Aby procesy zaopatrzenia w Twojej organizacji przebiegały sprawnie, Ty i Twój zespół musicie monitorować procesy i stale mieć wszystko pod kontrolą. Jednak nawet usprawnione operacje mogą napotkać problemy z kluczową dokumentacją, taką jak notatka o przyjęciu towaru (GRN).
GRN to prosty dokument dwustronny między Tobą a dostawcą, który potwierdza dostarczenie towarów i ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia płynnego przebiegu procesu zaopatrzenia.
Wiele firm korzysta z oprogramowania do zarządzania zamówieniami lub oprogramowania logistycznego do obsługi działań, w tym przetwarzania notatek o przyjęciu towarów. Jednak ze względu na złożoność tych danych proces ten może być czasochłonny i podatny na błędy.
Dlatego zrozumienie GRN i ich znaczenia zapewnia płynność operacji biznesowych. W tym blogu omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o GRN.
Co to jest notatka o przyjęciu towaru (GRN)?
Notatka o przyjęciu towaru (GRN), czasami nazywana potwierdzeniem odbioru towaru, jest dwustronnym dokumentem, który potwierdza, że:
- Dostawca dostarczył towary do Twojej organizacji (w tym zamówienia zakupu, notatki dotyczące zapotrzebowania na dostawę lub faktury dostawcy)
- Twoja organizacja otrzymała te towary (gdzie dział zaopatrzenia może wystawić notatkę o przyjęciu towaru po kontroli jakości i potwierdzić datę dostawy dostarczonych towarów)
Potraktuj go jako umowę ustną sporządzoną na papierze (lub, co bardziej prawdopodobne w dzisiejszych czasach, w formie cyfrowej). Oznacza on, że obie strony wypełniły swoje zobowiązania określone w zamówieniu. Oprócz tego, że jest niezbędnym elementem procesu zaopatrzenia, jest to również ważny dokument dla działu finansowego i odgrywa kluczową rolę w procesie rozliczania zobowiązań.
Posiadanie odpowiedniej dokumentacji GRN pomaga usprawnić ogólne procesy zarządzania zamówieniami i realizacji zamówień oraz zapewnia szereg korzyści, takich jak:
- Prawidłowo weryfikuje otrzymane towary i potwierdza, że dostawca dostarczył dokładnie te towary, które zostały zamówione. Odbiorca może natychmiast zgłosić rozbieżności w ilości lub jakości, zapobiegając potencjalnym sporom w przyszłości
- Służy jako odpowiedni dokument komunikacyjny, ponieważ GRN zawiera opis otrzymanych towarów. Chroni Cię w ten sposób w przypadku jakichkolwiek problemów w przyszłości i służy jako dowód uzgodnionej jakości i ilości, zapobiegając nieporozumieniom dotyczącym dostarczonych towarów
- Odgrywa istotną rolę w trójstronnym procesie dopasowywania, który ma na celu zapewnienie dokładności płatności faktur. Porównując GRN z notatką dotyczącą zamówienia dostawy lub zamówieniem zakupu oraz fakturą dostawcy, można sprawdzić, czy wszystko się zgadza, przed dokonaniem płatności. Pomaga to również zapobiegać oszustwom związanym z fakturowaniem
- Służy jako rejestr dostarczonych towarów, umożliwiając dokładną aktualizację stanów magazynowych. Dzięki temu masz jasny obraz aktualnych zapasów i możesz podejmować świadome decyzje dotyczące przyszłych zakupów. Pomaga również działowi księgowości w weryfikacji sald magazynowych
Znaczenie notatki o przyjęciu towaru
Wyobraź sobie, że zamawiasz nowe krzesło biurowe — takie z dobrym wsparciem lędźwiowym i obrotowe! Nie możesz się doczekać, aby w końcu pozbyć się starego, skrzypiącego krzesła. Kiedy przychodzi dostawa, z podekscytowaniem rozpakowujesz pudełko i zdajesz sobie sprawę, że brakuje jednej części.
Gdybyś miał ustalone kryteria jakości i upewniał się, że akceptujesz dostawę dopiero po sprawdzeniu jakości, nie musiałbyś stawiać czoła tej stresującej sytuacji, prawda? Może się to wydawać trywialne w przypadku mniejszych organizacji, które kupują ograniczone ilości, ale co z większymi organizacjami? Nieustannie kupują one złożone elementy w dużych ilościach i potrzebują procesu, który uchroni je przed kłopotami i wąskimi gardłami w zaopatrzeniu.
Dzięki notatkom o przyjęciu towaru możesz uprościć proces księgowania zapasów i zobowiązań. Kupujący tworzy zamówienie zakupu (PO) dla każdego złożonego zamówienia, wyszczególniając elementy, których oczekuje w dostawie. W naszym przykładzie, ponieważ krzesło jest wysyłane wraz ze wszystkimi częściami i montowane w biurze, zamówienie zakupu musi zawierać wzmiankę o wszystkich częściach niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania krzesła.
Po dostawie dział przyjmujący towar weryfikuje zamówienie na podstawie GRN i dokładnie sprawdza ilość, jakość i daty ważności każdego elementu.
Jeśli wszystko jest zgodne z zamówieniem, a dostarczone towary są w dobrym stanie, odbiorca podpisuje notatkę o przyjęciu towaru. Potwierdza to, że firma dostawcza wywiązała się ze swoich zobowiązań, a Twoja organizacja otrzymała zamówienie.
Zasadniczo GRN jest istotnym elementem całego procesu zaopatrzenia, chroniącym Twoją firmę poprzez:
- Potwierdzenie poprawności zamówienia
- Zapobieganie sporom
- Ułatwianie płynnego przetwarzania faktur
- Prowadzenie dokładnej ewidencji zapasów
Niezbędne informacje wymagane w GRN
Teraz, gdy wiemy już dokładnie, dlaczego notatka o przyjęciu towaru ma kluczowe znaczenie dla procesów logistycznych i zakupowych, przyjrzyjmy się, jak powinien wyglądać prawidłowy format notatki o przyjęciu towaru. Standardowa notatka GRN zawiera następujące informacje:
1. Nagłówek
- Nazwa firmy: identyfikuje organizację odbierającą
- Numer GRN: Unikalny identyfikator konkretnego dokumentu Notatki o przyjęciu towaru
- Data: Rejestruje datę otrzymania towarów
2. Informacje o dostawcy
- Nazwa dostawcy: identyfikuje firmę, która dostarczyła towary
- Dane kontaktowe dostawcy: Mogą obejmować numer telefonu, adres e-mail itp. , do celów referencyjnych
- Numer referencyjny dostawcy: Jeśli dotyczy, podaj numer referencyjny dostarczony przez dostawcę
3. Szczegóły dostawy
- Numer zamówienia: Odnosi się do konkretnego zamówienia połączonego z dostarczonymi towarami
- Data i godzina dostawy: Rejestruje dokładny czas przybycia towaru
- Sposób dostawy: Określa sposób transportu towarów (np. ciężarówka, kurier)
- Adres dostawy: Określa adres, pod który należy dostarczyć towary
- Notatka dostawy: Zawiera wszelkie dodatkowe informacje przekazane przez dostawcę dotyczące dostawy
4. Szczegółowa lista towarów
- Opis produktu: Wyraźnie identyfikuje konkretne otrzymane elementy
- Ilość: Dokumentuje dokładną liczbę jednostek otrzymanych dla każdego elementu
- Jednostka miary: Określa jednostkę używaną do pomiaru ilości (np. pudełka, metry)
- Kod produktu/SKU: Jeśli dotyczy, należy podać wszelkie kody identyfikacyjne produktów używane przez organizację lub dostawcę
5. Podpisy
- Podpis odbiorcy: Potwierdza, że wyznaczony przedstawiciel Twojej organizacji odebrał i sprawdził towary
- Podpis dostawcy (opcjonalnie): W niektórych przypadkach przedstawiciel dostawcy może również podpisać GRN w celu potwierdzenia dostawy
GRN zapewniają wszystkim zaangażowanym stronom przejrzystą dokumentację otrzymanych towarów poprzez rejestrowanie niezbędnych informacji w przejrzystym i uporządkowanym formacie. Pomaga to usprawnić komunikację, zapobiega błędom i ułatwia płynne zarządzanie zapasami oraz proces zaopatrzenia.
Korzystając z praktycznego szablonu planu projektu ClickUp "Usprawnienie procesu łańcucha dostaw", możesz zapewnić płynność operacji i poprawić odpowiedzialność za proces łańcucha dostaw. Szablon zawiera niestandardowe statusy, pola i widoki, które pomogą Ci stworzyć standardową dokumentację do śledzenia zapasów, zarządzania GRN i skutecznej koordynacji wszystkich interesariuszy.
Problemy związane z przetwarzaniem GRN
Firmy często korzystają z narzędzi oceny i szablonów umów biznesowych do zarządzania cyklem pracy związanym z zaopatrzeniem. Jednak nadal mogą pojawić się typowe problemy, takie jak:
- Wydłużony czas realizacji dostaw i opóźnienia w wystawianiu formularzy GRN: Przetwarzanie formularzy GRN wymaga ręcznego wprowadzania informacji z zamówień zakupu i potwierdzeń dostawy. Może to być żmudne, zwłaszcza w przypadku dużych dostaw zawierających wiele elementów. Ręczne wprowadzanie danych opóźnia również cały proces zaopatrzenia, ponieważ kolejne kroki, takie jak przetwarzanie faktur i autoryzacja płatności, często wymagają zakończonego formularza potwierdzenia odbioru towarów bez wstępnie wypełnionych formularzy lub gotowej dokumentacji
- Błędy wprowadzania danych: Trzy kopie GRN są wystawiane dla każdego zakupu przez dział zamówień, zespół ds. zakupów i dostawcę. Jeśli dane są wprowadzane ręcznie, mogą pojawić się literówki i niespójności, powodujące rozbieżności między zamówieniami, fakturami i ewidencją zapasów. Na przykład literówka w liczbie otrzymanych elementów nawet w jednej kopii GRN spowoduje niezgodność z zamówieniem zakupu, powodując zamieszanie i wymagając dodatkowego czasu na uzgodnienie różnicy
- Trudności w śledzeniu statusu GRN i opóźnieniach w fakturowaniu: Papierowe notatki o przyjęciu towarów lub te przechowywane w odizolowanych systemach są trudno dostępne, co utrudnia śledzenie i identyfikowanie opóźnień w fakturowaniu. Czasami organizacja zaopatrzeniowa przechowuje GRN w systemie oddzielnym od zamówień zakupu i oprogramowania do zarządzania zapasami. Może to utrudniać śledzenie postępów i zapewnienie zgodności wszystkich informacji
- Błędy w walidacji lub weryfikacji otrzymanych towarów: Ręczna weryfikacja otrzymanych towarów jest często czasochłonna i podatna na błędy ludzkie, zwłaszcza w przypadku złożonych zamówień zawierających wiele elementów. Ponadto zwiększa to ryzyko oszustwa. Bez jasnej ścieżki audytu zespoły mogą mieć trudności z wykryciem rozbieżności lub ustaleniem, czy otrzymane towary rzeczywiście odpowiadają zamówieniu
- Opóźnienia w rozliczaniu faktur: Jeśli nota odbioru towaru zawiera niekompletne lub niedokładne informacje, z pewnością utknie w procesie zatwierdzania. Może to nadwyrężyć relacje z dostawcami, a także spowodować naliczenie odsetek od faktur dostawców. Ponadto w wielu przypadkach w cyklu pracy bierze udział kilka działów, a przetworzenie płatności wymaga wielu podpisów. Może to sprawić, że cały proces zaopatrzenia będzie bardziej czasochłonny
Szablon zarządzania zapasami ClickUp pomoże Ci zapewnić, że Twoje zapasy są zawsze uzupełniane o odpowiednie materiały. Ten gotowy do użycia i konfigurowalny szablon zawiera wstępnie zaprojektowane pola, które umożliwiają śledzenie, organizowanie i aktualizowanie wszystkich danych związanych z zapasami w jednym miejscu. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o zarządzanie poziomami zapasów lub konkretnymi elementami, co sprawia, że szablon idealnie nadaje się dla firm z dużymi lub złożonymi zapasami.
Optymalizacja procesów GRN za pomocą ClickUp
Biorąc pod uwagę tempo, w jakim przebiegają procesy zaopatrzenia w każdej organizacji, tradycyjne metody zarządzania GRN i innymi procesami mogą być uciążliwe i nieefektywne. ClickUp, kompleksowa platforma do zarządzania wydajnością i projektami, może być Twoją tajną bronią w usprawnianiu zarządzania zapasami i kompleksowych operacji biznesowych.
W przeciwieństwie do oprogramowania do zarządzania ofertami lub narzędzi do fakturowania, które działają w izolacji, ClickUp Docs pomaga zarządzać dokumentacją dla różnych działów. To tak, jakbyś miał narzędzie do edycji tekstu w ramach oprogramowania do zarządzania operacyjnego. Ta funkcja pozwala tworzyć obszerne dokumenty w wybranym formacie, a nawet współpracować z innymi w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
W przeciwieństwie do wielu innych narzędzi do tworzenia dokumentacji, dokumenty można udostępniać i edytować w czasie rzeczywistym przez wielu współpracowników. Można również osadzać w nich obrazy i linki oraz łączyć je z zadaniami.
W ten sposób można usprawnić nie tylko dostawy i zaopatrzenie, ale także operacje finansowe, zarządzanie danymi magazynowymi i procesy kontroli jakości.
Aby zarządzać procesem zaopatrzenia od początku do końca, możesz skorzystać z szablonu ClickUp Procurement. Ty i Twój zespół możecie z łatwością korzystać z tego szablonu w swoim obszarze roboczym i usprawnić proces zaopatrzenia i łańcucha dostaw. W ten sposób możesz śledzić, zarządzać i monitorować wszystkie działania związane z zaopatrzeniem bez konieczności korzystania ze skomplikowanych narzędzi do zarządzania bazami danych lub wizualizacji.
Dzięki temu, że wszystko znajduje się w jednym miejscu w ClickUp, nie musisz już korzystać z wielu narzędzi i platform. Ponadto możesz zoptymalizować wszystkie procesy operacyjne i zakupowe, korzystając z następujących korzyści:
- Wyeliminuj ręczne wprowadzanie danych lub papierowe notatki o przyjęciu towaru dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy i uproszczonym szablonom zapewniającym wydajność cyklu zakupów
- Przypisuj zadania i własność dla każdego etapu procesu dostawy za pomocą zadań ClickUp, z polami takimi jak "oczekuje na potwierdzenie wysyłki" lub "dostawa otrzymana". Gwarantuje to zgodność wszystkich zaangażowanych stron i zapewnia widoczność postępów dostawy w czasie rzeczywistym.
- Ustal jasne zależności między zadaniami, takimi jak oczekiwanie na potwierdzenie dostawy, dzięki widokowi wykresu Gantta w ClickUp. Dzięki temu zadania są wykonywane we właściwej kolejności, a proces GRN przebiega zgodnie z planem
- Wykorzystaj automatyzację ClickUp, aby skonfigurować automatyczne powiadomienia o kluczowych kamieniach milowych w procesie dostawy. Na przykład natychmiastowe powiadomienia mogą informować Cię o potwierdzeniu wysyłki lub przybyciu towarów do magazynu. Eliminuje to konieczność ręcznego śledzenia i zapewnia terminowe aktualizacje dla interesariuszy
- Śledź kompleksowe procesy zarządzania zapasami, w tym magazynowanie, uzupełnianie zapasów, potwierdzenia dostawców, koszty, status zamówień itp. dzięki konfigurowalnym pulpitom ClickUp, które zapewniają niezbędny wgląd w postępy i opóźnienia
- Usprawnij procesy zaopatrzenia za pomocą ClickUp Brain, zaawansowanego rozwiązania opartego na sztucznej inteligencji, które łączy zadania, projekty, dokumenty, wiki i wiele innych. Umożliwia to łatwe kompilowanie, podsumowywanie i analizowanie odpowiednich dokumentów i informacji, co pozwala uzyskać pełny obraz sytuacji.
- Używaj formularzy w swojej dokumentacji, aby uzyskać szczegółowe informacje dotyczące procesu zaopatrzenia i łatwo gromadzić dane od swojego zespołu lub podmiotów zewnętrznych
- Zintegruj procesy zaopatrzenia z ponad 1000 narzędzi i platform. Pomaga to skutecznie śledzić i automatyzować procesy w całym stosie technologicznym
Dzięki ClickUp możesz przekształcić obsługę GRN z uciążliwego zadania w usprawnioną i wydajną operację. Dzięki zarządzaniu tą krytyczną dokumentacją możesz ograniczyć wysiłek ręczny i błędy w rejestrowaniu, utrzymać poziomy zapasów i kryteria jakości, zapewnić terminową komunikację między odpowiednimi działami oraz szybciej rozwiązywać problemy.
Wszystko to znacznie przyczynia się do skuteczniejszej realizacji celów biznesowych.
Chcesz zautomatyzować i usprawnić całą działalność swojej firmy? Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś i przekonaj się, jaka różnica wynika z usprawnionego procesu zaopatrzenia.