Czy wierzysz, że przekraczanie barier działowych może doprowadzić do zrobienia iskry innowacji? Jeśli tak, to nie jesteś sam.
Wielu z nas uważa, że pracownicy powinni być w stanie swobodnie komunikować się ze sobą bez konieczności przechodzenia przez wiele warstw zatwierdzeń. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ warstwy te wydłużają proces i powodują opóźnienia w komunikacji biznesowej, a następnie wpływają na wzrost na kilka sposobów.
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje proste rozwiązanie tego problemu - komunikacja diagonalna. Dzięki odpowiednim strategiom można ją wdrożyć plan komunikacji bez względu na wielkość i złożoność organizacji.
Jak zawsze, jesteśmy tutaj, aby ci to wyjaśnić. Zrozummy, czym jest komunikacja diagonalna i poznajmy jej zalety, wyzwania oraz strategie komunikacji w miejscu pracy poprawa.
Czym jest komunikacja diagonalna?
Komunikacja ukośna lub poprzeczna łączy osoby, które nie mają bezpośredniego powiązania hierarchicznego, ale należą do różnych poziomów hierarchii, działów lub teamów.
W przeciwieństwie do innych rodzajów komunikacji, komunikacja ukośna eliminuje bariery między różnymi działami i poziomami, umożliwiając łatwiejszą komunikację międzyfunkcyjną. Przynosi to następujące korzyści współpracy zespołowej , zwinne środowisko pracy i zwiększona wydajność.
Oto kilka przykładów komunikacji ukośnej:
- Zespół obsługi klienta konsultuje się z liderem zespołu deweloperskiego w celu ustalenia dostępności nadchodzącej funkcji, o którą poprosił klient
- Copywriter przeprowadza wywiad z inżynierem w celu uzyskania technicznych informacji potrzebnych do stworzenia kompleksowego przewodnika po produkcie
- Lider ds. rozwoju produktu współpracuje z przedstawicielem działu obsługi klienta, aby lepiej zrozumieć potrzeby i bolączki klientów
- Specjalista ds. HR i wiceprezes ds. sprzedaży współpracują w celu określenia wymagań i kwalifikacji dla nowej pozycji w zespole sprzedaży
- Specjalista ds. marketingu szuka wskazówek od kierownika ds. finansów w zakresie alokacji budżetu na nadchodzącą kampanię
Korzyści z wdrożenia komunikacji diagonalnej w zespole
Bazując na powyższych informacjach, mogłeś już domyślić się niektórych korzyści płynących z komunikacji diagonalnej. Wymieńmy je wszystkie.
Łatwa współpraca
Co by było, gdyby pracownicy mogli po prostu współpracować i przydzielać zadania bezpośrednio sobie nawzajem? Diagonalne kanały komunikacji mogą w tym pomóc. Eliminują one potrzebę dłuższych, pośrednich i zawiłych kanałów komunikacji, przyspieszając współpracę i podejmowanie decyzji w różnych działach.
Szybszy dostęp do kluczowych danych
Komunikacja diagonalna umożliwia swobodny przepływ informacji i danych bez żadnych przeszkód i zakłóceń.
Załóżmy, że inżynier oprogramowania pracuje nad ulepszeniem produktu. Aby zrozumieć bolączki i obszary wymagające poprawy, musi wiedzieć, w jaki sposób niestandardowi klienci wchodzą w interakcję z produktem. W tym miejscu może pomóc ktoś z działu marketingu dysponujący odpowiednimi danymi.
Bez wsparcia dla komunikacji diagonalnej, proces ten angażowałby wielu interesariuszy, prowadząc do niepotrzebnych wąskich gardeł, nieefektywności i opóźnień.
Większe zaangażowanie pracowników i satysfakcja z pracy
Kiedy zachęcasz do otwartej komunikacji, wszyscy zyskują pewność siebie w efektywnym wykonywaniu swojej pracy.
Mogą bez wahania uzyskać dostęp do wszystkich istotnych informacji, co pomaga im skuteczniej angażować się w codzienną pracę i zwiększa satysfakcję. W miarę zmniejszania się bariery komunikacyjnej, zarówno liderzy, jak i pracownicy czują się wzmocnieni.
Komunikacja ukośna jest również ściśle połączona z przywództwem horyzontalnym. W przywództwie horyzontalnym wszyscy pracownicy mają aktywny głos i mogą być zaangażowani w każde zadanie w organizacji.
Mniejsze szanse na błędną interpretację informacji
Im więcej warstw musi przejść wiadomość, tym większe są szanse na jej błędną interpretację. Komunikacja diagonalna jest bezpośrednia i nie obejmuje niepotrzebnych filtrów.
Dzięki temu istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca otrzyma wiadomość w jej oryginalnym formularzu.
Jedyne zastrzeżenie? Każdy powinien używać tego samego narzędzia komunikacji aby informacje nie zostały utracone w procesie. Na przykład, jeśli ktoś używa e-maila do komunikacji, a inny woli rozmowy wideo, wiadomość może zostać utracona w tłumaczeniu.
Każda organizacja powinna mieć co najmniej jedno wspólne narzędzie komunikacji bezpośredniej, z którego wszyscy pracownicy korzystają regularnie i niezawodnie.
Lepsza praca zespołowa
Teams, które komunikują się prawidłowo, pracują prawidłowo i łatwo współpracują z innymi zespołami, pracują najlepiej.
Dobra komunikacja jest kluczem do dobrych wyników - prowadzi do lepszej koordynacji między pracownikami i zespołami, co prowadzi do lepszych wyników.
Ale to nie wszystko - lepsza komunikacja między teamami wzmacnia również relacje między pracownikami. To z kolei może pomóc we wspieraniu zdrowego i opartego na współpracy środowiska i kultury pracy.
Wyzwania związane z komunikacją ukośną
Chociaż komunikacja ukośna oferuje ogromne korzyści w zakresie zwinności i współpracy, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z jej potencjalnych pułapek:
Niewłaściwa komunikacja i przeładowanie informacjami
Różna terminologia i żargon używany w różnych działach może prowadzić do nieporozumień. Pracownicy zaangażowani w wiele przekątnych rozmów mogą być również zdezorientowani. Aby rozwiązać ten problem, należy zapewnić zwięzłą komunikację i opracować wspólny słownik terminów.
Czas i wysiłek
Wdrożenie, utrzymanie i efektywne wykorzystanie komunikacji ukośnej będzie kosztować czas i wysiłek związany z przeprowadzeniem odpowiednich sesji szkoleniowych dla pracowników. Jednak ta początkowa inwestycja znacznie przyczyni się do zapewnienia wydajności i efektywności.
Potencjalne konflikty między działami
Interakcje między różnymi działami mogą prowadzić do sporów z powodu różnych perspektyw. Aby uniknąć takich konfliktów, należy rozważyć zaangażowanie neutralnych mediatorów i zapewnić zgodność celów i priorytetów.
Zmniejszona odpowiedzialność
Trudno jest śledzić przepływ informacji, gdy nie jest on liniowy i prosty. Może to prowadzić do tendencji do przerzucania winy i niejasnej własności zadań. Zachęcając pracowników do dokumentowania komunikacji po przekątnej, można zapewnić większą odpowiedzialność.
Wyciek poufnych informacji
Komunikacja ukośna na wrażliwe tematy może prowadzić do niezamierzonych wycieków informacji. Dlatego dobrym pomysłem jest wprowadzenie jasnych wytycznych i protokołów postępowania z informacjami poufnymi.
Strategie poprawy komunikacji ukośnej w miejscu pracy
Jak już widzieliśmy, komunikacja ukośna niesie ze sobą wyzwania i może być wynikiem konfliktów między działami. Ale spokojnie! Możesz wdrożyć konkretne strategie, aby sprostać tym wyzwaniom i poprawić komunikację po przekątnej.
Możesz również polegać na współpraca międzyfunkcyjna narzędzia, takie jak ClickUp aby pomóc w tym procesie.
Oto strategie poprawy komunikacji ukośnej w miejscu pracy:
1. Stwórz ustawienie wytycznych
Podczas komunikacji ważne jest, aby być wyczyszczonym i bezpośrednim.
Aby to zapewnić, należy ustanowić wytyczne dotyczące komunikacji ukośnej w celu promowania jasności i bezpośredniości w wymianie między działami. Skup się na udostępnianiu istotnych informacji przy jednoczesnym zachowaniu jasnego i inkluzywnego języka dla lepszego zrozumienia.
Zachęcaj do aktywnego słuchania i dwukierunkowej wymiany, aby usprawnić ogólny proces komunikacji w organizacji. Możesz także tworzyć niestandardowe procesy i listy kontrolne, aby standaryzować przepływy pracy w komunikacji między działami.
Tworzenie wytycznych i procesów usprawniających komunikację ukośną przy użyciu tablic ClickUp Whiteboard Tablice ClickUp umożliwiają tworzenie map niestandardowych cykli pracy związanych z komunikacją, pokazujących przepływy między różnymi działami lub zespołami. Można wizualizować kroki, zaangażowanych interesariuszy i optymalne kanały w każdym punkcie. Stanowi to plan standaryzacji procesów komunikacji diagonalnej.
Tablic można również używać do rysowania schematów organizacyjnych i identyfikowania ścieżek komunikacji oraz linii raportowania między menedżerami i bezpośrednimi podwładnymi. Pomaga to zespołom dostrzec potencjalne wąskie gardła.
Wreszcie, wytyczne i procesy utworzone na tablicach mogą być zapisywane, eksportowane i przechowywane w ClickUp jako łatwo dostępny centralny punkt odniesienia dla każdego w organizacji.
2. Kluczowe osoby na bieżąco
Ludzie nie chcą być pomijani, zwłaszcza jeśli chodzi o informacje, które mają bezpośredni wpływ na ich pracę. Możesz poprawić proces i wyniki projektu dzięki czemuś tak prostemu, jak stworzenie przejrzystego łańcucha wiadomości wśród wszystkich interesariuszy zaangażowanych w proces. To proste, ustrukturyzowane podejście promuje płynny przepływ informacji między wszystkimi kluczowymi graczami, zmniejszając ryzyko błędnej komunikacji lub opóźnień.
Na przykład, jeśli marketer produktu chce zrozumieć punkty bólu klientów z zespołu obsługi klienta, powinien CC zespół obsługi klienta i liderów zespołów produktowych, aby wszyscy byli na bieżąco informowani.
Współpracuj i twórz dokumenty oraz integruj je z cyklami pracy swojego zespołu za pomocą ClickUp Docs, aby wszyscy byli na bieżąco
Innym potężnym sposobem jest użycie aplikacji Dokumenty ClickUp funkcja, dzięki której każdy może być na bieżąco i współpracować w czasie rzeczywistym . Umożliwia jednoczesną pracę wielu osób nad tym samym dokumentem w celu usprawnienia dynamicznej współpracy.
Dokumenty można także łączyć z powiązanymi zadaniami i projektami, co umożliwia przepływ informacji między nimi.
wzmianki w Docs powiadamiają interesariuszy o aktualizacjach związanych z ich pracą. Etykiety umożliwiają dodawanie komentarzy i przypisywanie zadań do odpowiednich zespołów. Dokumenty integrują się również z pocztą e-mail, dzięki czemu aktualizacje mogą być wysyłane bezpośrednio do skrzynek odbiorczych kluczowych osób.
Możesz użyć funkcji ClickUp Assign Comments funkcja, gdy potrzebujesz jasności w jakiejś kwestii lub musisz ponownie przyjrzeć się czemuś na własną rękę. Rozwiązuj komentarze po zrobieniu zadania.
Pozwala to utrzymać wszystko w jednym miejscu i wszyscy są na tej samej stronie, dosłownie!
3. Ogranicz liczbę kanałów komunikacji
Czy kiedykolwiek zrezygnowałeś z obejrzenia filmu na Netflix lub wypróbowania nowego dania z menu, ponieważ liczba wyborów Cię przytłoczyła? Nie jesteś sam.
Duży wybór nie zawsze jest dobrym pomysłem. Dotyczy to również miejsca pracy. Zbyt wiele aplikacji komunikacyjnych może prowadzić do niepotrzebnego zamieszania i trudności w śledzeniu rozmów i działań.
Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku komunikacji ukośnej, gdzie i tak jest więcej miejsca na zamieszanie i złożoność. Trzymaj się tylko jednego lub dwóch przekątnych kanałów komunikacji, aby zapewnić mniej nieporozumień.
Przenieś swoje rozmowy do ClickUp Chat View i współpracuj z innymi w czasie rzeczywistym
Nie musisz martwić się o rozproszoną komunikację, jeśli używasz Widok czatu ClickUp zamiast przeskakiwać między różnymi aplikacjami i skrzynkami odbiorczymi, członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do pełnego kontekstu rozmów bezpośrednio w ClickUp.
W ramach każdego projektu widok czatu przechowuje wszystkie wiadomości, komentarze i powiadomienia związane z zadaniami i celami. Cała historia jest uporządkowana chronologicznie, dzięki czemu łatwo jest nadrobić zaległości.
Ważne informacje nie są również przechowywane w prywatnych czatach. Wszyscy członkowie zespołu mogą uczestniczyć w tym samym wątku, dzięki czemu dyskusje są przejrzyste.
Dzięki widokowi czatu nie trzeba już łączyć rozproszonych rozmów, aby uzyskać pełny obraz sytuacji. Wszyscy pracują w oparciu o wspólne zrozumienie, co przyspiesza współpracę i podejmowanie decyzji.
4. Budowanie otwartej i opartej na współpracy kultury pracy
Granice między działami utrudniają komunikację na ukos, ponieważ zniechęcają członków teamów do kontaktowania się z liderami innych działów i ograniczają udostępnianie informacji.
Budowanie otwartej i opartej na współpracy kultury pracy ma kluczowe znaczenie dla zachęcania do komunikacji po przekątnej. Przejrzystość i współpraca nie tylko jej sprzyjają - są jej integralną częścią.
Przeprowadź audyt kultury, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy w kulturze organizacji i kluczowych protokołach komunikacyjnych. Następnie stwórz kompleksowy plan, aby je rozwiązać
Użyj niestandardowych Widoki ClickUp aby zarządzać audytem kultury organizacyjnej i planować ulepszenia.
Wiele widoków w ClickUp pozwala zebrać wszystkie zasoby w jednym miejscu, aby uzyskać widok całego projektu z lotu ptaka. Wybierz jeden z widoków listy, Widok Tablicy , Wykresy Gantta i nie tylko, aby organizować i śledzić zadania. Przestań też przeskakiwać między aplikacjami i zaoszczędzić czas dodając arkusze kalkulacyjne, dokumenty, wideo i inne elementy obok zadań, projektów i cykli pracy w niestandardowym widoku.
Współpracuj ze swoim zespołem, aby śledzić przebieg pracy nad projektem i zarządzać priorytetami za pomocą ClickUp Gantt Charts
5. Regularnie przeglądaj procesy
Płynna komunikacja po przekątnej ma kluczowe znaczenie dla dostosowania międzyfunkcyjnych Teams. Przeprowadzaj regularne przeglądy procesów, aby zoptymalizować przepływ informacji i współpracę między działami. Udostępnianie zaktualizowanych raportowania statusu projektów śledzenie kamieni milowych i ocena zgodności z pierwotnym planem.
Śledzenie postępów w realizacji kamieni milowych i celów, które łączą wiele Teams. Identyfikacja punktów tarcia lub opóźnień w przekazywaniu pracy po przekątnej.
Aktywnie uwzględniaj informacje zwrotne od interesariuszy na wszystkich poziomach. Umożliwiaj swoim pracownikom sugerowanie ulepszeń procesów, które nie działają sprawnie. Wspieraj otwarte, przejrzyste dyskusje między menedżerami i bezpośrednimi raportującymi. Szablon audytu i usprawniania procesów ClickUp przyda się w tym ćwiczeniu. Szablon ten pomaga ocenić istniejące procesy i zmienić te, które wymagają poprawy.
Posiada wiele niestandardowych widoków, statusów i pól, które pomogą Ci przyswoić i wchłonąć informacje potrzebne do osiągnięcia strategicznego dostosowania komunikacji diagonalnej.
Oceniaj procesy i identyfikuj obszary wymagające poprawy dzięki szablonowi ClickUp Process Audit and Improvement Template
Rola komunikacji ukośnej w zarządzaniu zadaniami
Komunikacja diagonalna odgrywa kluczową rolę w osiąganiu celów komunikacji organizacyjnej. Jednak inne rodzaje komunikacji są pomocne we współpracy zarządzaniu zadaniami też. Poznajmy trzy główne tryby komunikacji w miejscu pracy:
1. Komunikacja pozioma
Komunikacja pozioma to wymiana informacji między liderami lub pracownikami na tym samym poziomie hierarchii w organizacji. Promuje to koordynację, planowanie i pracę zespołową.
Na przykład, podczas opracowywania nowego produktu można spotkać się z liderami z różnych teamów (projektowego, marketingowego, sprzedażowego, inżynieryjnego), aby omówić kolejne kroki i zająć się ich wymaganiami w celu osiągnięcia wspólnych celów.
2. Komunikacja pionowa
Komunikacja pionowa obejmuje przepływ informacji między różnymi poziomami hierarchii w organizacji. Obejmuje to komunikację od menedżerów wyższego szczebla do ich podwładnych (w dół) oraz od podwładnych do menedżerów wyższego szczebla (w górę). Komunikacja pionowa zapewnia, że cele i oczekiwania są skutecznie przekazywane w całej organizacji.
Przykład komunikacji w dół: Kierownik ds. marketingu i projektów wysyła e-mail do zespołu marketingowego, przedstawiając nową strategię reklamową i jej oczekiwane wyniki.
Przykład komunikacji w górę: Członkowie Teams składają regularne raporty swoim liderom/menedżerom zespołów, informując ich o statusach spotkań i postępach w projektach oraz sugerując obszary wymagające poprawy.
3. Komunikacja ukośna
Komunikacja ukośna to połączenie komunikacji poziomej i pionowej. Nie ogranicza ona menedżerom i członkom zespołu możliwości komunikowania się ze sobą, niezależnie od zajmowanej pozycji czy działu. Sprzyja to lepszej współpracy i rozwiązywaniu problemów, co prowadzi do lepszych wyników.
Wszystkie trzy sposoby komunikacji są kluczowe na różnych scenach lub w różnych procesach w organizacji.
Usuń bariery komunikacyjne za pomocą ClickUp
Zapewne zdajesz sobie sprawę z tego, jak korzystna jest skuteczna komunikacja ukośna w pomaganiu organizacjom w osiąganiu ich celów celów komunikacyjnych i poprawić współpracę.
Jeśli relacje między liderami i członkami zespołu są pozytywne, dane i informacje mogą swobodnie przepływać, co może pomóc poprawić wydajność i produktywność procesów . Co więcej, poprawa komunikacji diagonalnej pomaga również pracownikom na wszystkich poziomach budować silniejsze relacje interpersonalne.
Pomocne jest również posiadanie narzędzia, które sprzyja powodzeniu komunikacji po przekątnej, dzięki czemu można skupić się na innych wyzwaniach. Dzięki ClickUp możesz szybko poprawić współpracę między działami.
Pozwól na swobodny przepływ dwukierunkowych rozmów między kierownictwem a pracownikami. Dostosuj całą siłę roboczą do wspólnych celów, korzystając z funkcji takich jak czat w czasie rzeczywistym, dokumenty i niestandardowe widoki. Koniec z czekaniem dniami na odpowiedzi na zapytania lub decyzje. Koniec z powielaniem pracy w różnych Teams. Silosy znikają, a wydajność gwałtownie rośnie.
ClickUp centralizuje komunikację, dzięki czemu Twoi pracownicy mają potrzebne informacje na wyciągnięcie ręki. Zarejestruj się w ClickUp za Free już dziś!
Najczęściej zadawane pytania
1. **Co odróżnia komunikację ukośną od komunikacji poziomej i pionowej?
Komunikacja diagonalna obejmuje współpracę między osobami, które nie są w bezpośrednich relacjach hierarchicznych, ale należą do różnych działów lub teamów.
Komunikacja pozioma odbywa się między rówieśnikami, a komunikacja pionowa obejmuje komunikację między różnymi poziomami hierarchii. Komunikacja diagonalna łączy zarówno hierarchię, jak i granice działów, wspierając współpracę międzyfunkcyjną.
2. **Jak komunikacja diagonalna może zwiększyć wydajność i rozwiązywanie problemów w moim zespole?
Komunikacja ukośna umożliwia bezpośredni przepływ informacji między osobami w różnych działach i na różnych poziomach hierarchii, eliminując niepotrzebne warstwy. Prowadzi to do szybszego dostępu do kluczowych danych i promocji współpracy.
Komunikacja ukośna usprawnia pracę zespołową i przyczynia się do zdrowej kultury pracy, ograniczając błędne interpretacje i sprzyjając bardziej kooperacyjnemu środowisku pracy.
3. **W jaki sposób ClickUp ułatwia i usprawnia komunikację diagonalną w zespole?
ClickUp to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami i współpracy, które może zastąpić kilka narzędzi. Dzięki niemu wszyscy pracują na jednej platformie, która została zaprojektowana do zarządzania każdym rodzajem pracy.
Funkcje ClickUp, takie jak widok czatu i przypisywanie komentarzy, umożliwiają współpracę z każdym i nad każdym zadaniem w organizacji. Oznacza to koniec z przeskakiwaniem z jednej platformy na drugą tylko po to, by pracować z różnymi Teamsami. Wszystko, czego potrzebujesz, to zebrać wszystkich w ClickUp i rozpocząć współpracę w czasie rzeczywistym.