Elk project heeft belanghebbenden en het is de manier waarop je relaties opbouwt met deze mensen die je project kunnen maken of breken. Sterke relaties helpen om vertrouwen op te bouwen en stellen je team in staat om hun expertise te gebruiken om je doelen te bereiken, terwijl slechte relaties kunnen leiden tot conflicten en ontevreden clients.
Het beheren van relaties met belanghebbenden vereist tijd, inspanning en intentie. Laat de hele ervaring soepeler verlopen met behulp van een beheerplan voor belanghebbenden.
In deze gids behandelen we de basisprincipes van stakeholdermanagement, waarom het belangrijk is en hoe je je eigen stakeholdermanagement abonnement kunt maken.
Laten we er eens in duiken.
Wat is stakeholdermanagement in projectmanagement?
Gebruik ClickUp-taakborden om taken toe te wijzen, belanghebbenden te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Stakeholders zijn de mensen met wie (of voor wie) u werkt tijdens een project. Dit zijn de mensen die integraal zijn voor het succes van het project en die op de hoogte moeten worden gehouden van de voortgang van het project.
Stakeholdermanagement is de kunst en het proces van het opbouwen en onderhouden van een goede relatie met deze mensen gedurende het project, zodat je het beste projectresultaat kunt bereiken. 🏆
Projectstakeholdermanagement is echter niet alleen maar een lijst maken van iedereen die met je project te maken heeft. Het is een proces dat het categoriseren en prioriteren van je stakeholders inhoudt, evenals het aanpassen van de manier waarop je met elke stakeholder communiceert.
Het doel is om een ervaring te creëren die soepel, efficiënt en effectief is voor belanghebbenden van een project.
Soorten belanghebbenden
Wat is een stakeholder in projectmanagement? Als we aan de belangrijkste belanghebbenden denken, denken we vaak aan de belangrijkste client en eventuele andere begunstigden, maar in werkelijkheid is je lijst met projectstakeholders gaat veel verder dan dit.
Een stakeholder is iedereen die direct of indirect invloed ondervindt van je project en iedereen die er veel belang bij heeft dat het slaagt, zoals een investeerder of overheidsinstantie. Dit betekent dat je interne en externe belanghebbenden in je projectmanagement abonnement kunt opnemen.
Stakeholders zijn vaak invloedrijk, hebben een gevoel van beslissingsbevoegdheid of een financieel belang in het project, en hebben een unieke rol binnen het team, zoals de lead client of een essentiële partner. 🤝
De meest voorkomende soorten belanghebbenden bij projecten zijn:
- Clients
- Consultants
- Overheidsinstellingen
- Project sponsors
- Investeerders
- Gekozen vertegenwoordigers
- Bestuursleden en leidinggevenden
- Eigenaren van land of grondstoffen
- Verkopers en leveranciers (bekijk dezesjablonen voor lijsten met leveranciers)
- Aannemers en onderaannemers
- Leden van projectteams
- Eindgebruikers
- Leden van de gemeenschap
Deze lijst is niet volledig. Het kan zijn dat er in jouw project interne belanghebbenden zijn die andere rollen vervullen of unieke verantwoordelijkheden hebben. Neem aan het begin van een project de tijd om alle belanghebbenden te identificeren en let erop dat je niemand over het hoofd ziet.
Waarom is stakeholdermanagement belangrijk?
Projecten hebben vaak veel interne en externe belanghebbenden en het wordt al snel een uitdaging om iedereen en alles wat er met het project zelf te maken heeft bij te houden zonder een goede manier om dit alles te beheren.
Stakeholdermanagement is essentieel om je te organiseren, prioriteiten te stellen voor je stakeholders en je project de beste kans op succes te geven. Effectief stakeholdermanagement helpt je:
- De sleutel stakeholders te identificeren en prioriteiten te stellen
- Sterke en vertrouwensvolle relaties op te bouwen voor effectieve betrokkenheid van belanghebbenden
- Uw aanpak afstemmen op de behoeften van elke stakeholder
- Wegversperringen afhandelen met de minste potentiële impact
- Gedurende het hele project effectief communiceren met elke partij
- Stakeholders betrokken houden tijdens de levenscyclus van het project
- Maakprojectuitvoering gemakkelijker voor alle betrokken belanghebbenden
- Werk beter samen om uw strategische doelstellingen te bereiken enprojectresultaten Om bovenstaande en andere redenen is het effectief managen van je stakeholders cruciaal voor het succes van een project. Zonder een proces voor stakeholdermanagement is het bijna onmogelijk om de juiste mensen op het juiste moment op de hoogte te houden van de juiste details.
De beste manier om dit te doen is met een strategisch stakeholder management abonnement. 📄
Hoe maak je een Stakeholder Management Plan?
Een goed strategisch plan voor stakeholdermanagement geeft je het kader dat je nodig hebt om je stakeholders op de meest effectieve manier te managen. Hier volgt een proces in zeven stappen om je eigen strategieplan op te stellen, zodat je nauwer kunt samenwerken met belanghebbenden en hen betrokken kunt houden bij waar je aan werkt.
1. Identificeer belanghebbenden
Voordat je je belanghebbenden erbij kunt betrekken, moet je eerst weten wie ze zijn. De eerste stap in elk succesvol abonnement is het identificeren van uw externe of interne belanghebbenden. 🕵️
Denk na over uw projectomvang en projectdoelstellingen en maak een aantekening van iedereen die in je opkomt als potentiële stakeholder. Projectmanagers moeten ook alle invoer op de bovenstaande lijst opnemen, plus andere leden van het publiek, professionele mensen of instanties, of partners die betrokken zijn bij de algemene metriek van het succes van het project.
In de fase van identificatie van belanghebbenden hoeft je lijst niet supergedetailleerd te zijn. Naarmate je verder komt in het proces, zul je je belanghebbenden categoriseren en prioriteren. Op dit moment is het doel gewoon om een eerste lijst te maken.
2. Stel een database samen van uw belanghebbenden
Gebruik het sjabloon Stakeholderanalyse van ClickUp om al uw belanghebbenden bij te houden
Hoewel we voor elke stakeholder de best mogelijke ervaring moeten creëren, zijn niet alle stakeholders gelijk. Verschillende groepen belanghebbenden vereisen enigszins verschillende management- en communicatiestijlen, dus het is essentieel om te identificeren wie.
Breng uw stakeholders in kaart om uw belangrijkste stakeholders te identificeren. De Sjabloon voor stakeholderanalyse door ClickUp helpt u dit samen te doen met een gebruiksvriendelijk power/interest raster.
Plaats al uw belanghebbenden op de sjabloon voor matrix rooster op basis van waar ze passen in termen van hun machtsniveau (of mate van invloed) en mate van rente. Deze stakeholderanalyse strategie kunt u begrijpen aan welke groepen u veel aandacht moet besteden en welke u gewoon op de hoogte kunt houden van de voortgang. 👀
Voor belanghebbenden met veel macht en rente (zoals projectsponsors en clients), beheer ze nauwgezet en houd ze gedurende het hele project tevreden en op de hoogte. Maar een stakeholderanalyse kan je ook helpen bij het vinden van stakeholders met weinig rente en macht (zoals gemeenschapsgroepen of leden van het publiek).
Deze mensen hebben misschien een lagere mate van betrokkenheid nodig en kunnen af en toe op de hoogte worden gehouden en licht worden gemonitord.
4. Ontwikkel een communicatieplan voor belanghebbenden
Nu uw stakeholders zijn geprioriteerd, hebt u een abonnement nodig op de manier waarop u tijdens het hele proces met hen gaat communiceren en samenwerken. Het is tijd om een strategisch communicatieplan voor belanghebbenden op te stellen.
Neem elke stakeholder binnen je project in overweging en plan een persoonlijk abonnement voor elke stakeholder. Je communicatie- en betrokkenheidplan voor belanghebbenden moet het volgende omvatten:
- Doelen van je project op het gebied van communicatie of betrokkenheid van belanghebbenden
- Communicatiemethoden of -kanalen
- Communicatiefrequentie
- Stijl en toon
- Middelen die nodig zijn om je communicatieplan uit te voeren
- Verantwoordelijke leden van het team voor elke fase van je communicatieplan
- Potentiële berichten of communicatieproducten in de verschillende fasen van uw abonnement
Communiceer rechtstreeks met uw team in een taak, deel andere taken en upload bestanden met thread-taak in ClickUp!
In uw communicatie-actieplan kunt u aangeven dat u voor uw client wekelijks communiceert via Slack of e-mail of via regelmatige vergaderingen over het project. Voor leden van de gemeenschap zou je een maandelijkse of driemaandelijkse projectupdate kunnen sturen via e-mail. 📧
Het opstellen van een op maat gemaakt abonnement voor elke groep belanghebbenden kan in het begin overweldigend klinken, maar door er in het begin tijd en moeite in te steken, wordt het gemakkelijker om verantwoordelijk en consistent te blijven gedurende de hele levenscyclus van het project.
5. Wijs middelen toe aan uw abonnement
Gebruik ClickUp's Toewijzing van middelen Sjabloon om de materialen, leden van het team en meer bij te houden voor elk project
Een abonnement hebben is geweldig, maar je hebt ook de juiste middelen nodig om het daadwerkelijk te kunnen leveren. Bedenk welke middelen je nodig hebt en wijs ze vervolgens toe aan je project abonnement en de leden van het team.
Voor sommige onderdelen van je communicatieplan met belanghebbenden heb je meer middelen nodig dan voor andere, maar je hebt altijd de tijd en energie van een teamlid nodig om het te realiseren. Andere mogelijke middelen zijn een budget voor communicatie- en ontwerphulpmiddelen, drukwerk, gebeurtenissen in de pers, promotiefotografie en meer. 📷
Als u ClickUp al gebruikt of als u overweegt om over te stappen, zijn er genoeg sjablonen om u te helpen met middelenbeheer. Gebruik de Sjabloon voor toewijzing van middelen door ClickUp om aanvragen voor resources te organiseren en een duidelijk overzicht te krijgen van overeengekomen en toegewezen resources.
6. Deel je abonnement met belanghebbenden
Als je tevreden bent met je engagement abonnement en je weet zeker dat het realistisch is, is het tijd om het te delen met je belanghebbenden. Dit klinkt misschien niet als een voor de hand liggende stap, maar het is er een die enorm kan helpen bij het managen van de verwachtingen van belanghebbenden.
Deel je communicatie abonnement voor een betere betrokkenheid van belanghebbenden om hen te helpen het proces, je tijdlijn van communicatie en wat ze kunnen verwachten te begrijpen. Zie je abonnement als een routekaart voor hoe projectmanagers tijdens het project met elkaar in contact blijven.
Visualiseer en beheer uw productroadmap in de weergave ClickUp Tijdlijn
Als beide partijen op de hoogte zijn van het abonnement, kunt u verwachtingen managen en gemotiveerd blijven om verantwoording af te leggen en op schema te blijven.
Door uw abonnement en documenten voor het in kaart brengen van belanghebbenden te delen, maakt u het ook gemakkelijker om een relatie met hen op te bouwen. Het kan moeilijk zijn om belanghebbenden te betrekken, vooral als ze het druk hebben, dus door vanaf het begin open en transparant met hen te zijn, bouw je vertrouwen op en creëer je een sterkere band waardoor het gemakkelijker wordt om samen te werken. 🤩
7. Bewaak en pas uw abonnement aan
Zelfs de beste abonnementen met belanghebbenden kunnen veranderen, en het jouwe zou soms moeten veranderen als je het stakeholdermanagement goed doet. Tijdens de levenscyclus van een project kunnen er nieuwe uitdagingen en kansen ontstaan, dus het is heel logisch om je abonnement hierop aan te passen.
Werk gedurende het project aan het managen van belanghebbenden en je relaties met hen. Controleer regelmatig of je abonnement effectief is. Misschien ontdek je dat je abonnement te vaak wordt bijgewerkt, waardoor belanghebbenden zich niet meer betrokken voelen.
Misschien ontdek je dat de communicatiekanalen die je hebt gekozen gewoon niet aansluiten bij je abonnement voor stakeholdermanagement. Monitor proactief, zodat je aanpassingen ten goede kunt maken. ⚒️
Tips voor beheerplannen voor belanghebbenden
Weten dat je een abonnement nodig hebt en begrijpen wat de beste manier is om het te realiseren zijn twee verschillende dingen. Vind manieren om een succesvol stakeholdermanagementplan nog effectiever en succesvoller te maken met deze vijf nuttige tips.
1. Maak je abonnement gebruiksvriendelijker
Je stakeholder management abonnement is niet alleen een intern document dat als leidraad dient, maar ook een document dat je deelt met het hele projectteam en misschien ook met je stakeholders. Dit betekent dat het gemakkelijk te begrijpen moet zijn, met duidelijke en beknopte taal.
Vermijd te technische bewoordingen en maak gebruik van diagrammen, tijdlijnen, tabellen en relevant beeldmateriaal om tekst op te splitsen en nuttige visuals te bieden, waardoor de ervaring gebruiksvriendelijker wordt. ✨
2. Abonneer u op het onverwachte
We kunnen niet op alles een abonnement nemen, maar we kunnen wel anticiperen op een aantal van de meest waarschijnlijke problemen. Zorg ervoor dat uw abonnement een risicobeheerelement bevat dat rekening houdt met mogelijke wegversperringen en complicaties, samen met ideeën over hoe u daarmee omgaat. ⚒️
Je hebt misschien het abonnement om updates volgens een bepaald schema uit te brengen, maar door projectvertragingen en wegblokkades kunnen deze vertraging oplopen. Bedenk momenten waarop dit kan gebeuren en bouw wat opvulling in je planning in zodat je niet altijd een stap achterloopt als je een probleem tegenkomt.
3. Wees open en transparant
Transparantie schept vertrouwen, en dat is iets wat je wilt dat je belanghebbenden in overvloed in je hebben. Wees gedurende het hele project open en transparant, zodat je de sleutel tot het project in handen hebt en zij erop vertrouwen dat je Nog je beste werk doet.
Wees eerlijk over deadlines, tijdlijnen en mijlpalen zodat je verwachtingen kunt managen. Geef toe wanneer je een fout hebt gemaakt en verontschuldig je voor de gevolgen die dit voor anderen kan hebben gehad. Jezelf en anderen verantwoordelijk houden en voer je project transparant uit en vertrouwen voor een echt succesvol stakeholdermanagement abonnement. 🤝
4. Wees beschikbaar voor uw stakeholders
U hoeft niet elke minuut van de dag beschikbaar te zijn voor uw belanghebbenden, maar ze moeten wel het gevoel hebben dat ze een goede relatie met u hebben en dat ze contact met u kunnen opnemen als ze vragen hebben. Stel in een vroeg stadium verwachtingen op over wie wanneer beschikbaar is om het project te bespreken, zodat je de communicatielijnen open en gepast kunt houden. 📞
Wijs een lid van het team aan als contactpersoon voor elk van de belangrijkste stakeholders of iemand voor elke groep stakeholders als je een grootschalig project hebt. Geef belanghebbenden de contactgegevens van het verantwoordelijke lid van het team en laat hen weten hoe ze het beste contact kunnen houden tussen officiële updates door.
Het opbouwen van communicatie stelt hen gerust, en het geeft je nog een manier om ze betrokken te houden door middel van een effectief stakeholder management abonnement.
5. Gebruik hulpmiddelen om stakeholdermanagement gemakkelijker te maken
De tijdlijn weergave in ClickUp geeft een overzicht van uw middelen en taken
Het beheren van uw stakeholders en de rest van uw projectproces zonder de juiste hulpmiddelen kan een uitdaging zijn. Gelukkig hebben we de beste software voor projectmanagement clickUp.
ClickUp is de ideale hub voor al uw projectmanagement behoeften. Mensen, middelen, budgetten en Taken organiseren. Creëren en bewaken van grafieken voor projectmanagement , tijdlijnen, lijsten met taken en afhankelijkheid.
Kom samen om te brainstormen of problemen op te lossen met Whiteboards en werk samen in Documenten om projectdocumentatie voor het hele team. Personaliseer je dashboard en bekijk de status van je project in een oogwenk, zodat je proactief en strategisch kunt werken. ✨
Creëer een winnende aanpak voor stakeholdermanagement
Stakeholdermanagement is cruciaal voor uw projectmanagementproces, vooral als u werkt aan een groot of belangrijk project of een project dat zich uitstrekt over een lange periode, of als er klanten met een hoge prioriteit bij uw project betrokken zijn. Gebruik deze tips om het proces te begrijpen en een abonnement op stakeholdermanagement op te stellen dat iedereen van begin tot eind op de hoogte houdt.
Als het uitvoeren van succesvolle projecten op uw lijst staat, overweeg dan ClickUp te gebruiken als platform voor projectmanagement. ClickUp heeft niet alleen specifieke sjablonen om u te helpen het proces van stakeholdermanagement te stroomlijnen, maar biedt ook tal van functies en ingebouwde sjablonen om u te helpen met alle aspecten van projectmanagement en productiviteit.
Stap aan boord en probeer ClickUp vandaag gratis uit om te zien hoe uw nieuwe hub voor productiviteit eruit zou kunnen zien. 🤩