Jak stworzyć brief projektu: strategie i szablony

Czy kiedykolwiek czułeś, że pracujesz nad projektem, a wszyscy są na innej stronie?

Kluczem do powodzenia każdego projektu jest zgranie zespołu i jasna komunikacja między jego członkami. Brief projektu pomaga to osiągnąć.

Szczegółowy opis projektu stanowi podstawę projektu i gwarantuje, że wszyscy zaangażowani są na bieżąco od samego początku.

Określa co, dlaczego i jak, zapewniając, że wszyscy zaangażowani są na tej samej rakiecie (lub, jak wiadomo, w tym samym projekcie) i zmierzają do tego samego celu.

W tym przewodniku dowiesz się, jak stworzyć brief, który zapewni wszystkim synchronizację i pozwoli utrzymać projekt na właściwym torze. ✅

Czym jest brief projektu?

Brief projektu to dokument zawierający jasne i zwięzłe informacje na temat najważniejszych szczegółów projektu. Pomaga on interesariuszom, zespołom projektowym i poszczególnym współpracownikom w dążeniu do wspólnego celu.

Brief projektu gwarantuje, że nie przegapisz swoich celów ani nie zboczysz z osi czasu projektu, a także pomaga zdefiniować zakres projektu, nakreślając najważniejsze elementy:

💡Przykład: Założyciel Twojej firmy uważa, że przed ponownym uruchomieniem obecna strona internetowa poświęcona fitnessowi wymaga przeprojektowania. Oznacza to stworzenie nowej, przyjaznej dla użytkownika strony internetowej, która będzie lepiej prezentować markę i celować w odbiorców.

Twoim celem jest pozyskanie o 20% więcej kwalifikowanych potencjalnych klientów w ciągu sześciu miesięcy.

Tworząc brief projektu przebudowy strony internetowej. Ty:

Skorzystaj z konfigurowalnych szablonów briefów projektowych, aby rozpocząć swój projekt. Są one gotowe do użycia, co pozwala zaoszczędzić czas i nadać projektowi strukturę, dzięki czemu można wykonać zadania szybciej i lepiej.

Odróżnianie briefów projektowych od podobnych dokumentów

Ludzie często mylą briefy projektowe z innymi dokumentami. Sprawdźmy podobne dokumenty i zobaczmy, co je odróżnia:

1. Opis projektu a brief kreatywny

Briefy projektowe i briefy kreatywne mają wiele cech wspólnych. Oba są niezbędnymi dokumentami w rozwoju projektu, ale dotyczą różnych aspektów.

Brief projektu przedstawia ogólny obraz sytuacji — przegląd projektu, co chcemy osiągnąć, dla kogo to robimy i kiedy musi być gotowe.

Z kolei briefy kreatywne skupiają się na kreatywnej stronie projektu.

💡Przykład: Załóżmy, że uruchamiasz kampanię w mediach społecznościowych dla nowej aplikacji fitness.

Brief projektu określa grupę docelową (zapracowani profesjonaliści) oraz cel (zwiększenie liczby pobrań aplikacji).

Natomiast brief kreatywny zawiera szczegółowe informacje na temat kampanii — rodzaj treści (zabawne porady treningowe), ton wypowiedzi (optymistyczny i motywujący) oraz wszelkie konkretne elementy projektu, które należy uwzględnić.

Brief projektu określa ogólny kierunek, natomiast brief kreatywny skupia się na tym, jak osiągnąć cel.

2. Opis projektu a streszczenie wykonawcze

Streszczenie wykonawcze zawiera ogólny przegląd propozycji projektu, natomiast brief projektu zawiera bardziej szczegółowe informacje dotyczące realizacji.

💡Przykład: Jeśli tworzysz aplikację, brief projektu będzie pełnił rolę szczegółowej instrukcji budowy — zawiera listę wszystkich informacji dla inżynierów. Jest to kompleksowy dokument dla zespołu bezpośrednio zaangażowanego w projekt.

Z kolei streszczenie wykonawcze jest jak komunikat prasowy dotyczący projektu.

Podkreśli on fajne funkcje aplikacji, korzyści, jakie oferuje użytkownikom, oraz ogólną misję. Jest to zwięzły przegląd dla osób na wyższych stanowiskach, które potrzebują informacji "co" i "dlaczego" bez zagłębiania się w szczegóły techniczne.

Tak więc briefy projektowe kierują zespołem budującym statek kosmiczny, podczas gdy streszczenia wykonawcze wzbudzają entuzjazm inwestorów do kosmicznej przygody.

3. Opis projektu a karta projektu

Opisy projektów i karty projektów są podstawowymi dokumentami w zarządzaniu projektami, ale są używane na nieco różnych scenach.

Karta projektu formalizuje rozpoczęcie projektu, natomiast brief koncentruje się na aspektach operacyjnych.

💡Przykład: Karta projektu zatwierdza projekt, określa niezbędne zasoby i wyznacza kierownika projektu odpowiedzialnego za sprawny przebieg prac.

Brief projektu zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat projektu. Opisuje rodzaj projektu, nad którym pracujesz, osoby współpracujące z kierownikiem projektu oraz harmonogram realizacji.

4. Opis projektu a plan projektu

Opisy projektów i plany mogą brzmieć podobnie, ale dotyczą informacji na różnych poziomach szczegółowości.

Plan projektu zawiera szczegółowe zadania, zasoby i zależności, natomiast brief przedstawia szerszy kontekst.

💡Przykład: Brief projektu zawiera ogólny przegląd aplikacji. Koncentruje się na celach, zakresie, wynikach, osi czasu i interesariuszach. Ma na celu szybkie zrozumienie przez interesariuszy celu i celów projektu.

Z kolei plan projektu aplikacji zawiera szczegółowy podział zadań, osie czasu, zasoby i ryzyko. Obejmuje konkretne działania, obowiązki i strategie. Służy jako mapa drogowa dla zespołu projektowego, umożliwiająca skuteczne wykonanie i monitorowanie kampanii.

Tak więc, podczas gdy brief projektu wyznacza początkowy kierunek, plan projektu pozwala osiągnąć cel.

Elementy udanego briefu projektowego

Oto kilka kluczowych aspektów dobrego briefu projektowego:

1. Ustawienie kontekstu

Solidny brief projektu zaczyna się od solidnych podstaw — przeglądu, informacji ogólnych i kontekstu. Dostarcza on wszystkim zaangażowanym osobom niezbędnego kontekstu.

Wyjaśnienie historii projektu, celów i wszelkich istotnych powiązań z szerszym kontekstem organizacji gwarantuje, że wszyscy od samego początku będą mieli tę samą wiedzę.

Jasno określone cele w briefie projektu prowadzą zespół do powodzenia i pozwalają wyobrazić sobie, co oznacza sukces. Ta jasność pomaga ustalić priorytety zadań i efektywnie przydzielić zasoby.

Pozwala również ustawić wskaźniki do śledzenia postępów i świętować osiągnięcie celów projektu.

2. Wybór grupy docelowej

Ważne jest, aby wiedzieć, dla kogo tworzysz brief projektu. Gdy zrozumiesz grupę docelową, możesz dostosować wyniki projektu i komunikaty, aby dotrzeć do odbiorców.

Dobrze zdefiniowana grupa docelowa zapewnia skuteczną komunikację, większe zaangażowanie i projekt, który dostarcza rzeczywistą wartość właściwym osobom.

Zidentyfikuj więc, do kogo chcesz dotrzeć: klientów, określoną grupę wiekową, a może nawet swoich pracowników. Jakie są ich wyzwania i w jaki sposób Twój projekt może im pomóc?

Włącz te informacje do briefu projektu — potraktuj to jako wysłanie ukierunkowanych zaproszeń, dzięki którym wszyscy członkowie zespołu zrozumieją, dla kogo tworzą, a także przygotujesz scenę dla projektu o jasnym celu i płynnej współpracy w zakresie zarządzania projektami.

3. Określenie osi czasu projektu

Jasna oś czasu doskonale określa oczekiwania. Członkowie zespołu wiedzą, kiedy należy osiągnąć kluczowe kamienie milowe i dostarczyć wyniki, co zapewnia przejrzystość i pozwala uniknąć nieporozumień.

Pozwala to również na strategiczne przydzielanie zasobów, zapewniając dostępność odpowiednich osób we właściwym czasie.

Możesz wcześnie zidentyfikować potencjalne przeszkody i w razie potrzeby dostosować kurs. Ponadto określona oś czasu motywuje wszystkich i pozwala im skupić się na osiągnięciu kamieni milowych, świętując każdy krok naprzód w trakcie realizacji projektu.

Podczas tworzenia briefu pamiętaj o uwzględnieniu osi czasu zawierającej główne fazy projektu, kluczowe kamienie milowe i terminy wykonania poszczególnych zadań.

4. Określenie wskaźników pomiaru powodzenia

Jak ocenisz skuteczność projektu? Poprzez wskaźniki powodzenia.

Wskaźniki mogą być ilościowe (np. wyniki sprzedaży i zaangażowanie użytkowników) lub jakościowe (np. zadowolenie klientów).

Wskaźniki powodzenia pozwalają śledzić postępy i w razie potrzeby podejmować świadome decyzje (np. dotyczące ruchu na stronie internetowej lub zaangażowania w mediach społecznościowych). Ponadto wzmacniają odpowiedzialność — członkowie zespołu rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do osiągnięcia celów projektu.

5. Rola interesariuszy i zespołów

Z briefów projektowych korzystają dwie kluczowe grupy: interesariusze i zespoły.

Interesariusze, czyli inwestorzy projektu, mają osobisty interes w jego powodzeniu. Mogą to być klienci finansujący projekt, kierownictwo firmy wyznaczające kierunek działań, a nawet użytkownicy końcowi, którzy będą korzystać z gotowego produktu.

Interesariusze przyczyniają się do opracowania briefu, definiując cele projektu, identyfikując grupę docelową i ustalając wskaźniki powodzenia.

Zespoły projektowe realizują plan. Mogą one obejmować kierownika projektu kierującego zespołem oraz zespoły funkcjonalne, takie jak projektanci, programiści, specjaliści ds. marketingu lub twórcy treści.

Zachęcaj do otwartej komunikacji podczas całego projektu — opinie interesariuszy i pytania zespołów sprawiają, że wszyscy czują się poinformowani i zaangażowani w osiągnięcie celów projektu.

6. Lista kluczowych rezultatów wraz z terminami

Jasna lista zadań wraz z terminami pozwala wszystkim zaangażowanym osobom zachować przejrzystość.

Znajomość terminów pozwala zespołom efektywnie planować pracę, ustalać priorytety zadań i unikać chaosu w ostatniej chwili.

Istnieją narzędzia, które pomogą Ci uporządkować chaos. Narzędzia te są dostosowane do różnych preferencji i potrzeb, a co najważniejsze, są bezpłatne! Znalezienie narzędzia do zarządzania projektami, które odpowiada potrzebom Twojego zespołu, jest więc łatwe i bezproblemowe.

Jak napisać kompleksowy opis projektu

Dobrze napisany brief projektu stanowi solidną podstawę dla powodzenia projektu. Oto przewodnik krok po kroku, jak napisać kompleksowy brief projektu:

Krok 1: Podsumuj projekt i jego cel

Krok 2: Określ cel projektu

Jeśli potrzebujesz przykładowego briefu projektowego dla marketingu, szablon briefu marketingowego ClickUp pomoże Ci uporządkować wszystkie informacje związane z projektem marketingowym w jednym miejscu, dostępnym dla wszystkich.

Pobierz ten szablon

Szablon briefu projektu marketingowego ClickUp pomaga wszystkim uczestnikom projektu być na bieżąco podczas opracowywania strategii marketingowej. Oto, w jaki sposób:

Krok 3: Nakreśl OKR i wyniki

OKR (Objectives and Key Results) to ramy, które pomagają przełożyć cele na konkretne, mierzalne wyniki.

Pobierz ten szablon

Szablon raportowania projektu ClickUp ma przejrzystą strukturę, która pozwala uchwycić wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące projektu: zadania, wydatki, a nawet niedokończone sprawy!

Dzięki jasnemu widokowi postępów projektu możesz dostrzec wszelkie przeszkody, które mogą wymagać dodatkowej uwagi.

💡 Wskazówka dla profesjonalistów:

ClickUp Docs to doskonałe narzędzie do pisania briefów projektowych. Organizuje brief projektu, dzieląc przegląd, cele, grupę docelową, wyniki i oś czasu projektu na przejrzyste sekcje.

Dokumenty ClickUp usprawniają również ten proces, oferując funkcje takie jak edycja w czasie rzeczywistym i integracja z najlepszymi narzędziami do zarządzania projektami.

Dodatkowo ClickUp Brain jest Twoim osobistym asystentem AI, zapewniającym wsparcie podczas całego procesu tworzenia briefu projektu.

ClickUp Brain to narzędzie do tworzenia zarysów projektów, burzy mózgów i śledzenia postępów. Oszczędza cenny czas i sprawia, że cały proces przebiega szybciej i wydajniej.

Znaczenie briefów projektowych w skutecznym zarządzaniu projektami

Dzięki briefowi projektowemu wszyscy są na bieżąco: nie ma już nieporozumień. Określa on cele projektu, grupę docelową, wyniki i terminy.

Możesz stworzyć solidny plan i przydzielić odpowiednim osobom odpowiednie zadania, eliminując stratę czasu i zasobów. Ponadto, gdy pojawią się pytania, każdy może odwołać się do briefu, aby upewnić się, że decyzje są zgodne z ogólnymi celami. Ta odpowiedzialność ma kluczowe znaczenie — określa indywidualne role i obowiązki, zapewniając, że każdy wie, jak przyczynić się do powodzenia projektu.

Opisy projektów pomagają wcześnie zidentyfikować potencjalne problemy. Przewidując przeszkody, możesz opracować rozwiązania i zapewnić płynny przebieg projektu, łatwo osiągając cele zarządzania projektami.

Najlepsze praktyki dotyczące pisania briefu projektu

Chociaż nie ma magicznej formuły na pisanie briefów projektowych, projekty z solidnymi briefami mają większe szanse na osiągnięcie celów na czas i w ramach budżetu.

Teraz jest idealny moment, aby zapoznać się z szablonami do zarządzania projektami. Szablony te są gotowymi planami, które będą najlepszym przyjacielem Twojego projektu, zapewniając uwzględnienie i uporządkowanie wszystkich szczegółów.

Opanowanie briefów projektowych dzięki ClickUp

Dobrze skonstruowany brief projektu jest niezbędny do skutecznego zarządzania projektami. Zapewnia jasność, usprawnia komunikację i umożliwia efektywną pracę nad wspólnymi celami.

Włączając elementy i kroki opisane w tym przewodniku, możesz tworzyć briefy projektowe, które zapewnią powodzenie Twoich projektów.

Rozwiązanie ClickUp do zarządzania projektami pomaga w płynnym zarządzaniu projektami w ramach platformy. ClickUp oferuje scentralizowany hub zapewniający jasną komunikację i wydajną realizację projektów, dzięki czemu każdy może szybciej osiągnąć swoje cele.

Zacznij korzystać z ClickUp już dziś za darmo!

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Jaki jest format briefu projektowego?

Nie ma uniwersalnego formatu tworzenia briefu projektu. Jednak najskuteczniejsze briefy mają podobną strukturę i zawierają wymienione wcześniej elementy (kontekst, cele, grupa docelowa itp.).

2. Jak napisać krótki opis przykładowego projektu?

Krótki opis projektu powinien być zwięzłym przeglądem zawierającym istotę projektu. Należy krótko przedstawić charakter projektu, cele i grupę docelową. Oto przykład briefu projektu:

Opis projektu: Opracowanie nowej strony internetowej dla naszej firmy w celu wzmocnienia tożsamości marki, poprawy UX i generowania większej liczby potencjalnych klientów. Docelowymi odbiorcami są nasi główni klienci z branży technologicznej.

3. Jaka jest różnica między briefem projektu a briefem rozwoju?

Brief projektu zapewnia szerszy przegląd projektu, obejmujący cele, grupę docelową i ogólną strategię.

Brief rozwojowy, często stosowany w tworzeniu oprogramowania, zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat specyfikacji technicznych i funkcji. Jest to bardziej szczegółowy dokument dostosowany do potrzeb zespołu programistów.