Niezależnie od tego, czy chodzi o zrozumienie procesów rozwoju, rozszyfrowanie sposobu instalacji oprogramowania komputerowego, czy też ustalenie planów budowy nowego produktu, dokumentacja techniczna pomaga ludziom w zrobieniu tego, co do nich należy.
Ale jak upewnić się, że tworzysz dobrą dokumentację techniczną?
Na szczęście jesteśmy tutaj, aby odpowiedzieć na to pytanie. 🤩
Chociaż dokumentacja techniczna nie cieszy się zbyt dobrą reputacją, nie oznacza to, że jej tworzenie nie może być dobrą zabawą.
W rzeczywistości tworzenie dokumentów technicznych jest doskonałą okazją do kreatywnego myślenia, nawiązywania więzi z kolegami i dostarczania istotnych informacji czytelnikom, co dodaje celowości twoim działaniom.
Mając to na uwadze, zagłębmy się w dokumentację techniczną, w tym jej zalety i najlepsze praktyki. Przejdziemy również krok po kroku przez proces tworzenia danych, abyś wiedział, jak napisać dokumentację techniczną, która błyszczy. ✨
(Bonus: zdradzimy również informacje na temat asystenta AI, który może przyspieszyć ten proces)!
Czym jest dokumentacja techniczna?
Dokumentacja techniczna to pisemny zasób, który określa funkcje i funkcje produktu lub narzędzia. Ten rodzaj dokumentacji technicznej może koncentrować się na architekturze projektu, standardowych procedurach operacyjnych (SOP), instrukcjach obsługi, przypadkach użycia lub przewodnikach. 🛠️
Dokumentacja techniczna różni się znacznie w zależności od tematu i docelowych odbiorców. W przeciwieństwie do propozycji biznesowych, planów biznesowych lub informacji prasowych, dokumentacja techniczna koncentruje się na (jak się domyślasz) tematach technicznych.
Utwórz nowy dokument z dowolnego miejsca w obszarze roboczym ClickUp
Niektóre dokumenty techniczne są przeznaczone do użytku wewnętrznego w celu określenia procesów rozwoju i najlepszych praktyk w zakresie opracowywania narzędzi i dodawania nowych funkcji. Inni autorzy techniczni używają tego typu dokumentacji, aby pomóc użytkownikowi poruszać się po nowych produktach i odkrywać nowe sposoby ich wykorzystania.
Większość programistów i projektantów tworzy dziesiątki różnych rodzajów dokumentacji technicznej w całym cyklu życia oprogramowania (SDLC). Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj dokumentacji jest pisany przez autorów technicznych.
Jednak inżynierowie oprogramowania, eksperci merytoryczni (MŚP) i członkowie zespołu ds. oprogramowania na poziomie podstawowym często tworzą dokumentację techniczną w ramach swoich codziennych list zadań do zrobienia. Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą, czy dopiero zaczynasz, pisanie dokumentacji technicznej przynosi wiele korzyści.
Jakie jest znaczenie pisania dokumentacji technicznej?
Dokumentacja techniczna jest kluczowym narzędziem pomagającym ludziom zrozumieć twoje produkty, usługi i procesy. Nie tylko pomaga użytkownikom, ale także pozwala zbudować lepszy, bardziej wydajny zespół. Oto kilka powodów, dla których dokumentacja techniczna ma kluczowe znaczenie dla powodzenia firmy. 💪
Umożliwia lepsze podejmowanie decyzji
Dokumentacja techniczna pomaga zespołowi zrozumieć, jak działa dane narzędzie. Kiedy przychodzi czas na dodanie nowych funkcji, mogą łatwo odwołać się do wewnętrznych dokumentów technicznych, aby zapoznać się z procedurami.
Dokumenty te stanowią scentralizowaną bazę informacji, dzięki czemu dostawcy nie gubią się przeglądając e-maile lub czaty w celu znalezienia potrzebnych szczegółów.
Poprawia doświadczenie użytkownika
Świetne umiejętności pisania technicznego prowadzą do tworzenia dokumentów informacyjnych, które usprawniają doświadczenie użytkownika. Wielu programistów dodaje techniczne lub dokumentację projektu bezpośrednio w aplikacji lub produkcie, dzięki czemu użytkownicy nie muszą przełączać ekranów, aby uzyskać pomoc.
Współpracuj w czasie rzeczywistym i bezpiecznie przechowuj swoje dane w jednej lokalizacji dzięki ClickUp Docs
Oprócz pisemnej zawartości technicznej, wizualizacje, takie jak wykresy, wyczyszczone nagłówki i infografiki, dodają kontekstu. Oznacza to, że użytkownicy o mniejszej wiedzy technicznej nadal mogą w pełni wykorzystać Twoje produkty.
Odciąża zespoły wsparcia klienta
Dzięki zorganizowanej, dobrze przemyślanej i dobrze wykonanej dokumentacji technicznej, zespół wsparcia nie będzie miał kłopotów z nadmiarowymi zapytaniami od klientów. Kiedy wyjaśniasz złożone informacje w poręcznych przewodnikach i FAQ, klienci mają możliwość uzyskania odpowiedzi na swoje pytania i samodzielnego rozwiązywania prostych problemów.
Mniej błędów i lepsza edukacja
Gdy dokumentujesz procesy techniczne i funkcje, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo popełnienia błędu, ponieważ masz jedno źródło prawdy. Co więcej, łatwiej jest szkolić użytkowników, interesariuszy i członków zespołu, mając do dyspozycji dobrą dokumentację techniczną.
Oznacza to więcej czasu na innowacje i tworzenie nowych pomysłów. 💡
Oferuje sposób na przechowywanie pomysłów
Dokumentacja techniczna tworzy mapę drogową dla przyszłych pomysłów, a także dokumentuje poprzednie projekty w jednym, łatwym do znalezienia miejscu. Możesz łatwo odwoływać się do poprzednich dokumentów, aby zobaczyć, nad czym pracowano i uzyskać wgląd w przyszłe iteracje.
Łatwe niestandardowe dodawanie dokumentów, zadań i innych elementów do Tablic
Innymi słowy, odpowiednie dokumenty techniczne pomagają tworzyć mapy drogowe produktów w celu wizualizacji przyszłej oferty przy jednoczesnym zrozumieniu obecnego stanu rzeczy. To doskonałe narzędzie do ustanawiania procedur, a jednocześnie zachęcania do innowacji i kreatywności.
Zwiększa komunikację
Tworzenie dokumentacji technicznej jest z natury wysiłkiem opartym na współpracy. Oznacza to, że poprawia komunikację i buduje połączenia w całym zespole. Wszyscy muszą współpracować, aby stworzyć pouczający i przydatny element - a różne perspektywy zapewniają lepszy wgląd. 🤝
Dzięki solidnej dokumentacji wewnętrznej członkowie Teams mogą pracować wydajniej na własną rękę. Są w stanie odnieść się do istniejącej dokumentacji, aby odpowiedzieć na pytania i uzyskać dostęp do zasobów w celu tworzenia nowych funkcji.
Zwiększa bezpieczeństwo
Wewnętrzna dokumentacja techniczna stanowi podstawę dla lepszego bezpieczeństwa i zgodności z organami regulacyjnymi. W dokumentach należy podkreślić procedury bezpieczeństwa i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia nowych funkcji i udostępniania dokumentacji publicznie.
2 główne rodzaje dokumentacji technicznej
Istnieje kilka różnych rodzajów pisanie techniczne i dokumentacji, ale większość z nich dzieli się na dwie odrębne kategorie: dokumentację produktu lub dokumentację procesu. 📃
Dokumentacja produktu
Dokumentacja produktu dotyczy samego produktu, w tym jego głównych funkcji, wydajności i instrukcji krok po kroku, jak z niego korzystać. Najczęstszym przykładem dokumentacji produktu są przewodniki User Experience (UX) dotyczące korzystania z określonego oprogramowania lub narzędzia.
Innym przykładem dokumentacji produktu jest instrukcja naprawy, która wyjaśnia, jak naprawić problemy z samym produktem. Kategorię tę można podzielić dalej, aby skupić się na dokumentacji produktu systemowego, która ma na celu informowanie teamów zajmujących się rozwojem produktu i producentów, oraz dokumentacji użytkownika, która ma pomóc klientowi w poruszaniu się po produkcie.
Rodzaje dokumentacji technicznej produktu obejmują:
- Projekt UX, w tym przewodniki po stylu UX i persony użytkownika
- Arkusze wymagań produktu
- Opisy produktów
- Dokumentacja API
- Dokumentacja kodu źródłowego
- Aktualizacje funkcji
- Przewodniki dla użytkowników końcowych, w tym często zadawane pytania, notatki dotyczące wydania, przewodniki i samouczki szkoleniowe
- Projekt techniczny/architektura
- Podręczniki użytkownika, takie jak instrukcje użytkowania, instrukcje obsługi i instrukcje instalacji
Dokumentacja procesu Dokumentacja procesu jest bardziej zakulisowym dokumentem technicznym. Dokumenty te mają na celu przedstawienie lub wyjaśnienie procesów i procedur wykorzystywanych do tworzenia produktów. Dokumenty procesowe obejmują takie rzeczy jak plany projektów, plany testów i wewnętrzne przewodniki rozwiązywania problemów. 🎯
Docelowymi odbiorcami dokumentów procesowych są deweloperzy i projektanci produktów i oprogramowania. Dokumenty te mają na celu udzielenie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, określenie planów tworzenia narzędzia i zaoferowanie wyjaśnień.
Przykłady dokumentacji procesowej obejmują:
- Harmonogramy testów
- SOP dla cykli pracy deweloperskiej
- Białe księgi i studia przypadków
- Plany projektów
- Mapy drogowe produktów
Jak pisać dokumentację techniczną
Gotowy do tworzenia lepszej dokumentacji technicznej i tworzenia szkiców, które sprawią, że Twój zespół będzie bardziej wydajny? Oto jak pisać dokumentację techniczną przy użyciu oprogramowania i narzędzia do pisania jak ClickUp Docs i asystent pisania ClickUp AI. ✍️
1. Analizuj i decyduj, kim są Twoi odbiorcy, aby tworzyć celową zawartość
Zanim zaczniesz pisać, musisz wiedzieć, dla kogo piszesz. Głos, ton i styl pisania będą się różnić, jeśli tworzysz dokumentację dla ogółu społeczeństwa, a nie wewnętrzne materiały bazy wiedzy.
Zadaj sobie pytanie, kim są Twoi odbiorcy i jaki jest ich styl uczenia się. Zastanów się, jakie rodzaje pytań mogą mieć i czego potrzebują od twojej dokumentacji.
Przeciągaj i upuszczaj kształty na kanwę, połącz cykl pracy i pracuj z zespołem w tym samym czasie w ClickUp Tablica Tablica ClickUp to miejsce, w którym można zapisywać pomysły i przeprowadzać burze mózgów. Używaj funkcji "przeciągnij i upuść" i korzystaj z współpraca w czasie rzeczywistym dzięki czemu cały Teams może wspólnie przerzucać się pomysłami.
Co najlepsze, zadania można tworzyć bezpośrednio na Tablicy, dzięki czemu można płynnie przejść do następnego kroku procesu tworzenia dokumentacji technicznej. 🌻
2. Zbadaj tematy, które zaangażują czytelników i dadzą im odpowiedzi, których potrzebują
Następnie należy zbadać tematy. W końcu nie będziesz wiedział, jak stworzyć dokumentację techniczną, jeśli nie wiesz, co chcesz powiedzieć.
Zastanów się nad celem swojej dokumentacji technicznej. Następnie zastanów się, co chcesz zawrzeć i jakie dokumenty, które mogą być pomocne, już posiadasz.
Jeśli utknąłeś i potrzebujesz pomocy w wymyśleniu pomysłów, nie możesz się pomylić z ClickUp AI jedyny asystent oparty na AI dostosowany do Twojej roli. Dzięki dziesiątkom przypadków użycia jest idealnym pomocnikiem do generowania pomysłów i wymyślania odpowiednich tematów.
Automatyzacja pisania dokumentacji za pomocą AI, monitorowanie postępów za pomocą wykresów i sprintów oraz szybkie rozwiązywanie błędów kodowania za pomocą ClickUp
Zaangażuj cały Teams do działania i przypisz zadania ClickUp do burzy mózgów, badania tematów i nie tylko. Dzięki większej liczbie osób zajmujących się tym samym projektem, z pewnością uda Ci się osiągnąć wszystkie cele i stworzyć dokumentację, która olśni (i pomoże) Twoich odbiorców.
3. Wybierz najlepszy typ dokumentacji i ramy dla informacji, które chcesz udostępniać
Mając na uwadze czytelnika, przedyskutuj, jaki rodzaj skutecznej dokumentacji technicznej ma największy sens. Być może piszesz instrukcję instalacji opisującą sposób ustawienia produktu. A może tworzysz procedurę SOP dotyczącą dodawania nowych funkcji lub korzystania z API.
Niezależnie od tego, jaki dokument techniczny przygotowujesz, użyj Dokumenty ClickUp aby utworzyć strukturę. Te konfigurowalne Dokumenty to miejsce, w którym można współpracować, dodawać sekcje i tabele oraz osadzać połączone linki i obrazy jednym kliknięciem myszy. 🖱️
Wspólne wykrywanie i edytowanie, dodawanie komentarzy i osadzanie połączonych dokumentów w ClickUp Docs
Co więcej, wbudowane Narzędzia do pisania AI pozwalają tworzyć dokumenty w ułamku czasu. Rozwijane listy z sugestiami pomagają kończyć zdania, zmieniać schematy kolorów, aktualizować typografię i nie tylko.
Szablony ClickUp pomagają również w rozpoczęciu pracy przy tworzeniu szerokiego zakresu dokumentów technicznych. Zasoby takie jak Szablony SOP , szablony stron tytułowych raportów technicznych oraz szablony raportowania błędów natychmiast budują framework, w którym wystarczy wpisać konkretne dane.
4. Stwórz strukturę zawartości, która jest łatwa do skanowania i porządkuje informacje
Zastanów się, w jaki sposób Twoi użytkownicy najlepiej zrozumieją Twoje produkty lub usługi i pozwól im kierować projektem dokumentacji technicznej.
Na przykład, czy twoi czytelnicy są wzrokowcami? Czy wykresy, tabele i inne pomoce wizualne poprawią wrażenia użytkownika? Integracje ClickUp z narzędziami takimi jak GitHub ułatwiają dodawanie elementów wizualnych w celu wsparcia pisanej zawartości bezpośrednio z obszarów roboczych oprogramowania.
Ułatw skanowanie dokumentu, aby czytelnicy mogli znaleźć dokładnie te informacje, których szukają. Tabela zawartości znacznie zwiększa przejrzystość, zwłaszcza w przypadku dłuższych instrukcji obsługi. 👀
Funkcje repromptingu ClickUp AI umożliwiają przepisywanie dużych ilości zawartości, aby dopasować ją do określonego tonu głosu Oprogramowanie asystenta pisania i narzędzia ułatwiają tworzenie struktury dokumentu od podstaw. Uzyskaj wsparcie w zakresie pisowni i gramatyki, przepisuj duże fragmenty tekstu i korzystaj z automatycznie generowanych nagłówków i podsumowań na podstawie podpowiedzi.
5. Uzyskaj informacje zwrotne od członków zespołu i grup testowych
Świetna dokumentacja techniczna zaczyna się od pierwszego szkicu, ale na tym się nie kończy. Obejmuje ona kilka iteracji i mnóstwo dostrajania.
Zaplanuj rozmowy z wyznaczonymi członkami zespołu, aby ocenić postęp i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Mogą oni wskazać pomysły lub funkcje, które mogłeś przeoczyć.
Przeciągnij i upuść niestandardowe pola do widoku formularza, aby tworzyć kompleksowe ankiety lub zbierać opinie w ClickUp 3.0
Poproś ich o robić notatki , dodawać sugestie i zadawać pytania bezpośrednio w dokumencie. Wprowadzaj zmiany i udoskonalaj zawartość, aż będzie idealna. 🏅
Jeśli chodzi o edycję, ważne jest, aby uzyskać recenzje dotyczące umiejętności pisania, a także technicznych aspektów dokumentu. Recenzenci powinni zwracać uwagę na użyteczność, czytelność i łatwość zrozumienia.
6. Opublikuj zawartość i zautomatyzuj elementy akcji, aby odświeżyć ją w razie potrzeby
Po przejściu szczegółowej weryfikacji zawartość jest gotowa do publikacji. Zaletą korzystania z ClickUp Docs jest łatwość udostępniania dzięki konfigurowalnym uprawnieniom.
Utwórz ograniczone uprawnienia do widoku dla użytkowników wewnętrznych dokumentacja oprogramowania lub otwórz go na publiczny dostęp, jeśli tworzysz materiały dla użytkowników końcowych.
Zobacz ponad 15 widoków w ClickUp, aby niestandardowo dostosować cykl pracy do swoich potrzeb
Zaplanuj zadania przeglądu jako część cyklu pracy, aby odświeżyć zawartość w razie potrzeby. Użyj widoków osi czasu i Kalendarza, aby zobaczyć, kiedy zawartość została opublikowana i zaplanować przeglądy, aby zapewnić trafność i aktualność informacji.
Dzięki ClickUp możesz automatycznie wyzwalać powiadomienia za każdym razem, gdy zostanie dodana nowa funkcja. Błyskawicznie utwórz nowe zadanie, aby zaktualizować dokumentację techniczną i przypisz je do odpowiedniego członka zespołu.
Czas stworzyć świetną dokumentację techniczną
Skuteczna dokumentacja techniczna to formularz komunikacji, który pomaga czytelnikom lepiej zrozumieć produkty i ułatwia zespołom programistów wprowadzanie innowacji i projektowanie.
Jeśli jesteś gotowy, aby podnieść poziom swoich umiejętności pisania technicznego i tworzyć dokumentację techniczną, którą pokochają Twoi czytelnicy, zarejestruj się w ClickUp dzisiaj. 🏆
Od opracowywania rzeczywistej zawartości po wyzwalanie zadań i współpracę ze współpracownikami, jest to narzędzie typu "wszystko w jednym", które sprawi, że pisanie techniczne (i wszystko inne) będzie wydawało się dziecinnie proste.