Jako kierownik zarządzania projektami musisz oszacować i zarządzać wieloma zmiennymi związanymi z projektem. Obejmuje to definiowanie wymagań biznesowych, tak aby można je było przełożyć na konkretne zadania projektowe.
Wymagania projektowe określają „minimalny” poziom, jaki produkt musi osiągnąć, aby skutecznie rozwiązać problemy użytkowników końcowych. Wymagania dotyczące cech technicznych i aspektów projektu — czyli cech, funkcji i możliwości produktu końcowego — w terminologii zarządzania projektami nazywane są wymaganiami technicznymi.
W tym kompleksowym przewodniku po wymaganiach technicznych w zarządzaniu projektami omówimy różne rodzaje wymagań technicznych, z którymi możesz się spotkać, oraz sposoby ich skutecznego gromadzenia i zarządzania nimi.
Czym są wymagania techniczne?
W zarządzaniu projektami wymagania techniczne stanowią plan, który określa funkcjonalności, funkcje i aspekty techniczne, jakie musi spełniać projekt.
Obejmują one również wszelkie ograniczenia techniczne, które należy pokonać, aby osiągnąć powodzenie w realizacji projektu.
Z punktu widzenia oprogramowania wymagania techniczne projektu odnoszą się do sposobu, w jaki produkt jest tworzony. W związku z tym wymagania te obejmują aspekty związane ze sprzętem, oprogramowaniem, wydajnością, niezawodnością i bezpieczeństwem.
Załóżmy, że chcesz stworzyć narzędzie dla przedsiębiorstw, w którym priorytetem jest praca zdalna, umożliwiające Twojemu zespołowi pracę z domu.
Kluczowe kwestie, które warto rozważyć, obejmują sposób uwierzytelniania użytkowników, sposób przyznawania im dostępu do danych, rodzaj funkcji komunikacyjnych, z których powinni korzystać (usługi takie jak czat, e-maile, wideo-konferencje itp.), i tak dalej.
Twoje wymagania techniczne będą koncentrować się na zapewnieniu płynnej komunikacji, współpracy, dostępności oraz spełnieniu wymagań dotyczących bezpieczeństwa.
Poniższe wymagania i funkcje będą stanowić podstawę techniczną tego projektu:
- Kompatybilność z urządzeniami (laptopami, komputerami stacjonarnymi, telefonami komórkowymi itp.) i systemami operacyjnymi
- Wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu
- Język programowania, którego należy używać
- VPN (wirtualna sieć prywatna) zapewniająca bezpieczny dostęp do sieci i zasobów firmy
- Funkcje wielojęzyczne w programowaniu oprogramowania
- Systemy przechowywania danych i zarządzania dokumentami w chmurze
- Protokoły szyfrowania i uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) zapewniające bezpieczeństwo
- Szybkie połączenie internetowe w sporym stopniu wspierające prowadzenie wideokonferencji, udostępnianie plików itp.
- Oprogramowanie do zdalnego dostępu do pulpitu dla wsparcia IT w celu rozwiązywania problemów na urządzeniach pracowników
- Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak RODO, CCPA itp.
Źródła wymagań technicznych mogą być różne, np. wytyczne regulacyjne, aktualne trendy rynkowe itp.
Wymagania techniczne dotyczą kluczowych kwestii w procesie zarządzania projektami, takich jak:
- W jaki sposób produkt zaspokoi potrzeby i oczekiwania użytkownika końcowego?
- W jaki sposób produkt będzie zgodny z zatwierdzonymi normami technicznymi?
- Jakie wrażenia odczuwają użytkownicy końcowi podczas korzystania z produktu?
- Jakie zasoby techniczne pomogą zrealizować potrzeby użytkowników końcowych?
- W jaki sposób produkt zintegruje się z istniejącymi systemami i infrastrukturą?
- Jakie są wymagania dotyczące wydajności i skalowalności?
- Jakie środki bezpieczeństwa pomogą chronić zasoby systemu i jego dane?
- W jaki sposób produkt będzie radził sobie z błędami, wyjątkami i sytuacjami granicznymi?
- Czy istnieją jakieś wymogi dotyczące zgodności i przepisy, które należy spełnić?
- Jakie są wymagania dotyczące konserwacji i wsparcia technicznego?
- W jaki sposób produkt zostanie przetestowany, aby upewnić się, że spełnia określone wymagania techniczne?
- Jakie są wymagania dotyczące wdrożenia i uruchomienia produktu?
Nie ma dwóch identycznych zestawień wymagań technicznych — wszystko zależy od Twojego produktu i ostatecznych celów projektu.
Znaczenie wymagań technicznych w zarządzaniu projektami
71% projektów kończy się całkowitą porażką lub napotyka „trudności” — główną przyczyną jest to, że nie zapewniają one funkcji i możliwości, których oczekuje klient.
Jednym ze sposobów jest stworzenie szczegółowej karty projektu.
Jednak w przypadku oprogramowania dokumentacja wymagań technicznych poprawia wzajemne zrozumienie między zespołami a klientami, dzięki czemu wszyscy wiedzą, czego mogą się spodziewać.
Gwarantuje to również, że problemy techniczne i usterki nie będą hamować postępów w projekcie.
Skupienie się na planowaniu zarządzania wymaganiami technicznymi to mądre posunięcie, ponieważ:
1. Zapewnia systematyczne podejście do planowania projektów
W złożonych projektach wymagania mogą mieć charakter wielopoziomowy. Dokument zawierający specyfikację techniczną pomaga stworzyć listę priorytetów podzadań i traktuje każde z nich jako mniejszy projekt. Zapewnia to większą wydajność, przejrzystość i uporządkowanie procesu planowania projektu.
2. Zapobiega rozszerzaniu zakresu projektu
Wczesne ustalenie zakresu projektu w odniesieniu do cech i funkcji produktu może zaoszczędzić zespołowi sporo wysiłku i czasu. Dokument zawierający wymagania techniczne określa wszystkie cechy produktu niezbędne z technicznego punktu widzenia
3. Służy również jako punkt odniesienia w zakresie wykorzystania zasobów technicznych
Dokument specyfikacji technicznej, który można udostępniać, określa ilość i rodzaj zasobów technicznych, które mają zostać wykorzystane. Ułatwia to kierownikom zarządzania projektami oszacowanie kosztów i dotrzymanie budżetu
4. Pomaga zespołom przejść w „tryb skupienia”
Nieprzewidziane opóźnienia, brak dostępności zasobów, zmieniające się oczekiwania klientów itp. hamują tempo pracy zespołu. Posiadanie podręcznego dokumentu pomaga zespołowi skupić się na pożądanym produkcie końcowym, zachowując wszystkie oczekiwane funkcje i cechy w nienaruszonym stanie.
5. Umożliwia podejmowanie świadomych decyzji
Dzięki rzetelnym informacjom na temat wyników Twojego produktu alokacja kosztów, zasobów, infrastruktury itp. staje się dziecinnie prosta.
6. Umożliwia sprawne przeprowadzanie testów użytkowników
Każda funkcja produktu musi przejść rygorystyczne testy użytkowe, aby zapewnić, że spełnia oczekiwania klienta, a dokument specyfikacji technicznej gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte na etapie testowania.
Różne przykłady wymagań technicznych
Wymagania techniczne różnią się w zależności od charakteru tworzonego produktu.
1. Wymagania funkcjonalne
Określają one, co produkt powinien osiągnąć, aby dostosować się do konkretnych zachowań użytkowników. Podkreślają one funkcje, które produkt musi realizować, wykorzystując scenariusze użycia, historie użytkowników itp.
2. Wymagania niefunkcjonalne
Określają one kluczowe kryteria, takie jak wydajność, bezpieczeństwo, niezawodność, użyteczność itp., które pozwalają ocenić działanie produktu
3. Wymagania systemowe
Określają one specyfikacje techniczne, które produkt musi spełniać, aby zaspokoić potrzeby użytkowników, i obejmują wymagania sprzętowe, wymagania dotyczące oprogramowania itp.
4. Wymagania użytkowników
Zawierają one listę oczekiwań użytkowników wobec produktu oraz odpowiadające im opisy konkretnych, poszukiwanych funkcji
5. Wymagania biznesowe
Wymagania te stanowią ogólne cele, które produkt musi osiągnąć, aby zaspokoić potrzeby organizacji i uzasadnić inwestycję.
6. Wymagania dotyczące interfejsu
Określają one, w jaki sposób produkt będzie współdziałał z istniejącymi systemami i komponentami, obejmując wymagania dotyczące interfejsów API, formatów danych, protokołów komunikacyjnych itp.
7. Wymogi prawne i dotyczące zgodności
Są to podstawowe wymagania niezbędne do zapewnienia zgodności z odpowiednimi przepisami, regulacjami i standardami branżowymi dotyczącymi prywatności danych, bezpieczeństwa, dostępności itp.
Istnieje jeszcze jeden sposób na rozróżnienie różnych aspektów wymagań technicznych.
Przegląd dziesięciu rodzajów wymagań technicznych, które należy uwzględnić podczas tworzenia oprogramowania
- Dostępność: Odnosi się do „czasu”, w którym użytkownicy końcowi/Teams mogą korzystać z oprogramowania; jest wyrażana w procentach i definiowana przez wskaźnik „czasu sprawności”. Im bliżej 100%, tym lepiej.
- Niezawodność: Wskazuje średni czas, przez jaki oprogramowanie działa bez awarii — im dłuższy ten czas, tym większa niezawodność oprogramowania. Wskaźnik ten znany jest również pod nazwą MTBF (średni czas między awariami).
- Jakość danych: Wskazuje, na ile dane są użyteczne i wysokiej jakości
- Bezpieczeństwo informacji: Gwarantuje, że udostępnianie danych odbywa się w bezpieczny sposób, a dane wrażliwe są chronione za wszelką cenę
- Wydajność: Oznacza czas ładowania produktu
- Dostępność: Gwarantuje, że kluczowe informacje są dostępne dla wszystkich przez cały czas i przy minimalnym wysiłku
- Łatwość utrzymania: Opisuje, jak szybko marka rozwiązuje problemy techniczne — mierzy się to wskaźnikiem MTTR (średni czas naprawy), a magiczna liczba to mniej niż 60 minut
- Dostępność usługi: Odnosi się do szybkości, z jaką zespoły wprowadzają aktualizacje, zmiany itp. w oprogramowaniu bez zakłócania jego użytkowania.
- Błąd ludzki: Oznacza to, że oprogramowanie lub produkt powinny być w stanie rozpoznać, kiedy użytkownik popełnia błąd, i poinformować go o tym.
Niezależnie od rodzaju wymagań technicznych, które musisz zebrać, postępuj zgodnie z ustalonym procesem, aby prawidłowo je określić (więcej na ten temat poniżej).
Jak gromadzić wymagania techniczne w ramach zarządzania projektami?
Gromadzenie wymagań technicznych to prosty, liniowy proces. Podzieliliśmy go dla Ciebie na pięć prostych kroków.
Krok 1: Zbierz informacje ze wszystkich istotnych źródeł
Podczas zbierania opinii upewnij się, że nie pomijasz żadnego ważnego interesariusza ani grupy użytkowników. Jednocześnie uwzględniaj wyłącznie opinie z odpowiednich źródeł, które mają wiedzę i doświadczenie związane z produktem.
Wskazówki, których warto przestrzegać:
- Skonsultuj się z osobami, które mają bezpośredni kontakt z produktem, takimi jak użytkownicy końcowi, klienci, interesariusze, menedżerowie produktu, programiści itp.
- Twórz niestandardowe ankiety i przeprowadzaj spersonalizowane wywiady na temat „minimalnych oczekiwań” wobec produktu
- Zorganizuj wewnętrzne spotkanie z zespołem w celu weryfikacji zebranej listy wymagań technicznych
Krok 2: Przeprowadź analizę użytkowania
Określenie wymagań dotyczących wydajności produktu wymaga wyjścia poza strefę komfortu.
Obejmuje to przeprowadzanie ankiet wśród zewnętrznych interesariuszy, konsultacje z ekspertami z danej dziedziny oraz rozmowy z klientami przy użyciu wszelkich możliwych środków.
Wskazówki, których warto przestrzegać:
- Przeprowadź badania rynku, aby zrozumieć aktualne trendy
- Opracuj profile użytkowników końcowych, aby lepiej zrozumieć ich wzorce zachowań
Połącz wyniki, aby dowiedzieć się, jak dobrze radzi sobie Twój produkt i czy zapewnia satysfakcję klientów.
Krok 3: Stwórz scenariusze użytkowania i skup się na tworzeniu prototypów
Gdy już masz gotową strukturę odniesienia, nadszedł czas, aby zabrać się do pracy i zbudować prototyp.
Wskazówki, których warto przestrzegać:
- Stwórz zestaw różnorodnych scenariuszy użytkowania, aby przetestować swój framework
- Zachęcaj użytkowników do bezpośredniej interakcji, aby zrozumieć, co działa, a co nie
- Napisz szczegółowy raport zawierający diagramy przypadków
Krok 4: Uwzględnij cechy techniczne
Ważne jest dokładne określenie komponentów sprzętowych i programowych.
Standardowe parametry, które należy określić ilościowo, obejmują wydajność, skalowalność, dostępność zasobów, opóźnienia systemowe, bezpieczeństwo i inne.
Regularnie organizuj spotkania z zespołem, aby dopracować wymagane parametry techniczne.
Na przykład wymagania techniczne dotyczące tworzenia aplikacji obejmowałyby czas sprawności, szybkość działania aplikacji, protokół bezpieczeństwa, łatwość obsługi, częstotliwość tworzenia kopii zapasowych, skalowalność, konserwację i tak dalej.
Krok 5: Zweryfikuj dokument zawierający wymagania techniczne
Po zakończeniu prac przygotowawczych możesz stworzyć dokument zawierający wymagania techniczne.
Chcesz uzasadnić każde wymaganie związane z funkcją i techniczne, które zapisujesz na papierze.
Do zrobienia uwzględnij poniższe elementy i zadbaj o to, by proces był niezawodny:
- Użytkownicy końcowi przypisani do użyteczności produktu
- Kamienie milowe i odpowiadające im terminy
- Struktura zespołu oraz wymagane umiejętności i kompetencje
- Cykl życia procesu rozwoju projektu, w tym zakres projektu, planowanie, zarządzanie zmianami, zasoby, cykl pracy i plany awaryjne
- Szczegóły dotyczące produktu – od wstępnych badań po funkcje określone na etapie planowania projektu
- Protokoły i odpowiadające im wyniki, których oczekują klienci
- Wymagania systemowe i środki ograniczające ryzyko
- Czynniki zewnętrzne, takie jak otoczenie, przepisy itp.
- Specyfikacje, takie jak rozmiar, waga, wysokość, kolor, kształt itp. w przypadku towarów fizycznych oraz systemy operacyjne, interfejs itp. w przypadku produktów cyfrowych
Wskazówki, których warto przestrzegać:
- Współpracuj z członkami zespołu, klientami i innymi interesariuszami, aby uzyskać ich opinie
- Skonsultuj się z kadrą kierowniczą i zespołem kierowniczym, aby uzyskać ostateczną zgodę
Jak sporządzać precyzyjne i szczegółowe wymagania techniczne za pomocą ClickUp
Podczas planowania projektu kierownicy projektów muszą ocenić wiele czynników, aby zapewnić, że ostateczny plan projektu spełnia wszystkie potrzeby biznesowe i techniczne. W zależności od rodzaju projektu same wymagania techniczne mogą obejmować nawet kilkadziesiąt punktów.
Nie musisz robić obszernych notatek, aby mieć nad tym wszystkim kontrolę — wystarczy skorzystać z bezpłatnych szablonów dokumentacji technicznej dostępnych w ClickUp.
ClickUp to zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami, które zapewnia pełną kontrolę i umożliwia gromadzenie wymagań technicznych oraz zarządzanie nimi za pomocą jednego kliknięcia.
Oto przegląd przydatnych funkcji, które ClickUp oferuje do zarządzania wymaganiami technicznymi:
1. Widok formularza w ClickUp do przeprowadzania ankiet w czasie rzeczywistym
Co zrobić, jeśli chcesz przeprowadzić wywiad z dyrektorem generalnym w ostatniej chwili, aby przeprowadzić promocję swojego nowego produktu w renomowanym magazynie cyfrowym, ale on ma mało czasu?
Wykorzystaj formularze, aby umożliwić dyrektorowi generalnemu udzielanie odpowiedzi na pytania w dogodnym dla niego czasie i miejscu.
Wykorzystaj widok formularza w ClickUp do przeprowadzania ankiet, wywiadów, sondaży itp. wśród interesariuszy, menedżerów, programistów i innych osób.
Jedna z najczęściej zgłaszanych funkcji, ClickUp Forms, oferuje logikę warunkową, która pozwala tworzyć inteligentne, dynamiczne formularze służące do zbierania opinii o produktach, obsługi zgłoszeń kreatywnych, kierowania potencjalnych klientów do działu sprzedaży i nie tylko.
Nigdy nie przegapisz ważnych informacji, których terminowość ma kluczowe znaczenie, ani istotnych opinii użytkowników.
Ta funkcja pozwala na:
- Natychmiast rejestruj odpowiedzi i kieruj zadania do odpowiedniego zespołu we właściwym czasie
- Przekształcaj odpowiedzi w zadania, które można śledzić, i włączaj je bezpośrednio do swojego cyklu pracy, aby podjąć natychmiastowe działania
- Niestandardowe pytania i zbieranie istotnych informacji
Oto, jak formularze ClickUp dostosowują się do codziennych sytuacji:
- Umożliwiaj użytkownikom zgłaszanie wniosków dotyczących nowych funkcji, raportowanie błędów lub sugerowanie ulepszeń w zakresie UX, a ich odpowiedzi będą przekształcane w zadania, które można śledzić w rejestrze zadań produktowych Twojego zespołu
- Wdrażanie formularzy do raportowania incydentów IT, zarządzania zmianami, wniosków o sprzęt i nie tylko
- Tworzenie niestandardowych formularzy, które aktualizują się w czasie rzeczywistym w oparciu o potrzeby klienta, zapewniając wysoce spersonalizowane doświadczenie
Dokumentacja ClickUp i AI do analizy jakości danych i pozyskiwania wniosków
Zbieranie opinii klientów to świetna sprawa, ale informacje te są bezużyteczne, jeśli nie potrafisz wyciągnąć z nich wniosków i wykorzystać ich do poprawy wyników.
Poznaj ClickUp Docs i ClickUp AI.
ClickUp Docs doskonale nadaje się do tworzenia — i edytowania — dokumentu wymagań technicznych w czasie rzeczywistym wraz z zespołem. Oznaczaj innych w komentarzach, przypisuj zadania do wykonania i przekształcaj tekst w zadania, które można śledzić.
Twórz kompleksowe specyfikacje techniczne, które jasno określają zakres i cele projektu.
Dokumentuj i przekazuj wymagania dotyczące produktu, takie jak niezbędne funkcje, kluczowe funkcjonalności oraz oczekiwane wrażenia użytkownika.
Przekształcaj cele i wymagania w zadania i podzadania, a następnie prowadź śledzenie w jednym miejscu.
Aby zwiększyć dokładność i przyspieszyć pracę, generuj dokumenty zawierające wymagania techniczne za pomocą ClickUp AI, która oferuje ponad 100 gotowych szablonów dostosowanych do Twoich potrzeb. Oto przykład gotowego do użycia szablonu strony tytułowej raportu technicznego ClickUp.
Jednym z popularnych narzędzi ClickUp opartych na sztucznej inteligencji i dostosowanych do ról jest generator dokumentów specyfikacji technicznych, który pomaga tworzyć dokumenty specyfikacji technicznych, analizować dane klientów pod kątem takich czynników, jak profile użytkowników końcowych, wzorce zachowań itp., usprawniać procesy oraz zwiększać wydajność.
Zaoszczędź cenny czas, który w przeciwnym razie poświęciłbyś na formatowanie i porządkowanie dokumentu zawierającego wymagania techniczne. Dodaj niezbędne informacje (np. uwagi projektowe, szczegóły wdrożenia i inne) i pozwól, aby generator zajął się resztą!
Jasno sformułowane wymagania techniczne pozwalające zamknąć luki w funkcjonalności i wydajności
Wymagań technicznych nie należy traktować jako kwestii drugorzędnej — są one dla Twojego projektu tak samo ważne jak królowa w partii szachów!
Wymagania techniczne to konkretne opisy specyfikacji technicznych projektu, w tym wymagania sprzętowe i programowe, standardy kodowania, standaryzacja procesów, procedury testowania itp.
Przedstawione w jasny i szczegółowy sposób, prowadzą projekt do powodzenia.
Jednak prawdziwą cechą charakterystyczną wartościowego dokumentu wymagań technicznych jest to, że jest on przejrzysty wizualnie, zgodny z faktami, opracowany wspólnie i łatwy do zrozumienia.
Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, spełnia wszystkie wymagania związane z zarządzaniem technicznym i planowaniem projektów — od definiowania wymagań technicznych projektu po zarządzanie oczekiwaniami klientów i realizację wszystkich zadań pomiędzy. Zarejestruj się za darmo już dziś!