Masz właśnie wysłać ważnego e-maila. Ale wtedy się zatrzymujesz. Zastanawiasz się, jak odpowiednio zwrócić się do odbiorców, nie brzmiąc przy tym bezosobowo i nie pomijając nikogo?
Jeśli będziesz zbyt formalny, ryzykujesz, że zabrzmisz jak robot.
Zbyt swobodne podejście może zostać odebrane jako nieprofesjonalne.
Niezależnie od tego, czy piszesz e-maila do grupy współpracowników, czy wysyłasz aktualizację projektu do klientów, musisz odpowiednio ustawić ton.
Jeśli zastanawiasz się, jak zwracać się do wielu osób w e-mailu, przeanalizujmy kilka wskazówek dotyczących etykiety, aby upewnić się, że Twoje grupowe wiadomości e-mail są na miejscu. ✉️
Kiedy zwracać się do wielu osób w e-mailu
Wiedza o tym, kiedy zwracać się do wielu osób w e-mailu może być nieco balansująca.
Chcesz informować wszystkich na bieżąco, ale przeładowanie skrzynki odbiorczej niepotrzebnymi odpowiedziami może być frustrujące. Kiedy więc należy odpowiedzieć wszystkim lub dodać wielu odbiorców od samego początku?
Oto kilka typowych scenariuszy:
- Aktualizacje Teams: Informowanie całego zespołu o postępach w projekcie, terminach lub nowościach w firmie
- Projekty grupowe: Współpraca z wieloma interesariuszami w ramach udostępnianej inicjatywy lub zadania
- Komunikacja między działami: Koordynowanie wysiłków między różnymi zespołami lub działami
- Komunikacja z klientem: Aktualizowanie wielu kontaktów z klientem na temat statusu projektu lub jego rezultatów
- Prośby o opinie: Prośba o opinie różnych członków zespołu na temat propozycji lub dokumentu
- Planowanie wydarzeń: Organizowanie spotkań, konferencji lub działań integracyjnych
- Zarządzanie projektami: Komunikowanie się z wieloma przedstawicielami dostawców w ramach jednego projektu
- Nagłe sytuacje: Gdy e-mail lub wiadomość wymaga pilnej uwagi i musi zostać szybko rozwiązana
Pro Tip: Jeśli rozpatrzenie e-maila zajmuje mniej niż dwie minuty, zajmij się nim natychmiast. Zapobiega to piętrzeniu się małych zadań i pomaga utrzymać Skrzynka odbiorcza Zero .
Ważność poprawnego zwracania się do wielu osób w e-mailu
Prawidłowe zwracanie się do wielu odbiorców w e-mailu ma kluczowe znaczenie dla skutecznej komunikacji e-mailowej i zachowania profesjonalnej etykiety. Pokazuje to szacunek dla roli każdego członka i zapewnia, że czują się oni docenieni.
Pamiętaj, że prawidłowe zwracanie się do odbiorców pomaga im zrozumieć ich poziom zaangażowania i oczekiwane działania, eliminując nieporozumienia i zwiększając wskaźniki odpowiedzi.
Dodatkowo, zapobiega to potencjalnym błędom, takim jak niezamierzone odpowiedzi "Odpowiedz wszystkim" lub przypadkowe wykluczenia
Personalizacja w komunikacji e-mail
Personalizacja e-maili, nawet w przypadku zwracania się do wielu osób, dodaje warstwę profesjonalizmu i szczerości.
Uwzględnienie imion i nazwisk lub dostosowanie powitania w oparciu o powiązania z grupą gwarantuje, że odbiorcy poczują wartość, a nie część ogólnej wiadomości e-mail.
Personalizacja zwiększa również wskaźniki zaangażowania e-maili i pomaga uniknąć negatywnych skutków bezosobowego stylu przesyłania wiadomości.
💡 Pro Tip: Wysyłając e-maile do wielu osób, upewnij się, że masz jasny temat. Pomaga to odbiorcom uzyskać szybki przegląd zawartości e-maila i na tej podstawie mogą zdecydować się na zaangażowanie lub nie.
Jak zwracać się do wielu osób w e-mailu
Zwracanie się do wielu odbiorców w e-mailu wymaga przemyślanego przekazu, aby zapewnić profesjonalizm, przejrzystość i inkluzywność.
Oto kilka najlepszych praktyk, o których należy pamiętać podczas zwracania się do wielu osób w e-mailu:
1. Używaj indywidualnych imion lub nazw grup w powitaniach
Gdy komunikujesz się z kilkoma osobami za pośrednictwem jednego e-maila, użycie indywidualnych imion w powitaniu może być bardziej osobiste i angażujące.
Na przykład, zamiast mówić "Cześć Teams", wybierz "Cześć Richa, Shawny i Jason", jeśli grupa jest mała i wszyscy wolą bezpośrednie podziękowania.
Takie podejście dowodzi, że poświęciłeś czas na rozpoznanie każdego odbiorcy i stworzenie bardziej spersonalizowanego połączenia.
Jednak w przypadku większych grup dopuszczalne jest używanie nazw grupowych, takich jak "Witaj Dziale Marketingu" lub "Drogi Teams", zwłaszcza gdy wiadomość jest istotna dla wszystkich razem.
Uwalnia to od żmudnego wysyłania e-maili, gdy chcesz pozdrowić wielu odbiorców.
Można również korzystać z narzędzi do zarządzania skrzynką odbiorczą i szablonów e-mail, aby lepiej kategoryzować wiadomości e-mail według określonych grup.
2. Postaw na neutralny płciowo język w treści e-maila
Używanie inkluzywnego, neutralnego płciowo języka w treści e-maila może wydawać się niewielkie, ale pokazuje pełen szacunku ton głosu. W ten sposób można uniknąć zakładania czyjejś płci i promować inkluzywność w cyfrowym ekosystemie.
Na przykład, wybierz neutralne alternatywy, takie jak "wszyscy", "Teams", "all" lub "folks" zamiast określeń związanych z płcią, takich jak "guys"
Ponadto, odnosząc się do osoby, której płeć nie jest znana lub mówiąc ogólnie, wybierz "oni" zamiast "on" lub "ona" Ta prosta zmiana zapobiega przyjmowaniu założeń i sprawia, że odbiorcy czują się bardziej rozpoznawani.
Podobnie, unikaj tytułów zawodowych związanych z płcią, takich jak "prezes" lub "sprzedawca" i zamiast tego wybierz "prezes" lub "sprzedawca"
3. Zwracaj się do ludzi po imieniu, gdy jest to stosowne
W wielu przypadkach dobrze jest zwracać się do poszczególnych osób po imieniu w treści e-maila, gdy wymagane są konkretne działania lub obowiązki. Takie nawyki zapobiegają niejasnościom co do tego, który członek zespołu ma zadanie do wykonania, szczególnie w przypadku zarządzania projektami.
Załóżmy na przykład, że wysyłasz aktualizację dotyczącą projektu sprzedażowego dla całego zespołu. Musisz zwrócić się do dwóch pracowników konkretnie po imieniu, aby przypisać im obowiązki śledzenia i monitorowania sprzedaży.
Na przykład: "George, czy możesz sfinalizować slajdy prezentacji do piątku?" lub "Drogi Johnie, proszę o koordynację z zespołem projektowym w celu ostatecznej edycji"
Jeśli nie wzmiankujesz wyraźnie ich imion, może dojść do zamieszania, gdy kilku odbiorców wskoczy do zadania, pozostawiając rozproszone dane.
Dodatkowa lektura: 10 świetnych hacków Gmaila do zarządzania skrzynką odbiorczą
4. Unikaj zwracania się do grupy po imieniu, gdy nie jest to konieczne
Chociaż indywidualne nazywanie odbiorców w grupowych e-mailach może być przydatne w wielu przypadkach, może być również zbędne lub niezręczne.
Jeśli e-mail jest ogólną aktualizacją lub ogłoszeniem, które dotyczy wszystkich w równym stopniu, nie ma potrzeby zwracania się do poszczególnych osób po imieniu, zwłaszcza w pozdrowieniu. Pozwoli to na uproszczenie wiadomości i uniknięcie niepotrzebnego bałaganu.
Na przykład, w przypadku aktualizacji obejmującej cały dział, w której nie są wymagane żadne szczególne działania od poszczególnych członków, proste powitanie, takie jak "Witaj Teams" lub "Drodzy koledzy", działa dobrze.
Ważne jest również, aby w przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, każdy z nich miał swoją rolę do odegrania w kontekście e-maila.
5. Rozważ kontekst, aby zdecydować między pozdrowieniami formalnymi i nieformalnymi
Kontekst e-maila często decyduje o tym, czy do zrobienia jest nieformalne czy formalne pozdrowienie.
Bardziej formalne powitanie jest zwykle oczekiwane, gdy wysyłasz e-mail do klienta lub wyższego autora w ramach kierownictwa wyższego szczebla w organizacji. Aby uzyskać pełne szacunku podejście, rozważ "Drogi Panie Dave" lub "Droga Pani Joanne".
W komunikacji wewnętrznej ze współpracownikami zwykle dopuszczalne jest bardziej swobodne podejście. W takich sytuacjach dobrze sprawdza się "Cześć Teams" lub "Cześć wszystkim", tworząc przyjazne, przystępne środowisko.
Upewnij się również, że interakcje zawodowe i osobiste są oddzielone, nawet w e-mailach.
Przyjazne przypomnienie: Chociaż są to ogólne zasady, ważne jest, aby pamiętać o kulturze firmy i roli odbiorcy. W razie wątpliwości należy skłaniać się ku nieco bardziej formalnym formom, ponieważ lepiej jest być nieco bardziej dopracowanym niż swobodnym.
Usprawnienie grupowej komunikacji e-mail z ClickUp
Zarządzanie grupową komunikacją e-mail może przypominać żonglowanie zbyt wieloma piłeczkami naraz. E-maile gubią się, dalsze działania prześlizgują się przez mosty, a zadania stają się rozproszone i niejasne.
Narzędzie do zarządzania projektami osadzanie najlepszych strategie zarządzania wiadomościami e-mail i funkcje mogą tu pomóc.
Rozważ ClickUp zbudowany jako kompleksowy kanał komunikacji dla wszystkich rzeczy związanych z e-mailem, w tym konwersacji na temat zadań, osi czasu, tablic, schematów blokowych i innych.
Zobaczmy, jak przejmuje pałeczkę dla zarządzanie zadaniami e-mail i komunikacji grupowej na wyższy poziom:
Zarządzanie projektami e-mail
Użyj ClickUp's Email Project Management, aby pracować razem ze stałym hubem danych stworzonym z całej komunikacji e-mail
Spróbuj Zarządzanie projektami e-mail w ClickUp do przekształcania odpowiednich e-maili w wykonalne zadania bezpośrednio na platformie. Centralizuje wiadomości e-mail i zadania, dzięki czemu nie trzeba przełączać się między skrzynką odbiorczą a narzędziami do zarządzania projektami.
Gdy otrzymasz grupowy e-mail z zadaniami lub aktualizacjami projektu, możesz łatwo tworzyć zadania z tych e-maili za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Pomaga to zapobiegać nieporozumieniom, umożliwiając członkom zespołu śledzenie i zarządzanie zadaniami w obszarze roboczym projektu.
Wysyłaj e-maile bezpośrednio z obszaru roboczego dzięki ClickUp Email Project Management
Możesz również:
- Automatyzację e-maili i zadań
- Łączyć wiadomości e-mail z zadaniami i podzadaniami
- Planować odpowiedzi i przesłane dane przez e-mail
- Odpowiadać na powiadomienia e-mail z poziomu platformy
Przeczytaj również: Nowa funkcja: E-mail w ClickUp
Integracja z Gmailem Integracja ClickUp z Gmailem wyróżnia się jako obowiązkowa opcja do zarządzania komunikacją e-mail bezpośrednio w ClickUp.
Możesz łatwo przekształcać wiadomości e-mail w komentarze lub osadzać je w dokumentacji, usprawniając współpracę między Teams. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla tych, którzy mają do czynienia z dużą liczbą wiadomości e-mail, umożliwiając łatwe przekształcanie e-maili w wykonalne zadania.
Skorzystaj z integracji ClickUp z Gmailem, aby uprościć komunikację w zespole Integracje z Gmailem pomagają uporządkować skrzynkę odbiorczą, wprowadzając tak potrzebną przejrzystość w chaosie e-maili. Ponadto, połączenie konwersacji e-mail bezpośrednio z osią czasu projektu gwarantuje, że nigdy nie przegapisz ważnego szczegółu lub elementu działania.
To prosty sposób na ograniczenie konieczności przełączania zakładek i zwiększenie wydajności.
Przeczytaj również: 10 alternatyw dla obszaru roboczego Google
Szablony automatyzacji e-mail
Szablon do automatyzacji e-maili ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w automatyzacji i optymalizacji kampanii e-mail marketingowych.
Szablon Szablon do automatyzacji e-maili ClickUp upraszcza komunikację, gdy trzeba wysłać aktualizacje projektu lub przypomnienia o terminach.
Niezależnie od tego, czy wysyłasz cotygodniowe aktualizacje e-mail do wielu interesariuszy, czy też informacje zwrotne od klientów, które muszą zostać uwzględnione, szablon ten umożliwia zaplanowanie i automatyzację wysyłania takich e-maili.
Możesz także wizualizować cały potok automatyzacji e-maili, od ustawienia wyzwalaczy po dopracowanie układu i projektu. Takie podejście zmniejsza potrzebę ręcznego wysiłku i uwalnia czas zespołu, umożliwiając mu skupienie się na pracy o wysokim priorytecie.
Przeczytaj również: Jak tworzyć szablony wiadomości e-mail w Gmailu Podstawy etykiety e-mail: Co robić, a czego nie
Etykieta e-mailowa jest niezbędną umiejętnością, która może poprawić lub pogorszyć powiązania z klientami i pracownikami wewnętrznymi. Niezależnie od tego, czy e-mail jest szybką notatką do współpracowników, czy formalną wiadomością do klientów, podstawowa etykieta e-mailowa nadaje właściwy ton.
Oto kilka z nich:
Do zrobienia
- Bądź jasny i zwięzły: Zapracowani profesjonaliści nie mają czasu na czytanie długich e-maili i zależy im na tym, aby wiadomość była jasna i zwięzła. Dodaj odpowiedni wiersz tematu dla jasności
- ✅ Używaj odpowiednich pozdrowień: Zacznij od odpowiedniego pozdrowienia, zgodnie z formalnością twojego powiązania z odbiorcą
- Używaj CC i BCC odpowiednio: CC (Carbon Copy) jest dla tych, którzy powinni być zaangażowani w rozmowę i widzieć odpowiedzi. BCC (Blind Carbon Copy) może być używane do masowych e-maili, aby zachować prywatne adresy odbiorców i uniknąć długich list odbiorców
Zakazy
- Unikaj wszystkich wielkich liter: Jest to uważane za cyfrowy odpowiednik krzyku, ponieważ wydaje się agresywne i nieprofesjonalne
- Nie nadużywaj wykrzykników: Zachowaj profesjonalny ton, ograniczając użycie wykrzykników w e-mailu
- Powstrzymaj się od nieformalnego języka: Slang i emoji powinny być ograniczone do absolutnego minimum w profesjonalnym lub formalnym ustawieniu, zwłaszcza w pierwszej komunikacji
Najważniejsze, wykorzystanie narzędzi do zarządzania wiadomościami e-mail takich jak ClickUp, aby pomóc swoim teamom w efektywnej komunikacji. ClickUp pomaga konsolidować e-maile, zarządzać zadaniami i utrzymywać wszystkich w pętli, dzięki czemu można uniknąć niekończących się łańcuchów e-maili.
💡 Pro Tip: A oprogramowanie do udostępniania skrzynki odbiorczej (takie jak ClickUp) umożliwia wielu członkom zespołu dostęp do tego samego konta e-mail i zarządzanie nim, poprawiając współpracę i zapewniając, że żadna wiadomość nie pozostanie bez odpowiedzi.
Automatyzacja standardowych odpowiedzi na wiadomości e-mail za pomocą ClickUp
Ostatecznym celem jest zwracanie się do wielu osób za pośrednictwem poczty e-mail z prostymi wytycznymi - takimi jak używanie profesjonalnego i pełnego szacunku języka, prawidłowe stosowanie CC i BCC oraz utrzymywanie uprzejmego tonu i zwięzłości e-maili.
Wprowadzenie oprogramowania takiego jak ClickUp do zestawu narzędzi do zarządzania projektami i e-mailami może wyeliminować potrzebę korzystania z dodatkowych narzędzi innych firm.
Od usprawnienia cyklu pracy po utrzymanie wysokiej jakości standardów w komunikacji grupowej, ClickUp pozwala uniknąć bezcelowych e-maili zwrotnych.
Nie pozwól, by Twoja skrzynka odbiorcza stała się cyfrowym śmietnikiem! Uczyń ją czystą i wolną od bałaganu. Zarejestruj się w ClickUp za Free już dziś.