Wie had tien jaar geleden gedacht dat software handgeschreven facturen zou kunnen lezen, leveranciersgegevens zou kunnen extraheren, bestellingen zou kunnen vergelijken en betalingen zou kunnen goedkeuren zonder menselijke tussenkomst?
En toch zijn we hier.
Financiële teams besparen duizenden uren door werkstroomen te automatiseren die voorheen hele afdelingen in beslag namen. Volgens een enquête van CFO Magazine rapporteerde ongeveer 36% van de Amerikaanse bedrijven een besparing van bijna 10 uur per week door automatisering, of meer dan 500 uur per jaar.
Wat is er veranderd? De gemakkelijke toegankelijkheid van AI en de integratie ervan met traditionele, op regels gebaseerde systemen voor automatisering. Deze integratie heeft mogelijkheden gecreëerd die zich uitstrekken over alle bedrijfsfuncties.
De vraag is niet langer 'Moeten we bedrijfsprocessen automatiseren?', maar 'Hoe kunnen we processen automatiseren met behulp van AI, zodat we operationele uitmuntendheid kunnen bereiken?'.
Als u de automatisering van uw bedrijfsprocessen met AI wilt realiseren, hebben we deze gids voor u samengesteld.
Waarom processen automatiseren met AI?
Uit de meest recente gegevens blijkt dat meer dan 66% van de bedrijven ten minste één bedrijfsproces heeft geautomatiseerd door middel van automatisering.
Organisaties die RPA implementeren om taken te automatiseren, hebben bijvoorbeeld binnen het eerste jaar na implementatie een verbetering van het rendement op investering (ROI) met een bereik van 30% tot 200% gezien.
Enkele van de belangrijkste voordelen die we zien bij AI-gestuurde automatisering zijn:
- Foutenreductie: elimineer kostbare fouten bij factuurverwerking, gegevensinvoer en het onboarden van klanten, die doorgaans uren handmatig corrigeren vereisen.
- 24/7-activiteiten: houd kritieke processen buiten kantooruren draaiende, van reacties van de klantenservice tot verwerking van bestellingen en voorraadupdates.
- Optimalisatie van middelen: zet geschoolde medewerkers in voor strategisch werk dat de omzetgroei stimuleert, in plaats van voor alledaagse taken zoals handmatige gegevensinvoer.
- Ondersteunt schaalbaarheid: verwerk grotere werklasten tijdens piekperiodes of bedrijfsgroei zonder extra personeel of overuren.
- Gestandaardiseerde kwaliteit: zorg voor een consistente uitvoering van processen in alle afdelingen en elimineer variaties die leiden tot verschillen in de klantervaring.
- Snellere besluitvorming: verwerk gegevensanalyses en genereer inzichten in minuten in plaats van dagen, zodat u sneller kunt reageren op veranderingen in de markt.
📮 ClickUp Insight: 34% van de werknemers zegt dat de grootste belemmering voor automatisering de onzekerheid is over welke tools ze moeten gebruiken. Hoewel velen slimmer willen werken, worden ze overweldigd door de keuzes en ontbreekt het hen aan het vertrouwen om de eerste stap te zetten. 😓
ClickUp neemt deze verwarring weg door intuïtieve, gebruiksvriendelijke AI-agents aan te bieden die uw werk binnen één platform kunnen automatiseren, zonder dat u met meerdere tools hoeft te jongleren. Met functies zoals ClickUp Brain, onze AI-assistent, en aangepaste AI-agents kunnen teams processen automatiseren, taken plannen, prioriteren en uitvoeren zonder geavanceerde technische expertise of een overdaad aan tools. Bekijk het hier in actie. 👇🏼
💫 Echte resultaten: Lulu Press bespaart 1 uur per dag per medewerker door gebruik te maken van ClickUp-automatiseringen, wat leidt tot een toename van 12% in de algehele werkefficiëntie.
Welke processen kunt u automatiseren met AI?
AI-automatisering varieert van eenvoudige, repetitieve taken zoals gegevensinvoer en e-mailreacties tot de intelligente automatisering van complexe, meerlaagse processen, zoals optimalisatie van de toeleveringsketen en voorspellende analyses.
Hier volgt een overzicht van de meest voorkomende bedrijfsprocessen die u met behulp van kunstmatige intelligentie in verschillende afdelingen kunt automatiseren voor automatisering:
Klantenservice en ondersteuning
Klantenserviceteams behandelen grote hoeveelheden repetitieve vragen van klanten die volgens voorspelbare patronen verlopen. AI-taakautomatisering kan de meest voorkomende problemen zonder menselijke tussenkomst oplossen, terwijl complexe problemen worden doorgeschoven naar de betrokken personen.
Belangrijkste mogelijkheden voor automatisering:
- Ticketroutering en toewijzing van prioriteit: categoriseer en wijs supporttickets automatisch toe op basis van content en urgentie.
- Wachtwoord resetten en accountproblemen: behandel routinematige accountproblemen via geautomatiseerde werkstroom.
- Ordertracking en statusupdates: geef realtime antwoord op vragen zonder tussenkomst van een medewerker voor een hogere klanttevredenheid.
- Antwoorden op veelgestelde vragen en basisvragen: gebruik AI-aangedreven chatbots voor directe, nauwkeurige antwoorden.
- Sentimentanalyse: identificeer gefrustreerde klanten, geef prioriteit aan hun zaken en reageer snel op feedback van klanten.
Functies zoals AI Assign en AI Prioritize in ClickUp kunnen helpen bij gebruikssituaties zoals deze:
🧠 Wist u dat? Volgens de voorspelling van Gartner zal agentische AI 80% van de veelvoorkomende klantenserviceproblemen autonoom oplossen zonder menselijke tussenkomst.
Financiën en bedrijfsvoering
Financiële processen omvatten grote hoeveelheden gestructureerde gegevens en op regels gebaseerde beslissingen. AI-automatisering vermindert fouten en versnelt tegelijkertijd de verwerking van transacties, zoals factuurvalidatie, afstemming van uitgaven en betalingsverwerking, waardoor snellere afsluitingen en verbeterde compliance worden gegarandeerd.
Belangrijkste mogelijkheden voor automatisering:
- Factuurverwerking: haal gegevens uit facturen en koppel deze aan inkoopbestellingen.
- Validatie van onkostendeclaraties: controleer bonnen aan de hand van het bedrijfsbeleid en keur routinematige declaraties goed.
- Crediteuren/debiteuren: beheer betalingsschema's en incassoprocessen
- Fraudedetectie: controleer transacties in realtime op verdachte patronen.
- Financiële rapportage: genereer regelmatig rapporten op basis van data-analyse en compliance-documentatie.
💡 Pro-tip: U kunt ClickUp Brain gebruiken om aangepaste regels te genereren voor het verwerken van factuurgegevens.
Verkoop- en marketingtaken
Verkoop- en marketingteams raken vaak verstrikt in het verzamelen van gegevens, het kwalificeren van leads en het toezicht op campagnes. Automatisering – of het nu gaat om het scoren van leads of het opvolgen ervan – maakt een einde aan dat drukke werk, versnelt werkstroomen en levert meer gepersonaliseerde campagnes op met een hogere conversie.
Belangrijkste mogelijkheden voor automatisering:
- Leadscoring en kwalificatie: rangschik prospects automatisch op basis van gedrag en demografische gegevens.
- E-mailmarketingcampagnes: personaliseer content en winkelaanbevelingen op basis van klantgegevens.
- Planning van sociale media: plan en publiceer content op meerdere platforms
- Klantensegmentatie: groepeer klanten op basis van gedragspatronen voor gerichte campagnes.
👀 Wist u dat? Gebruikers van ClickUp Brain kunnen kiezen uit meerdere externe AI-modellen, waaronder GPT-4, Claude en Gemini, voor verschillende schrijf-, redeneer- en codeertaken, rechtstreeks binnen hun ClickUp-platform.
HR & administratie
HR-teams beheren repetitieve werkstroomen rond werving, onboarding, training en personeelsbeheer.
Belangrijkste mogelijkheden voor automatisering:
- CV-screening: filter kandidaten op basis van functie-eisen en kwalificaties.
- Interviewplanning: coördineer de beschikbaarheid van kandidaten en wervingsmanagers
- Onboarding van medewerkers: begeleid nieuwe medewerkers bij het papierwerk en de werkstroomen.
- Herinneringen voor prestatiebeoordelingen: plan en houd de voltooiing van regelmatige evaluaties bij.
- Inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden: help werknemers bij het navigeren door de opties en het voltooien van de inschrijving.
Bijna 90% van de IT-professionals geeft aan dat ze een toename in bedrijfsgroei hebben gezien dankzij de automatisering van verschillende processen. Met een gemiddeld rendement op investering van 240% is bedrijfsprocesautomatisering inderdaad een van de meest impactvolle investeringen voor moderne bedrijven.
Hoe processen te automatiseren met AI
Hier leest u hoe u uw werkstroom kunt automatiseren met AI.
We laten u zien hoe ClickUp, 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte, u bij elke stap van het proces helpt.
1. Identificeer processen die geschikt zijn voor automatisering
Onthoud dat niet elke taak AI nodig heeft. De beste kandidaten voor automatisering zijn repetitief, op regels gebaseerd en tijdrovend.
Begin met de vraag:
- Volgt deze taak een duidelijke reeks stappen?
- Is het afhankelijk van gestructureerde gegevens of invoer?
- Kost het uren zonder dat het veel toegevoegde waarde heeft voor de menselijke creativiteit?
Enkele voorbeelden van werkstroom-voorbeelden voor automatisering zijn:
- Loonverwerking of invoer van klantgegevens: AI kan gestructureerde gegevens analyseren, menselijke fouten verminderen en de tijd die wordt besteed aan handmatige updates verkorten.
- Leadkwalificatie of -routering: op regels gebaseerde criteria zoals titel, branche of websitegedrag kunnen worden geautomatiseerd voor een snellere respons.
- Inboxbeheer: Herhaalde ondersteuningsverzoeken of e-mails van klanten kunnen worden gesorteerd, getagd of beantwoord met behulp van AI-prompts.
Een andere veelvoorkomende categorie zijn repetitieve intake-taken. Dit kunnen het verzamelen van verzoeken en feedback van klanten, problemen met de service of supporttickets zijn.
Met ClickUp Forms kunt u deze taken en informatie vastleggen. Combineer het met aangepaste velden of AI-velden in ClickUp om inkomende gegevens automatisch te taggen, sorteren en doorsturen naar de juiste persoon of lijst.
Bijvoorbeeld:
- Een formulier dat wordt verzonden over een factureringsprobleem kan automatisch worden getagd met 'Financiën', gemarkeerd als 'Dringend' en rechtstreeks worden toegewezen aan uw boekhoudteam.
- Een verzoek van een klant om creatieve revisies kan een nieuwe taak triggeren met de juiste prioriteit en toegewezen persoon op basis van de klantnaam of projectcode.
📚 Lees meer: 25+ voorbeelden van mindmaps
2. Breng uw huidige werkstroom in kaart
In deze fase wilt u een gedetailleerde visuele weergave maken van de bedrijfsprocessen die u met AI wilt automatiseren. Dat kunt u doen met behulp van tools voor het in kaart brengen van processen, zoals stroomdiagrammen, werkstroomdiagrammen of zelfs iets eenvoudigs als een plakbriefje.
Voor structuur- en samenwerkingsfuncties raden we echter aan om procesmodelleringssoftware te gebruiken.
Documenteer elke stap in uw huidige werkstroom (van begin tot eind), inclusief:
- Starttriggers die het proces in gang zetten, d.w.z. nieuwe klantregistratie, ontvangen factuur
- Beslissingsmomenten waarop keuzes of goedkeuringen vereist zijn, d.w.z. beoordeling door manager, budgetcontrole
- Taaksequenties die de volgorde van activiteiten weergeven
- Gegevensinvoer en -uitvoer in elke fase, d.w.z. formuliergegevens, rapporten en statusupdates
- Overdrachten tussen teamleden of afdelingen
- Tijdsvereisten voor elke stap, d.w.z. een goedkeuringsperiode van 24 uur
Bij het in kaart brengen van processen is het essentieel om teamleden te betrekken die het proces daadwerkelijk zullen uitvoeren. Hun inzichten onthullen vaak wat SOP's missen: handmatige workarounds, overgeslagen stappen of afhankelijkheden die niet zijn gedocumenteerd, maar die cruciaal zijn voor het slagen van automatisering.
Voor alle andere ontbrekende inzichten kan ClickUp Brain helpen. Het kan moeiteloos inzichten halen uit vergaderverslagen, klantchats, taakopmerkingen of ClickUp-documenten en ongestructureerde details omzetten in een stapsgewijze werkstroom. Vervolgens kunt u Brain ook vragen om afbeeldingen voor uw werkstroomdiagrammen te genereren.
🛠️ Toolkit: Overweeg om ClickUp's Process Mapping Sjabloon te gebruiken om elke stap van trigger tot actie in kaart te brengen. Dit helpt u om overdrachten, afhankelijkheden en beslissingen te verduidelijken. U kunt zo visualiseren waar AI past en waar menselijke input nog steeds belangrijk is.
Met deze sjabloon kunt u:
- Definieer visueel de werkstroom: Maak een lijst van het type proceskaart (bijv. swimlane-diagram) dat u zou gebruiken om de rollen, verantwoordelijkheden en werkstroom tussen afdelingen weer te geven.
- Verduidelijk de doelstellingen: met een veld voor de procesagenda (bijv. Productieproces) stemt u iedereen af op wat de werkstroom moet bereiken voordat u begint met optimaliseren of automatiseren.
- Creëer de fase om automatiseringsmogelijkheden te identificeren: Een bepaalde stap hoeft bijvoorbeeld niet door mensen te worden gecontroleerd. AI kan dit doen.
- Begeleid het team door gedetailleerde subtaaken op te stellen: u kunt tijdlijnen opstellen, verantwoordelijkheden definiëren en de betrokken teamleden toewijzen.
3. Kies de juiste AI-automatiseringstools
Voordat u een tool selecteert, is het essentieel om te begrijpen dat verschillende processen verschillende benaderingen vereisen.
Het type AI dat u gebruikt, moet afhangen van het probleem dat u oplost en de gegevens die daarbij betrokken zijn.
Dit zijn de meest voorkomende AI-technieken die u met Robotic Process Automation (RPA) kunt uitvoeren om volledige werkstroomautomatisering te realiseren:
| Techniek | Wat het doet | Waar het nuttig is |
|---|---|---|
| Natuurlijke taalverwerking (NLP) | Interpreteert, vat samen en reageert op menselijke taal | Automatisering van e-mailtriage, supporttickets en contractoverzichten |
| Machine learning (ML) | Leert patronen uit historische gegevens om voorspellingen te doen of beslissingen te nemen. | Leadscoring, voorraadprognoses en fraudedetectie |
| Computervisie | Haal informatie uit afbeeldingen, pdf's of gescande documenten en interpreteer deze. | Factuurverwerking, ID-validatie en visuele inspectierwerkstroom |
| Versterkend leren | Verbetert beslissingen in de loop van de tijd met behulp van feedbackloops. | Optimaliseer de logica voor gegevensextractie, werkstroom voor invoer en sequentiële taken. |
| Agentische AI | Voert zelfstandig meerstapsacties uit om een bepaald doel te bereiken. | Werkstroom-routing, automatisering van taaken en end-to-end optimalisatie van taaken |
Kies nu, op basis van uw procesvereisten (d.w.z. werkstroom verbeteren, verkoop vereenvoudigen, marketing stroomlijnen), een tool met deze belangrijke criteria voor selectie:
- Integratiemogelijkheden: zoek naar tools en API's die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met uw huidige softwarestack om de implementatie minder complex te maken.
- Schaalbaarheid en flexibiliteit: kies platforms die toenemende transactievolumes aankunnen en automatisering kunnen uitbreiden naar verschillende afdelingen en processen.
- Gebruiksgemak: geef prioriteit aan gebruiksvriendelijke platforms met drag-and-drop-interfaces, visuele werkstroombouwers en minimale code-eisen.
- Kostenstructuur: Idealiter wilt u een automatiseringstool gebruiken die met u meegroeit. Houd ook rekening met prijzen per gebruiker, automatiseringskosten op basis van volume, licenties voor ondernemingen, trainingstijd en implementatiekosten.
Dat gezegd hebbende, is een sleutelreden waarom AI-implementaties mislukken dat tools niet met elkaar communiceren.
Als u ClickUp gebruikt voor projectmanagement, vullen ClickUp-integraties die leemte op, en de ClickUp AI heeft context van elk van die tools. U kunt meer dan 1.000 tools verbinden, waaronder Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub en Zoom.
🌟 Bonus: Het werken met meerdere AI-tools vertraagt uw teams. Brain MAX, de zelfstandige AI-superapp van ClickUp, maakt hier een einde aan. Het centraliseert AI-interacties in één app. Het kent uw werkcontext en elimineert overbodige handelingen zoals kopiëren en plakken.
4. Breng de geautomatiseerde werkstroom in kaart en ontwerp deze
Nu transformeert u uw huidige proceskaart in een door AI aangestuurde geautomatiseerde werkstroom. Deze stap overbrugt de kloof tussen het begrijpen van wat u nu doet en het ontwerpen van wat de AI-systemen zullen doen.
U kunt beginnen met het identificeren van beslissingspunten waar AI het menselijk oordeel kan vervangen, d.w.z. niet-complexe taken.
Ons huidige proces omvat bijvoorbeeld het handmatig controleren van onkostendeclaraties onder de $ 500. U kunt een regel instellen zodat AI deze automatisch goedkeurt en hogere bedragen markeert voor controle door een medewerker.
| Type werkstroom | Trigger | Voorwaarde | Actie |
|---|---|---|---|
| Geef prioriteit aan taken die van groot belang zijn | Er wordt een nieuwe Taak aangemaakt. | Aangepast veld = Hoge prioriteit | Automatisch toewijzen aan teamleider → notificatie verzenden |
| Route-taken op basis van het type verzoek | Er is een ondersteuningsformulier ingediend. | De tekst van het formulier bevat "wachtwoord opnieuw instellen". | Stel de status van de taak in op In uitvoering → verstuur een geautomatiseerde e-mail via Email ClickApp |
| Stagnerend werk escaleren | Taak blijft openstaan | Status = Onopgelost na 24 uur | Escaleer de taak naar het projectmanagement → breng hen onmiddellijk op de hoogte |
Op dit moment werken ClickUp-automatiseringen, AI Agents en ClickUp Brain samen om u te helpen die handmatige werkstroom om te zetten in logisch gestuurde reeksen binnen uw werkruimte.
ClickUp AI Agents fungeren hier als intelligente automatiseringspartners en nemen de complexiteit weg die doorgaans nodig is om meerstapswerkstroomen te bouwen. In plaats van handmatig triggers, voorwaarden en acties te stapelen, kunt u een Agent schakelen, definiëren welk resultaat u wilt en ClickUp Brain de logica achter de schermen laten afhandelen. Uw agents kunnen:
- Context automatisch interpreteren: ze lezen taken, opmerkingen, formulieren en velden om te begrijpen wat er vervolgens moet gebeuren.
- Autonoom handelen: statussen bijwerken, eigenaren toewijzen, reacties genereren, taken doorsturen of problemen escaleren – zonder dat u elke stap hoeft te configureren.
- Aanpassing aan het werk: ze passen zich aan op basis van content, urgentie en patronen, zodat werkstroom blijft lopen, zelfs wanneer de input verandert.
- Minder tijd voor de installatie: geen lange reeksen regels meer nodig; gebruik ClickUp Brain om de juiste volgorde van acties te bepalen.
Kortom, AI-agents bieden u de kracht van geavanceerde automatisering zonder dat u zelf complexe automatiseringen hoeft te bouwen, waardoor uw werkruimte slimmer, sneller en gemakkelijker te onderhouden wordt.
Ontwerp uw geautomatiseerde werkstroom voor repetitieve taken met behulp van deze kerncomponenten:
Triggers en voorwaarden: Bepaal wat de automatisering in gang zet en aan welke voorwaarden moet worden voldaan.
Werkstroom en -verwerking: met ClickUp aangepaste velden + automatiseringen kunt u gegevens valideren, taggen en doorsturen naar het juiste team of de juiste lijst.
Beslissingslogica en routing: Gebruik 'als dit, dan dat'-sequenties om uw bedrijfslogica te repliceren en veelvoorkomende beslissingen te automatiseren.
Uitzonderingsafhandeling: Automatisering kan opmerkingen toevoegen, taken opnieuw toewijzen of mensen waarschuwen wanneer er iets misgaat of moet worden gecontroleerd.
Hier is een voorbeeld van een AI-werkstroom voor automatisering, waarbij gebruik wordt gemaakt van agents:
📚 Lees meer: Uw gids voor beheer van werkstroom
5. Train of configureer uw AI-systeem
De meeste moderne automatiseringstools worden geleverd met vooraf getrainde AI-modellen die u kunt configureren, in plaats van ze helemaal opnieuw te moeten trainen. In dergelijke gevallen maakt u een verbinding tussen uw bestaande systemen (bijv. CRM) en AI-tools, stelt u de bedrijfslogica in en begint u met het testen van de automatisering.
Voor aangepaste AI-modellen die training vereisen, moet u echter modellen trainen met specifieke gegevens. Het proces omvat:
- Datavoorbereiding: Maak historische gegevens die uw procespatronen weergeven schoon en organiseer ze.
- Selectie van functies: bepaal welke gegevenspunten het meest relevant zijn voor het nemen van beslissingen.
- Modeltraining: gebruik machine learning-algoritmen om te leren van uw historische patronen.
- Validatietests: controleer of het model nauwkeurig presteert op gegevens die het nog niet eerder heeft gezien.
In ClickUp fungeren ClickUp-taaken als de uitvoeringslaag voor AI-automatisering. De combinatie van ClickUp Brain + ClickUp-taaken:
- Maak automatisch taken aan op basis van AI-triggers (bijv. een lead komt binnen in uw CRM → Taak wordt aangemaakt met vooraf ingevulde velden).
- Werk taken bij of classificeer ze op basis van AI-output (bijv. voeg de tag 'Urgent' toe als het sentiment negatief is).
- Wijs taken automatisch toe op basis van routeringsregels of teamcapaciteit.
- Volg de prestaties van de automatisering door aangepaste velden of statussen toe te voegen, zoals 'AI-voorgesteld', 'Handmatig gecontroleerd' of 'Geëscaleerd'.
⚡ Sjabloonarchief: gratis sjablonen voor werkstroomsjablonen in ClickUp en Excel
6. Implementeer, monitor en optimaliseer uw werkstroom
Implementeer uw AI-automatisering geleidelijk om verstoringen tot een minimum te beperken en realtime aanpassingen mogelijk te maken.
Begin idealiter met een proefimplementatie, waarbij een kleine groep gebruikers of een beperkt procesbereik betrokken is. Houd de prestaties nauwlettend in de gaten en kijk of de AI-automatisering naar behoren functioneert. Als er zich problemen voordoen (en er zullen zeker verstoringen zijn), breng dan snel aanpassingen aan op basis van wat u waarneemt.
Naarmate uw AI-systeem meer gegevens verwerkt, kunt u uw regels opnieuw trainen of verfijnen om rekening te houden met bijgewerkte gedragspatronen of Business-veranderingen. Na verloop van tijd helpen deze microaanpassingen de nauwkeurigheid te verbeteren en de afhankelijkheid van handmatige interventies te verminderen.
Gebruik ClickUp Dashboards om dit alles te monitoren zonder te verdrinken in spreadsheets of te schakelen tussen tools.
ClickUp Dashboards geven u een realtime, gecentraliseerde weergave van:
- Taakvolume en statustrends in geautomatiseerde werkstroomen
- Knelpunten en achterstallige taken die wijzen op processtoringen
- AI-getagde acties zoals 'Automatisch toegewezen', 'Geëscaleerd' of 'Laag vertrouwen'
- De werklast van het team, zodat u weet of de routeringslogica moet worden aangepast.
Zodra uw werkstroom stabiel is, kunt u hetzelfde dashboard gebruiken om het rendement van uw automatisering bij te houden en uw processen te verfijnen.
🧠 Leuk weetje: Spotify maakt gebruik van AI-algoritmen, met name machine learning, om de gebruikerservaring te personaliseren en de betrokkenheid te vergroten. Deze personalisatie heeft de betrokkenheid van gebruikers aanzienlijk vergroot, waarbij gepersonaliseerde afspeellijsten goed zijn voor meer dan 30% van de luistertijd.
Overzicht van AI-tools voor procesautomatisering
Nu weet u wat u moet automatiseren en hoe.
De volgende stap is het kiezen van de juiste AI-tool voor de taak. Of u nu routinetaken automatiseert, complexe werkstroomverwerking uitvoert of AI-assistenten in uw systemen implementeert, er is geen standaardoplossing die voor iedereen geschikt is.
Hieronder vindt u een lijst met AI-tools, gegroepeerd per categorie, zodat u de tool kunt vinden die het beste aansluit bij uw behoeften op het gebied van procesautomatisering.
| ClickUp | Werkstroom- en taaktautomatisering / AI-assistent | ClickUp Brain (contextuele AI), AI-taaksamenvatting, AI-schrijven, ClickUp-automatisering, AI-chatbots | Projectmanagement, werkstroom voor taken, het genereren van projectenamenvattingen, het aanmaken van taken op basis van aantekeningen en gecentraliseerd werkbeheer. |
| Zapier | Werkstroom- en taaktautomatisering | AI-aangedreven automatisering-bouwer, GPT-integraties, Zapier-interfaces, AI-chatbots, eenvoudige datatransformatie | App-naar-app-werkstroom, eenvoudige en geavanceerde voorwaardelijke triggers, integratie van AI in gangbare bedrijfsprocessen in meer dan 6000 apps |
| Make (Integromat) | Werkstroom- en taaktautomatisering | OpenAI-ondersteuning, visuele werkstroombuilder, geavanceerde logica, gedetailleerde foutafhandeling, API-connectoren | Complexe werkstroom met meerdere stappen die diepgaande aangepaste aanpassingen en gegevensroutering tussen talrijke apps vereisen, scenario's opstellen |
| n8n | Werkstroom- en taaktautomatisering | Aangepaste AI-knooppunten (bijv. voor LLM, RAG), zelfgehoste optie, controle op codeniveau, community-knooppunten | Controle op ontwikkelaarsniveau over automatiseringen, zelfhosting voor gegevensprivacy, integratie van aangepaste/open-source AI-modellen en aangepaste functies |
| Aisera | AI Assistant (Enterprise) | Conversational AI, Self-service AI-agents, Natural Language Understanding (NLU), Generative AI voor oplossingen | Geautomatiseerde IT- en klantenserviceoplossingen (ITSMChatbot, Contact Center), bedrijfsbrede AI-agenten voor interne diensten |
| Moveworks | AI Assistant (Enterprise) | Op NLP gebaseerde assistent voor de onderneming, generatieve AI, LLM-aangedreven coördinatie van interne kennis en systemen | Automatiseert interne verzoeken van medewerkers (IT, HR, Finance) via samenwerkingsplatforms zoals Slack en Teams, waardoor het aantal tickets afneemt. |
| Humata | Document AI | Document Q&A, samenvattingen extraheren, citaten genereren, OCR voor gescande documenten, automatisch rapporten genereren | Inzichten en taken uit pdf's en documenten halen (onderzoeksrapporten, juridische documenten, rapporten), interne kennis zoeken in documenten |
| UiPath AI Center | Document- en data-automatisering / RPA | OCR, ML-modeltraining, Computer Vision, integratie met RPA-robots (Studio/Orchestrator) voor end-to-end automatisering | Factuurverwerking, back-end Robotic Process Automation (RPA) en het trainen van aangepaste ML-modellen voor specifieke taken op het gebied van data-extractie. |
| Rossum | Document- en data-automatisering | Vooraf getrainde document-AI (Rossum Aurora), cognitieve gegevensvastlegging, formulieren lezen, validatiescherm, training van aangepaste modellen | Verwerking van facturen/inkooporders, logistiek en gegevensvastlegging van verschillende complexe documenttypes met hoge nauwkeurigheid en snelheid |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | Document- en data-automatisering | Formulierverwerking, sentimentanalyse, vooraf gebouwde en aangepaste AI-modellen, DPA/RPA-werkstroom, GPT-integratie | Automatisering binnen het Microsoft-ecosysteem (SharePoint, Teams, Dynamics 365), waarbij u zonder diepgaande kennis van code aangepaste AI-werkstroomen kunt creëren. |
| Kognitos | AI-integratieplatform | Natuurlijke taal scripting (op Engels gebaseerde automatisering), neurosymbolische engine, geavanceerde IDP, compliance-functies | Beschrijf en automatiseer bedrijfslogica in gewoon Engels voor complexe werkstroomen zoals financiële afstemming en AP-verwerking, naleving op hoog niveau |
| Pipedream | AI-integratieplatform | GPT-ondersteuning, flexibiliteit op codeniveau (Node.js, Python, Go), serverloze uitvoering, API-monitoring | Automatisering voor ontwikkelaars voor API's en SaaS, waarbij aangepaste code wordt verbonden met vooraf gebouwde acties en AI-modellen voor complexe gegevensmanipulatie. |
| Parabola | AI-integratieplatform | Drag-and-drop werkstroom builder, logica + AI transformeert in een no-code builder, gegevensplanning en monitoring | E-commerce en SaaS-activiteiten, automatisering van gegevensopschoning, -verrijking en -synchronisatie tussen marketing- en verkooptools, datawarehouse-pijplijnen |
| LangChain | AI-integratieplatform (framework) | LLM-agenten, geheugen, RAG (Retrieval-Augmented Generation), ketens voor complexe redeneringen en het gebruik van tools | Bouw en implementeer aangepaste AI-agents en pijplijnen voor automatisering die externe databronnen gebruiken voor contextbewuste reacties en besluitvorming. |
Best practices voor AI-gestuurde automatisering
Het succes van AI-automatisering hangt grotendeels af van de implementatiestrategieën van het bedrijf. Enkele van deze essentiële praktijken die succesvolle automatiseringsprojecten onderscheiden van mislukte pogingen zijn:
- Begin klein en breid geleidelijk uit: in plaats van processen op organisatieniveau te automatiseren, kunt u beter eerst één proces automatiseren en daarna uitbreiden naar andere afdelingen.
- Geef prioriteit aan datakwaliteit: standaardiseer de gegevensinvoer voor de door u gekozen processen door schone en gestructureerde gelabelde gegevens in te voeren voor betere AI-resultaten.
- Stel duidelijke prestatiemaatstaven vast: stel belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) in, zoals verwerkingstijd, foutenpercentages en kostenbesparingen, om de impact van automatisering op de bedrijfsresultaten te meten.
- Ontwerp voor gebruikerservaring: zorg ervoor dat de interface (van de automatiseringstool) intuïtief is en dat gebruikers voldoende ondersteuning krijgen om zich aan te passen aan geautomatiseerde werkstroomen, en bouw duidelijke processen op.
- Plan voor continue monitoring: stel regelmatige evaluaties in om de prestaties te beoordelen en uw regels voor automatisering bij te werken op basis van nieuwe gegevenspatronen.
- Bouw back-upopties in: creëer handmatige override-procedures en alternatieve werkstroomen voor wanneer AI-systemen fouten of onverwachte scenario's tegenkomen.
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Volgens McKinsey levert bijna 70% van de digitale transformatieprojecten niet het gewenste resultaat op. De reden? Een van deze veelgemaakte fouten die bedrijven vaak maken:
Hieronder vindt u een overzichtelijke tabel met levendige, praktische voorbeelden voor elke valkuil:
| Valkuil | Wat dit betekent | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Gebrekkige processen automatiseren | Het toevoegen van AI aan een inefficiënte of slecht ontworpen werkstroom vergroot fouten in plaats van ze op te lossen. | Een bedrijf automatiseert de goedkeuring van onkosten zonder de rommelige categorisatieregels aan te passen, als resultaat dat honderden verkeerd geclassificeerde onkosten automatisch worden goedgekeurd. |
| Gebruikerstraining negeren | Teams verzetten zich tegen automatisering of omzeilen deze als ze niet begrijpen hoe ze deze effectief kunnen gebruiken. | Supportmedewerkers blijven terugvallen op handmatige spreadsheets omdat niemand heeft uitgelegd hoe geautomatiseerde ticketroutering werkt. |
| Versnelde implementatie op grote schaal | Als je automatisering overal tegelijk invoert, is de kans op grote verstoringen groter. | Een volledige CRM-automatisering gaat 's nachts live en de volgende ochtend worden 1200 leads aan de verkeerde personen toegewezen omdat een regel niet is getest. |
| Het negeren van de veiligheid en compliance | Als automatisering niet wordt afgestemd op privacy- en veiligheidsprotocollen, ontstaat er juridische en financiële risico's. | Een AI-tool begint klantgegevens uit onbeveiligde mappen te halen, wat tijdens een audit een schending van de compliance triggert. |
| Verwacht onmiddellijke resultaten | AI-systemen hebben tijd nodig om patronen te leren, voorspellingen te verfijnen en zich aan te passen aan werkstroom. | Het management verwacht onmiddellijke nauwkeurigheid van een AI-voorspellingsmodel en schrapt het na een week van onvolmaakte resultaten. |
De toekomst van AI-aangedreven procesautomatisering
Het automatiseringslandschap is verschoven van het voltooien van eenvoudige taken naar intelligent procesbeheer dat zich voortdurend aanpast en leert. De wereldwijde markt voor AI-agenten zal naar verwachting groeien van 5,40 miljard dollar naar ongeveer 50,31 miljard dollar, wat neerkomt op een verbluffende jaarlijkse groei van 44,8%.
In de komende tien jaar zullen enkele van deze voorspelde verschuivingen in het veld van de procesautomatisering plaatsvinden:
- Voorspellende procesoptimalisatie: de capaciteit van AI om gegevens te verzamelen en te analyseren helpt bij het optimaliseren van duurzaamheid in toeleveringsketens. AI-systemen analyseren historische patronen om knelpunten te voorspellen en passen werkstroom automatisch aan op basis van realtime voorwaarden.
- Hyperautomatisering op niveau van de onderneming: De mogelijkheid om volledige procesecosystemen te simuleren en te testen vóór implementatie helpt bedrijven bij de automatisering van AI-werkstroomstroomen die meerdere afdelingen en systemen omvatten.
- Autonome AI-agenten zullen mainstream worden: deze agenten zullen meerstapsprocessen zonder menselijke tussenkomst afhandelen, beslissingen nemen op basis van bedrijfsregels en zich in realtime aanpassen aan veranderende voorwaarden.
Automatiseer complexe bedrijfsprocessen met ClickUp
Procesautomatisering is essentieel om concurrerend en relevant te blijven.
Door de stijgende verwachtingen van klanten en de toenemende marktvraag worden handmatige processen een operationele last die de groei vertraagt en de kosten verhoogt.
ClickUp, met zijn geconvergeerde AI-werkruimte, biedt alles wat u nodig hebt om processen te automatiseren. Van de intelligente gegevensverwerking van Brain tot uitgebreid taakbeheer en op regels gebaseerde automatiseringen: ClickUp is dé tool die u nodig hebt om beter en sneller te werken.
Meld u nu gratis aan en ervaar AI-aangedreven automatisering die meegroeit met uw bedrijf.
Veelgestelde vragen
Ja, u kunt AI gebruiken om verschillende taken in verschillende bedrijfsfuncties te automatiseren. Met AI-aangedreven platforms zoals ClickUp kunt u automatiseringen instellen voor repetitieve processen zoals gegevensinvoer, taaktoewijzing, contentgeneratie en rapportage. Door gebruik te maken van automatiseringssjablonen en AI-assistenten kunt u regels maken die automatisch acties triggeren, waardoor u minder handmatig werk hoeft te doen en meer tijd overhoudt voor strategischer werk.
AI automatiseert processen door gebruik te maken van technologieën zoals machine learning, natuurlijke taalverwerking en computervisie. Deze technologieën stellen AI-systemen in staat om grote datasets te analyseren, menselijke taal te begrijpen en te genereren, en visuele informatie te interpreteren. AI kan bijvoorbeeld automatisch supporttickets doorsturen, samenvattingen genereren of trends in uw gegevens analyseren. In platforms zoals ClickUp werkt AI samen met automatisering om werkstroomen te stroomlijnen, taken toe te wijzen op basis van context en realtime inzichten te bieden, waardoor bedrijfsactiviteiten efficiënter en nauwkeuriger worden.
Om werkstroomprocessen met AI te automatiseren, begint u met het identificeren van repetitieve of tijdrovende taken binnen uw processen. Kies een AI-platform zoals ClickUp, dat een reeks automatiseringssjablonen en AI-functies biedt. Stel automatiseringsregels in die aansluiten bij uw werkstroombehoeften, zoals het toewijzen van taken wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan of het genereren van herinneringen voor aankomende deadlines. U kunt ook AI-assistenten zoals ClickUp Brain integreren om te helpen bij het aanmaken van content, het samenvatten en het geven van directe antwoorden. Controleer en verfijn uw automatiseringen regelmatig om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan uw veranderende zakelijke behoeften.
Het implementeren van AI in automatisering omvat verschillende belangrijke stappen. Begin met het beoordelen en prioriteren van de processen die het meest geschikt zijn voor automatisering, waarbij u zich richt op processen die repetitief zijn en foutgevoelig. Kies AI-tools die aansluiten bij uw doelstellingen. ClickUp biedt bijvoorbeeld ingebouwde AI- en automatiseringsfuncties die eenvoudig te integreren zijn. Train uw AI-modellen indien nodig met hoogwaardige gegevens en zorg voor een naadloze integratie met uw bestaande werkstroom. Monitor de prestaties van uw AI-gestuurde automatiseringen en breng indien nodig aanpassingen aan. Best practices zijn onder meer het starten met proefprojecten, het betrekken van belanghebbenden en het geven van trainingen om een soepele implementatie te garanderen en de voordelen van AI-gestuurde automatisering te maximaliseren.