Een evenement voor een virtuele conferentie plannen

Dus je wilt een virtuele conferentie organiseren. geweldig!

Virtuele gebeurtenissen beleven een grote opleving en je hebt er zelf waarschijnlijk al minstens een dozijn bijgewoond - ja, die WFH happy hours en livestream yogalessen tellen nog steeds mee.

Online gebeurtenissen zijn een kosteneffectieve en inclusieve oplossing voor wie te maken heeft met reisbeperkingen zullen waarschijnlijk in de buurt blijven lang nadat de wereld weer terug is in de "voorgaande" tijden.

Maar waar moet je beginnen ? En hoe maak je je virtuele vergadering een succes te maken ?

_We horen je, en we zijn er ook geweest! ClickUp hield onlangs zijn eigen grootschalige webconferentie, LevelUp volledig beheerd in ClickUp zelf! Maar of je nu de ultieme conferentie over productiviteit of de babyshower van je zus op Zoom aan het plannen bent, er zijn vijf essentiële stappen voor het abonnement op de virtuele gebeurtenis van uw dromen.

5 stappen naar virtueel succes

Als je de checklist voor een virtuele gebeurtenis bekijkt, zijn er een paar stappen die veel succesvolle abonnementen gemeen hebben.

Dus zet je schrap en ClickUp extensie voor Chrome klaar voor wat aantekeningen, want we zijn hier om die stappen met u te delen... nu!

NBA/ Tenor

Stap 1: Kies uw gebeurtenis

Voordat u een abonnement neemt, moet u bepalen wat voor soort virtuele gebeurtenis u gaat organiseren. Misschien is het een conferentie, of is het een webinar? En wat is het verschil? Er zijn vier hoofdtypen virtuele gebeurtenissen waar uw gebeurtenis waarschijnlijk onder zal vallen.

Een virtuele conferentie is ideaal voor een langere grootschalige virtuele gebeurtenis met een gedetailleerd conferentieagenda waaruit elke deelnemer een keuze kan maken om zijn of haar dag samen te stellen. Een virtuele conferentie wordt meestal in realtime gehouden en is de perfecte gebeurtenis om leads te genereren en online te netwerken.

Een Webinar is korter dan een conferentie en is een op zichzelf staande virtuele gebeurtenis die dient als een les of een "how-to" Een webinar biedt niet veel mogelijkheden om te netwerken omdat dit soort gebeurtenissen vaak wordt opgenomen om af te spelen wanneer de deelnemer maar wil, maar ze bevatten meestal wel een sessie met vragen en antwoorden als en wanneer de gebeurtenis in realtime werd gehouden.

Interne en externe hybride gebeurtenissen zijn gebeurtenissen die tegelijkertijd online en persoonlijk plaatsvinden.

voer in: virtuele bruiloften en verlovingsfeestjes

Veel vergaderingen, vakantiefeesten en gebeurtenissen in teams vinden ook in dit format plaats! Als de gebeurtenis beperkt is tot teamleden binnen een bedrijf, is het een intern hybride evenement. Maar als potentiële klanten, gebruikers of andere bedrijven op het feest worden uitgenodigd, wordt het beschouwd als een extern hybride evenement - en een geweldige netwerkgelegenheid!

Stap 2: Kies uw virtuele conferentieplatform

Als je eenmaal hebt besloten welk type virtueel evenement het meest geschikt is voor jouw doel, bedenk dan hoe je de gebeurtenis gaat streamen.

Er zijn heel veel streamingplatforms voor alle budgetten, dus voordat je een optie toewijst op basis van de prijs alleen, moet je eerst het doel en de reikwijdte van je gebeurtenis in overweging nemen.

Vraag jezelf af:

• Wat is het doel van je gebeurtenis? Ga terug naar het type virtueel evenement en aanteken de kwaliteiten die je hebben doen kiezen voor het format dat het beste bij je past en waarom
• Hoeveel bezoekers verwacht je? Zullen er duizenden gasten zijn of tien van je beste vrienden?
• Welke functies heb je absoluut nodig? Als publieksparticipatie een belangrijk onderdeel van je gebeurtenis is, zoek dan naar platforms waarmee leden kunnen chatten, hun hand kunnen opsteken of met hun collega's kunnen spreken. Als je gebeurtenis bestaat uit een tien minuten durende tutorial over hoe je thuis je wenkbrauwen kunt epileren en verven, richt je dan op een platform waarmee je live kunt streamen en kunt opnemen voor later

Als je jezelf deze vragen stelt, kunnen er nieuwe vragen rijzen die hier nog niet zijn opgesomd. En dat is goed! Op zijn minst zullen deze drie je gedachten in de juiste richting laten werken bij het kiezen van het streamingplatform dat perfect bij je past.

Disney/ GIPHY

Enkele van onze top streaming platformen:

Naarmate de wereld van virtuele gebeurtenissen groeit, groeit ook het aantal streamingplatforms waaruit je kunt kiezen! Kies zorgvuldig, dit zal in wezen je virtuele locatie zijn - en onthoud, je hoeft je niet te schikken! Enkele van onze favorieten zijn:

• Brandlive : Brandlive is uniek in het feit dat het drie verschillende streamingproducten aanbiedt, afhankelijk van het soort virtuele conferentie gebeurtenis dat u aan het abonneren bent. De producten omvatten Allhands, Streams en Showrooms, zodat u de ervaring kunt kiezen die is afgestemd op de categorie van uw virtuele gebeurtenis - alles van alledaagse vergaderingen op het werk tot virutele productlanceringen. Dit zorgt ervoor dat je de functies krijgt die je nodig hebt!
• HeySummit : Dit streamingplatform zal je ook helpen om voorafgaand aan de gebeurtenis een landingspagina voor je conferentiewebsite te maken om de registratie bij te houden en een vliegende start te maken met de marketing van je conferentie. Als je een serie lezingen of sessies met meerdere sprekers wilt abonneren, is HeySummit het overwegen waard.
• AirMeet : Een soortgelijk platform voor virtuele topontmoetingen en workshops. Het benadrukt het sociale aspect van het houden van een online gebeurtenis of webinar en belooft een rijke netwerkervaring.
• Zoom : Ah, de beproefde en ware. Zoom is het afgelopen jaar uitgegroeid tot een begrip en je hebt waarschijnlijk al een paar keer de limiet van 40 minuten bereikt, maar met de betaalde opties kan Zoom gebeurtenissen van elke grootte organiseren. De functie voor breakoutsessies biedt netwerkmogelijkheden voor deelnemers en organisatoren, en dankzij de mogelijkheid om mobiele apparaten te gebruiken kunnen gebruikers overal vandaan deelnemen.

Stap 3: Houd uw publiek betrokken

Een van de grootste uitdagingen van een virtuele conferentie is dat de gebeurtenis in feite virtueel is.

Er is een bepaalde energie die zich opbouwt in een zaal tijdens een goed georganiseerde persoonlijke conferentie - als de dag precies loopt zoals u hem voor ogen had en iedereen bruist van opwinding.

Maar maak je geen zorgen, dit gevoel is nog steeds mogelijk bij online gebeurtenissen.

Je moet alleen wat creatiever zijn met hoe je je deelnemers aan je content gekluisterd houdt.

Bij het structureren van je gebeurtenis, moet je de manier waarop je informatie geeft opsplitsen en overwegen om een mix van live en vooraf opgenomen content te gebruiken.

Vooral voor langere gebeurtenissen zoals conferenties of topontmoetingen, geeft gemengde content je presentatoren een korte pauze van het spreken en kan het fungeren als een noodplan n in de gebeurtenis van een technologische fout of een fout in de timing.

Gemengde content verandert ook de manier waarop uw deelnemers informatie opnemen en kan hen helpen belangrijke ideeën en sleutelmomenten van de dag te onthouden!

Dit kan betekenen dat je video's gebruikt die door je bedrijf zijn gemaakt en die relevant zijn voor het onderwerp van je gebeurtenis, of zelfs een geweldige gif. En wie houdt er niet van een goede gif?

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/image6-1.gif Alexis Schitts Creek zegt dat ik dat helemaal snap /%img/

Pop TV/ GIPHY pro tip:_ Deel en bespreek content ideeën met je team tijdens het hele abonnementsproces door ze op te slaan in ClickUp! YouTube-video's, Vimeo-URL's, Google Drive-bestanden en schermopnames rechtstreeks binnen taakbeschrijvingen en opmerkingen zodat je nooit meer dan een paar seconden verwijderd bent van de content die je nodig hebt.

Een andere manier om mensen aandachtig te houden? Kies een gastheer of relevante sprekers die de agenda in beweging kunnen houden.

Een goede spreker kan helpen om meer kaartjes te verkopen voor je gebeurtenis en je gasten alert te houden! Kies vooral gastsprekers die gespecialiseerd zijn in het onderwerp van je gebeurtenis of die experts zijn in de sector, bekende namen zijn in het bedrijf of professionele sprekers zijn die weten hoe ze onverwachte dode ruimtes moeten opvullen.

Net als hoe Amy Poehler en Tina Fey de Golden Globes presenteerden vier keer organiseerde en hoe ClickUp de wereldberoemde organisatiepsycholoog Adam Grant binnenhaalde als LevelUp 2021's keynote spreker. 😉

Zelfs met een geweldige spreker of gastheer, overweeg dan deze opties om je agenda te vullen met zinvolle mogelijkheden om je kennis uit te breiden:

• Bied gedurende de dag breakoutsessies of paneldiscussies aan voor aanwezigen om van een moderator te leren en samen te discussiëren. Dit is een geweldige manier voor uw gasten om elkaar te leren kennen en van beide kanten te netwerken
• Schakel indien mogelijk chatten in op je platform zodat deelnemers op elk moment met elkaar kunnen chatten en netwerken. leef een beetje_
• Maak tijd vrij voor live vragen en antwoorden aan het einde van elke sessie. De virtuele conferentie zal persoonlijker aanvoelen en uw gasten zullen zich meer betrokken voelen als ze weten dat ze deel uitmaken van het gesprek. Laat een ander lid van je team de chatten van je gebeurtenis in de gaten houden, zodat geen enkele vraag onbeantwoord blijft

Stap 4: Beheer alle bewegende delen op één plaats

Het spreekt voor zich dat een virtuele conferentie, ongeacht de grootte, veel abonnementen vergt en als u deze fase van het spel al hebt bereikt, voelt u dat waarschijnlijk al aan. Houd je voortgang bij in de tijdlijn van je virtuele gebeurtenis door je Nog te doen taken te ordenen in een online platform voor projectmanagement .

AKA, u moet het volgende gebruiken ClickUp .

ClickUp is de lijm die uw virtuele abonnement voor gebeurtenissen bij elkaar houdt en een van de sleutels zijn de aangepaste mogelijkheden. Dit betekent dat iedereen in het team kan werken zoals hij/zij wil.

Hoe hebben we ons eigen platform gebruikt om LevelUp te doen? Hier zijn een paar kleine must-do's die een grote impact hebben:

• Maak éénLijst voor alles wat te maken heeft met uw komende conferentie en voeg aangepaste velden toe aan uwtaken voor elke afdeling om te laten zien op welke belanghebbenden en organisatoren de Taak betrekking heeft
• Vind snel de Taken die aan u zijn toegewezen in elke Lijst metfilters enIk-modus. Vind uw onmiddellijke en meest dringende Taken door alle afleiding weg te nemen en te kijken naar taken die betrekking hebben op bepaalde organisatoren van gebeurtenissen of alleen op u
• GebruikDashboard om gemakkelijk een ongefilterde samenvatting te zien van hoe dicht je bij het voltooien van je project bent. In feite is dit de weergave in vogelvlucht van hoe het gaat. Gebruik Dashboard in vergaderingen wanneer je rapporteert aan belanghebbenden ofprojectmanagers* Host uw vergaderingen rechtstreeks in ClickUp! Maak van elke vergadering een Zoom vergadering met deZoom integratie in uw ClickUp-taak

Stap 5: Zet alles op de markt

U bent er bijna! U hebt:

✅ Het type gebeurtenis

✅ De streamingdienst

de agenda

✅ De ultieme tool voor projectmanagement. clickUp.

Nu is het tijd om virtuele konten in die virtuele zetels te krijgen door een uitgebreid marketingstrategie om uw doelen .

Virtuele conferenties geven u de flexibiliteit om publiek van over de hele wereld aan te trekken, zolang u maar weet hoe u ze moet bereiken! ClickUp kan u helpen bij het beheren van uw sociale-mediaposts, video's op het YouTube-kanaal van uw bedrijf, e-mailmarketing en PR-strategieën, en meer .

Gebruik Aangepaste velden om snel toegang te krijgen tot berichten, formulieren, URL's en zelfs basisinformatie om te bekijken of te raadplegen. Deze blijven bij uw Taken en subtaken in elke fase van je abonnement en de sky is de limiet als het gaat om alles wat aangepaste velden kunnen bevatten! Dus veel plezier ermee. 🤓

Als je marketingstrategie het toevoegen van een VIP-status aan je lijst met gasten omvat, beïnvloeder deals om uw gebeurtenis of sponsoring te promoten, dan is het tijd om gebruik te maken van ClickUp's sjablooncentrum .

Een kant-en-klare sjabloon maken of toepassen sjabloon voor gebeurtenissen van ClickUp's sjablooncentrum

Kies uit een van ClickUp's kant-en-klare sjablonen ontworpen voor gebeurtenissen plannen of maak je eigen sjabloon om snel alle noodzakelijke bases voor terugkerende taken te dekken.

Klaar, instellen, beginnen!

Denk eraan, dit is nog maar het begin!

Dit kunnen de vijf essentiële stappen zijn om om uw volgende virtuele conferentie gebeurtenis te abonneren maar de mogelijkheden zijn eindeloos en de markt voor online gebeurtenissen wordt alleen maar groter! Dus laat ClickUp doet het zware werk aan de organisatorische kant en laat daarna uw creativiteit de vrije loop!

Vos/ GIPHY