Pracownicy potrzebują czegoś więcej niż tylko dobrej pensji. Czego więc naprawdę chcą?
Dla większości pracowników sama wypłata nie jest jedynym czynnikiem motywującym ich do dawania z siebie wszystkiego w pracy. Równie ważne są głębokie poczucie sensu, konstruktywne rozmowy oraz – co być może najważniejsze – dobry przełożony.
Jako menedżer chcesz dobrze kierować swoim zespołem, aby jego członkowie byli zaangażowani i mogli osiągać swoje cele. Dlatego musisz jasno określać oczekiwania i skutecznie komunikować się, aby zbudować zwinny i odporny zespół.
Przeanalizujmy wszystko, co musisz wiedzieć o ustawieniu oczekiwań przełożonych, aby w pełni wykorzystać potencjał swoich pracowników.
Dlaczego ustalanie oczekiwań przełożonych jest ważne?
Wyznaczenie jasnych oczekiwań w miejscu pracy jest niezwykle ważne dla zapewnienia poczucia celu, kierunku działania i powodzenia.
Dzięki jasno określonym celom i kluczowym wskaźnikom wydajności wszyscy członkowie zespołu rozumieją, jak wygląda powodzenie, co pozwala uniknąć nieporozumień i błędów w komunikacji.
Co najważniejsze, prowadzi to do większej odpowiedzialności , co pozwala uwolnić potencjał produktywnej i wydajnej kadry. Dzięki temu wszystkie projekty są zakończone bez opóźnień i zgodnie z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) określonymi dla osiągnięcia powodzenia.
Jak określić oczekiwania przełożonego?
Skoro wiemy już, że ustawienie oczekiwań przełożonych jest ważne, jak je ustalić? Oto cztery przydatne wskazówki, które mogą Ci w tym pomóc:
1. Wyznacz jasne i konkretne cele
Zacznij od jasnej komunikacji, aby określić oczekiwania. Model celów SMART to powszechnie stosowana przez menedżerów metoda ustalania jasnych celów w zarządzaniu projektami.
Ale czym właściwie jest cel SMART?
Cele te definiuje się jako konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Oznacza to, że każdy cel projektowy musi określać, co należy osiągnąć, w jaki sposób prowadzić śledzenie postępów, czy jest on realistyczny i osiągalny, czy jest zgodny z zakresem obowiązków danej osoby oraz celami firmy, a także czy ma wyznaczony termin realizacji.
Dobrym przykładem celu SMART może być: stworzenie programu szkoleniowego, który w ciągu 3 miesięcy skróci czas poświęcany na obsługę klienta o 10%.
2. Komunikuj się jasno ze swoim zespołem
Aby jasno określić oczekiwania wobec zespołu, unikaj żargonu i przejdź do sedna. Krótkie, ale jasne instrukcje pozwalają lepiej przekazać to, co chcesz powiedzieć. Pomagają zespołom przyswoić informacje niezbędne do realizacji zadań.
Jasno określone cele a niejasne cele (przykłady z perspektywy marketingu)
Jasny cel: Zwiększenie liczby rejestracji na stronie internetowej o 20% w ciągu najbliższego kwartału Ten cel jest konkretny (20%), mierzalny (liczba rejestracji na stronie internetowej), osiągalny (w ciągu kwartału), istotny (ważny dla marketingu) i określony w czasie (najbliższy kwartał).
Niejasny cel: Zwiększ rozpoznawalność marki
- Nie określa to wymiernego wyniku. Słowo „więcej” ma charakter subiektywny.
- Brakuje tu konkretnego wskaźnika. Świadomość marki można mierzyć na wiele sposobów (np. wzmianki w mediach społecznościowych, odwiedziny na stronie internetowej)
- Nie ma tu wymiernego celu. O ile „więcej” świadomości jest pożądane?
- Brakuje tu ram czasowych. Kiedy należy to osiągnąć?
Powinieneś również dbać o regularne przekazywanie aktualnych informacji poprzez spotkania, e-maile lub krótkie rozmowy, aby wszyscy byli na bieżąco.
3. Dostosuj oczekiwania do wskaźników i informacji zwrotnych
Jednak po ustaleniu celów i zasad komunikacji ostatni krok w ustawieniu oczekiwań jest prawdopodobnie najważniejszy: połączenie oczekiwań z wskaźnikami i informacją zwrotną.
Członkowie Twojego zespołu muszą rozumieć, w jaki sposób będą oceniane ich wyniki. Wskaźniki muszą być obiektywne, mierzalne i jasno zdefiniowane. Jeśli to możliwe, uwzględnij pytania z oceny 360 stopni od współpracowników, klientów oraz od Ciebie, aby zrozumieć, jak wypadli w swoich zadaniach.
Ankietę tę można łatwo uruchomić za pomocą szablonu formularza opinii ClickUp, który pomaga stworzyć platformę do wyrażania obaw i opinii. Członkowie Twojego zespołu mogą zebrać cenne informacje na temat swojej etyki pracy, wyników i umiejętności interpersonalnych dzięki tym w pełni konfigurowalnym formularzom wyposażonym w funkcje analizy danych i wniosków.
Jak już ustaliliśmy, bycie menedżerem to coś więcej niż tylko delegowanie zadań. Kluczowe wnioski z książki Camille Fournier „The Manager’s Path” pomogą Ci to zrozumieć!
10 najważniejszych oczekiwań wobec dobrego menedżera
Skoro już wiemy, jak określić oczekiwania wobec menedżera, przeanalizujmy 10 najważniejszych cech dobrego menedżera
1. Opracuj skuteczne strategie komunikacyjne
Musisz zidentyfikować i uregulować kanały komunikacji dotyczące wszystkich dyskusji związanych z projektem. Prawda jest jednak taka, że długie spotkania poświęcone aktualizacjom projektowym mogą być stratą czasu, a komunikaty często giną w gąszczu różnych kanałów, takich jak Slack, e-mail itp.
Dzięki scentralizowaniu komunikacji za pomocą funkcji ClickUp, takich jak @wzmianki lub przypisane komentarze, możesz wysyłać i odbierać wiadomości w kontekście zadania. Skorzystaj z funkcji osób obserwujących i osób przypisanych do zadania, aby na bieżąco informować kluczowych interesariuszy o toczących się rozmowach.
Ponadto postaraj się stworzyć kompleksowy plan komunikacji, który określa strategie i cele komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Twojej organizacji.
Dobry plan musi uwzględniać grupę docelową, rodzaje komunikatów, sposób ich przekazywania oraz częstotliwość komunikacji. Im bardziej kompleksowy jest plan, tym większy będzie jego wpływ na powodzenie Twojego projektu.
Szablony planów komunikacji, takie jak szablon planu komunikacji ClickUp, zawierają wiele sekcji, w których można szczegółowo opisać szczegóły projektu, cele, streszczenie, analizę, badania oraz analizę konkurencji. Dzięki temu wszystkie ważne informacje znajdują się w jednym, scentralizowanym dokumencie.
2. Doceniaj pracowników osiągających najlepsze wyniki
Niedoceniani pracownicy są bardziej podatni na frustrację, jeśli nie otrzymują uznania. Nie powinno dziwić, że 80% pracowników pracowałoby ciężej, a może nawet mądrzej, gdyby czuli się docenieni.
Wszyscy lubimy, gdy docenia się naszą pracę. Uznanie w miejscu pracy motywuje zespół do dawania z siebie wszystkiego i wzmacnia pożądane zachowania. Może to również pomóc w utrzymaniu pracowników oraz zwiększyć przychody i wydajność.
„Istnieją tylko dwa sposoby wywierania wpływu na ludzkie zachowanie: można nim manipulować albo można je inspirować.”
„Istnieją tylko dwa sposoby wywierania wpływu na ludzkie zachowanie: można nim manipulować lub można je inspirować.”
3. Buduj silną kulturę organizacyjną
Silna kultura organizacyjna stanowi podstawę każdego przedsiębiorstwa osiągającego powodzenie. Pomaga ona zjednoczyć pracowników, budować zaufanie i motywację oraz tworzyć wyjątkową tożsamość.
Może to jednak stanowić pewne wyzwanie. Właśnie w tym pomaga szablon kultury organizacyjnej ClickUp! Jest to łatwy w użyciu, konfigurowalny szablon, który pomoże Ci wizualizować i zjednoczyć zespół wokół tego, co naprawdę ma znaczenie, ustalić priorytety inicjatyw sprzyjających rozwojowi kultury organizacyjnej oraz, co najważniejsze, wzmocnić spójność wśród członków zespołu.
4. Udoskonal swoje procesy zarządzania projektami
Jako menedżer (nawet jeśli pełnisz tę funkcję po raz pierwszy ) będziesz odpowiedzialny za wiele projektów realizowanych przez różne zespoły podlegające Tobie. Najlepiej jest ustanowić solidne procesy i systemy, aby praca była lepiej zorganizowana i wydajniejsza zarówno dla Ciebie, jak i dla członków Twojego zespołu.
Narzędzia takie jak szablony planów pracy określają konkretne cele, które pomagają w organizowaniu, planowaniu, komunikacji i ustalaniu priorytetów zadań. Mogą one zawierać sekcje dotyczące celów i zadań projektu, wskaźników wydajności, ram czasowych, alokacji zasobów itp.
5. Przekazuj zadania w sposób przejrzysty
Każdy członek Twojego zespołu musi wiedzieć, czego się od niego oczekuje i kiedy ma to wykonać. Skuteczne delegowanie zadań jest podstawą efektywnego zarządzania obciążeniem pracą – jednego z Twoich głównych celów jako menedżera.
Aby zaplanować nadchodzące projekty w oparciu o obciążenie swojego zespołu, możesz skorzystać z szablonu obciążenia pracą pracowników w ClickUp.
Dzięki temu szablonowi możesz sprawdzić, ile pracy przypisano poszczególnym współpracownikom. W ten sposób każdy wie, czego się od niego oczekuje, co zapobiega wypaleniu zawodowemu, zwiększa przejrzystość i buduje poczucie sprawiedliwości. Monitorowanie obciążenia pracą staje się łatwiejsze dzięki szacowanym czasom, punktom sprintu itp.
Pomaga to zwiększyć wydajność i wspierać współpracę między działami i zespołami.
6. Dotrzymuj swoich zobowiązań
Jako menedżer musisz dotrzymywać obietnic. Zanim się do czegoś zobowiązujesz, zapoznaj się z kolejnymi krokami i konsekwentnie je realizuj.
Kiedy pracownicy widzą, że menedżerowie dotrzymują swoich zobowiązań, czują się bardziej zaangażowani i związani z projektem oraz zespołem. Kiedy rozpoczyna się łańcuch obietnic, buduje to zaufanie i wiarygodność, co prowadzi do powodzenia organizacji.
7. Wspieraj i stwarzaj warunki do rozwoju zawodowego
Kierownicy mają znaczący wpływ na karierę pracowników, a każdy członek zespołu doskonale zdaje sobie z tego sprawę. Dlatego powinieneś aktywnie identyfikować mocne i słabe strony swojego zespołu, aby przydzielać zadania w sposób, który wykorzystuje ich możliwości i maksymalizuje wydajność.
Dzięki szablonowi ścieżki kariery w ClickUp możesz pomóc członkom zespołu zrozumieć, jakie umiejętności muszą rozwijać, aby osiągnąć swoje cele zawodowe. Ułatwi to Ci udzielanie informacji zwrotnych, mierzenie wyników itp. Szablony map kariery stają się potężnym narzędziem, które pomaga menedżerom i członkom ich zespołów jasno wizualizować postępy w karierze.
8. Identyfikuj i ograniczaj ryzyko
Menedżer powinien szybko i zdecydowanie reagować na zagrożenia. Możesz opracować ustrukturyzowane podejście do identyfikacji i oceny zagrożeń oraz ustalania priorytetów skutecznych strategii ograniczania ryzyka. Co ważniejsze, powinieneś przeszkolić każdego członka zespołu, aby potrafił intuicyjnie rozpoznawać zagrożenia i proaktywnie o nich informować.
Szablony, takie jak szablon rejestru ryzyka ClickUp, mogą pomóc w identyfikacji ryzyk, zanim przerodzą się one w problemy. Mogą one również pomóc w organizowaniu ocen ryzyka oraz śledzeniu statusu ryzyka, własności ryzyka i skutków w jednym miejscu.
9. Zapewnij silne przywództwo i wyznaczaj kierunek działania
Kwestia „przywództwo kontra zarządzanie” to od dawna tocząca się debata, ale nikt nie ma wątpliwości, że dobry menedżer musi być jednocześnie dobrym liderem.
Dobrzy menedżerowie mają wizję dla zespołu. Świetni menedżerowie potrafią przełożyć tę wizję na konkretne plany działania. Myślą nieszablonowo, aby znaleźć rozwiązania problemów (jeśli takie istnieją) i potrafią motywować ludzi odpowiednim przekazem i sposobem jego przedstawienia, aby zrealizować tę wizję.
Dobry lider powinien cechować się uczciwością, aby zapewnić, że żaden pracownik nie jest traktowany niesprawiedliwie, oraz elastycznością pozwalającą dostosować się do sytuacji w razie potrzeby. Doskonałe przywództwo to połączenie skutecznego zarządzania zespołem i praktyki, i dopiero dzięki temu dobrzy menedżerowie stają się świetnymi liderami.
10. Szanuj granice osobiste
Twój zespół jest Twoją siłą i ważne jest, aby szanować jego granice dotyczące czasu, życia osobistego i przestrzeni fizycznej.
Członkowie Twojego zespołu powinni czuć się swobodnie, zwracając się do Ciebie z problemami związanymi z pracą, bez obawy, że ich życie prywatne będzie przedmiotem niepotrzebnej kontroli. Pomaga to stworzyć profesjonalną przestrzeń, w której pracownicy czują się doceniani i szanowani wyłącznie za swój wkład w pracę.
Co najważniejsze, aby być dobrym menedżerem, powinieneś promować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, która pozwala członkom Twojego zespołu zregenerować siły poza pracą.
Jak spełnić oczekiwania jako menedżer?
Pełnienie funkcji menedżera może budzić obawy, ale każdy zespół polega na uważnym menedżerze, który z pełnym zaangażowaniem poprowadzi go do osiągnięcia celów organizacyjnych. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zachować czujność i proaktywność.
- Bądź na bieżąco: Dobrze poznaj branżę. Śledź uważnie zmiany w swojej branży i wykorzystuj nowe innowacje, które pomogą zwiększyć wydajność pracy Twojego zespołu.
- Stawiaj zespół na pierwszym miejscu: Zastanów się, co jest najlepsze dla Twojego zespołu. Twój zespół będzie miał większe zaufanie do Twoich decyzji, jeśli podczas ich podejmowania uwzględnisz jego potrzeby.
- Opanuj zarządzanie czasem: Naucz się wyznaczać terminy, które równoważą priorytety biznesowe z możliwościami Twojego zespołu. Planuj projekty z dużym wyprzedzeniem, aby uniknąć pośpiechu w ostatniej chwili.
- Rozwijaj swoje umiejętności motywacyjne: Podnieś morale zespołu, odkrywając nowe sposoby inspirowania go do osiągania wspólnych celów
Lepiej zarządzaj swoim zespołem dzięki ClickUp
Pełnienie funkcji menedżera może być przytłaczające, ponieważ musisz sprostać wielu oczekiwaniom zarówno ze strony zespołu, jak i wyższego kierownictwa. Nie musisz jednak radzić sobie z tym samodzielnie. Platforma taka jak ClickUp pozwala Ci optymalnie wywiązywać się z obowiązków przy zachowaniu maksymalnej przejrzystości.
ClickUp eliminuje konieczność ręcznego śledzenia i monitorowania miliona spraw, dzięki czemu możesz w pełni skupić się na rozwoju swojego zespołu. Cenna wskazówka? Zapoznaj się z różnymi narzędziami, technikami i szablonami, aby skutecznie zoptymalizować swoje obowiązki.
ClickUp może stać się Twoją kompleksową platformą, która pozwoli Ci jednocześnie sprostać wymaganiom w zakresie komunikacji i zarządzania projektami. Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zmień sposób zarządzania swoimi zespołami!