Zarządzanie projektami, programami i portfolio: Decoding The Big Picture

Chociaż zarządzanie projektami, programami i portfolio są powszechnie stosowane w miejscu pracy, rozróżnienie między nimi może być niejasne.

Chociaż terminy te brzmią identycznie, a niektórzy błądzą po stronie używania ich zamiennie, reprezentują one różne poziomy planowania, organizacji i realizacji. Należy myśleć o nich jak o różnych powiązanych ze sobą warstwach zarządzania.

Zrozumienie niuansowych różnic między zarządzaniem projektami, programami i portfelami pomoże w strategicznym przydzielaniu zasobów, osiąganiu celów długo- i krótkoterminowych oraz maksymalizacji dostarczanej wartości.

W związku z tym, poniżej przedstawiamy zestawienie tych pojęć, różnice między nimi oraz sposób, w jaki przyczyniają się one do ogólnego powodzenia organizacji.

**Co to jest zarządzanie projektami?

Projekty mają jasno określony cel i oś czasu, które można śledzić za pomocą narzędzi takich jak ClickUp Dashboard

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu przekształcenia genialnego pomysłu w realny, unikalny i powodzenie produkt, usługę lub wynik, który jest zgodny z wizją biznesu. **Zarządzanie projektami obejmuje koordynację zasobów i działań przy jednoczesnym zarządzaniu interesariuszami w celu zapewnienia powodzenia projektu

Do zrobienia tego, kierownicy projektów korzystają z rozwiązań programowych do planowania, organizowania, wykonywania, monitorowania, kontrolowania i raportowania zadań w ramach projektu. Jednocześnie kierownicy projektów są również odpowiedzialni za zarządzanie odsetkami i oczekiwaniami interesariuszy oraz kultywowanie silnych relacji.

Project Management Institute (PMI) definiuje zarządzanie projektami jako _"zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu"

Strategiczne cele zarządzania projektami

Kluczowe cele zarządzania projektami obejmują:

• Dostarczanie produktów projektu na czas, zgodnie ze specyfikacją, w ramach budżetu i zakresu
• Maksymalizacja wykorzystania zasobów i zapewnienie ich dostępności
• Przewidywanie, identyfikowanie, ocenianie i ograniczanie ryzyka związanego z projektem
• Maksymalizacja zwrotu z inwestycji (ROI) przy jednoczesnym spotkaniu lub przekroczeniu oczekiwań klienta
• Kultywowanie kultury pracy zespołowej i współpracy wśród kluczowych interesariuszy
• Zapewnienie przestrzegania najlepszych praktyk i standardów jakości przy jednoczesnym stosowaniuhacki do zarządzania projektami *Ulepszanie praktyk, procesów i metodologii zarządzania projektami w sposób ciągły

Role i obowiązki kierownika projektu

Kierownik projektu jest zazwyczaj zaangażowany w:

• Definiowanie i dokumentowanie zakresu projektu, celów, ograniczeń i rezultatów
• Opracowywanie i zarządzanie planami projektu, harmonogramami i budżetami oraz przestrzeganie tych zobowiązań
• Tworzenie i kierowanie zespołami projektowymi,przypisywanie kluczowych ról, odpowiedzialności i własności zadań
• Przydzielanie i zarządzanie zasobami projektu, takimi jak talent, budżet lub czas
• Prognoza, identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem projektu oraz przygotowanie proaktywnych planów ograniczania ryzyka
• Ułatwianie płynnej komunikacji i współpracy pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami
• Śledzenie i kontrolowanie postępów projektu oraz przeprowadzanie niezbędnych interwencji
• Zapewnienie, że wyniki projektu i jego rezultaty są zgodne z określonymi standardami
• Przeprowadzanie okresowych ocen projektu i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy
• Formalne zamknięcie projektu poprzez zakończenie jego realizacji, przeprowadzenie oceny projektu i zorganizowanie przekazania projektu po jego powodzeniu

Umiejętności i kwalifikacje wymagane do zarządzania projektami

Oto kilka umiejętności i kwalifikacji, które sprawiają, że jesteś dobrym kierownikiem projektu :

• Umiejętności przywódcze i interpersonalne pozwalające na inspirowanie, motywowanie i kierowanie Teamsami
• Silne pisemne i werbalne umiejętności komunikacyjne do przekazywania informacji i zarządzania konfliktami
• Organizacja i rozwiązywanie problemów w celu zarządzania złożonością projektów, tworzenia innowacyjnych rozwiązań i dostosowywania się do zmian
• Zarządzanie czasem w celu dotrzymywania terminów, ustalania priorytetów zadań i przydzielania zasobów
• Zarządzanie ryzykiem i ograniczanie go w celu sprostania nieprzewidzianym wyzwaniom
• umiejętności techniczne pozwalające na korzystanie z platform do zarządzania projektami i ich podstawszablony do zarządzania projektami *Certyfikaty, takie jak PMP lub PRINCE2, z Instytutu Zarządzania Projektami

**Co to jest zarządzanie programami?

Grupuj projekty na podstawie celów w ClickUp, aby utworzyć program Zarządzanie programami to zarządzanie projektami na wyższym poziomie, gdzie skupiasz się na powiązanych ze sobą projektach zamiast na konkretnym produkcie lub usłudze. Są one ukierunkowane na zmiany organizacyjne.

Zarządzanie programami wymaga scentralizowanego zarządzania grupą powiązanych projektów w celu osiągnięcia strategicznych celów organizacyjnych. Podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, menedżer (w tym przypadku menedżer programu) jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie, wykonywanie, monitorowanie, kontrolowanie i zamykanie zbioru projektów - czyli programów.

Robi to jednak na większą skalę, pracując nad wieloma projektami w różnych teamach i z różnymi interesariuszami. Menedżerowie programów są również odpowiedzialni za grupowanie podobnych lub powiązanych projektów o tym samym celu strategicznym, aby zapewnić lepsze wyniki i rentowność dla większych celów biznesowych.

Strategiczne cele zarządzania programami

Zarządzanie programami pomaga osiągnąć cele strategiczne wymienione na poniższej liście:

• Dostosowanie celów programu do szerszej strategii biznesowej, celów i założeń
• Utrzymywanie koordynacji pomiędzy różnymi teamami projektowymi i ułatwianie współpracy lub udostępnianie wiedzy
• Optymalizacja dystrybucji i alokacji zasobów w wielu projektach w celu maksymalizacji zwrotu z inwestycji
• Koordynowanie i zarządzanie współzależnościami projektowymi i powiązaniami między powiązanymi projektami zarządzanymi w ramach programu
• Identyfikowanie, mierzenie i dostarczanie oczekiwanej wartości i korzyści programu w odniesieniu do strategicznych celów biznesowych
• Rozpoznawanie, zarządzanie i ograniczanie potencjalnego ryzyka w sposób proaktywny w celu zapewnienia zrównoważonego rozwoju biznesu
• Zarządzanie zmianami w procesach, strukturach i kulturach w skoordynowany sposób w celu zminimalizowania zakłóceń
• Usprawnianie procesów i eliminowanie zbędnych działań we wszystkich projektach w celu poprawy wydajności operacyjnej
• Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy i poprawa relacji w celu zwiększenia poziomu satysfakcji
• Mierzenie i kontrolowanie wydajności programu

Rola i obowiązki kierownika programu

Menedżerowie programów mają w dużej mierze zadanie związane z następującymi elementami pracy:

• Definiowanie wizji i strategii programu oraz opracowywanie realistycznej mapy drogowej dla realizacji strategicznej
• Budowanie struktury zarządzania programem poprzez przypisanie ról i obowiązków w celu wsparcia kierowników projektów w podejmowaniu decyzji
• Zilustrowanie pożądanych wyników i skorelowanie ich z wpływem organizacyjnym
• Ustalanie priorytetów i wybór projektów o dużym wpływie, które przyczynią się do spotkania z celami programu
• Koordynowanie zależności i wzajemnych powiązań między projektami oraz identyfikowanie potencjalnych konfliktów
• Przydzielanie zasobów do wielu projektów i programów w celu zapobiegania konkurencji o zasoby i maksymalizacji dostarczanej wartości
• kierowanie zmianami organizacyjnymi wynikającymi z programu i zapewnianie powodzenia jego realizacji
• Mierzenie wydajności programu w odniesieniu do ustalonych kluczowych wskaźników wydajności i wprowadzanie korekt w razie potrzeby

Umiejętności i kwalifikacje wymagane do zarządzania programami

Aby odnieść powodzenie jako menedżer programu, będziesz potrzebować następujących umiejętności i kwalifikacji:

• Udokumentowane powodzenie w zarządzaniu wieloma projektami o różnym stopniu złożoności
• Certyfikaty takie jak PMP lub PgMP, wraz z doświadczeniem w konkretnej branży lub dziedzinie
• Biegłość wnarzędzia do zarządzania programami i praktyczna znajomośćszablony do zarządzania programami Udokumentowane *doświadczenie przywódcze pozwalające kierować zespołami o różnych funkcjach i zachęcać je do współpracy
• Wyostrzone umiejętności menedżerskie pozwalające na zarządzanie interesariuszami, ryzykiem, zmianami, czasem i finansami
• rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji w celu rozwiązywania złożonych problemów i podejmowania świadomych decyzji
• Praktyczne doświadczenie w zarządzaniu zmianą w celu wprowadzania zmian organizacyjnych

**Co to jest zarządzanie portfelem?

Zarządzaj kolekcją projektów i programów, aby stworzyć portfolio w ClickUp

Po dalszym powiększeniu, programy ustępują miejsca portfolio projektów - kolekcji programów. Zarządzanie projektami Portfolios to scentralizowane kompleksowe zarządzanie programami i projektami.

Mówiąc najprościej, zarządzanie portfelem to zasadniczo zarządzanie programami i projektami - tylko na większą skalę. Obejmuje ono wybór, ustalanie priorytetów i kontrolowanie wszystkich trwających projektów i programów oraz dostosowanie ich do osiągnięcia strategicznych celów organizacji jako całości. Menedżerowie portfolio muszą współpracować z wielofunkcyjnymi Teams, zarządzać ryzykiem na poziomie portfolio, alokować zasoby, takie jak budżet i oś czasu, oraz maksymalizować pożądane rezultaty.

Strategiczne cele zarządzania portfolio

Menedżerowie portfolio pracują nad osiągnięciem następujących celów:

• Dostosowanie portfolio do nadrzędnych celów biznesowych i celów
• Optymalizacja alokacji zasobów w projektach i programach w celu utrzymania dostępności zasobów i czasu pracy
• Zarządzanie portfelami projektów w celu zrównoważenia ryzyka i zwrotu w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności
• Wybieranie i finansowanie projektów lub programów o wysokim priorytecie i dużym wpływie w różnych branżach i jednostkach biznesowych
• Mierzenie wydajności portfolio za pomocą wskaźników KPI w celu oceny zdrowia portfolio i przeprowadzania niezbędnych korekt
• Wspieranie kultury innowacyjności poprzez zachęcanie i nagradzanie rozwoju nowych produktów, usług, procesów lub modeli biznesowych
• Radzenie sobie z oczekiwaniami interesariuszy i informowanie ich o wartości portfolio i postępach
• Podejmowanie decyzji w oparciu o dane i usprawnianie cyklu życia portfolio na różnych jego scenach - inicjowanie, planowanie, realizacja, monitorowanie, kontrola i zamknięcie

Role i obowiązki menedżera portfolio

W podejściu opartym na zarządzaniu projektami portfolio, menedżer portfolio ma za zadanie pełnić następujące role i obowiązki:

• Zapewnienie zgodności między portfolio a celami Business
• Zaprojektowanie ram portfolio do zarządzania wymaganiami dotyczącymi zasobów, łagodzenia ograniczeń i zapewnienia terminowej realizacji
• Opracowanie kompleksowej mapy drogowej dla wdrożenia portfolio i monitorowanie jej za pośrednictwempulpit portfolio projektów *Priorytetyzacja projektów i podejmowanie strategicznych decyzji inwestycyjnych w oparciu o przewidywane zwroty i wyniki w odniesieniu do celów biznesowych
• Identyfikacja, ocena i łagodzenie ryzyka na poziomie portfolio
• Mierzenie wydajności portfolio w odniesieniu do określonych wartości wskaźników KPI i zapewnianie optymalnej kondycji portfolio
• Budowanie silnych relacji z kluczowymi interesariuszami, uzyskiwanie ich wsparcia i przekazywanie kluczowych informacji zainteresowanym stronom
• Ustanawianie i utrzymywanie standardowych ram i procesów zarządzania portfelem oraz rozwijanie zarządzania portfelemszablony zarządzania projektami portfolio Kierowanie i zarządzanie głównymi *zmianami w portfolio w funkcji zmieniających się warunków biznesowych lub rynkowych

Umiejętności i kwalifikacje wymagane do zarządzania portfolio

Osoby odnoszące sukcesy w zarządzaniu portfelem posiadają następujące umiejętności i kwalifikacje niezbędne do skutecznego zarządzania portfelem:

• Umiejętność pracy naoprogramowanie do zarządzania projektami portfolio i wdrażania jego różnych funkcji
• Myślenie strategiczne w celu dostosowania portfolio do celów organizacyjnych
• Wiedza finansowa do ostrożnego zarządzania budżetem
• zdolności analityczne do mierzenia kondycji i wydajności portfolio
• Umiejętności negocjacyjne, komunikacyjne i interpersonalne w celu budowania spójnych międzyfunkcyjnych Teams
• Doświadczenie w stosowaniu metodologii zarządzania projektami w różnych branżach i sektorach
• Udokumentowane doświadczenie w zakresie przywództwa, w szczególności podczas kierowania zespołami wielofunkcyjnymi
• Certyfikaty takie jak PMP lub PgMP

Kluczowe różnice między zarządzaniem projektami, programami i portfolio

Pomimo ścisłego wzajemnego powiązania, zarządzanie projektami, programami i portfolio odbywa się na odrębnych i dobrze zdefiniowanych poziomach planowania i realizacji. Można je postrzegać jako zestaw rosyjskich lalek z zarządzaniem projektami zagnieżdżonymi wewnątrz zarządzania programami, które jest zamknięte w zarządzaniu portfolio.

Aby lepiej zrozumieć korelację i różnicę, przeanalizujmy kluczowe cechy zarządzania projektami, programami i portfolio w różnych czynnikach.

Zakres

Ogólnie rzecz biorąc, projekt ma dobrze zdefiniowany zakres z określonymi rezultatami i wynikami. Biorąc pod uwagę, że programy są zbiorem powiązanych ze sobą lub podobnych projektów przyczyniających się do osiągnięcia wspólnego celu, ich zakres jest szerszy niż zakres projektu. Portfolios produktów reprezentują najszerszy zakres, ponieważ obejmują wszystkie projekty i programy w organizacji.

Kierunek

Zarządzanie projektami koncentruje się wyłącznie na konkretnych rezultatach w ramach dopuszczalnych ograniczeń, jak przewidziano w dokumencie dotyczącym zakresu projektu. Zarządzanie projektami dotyczy osiągania strategicznych celów biznesowych poprzez koordynację grupy powiązanych projektów. Poziom portfolio reprezentuje całościowy widok strategii organizacyjnej i zwrotów w odniesieniu do ogólnych inwestycji.

Ramy czasowe

Kierownicy projektów pracują z jasno określonymi datami rozpoczęcia i zakończenia, a czas trwania pomiędzy tymi punktami końcowymi jest zazwyczaj krótki. Oś czasu programu pełni funkcję średnioterminowego horyzontu, który obejmuje wiele projektów. Z kolei zarządzanie portfolio wymaga długoterminowego zaangażowania, ponieważ jest zgodne ze strategicznym planem organizacji.

Dostarczanie wartości

Zarządzanie projektami dostarcza namacalny wynik, produkt lub usługę. Zarządzanie programami zapewnia korzyści biznesowe, które pozwalają biznesowi ewoluować i dostosowywać się do zmian. Menedżerowie portfolio są odpowiedzialni za zrównoważony wzrost i rozwój biznesu, ponieważ napędzają wartość dla akcjonariuszy poprzez zoptymalizowane inwestycje i alokację zasobów.

Poziom organizacyjny

Zarządzanie projektami istnieje na poziomie operacyjnym i koncentruje się na taktycznej realizacji. Menedżerowie programów wypełniają lukę między poziomem operacyjnym i strategicznym, dostosowując projekty do celów organizacyjnych. Z drugiej strony, zarządzanie portfolio działa na poziomie strategicznym, ponieważ obejmuje decyzje dotyczące inwestycji i alokacji zasobów.

Złożoność

Dobrze zdefiniowane granice, rezultaty i limity sprawiają, że zarządzanie projektami jest mniej złożone. Menedżerowie programów mają do czynienia z umiarkowaną złożonością ze względu na wzajemne oddziaływanie różnych projektów. Menedżerowie portfolio działają na najwyższym poziomie złożoności, ponieważ biorą pod uwagę plan strategiczny całej organizacji i zarządzanie projektami.

Alokacja zasobów

Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami, kierownicy projektów pracują głównie nad przydzielaniem dedykowanych zasobów do konkretnych działań w ramach projektu. Menedżerowie programów organizują udostępnianie zasobów w wielu projektach w ramach programu. Menedżerowie portfolio są zaangażowani w bardziej strategiczne planowanie zasobów, ponieważ ich celem jest optymalizacja wykorzystania zasobów w całej organizacji przy jednoczesnej maksymalizacji zwrotu z inwestycji.

Podsumowując, oto tabela przedstawiająca kluczowe różnice pomiędzy zarządzaniem projektami, programami i portfolio:

ClickUp: Zarządzanie od projektów do portfeli (i wszystko pomiędzy)

Nie jest tajemnicą, że ClickUp to potęga w zarządzaniu projektami. ClickUp dla kierowników projektów oferuje zespołom projektowym kompleksowy zestaw funkcji do zrobienia wszystkiego - od przygotowania struktury podziału pracy do zamknięcia i przekazania projektu.

Czy wiesz jednak, że możesz również użyć ClickUp do zarządzania Portfoliosem i programami?

Tak! ClickUp jest wszechstronny i w 100% konfigurowalny, dzięki czemu możesz zorganizować konkretny projekt, śledzić programy transformacji i analizować wydajność portfolio.

Instancja, Przestrzenie ClickUp to scentralizowany hub do zarządzania projektami, programami i portfelami. Taka elastyczna architektura oferuje ogólny widok wszystkich bieżących działań, dzięki czemu nic nie umknie uwadze. Masz szczegółową kontrolę nad powiększaniem i pomniejszaniem w razie potrzeby.

zorganizuj swój projekt, program lub portfolio jako ClickUp Space_

Podobnie, otrzymujesz wiele widoków na ClickUp które pozwalają na wizualizację mojej pracy na swój sposób. Możesz użyć widoku listy, aby zobaczyć szczegóły poszczególnych projektów, zdefiniować powiązania między projektami w ramach programu za pomocą Mapy myśli lub śledzenie projektów i programów za pomocą Tablice Kanban .

Co najważniejsze, ClickUp pomaga rozpocząć zarządzanie projektami, programami i portfolio dzięki gotowym do użycia szablonom. Oto kilka najlepszych szablonów dla każdej potrzeby związanej z zarządzaniem:

Pobierz ten szablon

Szablon do zarządzania projektami ClickUp

• Szablon do zarządzania projektami ClickUp : Skutecznie nadzoruj i zarządzaj projektami, dzieląc zadania, przydzielając zasoby i śledząc postępy. Ten konfigurowalny szablon obszaru roboczego jest przydatny dla wszystkich kierowników projektów

Pobierz ten szablon

ClickUp Zarządzanie projektami Gantt projektu

• Szablon zarządzania programem ClickUp : Menedżerowie programów mogą wykorzystać ten szablon do wizualizacji zależności między projektami, zarządzania zasobami na poziomie programu i monitorowania wydajności programu w odniesieniu do celów strategicznych

Pobierz ten szablon

Szablon do zarządzania portfolio od ClickUp

• Szablon do zarządzania portfolio ClickUp : Zapewnij menedżerom portfolio ogólny widok wszystkich działań. Szablon ten umożliwia ustalanie priorytetów inicjatyw, równoważenie alokacji zasobów i zapewnianie strategicznego dostosowania w całym portfolio

Pobierz ten szablon

Szablon portfolio zarządzania projektami ClickUp

• Szablon portfolio zarządzania projektami ClickUp : Ten hybrydowy szablon umożliwia kierownikom projektów zarządzanie projektami w kontekście szerszego portfolio. Pozwala im na połączenie projektów i programów z większymi celami organizacyjnymi

Project, Portfolio, or Program-Manage it Like a Pro With ClickUp (Projekt, portfolio lub program - zarządzaj nim jak profesjonalista z ClickUp)

Chociaż różnice między zarządzaniem projektami, programami i portfolio mogą być zniuansowane, zrozumienie tego jest kluczowe dla powodzenia biznesu. Posiadając tę wiedzę, będziesz w stanie zdefiniować bardziej przejrzyste role, obowiązki i cele na różnych poziomach. Ułatwia to również optymalizację zasobów, zarządzanie ryzykiem i nie tylko. Wynikiem tego jest płynniejsza współpraca, dostosowanie organizacyjne i pożądane wyniki - wszystko to sprawia, że Business odnosi powodzenie.

Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może pomóc w zarządzaniu strategicznymi inicjatywami na wszystkich trzech poziomach. Zarejestruj się w ClickUp aby przekonać się, jak można zarządzać projektami, programami i portfelami w jednym miejscu!