Jak opanować bezwzględną priorytetyzację w celu osiągnięcia najwyższej wydajności?

"Różnica między ludźmi odnoszącymi sukcesy, a tymi, którzy naprawdę odnoszą sukcesy polega na tym, że ci, którzy naprawdę odnoszą sukcesy mówią "nie" prawie wszystkiemu" - powiedział kiedyś Warren Buffet.

Kluczowym słowem jest tutaj "prawie"

Aby odnieść powodzenie, trzeba być w stanie skupić się na tym, co ważne i odciąć się od prawie wszystkiego innego. Innymi słowy, trzeba opanować rygorystyczne i bezwzględne ustalanie priorytetów. Zobaczmy, jak to zrobić.

Czym jest bezwzględne ustalanie priorytetów?

Bezwzględne ustalanie priorytetów polega na systematycznym i konsekwentnym wybieraniu tego, na czym należy się skupić w danym okresie, takim jak czas trwania projektu, miesiąc, kwartał itp. i odkładaniu na później wszystkiego innego.

Bezwzględne ustalanie priorytetów pomaga w:

• Osiąganiu limitowanych, ale ambitnych celów SMART
• Eliminowaniu czynników rozpraszających po rozpoczęciu zadania/projektu/sprintu
• Zarządzaniu czasem i zasobami w dążeniu do określonych celów
• Poprawie jakości wyników i wydajności zespołu

Jeśli zastanawiasz się, cóż, to tylko brzmi jak ustalanie priorytetów, co ma z tym do zrobienia bezwzględność? Oto odpowiedź.

Różnice między zwykłą priorytetyzacją a bezwzględną priorytetyzacją

Proces bezwzględnego ustalania priorytetów

Proces Zasada Pareto lub zasada 80/20 mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Tak więc skupienie się na wartościowych 20% i optymalizacja pracy w tych obszarach może przynieść lepsze wyniki.

Chociaż nie jest to całkowicie podobne, Agile/Scrum/ Lean zarządzanie projektami również wierzy w eliminację marnotrawnych procesów w celu maksymalizacji wydajności. Zasadniczo, we wszystkich branżach, jednym z kluczowych czynników powodzenia jest znajomość jak ustalać priorytety swojej pracy .

Przyjrzyjmy się, jak można stworzyć proces bezwzględnego ustalania priorytetów i wykorzystać do tego kilka kluczowych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak ClickUp.

1. Zrozumienie kontekstu

Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji dotyczących ustalania priorytetów, należy zrozumieć kontekst biznesowy, cele, dostępne zasoby, ryzyko itp. Poznaj zależności i złożoność Businessu. Aby skutecznie ustalać priorytety, musisz znać rzeczywisty koszt i koszt alternatywny wszystkiego, co eliminujesz.

Mapa myśli to świetny sposób na zebranie wszystkich tych informacji. Mapy myśli ClickUp'a pozwalają podzielić pomysły, narysować połączenia, okiełznać złożoność i stworzyć widok wszystkiego, nad czym pracujesz.

Wizualizuj kontekst i okiełznaj złożoność dzięki ClickUp Mind Maps

2. Określ priorytety

Zrób listę wszystkiego, z czego wybierasz.

W projekcie programistycznym mogą to być funkcje, zgłoszenia lub historie użytkowników, nad którymi należy pracować w danym sprincie. W zespole sprzedaży mogą to być wszystkie leady w pipeline, uporządkowane według różnych scen. Upewnij się, że nie przegapisz niczego na tej scenie, bez względu na to, jak nieistotne może się to wydawać. Notatka konkurujące priorytety aby można było nimi zarządzać później. Zadania ClickUp pomaga to skutecznie osiągnąć. Aby udokumentować kompletny zestaw priorytetów pod Twoją kontrolą, ustaw je jako projekty, zadania i podzadania w ClickUp. Połącz powiązane zadania. Dodaj więcej kontekstu za pomocą pól niestandardowych.

A następnie użyj Priorytety zadań ClickUp aby określić, nad czym będziesz pracować natychmiast.

Identyfikacja priorytetów zadań w ClickUp

3. Oceń opcje

Jedyną rzeczą, która ma znaczenie w bezwzględnym ustalaniu priorytetów, jest wartość generowana przez każde działanie. Czasami może to oznaczać stopień, w jakim dana aktywność popycha cię w kierunku twoich celów.

Jest to jednak trudna część. Mierzenie wartości każdego działania, zwłaszcza w porównaniu z innymi, może być trudne. Stwórz skalę i trzymaj się jej. Na przykład, Teams marketingowe używają lead scoringu, zespoły programistyczne używają Priorytetyzacja MoSCoW lub model Kano, a liderzy biznesowi używają modelu Matryca Eisenhowera . Wybierz narzędzie, które działa dla Ciebie.

4. Podejmuj trudne decyzje

Droga do bezwzględnego ustalania priorytetów jest pełna trudnych decyzji. Kuszące jest, aby pracować nad mniej krytycznymi projektami lub zbyt wieloma zadaniami naraz z powodów emocjonalnych, np. dlatego, że jest to projekt, w który współpracownik jest mocno zaangażowany lub który pochłonął zbyt wiele inwestycji itp. Jednak aby bezwzględne ustalanie priorytetów przyniosło powodzenie, trzeba podejmować trudne decyzje.

Należy wyeliminować wszystko, co nie jest najbardziej krytycznym aspektem projektu i co nie tworzy nadzwyczajnej wartości. Ale do zrobienia tego w sposób, który nie zagraża twoim relacjom zawodowym, zwróć uwagę na następny punkt.

5. Skuteczna komunikacja

Jak widzisz, bezwzględne ustalanie priorytetów polega na podejmowaniu trudnych decyzji. W ten czy inny sposób zdenerwuje to niektórych ludzi. Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest proaktywna i empatyczna komunikacja.

Jeśli obniżasz priorytet czyjegoś problemu, porozmawiaj z tą osobą i wyjaśnij jej swoje powody. Pokaż im, że doceniasz ich wysiłek, ale skupiłeś się na czymś innym. Zaangażuj się w ich obiekcje i spróbuj przekonać ich do swojej wizji.

6. Mierz i optymalizuj

Niezależnie od tego, jak pewny jesteś swoich priorytetów, zawsze jest coś do poprawy. Dla każdego okresu, w którym ustalasz priorytety:

• Zmierz wyniki bezwzględnego ustalania priorytetów pod względem wartości, które projektowałeś
• Oceń wartość utraconą na zadaniach, którym odebrałeś priorytety, aby potwierdzić, że dokonałeś właściwego wyboru

Użyj Pulpity ClickUp do monitorowania wyników w trakcie trwania projektu. Ustaw niestandardowe widżety dla wskaźników, które uznasz za wartościowe, takich jak opracowane funkcje, wyeliminowane błędy, przychody, zyski itp.

wykorzystaj metryki i karty wyników dzięki ClickUp Dashboards_

Chociaż ten sześciokrokowy proces wydaje się prosty, może być trudnym zadaniem.

Jak wybrać między opracowaniem funkcji bezpieczeństwa danych a integracją GenAI z produktem? Jak oprzeć się pokusie zrobienia łatwych zadań zamiast złożonych zadań o wysokiej wartości? Jak poradzić sobie z oporem ze strony teamów, których praca może zostać pozbawiona priorytetów?

Mamy kilka strategii, które pozwolą ci stanąć na stabilnym gruncie.

Strategie wdrażania bezwzględnej priorytetyzacji

Na każdej scenie bezwzględnego ustalania priorytetów prawdopodobnie pojawi się kilka wyzwań. Choć nie da się ich wszystkich przewidzieć i rozwiązać z wyprzedzeniem, oto kilka najlepszych praktyk, które zapewnią ci dobrą pozycję.

Skup się na wartości

Najważniejszym powodem, dla którego należy bezwzględnie ustalać priorytety, jest wartość, jaką dana rzecz tworzy dla Businessu. Tą wartością może być:

• Dodatkowe przychody (przy tworzeniu nowej funkcji/produktu)
• Eliminacja ryzyka (podczas nadawania priorytetu bezpieczeństwu danych lub zgodności)
• Doświadczenie klienta (podczas przeprojektowywania interfejsu użytkownika lub szkolenia zespołów ds. powodzenia klienta)
• Wydajność (podczas wdrażania narzędzi do zarządzania projektami lub automatyzacji)

W zależności od projektu, nad którym pracujesz, zdecyduj, jaka jest największa wartość, którą chcesz osiągnąć. Powiąż ją z głównymi celami organizacji. Następnie przełóż to na priorytetyzację zadań.

Na przykład, jeśli jesteś szefem marketingu, możesz nadać priorytet działaniom związanym z dolną częścią ścieżki konwersji, aby zamknąć więcej sprzedaży zamiast budować szerszą bazę odbiorców. Będzie to miało bezpośredni wpływ na przychody w krótkim okresie, jeśli taki jest cel.

Bądź zdecydowany

Stosunkowo łatwo jest usiąść w zaciszu swojego biura i podjąć decyzję. Jednak w obliczu sprzeciwu i oporu ze strony Teams, możesz ulec pokusie, aby dodać niepotrzebne zadania do listy priorytetów. To błąd. Po ustawieniu priorytetów bądź zdecydowany, aż osiągniesz to, co sobie założyłeś.

Aby upewnić się, że Twoje decyzje są słuszne:

• Uzyskaj informacje od wszystkich interesariuszy na scenie zrozumienia kontekstu
• Poinformuj ich z dużym wyprzedzeniem, że zamierzasz bezwzględnie ustalać priorytety; zapobiegnie to ich późniejszemu zaskoczeniu
• Dokonuj oceny w sposób naukowy, oparty na danych i obiektywny, aby później nie kwestionować swoich decyzji
• Komunikuj się proaktywnie, zanim plotki biurowe przejmą kontrolę
• Wyjaśnij swoje uzasadnienie i poproś o informacje zwrotne

Buduj zwinność

Jak już wspomnieliśmy, bezwzględne ustalanie priorytetów polega na podejmowaniu trudnych decyzji. Na przykład, jeśli jesteś menedżerem operacyjnym ustalającym priorytety projektów, możesz zdecydować się na wstrzymanie eksperymentalnego projektu, gdy gospodarka zwalnia.

Bezwzględne ustalanie priorytetów nie jest jednak wymówką do bycia statycznym. Jeśli sytuacja ulegnie dramatycznej zmianie, musisz być w stanie szybko się dostosować. W poprzednim przykładzie, jeśli twój eksperymentalny projekt dotyczył AI, szybki rozwój ChatGPT powinien być dobrym powodem do strategicznego przemyślenia priorytetów.

Wykorzystaj bezwzględną priorytetyzację w różnych kontekstach

Bezwzględne ustalanie priorytetów jest doskonałym narzędziem w różnych obszarach. Przykładowo, pisarz może bezwzględnie ustalać priorytety, aby zakończyć swoją powieść, anulując w ten sposób wszystkie nowe spotkania projektowe, życie towarzyskie lub inne zajęcia rekreacyjne. Sportowiec może nadać priorytet rygorystycznemu treningowi na kilka miesięcy przed olimpiadą, eliminując desery, rekomendacje lub wypoczynek. Sprzedawca może stosować metodę teorię słoika z ogórkami do zarządzania czasem.

We wszystkich tych przypadkach zdolność do niezłomnego skupienia się tylko na jednej rzeczy może ogromnie pomóc. Zobaczmy, jak można to zastosować w życiu zawodowym.

W zarządzaniu projektami

Dobre zarządzanie projektami polega na konsekwentnym dostarczaniu właściwych rzeczy. W tym dążeniu, priorytetyzacja projektów obejmuje:

• Zrozumienie celów projektu, kamieni milowych i postępu w realizacji każdego z nich
• Rozbicie projektu na zadania, które składają się na realizację celów
• Identyfikację zależności i możliwości opóźnień
• Budowanie systemów zapobiegających wykolejeniu

Solidne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może zdziałać cuda w tym zakresie. Cele ClickUp może pomóc w ustawieniu Gwiazdy Północnej, którą można śledzić na podstawie postępów w realizacji określonych zadań. Widok wykresu Gantta świetnie nadaje się do wizualizacji zależności i eliminowania przeszkód na drodze do efektywnego działania zarządzanie priorytetami .

Użyj widoku wykresu Gantta ClickUp do zarządzania zależnościami projektu

Co więcej? Automatyzacja ClickUp może zająć się całą zajętą pracą, umożliwiając skupienie się na jak pracować szybciej na priorytetach.

W zwinnym tworzeniu oprogramowania

Ustalanie priorytetów jest jedną z podstawowych zasad zwinnego tworzenia oprogramowania. W rzeczywistości jedną z zasad agile jest "sztuka maksymalizacji ilości nie zrobionego zadania" Teams używają zwinne techniki ustalania priorytetów aby zdecydować, co zbudować dla każdego sprintu, który zazwyczaj trwa dwa tygodnie.

/$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-12.jpeg Szablon matrycy priorytetów ClickUp https://app.clickup.com/signup?szablon=kkmvq-6322890&department=pmo&\_gl=1\*w8iyck\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MTY4OTYxNzQuQ2p3S0NBandnZGF5QmhCUUVpd0FYaE14dHV0Y19yZlZJbHJWVy1pOFJpbU9NVDF4NmtxTkxROUs1U2pSc2p2ckQyWHVZWHlhSUpaQTZob0NqbXdRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*NDI0NTI2MDcyLjE3MjI4NjI4NDM.
Pobierz szablon /%cta/

Platforma zaprojektowana do zwinnego zarządzania projektami rozwoju oprogramowania będzie już miała narzędzia do ustalania priorytetów i szablony. Instancja, Szablon matrycy priorytetów ClickUp pomaga organizować zadania na siatce 2×2, mierząc ich ważność i pilność.

W zasobach ludzkich

W pozyskiwaniu talentów ludowe porzekadło mówi: "Jeśli nie jest to "tak", to jest to "nie"" Sugeruje to, że jeśli menedżer ds. rekrutacji nie jest w pełni przekonany co do przydatności kandydata, nie powinien go zatrudniać. Zasadniczo, bezlitośnie eliminuj profile, które nie pasują.

Większość liderów HR spędza czas pomiędzy ustalaniem priorytetów dla kluczowych ról, projektowaniem struktury wynagrodzeń, opracowywaniem strategii inicjatyw na rzecz różnorodności i rozpatrywaniem skarg pracowników. Kiedy przychodzą prośby, wszystkie są przedstawiane jako pilne i ważne.

Dobry lider HR musi być w stanie bezwzględnie ustalać priorytety inicjatyw. Czy możesz przyjrzeć się przeprojektowaniu wynagrodzeń w przyszłym kwartale? To go przenieś. Czy masz niedobór rekruterów do zrobienia ról? Zlikwiduj ten niedobór. Czy zespół PR chce, abyś przeprowadził wywiad dla Vogue? Powiedz "nie" i poleć kogoś innego, chyba że wyniki employer brandingu będą znaczące.

Samo ustalanie priorytetów, jakkolwiek bezwzględne, jest zadaniem indywidualnym. Podejmowanie decyzji to praca indywidualna lub zespołowa. Największym wyzwaniem jest wdrożenie tych priorytetów i śledzenie ich realizacji. To właśnie tutaj oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może okazać się niezwykle pomocne.

Jak oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, ułatwia bezwzględne ustalanie priorytetów

W różnych scenariuszach widzieliśmy, jak odpowiednie narzędzia i szablony mogą pomóc w podejmowaniu właściwych decyzji dotyczących ustalania priorytetów. Oto krótkie podsumowanie.

Zadania ClickUp: Podział złożonych projektów na łatwe do zarządzania zadania pomaga dostrzec wszystko, o czym należy pomyśleć przed ustaleniem priorytetów

Priorytety zadań ClickUp: Zdecydowałeś, co jest priorytetem? Oznacz to jako takie w ClickUp, aby wszyscy wiedzieli, na czym muszą się skupić.

ClickUp Cele: Podstawowym celem bezwzględnego ustalania priorytetów jest osiąganie celów. Ustaw cele zakończonych zadań na ClickUp Goals i śledź swoje postępy w czasie rzeczywistym. Stoisz w obliczu zmian na morzu? Dostosuj się i bądź zwinny, mając wszystkie informacje o projekcie na wyciągnięcie ręki dzięki ClickUp. Szablony ustalania priorytetów : Ustalanie priorytetów może być trudne. Choć decyzje należą do Ciebie, ClickUp upraszcza proces podejmowania decyzji dzięki wstępnie zaprojektowanym szablonom opartym na popularnych matrycach, takich jak matryca Eisenhowera.

Widok obciążenia pracą ClickUp: Możesz chcieć nadać priorytet wielu rzeczom, ale jeśli nie masz zasobów, aby je zrealizować, nie ma to sensu. Użyj Widok obciążenia pracą ClickUp aby uzyskać jasny wgląd w to, kto co robi, kto jest dostępny i kto może zostać ponownie przydzielony.

Uprość priorytetyzację opartą na zasobach dzięki ClickUp Workload View_

Korzyści i wyzwania związane z bezwzględną priorytetyzacją

Wyraźnie widać, że bezwzględne ustalanie priorytetów nie jest łatwym zadaniem. Wyzwaniem jest nie tylko ustalenie priorytetów w pierwszej kolejności; równie trudno jest wdrożyć te priorytety i pozostać na nich skupionym z jednotorowym umysłem. Dlaczego więc do zrobienia?

Korzyści z bezwzględnego ustalania priorytetów

• Skupienie: Bezwzględna priorytetyzacja upoważnia Teams do pracy nad jedną rzeczą na raz, bez rozpraszania uwagi i z głębokim, niezakłóconym skupieniem
• Jasność: Ustalając priorytety, liderzy biznesu demonstrują jasność myśli i działań swoim teamom, minimalizując zamieszanie i przytłoczenie
• Kontrola: Standardową praktyką jest ustalanie priorytetów dla 1-3 celów/działań na raz. Pozwala to liderom kontrolować operacje i interweniować w razie potrzeby
• **Unikanie syndromu "błyszczącego przedmiotu": Pomaga Teams wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę, zwłaszcza te związane z nowymi technologiami i produktami
• Większe szanse na powodzenie: Ponieważ bezwzględne ustalanie priorytetów koncentruje się intensywnie na wartości lub zwrocie z inwestycji, szanse na wyniki oparte na wartości są wyższe
• Równowaga między pracą a życiem prywatnym: Teams, które znają swoje priorytety, mogą dobrze zarządzać swoim czasem i cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym

Nie oznacza to jednak, że technika ta jest pozbawiona wyzwań.

Wyzwania związane z bezwzględnym ustalaniem priorytetów

Definicja wartości: W zarządzaniu projektami, marketingu, HR itp. zdefiniowanie pojęcia wartości może być wyzwaniem. Aby tego uniknąć, należy wybrać odpowiednią miarę. Przedyskutuj z liderami biznesu, jaka jest właściwa metryka dla wartości każdego zadania.

Krótkowzroczność: Czasami kierownik projektu może bezlitośnie ustalać priorytety zadań na najbliższe dwa tygodnie, nie zwracając uwagi na to, co nastąpi później, wykolejając długoterminowe projekty. Unikaj tego, ustalając priorytety natychmiastowej pracy z myślą o celach długoterminowych.

Niechęć do konfliktów: Lider, który boi się zdenerwować ludzi ustalaniem priorytetów, może nieumyślnie podejmować błędne decyzje. Naucz się być zdecydowanym. Rozważ zatrudnienie coacha, który pomoże ci przezwyciężyć konflikty i upodobanie do ludzi.

Większe porażki, jeśli występują: Jeśli twój proces ustalania priorytetów jest wadliwy i przeznaczasz zasoby na projekty, które nie przynoszą wartości, twoje porażki mogą być znacznie większe, niż gdybyś rozłożył swoje zakłady.

Unikaj dużych porażek, podejmując przemyślane decyzje dotyczące ustalania priorytetów. Wybierz właściwą definicję wartości. Zweryfikuj ją ze współpracownikami i liderami Businessu. Przede wszystkim bądź zwinny. Śledź postępy i bądź przygotowany na dostosowanie się, jeśli sprawy nie pójdą zgodnie z planem.

Inną rzeczą, którą możesz zrobić, jest wykorzystanie mocy "Nie teraz" Zamiast całkowicie eliminować mniej krytyczne zadania, odłóż je na późniejszy, określony czas.

Potęga "nie teraz" w bezwzględnym ustalaniu priorytetów

Jeśli potraktujesz słowa Warrena Buffeta dosłownie, będziesz naturalnie obawiać się odmawiania pomysłom swojego zespołu. Jednoznaczne "nie", zwłaszcza w kontekście braku priorytetu, może udaremnić innowacje i wpłynąć na morale pracowników.

Znacznie lepszą i bardziej otwartą reakcją jest powiedzenie: "Nie teraz" i podanie uzasadnienia. Kiedy deweloper zgłasza pomysł dodania nowej funkcji, możesz powiedzieć: "Nie teraz, ponieważ nie ma tego w planie na ten kwartał. Ale przedyskutujmy to ponownie w Q4"

Uznając pomysły i zachęcając do eksperymentowania, a jednocześnie bezwzględnie ustalając priorytety w oparciu o wartość, można stworzyć bardziej zrównoważone środowisko pracy. Można wykorzystać fizyczną, kreatywną i emocjonalną energię członków zespołu do budowania tego, co ważne.

W pewnym sensie, minimalizując liczbę projektów, można również zminimalizować wdrażane zasoby, serwery, centra danych, obliczenia itp. i wspierać bardziej szczupłą, wydajną pracę.

Bezlitosna priorytetyzacja z ClickUp

Mówi się, że jeśli pracujesz nad wszystkim naraz, to niczego nie zakończysz. Często osiągnięcie zuchwałych, ambitnych celów wymaga wybrania jednego pasa i skupienia się na nim w sposób ostry jak brzytwa, aby nigdy z niego nie zboczyć.

Jest to szczególnie prawdziwe w gospodarce opartej na wiedzy, gdzie energia jest limitowana, talent jest trudny do zdobycia, a inicjatywy rozwiązywania problemów są stale narażone na ryzyko wykolejenia przez ważne zakłócenia. Często jedynym sposobem na zmaksymalizowanie posiadanego talentu i energii jest bezwzględne ustalanie priorytetów.

Zrób listę swoich pomysłów. Uszereguj swoje zadania. Pracuj nad tym, co ważne. Oddzielaj ziarno od plew.

Nadawaj priorytety zadaniom o wysokiej wartości bez wysiłku dzięki ClickUp. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .