Jeśli proces OKR powoduje więcej zamieszania niż jasności, czas zatrzymać się i ponownie ocenić sytuację. ⏸️
Rozumiemy to. Śledzenie OKR może być przytłaczające, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Istnieją dziesiątki priorytetów biznesowych do wyboru, które należy skondensować do kluczowych wyników i zmierzyć. Często członkowie zespołu mają sporo pytań, gdy wprowadzane są cele i kluczowe wyniki (OKR).
Na przykład: "Dlaczego OKR są ważniejsze niż standardowe kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) w naszej karcie wyników?". Jeśli wskaźniki OKR różnią się od standardowych KPI zespołu, mogą pojawić się wątpliwości dotyczące priorytetów.
Jeśli to może być dla Ciebie pocieszeniem, nie jesteś jedyną osobą, która boryka się z wyzwaniami związanymi z postępami zespołu w realizacji OKR lub wyborem OKR do pomiaru. Według raportu Global State of OKRs Report 2023, 55,8% zespołów oceniło "zbyt dużą liczbę OKR" jako główny problem.
Ostatecznie wszystko sprowadza się do tego, w jaki sposób śledzisz OKR, aby:
- Zapewnij jasną ścieżkę od dużych celów do kluczowych wyników i mierz postępy
- Podziel OKR zespołu na konkretne wskaźniki lub KPI
W tym blogu zagłębimy się w temat skutecznego śledzenia OKR, wyzwań, z którymi prawdopodobnie się spotkasz, oraz narzędzi i najlepszych praktyk w zakresie automatycznego śledzenia postępów i zarządzania OKR.
Brzmi jak dobry plan? Zacznijmy więc.
Czym jest śledzenie OKR?
Śledzenie OKR pozwala sprawdzić, czy Twój zespół jest na dobrej drodze do osiągnięcia celów biznesowych. Analizując konkretne wskaźniki i kluczowe wyniki ilościowe, możesz ocenić, czy Twój zespół koncentruje się na właściwych zadaniach i czy nie napotyka żadnych problemów.
Na podstawie danych OKR można zmienić organizację zespołów, zoptymalizować cykle pracy oraz dostosować lub powtórzyć cele biznesowe. Skuteczny system śledzenia OKR lub zarządzania OKR zwiększa szanse osiągnięcia nadrzędnych celów firmy, zapewniając jednocześnie cenne informacje na potrzeby przyszłych cykli i ciągłego doskonalenia.
Możesz śledzić status postępów ręcznie w różnych inicjatywach OKR lub skorzystać z narzędzia OKR, aby scentralizować i zautomatyzować śledzenie postępów OKR.
Dlaczego śledzenie OKR jest ważne?
Biorąc pod uwagę listę firm, które stosują ustalanie i śledzenie celów OKR — w tym Google, Netflix i Adobe — nie można pominąć korzyści płynących ze śledzenia OKR. Obejmują one:
Priorytetyzacja obszarów wymagających uwagi
Struktura OKR pozwala zespołom określić zadania do zrobienia, aby osiągnąć cel. Dzięki temu pracownicy mogą lepiej ustalać priorytety działań jako zespół, aby radzić sobie ze złożonością biznesową.
Zwiększanie poczucia własności i inicjatywy
OKR mają na celu motywowanie zespołów do osiągania jak najlepszych wyników. Dzięki nim poszczególni pracownicy mogą zobaczyć, jak ich praca wpływa na działalność firmy. Ponadto, przypisując konkretne OKR różnym osobom, można motywować je do pracy zespołowej i dążenia do osiągnięcia ogólnych celów firmy.
Poprawa współpracy
OKR-y pozwalają zespołom międzyfunkcyjnym działać zgodnie, dostosowując wskaźniki lub KPI i kierując wszystkich do pracy we właściwym kierunku. Odgrywają one kluczową rolę w przełamywaniu silosów i zwiększaniu współpracy, ponieważ wszyscy pracują nad realizacją OKR-ów.
Optymalizacja cyklu pracy
Śledzenie OKR pomaga wykrywać luki w cyklu pracy poprzez identyfikację nieefektywności. Dzięki temu można z czasem powtarzać i ulepszać OKR firmy.
Strategiczne i taktyczne zalety śledzenia OKR
Dzięki śledzeniu OKR możesz osiągnąć stopniowy wzrost poprzez:
Zarządzanie strategiczne
OKR zapewniają ramy dla dostosowania celów zespołu/działu do celów strategicznych firmy. Obejmuje to podział celów na wskaźniki, ich ocenę i ustalenie priorytetów działań.
Zapewnia widoczność tego, w jaki sposób każde działanie wpisuje się w ogólny plan, wykraczając poza standardowe metody zarządzania wydajnością. Informacje zwrotne zebrane podczas spotkań dotyczących OKR pozwalają kierownictwu wyznaczyć długoterminowe cele, a menedżerom opracować strategie ich realizacji.
Ustalanie celów
Samodzielne wskaźniki zapewniają jedynie liniowe raportowanie i wskazują, czy cele wydajności zostały osiągnięte. Jednak OKR łączą je z konkretnymi KPI i inicjatywami w określonym okresie (zwykle 90 dni). Ponadto kwantyfikują cel w konkretnych terminach, dzięki czemu można go zmierzyć.
Na przykład, jako właściciel OKR musisz zwiększyć powtarzalną sprzedaż o 10% w trzecim kwartale 2024 roku. Ustanowienie podstawowego poziomu wydajności pozwala wyznaczyć jasne cele dla jednego lub kilku kluczowych wyników i zwiększyć szanse na ich osiągnięcie.
Zwinne tworzenie oprogramowania
Dzięki śledzeniu OKR zespoły programistów mają większe szanse na zamknięcie projektów na czas i w ramach budżetu.
Przykład: Jak śledzenie OKR zwiększa efektywność zwinnych zespołów.
Załóżmy, że jesteś kierownikiem projektu w zespole zajmującym się zwinną rozwojem oprogramowania. Dzięki zwinnym OKR możesz zmapować cykle pracy nad rozwojem do konkretnych wyników.
Analizując incydenty lub awarie w fazie testowania, możesz pomóc zespołom programistycznym zoptymalizować ramy czasowe wdrożenia.
Dane OKR pozwalają ustalić priorytety kluczowych działań testowych, zdefiniować osie czasu, śledzić postępy i zapewnić satysfakcję klientów.
Przykład OKR dla tworzenia oprogramowania
Cel: Opracowanie mobilnej wersji oprogramowania do [kwartału i roku]
Kluczowe wyniki:
- Opracowanie funkcjonalnego prototypu aplikacji mobilnej do [data]
- Upewnij się, że każda funkcja przechodzi co najmniej 90% zdefiniowanych wcześniej testów
- Przed uruchomieniem produktu zbierz opinie od co najmniej 30 uczestników sesji testowych
Zrozumienie struktury OKR
OKR umożliwiają organizacjom lepsze skupienie się na wynikach, poprawę przejrzystości oraz ułatwiają strategiczne dostosowanie nadrzędnych celów firmy do OKR zespołu.
Jednak zespoły kierownicze mogą skupić się na śledzeniu zakończonych działań, a nie rzeczywistych wyników, co może sprawić, że OKR będą bardzo podobne do tradycyjnych wskaźników karty wyników. Niebezpieczeństwo polega na tym, że OKR mogą zacząć zlewać się z codziennymi zadaniami, tracąc z oczu swój prawdziwy cel: osiąganie znaczących wyników.
Struktura OKR ma pomóc w uporządkowaniu celów i kluczowych wyników w spójną hierarchię. W idealnym scenariuszu OKR powinny umożliwić menedżerom dostrzeżenie, jak połączyć je w sposób sprzyjający rozwojowi firmy, pomagając im w myśleniu zorientowanym na wyniki.
Jednak bez solidnego systemu śledzenia OKR Twoja firma może stracić czas i zasoby, pracując nad nierealistycznymi celami. Co więcej, członkowie zespołu nie będą w stanie dostrzec, jak ich wyniki wpływają na priorytety biznesowe.
Skuteczny system śledzenia OKR umożliwia organizacjom wyznaczanie znaczących celów, śledzenie postępów, informowanie wszystkich interesariuszy oraz tworzenie impetu do osiągania konkretnych celów w oparciu o decyzje oparte na danych.
Więcej informacji: 10 najlepszych programów OKR dla start-upów do śledzenia celów w 2024 r.
Jak wykorzystać planowanie strategiczne podczas ustawiania OKR?
Ustawienie OKR wymaga przełożenia ogólnych celów firmy na trzy do pięciu kluczowych wyników.
Na przykład, jeśli celem jest zwiększenie satysfakcji klientów, naturalnie skupisz się na kluczowych wynikach, takich jak rozwiązanie problemu przy pierwszym kontakcie, czas odpowiedzi, wskaźnik rekomendacji netto (NPS), wskaźnik satysfakcji klientów (CSAT) itp.
Jeśli istnieje wiele priorytetów biznesowych, planowanie strategiczne może uporządkować je tak, aby każdy cykl opierał się na poprzednim , aż do osiągnięcia celu. Aby to zrobić:
- Zacznij od zidentyfikowania i zapisania OKR w najważniejszych obszarach
- Dostosuj kluczowe wyniki w różnych zespołach, aby stworzyć spójną strategię realizacji. Celem jest stworzenie mierzalnych kamieni milowych, które mają bezpośredni wpływ na wynik
- Ustal jasną hierarchię łączącą większe cele biznesowe z indywidualnymi wynikami
Planowanie strategiczne pomaga rozłożyć cele na konkretne wskaźniki, a następnie na działania, zapewniając widoczność i ułatwiając współpracę.
Wykorzystanie wskaźników wydajności do definiowania kluczowych wyników
KPI to konkretne wskaźniki, które pokazują wzrost w danym aspekcie działalności. Na przykład wskaźnik odejść pracowników ma bezpośredni wpływ na Twoją skuteczność jako idealnego pracodawcy.
Konkretny wskaźnik KPI można wykorzystać do porównania wyników w dwóch lub więcej cyklach OKR. Następnie można zmierzyć procentową zmianę wskaźników KPI i połączyć wyniki z opiniami zespołu, aby zrozumieć, co zadziałało, a co nie.
Z punktu widzenia planowania strategicznego trendy historyczne mogą dostarczyć informacji na temat kluczowych wyników, do których należy dążyć.
Na przykład, w oprogramowaniu OKR, porównując wskaźniki konwersji w pierwszym i drugim kwartale, można przeanalizować konkretne kampanie reklamowe, które przyczyniły się do wzrostu sprzedaży, i zdecydować, czy kontynuować je w trzecim kwartale.
Jak śledzić OKR: praktyczne wskazówki i strategie
1. Przypisywanie własności w śledzeniu OKR
Jako członek kierownictwa lub zespołu OKR będziesz definiować cele w oparciu o ogólne potrzeby biznesowe. Obejmuje to ustawienie kluczowych wyników dla różnych działów, które nadzorujesz. Będziesz również musiał wyznaczyć liderów OKR, którzy będą wspierać zespoły na poziomie operacyjnym.
Po uruchomieniu procesu liderzy OKR będą dzielić się z Tobą informacjami o postępach, planować regularne spotkania z zespołami i przekazywać informacje zwrotne. Na poziomie zespołu należy również zadbać o indywidualne coachingi i wsparcie, zwłaszcza dla nowych pracowników, aby wszyscy rozumieli OKR.
Następnie lider OKR przypisuje własność konkretnych kluczowych wyników jednej lub kilku osobom w każdym zespół. Właściciele są odpowiedzialni za pomoc zespołowi w utrzymaniu kursu na osiągnięcie celów.
Oto najlepsza praktyka: wyznacz liderów OKR w swoim dziale. Powinni oni dobrze znać cykl pracy działu i być w stanie udzielać konkretnych i trafnych informacji zwrotnych.
Sprawdzanie OKR odbywa się zazwyczaj co tydzień, aby ocenić wydajność zespołu i zebrać opinie. Podczas tych spotkań masz okazję porozmawiać z liderem OKR, kierownikami zespołów i innymi odpowiednimi osobami.
Wspólnie możecie przeprowadzić analizę SWOT, aby zidentyfikować mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Na podstawie informacji zwrotnych i analizy można dostosować osie czasu, cele lub inne elementy, aby zoptymalizować podejście.
Niezależnie od tego, czy jesteś częścią startupu kierującego małym zespołem, czy zarządzasz wieloma działami w większej organizacji, rozważ użycie oprogramowania OKR, takiego jak ClickUp, aby zautomatyzować śledzenie OKR.
Na przykład ClickUp oferuje szablony OKR, które zapewniają ustrukturyzowane ramy do przypisywania właścicieli OKR, śledzenia ich obowiązków i zapewnienia, że wszyscy są na bieżąco.
Dwa najczęściej używane szablony przez zespoły agile to:
Szablon folderu OKR ClickUp
Na poziomie organizacyjnym szablon folderu OKR ClickUp jest kompleksowym narzędziem planowania, które pomaga liderom wyznaczać i osiągać cele związane z wysoką wydajnością.
Konfigurowalny szablon zawiera harmonogram planowania, który pozwala nakreślić podstawową strukturę opracowywania OKR.
Listy OKR dzielą cele na mniejsze części, umożliwiają menedżerom monitorowanie postępów i zapewniają, że wszyscy pozostają na właściwej drodze przez cały rok.
Szablon struktury OKR ClickUp
Szablon struktury OKR ClickUp zapewnia, że wszystkie zespoły w organizacji koncentrują się na tych samych celach.
Oto, w jaki sposób menedżerowie wykorzystują ten szablon OKR do ustalania i śledzenia celów oraz kluczowych wyników:
- Twórz i śledź postępy w realizacji ogólnych celów i zadań dzięki widokowi globalnym OKR
- Uzyskaj jasny obraz postępów każdego zespołu w realizacji celów dzięki widokowi tablicy postępów OKR
- Planuj i śledź osie czasu dla każdego celu, korzystając z widoku osi czasu
2. Planowanie spotkań w celu śledzenia wyników
Planowanie regularnych i częstych spotkań dotyczących OKR gwarantuje, że kierownicy zespołów śledzą postępy i raportują je do Ciebie.
Ze swojej strony kierownicy zespołów mogą również udostępniać informacje zwrotne z sesji coachingowych i identyfikować przeszkody na poziomie indywidualnych OKR, zanim wpłyną one na OKR zespołu.
- Idealnie, spotkania dotyczące OKR nie powinny trwać dłużej niż 15 minut i najlepiej odbywać się w piątki, aby uniknąć kolizji z rutynowymi spotkaniami zespołu
- Po drugie, musisz utworzyć pulpit nawigacyjny OKR, aby udostępniać aktualizacje. Aby ułatwić dostęp, upewnij się, że zawiera filtry dotyczące ról zawodowych, kluczowych wyników, punktacji, wagi, statusu zadań itp
W miarę aktualizowania OKR przez pracowników informacje mogą być synchronizowane w czasie rzeczywistym z pulpitem. Usprawnia to gromadzenie danych w różnych zespołach i ułatwia analizę.
3. Zapewnienie przejrzystości OKR
Po przypisaniu właścicieli, lider OKR musi upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu i menedżerowie mają dostęp do planu OKR.
Każdy członek zespołu powinien mieć dostęp do OKR w zależności od pełnionej roli i funkcji. Kierownik projektu (champion) musi upewnić się, że wszyscy rozumieją, w jaki sposób OKR na poziomie biznesowym są powiązane z indywidualnymi OKR.
Chociaż cele OKR można udostępniać za pośrednictwem Dokumentów Google lub arkusza kalkulacyjnego, może to stanowić problem w przypadku większych zespołów, które mają wiele kluczowych wyników.
Na przykład dane mogą zostać wprowadzone nieprawidłowo, jeśli w arkuszu kalkulacyjnym znajduje się wiele wierszy. Bardzo często arkusz nie wyświetla każdej aktualizacji od razu. Problem ten pogłębia się wraz ze wzrostem skali.
W tym przypadku przydatne jest oprogramowanie OKR firmy ClickUp.
Za pomocą funkcji ClickUp Goals możesz ustawić i śledzić cele OKR w czasie rzeczywistym, wprowadzać niezbędne zmiany i powiadamiać wszystkich o zmianach, zapewniając przejrzystość cyklu OKR.
Możesz nawet ustawić zależności między zadaniami, dodać członków zespołu i osie czasu oraz zautomatyzować śledzenie postępów. Możesz też podzielić większe cele na mniejsze, które można następnie realizować.
4. Priorytetyzacja kluczowych wyników poprzez punktację OKR
Na podstawie celów OKR możesz przypisać poziom priorytetu do każdego kluczowego wyniku. W tym celu możesz oszacować względną wagę każdego wskaźnika lub zastosować metodę punktacji z wcześniej zdefiniowanymi kryteriami.
- Ocena dwójkowa to podejście typu "zaliczone lub niezaliczone", w którym kluczowy wynik jest albo osiągnięty, albo nie. Nie ma miejsca na częściowe powodzenie lub porażkę. Jest to szybki i prosty model oceny. Może jednak wpływać na morale zespołu, ponieważ nie uwzględnia częściowych sukcesów
- Model oceny opartej na wartości przypisuje każdej kluczowej wartości wynikowej punktację od 0,0 do 1,0 w zależności od poziomu postępu. Wynik poniżej 0,4 uznaje się za porażkę, natomiast wynik między 0,4 a 0,6 uznaje się za częściowy sukces. Wynik 0,7 i powyżej oznacza, że cel został osiągnięty. Model ten uznaje częściowe powodzenie, przyznając oceny od 0,4 do 0,6
- Użyj oceny procentowej, w której model mierzy procent realizacji, aby określić, czy kluczowe wyniki zostały osiągnięte. Na przykład, jeśli kluczowym wynikiem było zamknięcie 10 nowych klientów Enterprise w następnym kwartale, a udało Ci się osiągnąć tylko 7, wynik OKR wyniesie 70% (7/10*100)
5. Omówienie wniosków wyciągniętych z doświadczeń
Każdy cykl OKR dostarcza wniosków, które można wykorzystać w następnym. Kluczem jest konstruktywne udostępnianie informacji zwrotnych bez osądzania. Pamiętaj, że osiągnięcie 100% celów nie jest celem samym w sobie. OKR mają na celu popchnięcie zespołu poza strefę komfortu, aby osiągnąć ambitne cele i zadania.
Jeśli jednak uda Ci się regularnie osiągać postępy w realizacji OKR, zmotywuje to Twój zespół do jeszcze cięższej pracy. Podczas spotkań z zespołem pamiętaj, aby doceniać małe sukcesy i doceniać wysiłki pracowników.
Pokonywanie przeszkód w śledzeniu OKR
1. Wyzwanie: Silosy danych
Jeśli każdy zespół w Twojej organizacji używa innego systemu lub arkusza kalkulacyjnego do rejestrowania i zarządzania OKR, dane te pozostaną w silosach podczas śledzenia celów organizacyjnych.
Liderzy mogą nie być w stanie śledzić wyników biznesowych na podstawie danych rozproszonych w wielu arkuszach kalkulacyjnych. Idealnie byłoby, gdyby liderzy mogli przeglądać wyniki biznesowe i organizacyjne w przejrzysty sposób — w jednym miejscu.
Rozwiązanie
Oprogramowanie OKR centralizuje dane indywidualne, zespołowe, departamentalne i organizacyjne, zapewniając wszystkim całościowy widok postępów organizacji w dowolnym momencie.
2. Wyzwanie: Śledzimy KPI, nie potrzebujemy OKR
Czy brzmi to znajomo? Kluczowa różnica między KPI a OKR polega na tym, że KPI mierzą matrycę biznesową w trybie normalnym, podczas gdy OKR to ambitne cele i śmiałe zamierzenia. Nie można ich stosować zamiennie, raczej działają one równolegle.
Rozwiązanie
Chcesz używać narzędzia OKR, takiego jak ClickUp, do śledzenia KPI i OKR.
Na przykład kadra kierownicza wyższego szczebla lub kierownicy projektów mogą używać pulpitu ClickUp do tworzenia pulpitu OKR w celu śledzenia postępów w realizacji celów i podsumowywania dużych ilości danych w celu uzyskania praktycznych wniosków.
Pulpit ClickUp dzieli cele OKR na możliwe do śledzenia inicjatywy, dzięki czemu projekt staje się bardziej przystępny, a wszyscy rozumieją swój wkład i rolę.
Z kolei szablon KPI ClickUp umożliwia członkom zespołu śledzenie wskaźników powodzenia, które pomogą osiągnąć cele OKR. Wszyscy są zorientowani w celach i mogą śledzić wyniki w czasie za pomocą łatwych do odczytania wizualizacji.
3. Wyzwanie: OKR stają się "ustaw i zapomnij"
Kluczowym wyzwaniem związanym z OKR jest sytuacja, w której cele są ustalane z entuzjazmem na początku kwartału, ale wraz ze zmianą priorytetów i zbliżaniem się terminów śledzenie staje się sprawą drugorzędną.
Podejście typu "ustaw i zapomnij" niszczy spójność, ponieważ praca zostaje odłączona od celów firmy, a zespół skupia się na wąskim zakresie zadań.
Rozwiązanie
Kamienie milowe ClickUp zapewniają widoczność postępów w czasie rzeczywistym w całej organizacji. Zespoły są połączone poprzez ewoluujące OKR, dzięki czemu cele pozostają w zasięgu wzroku, a postępy w ich realizacji są widoczne.
4. Wyzwanie: Brak scentralizowanego dostępu do odpowiedniej dokumentacji lub współpracy
OKR są planowane kwartalnie na poziomie zespołu. Na poziomie organizacji zazwyczaj przebiegają w cyklach i mogą być nieco iteracyjne. Oznacza to, że co kwartał menedżer zespołu ma możliwość ponownego zmapowania OKR.
Czy w tym momencie wszyscy członkowie Twojego zespołu mają dostęp do zebranych danych? Czy wszyscy znają sukcesy i porażki?
Czy masz dokumentację tego, co się sprawdziło, a co nie? Chcesz zoptymalizować proces śledzenia OKR za pomocą danych w czasie rzeczywistym i dokumentować go, zamiast polegać na domysłach lub intuicji.
Rozwiązanie
ClickUp Docs to scentralizowane repozytorium, w którym członkowie zespołu, kierownicy projektów, liderzy zespołów i kadra kierownicza mogą przechowywać wszystkie informacje związane z OKR. Mogą to być dane dotyczące poprzednich cykli OKR, przyczyny sukcesów i porażek, standardowe procedury operacyjne, sposób śledzenia celów itp.
Opcje edycji w czasie rzeczywistym i bogate opcje formatowania dokumentów ClickUp zapewniają, że dokumenty są tworzone wspólnie, intuicyjne i aktualizowane o najnowsze informacje.
Uprość śledzenie OKR dzięki ClickUp
Nawet dobrze zaprojektowana mapa może być myląca bez kompasu. Podobnie, nieodpowiednie narzędzia do śledzenia mogą utrudniać solidny proces OKR.
Jeśli Twoja organizacja się rozwija, ręczne śledzenie postępów OKR i ograniczona analiza danych mogą powodować strategiczne luki lub, co gorsza, utratę przychodów.
Dzięki ClickUp śledzenie OKR jest niezwykle proste. Od tworzenia hierarchii po dostosowywanie celów firmy i zespołu, przypisywanie zadań, gotowe szablony OKR i aktualizowanie raportów z postępów — ClickUp zapewnia jedną wersję prawdy, aktualizowaną w czasie rzeczywistym i łatwą do skalowania.
Pozwól oprogramowaniu OKR ClickUp zająć się żmudnym śledzeniem OKR, podczas gdy Ty skupisz się na strategii rozwoju. Aby rozpocząć śledzenie OKR, zalecamy bezpłatną rejestrację w ClickUp i przetestowanie naszego rozwiązania.