Wat hebben werkconferenties, bruiloften en het verjaardagsfeestje van je hond met elkaar gemeen?
ze zijn begonnen met een flexibel sjabloon voor evenementenplanning... **_waarschijnlijk**! Evenement planning is geen kleinigheid. Net als bij elk ander complex project zijn er een heleboel bewegende delen die perfect samen moeten komen om een succesvol evenement te organiseren, zelfs virtuele!
Of het nu gaat om het regelen van de locatie, de catering, het beheren van het budget de gastenlijst samenstellen of uitnodigingen versturen, je hebt meer nodig dan de gemiddelde checklist om alles te regelen zonder dat je grijze haren krijgt. 👴🏼
De beste sjablonen helpen u al deze elementen uit te voeren en nog meer. Met meerdere weergaven, taakstatussen en aanpasbare functies ingebouwd, zal uw perfecte sjabloon de pijn tijdens het planningsproces verlichten, zodat u gewoon kunt genieten van het evenement wanneer het eraan komt!
En wij zijn er om je te helpen! Met 10 gedetailleerde sjablonen voor evenementplanning voor alles van virtuele happy hours tot uw volgende bedrijfsbrede conferentie .
Waarom is evenementenplanning belangrijk?
Goed geplande evenementen kunnen wonderen doen voor uw reputatie, bedrijfsmoraal, betrokkenheid bij de gemeenschap en nog veel meer!
En een slecht gepland evenement? Nou, dat kan meer kwaad dan goed doen voor iedereen die erbij betrokken is.
Evenementen zijn een geweldige manier om in contact te komen met je gemeenschap, iets terug te doen voor je werknemers, netwerken aan te moedigen en meer business aan te trekken. Ze zijn een verlengstuk van je bedrijf en elk klein detail weerspiegelt de kernwaarden en filosofieën van je merk als geheel.
Geen druk, toch? 😅
Dit is echter niet bedoeld om je bang te maken! Het is bedoeld om je eraan te herinneren dat de beste evenementen uit het hart komen, en hoe stressvol het planningsproces ook mag zijn, evenementen horen leuk te zijn. Laten zien dat je tijd en moeite steekt in het creëren van een betekenisvolle ervaring voor een groep mensen die je waardeert, is echt een impactvol gebaar.
Het kan zo groot zijn als een virtuele conferentie of zo klein als een catered team lunch, maar uw volgende gelegenheid zal een specifieke en grondige evenement projectmanagement proces.
10 gratis sjablonen voor evenementenplanning voor 2024
Met gastenlijsten, verkopers, tickets, sprekers en zitplaatsen die je moet overzien, heb je krachtige software voor evenementenplanning om je voortgang te beheren, bovenop je taken te blijven en belangrijke data te visualiseren op een aanpasbare kalender.
De perfecte sjabloon zal de functies van je hulpprogramma voor evenementenplanning uitbreiden met vooraf gebouwde en aanpasbare elementen zoals kalenders, lijsten, taakstatussen en workflowweergaven. Niet te vergeten, je ideale sjabloon is ook 100% gratis.
Hier zijn 10 van onze favoriete sjablonen voor evenementenplanning voor ClickUp, Microsoft-kantoor en Excel die elk vakje aanvinken. 📦
1. Kort sjabloon voor evenement door ClickUp
De Event Briefing Sjabloon van ClickUp helpt je om alle belanghebbenden op één lijn te krijgen en een kickstart te maken met de planning van je evenement.
De Sjabloon voor projectbeschrijvingen voor evenementen door ClickUp helpt evenemententeams bij het plannen, bijhouden en organiseren van projecten. Met deze sjabloon kan uw evenemententeam een projectoverzicht maken snel en efficiënt.
De sjabloon bevat taken voor elke evenementfase, van pre-planning tot post-event evaluatie. Elke taak en subtaak is gestructureerd met geadresseerden, vervaldatums en geschatte uren voor het bijhouden van de inspanningen. De sjabloon zorgt ervoor dat elke fase van het evenement grondig wordt gepland, zonder belangrijke stappen of communicatiepunten te missen.
Bovendien kun je verantwoordelijkheden toewijzen en deadlines instellen voor elke taak. Dit is de perfecte manier om ervoor te zorgen dat alle taken Deze sjabloon downloaden
2. Sjabloon voor grote evenementen door ClickUp
Sjabloon voor grote evenementen door ClickUp
Terwijl de vorige sjabloon een uitstekende bron is voor evenementplanners die met meerdere evenementen moeten jongleren, is deze Sjabloon voor grote evenementen door ClickUp is gemaakt voor het plannen van grote op zichzelf staande evenementen zoals sportevenementen, muziekfestivals, conferenties en meer.
Met 16 aangepaste taakstatussen en vier projectweergavetypen heeft deze sjabloonmap alles wat u nodig hebt om middelgrote evenementen uit te voeren met aparte lijsten voor het beheren van uw overkoepelende leveranciers checklists, RSVP's en budgetten.
Plus, zoals het ClickUp betaamt, past deze sjabloon automatisch een Gebruiksgids toe om de ins, outs en must-dos te behandelen zodat deze sjabloon echt uitblinkt. Deze sjabloon downloaden
3. Evenement Budget Sjabloon door ClickUp
Sjabloon voor evenementenbegroting door ClickUp
Het is bijna griezelig hoe makkelijk het is om door je evenementbudget heen te knallen. 👻🥲
Vooral als je graag iets teruggeeft aan je team of meerdere evenementen tegelijk plant, vliegen de facturen je om de oren! De Budgettabel voor evenementen door ClickUp klinkt misschien als een domper, maar het is eigenlijk een essentieel (en zeer bevredigend) onderdeel van het organiseren van je volgende evenement.
Deze sjabloon helpt je de controle te houden over je uitgaven door vervaldatums vast te stellen, belangrijke actiepunten op te nemen en het selectieproces van de locatie te beheren in vooraf opgestelde lijsten.
Je kunt ook de komende uitgaven in de gaten houden met drie aangepaste statussen voor aankopen die nog te doen, in uitvoering of voltooid zijn. 💸 Deze sjabloon downloaden
4. Sjabloon voor evenementenbeheer door ClickUp
Sjabloon voor evenementenbeheer door ClickUp
De Sjabloon voor evenementenbeheer door ClickUp is de opstap naar zijn sjabloon voor evenementenplanning (zie aanbeveling #1). 🤪
Met aparte evenementlijsten, drie aangepaste statussen, tags en zes workflowweergaven in deze map, kun je meerdere evenementen tegelijk organiseren - en ze binnen het budget afleveren!
Aangepaste velden zijn waar deze sjabloon echt zijn best doet met acht categorieën voor het filteren, sorteren en groeperen van taken op verschillende budgetgerelateerde items. Je kunt zelfs gegevens zoals voortgangspercentages, betalingsstatussen en locatie toevoegen aan je workflowweergave voor meer informatie in één oogopslag. Deze sjabloon downloaden
5. Document sjabloon evenementenplanning door ClickUp
Document sjabloon voor evenementenplanning door ClickUp
Zeg mij na: Dit is de ultieme checklist voor het plannen van je evenement. 🗣
Je hebt je taken afgesloten, de laatste hand gelegd aan de facturen, de uitnodigingen verstuurd en nu ben je klaar om het evenement bij te wonen waar je zo hard voor hebt gewerkt! Deze Document sjabloon voor evenementenplanning door ClickUp is de dag-van-checklist die alles bestrijkt - serieus, alles.
In uw document vindt u pagina's gescheiden door categorieën, waaronder Algemene informatie, Setup details, Uitnodigingslijst, en Leverancierslijst . Extra pagina nodig? Geen probleem! Kopieer eenvoudig pagina's, voeg nieuwe toe of maak subpagina's om je sjabloon nog verder aan te passen in een georganiseerde visuele hiërarchie.
Op elke pagina wordt automatisch opmaak gemaakt om je te helpen belangrijke informatie zo snel mogelijk te verspreiden en te openen. Met checklists die je kunt doorhalen als je ze hebt ingevuld (zelfs vanaf je mobiele apparaat), kant-en-klare tabellen voor je gastenlijst en Slash Command-tips is dit ClickUp Doc is de ultieme gids om uw evenementplanningskriebels te kalmeren. Deze sjabloon downloaden
6. Evenement Planning Tracker Sjabloon van Microsoft Office
via Microsoft-kantoor Dit evenementensjabloon helpt je om op de hoogte te blijven van evenementinformatie in een Excel werkmap met verschillende werkbladen voor je projectparameters, projectdetails en projecttotalen. Elk werkblad heeft een aanpasbare tabel of grafiek om te bepalen hoeveel middelen of hoeveel van je budget je al hebt gebruikt per evenement.
Dit is een geweldige sjabloon om de resultaten van meerdere projecten te vergelijken voor het geval je bevindingen moet presenteren aan belanghebbenden of je budget opnieuw moet beoordelen. Het is minder hulpmiddel voor taakbeheer en meer een snelkoppeling om snel de eindtotalen te vergelijken met de oorspronkelijk geplande kosten, inclusief tijd, personeel, totaal budget en logistiek. Deze sjabloon downloaden
7. Sjabloon voor evenementen- en feestplanner voor Excel
via Office-sjablonen online Als je al je evenementinformatie liever georganiseerd in een spreadsheetformaat ziet, is deze sjabloon voor evenementen- en feestplanners voor Excel echt iets voor jou. Deze spreadsheetsjabloon is beter voor kleine tot middelgrote evenementen en is verdeeld in secties om informatie over gasten, muzikale arrangementen, decoraties, benodigdheden, notities en meer toe te voegen. Elke sectie heeft een aantal gerelateerde kolommen om aan te geven of een item is voltooid of niet, evenals een cumulatieve uitsplitsing van je budget en verwachte kosten. Deze sjabloon downloaden
8. Word Evenement Planner Sjabloon van Microsoft Office
via Microsoft Office
Geen spreadsheetmeisje? Geen probleem! Met dit sjabloon voor evenementenplanners in Microsoft Word krijg je dezelfde structuur in een opgemaakt document. Deze sjabloon is eenvoudig in te stellen en te bewerken voor elk evenement in je agenda en kan het best worden gebruikt voor mijlpalen bijhouden of belangrijke updates in het planningsproces van het evenement. Bij het presenteren van de voortgang van het evenement aan managers of belanghebbenden, kun je deze sjabloon gebruiken om aan te geven waar je bent op je projecttijdlijn en de belangrijkste taken die nog moeten worden voltooid. Deze sjabloon downloaden
9. Evenement Marketing Sjabloon door ClickUp
Deze sjabloon downloaden
Deze Evenement Marketing Sjabloon van ClickUp biedt een duidelijk overzicht van de doelen en doelstellingen van uw evenement, evenals een georganiseerde structuur voor het bijhouden van evenementdetails zoals de doelgroep, tijdlijn evenement budgetbeheer en meer. Je kunt taken toewijzen aan specifieke teamleden en de voortgang controleren in één eenvoudig te navigeren interface.
Bovendien is ClickUp's sjabloon voor evenementplanning voorzien van functies zoals herinneringen, tags en aangepaste velden om ervoor te zorgen dat uw evenement vlekkeloos verloopt. Met alle essentiële details voor het plannen van evenementen op één plek, kunt u er zeker van zijn dat uw evenement een succes wordt. Deze sjabloon downloaden
10. Excel Evenementenschema voor vijf dagen
via Microsoft Office
Deze vijfdaagse Sjabloon van Microsoft is net zo handig voor de gasten als voor de evenementenplanner. Conferenties en netwerkevenementen zijn vaak meerdere dagen lang en kunnen tientallen sprekers, geplande lunches, activiteiten en minimale pauzes bevatten.
Deze gratis sjabloon voor evenementplanning kan tijdens het evenement bij de hand worden gehouden en door de organisatoren worden gebruikt om ervoor te zorgen dat elk onderdeel begint en eindigt zoals verwacht. En voor gasten kan deze sjabloon tijdens het evenement worden aangepast of vooraf worden gebruikt om elke dag te plannen rond de meest verwachte sprekers of sessies. Deze sjabloon downloaden
Wat te zoeken in een sjabloon voor evenementenplanning?
Tijdens het planningsproces van een evenement kan een sjabloon voor evenementenplanning een grote verandering zijn. Het stroomlijnt je werkstroom, houdt alles georganiseerd en zorgt ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien. Maar niet alle sjablonen zijn hetzelfde. Hier lees je waar je op moet letten bij het kiezen van een sjabloon voor evenementenplanning:
Alomvattendheid: Een goede sjabloon voor evenementplanning moet alle aspecten van het organiseren van een evenement behandelen. Dit omvat evenementdetails zoals budgettering, planning, locatieselectie, gastenlijstbeheer, marketing en analyse na afloop van het evenement. Als een sjabloon een belangrijk onderdeel van de evenementplanning niet behandelt, kan het je op het laatste moment in de steek laten.
Aanpasbaarheid: Elk evenement is uniek, dus je sjabloon voor evenementplanning moet flexibel genoeg zijn om aan je specifieke behoeften te voldoen. Zoek naar sjablonen waarmee je onderdelen kunt toevoegen, verwijderen of wijzigen als dat nodig is.
Gebruiksgemak: Een sjabloon voor evenementplanning moet je werk vereenvoudigen, niet ingewikkelder maken. Het moet gemakkelijk te begrijpen en te navigeren zijn, met een duidelijke, intuïtieve lay-out. Als je meer tijd besteedt aan het uitzoeken hoe je de sjabloon moet gebruiken dan aan het plannen van je evenement, dan is het niet de juiste tool voor jou.
Samenwerkingsfuncties: Als je met een team werkt, wil je een sjabloon die samenwerking ondersteunt. Dit betekent dat meerdere mensen de sjabloon tegelijkertijd kunnen bekijken en bewerken, waardoor het makkelijker wordt om de inspanningen te coördineren en iedereen op dezelfde pagina te houden.
Toegankelijkheid: De sjabloon voor je evenementplanning moet altijd en overal toegankelijk zijn. Dit is vooral belangrijk als jij of je teamleden vaak onderweg zijn. Zoek naar sjablonen in de cloud die toegankelijk zijn vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
Schaalbaarheid: Tot slot moet je nagaan of de sjabloon de grootte en complexiteit van je evenement aankan. Als je bijvoorbeeld een grote, meerdaagse conferentie plant, heb je een robuustere sjabloon nodig dan wanneer je een kleine, informele bijeenkomst organiseert.
Plan een succesvol evenement met gratis sjablonen voor evenementenplanning
Efficiënte evenementplanning begint met een evenement gratis software voor projectbeheer die je proces kan bijhouden, de belangrijke details van je evenement kan vastleggen en je kan helpen om updates te communiceren naar alle betrokkenen.
Zie je ideale sjabloon voor evenementplanning als een structuur die je bovenop je projectmanagementtool kunt leggen om jou en het team vanaf het begin een duidelijk startpunt te geven.
Sjablonen zijn meer dan een plug-and-play hulpmiddel om je werk dubbel te controleren. Om er het beste uit te halen, moeten je sjablonen voor evenementplanning ondersteuning bieden bij elke evenementgerelateerde taak met dynamische functies zoals workflowautomatisering, aanpasbare taakstatussen en flexibele projectweergaven.
Bovendien is het plannen van evenementen een gezamenlijke taak. Dus een sjabloon die niet kan worden gesynchroniseerd met meerdere apparaten of kan worden gedeeld met medewerkers buiten je werkruimte, zal voor een aantal obstakels zorgen.
TL;DR, het plannen van evenementen kan stressvol zijn. Maar met de juiste sjabloon is er hoop. 💜
De beste sjablonen zijn aanpasbaar, helemaal gratis en gekoppeld aan een evenementbeheersoftware die ontworpen is om je werk te centraliseren, het team samen te brengen en de dingen in beweging te houden.
Zoals ClickUp . 🙂
ClickUp is het alles-in-één productiviteitsplatform voor evenementenplanners, teams en belanghebbenden om te brainstormen, ideeën uit te werken en evenementen tot leven te brengen via één gezamenlijke werkruimte. Met een rijke set volledig aanpasbare functies 15 unieke workflowweergaven en meer dan 1000 integraties clickUp helpt teams om toegang te krijgen tot werk in verschillende apps en om elk proces te stroomlijnen.
Meld u aan voor ClickUp's Gratis Altijd Plan vandaag voor toegang tot honderden kant-en-klare sjablonen voor elk gebruik, inclusief tientallen die speciaal zijn gemaakt voor het plannen van uw volgende evenement. 🪩