Wat is facturering op basis van mijlpalen? Hoe het werkt (+ voorbeelden)

Wanneer betalingsvoorwaarden niet gekoppeld zijn aan daadwerkelijke voortgang, kunnen tijdlijnen vervagen en facturen blijven liggen. Mijlpaalfacturering draait de rollen om.

In plaats van facturering aan het einde van een project of volgens een vast maandelijks schema, kunt u met mijlpaalfacturering facturen versturen die gekoppeld zijn aan specifieke deliverables of fasen. Of het nu gaat om het voltooien van een ontwerpmodel, het afronden van een sprint of het bereiken van een mijlpaal in een project, zoals 'fundering voltooid', u wordt betaald voor de voltooide mijlpaal.

In deze handleiding leggen we uit hoe mijlpaalfacturering werkt, wanneer u het kunt gebruiken en hoe u het kunt beheren met de juiste tools en sjablonen, plus voorbeelden uit verschillende sectoren.

Hoe mijlpaalfacturering werkt

Mijlpaalfacturering werkt door betalingen te koppelen aan specifieke deliverables of checkpoints binnen een project. In plaats van per uur te factureren of aan het einde een forfaitair bedrag te innen, betaalt de client in termijnen, die elk worden getriggerd door een voltooide mijlpaal.

Deze mijlpalen worden aan het begin van het project gedefinieerd en opgenomen in het facturatieschema of contract.

🔁 Het facturatieproces op basis van mijlpalen ziet er doorgaans als volgt uit:

1. Definieer de projectomvang en sleutel mijlpalen: Begin met het schetsen van de volledige omvang van het werk en verdeel dit in duidelijke, resultaatgerichte checkpoints. Deze moeten belangrijke deliverables of goedkeuringen weergeven die een tastbare voortgang in het project markeren.

2. Maak een betalingsschema dat aan elke mijlpaal is gekoppeld: elke mijlpaal kan een vast bedrag of een percentage van de totale projectkosten omvatten

3. Voortgang naar mijlpalen bijhouden: gebruik een projectmanagementtool om taken en deliverables te monitoren die aan elke mijlpaal zijn gekoppeld

4. Factureer de client bij voltooiing van een mijlpaal: zodra de mijlpaal is bereikt, wordt een factuur verzonden op basis van vooraf overeengekomen betalingsvoorwaarden

5. Herhaal tot het project is voltooid: het proces gaat door totdat alle mijlpaalbetalingen zijn ontvangen en het volledige project is opgeleverd

⭐ Aanbevolen sjabloon

Of u nu freelancer bent of een klein bedrijf runt, met de factuursjabloon van ClickUp weet u zeker dat facturering, betalingen en boekhouding snel en correct worden afgehandeld!

Voorbeelden van mijlpaalfacturering

Mijlpaalfacturering wordt in verschillende sectoren gebruikt, elk met hun eigen ritme, deliverables en verwachtingen. Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden die laten zien hoe bedrijven betalingsmijlpalen afstemmen op projectfasen:

🧑‍💻 Softwareproject

Agile teams verdelen het werk vaak in sprints. Met mijlpaalfacturering worden ze betaald zodra elke sprint is opgeleverd en goedgekeurd.

📌 Voorbeeld: Een SaaS-leverancier factureert 25% na sprint 1 (MVP-levering), 25% na sprint 2 (kernfuncties) en 50% na sprint 3 (QA + implementatie)

📈 Marketingbureau

Campagnes volgen vaak een driestappenplan: strategie, uitvoering en rapportage. Mijlpaalfacturering maakt het eenvoudig om betalingen rond die werkstroom te structureren.

📌 Voorbeeld: Een digitaal marketingbureau factureert na het leveren van de campagnestrategie, opnieuw na de lancering en implementatie, en nogmaals na het presenteren van de resultaten.

🎨 Freelance ontwerper

Ontwerpers werken in fasen: eerste concepten, feedback van de client en definitieve bestanden. Mijlpaalfacturering houdt zowel de creatieve werkstroom als de betalingen op schema.

📌 Voorbeeld: Een freelance merkontwerper factureert 30% na de eerste mock-ups, 30% na revisies en feedback en 40% na levering van het definitieve logo en de definitieve assets.

🏗️ Bouw

Een van de meest voorkomende sectoren voor mijlpaalfacturering is de bouwsector, waar projecten van nature verschillende checkpoints doorlopen.

📌 Voorbeeld: Een aannemer factureert 20% na het verkrijgen van de vergunningen, 30% na het storten van de fundering, 30% na het plaatsen van het frame en 20% na de laatste inspectie en oplevering.

Mijlpaalfacturering efficiënt beheren

Mijlpaalfacturering brengt structuur in uw factureringsproces, maar werkt alleen goed als uw projectmanagementsysteem dit ondersteunt. Van het definiëren van deliverables tot het factureren van clients, elke stap moet worden gedocumenteerd, traceerbaar en gemakkelijk te volgen zijn, zowel voor u als voor uw client.

Dat is waar ClickUp , de alles-in-één app voor werk, om de hoek komt kijken. Het is een alles-in-één platform dat u helpt bij het plannen van projecten, het visualiseren van mijlpalen, het bijhouden van de voortgang van taken en het automatiseren van follow-ups, terwijl uw factureringswerkstroom overzichtelijk en georganiseerd blijft.

ClickUp voor financiële teams maakt het hele proces eenvoudig. U kunt:

Definieer duidelijke, meetbare mijlpalen met deadlines

Voordat u mijlpalen kunt factureren, moet u ze instellen. Elke mijlpaal moet een betekenisvol stuk werk vertegenwoordigen, iets tastbaars dat uw client kan beoordelen en goedkeuren. Deze moeten ook een deadline hebben, zodat de verwachtingen vroeg worden vastgesteld.

ClickUp maakt dit eenvoudig met visuele planningstools zoals de ClickUp Gantt-weergave en tijdlijnweergave. Met deze weergaven kunt u uw hele project in kaart brengen, deadlines toewijzen en mijlpalen koppelen aan gerelateerde taken of deliverables.

Neem mijlpalen op in uw SOW of contract met de client

Zodra mijlpalen zijn gedefinieerd, documenteert u deze duidelijk in uw werkverklaring (SOW) of contract. Geef een overzicht van wat er wordt geleverd, wanneer het moet worden geleverd en hoeveel er in rekening wordt gebracht.

Gebruik ClickUp Docs om documentatie voor klanten op te stellen en hieraan samen te werken. U kunt mijlpalen rechtstreeks vanuit het document aan taken koppelen, zodat uw team ze kan raadplegen en ernaar kan handelen zonder van tool te wisselen.

Gebruik tools om de voortgang van mijlpalen bij te houden

Het bepalen van mijlpalen is niet voldoende: u moet op elk moment in het project precies weten waar u staat. Deze zichtbaarheid zorgt ervoor dat u met vertrouwen kunt factureren wanneer een mijlpaal is voltooid.

In ClickUp kunt u de status van taken, de bestede tijd en de algehele voortgang van projecten in realtime bijhouden. Wijs taken toe aan teamleden, voeg afhankelijkheden toe en bekijk de status van mijlpalen met behulp van ClickUp-dashboards.

Automatiseer facturering bij voltooiing van mijlpalen

Zodra een mijlpaal is opgeleverd en goedgekeurd, is snelheid de sleutel. Door uw facturering te automatiseren, vermindert u vertragingen en zorgt u voor een soepele ervaring voor uw client.

Met ClickUp Automatisering kunt u triggers maken zoals:

Combineer dit met de sjabloon voor het bijhouden van facturen van ClickUp om openstaande, verzonden en betaalde facturen te ordenen zonder afhankelijk te zijn van spreadsheets.

Houd de communicatie tussen uw client en team in stand

Mijlpaalfacturering gedijt bij transparantie: door uw team en client op één lijn te houden, worden vertragingen bij goedkeuringen tot een minimum beperkt en blijft het vertrouwen hoog. Met ClickUp vindt communicatie niet plaats in meerdere losstaande tools, maar precies daar waar het werk en de facturering plaatsvinden.

Wanneer het tijd is om te factureren, verstuur je gepolijste documenten met je eigen huisstijl met behulp van de ClickUp-factuursjabloon, zodat de communicatie met de client en de facturering op elkaar zijn afgestemd.

Tips voor het instellen van effectieve mijlpalen

Mijlpalen werken alleen als ze goed zijn gepland. Hier zijn een paar praktische tips om ervoor te zorgen dat je mijlpaal facturering je project ondersteunt en niet vertraagt.

1. Verdeel mijlpalen in concrete deliverables

Vermijd vage doelen zoals 'Projectfase 1 voltooien'. Definieer in plaats daarvan specifieke, meetbare resultaten zoals 'Eerste concept van merkstrategie indienen' of 'Functionele inlogmodule opleveren'

2. Zorg ervoor dat elke mijlpaal waarde toevoegt aan uw bedrijf

Een mijlpaal moet een reëel resultaat weergeven dat het project vooruit helpt, niet alleen een interne taak. Bijvoorbeeld: 'Prototype goedgekeurd door client' is een sterkere mijlpaal dan 'Wireframes voltooid'

3. Koppel mijlpalen aan uw betalingsschema

Synchroniseer uw factureringstijdlijn met de oplevering van projecten. Zo voorkomt u dat u grote hoeveelheden onbetaald werk doet en krijgen clients een voorspelbaar betalingsplan. Gebruik de sjabloon voor factuurbeheer van ClickUp om betalingen in kaart te brengen voor de verschillende fasen van een project en heen-en-weer-gepraat over openstaande facturen te voorkomen.

4. Gebruik sjablonen om tijd te besparen en fouten te verminderen

Of u nu freelancer, bureau of financieel team bent, met sjablonen voor mijlpalen zorgt u voor consistentie in al uw projecten.

5. Communiceer regelmatig over de status van mijlpalen

Laat mijlpalen uw clients niet overvallen. Gebruik ClickUp-opmerkingen, chat en dashboards om voortgang te delen en goedkeuringen te bevestigen voordat u verdergaat.

Mijlpaalfacturering versus voortgangsfacturering

Hoewel mijlpaalfacturering en voortgangsfacturering beide gefaseerde betalingen gedurende een project ondersteunen, volgen ze verschillende logica voor wanneer en hoe betalingen worden getriggerd.

Facturering op basis van mijlpalen

Bij mijlpaalfacturering worden betalingen gekoppeld aan gedefinieerde mijlpalen: specifieke deliverables of resultaten die aan het begin van het project zijn overeengekomen. Elke factuur is gekoppeld aan een belangrijk controlepunt, zoals 'Fase 1 ontwikkeling voltooid' of 'Definitieve mockup geleverd'

Facturering op basis van voortgang

Voortgangsfacturering houdt daarentegen in dat clients worden gefactureerd op basis van het percentage voltooid werk in de loop van de tijd. Dit model wordt vaak gebruikt in sectoren zoals de bouw, waar het moeilijker is om duidelijke deliverables te definiëren, maar gemakkelijker om de algemene voortgang bij te houden.

Voordelen van facturering op basis van mijlpalen

Of u nu een freelancer, een bureau of een financieel team bent dat hoogwaardige projecten beheert, mijlpaalfacturering biedt duidelijke voordelen voor zowel u als uw clients. Het is ontworpen om duidelijkheid, cashflow en sterkere relaties met clients te ondersteunen.

💸 Verbetert de cashflow In plaats van te wachten tot het project is voltooid, ontvangt u betalingen naarmate het project vordert. Dit houdt uw bedrijf financieel stabiel en zorgt ervoor dat u niet al het werk hoeft te doen zonder tijdige compensatie.

🤝 Bouwt vertrouwen op bij clientsDoor betalingen te koppelen aan zichtbare voortgang, weten clients waarvoor ze betalen en wanneer. Deze transparantie helpt bij het stellen van duidelijke verwachtingen en voorkomt verrassingen op de factuur.

📊 Stimuleert verantwoordelijkheid en tijdige leveringDoordat betalingen gekoppeld zijn aan specifieke deliverables, is de kans groter dat teams op schema blijven. Mijlpalen creëren op natuurlijke wijze deadlines, waardoor projecten op gang blijven.

🗂️ Ondersteunt het bijhouden en plannen van projecten Mijlpaalfacturering sluit nauw aan bij de tijdlijnen van projecten en helpt projectmanagers om grote projecten op te splitsen in behapbare delen, waardoor het gemakkelijker wordt om taken toe te wijzen, projectkosten te schatten en de voortgang te bewaken.

🧾 Minder factureringsgeschillen Een vastgelegd betalingsschema op basis van duidelijke mijlpalen leidt tot minder misverstanden. Elke factuur is gekoppeld aan werk dat al is geleverd.

Wanneer moet u mijlpaalfacturering gebruiken?

Mijlpaalfacturering is een slimme keuze wanneer uw project duidelijke fasen, meetbare deliverables en een gedefinieerde tijdlijn heeft. Het helpt teams en clients op één lijn te blijven en ondersteunt een meer voorspelbare cashflow gedurende de hele levenscyclus van het project.

Hier zijn enkele ideale scenario's waarin mijlpaalfacturering het beste werkt:

1. Voor langlopende of complexe projecten

Als uw project weken of maanden in beslag neemt en uit meerdere fasen bestaat, zorgt facturering op basis van mijlpalen ervoor dat u gaandeweg wordt betaald, zonder dat u hoeft te wachten tot het project volledig is voltooid

📌 Voorbeeld: Een project van zes maanden voor het herontwerpen van een website wordt gefactureerd na elke fase: wireframes, ontwikkeling, testen en lancering

2. Wanneer er concrete deliverables zijn

Elke mijlpaal moet een betekenisvolle voortgang vertegenwoordigen, zoals een geleverde mockup, een goedgekeurde strategie of een voltooide functie. Hoe duidelijker de output, hoe gemakkelijker het is om deze te koppelen aan een factuur

📌 Voorbeeld: Een videobureau factureert na het storyboard, de ruwe montage en de definitieve goedkeuring van de video

3. Wanneer u het vertrouwen van uw client wilt opbouwen

Clients voelen zich zekerder als ze betalen op basis van zichtbare resultaten. Mijlpaalfacturering biedt hen transparantie over waarvoor ze betalen in elke fase van het factureringsproces

📌 Voorbeeld: Een adviesbureau factureert na het voltooien van de ontdekkingsfase, het ontwerpen van de strategie en het leveren van het eindrapport

4. Wanneer u werkt aan een contract met een vaste prijs

Als u niet per uur factureert of op tijd factureert, verdeelt mijlpaalfacturering het vaste bedrag in behapbare delen, afgestemd op uw projectplanning

📌 Voorbeeld: Een freelance UX-ontwerper die $ 5.000 in rekening brengt, factureert 40% vooraf, 30% na het testen door de gebruiker en 30% bij oplevering van het project

5. In sectoren waar het de norm is

Bouwprojecten, consulting, SaaS-onboarding, ontwerpwerk en creatieve marketingcampagnes volgen vaak gestructureerde fasen, waardoor mijlpaalbetalingen de norm zijn

📌 Voorbeeld: Een bouwproject wordt gefactureerd na het verkrijgen van vergunningen, het leggen van de fundering, het plaatsen van de ruwbouw en de eindinspectie

Is mijlpaalfacturering geschikt voor u?

Als uw projecten goed gedefinieerde deliverables, langere tijdlijnen of meerdere fasen van goedkeuring door de client omvatten, is mijlpaalfacturering een slimme manier om uw betalingen te structureren. Het verbetert de cashflow, bouwt vertrouwen op bij de client en koppelt betalingen rechtstreeks aan de voortgang: sleutelingrediënten voor het succes van projecten.

Of u nu een freelancer bent die creatieve assets levert, een SaaS-team dat nieuwe functies bouwt of een marketingbureau dat een uitrol beheert, met mijlpaalfacturering bent u verzekerd van een eerlijke en tijdige betaling.

Met ClickUp kunt u projectfacturering en de voortgang van taken allemaal op één plek beheren. Als toonaangevende projectmanagementsoftware helpt ClickUp u bij het bijhouden van deliverables, het instellen van duidelijke mijlpalen, het automatiseren van follow-ups en het georganiseerd houden van uw werkstroom.

U bereikt niet alleen mijlpalen, u wordt er ook voor betaald. Probeer ClickUp nu gratis!