Teams verliezen elke week uren met het zoeken naar beslissingen, bestanden en statusupdates die verspreid zijn over verschillende werkplek-apps. De kosten zijn reëel: tragere uitvoering, dubbel werk en voortdurende onderbrekingen die mensen uit hun concentratie halen.
ChatGPT Company Knowledge van OpenAI helpt door ChatGPT te koppelen aan werkplektools, zodat teams vragen in natuurlijke taal kunnen stellen en antwoorden krijgen die zijn gebaseerd op interne bronnen met citaten. In deze gids wordt uitgelegd hoe het werkt, wordt het vergeleken met ClickUp's Enterprise Search en krijgt u een duidelijk beeld van hoe u de juiste aanpak voor uw werkstroom en toolstack kunt kiezen.
Wat is ChatGPT Company Knowledge?
Je hebt een antwoord nodig waarvan je weet dat het ergens in het digitale universum van je bedrijf te vinden is – dat inmiddels gemiddeld 101 verschillende SaaS-applicaties omvat – maar het is begraven. Staat het in een Slack-thread? Een Google-document? Een projectupdate? De tijd die je verspilt met uitzoeken waar je moet zoeken, is een enorme afname in productiviteit, waardoor je werk stil komt te liggen vanwege een simpele vraag. En het ergste is de vicieuze cirkel van 'valse starts': u opent drie apps, zoekt op de verkeerde termen, vindt een verouderde versie en vraagt het uiteindelijk toch aan iemand anders.
Dit is het probleem van contextversnippering: teams verspillen uren aan het zoeken naar informatie in losstaande apps, het opsporen van bestanden en het herhalen van updates op meerdere platforms. Dit is precies wat een Converged AI Workspace – een enkel, veilig platform waar projecten, documenten, gesprekken en analyses samenkomen met AI als intelligentielaag – zoals ClickUp is ontworpen om op te lossen. Simpel gezegd: minder plaatsen om informatie te verbergen betekent minder plaatsen om te zoeken.
ChatGPT Company Knowledge is een functie van OpenAI voor bedrijven die de ChatGPT-interface koppelt aan uw werkplek-apps. Hiermee kunnen u en uw team vragen stellen in gewoon Engels en AI-gegenereerde antwoorden krijgen die rechtstreeks uit uw eigen bedrijfsgegevens worden gehaald. Het is speciaal ontworpen voor abonnees van ChatGPT Business-, Enterprise- en Edu-abonnementen. Zie het als "ChatGPT, maar dan gericht op uw interne systemen in plaats van op het open internet".
Het maakt een einde aan het eindeloze handmatig zoeken. In plaats van meerdere tools te doorzoeken, stelt u één vraag en krijgt u een contextueel antwoord met duidelijke verwijzingen naar de oorspronkelijke brondocumenten. Het respecteert ook bestaande toestemmingen, zodat u alleen informatie te zien krijgt waarvoor u al toestemming hebt. Dat is belangrijk, omdat het voorkomt dat "nuttige AI" verandert in "oeps, ik heb zojuist een vertrouwelijk document openbaar gemaakt".
📮 ClickUp Insight: De gemiddelde professional besteedt meer dan 30 minuten per dag aan het zoeken naar werkgerelateerde informatie. Dat is meer dan 120 uur per jaar die verloren gaat aan het doorzoeken van e-mails, Slack-threads en verspreide bestanden. Een intelligente AI-assistent die in uw werkruimte is ingebouwd, kan daar verandering in brengen. Maak kennis met ClickUp Brain. Het levert direct inzichten en antwoorden door binnen enkele seconden de juiste documenten, gesprekken en taakdetails naar boven te halen, zodat u kunt stoppen met zoeken en aan de slag kunt gaan.
💫 Echte resultaten: Teams zoals QubicaAMF hebben met ClickUp meer dan 5 uur per week teruggewonnen – dat is meer dan 250 uur per jaar per persoon – door verouderde kennisbeheerprocessen te elimineren. Stel je eens voor wat je team zou kunnen bereiken met een extra week productiviteit per kwartaal!
Hoe werkt ChatGPT Company Knowledge?
Op hoog niveau bestaat Company Knowledge uit drie stappen: maak de verbinding tussen uw tools, indexeer uw content en stel vervolgens vragen met de Company Knowledge-modus ingeschakeld. De werkstroom is eenvoudig. Een beheerder in uw organisatie begint met het maken van de verbinding tussen uw werkplek-apps en ChatGPT met behulp van vooraf gebouwde gegevensconnectoren.
Voor alle niet-ondersteunde of op maat gemaakte interne tools kan uw IT-team aangepaste MCP-connectoren (Model Context Protocol) maken. Dit is de 'bring your own connector'-route voor interne systemen, niche-apps of eigen databases.
Om de onderliggende technologie achter Company Knowledge beter te begrijpen, legt deze video de basisprincipes uit van hoe ChatGPT queries verwerkt en beantwoordt:
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, kan ChatGPT met Company Knowledge zoeken in goedgekeurde werkplek-apps en relevante informatie ophalen wanneer u dit inschakelt om te chatten.
Het is ontworpen om bestaande toestemmingen van die apps te respecteren, zodat gebruikers alleen informatie zien waartoe ze al toegang hebben.
Om een vraag te stellen, start u een nieuwe chat en selecteert u Bedrijfskennis in het berichtvenster (of schakelt u deze in via het menu Extra in een bestaand gesprek). Van daaruit kunt u uw vraag in gewoon Engels stellen. ChatGPT zoekt vervolgens in de gekoppelde bronnen en geeft een samengevat antwoord met verwijzingen naar de onderliggende documenten of berichten, zodat u kunt controleren waar de informatie vandaan komt.
Omdat het een groot taalmodel gebruikt om uw prompt te interpreteren, kan Company Knowledge natuurlijke taalquery's verwerken die breder zijn dan zoeken op trefwoorden, inclusief vragen waarvoor meerdere systemen moeten worden gecontroleerd.
OpenAI beschrijft het ook als in staat om meerdere zoekopdrachten uit te voeren, bronnen te vergelijken om tegenstrijdige details aan te pakken en op datum gebaseerde filtering te gebruiken voor tijdgevoelige vragen, zoals "Wat hebben we besloten na de laatste beoordeling van de veiligheid?" of "Wat is er veranderd sinds de uitrol in januari?"
Een nadeel: wanneer Company Knowledge is ingeschakeld, kan ChatGPT niet op internet browsen of grafieken en afbeeldingen maken in datzelfde gesprek, omdat het zich richt op het genereren van antwoorden op basis van uw gekoppelde interne bronnen en citaten.
ChatGPT Company Knowledge versus ClickUp in één oogopslag
Voordat we dieper op de details ingaan, volgt hier een kort overzicht. Dit is handig als u de realiteit van uw team al kent: "we werken met 12 tools" versus "we willen één plek om ons werk uit te voeren".
| Functie / Categorie | ClickUp | ChatGPT Company Knowledge |
|---|---|---|
| AI-aangedreven zoeken | ClickUp Brain met Connected Search: doorzoekt taken, documenten, opmerkingen en geïntegreerde apps van derden met behulp van AI die context en natuurlijke taalquery's begrijpt. | GPT-5-aangedreven zoekfunctie in verbonden werkplek-apps (Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, enz.) met contextuele antwoorden en bronvermeldingen. |
| Dataconnectoren | Meer dan 1000 native integraties, waaronder Google Drive, Slack, GitHub, Figma, HubSpot en aangepaste API-verbindingen. | Kant-en-klare connectoren voor Slack, SharePoint, Google Drive, GitHub, Outlook, HubSpot, Asana, GitLab, ClickUp en meer. Aangepaste MCP-connectoren beschikbaar. |
| Werkruimtebenadering | Geconvergeerde AI-werkruimte: projecten, documenten, chatten en AI samengevoegd in één platform. Schakelen tussen tools is niet nodig. | Externe AI-laag die verbinding maakt met bestaande tools; vereist overschakelen naar ChatGPT-interface voor kennisqueries |
| Toestemmingscontroles | Op rollen gebaseerde toestemmingen, SSO, veiligheid op niveau van de onderneming binnen een uniforme werkruimte | Respecteert bestaande toestemmingen van verbonden apps; SSO, SCIM, IP-allowlisting beschikbaar op Enterprise |
| Teamgrootte | Teams van elke grootte – van individuen tot ondernemingen | Ontworpen voor Business (kleine tot middelgrote teams), ondernemingen (grote organisaties) en onderwijsinstellingen. |
Overzicht van ChatGPT Company Knowledge
Als uw team ChatGPT al op het werk gebruikt, is Company Knowledge de upgrade die het 'echt nuttig maakt voor uw bedrijf'. Dit zijn de voordelen en nadelen.
Voordelen:
- Contextuele zoekfunctie op basis van GPT-5: maakt gebruik van geavanceerde AI om te begrijpen wat u bedoelt, niet alleen wat u typt. Hierdoor kan het omgaan met dubbelzinnige vragen en antwoorden uit verschillende documenten samenvoegen.
- Vooraf gebouwde connectoren voor ondernemingen: het biedt kant-en-klare verbindingen met de tools waar de meeste bedrijven op vertrouwen, zoals Slack, SharePoint en Google Drive, en er worden regelmatig nieuwe toegevoegd.
- Transparantie van bronvermeldingen: elk antwoord bevat duidelijke bronvermeldingen die precies aangeven welke bronnen de AI heeft gebruikt. U kunt op deze links klikken om rechtstreeks naar het originele document of bericht te gaan.
- Toegang met respect voor toestemming: de tool neemt automatisch uw bestaande bedrijfstoestemmingen over. U ziet alleen gegevens die u al mag bekijken in uw andere apps.
- Veiligheid op bedrijfsniveau: het omvat functies zoals SSO, SCIM-integratie en configureerbare gegevensbewaring. OpenAI verklaart ook dat het zijn modellen standaard niet traint op gegevens van zijn Business-, Enterprise- of Edu-klanten.
Nadelen:
- Vereist een betaald ChatGPT-abonnement: deze functie is niet beschikbaar in de gratis of Plus-versies. Uw organisatie moet een Business-, Enterprise- of Edu-abonnement hebben.
- Schakelt andere functies uit wanneer actief: wanneer u Company Knowledge inschakelt voor een gesprek, kunt u in diezelfde chat niet chatten of afbeeldingen en grafieken genereren.
- Handmatige activering vereist: u moet eraan denken om elke keer dat u een nieuw gesprek start waarin u het wilt gebruiken, op de schakelaar 'Company Knowledge' te klikken.
- Beperkt tot verbonden apps: de zoekfunctie heeft alleen toegang tot informatie van tools die een verbinding hebben. Als uw team verouderde systemen of niche-apps gebruikt, moet u mogelijk een aangepaste verbinding bouwen.
- Extern aan werkstroom: u moet stoppen met wat u aan het doen bent en overschakelen naar de ChatGPT-interface om een vraag te stellen, waardoor de context juist groter wordt in plaats van kleiner.
ClickUp-overzicht
ClickUp lost hetzelfde probleem van 'waar is alles?' op vanuit een andere invalshoek. In plaats van een AI-laag toe te voegen, vermindert het het aantal plaatsen waar werk zich afspeelt en maakt het zoeken en handelen binnen dat systeem direct mogelijk.
Voordelen:
- ClickUp Connected Search : de AI-aangedreven zoekfunctie vindt direct informatie in uw taken, documenten, opmerkingen en geïntegreerde apps. Het maakt gebruik van natuurlijke taalbegrip om te vinden wat u nodig hebt, zelfs als u niet de exacte trefwoorden gebruikt.
- Converged AI Werkruimte: uw projecten, documenten, teamchat en AI zijn allemaal samengebracht op één platform. Dit betekent dat zoeken en werk op dezelfde plek plaatsvinden, waardoor u niet meer hoeft te schakelen tussen verschillende tools.
- Meer dan 1000 integraties: het biedt native verbindingen met honderden tools zoals Google Drive, Slack en Salesforce. De zoekfunctie strekt zich uit over al deze verbonden tools en brengt alles samen in één weergave.
- Toegankelijk voor teams van elke grootte: kernfuncties, waaronder AI-gestuurde zoekfuncties, zijn beschikbaar voor individuen en teams van elke grootte. Meer geavanceerde AI-mogelijkheden zijn beschikbaar met ClickUp Brain MAX.
- Geschikt voor teams van elke grootte: het is ontworpen om voor iedereen te werken, van individuen en kleine teams tot grote ondernemingen in verschillende afdelingen, zoals productontwikkeling, engineering en ontwerp.
Nadelen:
- Andere aanpak dan externe AI: ClickUp is een geconvergeerde werkruimte, geen AI-laag die je bovenop andere tools toevoegt als add-on. Dit betekent dat teams die veel in verschillende tools hebben geïnvesteerd, hun werk mogelijk moeten consolideren om optimaal te kunnen profiteren.
- Leercurve voor het volledige platform: om de grootste waarde uit het platform te halen, moet u begrijpen hoe de ClickUp-takens, documenten en projectstructuur samenwerken, wat enige tijd kan duren.
- AI-functies variëren per abonnement: terwijl basis AI-zoekfuncties algemeen toegankelijk zijn, vereisen meer geavanceerde functies in Brain MAX een upgrade om alle mogelijkheden te kunnen benutten.
ChatGPT Company Knowledge versus ClickUp: vergelijking van functies
Wat belangrijk is in een oplossing voor het zoeken naar kennis voor ondernemingen, komt neer op hoe goed de AI u begrijpt, met hoeveel van uw tools deze kan worden verbonden, hoe groot de veiligheid van uw gegevens is en welke aanpak het beste past bij de werkstroom van uw team. Dus in plaats van "welke AI is slimmer", is de echte vraag "waar willen we dat het werk gebeurt?"
AI-aangedreven zoeken voor ondernemingen
Het frustrerende aan traditionele zoekbalken is dat ze dom zijn. Ze vinden alleen exacte trefwoorden, waardoor je gedwongen wordt om de juiste terminologie te raden. Je mist het document 'Q3 Go-to-Market' omdat je hebt gezocht op 'Third Quarter Marketing Plan', waardoor je tijd verspilt en onvolledige informatie krijgt. Zoeken op trefwoorden maakt van elke vraag een raadspelletje.
Een contextuele AI-zoekfunctie lost dit op door uw intentie te begrijpen. Het helpt ook wanneer u de bestandsnaam, de eigenaar of zelfs de tool waarin het bestand zich bevindt niet meer weet.
De aanpak van ChatGPT: het gebruikt GPT-5 om informatie uit meerdere verbonden apps te synthetiseren tot één enkel, gesprekgericht antwoord. Het is sterk in het samenbrengen van uiteenlopende stukjes informatie uit verschillende systemen om een brede vraag te beantwoorden. Dit is geweldig voor vragen waarbij je 'de puntjes moet verbinden', vooral wanneer het bewijs op meerdere plaatsen te vinden is.
De aanpak van ClickUp: zoek rechtstreeks in uw werkruimte met ClickUp Brain, zodat u nooit uw huidige taak of document hoeft te verlaten. Beantwoord vragen, voltooi acties en zoek in alles zonder uw huidige taak of document te verlaten met behulp van de ClickUp Brain Assistant. Het blinkt uit in het weergeven van bruikbare context, zoals taken, deadlines en toegewezen personen, naast de informatie die u zoekt. Het geeft u dus niet alleen het antwoord, maar plaatst het werkobject ook voor u.
Het oordeel: ChatGPT Company Knowledge biedt een meer geavanceerde cross-tool synthese, terwijl ClickUp Brain snellere toegang biedt tot bruikbare werkcontext zonder dat u uw werkruimte hoeft te verlaten. Als uw vragen eindigen met "en dan moet ik iets doen", voelt ClickUp vaak sneller aan. Als uw vragen eindigen met "vat samen wat er is gebeurd", voelt ChatGPT vaak sterker aan.
Dataconnectoren en integraties
Door deze contextversnippering is het onmogelijk om een volledig beeld van een project te krijgen zonder tien verschillende tabbladen te openen, wat ertoe leidt dat teams met onvolledige gegevens verkeerde beslissingen nemen.
De oplossing is een systeem dat verbinding kan maken met al uw tools.
De aanpak van ChatGPT: het vertrouwt op vooraf gebouwde dataconnectoren voor populaire apps voor ondernemingen. Dit is ideaal voor teams die diep verankerd zijn in hun bestaande toolstack en hun kernwerkstroom niet willen veranderen. Het is "mensen ontmoeten waar ze al werken", in voor- en tegenspoed.
De aanpak van ClickUp: als geconvergeerde AI-werkruimte moedigt het je aan om je werk op één platform te brengen om contextversnippering bij de bron te elimineren. Verenig zoekopdrachten in externe apps zoals Google Drive en Salesforce met Connected Search, waardoor verspreide gegevens worden omgezet in bruikbare inzichten zonder van app te hoeven wisselen. Het is "het werk naar één plek verplaatsen" en vervolgens AI als bindmiddel gebruiken.
Het oordeel: Beide bieden uitgebreide integratiemogelijkheden, maar ze dienen verschillende strategieën. ChatGPT maakt verbinding met bestaande tools, terwijl ClickUp ze consolideert. Uw beste keuze hangt dus af van de vraag of uw organisatie de bestaande stack optimaliseert of de werkstroom herontwerpt.
Veiligheid, privacy en toestemming-controles
Je bent klaar om AI te gebruiken, maar je maakt je zorgen over het geven van toegang tot al je gevoelige bedrijfsgegevens. Wie kan wat zien? Wordt de AI getraind op basis van je privé-lanceringsplannen? Deze problemen op gebied van veiligheid weerhouden teams er vaak van om krachtige AI-tools te gebruiken, waardoor grote winsten op gebied van productiviteit misloopt.
Je hebt een oplossing nodig met veiligheid op niveau van de onderneming en duidelijke controles voor toestemming.
De aanpak van ChatGPT: het neemt de toestemmingen over van uw verbonden apps, zodat gebruikers alleen kunnen zien wat ze al mogen zien. Het Enterprise-niveau biedt SSO, SCIM en andere functies voor veiligheid. OpenAI verklaart ook dat het standaard niet traint op gegevens van zijn zakelijke klanten. Dit is aantrekkelijk voor organisaties die toegang tot AI willen zonder de toestemmingen opnieuw te moeten ontwerpen.
De aanpak van ClickUp: bepaal precies wie wat ziet binnen uw werkruimte met veiligheid op bedrijfsniveau, gedetailleerde toestemmingen op basis van rollen en ClickUp SSO-opties. Omdat al uw gegevens op één veilige plek staan, hoeft u geen toestemmingen voor tientallen verschillende tools te beheren en hoeft u zich geen zorgen te maken over gegevens die via een externe AI-laag worden doorgegeven. Het voordeel is dat u het beheer binnen ClickUp standaardiseert, wat geweldig is als u daadwerkelijk die centrale controle wilt.
Het oordeel: Beide voldoen aan de normen voor veiligheid van ondernemingen; de keuze hangt af van of u er de voorkeur aan geeft dat gegevens in een uniforme werkruimte blijven (ClickUp) of via een externe AI-laag worden verwerkt (ChatGPT). Als u al worstelt met verschuivingen in toestemmingen tussen verschillende tools, kan consolidatie u een hoop hoofdpijn besparen.
Gebruiksscenario's voor teams
Een zoekfunctie die voor iedereen geschikt is, werkt zelden. Uw engineeringteam heeft een heel andere werkstroom dan uw marketingteam, en een tool die niet bij hun proces past, zal worden genegeerd, wat tot nog meer fragmentatie leidt.
De juiste tool moet flexibel genoeg zijn om zich aan verschillende teams aan te passen.
De aanpak van ChatGPT: dit werkt goed voor organisaties met gevestigde, uitgebreide toolstacks die ad-hocvragen willen beantwoorden die meerdere systemen omvatten. Een leidinggevende kan bijvoorbeeld vragen: "Wat was de uiteindelijke beslissing over de tijdlijn voor de lancering van het derde kwartaal?" en een antwoord krijgen dat is samengesteld uit Slack, Google Documenten en Asana. Het is in feite een briefing-engine die verschillende tools combineert.
De aanpak van ClickUp: het is ontwikkeld voor teams die contextversnippering willen elimineren door werk te consolideren. Het blinkt uit wanneer u onmiddellijk op informatie moet reageren. Een productmanager kan bijvoorbeeld een taak vinden, de status ervan bijwerken en een teamgenoot hierover een bericht sturen, allemaal vanuit hetzelfde zoekresultaat, zonder ClickUp te verlaten. Het is 'briefing plus uitvoering' op één plek.
Het oordeel: ChatGPT Company Knowledge is geschikt voor teams die bestaande werkstroomen willen behouden; ClickUp is geschikt voor teams die klaar zijn om werk en AI op één plek te consolideren. Als u het aantal tools waarop u op lange termijn vertrouwt wilt verminderen, sluit ClickUp aan bij die richting.
Moet u ChatGPT Company Knowledge of ClickUp gebruiken?
De keuze hangt af van de kernfilosofie van uw team met betrekking tot werk. U kiest niet langer alleen een zoekfunctie, maar u beslist ook waar de kennis van uw bedrijf wordt opgeslagen en toegankelijk is.
ChatGPT Company Knowledge is zinvol als uw organisatie al betaalt voor een ChatGPT Business- of Enterprise-abonnement en u zich inzet voor een gedecentraliseerde toolstack. Het is een krachtige AI-laag voor het verkrijgen van snelle antwoorden uit verspreide bronnen, zolang uw team bereid is om voor elke query over te schakelen naar de ChatGPT-interface.
ClickUp is de betere keuze als je doel is om contextversnippering te verminderen en de productiviteit te verhogen door alles op één centrale plek te hebben. Het is bedoeld voor teams die AI-zoekfuncties liever direct in hun werkstroom hebben , en niet in een apart tabblad. Los het probleem van versnipperde kennis op door alles samen te brengen in een Converged AI-werkruimte.
Naarmate AI een steeds centralere rol gaat spelen in onze manier van werken – 13% van de werknemers gebruikt GenAI al voor 30% of meer van hun dagelijkse taken – zullen de meest efficiënte teams die zijn die het snelst informatie kunnen vinden en daarop kunnen reageren.
Ga gratis aan de slag met ClickUp om te zien hoe Connected Search werkt in een geconvergeerde werkruimte.
Veelgestelde vragen
U kunt op de schakelaar 'Company Knowledge' bovenaan uw gesprek klikken om deze voor die specifieke chat uit te schakelen, waardoor webbrowsen en het genereren van afbeeldingen weer worden ingeschakeld.
ChatGPT Company Knowledge is een externe AI-laag die al uw verbonden apps doorzoekt, terwijl ClickUp Brain's Connected Search rechtstreeks werkt binnen een geconvergeerde werkruimte waar uw projecten, ClickUp Docs en ClickUp Chat al aanwezig zijn.
Ja, ChatGPT Company Knowledge is ook beschikbaar op hun Business- en Edu-niveaus, en ClickUp biedt AI-aangedreven zoekfuncties voor meerdere abonnementen.
Het beleid van OpenAI stelt dat het standaard geen gegevens gebruikt die door klanten zijn ingediend in het kader van hun Business-, Enterprise- of Edu-abonnementen om zijn modellen te trainen.