waarom zijn er geen veganistische gerechten? de band klaagt over de microfoon en de belichting er is een gast die zegt dat hij zeker heeft gereageerd, maar ik kan hem niet vinden op de lijst!
Stel je voor dat je met all deze problemen te maken krijgt terwijl je een heel evenement moet managen!
Dat is precies wat projectmanagers van evenementen moeten doen, dus het is geen verrassing dat ze een beetje hulp nodig hebben om alles in goede banen te leiden.
In dit artikel behandelen we alles wat je moet weten over projectmanagement voor evenementen en lichten we acht tips uit die evenementplanners kunnen lenen van projectmanagers, samen met de beste app voor evenementen om je te helpen het allemaal te doen .
laten we het feest beginnen!
Wat is evenementenprojectmanagement?
Bij eventprojectmanagement gaat het om plannen, organiseren en organiseren het onderhouden van een succesvol evenement Elke keer dat je een Doel voltooit, kom je dichter bij het bereiken van je doel.
ClickUp zal ook de voortgang van uw doel in percentages weergeven, zodat u precies weet waar u staat.
Geïnteresseerd in het stellen van teamdoelen? Hier is meer over_ hoe je ClickUp kunt gebruiken om doelen te stellen voor je team. B. Beperkingen
Bij het plannen van een evenement kom je zeker een paar beperkingen tegen.
Dit kunnen budgetbeperkingen zijn, een kleine locatie, een harde deadline of beperkte teamleden.
Het is cruciaal om deze beperkingen te identificeren, zodat je het evenement met deze beperkingen in gedachten kunt organiseren.
Een goede evenementorganisator gebruikt beperkingen als een kans om creatief te worden! Als je bijvoorbeeld beperkte ruimte hebt in je locatie, kun je de zijdeuren openen om een extra tentruimte te creëren. 🎪
ClickUp kan u helpen deze beperkingen te beheren met behulp van projectmanagementgrafieken in ClickUp en taken toewijzen U kunt ook het volgende toevoegen vervaldatums .
Je mijlpaal kan zijn om 400 tickets te verkopen een week voor de datum van het evenement, of het kan zijn om 250 Twitter-volgers te krijgen twee weken nadat het evenement is afgelopen.
Zodra je ClickUp's mijlpalen ClickApp , taken worden omgezet in voortgangsmarkeringen.
U kunt uw Mijlpalen ook zien in de Grafiekweergave . Ze worden weergegeven als ruitvormen zodat je gemakkelijk alle grote, glimmende gebeurtenissen kunt zien die moeten worden voltooid.🔶
Tip 3: teamwork zorgt ervoor dat het evenement werkt
Om een succesvol evenement te organiseren, moet je ervoor zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.
Communiceer het projectplan met elke afdeling en organiseer wekelijkse teamvergaderingen om iedereen op één lijn te houden en het evenement een boost te geven teamsamenwerking .
Op deze manier, als je een rode loper evenement organiseert, kan je team gemakkelijk samenwerken om een fantastisch evenement neer te zetten:
Met ClickUp kunt u ook het volgende instellen Aangepaste rollen voor elk project.
Zo heeft iedereen toegang tot de juiste documenten en weet hij welke rol hij moet spelen.
Je evenemententeam heeft ook een manier nodig om snel te communiceren. Met ClickUp's Chatweergave kan uw team alles bespreken, van aankomende taken tot evenementopwinding.
Maken en leverancierslijsten delen_ ? Documenten in ClickUp zijn de perfecte plek voor u om een digitaal document te maken dat kan worden gedeeld met teamleden en interne belanghebbenden .
Soms is een persoonlijke ontmoeting niet nodig. Daarom heeft ClickUp een Zoom integratie waarmee u snel op Zoom-gesprekken kunt springen zonder ClickUp!
Maar als u de voorkeur geeft aan ouderwetse vergaderingen, stelt u gewoon terugkerende taken voor je wekelijkse vergaderingen, zodat je ze nooit vergeet:
Tip 4: houd altijd de voortgang bij
Evenementprofessionals begrijpen hoe belangrijk het is om de voortgang van projecttaken en deadlines bij te houden.
Door de voortgang bij te houden kan je evenemententeam bepalen hoeveel werk er nog is en of deadlines gehaald zullen worden. Bovendien kun je zo je klanten op de hoogte houden van eventuele vertragingen.
ClickUp maakt het bijhouden van de voortgang een fluitje van een cent.
Met Aangepaste statussen , kun je verschillende stadia aan je evenementproject toevoegen, zoals 'logistiek', 'uitnodigingen' en 'evenementdag' Op deze manier kun je een evenementworkflow creëren die voor jou werkt.
moet je goed in de gaten houden hoe je high-end _bedrijfsevenement vordert? Dashboards geven je een overzicht op hoog niveau van je evenement. Hier, kun je de voortgang van het project volgen , de prestaties van medewerkers en knelpunten in uw workflow.
U kunt ook Sprint widgets zoals Burnups grafieken , Burndown grafieken , Cumulatieve stroomdiagrammen , en Snelheidsgrafieken naar je Dashboard om er zeker van te zijn dat je het beste evenement organiseert:
Tip 5: toon leiderschap en vertrouwen
Door uitstekende leiderschapsvaardigheden en zelfvertrouwen te tonen, kun je je team gemotiveerd houden.
Dit is vooral belangrijk voor risicomanagement.
wat bedoelen we?
Er gebeurt altijd veel op evenementen en soms kan er iets misgaan. Er kan bijvoorbeeld brand ontstaan of er kan een gevecht uitbreken.
Wat voor ramp er ook gebeurt, het kan niet zo zijn dat je gasten en je team als kippen zonder kop op en neer rennen.
De truc is om kalm en beheerst te blijven zodat je team je kan volgen.
_Weet je niet zeker hoe je moet omgaan met de drukte van projectmanagement? Hier zijn_ 3 projectmanagementtips voor drukke managersbekijk uw taken in een geavanceerde lijst en filter, sorteer en groepeer eenvoudig kolommen
- Raad van bestuur: heb je een agile eventmanagementteam? Gebruik deze weergave om taken door uwagile workflowbeheer de werkcapaciteit van uw team om ervoor te zorgen dat niemand opbrandt
- Tijdlijnweergave: een beeld krijgen van uw planning voor een komende gebeurtenis
Slepen en neerzetten naar taken plannen gebruik deSjabloon voor evenementenbeheer om consistente evenementen te leveren
- Proefdruk en aantekeningen. : werken samen aan advertenties voor het evenement en werken samen met klanten om contractgoedkeuringen te versnellen
- Mindmaps. : brainstorm over mooie evenementthema's en breng uw evenementworkflow in kaart
- Taakprioriteiten: label taken als urgent, hoge, normale of lage prioriteit zodat je evenemententeam de taken in de juiste volgorde uitvoert
- E-mail ClickApp: blijf in contact met een stakeholder die de voorkeur geeft aan e-mail door e-mails rechtstreeks vanuit ClickUp-taken te verzenden en ontvangen
De laatste gebeurtenis 🎭
Hoewel evenementen erg leuk zijn, is het een heel ander verhaal om alles soepel te laten verlopen!
Gelukkig heeft evenement hulpmiddelen voor projectbeheer.
kunnen je helpen om alles in goede banen te leiden zonder dat het een circus wordt.
Maar als je wilt dat je evenementen een succes worden, moet je het volgende gebruiken uitgebreide software voor evenementenplanning.
zoals ClickUp.
ClickUp heeft functies zoals taak afhankelijkheden.
, nauwkeurig tijdsinschattingen.
en krachtige mobiele apps.
die je helpen bij het lanceren van goed georganiseerde, succesvolle evenementen. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit.
om een tool te ervaren die u kan helpen het evenement van uw leven te organiseren!
