Aditya pracuje jako asystent ds. rozwoju w AirTract, miejscu, gdzie można uzyskać porady ekspertów, zadawać pytania, pisać artykuły, dzielić się wiedzą i uczyć się z płatnych i bezpłatnych kursów online. Posiada tytuł licencjata w dziedzinie inżynierii informatycznej i od dwóch lat pracuje w branży marketingu cyfrowego. Jest również zapalonym czytelnikiem i wielkim fanem sportu.
Zarządzanie projektami to opracowanie i realizacja planu związanego z konkretnym projektem, który jest w trakcie realizacji. Można je podzielić na jasne etapy, przez które przechodzisz wraz ze swoim zespołem, realizując projekt od początku do końca.
Etapy zarządzania projektami to systematyczne, krok po kroku procesy, które muszą być przestrzegane zarówno przez menedżerów, jak i liderów, aby zapewnić prawidłową realizację projektu i osiągnięcie pozytywnych wyników w przyszłości.
Podstawowa efektywność projektu opiera się na kilku odpowiednich etapach, które sprawiają, że zarządzanie projektami organizacyjnymi jest silne i sprawne. Etapy te mogą służyć jako wstępne wytyczne do zrozumienia raportu z postępów danego projektu.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój plan zostanie zrealizowany, musisz przestrzegać pięciu etapów zarządzania projektami!
Pięć scen zarządzania projektami
Według Project Management Institute (znanego również jako PMI) zarządzanie projektami to wiedza, techniki, umiejętności i narzędzia, które poszerzają zakres udziału i działań określonej organizacji w celu osiągnięcia celu danego projektu.
Zazwyczaj proces kontrolowania i kierowania projektem dzieli się na pięć podstawowych etapów od początku do końca. Niezależnie od tego, czy planujesz uruchomić nową działalność, czy stworzyć plan marketingowy, każdy zespół zarządzający przechodzi przez te pięć etapów.
Przyjrzyjmy się tym pięciu scenom:
- Inicjacja i koncepcja projektu
- Planowanie projektów
- Realizacja projektu
- Monitorowanie, kontrolowanie i realizacja projektu
- Zamknięcie projektu
Wymagania dotyczące etapów projektu: krytyczna opinia
Każdy projekt ma swoje wymagania i określoną ścieżkę, którą należy podążać. Etapy cyklu życia projektu pozwalają zespołowi zarządzającemu na niezależne podejście do każdego projektu i pomyślną realizację. Ponadto etapy te zapewniają systematyczną procedurę operacyjną i utrzymują wydajność wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Każdy projekt ma swoje wymagania i określoną ścieżkę, którą należy podążać. Etapy cyklu życia projektu pozwalają zespołowi zarządzającemu na niezależne podejście do każdego projektu i pomyślną realizację. Ponadto etapy te zapewniają systematyczną procedurę operacyjną i utrzymują wydajność wszystkich osób zaangażowanych w projekt.
Wiem, co myślisz: "Czy to naprawdę ważne?"
Odpowiedź brzmi: tak! Te pięć etapów jest ważnych, ponieważ pomagają:
- Dostosuj strategię, aby zapewnić rzeczywistą wartość swojej firmy lub projektu
- Zapewnij autentyczne przywództwo i właściwy kierunek dla swojego projektu
- Określ jasne cele i zadania dotyczące zarządzania
- Realistycznie planuj swoje cele
- Kontroluj jakość ogólnych wyników
Poznajmy pięć scen i dowiedzmy się, jak pomogą one w powodzeniu Twojego projektu!
Krok 1: Rozpoczęcie
Konkretne rozpoczęcie pokaże drogę do powodzenia, a także położy fundamenty pod wszystkie pozostałe etapy cyklu życia projektu. Przede wszystkim należy dokładnie przeanalizować koncepcję i pomysły projektu, aby określić, czy koncepcja jest korzystna dla organizacji.
W tej fazie zespół decyzyjny określi realistyczny sposób zakończenia całego projektu. Ten etap jest również znany jako formalny początek, który rozpoczyna się od określenia problemu projektu. Zazwyczaj opisuje on główny cel projektu, a także zatwierdza budżet projektu.
Ten etap rozpoczyna się od:
- Właściwy przypadek biznesowy: uzasadnia rzeczywistą potrzebę realizacji projektu i pozwala oszacować potencjalne korzyści
- Studium wykonalności: ocenia różne zasoby niezbędne do oceny wyzwań związanych z projektem i określenia niezbędnych działań początkowych w odniesieniu do korzyści dla organizacji
Rozpoczęcie projektu zazwyczaj wymaga kilku kluczowych elementów, które należy uwzględnić w Dokumencie Inicjującym Projekt (PID), w tym:
- Przypadek biznesowy
- Cele i zakres projektu
- Organizacja projektu
- Ryzyko związane z projektem
- Opinie interesariuszy projektu
- Struktura raportowania i kontroli oraz wiele więcej
Gdy wszystko będzie gotowe, czas zaplanować projekt!
Krok 2: Planowanie
Etap planowania koncentruje się głównie na opracowaniu planu działania dotyczącego celów, budżetu i harmonogramu realizacji danego projektu. Jest to mapa drogowa, która pomaga iść naprzód i właściwie kierować zespołem. Na tym etapie kierownik projektu może wykorzystać umiejętności pracowników, aby zwiększyć wydajność organizacji.
Scena planowania projektu obejmuje:
- Określanie dokładnych potrzeb
- Określenie celu i zakresu
- Sfinalizuj oś czasu, aby dostarczyć kompletny wynik
- Organizacja harmonogramu zapewniającego prawidłowy przepływ informacji w organizacji
- Ustalanie i ocena wymagań
Etap planowania ma kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami. Podczas tej fazy Twój zespół otrzyma odpowiedni plan działania określający, co jest potrzebne, aby projekt zakończył się sukcesem!
Co dalej? W końcu nadszedł czas, aby zabrać się do pracy!
Krok 3: Realizacja
Kiedy zespół jest całkowicie gotowy do realizacji lub uruchomienia wyników, etap realizacji projektu pomaga kontrolować i zarządzać każdym projektem. Wykorzystaj statusy projektu, aby utrzymać przepływ pracy w odpowiedni i zorganizowany sposób. Kierownik projektu będzie musiał wykorzystać umiejętności zarządzania i umiejętności miękkie, aby zmotywować zespół, poprawić poziom wydajności i nie tylko.
Zarządzanie projektami może wymagać tych elementów na etapie realizacji:
- Data powstania indywidualnej odpowiedzialności i zadań
- Przydzielanie zadań członkom zespołu
- Wykonanie zadań
- Zaktualizuj raport z postępów projektu
- Dostarczaj usługi lub produkty w terminie
Niektórzy eksperci twierdzą, że realizacja i promocja należą do tej samej sceny, następują po sobie.
Po zakończeniu tej fazy musisz pomóc zespołowi marketingowemu zaprezentować wykonaną pracę! Może to obejmować stworzenie pakietu promocyjnego zawierającego usługi lub produkty, które dostarczysz na targi. Teraz zespół marketingowy musi zebrać informacje o produktach, ceny, a nawet zdjęcia produktów, aby promować je przed klientami.
Co teraz? Gotowe, prawda?
Chwileczkę! Przed nami jeszcze dwie sceny!
Krok 4: Monitorowanie i kontrola
W tej fazie menedżer może mierzyć wydajność, postępy i zajmować się różnymi problemami, które mogą się pojawić. Faza monitorowania i kontroli jest kamieniem milowym dla całego zarządzania projektami.
Istnieją różne kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) służące do monitorowania projektu, takie jak utrzymanie dobrze zaplanowanego budżetu, przestrzeganie obiecanej osi czasu, dostarczenie produktu w terminie i wiele innych.
Najważniejsze jest to, że etap ten jest łatwo mierzalny i konsekwentnie stosowany wspólnie przez kierownictwo i interesariuszy.
Krok 5: Zamknięcie projektu
Dotarliśmy do ostatniej sceny zarządzania projektami, gdzie można ocenić, jak zakończony projekt zakończył się powodzeniem. Ocena ta dostarcza wniosków i ocenia cały proces, aby następny projekt był bardziej efektywny. Jest to ostatni etap cyklu życia zarządzania projektami.
[Schemat cyklu pracy w zarządzaniu projektami krok po kroku]
Wszystkie te procedury sprawiają, że zarządzanie projektami może okazać się naprawdę gorączkowe. W tym miejscu do gry wkraczają narzędzia do zarządzania projektami. Pomagają one w łatwym planowaniu projektu. ClickUp jest jednym z takich narzędzi, które mogą stanowić doskonałe wsparcie.
Jest to narzędzie do zarządzania projektami z dokumentami, przypomnieniami, celami, kalendarzami, a nawet skrzynką odbiorczą. Dzięki w pełni konfigurowalnym i zastrzeżonym funkcjom ClickUp działa dla zespołów każdej wielkości i z każdej branży, umożliwiając każdemu zespołowi korzystanie z tej samej aplikacji do planowania, organizowania i współpracy.
Tworzenie niestandardowych widoków, które można zapisać i udostępniać innym, a także wykresów obciążenia pracą pokazujących, nad czym pracują poszczególne osoby, ułatwia zarządzanie każdym projektem.
Proces zarządzania projektami różni się w zależności od organizacji, jednak poniżej przedstawiono tradycyjne elementy składowe udanego projektu. Zespoły zarządzające na całym świecie realizują pięć etapów zarządzania projektami, aby zakończyć swoje projekty z wieloma korzyściami.
Zarządzanie projektami nie musi być przytłaczające, niezależnie od ich wielkości, o ile przestrzegasz pięciu etapów zarządzania projektami.