10 porad dotyczących pisania tekstów technicznych, które pomogą ci wyjaśnić odbiorcom każdy złożony temat

Jako pisarz techniczny, twoim głównym zadaniem jest upraszczanie złożonych tematów dla zwykłych czytelników.

Musisz być w stanie przedstawić techniczne i złożone koncepcje prostym i zrozumiałym językiem.

Rozumiemy to. Pisanie tekstów technicznych jest wyzwaniem. Wymaga silnych umiejętności pisania, edycji i formatu oraz musi równoważyć dokładność i prostotę.

Ten przewodnik po pisaniu technicznym opisuje, jak tworzyć bardziej efektywne dokumenty i poprawić swoje umiejętności pisania technicznego, a także typowe błędy, których należy unikać.

Jako pisarz techniczny, skorzystaj z tych najlepszych praktyk, aby upewnić się, że twoje dokumenty techniczne są dokładne, zwięzłe i łatwe do zrozumienia.

Czym jest pisanie techniczne?

Pisanie techniczne sprawia, że złożone informacje, pomysły, procesy i instrukcje są dostępne dla wszystkich, niezależnie od ich wiedzy specjalistycznej. Gdy zaczniesz tworzyć dokumentację techniczną zorientowaną na czytelnika, Twoja firma/produkt ma znacznie większe szanse na pozyskanie i utrzymanie klientów.

Dokumenty techniczne są wykorzystywane w różnych polach technicznych do:

• Podręczniki użytkownika
• Standardowe procedury operacyjne
• Dokumentacja projektu
• Dokumentacja oprogramowania
• Materiały szkoleniowe
• Raporty techniczne
• Dokumentacja naukowa
• Dokumentacja API

Jeśli chcesz pewnie poruszać się po zawiłościach pisania technicznego, oto wskazówki dotyczące pisania technicznego, które sprawią, że będzie to dziecinnie proste.

10 wskazówek dotyczących pisania tekstów technicznych, które poprawią twoje pisanie

1. Poznaj swoich odbiorców

Pierwszym krokiem do pisania dokumentów technicznych nie jest właściwe pisanie. Zamiast tego poświęć trochę czasu na zrozumienie, kim są twoi odbiorcy - aby odpowiedzieć na ich konkretne potrzeby w piśmie.

Nawet najbardziej doświadczony pisarz techniczny nie pomija tego kroku budowania ludzkiego połączenia poprzez poruszanie kluczowych tematów technicznych w swoich dokumentach.

Jak więc zrozumieć swoich odbiorców? Oto kilka pytań, od których możesz zacząć:

• Jaka jest ich rola lub funkcja zawodowa? Czy są to użytkownicy końcowi, technicy, menedżerowie lub inna grupa?
• Jakie jest ich zaplecze techniczne i poziom wiedzy na dany temat?
• W jakim kontekście będą używać dokumentu do nauki, rozwiązywania problemów lub podejmowania decyzji?
• Jakie konkretne zadania lub pytania będą mieli?
• Jaki rodzaj tonu i języka będzie odpowiedni?

Zrozummy to na przykładzie.

Korzystasz z aplikacji narzędzie autora pomocy do napisania podręcznika użytkownika dla nowej aplikacji.

Grupa docelowa: Początkujący użytkownicy z podstawowymi umiejętnościami obsługi komputera, którzy potrzebują wskazówek dotyczących korzystania z aplikacji.

Aby zaspokoić ich potrzeby, dokument techniczny powinien:

• Zawierać instrukcje krok po kroku dla wszystkich kluczowych zadań, które będą wykonywać
• Być napisany wyczyszczonym, zwięzłym językiem
• Definiować terminy techniczne i skróty
• Zawierać zrzuty ekranu lub diagramy, aby wizualnie poprowadzić ich przez kolejne kroki

Dostosowując przekaz do potrzeb i poziomu wiedzy użytkowników, można stworzyć dokumenty techniczne, które ułatwią im korzystanie z produktu.

Z drugiej strony, skuteczne pisanie techniczne dla administratorów będzie wymagało bardziej zaawansowanego języka.

2. Tworzenie konspektu

Po określeniu potrzeb odbiorców utwórz konspekt z głównymi tematami i podtytułami, które chcesz omówić. Zapewni to podstawową strukturę dokumentacji technicznej i usprawni proces pisania.

Podczas pisania konspektu należy pomyśleć o:

• Kluczowych pytaniach: Jakie są kluczowe pytania, na które chcą uzyskać odpowiedzi?
• Rozwiązywaniu problemów: Jaki problem pomagasz im rozwiązać?
• Cel: Do czego będą używać twojego dokumentu technicznego?

Wykorzystaj te spostrzeżenia do ukształtowania głównych sekcji konspektu, które następnie podziel na mniejsze tematy lub podsekcje, z których każda koncentruje się na konkretnej potrzebie lub celu odbiorców. Tablica ClickUp są pomocne podczas burzy mózgów, notowania pomysłów, dodawania obrazów i rysunków oraz tworzenia połączonych zadań.

używaj Tablic ClickUp do tworzenia konspektów technicznych w logicznym porządku

Na przykład, w przypadku podręcznika użytkownika dla nowej aplikacji, będziesz musiał poprowadzić użytkowników przez instalację, ustawienie i korzystanie z podstawowych funkcji oprogramowania. Konspekt będzie zawierał:

1. Wprowadzenie
   • Cel oprogramowania
   • Przegląd funkcji
2. Wymagania systemowe
   • Wymagania sprzętowe
   • Wymagania wstępne dotyczące oprogramowania
3. Kroki instalacji
   • Pobieranie oprogramowania
   • Proces instalacji krok po kroku
4. Pierwsze kroki
   • Początkowe ustawienia
   • Tworzenie konta
5. Podstawowe funkcje
   • Przegląd głównego pulpitu nawigacyjnego
   • Jak poruszać się po oprogramowaniu
6. Przypadki użycia
   • Typowe zadania i sposób ich wykonywania
   • Przykłady z życia wzięte
7. Typowe komunikaty o błędach i sposoby ich rozwiązywania
   • Lista typowych problemów
   • Przewodnik rozwiązywania problemów krok po kroku
8. Najczęściej zadawane pytania

Dobre pisanie techniczne zaczyna się od stworzenia szczegółowego konspektu obejmującego niezbędne informacje w sposób logiczny i kompleksowy, aby dokument był przydatny dla czytelnika.

Zaangażuj sesje Teams używając różnych techniki tworzenia pomysłów , takie jak tablice, mapy myśli, prototypowanie i storyboarding.

3. Zbadaj swój temat za pomocą podejścia 5W1H

Najlepsi autorzy tekstów technicznych korzystają z podejścia 5W1H (Who, What, When, Where, Why, and How), aby omówić najważniejsze aspekty pisanej zawartości i upewnić się, że dokument jest odpowiedni dla odbiorców na polu technicznym.

Zrozumienie podejścia 5W1H

| Kto: Zidentyfikuj grupę docelową Weź pod uwagę ich wiedzę, rolę i sposób, w jaki będą korzystać z dokumentu. Dostosowanie zawartości do nich sprawi, że Twoje teksty będą bardziej skuteczne i wartościowe: Czy są to użytkownicy końcowi potrzebujący przewodników krok po kroku, czy też deweloperzy wymagający szczegółowej dokumentacji API? |

| Co: Zdefiniuj cel i zakres dokumentu Zdecyduj o głównym celu, konkretnych tematach i wymaganym poziomie szczegółowości. Pomoże to w stworzeniu skoncentrowanego i kompleksowego dokumentu. Przykład: Czy dokument ma wyjaśniać nową funkcję oprogramowania, czy jest to przewodnik rozwiązywania typowych problemów? |

| Kiedy: Określ oś czasu i odpowiednie kamienie milowe (jeśli dotyczy) Ustaw oś czasu i kamienie milowe, aby wszyscy byli na bieżąco i dotrzymywali krytycznych terminów.Przykład: Kiedy zostanie wydana nowa funkcja? Kiedy powinna być gotowa dokumentacja? |

| Gdzie: Zidentyfikuj najlepsze źródła dla swoich informacjiWybierz wiarygodne i odpowiednie źródła, aby upewnić się, że dokument techniczny jest dokładny i wiarygodny.Przykład: Użyj wewnętrznych dokumentów inżynieryjnych, wiarygodnych źródeł internetowych lub wywiadów z ekspertami w danej dziedzinie. |

| Dlaczego: Zrozum znaczenie i istotność tematu Zastanów się, w jaki sposób Twój dokument rozwiąże problemy, usprawni procesy lub zwiększy wiedzę odbiorców: Czy pomoże użytkownikom skrócić przestoje, zwiększyć wydajność lub lepiej zrozumieć złożony system? |

| Określ najbardziej efektywny sposób prezentacji informacji Wybierz najlepszy format w oparciu o potrzeby i preferencje odbiorców, np. instrukcja obsługi, raportowanie techniczne lub przewodnik pomocy online. Niezależnie od formatu, uprość język w formularzu, aby zapewnić łatwe zrozumienie informacji: Czy powinieneś używać instrukcji krok po kroku, dołączać pomoce wizualne lub dostarczać szczegółowych wyjaśnień?

Podejście 5W1H w pisaniu technicznym

4. Tworzenie zawartości dostosowanej do person użytkowników

W oparciu o zamierzonych odbiorców możesz dostosować swoje teksty w następujący sposób:

• Wybierz najbardziej odpowiedni ton i język
• Określić odpowiedni poziom szczegółów technicznych do uwzględnienia
• Przewidzieć i odpowiedzieć na ich pytania lub wątpliwości
• Ustrukturyzować dokument w sposób, który jest łatwy w nawigacji i zrozumiały

Jeśli piszesz podręcznik użytkownika dla użytkowników końcowych i administratorów, oto jak twoje podejście będzie się różnić:

pisanie techniczne dla różnych osób

Na tej scenie, warto rozważyć stworzenie zakres prac dokument wyszczególniający prace, które muszą zostać zrobione - w tym cele, zadania, zależności i wszelkie inne istotne informacje wymagane do doprowadzenia projektu do zrobienia. ClickUp Brain , ClickUp's wbudowane narzędzie do pisania AI pomaga tworzyć dokumentację techniczną i zakres prac w ciągu kilku minut. Skorzystaj z rozwijanych menu z sugestiami, aby dokończyć zdania, zmienić schematy kolorów, zaktualizować typografię, dodać notatki ze spotkań i podsumowania, a otrzymasz gotowy dokument w ułamku czasu.

5. Efektywna organizacja informacji

Na tej scenie zadaj sobie pytanie: "W jaki sposób moi czytelnicy będą mogli szybko i łatwo znaleźć to, czego szukają?"

Najważniejsze jest logiczne uporządkowanie informacji i umożliwienie ich skanowania.

Oto jak to zrobić:

• Używaj nagłówków i podnagłówków, aby pomóc czytelnikom w szybkiej lokalizacji potrzebnych informacji
• Stosować listy i wypunktowania, aby podkreślić kluczowe punkty i ułatwić skanowanie tekstu
• Dołączać obrazy, diagramy, tabele i inne elementy multimedialne, aby zilustrować złożone koncepcje i uczynić dokument bardziej wciągającym
• Używaj spójnego formatu - stylów czcionek, rozmiarów, kolorów i przestrzeni w całym dokumencie
• Ułóż informacje logicznie, zaczynając od najbardziej podstawowych pojęć i stopniowo przechodząc do bardziej zaawansowanych tematów

Korzystanie z ClickUp Docs w celu ulepszenia dokumentacji technicznej

W przypadku procesu rozwoju produktu, który może obejmować wielu członków Teams, warto rozważyć użycie Dokumenty ClickUp aby zdefiniować cele i odbiorców, nakreślić wymagania dotyczące produktu, dodać badania użytkowników i zapewnić spójność we wszystkich obszarach.

Użyj Dokumentów do tworzenia, edytowania, zarządzania komunikacją techniczną i współpracy z zespołem w czasie rzeczywistym. Każdy może dodawać komentarze; kierownicy projektów mogą oznaczać członków zespołu i przydzielać zadania w ClickUp Docs.

Aby skutecznie prezentować informacje, możesz dodawać sekcje, wizualizacje i tabele, dzięki czemu Twoja dokumentacja techniczna będzie bardziej angażująca.

ClickUp Docs umożliwia wydajniejsze działanie poleceń bogatego formatu i ukośnika

ClickUp Docs oferuje różne opcje formatu, w tym style nagłówków, wybór kolorów, opcje czcionek i przestrzenie między akapitami, aby przełamać monotonię i zwiększyć czytelność dokumentu.

Pro tip 💡: Użyj szablony dokumentacji technicznej lub szablony inżynieryjne w celu nakreślenia funkcji i zastosowań produktu, przedstawienia szczegółów i funkcji oraz udokumentowania wiedzy o produkcie dla obecnych i przyszłych pracowników.

6. Posiadanie przewodnika po stylach w celu zapewnienia spójności

Gdy wiele osób pracuje nad dokumentem technicznym, mogą wkradać się niespójności i błędy, jeśli ich style nie są do siebie dopasowane.

Przewodnik po stylach jest jak siła jednocząca, utrzymująca ten sam standard we wszystkich dokumentach technicznych.

Dlaczego przewodnik po stylach jest niezbędny:

• Zapewnia spójność: Utrzymuje jednolity styl pisania we wszystkich dokumentach, co ma kluczowe znaczenie dla czytelności i profesjonalizmu
• Oszczędność czasu: Dzięki wstępnie zdefiniowanym wytycznym, autorzy spędzają mniej czasu na decydowaniu o tym, jak sformatować zawartość, co pozwala im bardziej skupić się na samym pisaniu
• Zmniejsza liczbę błędów: Przewodnik po stylu pomaga zminimalizować niespójności i błędy, zapewniając, że wszystkie dokumenty spełniają te same standardy jakości

Na przykład Szablon procesów i procedur ClickUp umożliwia dokumentowanie i zarządzanie procesami w jednym miejscu. Twórz instrukcje krok po kroku dla powtarzalnych zadań, aby ustandaryzować procesy i procedury pracy swojego zespołu.

Pobierz szablon

Podkreśl zadania potrzebne do stworzenia żywego dokumentu procesu za pomocą szablonu procesów i procedur ClickUp

Punkty za używanie Platforma zarządzania projektami ClickUp do przydzielania zadań członkom zespołu, pozwalania im na dodawanie informacji technicznych w gotowych szablonach i śledzenia postępów w realizacji zadań na jednej platformie.

Czytaj więcej: Jak napisać raport: od konceptualizacji do zakończenia

7. Poznaj podstawy dokumentacji technicznej

Poznaj podstawy, niezależnie od rodzaju tworzonego dokumentu technicznego.

Trzymaj się faktów

We wszystkich dokumentach technicznych prezentuj informacje w sposób obiektywny. Unikaj emocjonalnego języka lub osobistych opinii. Subiektywne opinie mogą być stronnicze i podważać wiarygodność.

• Na przykład, zamiast mówić: "Pokochasz tę funkcję!", powiedz: "Ta funkcja może skrócić czas przetwarzania danych nawet o 40%"

Unikaj niejasnego języka

Używaj precyzyjnego języka, aby upewnić się, że czytelnicy dokładnie wiedzą, czego się spodziewać i jak postępować zgodnie z instrukcjami.

• Zamiast mówić: "Przejdź do następnego kroku", podaj konkretne szczegóły: "Kliknij przycisk "Dalej""

Używaj aktywnego głosu

Aktywny głos sprawia, że tekst jest bezpośredni i angażujący.

• Zamiast pisać: "Instalacja oprogramowania będzie wymagała aktualizacji co miesiąc", napisz: "Będziesz musiał aktualizować oprogramowanie co miesiąc"

Użyj Generator specyfikacji technicznych ClickUp do generowania pomysłów, procesów i ram dla dokumentacji produktów i procesów.

Jeśli jesteś częścią zespołu programistycznego odpowiedzialnego za dokumentowanie API, architektury, przepływu danych i nowych modułów, skorzystaj z narzędzia do pisania technicznego ClickUp Brain, aby tworzyć kompleksowe dokumenty techniczne - w celu zmniejszenia nieporozumień, poprawy współpracy i przyspieszenia procesu rozwoju.

The Asystent pisania AI sprawdza pisownię i gramatykę, przepisuje fragmenty tekstu i podsumowuje długie akapity w celu zwiększenia przejrzystości i precyzji.

Dopracuj swoją kopię - zmień ton, styl i sprawdź poprawność gramatyczną i ortograficzną za pomocą ClickUp Brain

8. Pisz przejrzyście i zwięźle

Ogólnie rzecz biorąc, podczas pisania zawartości dobrze jest być wyczyszczonym i zwięzłym. Ale w pisaniu technicznym jest to absolutnie konieczne.

Przekazywanie złożonych idei pomaga odbiorcom szybko uchwycić kluczowe punkty, nie gubiąc się i nie myląc.

Jak więc sprawić, by teksty techniczne były jaśniejsze i bardziej zwięzłe?

Upraszczając swój język.

Uproszczenie żargonu technicznego

Pamiętaj, że skuteczna dokumentacja techniczna wymaga iteracji i dostrajania. Planuj sesje informacji zwrotnych ze swoim zespołem, który może wskazać funkcje, które mogłeś przeoczyć. Formularze ClickUp pomoże Ci zbierać opinie od wyznaczonych członków zespołu w ustrukturyzowanym formacie. Najlepsze jest to, że jest on zintegrowany z platformą ClickUp, co ułatwia bycie na bieżąco z pracą.

9. Dołącz elementy multimedialne

Rozbijaj długie akapity i teksty za pomocą wizualnie angażujących elementów, takich jak diagramy, obrazy lub wideo. Ułatwiają one zilustrowanie swojego punktu widzenia.

Na przykład, dodaj zrzuty ekranu do instrukcji obsługi, aby pokazać użytkownikom dokładnie, gdzie kliknąć i co powinni zobaczyć na każdym kroku.

Pamiętaj, aby dodawać wysokiej jakości, istotne i czytelne elementy multimedialne. Użyj podpisów, aby wyjaśnić, co pokazuje każdy obraz i jak odnosi się do otaczającego go tekstu. Integracja ClickUp z narzędziami takimi jak Figma, GitHub, Zoom, YouTube i innymi narzędziami multimedialnymi ułatwia dodawanie elementów wizualnych w celu wsparcia obszaru roboczego ClickUp.

10. Używaj odpowiednich przykładów

Chcesz ułatwić czytelnikom ocenę tego, co mówisz w angażującym formacie.

Pokaż, nie opowiadaj.

Dotyczy to również tekstów technicznych.

Uwzględnij przykłady, aby Twoje teksty techniczne były angażujące, przyjazne dla użytkownika i przystępne. Przykłady pomagają czytelnikowi szybko zrozumieć złożone koncepcje, pokazując, jak one działają.

Dodawanie zrzutów ekranu do dokumentów technicznych

Aby dodać wartość, wybierz przykłady, które podkreślają kluczowe funkcje, demonstrują istotne przypadki użycia lub krok po kroku przeprowadzają przez typowe cykle pracy. Używaj szczegółowych i konkretnych przykładów, aby zapewnić jasny wgląd w temat.

Pro Tip💡:_Code snippets, zrzuty ekranu i próbka wyników są świetnymi przykładami w dokumentach technicznych

Czytaj więcej: 15 najlepszych szablonów studium przypadku do wykorzystania w ClickUp i Word

Popraw swoje umiejętności pisania tekstów technicznych: Najczęstsze błędy, których należy unikać

1. Żargon i skomplikowany język

Dokument techniczny powinien być przystępny dla klientów i czytelników z różnych środowisk.

Jak uniknąć tego błędu:

używaj narzędzia do pisania technicznego jak ClickUp Brain, aby uprościć pisanie

dostawca przykładów ilustrujących złożone koncepcje

poproś osobę niebędącą ekspertem o przejrzenie tekstu pod kątem jasności

dodaj wyjaśnienia terminów technicznych

2. Zaniedbanie prawidłowego formatu

Duże bloki nieprzerwanego tekstu, brak nagłówków i słaba organizacja wizualna sprawiają, że zawartość techniczna jest trudna w nawigacji i przyswajaniu.

Jak uniknąć tego błędu:

podziel długie akapity na krótsze, łatwiejsze w zarządzaniu fragmenty

używaj opisowych nagłówków i podtytułów, aby uporządkować zawartość

umieszczanie list, pól tekstowych i wypunktowań w celu podkreślenia kluczowych informacji

upewnij się, że jest wystarczająco dużo białej przestrzeni, aby dać dokumentowi wizualny oddech

3. Niejasność i dwuznaczność

Niejasny i niejednoznaczny język może dezorientować czytelników.

Jak uniknąć tego błędu:

bądź precyzyjny w swoim języku

unikaj zwrotów takich jak "może", "ogólnie" lub "trochę"

zdefiniuj wszystkie używane akronimy i skróty

✅ Dostarcz konkretne przykłady ilustrujące twoje punkty

używaj aktywnego głosu i bezpośrednich instrukcji

4. Ignorowanie potrzeb odbiorców

Brak myślenia o potrzebach odbiorców sprawi, że dokumenty będą niejasne.

Jak uniknąć tego błędu:

zrozumienie kontekstu, celów i bolączek odbiorców

dostosowanie zawartości do poziomu wiedzy odbiorców

skoncentruj się na informacjach, które są najbardziej istotne i przydatne dla czytelników

zbieraj opinie użytkowników i dokonuj iteracji w oparciu o ich wkład

5. Traktowanie doświadczenia użytkownika jako sprawy drugorzędnej

Kiedy skupiasz się na pisaniu, nie biorąc pod uwagę doświadczenia użytkownika, twoje dokumenty mogą stać się zagmatwane i nie spełniać swojego celu.

Jak uniknąć tego błędu:

logiczna i intuicyjna struktura zawartości

dostarczenie pomocy nawigacyjnych, takich jak tabele zawartości i odsyłacze

zawierać skrócone przewodniki i ściągawki ułatwiające dostęp do kluczowych informacji

spraw, by zawartość była łatwa do przeszukiwania dzięki wyczyszczonym nagłówkom i formatowaniu

przetestuj swoje dokumenty z prawdziwymi użytkownikami, aby zidentyfikować i naprawić problemy z użytecznością

Gotowy do podniesienia poziomu swojej dokumentacji technicznej dzięki ClickUp?

Wyobraź sobie, że wszystkie Twoje dokumenty techniczne - procedury operacyjne, podręczniki użytkownika, instrukcje obsługi i przypadki użycia - przyczyniły się do powodzenia Twojej firmy lub produktu.

A gdybyśmy powiedzieli ci, że jest to bardzo możliwe: dzięki połączeniu przejrzystości zawartości i oprogramowania takiego jak ClickUp, które pomoże ci podnieść poziom pisania technicznego?

Do zrobienia tego, zacznij od wdrożenia naszych wskazówek dotyczących pisania technicznego. Następnie użyj ClickUp do przeprowadzenia burzy mózgów, zebrania opinii od współpracowników, integracji multimediów i wykorzystania ClickUp AI Brain jako asystenta pisania.

Zacznij tworzyć dokumentację techniczną, którą pokochają Twoi użytkownicy, poprzez rejestrując się na ClickUp za darmo .