Jako kierownik projektu musisz oszacować i zarządzać wieloma zmiennymi związanymi z projektem. Obejmuje to definiowanie wymagań biznesowych, aby można je było przełożyć na konkretne zadania projektu.
Wymagania projektu definiują "minimalny" poziom odniesienia, jaki produkt musi osiągnąć, aby skutecznie rozwiązać bolączki użytkownika końcowego. Wymagania, które odnoszą się do technicznych cech i aspektów projektu - funkcji, funkcji i możliwości produktu końcowego - nazywane są wymaganiami technicznymi zarządzanie projektami .
W tym kompleksowym przewodniku po wymaganiach technicznych w zarządzaniu projektami omówimy różne rodzaje wymagań technicznych, z którymi możesz się spotkać, oraz sposoby ich gromadzenia i skutecznego zarządzania nimi.
Czym są wymagania techniczne?
W zarządzaniu projektami wymagania techniczne są planem, który określa funkcje, funkcje i aspekty techniczne, które musi spełniać projekt.
Obejmują one również wszelkie ograniczenia techniczne, które należy pokonać w celu powodzenia projektu.
Z perspektywy produktu oprogramowania, wymagania techniczne wymagania projektu odnoszą się do sposobu budowy produktu. W związku z tym wymagania te będą obejmować sprzęt, oprogramowanie, wydajność, niezawodność i aspekty bezpieczeństwa.
Załóżmy, że chcesz zbudować zdalne narzędzie dla przedsiębiorstw, które pozwoli Twojemu zespołowi pracować z domu.
Kluczowe kwestie, o których należy pomyśleć, obejmują sposób uwierzytelniania użytkowników, sposób oferowania im dostępu do danych, funkcje komunikacyjne (takie jak czat, e-mail, wideokonferencje itp.) itp.
Wymagania techniczne będą koncentrować się na zapewnieniu płynnej komunikacji, współpracy, dostępności i spotkaniu z wymaganiami bezpieczeństwa.
gotowy do użycia szablon wymagań systemowychClickUp
jest dobrodziejstwem dla projektów rozwoju oprogramowania
Następujące wymagania i funkcje będą stanowiły techniczny fundament tego projektu:
- Kompatybilność z urządzeniami (laptopy, pulpity, telefony komórkowe itp.) i systemami operacyjnymi
- Wymagania dotyczące oprogramowania i sprzętu
- Język programowania do użycia
- VPN (wirtualna sieć prywatna) dla bezpiecznego dostępu do sieci i zasobów firmy
- Możliwość programowania oprogramowania w wielu językach
- Systemy przechowywania i zarządzania dokumentami oparte na chmurze
- Protokoły szyfrowania i uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla bezpieczeństwa
- Szybkie połączenie internetowe w celu wsparcia wideokonferencji, udostępniania plików itp.
- Oprogramowanie pulpitu zdalnego dla wsparcia IT w celu rozwiązywania problemów na urządzeniach pracowników
- Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych, takimi jak GDPR, CCPA itp.
Źródło wymagań technicznych może być różne, w tym wytyczne regulacyjne, aktualne trendy rynkowe itp.
Wymagania techniczne odpowiadają na zasadnicze pytania w procesie zarządzania projektami, takie jak:
- W jaki sposób produkt zaspokoi potrzeby i oczekiwania użytkownika końcowego?
- W jaki sposób produkt będzie zgodny z zatwierdzonymi standardami technicznymi?
- Czego doświadczają użytkownicy końcowi podczas interakcji z produktem?
- Jaki rodzaj zasobów technicznych pomoże spełnić żądania użytkownika końcowego?
- W jaki sposób produkt zostanie zintegrowany z istniejącymi systemami i infrastrukturą?
- Jakie są wymagania dotyczące wydajności i skalowalności?
- Jakie środki bezpieczeństwa pomogą chronić zasoby systemu i jego dane?
- W jaki sposób produkt będzie obsługiwał błędy, wyjątki i przypadki brzegowe?
- Czy są jakieś wymagania dotyczące zgodności z przepisami i regulacjami, które należy spełnić?
- Jakie są wymagania dotyczące konserwacji i wsparcia?
- W jaki sposób produkt będzie testowany, aby upewnić się, że spełnia określone wymagania techniczne?
- Jakie są wymagania dotyczące wdrożenia i implementacji produktu?
Żadne dwa dokumenty wymagań technicznych nie wyglądają tak samo - wszystko zależy od produktu i celów końcowych projektu.
Znaczenie wymagań technicznych w zarządzaniu projektami 71% projektów kończy się niepowodzeniem lub zostaje "zakwestionowanych" - główną przyczyną jest to, że nie dostarczają funkcji i funkcji, których oczekuje klient.
Tworzenie dogłębnej karta projektu to jeden ze sposobów.
Jednak w przypadku oprogramowania, dokument wymagań technicznych zwiększa wzajemne zrozumienie między teamami i klientami, dzięki czemu każdy wie, czego się spodziewać.
Zapewnia również, że problemy techniczne i usterki nie utrudniają postępu projektu.
Skupienie się na wymaganiach technicznych planowanie zarządzania wymaganiami jest mądrym posunięciem, ponieważ:
Wprowadza systematyczne podejście do planowania projektu
Wymagania w złożonych projektach mogą być wielowarstwowe. Dokument specyfikacji technicznej pomaga w stworzeniu listę priorytetów podzadań i traktuje każde podzadanie jako mniejszy projekt. Zapewnia to większą wydajność, przejrzystość i organizację procesu planowania projektu
Zapobiega rozrostowi zakresu
Ugruntowanie zakres projektu wczesne określenie funkcji i cech produktu może zaoszczędzić zespołowi wiele wysiłku i czasu. Dokument wymagań technicznych podkreśla wszystkie funkcje produktu potrzebne z technicznego punktu widzenia
Podwaja się jako punkt odniesienia do korzystania z zasobów technicznych
Dokument specyfikacji technicznej, który można udostępniać, podkreśla ilość i rodzaj zasobów technicznych, które należy wykorzystać. Ułatwia to kierownikom projektów szacowanie kosztów i trzymanie się budżetu
Prowadzi Teams do "trybu skupienia "
Nieprzewidziane opóźnienia, niedostępność zasobów, zmieniające się oczekiwania klienta itp. utrudniają pracę zespołu. Posiadanie podręcznego dokumentu pomaga zespołowi skupić się na pożądanym produkcie końcowym z zachowaniem wszystkich oczekiwanych funkcji i funkcjonalności
Drives informed decision-making
Dzięki rzetelnemu wglądowi w wydajność produktu, alokacja kosztów, zasobów, infrastruktury itp. staje się dziecinnie prosta
Umożliwia płynne testowanie przez użytkowników
Każda funkcja produktu musi przejść rygorystyczne testy użytkowników, aby upewnić się, że spełnia oczekiwania klienta, a dokument specyfikacji technicznej gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte w fazie testowania
Różne rodzaje wymagań technicznych
szybkie uruchamianie projektów dzięki *[szablon wymagań dotyczących zarządzania projektami_ClickUp](https://clickup.com/templates/project-management-requirements-t-200549854)* Wymagania techniczne różnią się w zależności od charakteru opracowywanego produktu.
Różne rodzaje wymagań technicznych
Wymagania dotyczące funkcji
Określają, co produkt powinien osiągnąć, aby uzupełnić określone zachowanie użytkownika. Podkreślają funkcje, które produkt musi wykonać, wykorzystując przypadki użycia, historie użytkowników itp.
Wymagania niefunkcjonalne
Określają kluczowe kryteria, takie jak wydajność, bezpieczeństwo, niezawodność, użyteczność itp. w celu oceny wydajności produktu
Wymagania systemowe
Określają specyfikacje techniczne, które produkt musi posiadać, aby zaspokoić potrzeby użytkowników i obejmują wymagania sprzętowe, wymagania dotyczące oprogramowania itp
Wymagania użytkownika
Lista potrzeb użytkowników w stosunku do produktu i odpowiadające im opisy konkretnych funkcji
Wymagania biznesowe
Wymagania te reprezentują cele wysokiego poziomu, które produkt musi osiągnąć, aby zaspokoić potrzeby organizacji i uzasadnić inwestycję.
Wymagania dotyczące interfejsu
Określają sposób interakcji produktu z istniejącymi systemami i komponentami, obejmując wymagania dotyczące API, formatów danych, protokołów komunikacyjnych itp
Wymagania prawne i zgodności
Są to podstawowe wymagania dotyczące zgodności z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami i standardami branżowymi dotyczącymi prywatności danych, bezpieczeństwa, dostępności itp.
Istnieje inny sposób na rozróżnienie różnych aspektów wymagań technicznych.
Przegląd dziesięciu rodzajów wymagań technicznych, które należy uwzględnić podczas tworzenia oprogramowania
- Dostępność: Odnosi się do "czasu", w jakim użytkownicy końcowi/zespoły muszą wchodzić w interakcje z oprogramowaniem i korzystać z niego; jest wyrażana w procentach i definiowana za pomocą wskaźnika "uptime". Im bliżej 100%, tym lepiej
- Niezawodność: Wskazuje średni czas działania oprogramowania bez awarii - im dłuższy czas, tym bardziej niezawodne oprogramowanie. Metryka ta może być również znana jako MTBF (średni czas między awariami)
- Jakość danych: Wskazuje, jak użyteczne i wysokiej jakości są dane
- Bezpieczeństwo informacji: Zapewnia bezpieczne udostępnianie danych i ochronę wrażliwych danych za wszelką cenę
- Wydajność: Oznacza czas ładowania produktu
- Dostępność: Zapewnia, że krytyczne informacje są dostępne dla każdego przez cały czas i przy jak najmniejszym wysiłku
- Maintainer: Opisuje, jak szybko marka rozwiązuje problemy techniczne - jest mierzony za pomocą wskaźnika MTTR (średni czas naprawy), przy czym magiczna liczba to mniej niż 60 minut
- Dostępność usług: Odnosi się do szybkości, z jaką Teams dokonują aktualizacji, zmian itp. w oprogramowaniu bez przerywania użytkowania
- Błąd ludzki: Oznacza to, że oprogramowanie lub produkt powinien być w stanie zidentyfikować, kiedy użytkownik popełnia błąd i poinformować go o tym.
Niezależnie od rodzaju wymagań technicznych, które musisz zebrać, postępuj zgodnie z ustalonym procesem, aby uzyskać prawidłowe wymagania (więcej na ten temat poniżej).
Jak zbierać wymagania techniczne w zarządzaniu projektami?
Zbieranie wymagań technicznych jest prostym, liniowym procesem. Podzieliliśmy go na pięć prostych kroków.
Krok 1: Zbierz dane wejściowe ze wszystkich istotnych źródeł
Podczas zbierania danych wejściowych upewnij się, że nie pominąłeś żadnego ważnego interesariusza lub grupy użytkowników. Jednocześnie należy zbierać dane wejściowe tylko z odpowiednich źródeł, które rozumieją i mają doświadczenie z produktem. Wskazówki do naśladowania:
- Skonsultuj się z osobami, które mają bezpośredni kontakt z produktem, takimi jak użytkownicy końcowi, klienci, interesariusze, menedżerowie produktu, programiści itp.
- Twórz niestandardowe ankiety i przeprowadzaj spersonalizowane wywiady na temat "minimalnych oczekiwań" wobec produktu
- Ustawienie wewnętrznego spotkania z zespołem w celu zatwierdzenia listy zebranych wymagań technicznych
Krok 2: Zaangażowanie w analizę użytkowania
Określenie wymagań dotyczących wydajności produktu wymaga wyjścia na krok ze swojej strefy komfortu.
Obejmuje to przeprowadzanie ankiet z zewnętrznymi interesariuszami, konsultacje z ekspertami w terenie i rozmowy z klientami za pomocą wszelkich możliwych środków.
Wskazówki do naśladowania:
- Przeprowadzaj badania rynku, aby zrozumieć bieżące trendy
- Twórz profile użytkowników końcowych, aby lepiej zrozumieć ich wzorce zachowań
Połącz wyniki, aby dowiedzieć się, jak dobrze twój produkt działa i osiąga satysfakcję klienta.
Krok 3: Stwórz przypadki użycia i skup się na prototypowaniu
Po przygotowaniu ram porównawczych, nadszedł czas, aby ubrudzić sobie ręce i zbudować prototyp.
Wskazówki do naśladowania:
- Stwórz zestaw różnorodnych przypadków użycia, aby przetestować swój framework
- Kieruj bezpośrednimi interakcjami użytkowników, aby zrozumieć, co działa, a co nie
- Napisz szczegółowy raport, w tym diagramy przypadków użycia
Krok 4: Uwzględnij cechy techniczne
Ważna jest kwantyfikacja komponentów sprzętowych i programowych.
Standardowe parametry do kwantyfikacji obejmują wydajność, skalowalność, dostępność zasobów, opóźnienia systemu, bezpieczeństwo i inne.
Nieustannie przeprowadzaj odprawy i spotkania z zespołem, aby określić wymagane atrybuty techniczne.
Na przykład wymagania techniczne dotyczące tworzenia aplikacji obejmują czas działania, szybkość reakcji aplikacji, protokół bezpieczeństwa, łatwość użytkowania, częstotliwość tworzenia kopii zapasowych, skalowalność, konserwację i tak dalej.
Krok 5: Zatwierdzenie dokumentu wymagań technicznych
Mając już za sobą podstawowe prace, można utworzyć dokument wymagań technicznych.
Chcesz uzasadnić każde wymaganie dotyczące funkcji i wymagań technicznych, które umieścisz na papierze.
Do zrobienia tego należy uwzględnić następujące elementy i uczynić je niezawodnymi:
- Użytkownicy końcowi na mapie użyteczności produktu
- Kamienie milowe i odpowiadające im terminy
- Struktura teamu wraz z potrzebnymi umiejętnościami i kompetencjami
- Cykl życia produkturozwój projektu proces, w tym zakres projektu, planowanie, zarządzanie zmianami, zasoby, cykl pracy i plany awaryjne
- Szczegóły produktu, od wstępnych badań do funkcji określonych w planie projektu
- Protokoły i odpowiadające im wyniki, których oczekują niestandardowi klienci
- Wymagania systemowe iograniczanie ryzyka środki
- Uwarunkowania zewnętrzne, takie jak środowisko, przepisy itp.
- Specyfikacje, takie jak rozmiar, waga, wysokość, kolor, kształt itp. w przypadku towarów fizycznych oraz systemy operacyjne, interfejs itp. w przypadku produktów cyfrowych
Wskazówki do naśladowania:
- Współpraca z członkami Teams, niestandardowymi klientami i innymi interesariuszami w celu uzyskania ich opinii
- Skonsultuj się z kierownictwem i zespołem zarządzającym, aby uzyskać ich ostateczną zgodę
Pisz dokładne, szczegółowe wymagania techniczne z ClickUp
rejestruj wymagania projektu bez pomijania kluczowych szczegółów dzięki szablonowi *[szablon raportowania wymagań_ClickUp](https://clickup.com/templates/report-requirements-kkmvq-6108924)* Podczas planowania projektu, kierownicy projektów muszą ocenić wiele czynników, aby upewnić się, że ostateczny plan projektu spełnia wszystkie potrzeby biznesowe i techniczne. Zależnie od rodzaju projektu, same wymagania techniczne mogą obejmować dziesiątki punktów.
Nie musisz robić obszernych notatek, aby być na bieżąco - po prostu skorzystaj z Free szablony dokumentacji technicznej w ClickUp.
ClickUp to solidne narzędzie do tworzenia narzędzie do zarządzania projektami które zapewnia pełną kontrolę, umożliwiając gromadzenie i zarządzanie wymaganiami technicznymi za pomocą jednego kliknięcia.
Oto przegląd przydatnych funkcji, które ClickUp oferuje do zarządzania wymaganiami technicznymi:
Widok formularza ClickUp do administrowania ankietami w czasie rzeczywistym
ClickUp Widok formularza z niestandardowymi polami
Co zrobić, jeśli chcesz w ostatniej chwili przeprowadzić wywiad z dyrektorem generalnym, aby promować swój nowy produkt w renomowanym magazynie cyfrowym, ale zależy Ci na czasie?
Użyj formularzy, aby umożliwić dyrektorowi generalnemu odpowiadanie na pytania w dogodnym dla niego czasie
Wykorzystaj Widok formularza ClickUp do przeprowadzania ankiet, wywiadów, sondaży itp. z interesariuszami, menedżerami, programistami i nie tylko.
Jedna z naszych najbardziej pożądanych funkcji, ClickUp Forms posiada logikę warunkową, która pozwala tworzyć inteligentne, dynamiczne formularze do uzyskiwania opinii o produkcie, obsługi kreatywnych żądań, przekierowywania potencjalnych klientów i nie tylko.
Jak działa logika warunkowa w formularzach ClickUp
Nigdy nie przegapisz momentu, w którym otrzymasz ważne informacje i krytyczne opinie użytkowników.
Funkcja ta pozwala na:
- Rejestrowanie odpowiedzi i natychmiastowe kierowanie pracy do właściwego zespołu we właściwym czasie
- Konwertowanie odpowiedzi na zadania, które można śledzić i podłączanie ich bezpośrednio do cyklu pracy w celu podjęcia podpowiedzi
- Niestandardowe pytania i przechwytywanie istotnych informacji
Oto jak formularze ClickUp dostosowują się do codziennych scenariuszy:
- Umożliwienie użytkownikom przesyłania żądań funkcji, raportowania błędów lub sugerowania ulepszeń UX, a ich odpowiedzi są przekształcane w śledzone zadania dla zaległości produktowych Twojego zespołu
Formularz opinii o produkcie w ClickUp
- Formularze IT do raportowania incydentów, zarządzania zmianami, wniosków o sprzęt i nie tylko
- Tworzenie niestandardowych formularzy, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym w oparciu o potrzeby klienta w celu zapewnienia wysoce spersonalizowanego doświadczenia
ClickUp Docs i AI do analizy jakości danych i wyciągania wniosków
Chociaż zbieranie opinii klientów jest świetne, informacje są bezcelowe, jeśli nie można wygenerować z nich spostrzeżeń i wykorzystać ich do poprawy wydajności.
Enter Dokumenty ClickUp i ClickUp AI .
ClickUp Docs doskonale nadaje się do tworzenia i edytowania dokumentu wymagań technicznych w czasie rzeczywistym wraz z zespołem. Umożliwiają dodawanie etykiet z komentarzami, przypisywanie elementów działań i przekształcanie tekstu w zadania, które można śledzić.
Przypisane komentarze w ClickUp
Tworzenie kompleksowych specyfikacji technicznych, które jasno określają zakres i cele projektu.
Dokumentowanie i przekazywanie wymagań dotyczących produktu, takich jak niezbędne funkcje, krytyczna wydajność i oczekiwane wrażenia użytkownika.
Przekształcanie celów i wymagań w zadania i podzadania oraz śledzenie ich w jednym miejscu.
przykład dokumentu wymagań produktu w ClickUp_
Aby zwiększyć dokładność i szybkość, generuj dokumenty wymagań technicznych za pomocą ClickUp AI, który oferuje ponad 100 w pełni szablonowych podpowiedzi dostosowanych do Twoich potrzeb. Oto przykład Szablon strony tytułowej raportu technicznego ClickUp który jest gotowy do użycia.
ClickUp Szablon strony tytułowej raportu technicznego
Jednym z popularnych narzędzi AI opartych na rolach w ClickUp jest Generator dokumentów specyfikacji technicznych , który pomaga generować dokumenty specyfikacji technicznych, analizować dane klientów pod kątem czynników takich jak profile użytkowników końcowych, wzorce zachowań itp, usprawniać procesy i zwiększać wydajność.
Zaoszczędź cenny czas, który w przeciwnym razie zostałby poświęcony na formatowanie i tworzenie struktury dokumentu wymagań technicznych. Dodaj niezbędne informacje (na przykład: kwestie projektowe, szczegóły implementacji i inne) i pozwól generatorowi przejąć kontrolę!
Wyraźnie sformułowane wymagania techniczne w celu zamknięcia luki w funkcji i wydajności
Wymagania techniczne nie powinny być traktowane po macoszemu - są one tak ważne dla projektu, jak królowa w grze w szachy!
Wymagania techniczne to konkretne opisy specyfikacji technicznych projektu, w tym wymagań sprzętowych i programowych, standardów kodowania, a także wymagań dotyczących wydajności standaryzacja procesów , procedury testowania itp.
Wyraźnie i szczegółowo sformułowane, prowadzą projekt do powodzenia.
To powiedziawszy, prawdziwym znakiem rozpoznawczym wartościowego dokumentu wymagań technicznych jest to, że jest on oparty na wizualizacji, poprawny pod względem faktograficznym, opracowany wspólnie i łatwy do zrozumienia.
Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, zapewnia wszystkie aspekty związane z zarządzaniem technicznym i planowaniem projektu - od definiowania wymagań technicznych projektu po zarządzanie oczekiwaniami klientów i zajmowanie się wszystkim pomiędzy. Zarejestruj się za Free już dziś!