Wat is Deep Search? Een gids voor AI-aangedreven zoekopdrachten voor ondernemingen

Teams worden overspoeld met informatie. De gemiddelde kenniswerker schakelt bijna 1200 keer per dag tussen apps.

Dat betekent dat ze elke dag bijna 50 minuten tot 1,8 uur besteden aan het zoeken naar antwoorden in documenten, chats en databases.

Ziet u het probleem? Kritieke kennis is versnipperd over systemen die niet met elkaar communiceren. Traditionele zoekmachines kunnen de verbindingen niet leggen. Ze zoeken naar overeenkomende werken en geven een lijst met links weer.

Maak kennis met: Deep Search. Deze technologie begrijpt de intentie achter uw vraag, legt verbindingen tussen gerelateerde concepten in uw werk en geeft duidelijke, bruikbare antwoorden.

Hieronder laten we u zien wat deep search is, hoe het de manier waarop teams informatie vinden verandert en hoe het u helpt minder tijd te besteden aan zoeken en meer tijd aan het voortzetten van uw werk.

Wat is Deep Search?

Deep search is een AI-aangedreven zoekmethode voor ondernemingen die gebruikmaakt van geavanceerde LLM-zoekmachines en grote taalmodellen om de betekenis en intentie achter een vraag te begrijpen.

Het zoekt niet alleen naar losse trefwoorden. Met behulp van kunstmatige intelligentie begrijpt het de context, relaties en concepten. Vervolgens haalt het relevante informatie en belangrijke inzichten uit verbonden databronnen, zoals grote documentverzamelingen.

Om te begrijpen waarom dit belangrijk is, is het nuttig om diepgaand zoeken te vergelijken met traditioneel zoeken op basis van trefwoorden. Dit zijn de verschillen tussen beide:

Zoeken op trefwoorden werkt goed als u precies weet wat u zoekt, maar diepgaand zoeken werkt wanneer u dat niet weet. Dit verschil bestaat omdat de meeste vragen over werk niet eenduidig of geïsoleerd zijn. Ze klinken als:

Om de vragen te beantwoorden, zijn context, geschiedenis en interpretatie nodig: intelligent zoeken. Semantisch begrip maakt diepgaand zoeken mogelijk om gerelateerde discussies, beslissingen en documenten met elkaar te verbinden, zelfs als ze niet exact dezelfde woorden gebruiken.

Dat maakt het 'diepgaand'.

Dit verschil wordt duidelijk zodra u een echte werkgerelateerde vraag stelt. Dus wanneer u vraagt: "Wat is de status van de lancering van Atlas?", gebruikt deep search grote taalmodellen om te begrijpen dat:

In plaats van u op zoek te sturen naar een breed bereik aan tools, maakt deep search een verbinding tussen de signalen met behulp van geavanceerde AI tot één bruikbaar antwoord.

Hoe Deep Search werkt

Deep search begrijpt hoe taken, documenten, gesprekken en beslissingen met elkaar verbonden zijn. In de praktijk betekent dit:

Complexe vragen opsplitsen

De meeste werkgerelateerde vragen zijn gelaagd. Ze bevatten meerdere doelen, aannames en verborgen vervolgvragen.

Wanneer u iets vraagt als: "Vat de feedback van de bèta-test samen en geef aan wat onze prioriteiten zijn voor V2", behandelt deep search dit niet als een enkele zoekopdracht.

Het splitst de vraag op in zijn onderliggende componenten, zoekt vervolgens relevante bronnen en haalt de meest betekenisvolle informatie eruit met behulp van geavanceerde AI:

Dit bespaart u de tijd die u zou besteden aan handmatig zoeken, zelfs als u een georganiseerde werkstroom voor documentbeheer hebt.

📮 Wat teams vertraagt, is niet het werk, maar het eindeloze zoeken

Werknemers besteden bijna 30% van hun dag aan het zoeken in verschillende tools. Bekijk hoe ClickUp BrainGPT's Enterprise Search informatie uit taken, documenten, opmerkingen en apps op één plek samenbrengt, zodat teams sneller aan de slag kunnen.

Verzamel antwoorden uit verschillende bronnen

De werkcontext bevindt zich zelden op één plek. Een enkele beslissing kan verspreid zijn over een document, een taakcommentaar, een samenvatting van een vergadering en een vervolgbericht in het chatten.

Traditionele zoekfuncties vinden elk stukje informatie afzonderlijk en laten het aan u over om de verbindingen te leggen.

Deep Search doet dat werk voor u. Het haalt relevante informatie uit elke verbonden bron: documenten, taken, chats, e-mails en zelfs gekoppelde Google Drive- of OneDrive-bestanden.

En het geeft niet alleen een lijst van deze bronnen. Het leest ze, identificeert de belangrijkste punten en verwerkt ze tot één samenhangend antwoord in duidelijke taal, met verwijzingen naar de oorspronkelijke content ter verificatie. Bekijk hier een verbonden werkstroom in actie. 👇🏼

Waarvoor kunt u Deep Search gebruiken?

Diepgaande zoektools zoals Enterprise AI Search werken het beste wanneer het antwoord dat u zoekt niet in één enkel bestand staat, maar verweven is met het werk van uw team.

Enkele voorbeelden van deep search zijn 👇

1. Nieuwe medewerkers inwerken

De eerste weken in een nieuwe rol voelen vaak als een lawine aan informatie. U hoeft nieuwe medewerkers geen lange lijst met links te geven en te hopen dat ze zelf de verbindingen leggen.

Ze kunnen eenvoudige onderzoeksvragen stellen.

Deep Search consolideert het goedgekeurde vergadersjabloon, belicht recente succesvolle voorbeelden van kick-offs en brengt advies uit eerdere discussies over wat goed heeft gewerkt naar voren.

🏅 Resultaat? Nieuwe leden van het team zijn sneller operationeel omdat ze leren van echte resultaten, niet van verouderde mappen of tweedehands uitleg.

2. Voorbereiding op beoordelingen

Prestatiebeoordelingen kunnen soms veranderen in geheugentests. Managers proberen maanden werk te reconstrueren aan de hand van verspreide aantekeningen, half onthouden successen en documentatie die toevallig voorhanden is.

Deep search brengt daar verandering in. Een manager kan vragen stellen als:

Het systeem synthetiseert signalen uit taken, opmerkingen, projectupdates en documentatie om een gefundeerde samenvatting van de impact te presenteren.

🏅 Resultaat: beoordelingen worden eerlijker, meer op bewijs gebaseerd en veel minder afhankelijk van recentheidsbias.

3. Projectaudits

Stel dat u zes maanden na de productlancering een uitgebreid rapport opstelt. Het probleem is dat niemand zich meer herinnert waarom bepaalde belangrijke beslissingen zijn genomen.

Wanneer audits op geheugen zijn gebaseerd, ontstaan er vaak hiaten. Deep Search vult die hiaten op door het besluitvormingsproces van het project te reconstrueren aan de hand van tijdlijnen, afhankelijkheden en gesprekken.

Auditors en projectleiders kunnen vragen stellen als:

Deep Search haalt bewijsmateriaal uit taakgeschiedenissen, statuswijzigingen, opmerkingen en ondersteunende documenten om te laten zien hoe het project zich daadwerkelijk heeft ontwikkeld, en niet alleen hoe het is samengevat.

🏅 Resultaat: Projectaudits verschuiven van verklaringen achteraf naar door bewijs ondersteunde inzichten die teams kunnen gebruiken om toekomstige leveringen te verbeteren.

4. Eerdere beslissingen en context vinden

Teams onthouden vaak wat er is besloten, maar vergeten waarom. Wanneer vragen maanden later weer opduiken, is de context begraven onder aantekeningen van vergaderingen, opmerkingen en zijdelingse gesprekken.

Met diepgaand zoeken kunt u vragen stellen als:

Op deze manier krijgt u een geconsolideerde weergave van het besluitvormingsproces.

🏅 Resultaat: Teams en onderzoeksanalisten gaan vol vertrouwen verder met actuele informatie.

Diepgaand zoeken versus diepgaand onderzoek

Diepgaand zoeken wordt vaak verward met diepgaand onderzoek.

Ze maken allebei gebruik van AI, maar lossen heel verschillende problemen op. De sleutelverschillen zijn 👇

Kortom, met een diepgaande zoekopdracht vindt u wat u al weet, zodat u geen tijd verspilt met het zoeken naar feiten. Diepgaand onderzoek helpt u te bepalen wat u vervolgens nog moet doen aan de hand van zowel uw gegevens als online bronnen.

Hoe u Deep Search kunt gebruiken in ClickUp

Nu u ziet wat deep search kan doen, is de volgende vraag: hoe gebruikt u het in uw werkstroom?

U kunt het niet zomaar aan- en uitzetten. Het werkt het beste wanneer het deel uitmaakt van de tools die uw team al gebruikt. Waar projecten, documenten, gesprekken en doelen samenkomen.

Maak kennis met ClickUp, 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte.

Het integreert AI-zoekfuncties in elk aspect van uw werk, zodat u antwoorden kunt vinden en daarop kunt reageren zonder uw werkruimte te verlaten. Het elimineert onnodige werkversnippering door al uw werk samen te brengen op één platform.

Hieronder laten we u zien hoe 👀

Doorzoek elk hoekje van uw werk

De zoekfunctie voor ondernemingen van ClickUp is ontworpen om antwoorden te vinden in alles waarmee uw team werkt.

Het zoekt in:

Wat wordt geïndexeerd, hangt af van de toegang. Als de gebruiker die een verbinding opzet de gegevens in een verbonden tool kan zien en het een ondersteund objecttype is, wordt het doorzoekbaar. Dit zorgt ervoor dat de resultaten nauwkeurig, met toestemming en relevant blijven.

Hier leest u hoe dit uw leven gemakkelijker maakt. 😎

Omdat al uw werk al in ClickUp staat, biedt Enterprise Search diepgaande zoekmogelijkheden en realtime zichtbaarheid in uw hele werkruimte.

Zo gebruikt u het 👇

Vervolgens kunt u ook de volgende acties ondernemen 👇

Krijg contextrijke antwoorden op uw vragen

ClickUp Brain is ontwikkeld om AI-wildgroei tegen te gaan door intelligentie rechtstreeks in uw werkstroom in te bedden.

Deze contextuele AI begrijpt uw werk, tools, gegevens van de onderneming en uw context.

Als u BrainGPT vraagt: 'Wat houdt dit project tegen?', krijgt u blokkades te zien die gekoppeld zijn aan echte taken, relevante gegevens, afhankelijkheden en eigenaren.

Analyseer complexe gegevens uit meerdere databronnen

Brain brengt meerdere externe AI-modellen en databronnen samen en fungeert als een coördinerende laag.

U hoeft niet heen en weer te schakelen tussen ChatGPT, Claude, Gemini en verschillende schijven om toegang te krijgen tot verschillende functies. Het haalt het juiste model voor de Taak op en baseert elk antwoord op de gegevens in uw werkruimte.

Zoekopdrachten uitvoeren via spraak

Typen is niet altijd de snelste manier om te zoeken, vooral wanneer ideeën ontstaan tijdens een vergadering of tijdens het beoordelen van werk.

Met Talk to Text van ClickUp kunt u zoekopdrachten uitvoeren en vragen stellen met uw stem, zonder uw werkstroom te onderbreken.

U kunt op natuurlijke wijze spreken en BrainGPT zet uw invoer om in een contextbewuste query die zoekt in taken, documenten, gesprekken en gekoppelde gegevens.

Best practices voor diepgaand zoeken voor teams

Volg deze best practices om de maximale waarde uit Enterprise AI Search te halen ⭐

1. Focus op de juiste vragen

Diepgaand zoeken is het krachtigst in grote werkruimten met veel gegevens en voor complexe zoekopdrachten in meerdere stappen. Als u één enkel bestand nodig hebt of een eenvoudige, locatie-specifieke vraag hebt, kunt u sneller uit zijn met de standaard AI-prompt of een locatiefilter.

Onthoud dat diepgaand zoeken het beste werkt wanneer beslissingen, updates en resultaten worden gedocumenteerd op de plek waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt. Hoe duidelijker uw registratiesysteem, hoe nauwkeuriger uw antwoorden zullen zijn.

2. Stel natuurlijke vragen

Formuleer uw zoekopdracht zoals u een collega die het werk kent zou vragen.

❌ Typ 'Q3 budget'

✅ Probeer eens: "Wat waren de drie redenen voor de herverdeling van het budget voor het marketingteam in het derde kwartaal?"

Hoe meer context u verstrekt, hoe beter het antwoord.

3. Volg de follow-ups

Wanneer deep search vervolgvragen suggereert, maak daar dan gebruik van. Ze helpen u uw zoekopdracht te verfijnen zonder opnieuw te beginnen, zodat u dieper kunt graven en een volledig beeld krijgt.

4. Verifieer en onderneem actie

Controleer de bronnen die Deep Search naar voren brengt om er zeker van te zijn dat ze relevant en accuraat zijn. Onderneem vervolgens actie op basis van de inzichten door een Taak aan te maken, een document te starten of een aantekening te maken.

5. Specificeer uitsluitingen

Als er informatie is die u niet nodig hebt, kunt u Deep Search vragen deze te negeren.

6. Maak een vermelding van het uitvoerformat

Als u een lijst, samenvatting of prioriteitenlijst nodig hebt, vraag er dan om. Dit kan bijvoorbeeld zijn: "Geef een lijst met de vijf grootste risico's van het project, gerangschikt op ernst." Dit bespaart tijd en maakt het gemakkelijker om op basis van de zoekresultaten actie te ondernemen.

7. Lange content samenvatten

Als de resultaten lange documenten of threads bevatten, vraag ClickUp BrainGPT dan om ze samen te vatten. Dit bespaart tijd, zorgt ervoor dat u geen belangrijke details mist en helpt u zich op uw werk te concentreren in plaats van alles zelf te lezen.

🔔 Vriendelijke herinnering: U hoeft niet altijd een volledige, diepgaande zoekopdracht uit te voeren in uw hele werkruimte.

Met ClickUp kunt u AI overal gebruiken – rechtstreeks in een taak, document, opmerking of ruimte – wanneer uw vraag verband houdt met een specifiek stuk werk. Deze locatiegebaseerde AI koppelt de vraag automatisch aan het item dat u bekijkt, zodat de antwoorden gericht en sneller zijn.

Gebruik dit wanneer:

• U bekijkt een Taak en wilt context over de geschiedenis of belemmeringen ervan.
• U bent in een document en hebt uitleg of een samenvatting nodig
• U wilt inzichten met betrekking tot één project, niet de hele werkruimte.

Diepgaand zoeken helpt bij het vinden van informatie in verschillende werkruimten. Locatiegebaseerde AI is beter wanneer de context al duidelijk is en u alleen antwoorden nodig hebt.

Limieten van diepgaand zoeken om rekening mee te houden

Hier zijn enkele limieten van diepgaand zoeken waar u rekening mee moet houden:

1. Juiste toestemming

ClickUp Enterprise AI Search ziet alleen wat het heeft gekregen toestemming om te zien. Privémappen, ruimtes of gekoppelde apps worden niet weergegeven, tenzij u toegang verleent. Dit houdt uw gegevens veilig, maar het betekent ook dat sommige antwoorden mogelijk niet worden weergegeven als ze zich in beperkte gebieden bevinden.

2. Datakwaliteit

Diepgaand zoeken werkt alleen met bestanden en mappen die goed zijn georganiseerd. Dit betekent dat het geen stille gegevens kan lezen, dat wil zeggen informatie in niet-gekoppelde tools, lokale bestanden of gesprekken. Taaken zonder titel, vage documenten of beslissingen die verborgen zijn in chats maken het ook moeilijker voor diepgaand zoeken om verbanden te leggen.

3. Menselijk oordeel vereist

Deep Search voert een zoekopdracht uit in de kennisbank, toont bronnen en suggereert verbindingen, maar neemt geen beslissingen. U en uw team blijven verantwoordelijk voor het interpreteren van de resultaten en het ondernemen van actie.

4. Query-bereik en prestaties

Complexe queries kunnen langer duren omdat diepgaande zoekopdrachten grondig scannen. Het samenvatten van alles over uw merkidentiteit duurt langer dan het bekijken van de prioriteiten van deze week voor één team. Voor snelle zoekopdrachten zijn standaardzoekopdrachten of AI-chat wellicht de snellere optie.

5. Bronverificatie

AI kan soms plausibele maar onjuiste informatie genereren. ClickUp Deep Search vermindert dit risico door antwoorden in uw werkruimte te baseren en bronlinks weer te geven. Controleer deze bronnen echter altijd om er zeker van te zijn dat de informatie correct is.

De toekomst van diepgaand zoeken

Diepgaand zoeken verandert nu al de manier waarop teams informatie opzoeken, maar dit is nog maar het begin. Dit is waar het naartoe gaat:

1. Word proactiever en contextbewuster

Deep Search begrijpt uw rol, taken, kalender en projectfase. Het vindt relevante documenten, stuurt u herinneringen toe over eerdere beslissingen en signaleert mogelijke conflicten voordat ze tot problemen leiden.

2. Voer de automatisering uit van het vinden van antwoorden en rapportage

U kunt automatisch een projectbriefing genereren op basis van eerdere soortgelijke werkzaamheden of een wekelijks statusrapport opvragen op basis van Taak-updates, chatberichten en documentwijzigingen, en dat alles met één enkele prompt.

3. Trigger acties, niet alleen antwoorden

Diepgaand zoeken kan niet alleen de meest relevante resultaten weergeven, maar ook acties voorstellen. Het kan bijvoorbeeld een vastgelopen goedkeuring door een client signaleren, aanbieden om een herinnering te sturen, de tijdlijn aanpassen en het team met één klik op de hoogte brengen.

4. Personaliseer kennis voor elke rol

In plaats van een generieke zoekbalk leert deep search de patronen van u en uw team kennen om u alleen die kennis te bieden die voor u belangrijk is. Als u bijvoorbeeld marketeer bent, kan het uw aandacht vestigen op nieuwe prestatiegegevens van campagnes.

5. Maak verbinding tussen werk tussen platforms en teams

Deep Search werkt op meerdere platforms en geautoriseerde werkruimten, waardoor het gemakkelijker wordt om de juiste informatie te vinden, ongeacht waar deze zich bevindt.

Vind de antwoorden die verborgen zitten in uw werk met ClickUp Deep Search

Het vinden van informatie op het werk hoeft u niet te vertragen.

Verlies aan productiviteit en vertraagde beslissingen zijn het gevolg van informatie die vastzit in silo's en versnipperde context.

De zoekfunctie voor bedrijven van ClickUp begrijpt de context, complexe taken en hoe kennis door het echte werk stroomt. In plaats van teams te dwingen om door mappen, chats en dashboards te zoeken, geeft het antwoorden op basis van taken, documenten, gesprekken en gekoppelde tools.

Als u niet langer door uw werk wilt zoeken, maar wilt vragen wat u wilt weten, meld u dan gratis aan bij ClickUp. Vind de antwoorden die al in uw werk verborgen zitten.