Jeśli jest coś, czego często brakuje firmom, to jest to czas kadry zarządzającej. A Badanie Harvard Business School wykazało, że dyrektorzy generalni pracowali średnio 62,5 godziny tygodniowo, a dni robocze wydłużały się do 9,7 godziny. 79% z nich pracowało w weekendy, a 70% w dni wolne od pracy.
Mimo to, kalendarze kadry zarządzającej są zawsze wypełnione po brzegi, a sami dyrektorzy nigdy nie mają wystarczająco dużo czasu, a praca rozrasta się, aby wypełnić cały dostępny czas, jak nakazuje prawo Parkinsona. Jak więc kadra kierownicza zarządza swoim czasem do zrobienia pracy, mając jednocześnie swoje życie?
Odpowiedź leży w strategicznym zarządzaniu kalendarzem na poziomie kierowniczym. Zobaczmy, jak to wygląda.
Czym jest zarządzanie kalendarzem na poziomie kierowniczym?
Zarządzanie kalendarzem kadry kierowniczej to proces identyfikacji, ustalania priorytetów i organizowania harmonogramu kadry kierowniczej. Usprawnia on harmonogram kierownictwa, uwzględniając jego zobowiązania zawodowe, podróże, spotkania, święta i obowiązki osobiste.
Zarządzanie kalendarzem menedżera pomaga w:
- Planowaniu dnia: Wiedza o tym, co masz na dany dzień, minimalizuje rozpraszanie uwagi, chroni czas na strategiczną pracę i zwiększa ogólną wydajność
- Zapewnieniu przejrzystości: Dobrze zorganizowany kalendarz zapewnia jednoznaczną widoczność twojego harmonogramu, chroniąc cię przed nadmiernym zaangażowaniem
- Zgodność z priorytetami: Gdy już wiesz, ile czasu spędzasz na spotkaniach, możesz zaplanować resztę czasu na pracę nad priorytetami
- Współpraca: Efektywne zarządzanie kalendarzem pozwala współpracownikom wiedzieć, kiedy jesteś dostępny, oszczędzając twoją energię na koordynację działań
Marnotrawstwo czasu, zwłaszcza na szczeblu kierowniczym, obniża wyniki finansowe, zmuszając do dokonywania kompromisów szkodliwych dla pracy i zdrowia. Zarządzanie kalendarzem zapobiega temu poprzez nadawanie znaczenia czasowi.
Zarządzanie kalendarzem pomaga wyjaśnić, co jest ważne i na co można znaleźć czas. Dzięki temu przestajesz być reaktywny i odzyskujesz kontrolę nad swoim czasem.
Oczywiście zarządzanie kalendarzem jest dziś znacznie łatwiejsze niż kiedyś. Istnieje więcej cyfrowych kalendarzy niż jest dni w roku, a AI dodała nową warstwę wydajności do całego procesu.
Zobaczmy, jak skutecznie zarządzać kalendarzem dla kadry kierowniczej.
Idealne podejście do zarządzania kalendarzem dla kadry kierowniczej
Każda osoba inaczej zarządza swoim czasem. Niektórzy wolą przerwy między spotkaniami, inni nie mają nic przeciwko spotkaniom z innymi ludźmi. Niektórzy lubią łączyć pracę, podczas gdy inni lubią rozkładać ją na cały dzień.
Podczas gdy ty rozważasz swoje preferencje, oto kilka ogólnych najlepszych praktyk w zarządzaniu kalendarzem dla kadry kierowniczej.
Priorytetyzacja zarządzania kalendarzem: Wyjaśnienie i strategia taktyczna
Jeśli jesteś menedżerem, nie lekceważ znaczenia zarządzania kalendarzem. Dobre zarządzanie kalendarzem przypomina posiadanie konkretnego planu dla swojego biznesu. To twoja mapa drogowa w czasie. Budując swoje podejście do zarządzania kalendarzem, wypróbuj następujące rozwiązania.
Miej jeden kalendarz
Kiedy masz wiele kalendarzy - jeden dla rodziny, jeden na wydarzenia, jeden na terminy projektów itp. - prawdopodobnie coś przeoczysz lub podwójnie zarezerwujesz. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli kalendarzem kierowniczym zarządza ktoś inny, podczas gdy ty zarządzasz swoim osobistym kalendarzem.
Może się również zdarzyć, że będziesz przełączać się między zbyt wieloma kalendarzami przed zaplanowaniem spotkań.
Jeśli masz osobisty harmonogram, np. podwożenie dzieci do szkoły lub wizyty u lekarza, które nie są widoczne w kalendarzu dla kadry zarządzającej aplikacjach do udostępniania kalendarzy może się zdarzyć, że ludzie w pracy będą próbowali zaplanować połączenia w tym czasie.
Aby tego uniknąć, utwórz główny kalendarz kalendarz online .
Popularne aplikacje, takie jak Kalendarz Google lub Widok kalendarza ClickUp może konsolidować dane z różnych źródeł w celu uzyskania ujednoliconej widoczności.
Twórz rutynę
Ustrukturyzowany harmonogram zwiększa wydajność, zmniejsza niepokój i zapewnia przewidywalność. Aby skutecznie zarządzać kalendarzem, spróbuj:
- Każdego tygodnia ustaw czas na wyczyszczenie kalendarza i potwierdzenie wydarzeń
- Zaplanować niedostępny czas osobisty, taki jak lunch lub siłownia, aby nikt nie mógł go zaplanować
- Ustawić godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia pracy
Learn to timebox
Timeboxing to proces ustawienia określonego przedziału czasu na wykonanie zadania. Oszacowanie, ile czasu zajmie dana czynność i zablokowanie tego w kalendarzu może pomóc w rozsądnym podejściu do własnych oczekiwań. Timeboxing może dotyczyć dowolnych zadań, takich jak odpowiadanie na e-maile, zatwierdzanie komunikatów prasowych, przygotowywanie się do spotkań z Tablicą itp.
Przejmij kontrolę nad swoim kalendarzem
Dostosuj swój kalendarz do własnych potrzeb.
Kodowanie kolorami: Etykieta lub oznaczenie elementów kalendarza w różnych kolorach dla lepszej wizualizacji i rozróżnienia. The System kalendarzy Trident , na przykład, wykorzystuje system dat oznaczonych kolorami, gdzie czerwony oznacza pilne zadania, niebieski przerwy itd.
Aktualizacja: Dodawaj wpisy w momencie, gdy się o nich dowiesz, nawet jeśli jest to notatka dla samego siebie, taka jak data lunchu, telefony lub elementy do zrobienia.
Dostosuj swój widok: Przełączaj się między widokiem dziennym, tygodniowym i miesięcznym, aby dostosować nadchodzące priorytety do bardziej bezpośrednich potrzeb.
Dodaj nazwę wydarzenia, zaproszone osoby i agendę: Nazwy wydarzeń takie jak "CEO + sprzedawca" nie są zbyt pomocne. Zamiast tego wypróbuj coś konkretnego, na przykład "Odkrycie z agencją zajmującą się zawartością: [nazwa]". Dołącz również agendę spotkania i dodaj notatki na temat tego, czego chciałbyś się od nich dowiedzieć.
Dokumentowanie preferencji dotyczących spotkań: Wyjaśnienie i strategia taktyczna
Każda osoba w organizacji pracuje inaczej i ma inne sposoby radzenia sobie ze spotkaniami. Istnieje również wiele rodzajów spotkań które odbywają się danego dnia. Znajomość i dokumentowanie swoich preferencji ma kluczowe znaczenie.
Kryteria: Czy kiedykolwiek czułeś, że "to spotkanie mogło być e-mailem?" Tak, unikaj tego, decydując, co wymaga osobistych spotkań. Zidentyfikuj zadania, takie jak przegląd dokumentów, zatwierdzanie, podejmowanie decyzji itp., które możesz wykonać asynchronicznie i poinformuj swój zespół, że wolisz to zrobić.
Pora dnia: Zrozum przedziały czasowe, które najlepiej sprawdzają się w przypadku spotkań. Jeśli jesteś osobą poranną, możesz chcieć zaplanować pracę w skupieniu w tym czasie i brać udział w spotkaniach po południu. Odpowiednio ustaw dostępność w swoim cyfrowym kalendarzu.
Czas trwania: Nie każde spotkanie musi trwać godzinę. Niepotrzebne blokowanie godziny w kalendarzu może zaburzyć harmonogram.
Ustaw czas trwania dla każdego rodzaju spotkania i trzymaj się go. Dodaj czas buforowy między spotkaniami, aby oczyścić głowę i zmienić kontekst.
Lokalizacja: O czym wolisz rozmawiać osobiście, a o czym możesz dyskutować przez Zoom? Wyjaśnij to z wyprzedzeniem.
Podstawowe zasady: Poinformuj, czego oczekujesz, gdy zostaniesz zaproszony na spotkanie. Dobrze jest nalegać na:
- Jasny porządek obrad
- Oczekiwane wyniki i wszelkie niezbędne wstępne czytanie/przygotowanie
- Punktualne przychodzenie na spotkania i kończenie ich
Unikanie podwójnych rezerwacji: Wskazówki i najlepsze praktyki
Czy zdarzyło Ci się kiedyś zaplanować w kalendarzu dwa nakładające się na siebie spotkania tylko po to, by gorączkowo próbować przełożyć jedno z nich? Podwójna rezerwacja zwykle ma miejsce, gdy kalendarz nie jest podpowiedź szybko aktualizowany lub występuje błąd w komunikacji.
Niekontrolowane podwójne rezerwacje mogą skutkować nieprzyjemnymi sytuacjami, takimi jak konieczność odebrania telefonu od klienta w środku dnia sportowego dziecka. Oto jak uniknąć podwójnej rezerwacji.
Skonsoliduj wszystkie kalendarze: Jak już wspomnieliśmy, miej jeden kalendarz dla wszystkich swoich działań, aby nie podwójnie rezerwować wydarzenia w pracy nad osobistą sprawą.
Odrzucaj automatycznie: Ustaw swój cyfrowy kalendarz tak, aby automatycznie odrzucał spotkania, jeśli na ten czas jest już coś zaplanowane.
Priorytetyzuj swoje preferencje: Jeśli otrzymasz niejasną prośbę o spotkanie lub coś, co może być zrobione przez e-mail, odrzuć spotkanie z notatką wyjaśniającą dlaczego. Używaj symboli zastępczych dla wstępnych spotkań, aby móc je przełożyć, jeśli pojawi się coś innego.
Oddelegowanie: Jeśli nie musisz być obecny na spotkaniu, oddeleguj je odpowiedniej osobie z zespołu.
Reschedule thoughtfully: Czasami trzeba przełożyć spotkanie, ponieważ pojawiło się coś ważniejszego i pilniejszego. W takich sytuacjach, przełóż spotkania rozważnie. Szanuj również czas drugiej osoby i jeśli to możliwe, wyślij jej wiadomość z wyjaśnieniem swojej nieobecności.
Strzeż przyszłości: Nie planuj spotkań zbyt daleko w przyszłość. Planuj spotkania z wyprzedzeniem tylko na 2-3 miesiące. Przeglądaj okresowo.
Znaczenie przypomnień i potwierdzeń spotkań
Może się to wydawać dość proste, ale przypomnienia o spotkaniach są potężnym narzędziem zapewniającym, że pojawisz się tam, gdzie jesteś oczekiwany. Korzystanie z narzędzia takiego jak ClickUp Reminders pozwala osiągnąć dwie rzeczy:
- Utrzymuje cię w świadomości twoich commitów i harmonogramu
- Uwalnia umysł od konieczności pamiętania o wszystkich nadchodzących wydarzeniach lub ciągłego utrzymywania widoczności kalendarza
Większość platform do zarządzania kalendarzem umożliwia wysyłanie do siebie wielu przypomnień. Przypomnienia te mogą pojawiać się na telefonie, w formie wiadomości tekstowych, a nawet e-maili.
Znaczenie planowania czasu poza spotkaniami
Większość kadry kierowniczej spędza większość swojego czasu na słuchaniu ludzi, wyczyszczonych blokadach, rozwiązywaniu konfliktów i podejmowaniu decyzji. Nie oznacza to jednak, że spotkania są jedynymi rzeczami do zrobienia.
Myślenie, planowanie, ocenianie opcji, czytanie o nowych technologiach i nawiązywanie kontaktów z innymi to ważne elementy pracy. Jest też życie osobiste, które wymaga uwagi.
Aby skutecznie zrównoważyć wszystkie te rzeczy, ważne jest, aby zaplanować czas poza spotkaniami. Oto jak to zrobić.
- Blokuj czas osobisty: Zaplanuj w kalendarzu swój lunch, przerwy, zarządzanie e-mailami i czas na dojazdy do pracy
- Zaplanuj głęboką pracę: Ustaw najbardziej wydajne godziny do zrobienia najważniejszej i najbardziej wymagającej pracy
- Używaj trybu skupienia: Możesz blokować powiadomienia i inne rozpraszacze, używając timera Pomodoro lub trybu skupienia, który pozwoli ci pracować w spokoju
Planowanie bloków wolnych od spotkań przynosi wiele korzyści. Daje to wszystkim członkom zespołu do zrozumienia, że nie chcesz, by ci przeszkadzano, dzięki czemu wszyscy są po tej samej stronie. Pozwala to uniknąć horroru całodziennego przebywania na spotkaniach kadry kierowniczej i bycia zmuszonym do stukania w komputer do późnych godzin nocnych.
Przede wszystkim daje ci to przestrzeń umysłu. Pozwala trochę odetchnąć, pójść na południowy spacer lub napisać w dzienniku, aby odświeżyć swoją kreatywną energię. Eliminuje stres związany z przeskakiwaniem z jednego spotkania na drugie, nieodpowiednim przetwarzaniem informacji i zbyt częstym i zbyt szybkim przełączaniem kontekstu.
Zasadniczo, dobre zarządzanie kalendarzem dla członków Teams ma kluczowe znaczenie dla zdrowego zarządzania stresem.
Efekty codziennego przeglądu kalendarza kadry kierowniczej
Bez względu na to, jak mocno podkreślasz swoje preferencje i protokoły kalendarza, nieefektywności mają tendencję do wkradania się. Ktoś może wpaść do biura na nieplanowaną pilną rozmowę. Coś w twoim produkcie może się zepsuć, wymagając natychmiastowej uwagi.
Takie wydarzenia zaburzają kalendarz. Przeglądaj więc swój kalendarz każdego dnia i rób plany.
- Przejrzyj wszystkie zaplanowane wydarzenia i upewnij się, że uczestniczysz tylko w tych, w których musisz być obecny
- Przejrzyj powtarzające się spotkania, aby upewnić się, że agenda jest aktualna i wymaga Twojej uwagi
- Sprawdź, jakie projekty i zadania są dziś do wykonania i czy wymagają Twojej interwencji. Czy jakieś zadania mają pierwszeństwo przed spotkaniami zaplanowanymi na dany dzień?
- Upewnij się, że wszystkie wydarzenia w kalendarzu są nadal aktualne i ważne, zwłaszcza jeśli zostały zaplanowane dawno temu
Codzienne przeglądanie kalendarza pozwala wyczyścić umysł i skupić się na tym, co ważne. Pomaga zidentyfikować i wyeliminować niepotrzebne spotkania. Jeśli twój dzień z jakiegoś powodu zboczy z kursu, daje ci to możliwość zmiany harmonogramu spotkań, które pominąłeś poprzedniego dnia.
Wpływ prawidłowego zarządzania wiadomościami e-mail na zarządzanie kalendarzem
Skrzynka odbiorcza e-mail prawie każdego dyrektora to istna rzeź. Handlowcy próbujący przedstawić swoją ofertę, Business chcący współpracować, Teams żądający zatwierdzenia, klienci domagający się uwagi - wszystko to składa się na setki e-maili każdego dnia.
Zarządzanie nimi ma ścisłe połączenie z zarządzaniem kalendarzem. Oto kilka porad, jak radzić sobie z nakładającymi się zadaniami.
Zaplanuj czas na e-mail: Gdybyś odpowiadał na każdy e-mail, gdy tylko zobaczysz powiadomienie, siedziałbyś w skrzynce odbiorczej przez cały dzień. Ustaw stałe przedziały czasowe rano i wieczorem na czytanie i odpowiadanie na e-maile.
Sprawdź e-mail: Jeśli prośba zawarta w e-mailu może zostać zakończona w ciągu dwóch minut, do zrobienia od razu. W przeciwnym razie dodaj to zadanie do swojego harmonogramu i poinformuj nadawcę, kiedy będziesz w stanie się nim zająć.
Usprawnianie spotkań z asystentem zarządu
Jeśli kiedykolwiek czułeś, że zarządzanie kalendarzem jest przytłaczające, to nie jesteś sam. Zarządzanie całą komunikacją i spotkaniami, robienie własnych notatek, ustawianie elementów działań i kontaktowanie się z uczestnikami może być bardzo trudne.
Właśnie dlatego kadra kierownicza regularnie korzysta z pomocy asystentów zarządu (EA). Dzięki asystentowi zarządzanie kalendarzem może znacznie odciążyć kadrę kierowniczą. Niezależnie od tego, czy masz pełnoetatowego pracownika w roli asystenta zarządu, czy wirtualnego asystenta w niepełnym wymiarze godzin, usprawnij swoje spotkania, korzystając z poniższych wskazówek.
- Wyjaśnij swoje preferencje: Poinformuj, w jaki sposób wolisz zarządzać swoim kalendarzem
- Naucz podejmowania decyzji: Daj im możliwość podejmowania decyzji w taki sam sposób, w jaki ty byś to robił, przeprowadzając ich przez swój proces; udokumentuj swoje procesy, jeśli możesz
- Daj dostęp: Pozwól im edytować, dodawać lub usuwać spotkania z cyfrowego udostępnianego kalendarza
- Trenuj ich: Naucz ich zarządzać kalendarzem zgodnie z twoimi preferencjami poprzez regularne przekazywanie informacji zwrotnych
Wszystko to może być prostsze i bardziej efektywne dzięki odpowiednim narzędziom wspierającym zarządzanie czasem dla asystentów wykonawczych. Sprawdźmy kilka z nich.
Wykorzystanie narzędzi do efektywnego zarządzania kalendarzem dla kadry kierowniczej
Dawno minęły czasy, gdy ludzie nosili w teczkach planery, aby zarządzać spotkaniami. Dziś każdy menedżer korzysta z jednego z wielu narzędzi do zarządzania kalendarzem, z których najpopularniejsze to kalendarz Google lub Outlook.
bonus_: Jeśli korzystasz z obszaru roboczego Google, użyj tych narzędzi Szablony Kalendarza Google aby zoptymalizować zarządzanie czasem .
Jednak zarządzanie kalendarzem to nie tylko planowanie spotkań. Jedną z istotnych luk w korzystaniu z kalendarzy Google lub Outlook jest to, że nie uwzględniają one terminów projektów/zadań. Oznacza to, że planując spotkanie, musisz sprawdzić swój kalendarz i narzędzie do zarządzania projektami, zanim będziesz mógł je commitować.
Jeśli pracujesz nad wieloma projektami w danym czasie, rozważ skorzystanie z kompleksowej platformy wydajności, takiej jak ClickUp. Oto jak możesz wykorzystać ClickUp do zarządzania projektami z indywidualnym i zespołowym zarządzaniem kalendarzami.
Widok kalendarza ClickUp
korzystaj z wszechstronnego wizualnego kalendarza w ClickUp, aby planować swoje dni
Widok kalendarza ClickUp umożliwia wizualizację wszystkich planów w kalendarzu dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Dzięki ClickUp możesz:
- Tworzyć wiele kalendarzy i kontrolować komu je udostępniasz
- Synchronizować kalendarze Google lub Outlook w celu widoku wydarzeń
- Szacować czas dla swoich zadań i blokować ich fragmenty
- Przeciągać i upuszczać wydarzenia w celu zmiany harmonogramu
Spotkania ClickUp
Zarządzanie kalendarzem to tylko część prowadzenia efektywnych spotkań. Musisz napisać agendę, sporządzić notatki, przejrzeć notatki, przekształcić je w elementy działania, ustawić priorytet/termin itp. ClickUp Spotkania do zrobienia tego wszystkiego i jeszcze więcej. Dokumentuj spotkania w przejrzysty sposób i udostępniaj je zespołowi. Przypisuj komentarze, dodawaj powtarzające się zadania i korzystaj z list kontrolnych, aby poprawić jakość spotkań.
Szablony ClickUp
ClickUp oferuje szeroki zakres szablonów spotkań szablonów do zarządzania czasem aby Twoje spotkania były bardziej efektywne.
Szablon do planowania kalendarza ClickUp
Szablon kalendarza ClickUp Szablon planera kalendarza ClickUp kalendarz ClickUp to jeden z najprostszych sposobów na utrzymanie porządku w kalendarzu. Skorzystaj z tego konfigurowalnego, przyjaznego dla początkujących szablonu, aby skonsolidować swoje zadania, spotkania i wydarzenia w jednym miejscu.
Szablon listy rzeczy do zrobienia w kalendarzu ClickUp
Ludzie często postrzegają kalendarz jako miejsce na wydarzenia/spotkania, a narzędzie do zarządzania projektami jako narzędzie do zarządzania zadaniami. Problem polega na tym, że oba są przeznaczone do zarządzania obciążeniem pracą i mają zadania, które wymagają czasu.
Na przykład tworzenie prezentacji inwestorskiej to spotkanie z samym sobą podczas burzy mózgów, debaty i tworzenia. Dlatego warto mieć listę do zrobienia również w kalendarzu.
Jeden widok dla wszystkich zadań - dziennych, tygodniowych i miesięcznych - dzięki ClickUp
Szablon Szablon listy rzeczy do zrobienia w kalendarzu ClickUp śledzi godziny pracy i pomaga odpowiednio zaplanować zadania. Pozwala na wizualizację obciążenia związanego z zakończonymi zadaniami i spotkaniami, które planujesz. Możesz przesunąć niektóre rzeczy, jeśli nie masz wystarczająco dużo czasu.
Szablon agendy ClickUp
Nie wymyślaj na nowo koła agendy na każde spotkanie. Użyj szablonu Szablon agendy ClickUp do dokumentowania agendy spotkania, współpracy z zespołem, uzgadniania elementów działań i przyspieszania wyników.
Szablon agendy ClickUp
Przypomnienia ClickUp Przypomnienia ClickUp pomagają być zawsze na bieżąco z zadaniami i wydarzeniami. Możesz ustawić przypomnienia nie tylko dla siebie, ale także dla innych. Możesz również ustawić przypomnienia o komentarzach i rozmowach, aby nigdy nie przegapić aktualizacji.
powiadomienia z ClickUp z możliwością dostosowania_
ClickUp Brain
Niestandardowa sieć neuronowa dla potrzeb organizacyjnych może być również Twoim osobistym Kalendarz AI . Użycie ClickUp Brain do:
- Transkrypcja spotkań
- Podsumowywać notatki ze spotkań
- Tworzyć cotygodniowe raportowanie lub aktualizacje zespołu na potrzeby standupów
- Automatyzacja wypełniania danych w powtarzających się zadaniach/agendach
Inteligentne podsumowanie notatek ze spotkania z ClickUp Brain
Zapanuj nad swoim czasem i kalendarzem dzięki ClickUp
W ciągu 62,5 godzin, które kadra kierownicza spędza każdego tygodnia, udaje się na 37 spotkań co stanowi aż 72% ich czasu pracy. Jeśli spędzasz prawie 3/4 swojego tygodnia na spotkaniach, mądrze byłoby upewnić się, że są one efektywnie zarządzane.
Na szczęście do zrobienia tego nie potrzeba umiejętności ninja. Wszystko, czego potrzebujesz, to wyczyszczone preferencje, plan działania i solidna organizacja spotkań oprogramowanie do zarządzania spotkaniami jak ClickUp z różnorodnością szablony harmonogramów . Połącz swoje osobiste zobowiązania, spotkania biznesowe i oś czasu projektów, aby uzyskać pełną widoczność swojego życia. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .