Asynchroon werken optimaal benutten

De productiviteit van werknemers is een mythologisch wezen in elke organisatie: hoe weten we of iemand echt productief is? Daarom hebben we controlepunten gecreëerd, zoals vergaderingen die synchroon lopen, aanwezigheid in de cabine, getimede lunchpauzes en routines van 9 tot 5 uur.

De tijden zijn echter veranderd. Synchroon werk op kantoor is niet langer de enige vorm van werk. Werknemers zoeken tegenwoordig meer flexibiliteit, niet alleen in de uren dat ze werken, maar ook in de manier waarop ze werken.

Hoe kun je als leider, manager of HR-professional strategieën implementeren om hen te helpen? Laten we dat eens uitzoeken.

Wat is asynchroon werk?

Asynchroon werken is een manier van werken waarbij werknemers werken, Taken voltooien en communiceren met collega's op een door hen gekozen tijdstip.

In wezen lopen de werktijden van elk individu in het team niet synchroon met de andere, vandaar asynchroon.

Hoe ziet een asynchrone werkplek eruit?

Asynchroon betekent niet noodzakelijk dat iedereen op afstand werkt of zich in verschillende delen van de wereld bevindt. Het betekent gewoon dat iedereen de vrijheid heeft om zelf te bepalen hoe, waar en wanneer hij werkt.

Asynchroon werken wordt gekenmerkt door het volgende.

• Werknemers hebben de flexibiliteit om op afstand te werken
• Ze ontwerpen hun werktijden rond hun leven, gewoontes en cycli van productiviteit
• Teams communiceren via*tools voor werken op afstand*samenwerkingsdocumenten, e-mails en projectmanagementsystemen (in plaats van één-op-één vergaderingen in realtime)
• Ze bepalen zelf de regels, grenzen en code voor hun asynchrone werk
• Elkereal-time samenwerking is van tevoren gepland en geoptimaliseerd voor maximale productiviteit

Kortom, asynchroon werk ontkoppelt productiviteit van zichtbaarheid en beschikbaarheid. Zoals Tyler Gillespie, oprichter en async-medewerker, in zijn blog op asynchrone communicatie wijst erop dat asynchroon werk "een bewijs is van het feit dat werknemers en leden van teams volwassenen zijn die niet voortdurend gecontroleerd of gemanaged hoeven te worden."

Kortom, je hoeft niet in je hokje te zitten om gezien te worden als werkend!

Hoe vormt asynchroon werk de arbeidsmarkt?

Natuurlijk vereist asynchroon werk een enorme verschuiving in de cultuur en het emotionele weefsel van de hele organisatie.

Medewerkers moeten zelfsturend zijn en managers moeten meer vertrouwen hebben in medewerkers die ze niet regelmatig zien of nooit hebben gezien.

De groeiende talentkloof, vooral in kenniswerk, heeft managers gedwongen om asynchroon werk te aanvaarden en aan te moedigen.

Asynchroon werk begrijpen

Asynchroon werk ontkoppelt productiviteit van constante communicatie. Async helpt om de klus op de minst verstorende manier te doen, zonder de behoefte aan een onmiddellijke reactie of reactie. Bij deze manier van werken respecteren collega's autonomie en waarderen ze de waarde van hun werk flexibiliteit op de werkplek .

Hoe verschilt dit van traditioneel werk (dat we synchroon werk noemen)? Laten we dat eens uitzoeken.

Synchroon vs. asynchroon werk: Hoe verschilt het?

Asynchroon en synchroon werk zijn twee operationele modellen die vooral verschillen op basis van de beschikbaarheid van de leden van het team op een bepaald tijdstip. Synchroon werk is meestal van 9 tot 5 wanneer iedereen op kantoor is of online beschikbaar is.

Asynchroon werk vindt plaats wanneer teams samen hun doelen en acceptatiecriteria instellen en dan weggaan om hun deel van het werk in hun eigen tijd en ruimte te doen. Dit verschil uit zich op verschillende manieren.

Verschillen tussen asynchroon en synchroon werk

In welke opzichten is asynchroon werk beter?

Stelt u zich een situatie op kantoor voor: Je klokt in, de beleefdheden zijn voorbij en een collega vraagt om een stuk content. U begint eraan te werken.

Klop klop; je wordt onderbroken door een andere collega die langs je bureau loopt en de maandelijkse Google Analytics rapportage wil bespreken. Je gluurt naar de nummers en doet wat mentale wiskunde wanneer ping!

Je manager wil dat je even met hem belt. Je herprioriteert een paar taken en bespreekt wat problemen in je team; voor je het weet is het lunchtijd.

Samenvatting: Hoewel je het druk hebt gehad, blijft je oorspronkelijke lijst met werk onaangeroerd.

Hoewel dit ook kan gebeuren bij async werk, bieden de systemen bepaalde tactieken en methoden om dit te voorkomen.

Notificaties uitzetten: Je kunt Slack notificaties uitzetten en je concentreren op je Taken. (Je kunt niet voorkomen dat een collega langskomt op het kantoor!)

Betere dagelijkse abonnementen: Je kunt tijd opzij zetten om berichten of e-mails te controleren, zodat je niet wordt afgeleid terwijl je diepgaand werk doet. (Hoe maak je een abonnement voor tikken op de schouder?)

Beheerde verwachtingen: Async teams verwachten geen onmiddellijke antwoorden, waardoor het gemakkelijker is om nee te zeggen tegen dingen, indien nodig (veel moeilijker om nee te zeggen tegen iemand die je persoonlijk vraagt voor een "snelle chat")

Doelgerichte systemen: Async teams hebben ook documentatie, projectmanagement en andere tools om ervoor te zorgen dat informatie open en beschikbaar is voor iedereen die het nodig heeft. (Je hoeft niet degene te zijn die alle vragen beantwoordt)

Kalenderbeheer: Je kunt 'communicatie-uren' plannen zoals de kantooruren van een professor om mensen te laten weten wanneer je beschikbaar bent voor gesprekken. (Dit op kantoor doen kan prijzig lijken)

Asynchroon werk is een tik op de schouder die blijft hangen tot jij of je collega inlogt of begint mee te schrijven aan documenten in verschillende tijdzones.

Bonuslezen: Hoe asynchroon werk samenwerking verandert Betekent dit dat al het synchrone werk de productiviteit om zeep helpt? Nee!

Niet alle synchrone communicatie is onnodig. Er zijn meerdere gevallen waarin real-time samenwerking nodig is om teams op dezelfde pagina te krijgen.

Wanneer is synchroon en asynchroon werk geschikt?

Synchroon werk is het beste wanneer real-time communicatie essentieel is, zoals:

• Teambeoordelingen: Door in realtime persoonlijk aanwezig te zijn, kunnen de emotionele en menselijke aspecten van feedback beter worden aangepakt
• Infosessies: Synchrone beschikbaarheid helpt om voort te bouwen op elkaars ideeën in een gesloten omgeving
• Serendipitous ideation*: Een toevallig watercoolermoment kan leiden tot belangrijke doorbraken als teams synchroon werken
• Overtuigingskracht: Het is zeer onwaarschijnlijk dat je een prospect kunt overtuigen om te kopen of een boze klant kunt overtuigen om te blijven zonder een één-op-één interactie
• Workshops: Leren door te doen kun je beter persoonlijk en in realtime doen. Dit geldt vooral voor Taken waarbij twee of meer mensen moeten samenwerken

Asynchroon werk is beter wanneer teams de ruimte nodig hebben om gericht werk te doen, zoals:

Stand-ups: Alleen updates over gedaan werk, werk in uitvoering en blokkers kunnen asynchroon worden verzonden. Met een hulpmiddel als ClickUp Brein kunt u dit automatiseren op basis van de invoer van de vorige dag.

Stand-up-updates automatiseren met ClickUp Brain

Samen creëren: Zodra u het eens bent over een onderwerp, kunt u het artikel asynchroon schrijven. Meerdere mensen kunnen hun werk in een gemeenschappelijk document invoeren en onafhankelijk bewerken.

Projectmanagement: Een projectmanager kan het meeste werk asynchroon doen. Hij kan bijvoorbeeld taken toewijzen, workflows bouwen, audio-/tekstfeedback sturen, enz. zonder bij de leden van het team te zijn.

Onboarding van nieuwe medewerkers: De tijd dat je een nieuwe medewerker door elke stap heen loodste, is voorbij. Tegenwoordig kun je een duidelijk en grondig onboarding-document opstellen dat de nieuwe medewerker zelf kan doorlopen!

Als u een model volgt dat deze twee combineert, kunt u hier zien hoe u uw hybride werkplekcommunicatie effectief.

Nu we hebben begrepen wat asynchroon werken is en hoe het verschilt van traditionele modellen, lees je hier waarom je het van harte zou moeten omarmen.

Belang van asynchroon werk in de hedendaagse werkcultuur

Business leaders en HR-professionals kunnen asynchrone werkstructuren om verschillende redenen niet langer vermijden.

Voorkeur van de werkzoekende

Studies tonen aan dat ongeveer 98% van de beroepsbevolking op afstand wil werken, ten minste parttime. GenZ-werknemers zijn veel meer geneigd om op afstand te werken en de flexibiliteit spreekt vrouwen aan.

Digitaal nomadisme

Verschillende moderne kenniswerkers werken liever terwijl ze reizen. Sommige van de meest gespecialiseerde en best betaalde vaardigheden zijn alleen beschikbaar voor mensen die onafhankelijk willen zijn van locatie en tijd. Voor hen zijn asynchroon werk en digitale nomadentools worden fundamenteel voor effectiviteit.

Alternatief verlofbeleid

Tot nu toe werd een fulltime baan uitgevoerd door één persoon, die een vast aantal dagen betaald verlof kreeg. Tegenwoordig willen werknemers veel meer flexibiliteit. Ze willen sabbatical nemen en lang verlof om andere rente na te jagen.

Dit heeft geleid tot duobanen, waarbij twee werknemers de verantwoordelijkheid van één voltijdse positie delen. De praktijk wordt steeds gebruikelijker in advocatenkantoren, waar adviseurs taken verdelen op basis van urgentie en verantwoordelijkheid nemen voor specifieke Taken.

Het helpt werknemers om hun werk en tijd te verdelen, zodat iemand de taken kan uitvoeren. Deze flexibiliteit betekent ook minder afhankelijkheid van een enkele werknemer, waardoor knelpunten door afhankelijkheid worden geminimaliseerd.

Concurrentievoordeel

Elke organisatie overweegt tegenwoordig werk op afstand/hybride te maken. AirBnB heeft een overal wonen en werken beleid. Internet zoekprovider DuckDuckGo heeft werknemers in 15 landen. Je moet een asynchroon bedrijf zijn om toptalent aan te trekken in de huidige concurrerende markt.

Talentkloof

Over hiaten in talent gesproken, een organisatie die comfortabel is met asynchroon werken kan overal ter wereld mensen inhuren. Dit kan kosteneffectief zijn en op lange termijn aanzienlijke voordelen opleveren.

Als dat aantrekkelijk (of onvermijdelijk) klinkt, lees dan hier hoe u asynchroon werken in uw organisatie kunt implementeren.

Implementatie van asynchroon werk: beste praktijken

In theorie is asynchroon werken eenvoudig - laat mensen zichzelf en hun werk beheren op een manier die het beste bij hen past. In de praktijk kan dit tot chaos leiden.

Om asynchroon werken naadloos te implementeren, heb je mensen, processen en technologie nodig die niet alleen werknemers, maar ook managers, HR, enz. in staat stellen om te werken. Laten we eens kijken hoe je acht best practices kunt gebruiken om succes te garanderen.

1. Identificeer kampioenen in asynchroon werk

Je kunt niets Klaar krijgen als mensen er niet in geloven en zich er niet mee identificeren. Om dit mogelijk te maken, moet u de pulse van uw publiek kennen.

• Voer enquêtes uit om te begrijpen of uw teams asynchroon werk willen;ClickUp formulieren is een geweldige manier om dit te doen
• Vraag of ze alleen flexibele werktijden of ook flexibele locaties nodig hebben
• Ontdek hun huidige werkmethoden en productiviteitsniveaus

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-294.png ClickUp Formulier Weergave /%img/

ClickUp Formulier weergave voor enquêtes

Identificeer vervolgens de bijzonder enthousiaste leden van je team die de zaak zullen bepleiten bij de rest. Geef ze de tools en processen die nodig zijn om het verandermanagement te versterken.

2. Creëer systemen

Teams op afstand hebben ook een gemeenschappelijke werkplek nodig, maar dan een virtuele. Maak een uitgebreide, veelzijdige virtuele werkruimte voor je team mogelijk. ClickUp's alles-in-één werkplatform voor werken op afstand geeft u alles wat u nodig hebt om asynchroon te werken:

• Projecten en Taken
• Meerdere weergaven
• Productiviteit bijhouden
• Prestatiebeheer
• Documentatie
• Automatiseringen

3. Communicatie consolideren

Zorg ervoor dat elk systeem dat u instelt async communicatie, uitwisseling van ideeën en samenwerking bij actie-items mogelijk maakt.

ClickUp bevat een nummer van asynchrone communicatie functies ook. ClickUp-taak heeft geneste opmerkingen voor teams om ideeën in de context te bespreken. ClickUp Whiteboard en mindmaps maken virtuele samenwerking zowel visueel als effectief. ClickUp Weergave chatten is speciaal ontworpen voor asynchroon werk, waarbij alle berichten in één venster worden geconsolideerd. U hoeft niet door hoepels te springen om berichten te vinden. Ze worden allemaal aan u gepresenteerd om te bekijken en er actie op te ondernemen wanneer u er klaar voor bent.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-133.png ClickUp Weergave chatten /%img/

ClickUp Chatweergave voor een geconsolideerde weergave van alle berichten

4. Ga verder dan tekstberichten

Als je tekstberichten stuurt, vooral met mensen die een ander dialect spreken of uit een andere cultuur komen, kan je toon verkeerd worden begrepen. Creëer dus communicatiemogelijkheden via tekst, audio, video en meer.

Instance, ClickUp's clips stelt u in staat om schermopnames onmiddellijk te delen en spraakgebaseerde feedback te geven. In plaats van een videogesprek te voeren (waarvoor gemeenschappelijke beschikbaarheid nodig is), kunt u een video maken die de ontvanger later kan weergeven.

Met Clip kun je ook:

• Opnames transcriberen en fragmenten kopiëren
• Commentaar toevoegen in de video en gesprekken starten op een tijdlijn
• De beschrijving van Clip omzetten in een lijst Nog te doen
• Door transcripten zoeken naar een specifiek punt

ClickUp Clips schermopname en video hub

5. Verwachtingen beheren

Breng het team samen om de lat hoog te leggen en verwachtingen voor elkaar vast te stellen. Dit kan inhouden dat er beslissingen worden genomen over:

• Hoe snel moet men antwoorden op een bericht?
• In welke tijdzone worden deadlines ingesteld?
• Wanneer kunnen we om realtime gesprekken vragen?
• Waar en hoe moet feedback worden gegeven?

Maak een asynchroon werkrooster voor je team/organisatie op ClickUp Documenten . Deel het met alle relevante personen. Nodig ze uit om commentaar/feedback te geven. Evolueer terwijl je bezig bent!

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-22.gif ClickUp Documenten /%img/

Documenteer grondig en werk effectief samen met ClickUp Docs

6. Productiviteit bijhouden

Teams hebben er misschien een hekel aan om in de gaten te worden gehouden wat ze doen, wanneer ze werken, etc., maar het helpt de organisatie om productiviteit bij te houden. Moedig leden van het team aan om:

• Gebruik te maken van deClickUp tijdsregistratie functie om hun werkuren te registreren
• Beschikbaarheid duidelijk instellen zodat de projectmanager taken dienovereenkomstig kan toewijzen
• Nauwkeurige tijdsinschattingen maken voor taken die aan hen zijn toegewezen

clickUp Tijdregistratie_

Houd ook bij hoeveel tijd er gaat zitten in vergaderingen, e-mails, chatberichten, Slack bijeenkomsten, enz. om de impact van asynchroon werken op de productiviteit te meten.

7. Groepsdenken voorkomen

Groepsdenken is, eenvoudig gezegd, een kritiekloze consensus over iets omdat mensen confrontaties willen vermijden. Dit kan een groter probleem zijn in teams op afstand omdat het gemakkelijker is voor degenen die het oneens zijn om gewoon stil te blijven.

Om dit te voorkomen

• Moedig iedereen aan om zich uit te spreken
• Tag mensen en nodig ze uit om commentaar te geven
• Coach de async werkkampioen (weet je nog van stap 1?) om stille mensen aan te sporen om bij te dragen
• Als het absoluut noodzakelijk is, creëer dan manieren voor anonieme input via formulieren en polls

8. Werk en werkstromen integreren

De meeste Teams gebruiken verschillende tools om hun werk uit te voeren. Het effectief integreren van uw asynchrone communicatiemiddelen maakt het werk gemakkelijker.

Zo kun je bijvoorbeeld Zoom integreren met ClickUp om gesprekken rechtstreeks vanuit je projectmanagement platform te starten. Met Slack integratie kun je specifieke mensen op de hoogte stellen van een verandering in de status van een Taak. Softwareteams integreren tools zoals GitHub, LambdaTest, enz. om hun werkstromen naadloos te laten verlopen.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-330.png ClickUp's integraties maken /$$$img/

ClickUp biedt integratie met 1000+ tools om uw werk naadloos te laten verlopen

Ondanks uw beste inspanningen zijn uitdagingen onvermijdelijk. Laten we eens kijken waar u mee te maken kunt krijgen en hoe u ze kunt overwinnen.

Asynchroon werk: Uitdagingen en limieten

We hebben gezien dat asynchrone samenwerking verschillende voordelen biedt en de voorkeur heeft van moderne teams. Async is echter niet voor alle gevallen de beste aanpak. Hier lees je waarom en hoe je dergelijke beperkingen kunt overwinnen.

Zoom moeheid en overbelasting door notificaties

Als je niet in dezelfde fysieke omgeving werkt, kan het zijn dat mensen elkaar te vaak pingen of te veel vergaderingen eisen. Dit kan het doel van async tenietdoen.

Oplossing

Bouw een documentatiecultuur op in de organisatie. Moedig teams aan om sleutelideeën, denkprocessen, meningen en meer vast te leggen, zodat mensen ze kunnen raadplegen wanneer dat nodig is. Gebruik dit om een asynchrone werkstroom te creëren die het leven op de lange termijn voor iedereen gemakkelijker maakt.

Communicatie tussen tijdzones

Ooit een "hoi" gestuurd en tegen de tijd dat de ontvanger antwoordt, ben je vergeten wat je wilde? Dit kan vaker gebeuren als teams in verschillende tijdzones werken.

Oplossing:

• Stel gemeenschappelijke werktijden vast voor het plannen van belangrijke videogesprekken, realtime communicatie en taken voor projectoverdracht
• Stel duidelijke verwachtingen op over wanneer en hoe de leden van het team op elkaars berichten reageren
• Stel sjablonen en kaders op voor gesprekken - bijvoorbeeld, moedig iedereen aan om context te bieden en een vraag in zijn geheel te stellen in plaats van een "hoi"

Betrokkenheid van teams

Het isolement dat het gevolg is van het werken op afstand en het gebrek aan face-to-face interactie met collega's kan de motivatie beïnvloeden. Al snel zullen de leden van het team hun gevoel van doelgerichtheid en afstemming op de doelen van de organisatie verliezen.

Oplossing: Neem teambetrokkenheid op in de sleutel verantwoordelijkheidsgebieden (KRA's) van managers. Zorg af en toe voor binding en leuke activiteiten. (Je kunt je teamleden zelfs vragen om hun kattenfoto te delen - dat werkt altijd!)

Urgentie vs. flexibiliteit

Op afstand werken betekent dat leden van het team de urgentie of de impact van bepaalde problemen misschien niet begrijpen. Een ticket met "prioriteit één" moet bijvoorbeeld onmiddellijk worden behandeld, maar een flexibel team heeft daar misschien niemand voor beschikbaar.

Oplossing: Maak een flexibel abonnement om ervoor te zorgen dat uw SLA's (Service Level Agreements) worden nageleefd. Als je leden van een team op bepaalde tijden beschikbaar moet hebben, plan dat dan vroegtijdig en plan ze dienovereenkomstig in.

Doeltreffendheid van training

Ook al wordt individueel leren in eigen tempo steeds populairder, het is vaak niet de meest effectieve manier. Het is bijna onmogelijk om stilzwijgende kennis binnen het werk te documenteren of over te dragen. Werken in hetzelfde kantoor helpt bij het modelleren van gedrag dat asynchroon moeilijk kan zijn.

Oplossing: Bouw actiegerichte leermodules. Breng de teams samen om van elkaar te leren. Maak de abonnementen interactief. Stop niet bij het inwerken, maar creëer mogelijkheden om teamleden regelmatig te trainen en bij te scholen.

Werk asynchroon met ClickUp

Of je nu synchroon of asynchroon werkt, productiviteit is vaak mythisch, zoals eenhoorns of Cheshire katten. In traditionele werkomgevingen was zichtbaarheid, online zijn, in het hokje zitten, het woord voeren in vergaderingen, enz. de maatstaf voor productiviteit.

In de asynchrone wereld staat zichtbaarheid op de achtergrond. Om dit functioneel te maken, hebben asynchrone teams een radicaal nieuwe manier nodig om hun werk, communicatie en prestaties te beheren.

ClickUp's projectmanagement software is ontworpen om precies dit mogelijk te maken. Met whiteboards, mindmaps, realtime chats, taakbeheer, documenten, dashboards en meer zal ClickUp het werk van uw team transformeren.

Overtuig uzelf. Probeer ClickUp vandaag nog uit !