
- Otwarta rozmowa i zachęcanie do zadawania pytań
- Ćwicz dwustronną komunikację
- Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne
- Rób notatki i zadawaj dodatkowe pytania
- Okazuj wdzięczność za ich opinie
Używaj rozmów kwalifikacyjnych, aby zatrzymać najlepszych pracowników
Zamiast skupiać się na tym, co twoi pracownicy mogą zrobić dla twojej organizacji, dowiedz się, czego mogą od ciebie oczekiwać. Wdrażaj rozmowy kwalifikacyjne, aby wspierać rozwój swoich pracowników, pomagać im w realizacji ich marzeń oraz zwiększać lojalność i retencję pracowników.
Nie czekaj, aż rozważą odejście, zanim podejmiesz działania.
Free, aby usprawnić swoje zadania HR i zwolnić czas na rozmowy kwalifikacyjne? Zarejestruj się na ClickUp za darmo .
Często zadawane pytania (FAQ)
Jaka jest inna nazwa rozmów kwalifikacyjnych?
Stay interviews są również nazywane stay conversations. Niektóre organizacje mogą nazywać je rozmowami o utrzymaniu pracowników lub rozmowami z interesariuszami. Jednak wszystkie te terminy opisują tę samą podstawową koncepcję: aktywne rozmowy mające na celu zrozumienie, dlaczego pracownicy są zadowoleni i co może sprawić, że rozważą odejście.
Do zrobienia dobrego wrażenia podczas rozmowy rekrutacyjnej?
Przeprowadzając rozmowę rekrutacyjną jako specjalista HR, zadawaj wyczyszczone pytania, aktywnie słuchaj bez osądzania, notuj ważne informacje i poprowadź rozmowę w kierunku, w którym chcesz, aby poszła w oparciu o odpowiedzi pracownika na twoje pytania.
Oto jak dobrze wypaść podczas rozmowy kwalifikacyjnej:
- Przygotowanie: Przejrzyj akta pracownika i projekty zgodnie z pytaniami.
- Ustawienie: Wybierz prywatną, wygodną lokalizację, w której przeszkadzanie jest mało prawdopodobne.
- Pytania: Skoncentruj się na bolączkach, satysfakcji z pracy, możliwościach rozwoju i obszarach wymagających poprawy.
- Słuchanie: Słuchaj uważnie wskazówek werbalnych i niewerbalnych.
- Działanie: Podziękuj pracownikom za ich opinie i skontaktuj się z nimi w sprawie konkretnych obaw.
Czy rozmowa kwalifikacyjna jest tym samym, co ocena pracy?
Nie, rozmowy kwalifikacyjne i oceny wyników służą różnym celom. Rozmowy kwalifikacyjne koncentrują się na odczuciach pracowników i tym, co firma może zrobić do zrobienia, aby poprawić ich doświadczenia. Rozmowy dotyczące wyników badają przeszłe wyniki pracownika i ustawiają przyszłe cele.
Czy rozmowy Stay Interview są tym samym, co rozmowy exit interview?
Nie, wywiady pobytowe są proaktywne, mają na celu zapobieganie odejściom, podczas gdy wywiady wyjściowe są reaktywne, przeprowadzane po odejściu pracowników, próbując wyciągnąć z nich wnioski w celu poprawy na przyszłość. Idealnie byłoby, gdyby firma korzystała zarówno z rozmowy stay interview, jak i exit interview, aby uzyskać pełny obraz nastrojów pracowników.