Hoe je virtueel projectmanagement voor externe teams beheerst

Vóór instant messages, Zoom calls en digitale dashboards werden de zaden van virtueel projectmanagement geplant tijdens NASA's Project Apollo.

Ingenieurs en wetenschappers verspreid over verschillende locaties coördineerden met astronauten in de ruimte - zonder de luxe van moderne technologie. Als ze al maanlandingen konden maken met primitieve communicatiesystemen, stel je dan eens voor wat je allemaal kunt doen met de tools van vandaag!

De mogelijkheden zijn eindeloos. Als je een virtuele projectmanager bent en je je processen wilt verbeteren of als je van plan bent om over te stappen van de traditionele installatie naar virtueel projectmanagement, dan is dit artikel echt iets voor jou.

We delen bruikbare strategieën om een virtueel team effectief te managen, essentiële tools voor virtueel projectmanagement die je in je technische stapel moet hebben en manieren om met kritieke uitdagingen om te gaan.

60-seconden samenvatting

Hoe u virtueel projectmanagement voor externe teams onder de knie krijgt:

• Definieer doelen en splits werk op:Stel duidelijke doelen en splits virtuele projecten op in behapbare Taken
• Kies de juiste technologie:Gebruik een mix van tools voor communicatie (ClickUp Chat, Slack, Zoom), delen van bestanden (Dropbox), tijdsregistratie (Toggl), of krijg alles wat u nodig hebt op één platform voor projectmanagement met ClickUp
• Stel communicatierichtlijnen op: Plan regelmatige vergaderingen, stel reactietijden in op verschillende kanalen en omarm async-communicatie met tools voor projectmanagement
• Creëer een samenwerkingsomgeving: Gebruik ClickUp om taken toe te wijzen, deadlines in te stellen en iedereen op dezelfde pagina te houden. Kanban-borden, lijstweergaven en documenten helpen projecten te visualiseren en teamwerk te bevorderen
• Laat uw virtuele projectteam slimmer werken: Maak tijd vrij voor creatieve taken door repetitieve processen te automatiseren met ClickUp-taak automatiseringen
• Geef prioriteit aan mentale gezondheid: Bevorder de balans tussen werk en privéleven met duidelijke grenzen en hulpbronnen voor mentale gezondheid
• Vorderingen bijhouden en prestaties beoordelen: Gebruik hulpmiddelen zoals Gantt grafieken of Kanban-borden om de voortgang te visualiseren
• Stimuleer een positieve teamcultuur: Erken prestaties, vier mijlpalen en organiseer virtuele teambuildingactiviteiten om het moreel en de verbinding te verbeteren

Wat is virtueel projectmanagement?

Virtueel projectmanagement is het proces van het leiden van een project waarbij het team op afstand werkt en digitale hulpmiddelen gebruikt om samen te werken, te communiceren en de voortgang bij te houden.

Waarom is virtueel projectmanagement belangrijk?

Virtueel projectmanagement helpt u de grenzen van traditionele kantoorruimtes te overschrijden. Het maakt het mogelijk om hybride teams of teams op afstand samen te stellen en projecten moeiteloos te beheren, ook al bevinden ze zich niet onder hetzelfde dak.

Door over te stappen op virtueel projectmanagement kunt u ook zorgen voor het welzijn van uw team. Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat, als ze de kans krijgen, 87% van de Amerikanen kiest te werken in een flexibele installatie

Met virtueel werk kan uw team productiviteit behouden en toch vrije tijd met het gezin doorbrengen.

Ook lezen: De 7 belangrijkste voordelen van virtuele teams

Sleutelverschillen met traditioneel projectmanagement

Dit is hoe virtueel projectmanagement verschilt van conventioneel projectmanagement:

👀 Wist u dat? Uit een onderzoek van remote.co blijkt dat 63% van de respondents zouden 'absoluut' op zoek gaan naar een nieuwe baan als ze niet op afstand konden blijven werken.

Voordelen van virtueel projectmanagement

Laten we eens kijken naar de voordelen van virtueel of projectmanagement op afstand:

🌍 Toegang tot een internationale talentenpool

Virtueel projectmanagement doorbreekt geografische barrières, zodat u ongeacht de locatie het beste talent kunt inhuren en de kwaliteit van het werk kunt verbeteren.

🏁 Meer autonomie

Omdat ze niet hoeven te pendelen en meer controle hebben over hun tijd, genieten werknemers op afstand van flexibiliteit. Autonomie verhoogt de motivatie en productiviteit en houdt je team betrokken. Volgens het onderzoek van McKinsey, 83% van de Amerikaanse werknemers zegt dat ze efficiënter en productiever kunnen werken, wat een belangrijk voordeel is van werken op afstand.

💸 Kostenbesparingen (voor zowel bedrijf als werknemers)

Bedrijven kunnen besparen op overheadkosten zoals kantoorruimte, nutsvoorzieningen en fysieke infrastructuur. Uw werknemers profiteren er ook van, omdat ze niet hoeven te verhuizen, geen dagelijkse reiskosten hoeven te maken en tijd besparen.

🔍 Transparante systemen voor taakbeheer invoeren

Met realtime updates, toewijzingen van taken en tijdlijnen voor projecten kunt u knelpunten snel opsporen voordat het grotere problemen worden.

Aangezien toegewezen Taken en te leveren prestaties gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor herziening (via virtuele projectmanagement tools) kunnen projectmanagers de prestaties van de leden van het team duidelijker en transparanter evalueren.

Ook lezen: 10 Voordelen van software voor projectmanagement voor Teams

Virtueel projectmanagement implementeren

Laten we de essentie van het managen van virtuele teams en projecten eens op een rijtje zetten. We behandelen alles van de instelling van duidelijke doelen tot het gebruik van krachtige hulpmiddelen om je team verbonden en productief te houden.

1. Doelen definiëren

De eerste stap is het duidelijk definiëren van de doelen van het project, specifieke deliverables en verwachte resultaten. Je moet ervoor zorgen dat iedereen in het team het doel en de visie van het project begrijpt.

💡Pro Tip: Probeer ClickUp's SMART doelen sjabloon om uw doelen te organiseren en een stap dichter te komen bij de dingen die u voor ogen hebt!

Zodra u de doelstellingen hebt ingesteld, verdeelt u het project in beheersbare fasen/mijlpalen (of Sprints als u de Agile-methodologie gebruikt).

Wijs taken toe aan leden van het team, stel prioriteiten aan cruciale taken en stel deadlines vast om de voortgang van het project bij te houden en eenvoudig vertragingen te voorkomen. ClickUp's hulpmiddel voor projectmanagement zou uitstekend passen bij uw virtuele team.

Hiermee kunt u lijsten met taken maken, prioriteiten instellen, teamleden toewijzen en de voortgang visueel bijhouden. U kunt ook specifieke deadlines, eigenaren en afhankelijkheid voor elke taak definiëren en uw werkstroom georganiseerd houden.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-245.png ClickUp-taak prioriteiten /$$$img/

Markeer taken als Dringend, Hoog, Normaal of Laag met ClickUp-taakprioriteiten

2. Kies uw technologiestapel verstandig

Het hele virtuele projectmanagementsysteem draait op digitale hulpmiddelen.

Hier zijn enkele essentiële tools voor virtueel projectmanagement die je in je technische stapel moet hebben:

• Projectmanagement: Hulpmiddelen voor werken op afstand zoals ClickUp, Monday.com en Jira bieden robuuste tools voor het bijhouden van taken, samenwerking en resourcebeheer
• Communicatie: Gebruik Slack of Microsoft Teams voor realtime messaging. Maak kanalen voor specifieke onderwerpen, teams of projectfasen om discussies te organiseren. Zoom of Google Meet zijn handig voor video vergaderingen
• Deel bestanden: Gebruik oplossingen voor cloud opslagruimte zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive om documenten veilig op te slaan en te delen
• Tijdregistratie: Toggl of Harvest zijn geweldige tools voor het bijhouden van de tijd die aan Taken wordt besteed. Ze helpen virtuele projectmanagers om projecten binnen budget te houden, blokkades op te sporen en inzicht te krijgen in hoe leden van externe teams hun tijd indelen

Schakelen tussen verschillende apps kan echter vervelend zijn. De eenvoudigste oplossing is om software voor werken op afstand zoals ClickUp te gebruiken. Dankzij de robuuste integraties kun je je hele technologiestapel vanaf één plek beheren.

ClickUp integreert bijvoorbeeld met Slack en MS Teams; als alternatief kunt u de eigen communicatietools van ClickUp gebruiken, zoals ClickUp chatten en ClickUp clips, die video- en tekstcommunicatie naar uw projectmanagementsysteem brengen (we zullen binnenkort ook in detail treden).

Je kunt ClickUp integreren met Zoom, Toggl, Harvest, EvenHour, Google Drive en Dropbox.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-244-1400x935.png ClickUp integraties /$$$img/

Integreer ClickUp met bestaande tools op uw technische stapel

3. Communicatierichtlijnen opstellen

Duidelijke communicatie is de sleutel tot virtueel projectmanagement.

Dit is hoe u het kunt structureren:

• Plan regelmatige vergaderingen (bijv. dagelijkse stand-ups voor snelle updates of wekelijkse reviews om de voortgang bij te houden). Projectmanagers kunnen gebruik maken vansjablonen voor de agenda van vergaderingen om vergaderingen gefocust en productief te houden
• Stel verwachtingen in voor reactietijden voor verschillende communicatiekanalen. Slack kan bijvoorbeeld een reactietijd van een uur hebben, terwijl e-mail 24 uur kan zijn
• Bepaal wanneer specifieke tools moeten worden gebruikt (bijv. ClickUp Chat/Slack voor snelle updates, e-mail voor formele communicatie en Zoom voor diepgaande discussies)

Bij het managen van een verdeeld team moet je rekening houden met verschillen in tijdzones.

Probeer vergaderingen te plannen op overlappende uren voor teams in verschillende tijdzones. Tools zoals World Time Buddy kunnen je helpen om gemeenschappelijke werktijden te vinden

Om de werkstroom voor teams op afstand of virtuele teams soepel te laten verlopen, moet je communicatie synchroniseren. Gebruik tools voor projectmanagement om updates, feedback en voortgangsrapportages te delen die geen real-time reactie vereisen.

ClickUp chatten

Op ClickUp zijn werk en chatten niet langer gescheiden. ClickUp Chat verenigt de twee en stroomlijnt de communicatie voor uw virtuele team. Van snelle DM's tot aankondigingen voor het hele bedrijf, ClickUp Chat biedt het allemaal.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-246-1400x932.png ClickUp chatten /%img/

Houd al uw werk en gesprekken op één plaats met ClickUp Chat

U kunt taken rechtstreeks aan berichten koppelen om ervoor te zorgen dat elk gesprek context heeft. Met FollowUps kunt u opmerkingen onmiddellijk omzetten in Taken en sneller actie ondernemen.

ClickUp Clips

Naast real-time communicatie kunt u ook async werk met ClickUp-clips en Taak-commentaar.

Met ClickUp Clips kunt u bijvoorbeeld uw scherm opnemen en uw boodschap duidelijk overbrengen zonder dat u hoeft te bellen.

Verstuur direct schermopnames met audio aantekeningen met ClickUp Clips en elimineer onnodige vergaderingen

Als u feedback moet delen/vragen of een query hebt met betrekking tot een taak, kunt u een teamgenoot taggen met behulp van ClickUp-taakcommentaren, en zij zullen op de hoogte worden gebracht.

Communiceer met teamgenoten via toegewezen opmerkingen op ClickUp

Van aanpasbare werkstromen en meerdere communicatiekanalen tot kant-en-klare sjablonen voor projectmanagement meerdere voordelen maken ClickUp uniek .

ClickUp heeft ons team geholpen om te communiceren met een team op afstand in verschillende tijdzones en te weten wat er gaande is in het project zonder onnodige vergaderingen te houden of mensen om informatie te vragen via e-mail of Slack.

Danielle Bush, Projectmanager, EDforTech

4. Een samenwerkingsomgeving creëren

Samenwerking is veel gemakkelijker als teamgenoten onder hetzelfde dak werken, en dit is een van de grootste uitdagingen van werken op afstand.

Natuurlijk, het gemak van hulp vragen aan een collega die naast je zit is misschien ongeëvenaard, maar met de juiste tools in je toolkit kun je een soortgelijke ervaring nabootsen en in realtime samenwerken.

Hier lees je hoe je teamwerk kunt aanmoedigen in instellingen op afstand:

1. Gebruik projectmanagement tools om taken toe te wijzen, deadlines te stellen en iedereen op dezelfde pagina te houden over waar aan gewerkt wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is
2. Neem tools op in je werkstroom waarmee teams in realtime kunnen samenwerken aan projecten
3. Moedig werknemers aan om hun feedback te delen en actie te ondernemen om de problemen waarmee ze worden geconfronteerd aan te pakken

Als u ClickUp's platform voor werk op afstand krijg je toegang tot een bereik van samenwerkingstools. Dit is hoe u het meeste uit deze software kunt halen:

• Organiseer taken in een eenvoudig, lineair format met de lijstweergave van ClickUp en beheer de prioriteiten van taken met filters en aangepaste velden
• Projecten visualiseren met een Kanban-stijl bord met behulp vanClickUp's bordweergave. Taken slepen en neerzetten tussen fasen om de voortgang in realtime te volgen
• Blijf op de hoogte van deadlines door taken weer te geven op een kalender metClickUp's kalender weergave en maak ruimte voor snelle aanpassingen
• Taakgegevens vastleggen via aanpasbare formulieren met behulp vanClickUp's formulier weergave. Verzamel feedback van externe werknemers en zet het verzenden automatisch om in taken

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-23.gif ClickUp's formulier weergave : virtueel projectmanagement /%img/

Maak dynamische formulieren met voorwaardelijke logica met ClickUp's Form View

• Consolideer sleutelgegevens en projectgegevens in aanpasbare, visuele rapporten metClickUp Dashboards om de prestaties te bewaken en de voortgang van projecten in realtime te volgen

Gemakkelijk te begrijpen rapportages over de voortgang van projecten maken met ClickUp Dashboards

• Direct documenten maken, bewerken en eraan samenwerken metClickUp Documenten(ideaal voor vergaderingen, aantekeningen, project abonnementen of kennisbanken die gekoppeld blijven aan uw taken en workflows)

Werk in realtime samen met uw teamgenoten op afstand met ClickUp Docs

• Brainstorm, breng ideeën in kaart en werk visueel samen met uw virtuele teamleden in realtime opClickUp Whiteboardseen virtueel interactief canvas

5. Help je team slimmer werken

Bij virtueel projectmanagement zijn de face-to-face interacties vaak minimaal. Lange uren van inspannende, vervelende taken kunnen ervoor zorgen dat het werk eerder aanvoelt als een karwei dan als iets waar je team plezier aan beleeft. Met hulpmiddelen die het werk versnellen, kunnen de leden van het team hun creativiteit behouden zonder zich uitgeput te voelen.

Maak de agenda van je team vrij om zich te concentreren op waardevol, creatief of strategisch werk en laat de alledaagse taken op de automatische piloot lopen.

Informeer en tr**ain je team over de nieuwste AI-tools en moedig ze aan om deze (volgens interne richtlijnen) te implementeren in hun dagelijkse werkstroom. In ClickUp kun je bijvoorbeeld hulp krijgen van de ingebouwde AI-assistent van de tool, ClickUp Brein . Gebruik Brain om:

• Vragen te stellen over Taken, Documenten en mensen binnen uw werkruimte
• Automatische project updates en status rapportages te krijgen
• Berichten op de gewenste toon opstellen, samenvattingen maken van lange teksten en documenten bewerken op spelfouten
• Spraakaantekeningen van ClickUp Clips in tekst omzetten
• Beschrijf uw Taak in gewoon Engels en creëer direct automatisering van de werkstroom voor elke Ruimte, Map of Lijst

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/image-25.gif ClickUp Brain: virtueel projectmanagement /%img/

Genereer samenvattingen van taken en creëer contextuele content met ClickUp Brain

Met ClickUp Automatiseringen kunt u specifieke acties triggeren op basis van vooraf ingestelde voorwaarden. Van het wijzigen van de status van een taak / toegewezen persoon / prioriteit tot het beantwoorden van e-mails van klanten, u kunt meerdere repetitieve taken automatiseren en tijd besparen.

Ook lezen: 20 projectmanagementtrucs voor meer productiviteit

Beste werkwijzen voor virtueel projectmanagement

Virtueel projectmanagement vereist duidelijke team communicatie consequent bijhouden en het team betrokken houden. Laten we eens kijken naar enkele best practices om projectmanagement op afstand tot een succes te maken:

1. Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen

Zorg ervoor dat iedereen precies weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Gebruik een hulpmiddel zoals de RACI Matrix (Verantwoordelijk, Verantwoordelijk, Geraadpleegd en Geïnformeerd) voor elke Taak. Zorg dat iedereen zijn taken, deadlines en verwachtingen begrijpt om het project soepel te laten verlopen.

2. Bijhouden van voortgang en beoordelen van prestaties

Gebruik hulpmiddelen zoals Gantt grafieken, Kanban-borden of dashboards voor projectvoortgang om mijlpalen en afhankelijkheid van taken visueel bij te houden.

Regelmatige check-ins (wekelijks of maandelijks) brengen het team op één lijn en stellen u in staat om wegversperringen vroegtijdig aan te pakken. Door de voortgang effectief bij te houden, kunt u uw planning of resources aanpassen en deadlines halen.

3. Motivatie en betrokkenheid behouden

Erken de kleine en grote prestaties van je virtuele team en vier mijlpalen om het moreel op te krikken.

Integreer virtuele teambuildingactiviteiten, zoals online games of virtuele happy hours, om de verbindingen te versterken, isolatie tegen te gaan en het plezier van gesprekken in de waterkoeler enigszins na te bootsen.

Je kunt ook externe retraites of gebeurtenissen voor teambuilding (virtueel of persoonlijk) plannen om relaties te versterken en de teamcultuur te versterken.

Strategieën om de uitdagingen van virtueel management te overwinnen

Hoewel virtuele banen veel voordelen hebben voor zowel de werkgever als de werknemer, moet je ook de nadelen aanpakken. Volgens onderzoek van Gallup is uitsluitend voelen werknemers die uitsluitend op afstand werken zich het minst verbonden met de missie of het doel van hun organisatie.

Als je team zich niet betrokken voelt, kan dat het moreel van het team verlagen, de productiviteit verlagen en de werktevredenheid beïnvloeden. Dit is de ergste nachtmerrie van een manager.

Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen van virtueel management waar je je bewust van moet zijn en een paar bruikbare strategieën om ze te beperken.

Uitdaging 1: Inwerken en trainen

In virtuele installaties missen nieuwe werknemers persoonlijke interacties die hen helpen de bedrijfscultuur en interne processen te begrijpen. Het resultaat is dat onboarding op afstand onpersoonlijk aanvoelt en zelfs kan leiden tot hiaten in de kennis.

✅ Oplossing:

• Maak een gestructureerd onboarding abonnement: Ontwikkel een duidelijk, stap-voor-stap onboarding proces met een reeks virtuele trainingsmodules/walkthroughs die nieuwe medewerkers kennis laten maken met de waarden, cultuur, tools en werkstromen van het bedrijf
• Stel een buddysysteem in: Koppel nieuwe medewerkers aan een ervaren lid van het team dat kan fungeren als mentor, vragen kan beantwoorden en emotionele ondersteuning kan bieden. Met dit systeem kunt u de kloof van fysieke afstand overbruggen en een gevoel van verbinding binnen het team creëren
• Ontwikkel een kennisbank: Investeer tijd in het vooraf opnemen van video's en het creëren van een kennisbank met veelgestelde vragen en veelvoorkomende werkstromen. Met deze bronnen kunnen nieuwe medewerkers zichzelf van dienst zijn als ze verduidelijking nodig hebben over processen
• Regelmatige check-ins: Plan regelmatige check-ins met nieuwe werknemers tijdens hun eerste paar weken om ervoor te zorgen dat ze zich niet verloren voelen. Deze check-ins kunnen de vorm hebben van 1:1 vergaderingen, feedback sessies of teambrede virtuele meetups, waar nieuwe medewerkers vragen kunnen stellen en begeleiding kunnen krijgen

Uitdaging 2: productiviteit bijhouden zonder micromanagen

Het is moeilijk om de productiviteit te meten als werknemers op afstand werken. Als virtuele projectmanager kunt u zonder het te weten uw team micromanagen (bijv. te vaak controleren op voortgang van taken).

Micromanagement kan frustratie opleveren, de autonomie van werknemers belemmeren en hen het gevoel geven dat je hen niet vertrouwt.

✅ Oplossing:

• Focus op resultaten, niet op gewerkte uren: In plaats van te focussen op het aantal uren dat werknemers aan het werk zijn, leg je de nadruk op tastbare resultaten, d.w.z. projectresultaten
• Gebruik software voor projectmanagement: Gebruik een uitgebreide tool voor virtueel projectmanagement zoals ClickUp om uw team georganiseerd te houden zonder de noodzaak van voortdurende check-ins.
• Bied autonomie met regelmatige check-ins: Plan wekelijkse of tweewekelijkse een-op-een gesprekken om de voortgang te bespreken, vragen te beantwoorden en feedback te geven. Tijdens dezevirtuele vergaderingenligt de nadruk op samenwerking en probleemoplossing, niet op micromanagement

💡Pro Tip: Stel doelen met behulp van kaders zoals OKR's (Objectives and Key Results) of KPI's (Key Performance Indicators) om individuele bijdragen te koppelen aan een groter resultaat en productiviteit efficiënt bij te houden.

Uitdaging 3: burn-out van medewerkers

Ondanks de flexibiliteit vervaagt bij werken op afstand vaak de grens tussen werk en privé. Lange werktijden kunnen stressvol aanvoelen en ze kunnen moeite hebben om zich aan het einde van de dag af te zetten, wat kan leiden tot een burn-out.

✅ Oplossing:

• Stimuleer het stellen van grenzen tussen werk en privé: Bevorder het belang van duidelijke grenzen tussen werk en privé. Moedig werknemers aan om hun werkuren te blokkeren en hun privétijd te beschermen.
• Wellnessprogramma's of mentale gezondheidsdagen: Geef prioriteit aan mentale gezondheid door wellnessprogramma's, bronnen voor mentale gezondheid, online adviesdiensten en mentale gezondheidsdagen aan te bieden. Creëer een open omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om uitdagingen te bespreken
• Modelleer gezond gedrag: Als leider zetten uw acties de toon voor het team. Als u regelmatig laat werkt of na werktijd e-mails verstuurt, kunnen uw werknemers zich gedwongen voelen hetzelfde te doen. Geef een positief voorbeeld door op een redelijk tijdstip uit te loggen en persoonlijke tijd prioriteit te geven

💡Pro Tip: Houd 'geen vergaderingen'-dagen of stel specifieke uren in waarop werknemers niet geacht worden te werken (bijv. geen e-mails na 19.00 uur) om werknemers te helpen deze grenzen vast te stellen

Ook lezen: Best practices voor projectmanagement van software: Tips voor succes

Zeg ja tegen naadloze virtuele samenwerking met ClickUp

Of u nu een softwareontwikkelingsteam beheert , marketingteam of een digitaal agentschap, krachtige software voor virtueel projectmanagement kan uw bedrijf veel vlotter laten verlopen.

En voor teams op afstand is er geen betere optie dan ClickUp?

Het platform verenigt verschillende soorten projectmanagementtools, biedt synchrone en asynchrone communicatie, laat u terugkerende processen automatiseren, maakt eenvoudig bijhouden van voortgang mogelijk en nog veel meer.

Maak van ClickUp uw virtuele hoofdkwartier en leid uw projecten naar succes begin vandaag nog gratis !