Is het desktop van uw Mac een chaotische wirwar van bestanden, pictogrammen en maps?
De waarheid is: het opruimen van uw Mac-desktop is geen hogere wiskunde.
Natuurlijk zijn er veel apps voor productiviteit voor Mac-gebruikers. Maar soms heb je alleen een paar tips nodig om je digitale rommel op te ruimen.
In deze blogpost leren we je stap voor stap hoe je bestanden op een Mac kunt ordenen. We bespreken ook hoe je die structuur kunt uitbreiden naar een alles-in-één projectmanagementsoftware zoals ClickUp.
12 manieren om bestanden en mappen op een Mac te ordenen
1. Organiseer items in maps
Klik op uw Mac op het pictogram 'Finder' (het blauw-witte gezichtspictogram) in het 'Dock' om het venster 'Finder' te openen.
U kunt de weergave van het tabblad 'Recents' bekijken, waarin al uw meest recente bestanden worden weergegeven, ongeacht waar ze op het systeem zijn opgeslagen.
Ga nu naar de locatie waar u de documentenmap wilt aanmaken. Laten we voor dit voorbeeld aannemen dat u alles op uw desktop wilt hebben. Klik op het tabblad 'desktop' onder 'favoriet' in het zijmenu van het 'Finder'-venster.
Druk vervolgens op de toetsen 'Shift-Command-N' om een nieuwe map op het 'desktop' aan te maken. Deze map dient als een tijdelijke opslagplaats voor alle losse bestanden voordat u ze gaat ordenen.
Er verschijnt een map met de naam 'Untitled Folder' op uw scherm.
Hernoem de map naar 'Organiseren' en sleep deze vervolgens naar het gedeelte 'Favorieten' van de zijbalk van 'Finder' (net onder 'desktop'), zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
💡Pro-tip: U kunt dit met meerdere bestanden tegelijk doen. Houd gewoon de 'Command'-sleutel ingedrukt, klik op de items (ze hoeven niet naast elkaar te staan) en sleep ze naar de map.
U kunt ook snel items op het bureaublad in mappen groeperen. Selecteer alle items die u wilt groeperen, klik met de Control-toets ingedrukt op een van de items en kies vervolgens 'Nieuwe map met selectie'. Houd er rekening mee dat vergrendelde items niet kunnen worden gegroepeerd.
2. Maak submappen aan
Ga terug naar de map 'Organiseren' en maak submappen aan voor elke hoofdcategorie waarin u uw eigen bestanden wilt ordenen
Voor dit voorbeeld hebben we de volgende categorieën gekozen: 'Documentenmap', 'YouTube-sjablonen', 'Stockmedia', 'PPT-sjablonen', 'Screenshots van software', 'Marketingmateriaal' en 'Handleidingen voor het installeren van apps'
3. Samenvoegen van vergelijkbare mappen
Hoewel dit lijkt op het zoeken naar dubbele mappen, is het niet zo eenvoudig. Als u bijvoorbeeld een map met dezelfde naam voor dezelfde locatie aanmaakt, kunt u per ongeluk de eerste map overschrijven en waardevolle informatie kwijtraken.
Maar zoals bij de meeste dingen is er een oplossing.
Hier zijn twee manieren om mappen op een Mac veilig samen te voegen.
Mappen samenvoegen met Finder
Wanneer je een map toevoegt aan een locatie waar al een map met dezelfde naam staat, krijg je een bericht te zien met de vraag of je dit proces wilt stoppen, de map op die locatie wilt vervangen of beide wilt samenvoegen. Als je verschillende bestanden met dezelfde naam hebt, kun je het beste 'Stoppen' kiezen om te voorkomen dat de bestanden worden overschreven.
Als je beide mappen wilt behouden, moet je de map verslepen en de Option-sleutel ingedrukt houden voordat je loslaat, zodat je een nieuwe optie krijgt met de naam 'Samenvoegen'. Klik daarop.
Bestanden met dezelfde naam krijgen een '2' toegevoegd aan de bestandsnaam, zodat u zowel het originele als het nieuwe bestand kunt behouden zonder content te verliezen.
Mappen samenvoegen met Terminal
De tweede methode maakt gebruik van Terminal en een commando genaamd "ditto". Hiermee worden de content van twee mappen, inclusief eventuele submappen, samenvoegd.
Open Terminal en typ: ditto ~/bronmap ~/doelmap
U moet de werkelijke namen van de maps toevoegen in plaats van "bronmap" en "doelmap"
In plaats van het pad naar de map te typen, kunt u de mappen ook naar uw Terminal-venster slepen en neerzetten.
4. Maak uw mappen favoriet
Als er te veel mappen en submappen zijn, kan het lastig zijn om een bepaalde map te vinden die u vaak gebruikt of voor speciale doeleinden nodig hebt. Het goede nieuws is dat u elke map kunt toevoegen aan uw favorieten in de zijbalk van de Finder. Dat doet u als volgt:
- Open een nieuw Finder-venster
- Zoek de map die u als favoriet wilt instellen
- Sleep het naar uw zijbalk
5. Sorteer bestanden op type
U kunt uw bestanden ook sorteren op 'Type' om vergelijkbare bestanden (pdf's, afbeeldingen, documenten, enz.) te groeperen.
Klik met de rechtermuisknop ergens in de map downloaden en kies 'Sorteren op' > 'Soort'. Zo kunt u zien welke bestanden u hebt en waar u ze naartoe kunt verplaatsen.
Zodra je je bestanden hebt gesorteerd op basis van hoe je ze wilt categoriseren, verplaats je ze naar de juiste submappen. Foto's en video's gaan in de map 'Stockmedia' en schermafbeeldingen in de map 'Softwareschermafbeeldingen'.
6. Gebruik tags
Om belangrijke bestanden prioriteit te geven, klik je met de rechtermuisknop op een bestand, selecteer je 'Tags' en wijs je aangepaste tags toe, zoals 'Dringend' of 'Nog te doen'. Bestanden met tags worden weergegeven met kleurgecodeerde stippen naast hun naam, zodat je ze gemakkelijk kunt herkennen.
U kunt snel toegang krijgen tot bestanden met tags door op de bijbehorende kleur te klikken onder 'Tags' in de zijbalk van 'Finder'.
Lees meer: 10 beste nog te doen-app voor Mac
7. Probeer slimme map
Om bestanden op uw Mac dynamisch te groeperen, opent u 'Finder' en gaat u naar 'Bestand' > 'Nieuwe slimme map'.
Klik vervolgens op de knop (+) rechtsboven in het venster naast 'Opslaan' om een zoekcriterium toe te voegen.
U krijgt twee vervolgkeuzemenu's om uw selectie te maken.
In dit voorbeeld hebben we 'Laatst gewijzigde datum' en 'vóór' gekozen om snel toegang te krijgen tot alle bestanden die aan deze criteria voldoen (zonder ze van hun oorspronkelijke locatie te verplaatsen).
Klik op de knop 'Opslaan' rechtsboven in het venster en geef uw 'slimme map' een naam.
De 'Slimme map' verschijnt automatisch onder het zijmenu 'Favorieten'.
💡Pro-tip: Als je twee mappen met dezelfde naam op verschillende locaties hebt, houd dan de 'Option'-toets ingedrukt en sleep de ene map naar de andere. Selecteer 'Samenvoegen' wanneer daarom wordt gevraagd om de content van de twee mappen te combineren. Zo worden duplicaten verwijderd en worden bestanden gecombineerd.
8. Ontwikkel uw eigen systeem voor het benoemen van bestanden
Door uw bestanden te ordenen met een naamgevingssysteem kunt u tijd besparen bij het zoeken naar bestanden.
Voeg op basis van uw werkstroom of persoonlijke documenten het volgende toe aan uw bestandsnaam:
- Een project-/project naam
- Beschrijving van dit specifieke bestand
- De datum waarop u met het werk aan het bestand bent begonnen
- Elk versie-nummer
- Je initialen, als het een bestand is dat je naar andere mensen gaat sturen
Houd er rekening mee dat uw bestanden, afhankelijk van uw Finder-weergave, alfabetisch worden geordend.
💡Pro-tip: Door de datum aan het begin van uw bestandsnaam te zetten, blijven ze in chronologische volgorde staan, zodat u ze sneller kunt ophalen.
9. Gebruik stapels om bestanden automatisch te ordenen
Met desktopstapels kunt u bestanden netjes in groepen op uw desktop ordenen. Stapels zijn vergelijkbaar met slimme mappen, maar dan voor uw desktop. Stapels kunnen worden gegroepeerd op soort, datum of tags.
Als je bijvoorbeeld op soort groepeert, verschijnen al je foto's in één stapel, presentaties in een andere, enzovoort. Alle nieuwe bestanden die je toevoegt, worden onmiddellijk naar de juiste stapel verplaatst, zodat je alles moeiteloos op orde kunt houden.
Zorg ervoor dat je op je desktop bent en klik vervolgens op Weergave > Stapels gebruiken > Tag.
Om een stapel in weergave, te openen of te sluiten, hoeft u er alleen maar op te klikken, waarna de bestanden op uw desktop worden uitgevouwen. Maar als u de bestanden wilt bekijken zonder de stapel te openen, hoeft u alleen maar het volgende nog te doen:
- Beweeg uw muis over een stapel
- Veeg met uw trackpad of muis naar links of rechts, het pictogram van de stapel en de naam verandert zodat deze overeenkomt met elk bestand in de stapel.
- Dubbelklik op het gewenste bestand om het te openen.
10. Bestanden opslaan op iCloud Drive
Met iCloud Drive kunt u uw mappen en bestanden op meerdere apparaten synchroniseren. Dit helpt u bij het terugvinden van bestanden op uw Apple-apparaten als u meerdere iPads of iPhones gebruikt.
Zo schakelt u iCloud Drive in op uw Mac:
- Open Systeeminstellingen.
- Klik op Apple ID > iCloud.
- Schakel iCloud Drive in.
- Klik nogmaals op iCloud Drive
- Selecteer Opties om de mappen en apps te kiezen die je met je Mac wilt synchroniseren.
💡Pro-tip: Als je iCloud Desktop en Documenten inschakelt, kun je dezelfde desktop-items op een andere Mac krijgen door in te loggen met hetzelfde iCloud-account en iCloud Desktop en Documenten op die Mac in te schakelen.
11. Bestanden op uw desktop ordenen
Naast het sorteren van uw bestanden op uw desktop op naam, soort, toevoegdatum, grootte, tags, enz. , kunt u ook de weergave van mappen wijzigen op pictogramgrootte, rasterafstand, tekstgrootte en meer
Lijn items uit en pas het formaat aan naar uw voorkeur voor een meer gepersonaliseerd en esthetisch desktop. U kunt bestanden ook netjes herschikken wanneer u dat wilt. Klik gewoon op het desktop, kies Weergave > Opschonen en selecteer vervolgens hoe u de bestanden wilt ordenen.
12. Gebruik externe apps
Tot slot kunt u, als u dat wilt, apps van derden gebruiken om uw bestanden en mappen efficiënt te ordenen. Deze helpen u niet alleen om dubbele bestanden gemakkelijk op te sporen en te verwijderen, maar ook om uw downloadmap op te ruimen.
Zo, dat was het!
Met deze stappen bent u goed op weg naar een opgeruimd Mac-desktop. De sleutel is consistentie: neem elke dag een paar minuten de tijd om bestanden en mappen op uw systeem te ordenen, en al snel wordt het een tweede natuur.
Vergeet niet dat een beetje moeite vandaag u later veel gedoe bespaart.
Organiseer uw bestanden moeiteloos met ClickUp
Nu je MacBook-trucs voor het organiseren van bestanden hebt geleerd, waarom zou je het daarbij laten? Laten we een stap verder gaan en ClickUp verkennen, een effectieve taakbeheersoftware die verder gaat dan oplossingen voor taak- en bestandsbeheer.
De documentbeheersoftware bevat geavanceerde functies zoals ClickUp Docs voor het ordenen van bestanden, waardoor het een uitstekende keuze is voor mensen die hun digitale werkruimte willen optimaliseren.
Het biedt geavanceerde tools en functies om uw tekstdocumenten, taken en projecten dynamisch en collaboratief te categoriseren, doorzoeken en optimaliseren.
Over meer organisatie op het werk gesproken!
Nieuwsgierig geworden?
1. Ontdek ClickUp document
Om te beginnen kan ClickUp Document fungeren als een digitale archiefkast om informatie efficiënt op te slaan.
Stel dat u één document per client aanmaakt om belangrijke documenten, zoals contracten, projectbeschrijvingen, facturen en sjablonen voor mappen, te koppelen. U kunt ook Google Drive- of Dropbox-bestanden rechtstreeks in het document insluiten, zodat u ze gemakkelijk kunt openen.
Als client-gerelateerde bestanden en mappen lokaal zijn opgeslagen (bijvoorbeeld op uw MacBook), sleept u ze gewoon naar het juiste ClickUp-document. Zo blijft alles op één plek en hoeft u tijdens uw werk niet tussen apps te schakelen
U kunt ook deelbare links maken en toestemming beheren voor uw teamleden op uw ClickUp Docs. De privacy- en bewerkingsinstellingen zorgen ervoor dat alleen de juiste personen gevoelige informatie kunnen weergave en openen.
Om nog een stap verder te gaan, maakt u ClickUp-taken voor elke client, voegt u de bijbehorende documenten toe, stelt u deadlines in en wijst u teamleden toe. Deze integratie stroomlijnt uw documentbeheerwerkstroom en projectorganisatie.
Lees meer: 10 beste taakbeheer-apps voor Mac-gebruikers
2. Maak gebruik van de ClickUp-projecthiërarchiehandleiding
Dan is er nog de ClickUp Project Hiërarchie Guide, waarmee je het grote geheel kunt overzien zonder relevante details te missen.
We leggen u graag uit hoe dat werkt.
Binnen elke werkruimte op het platform kunt u ruimtes aanmaken voor specifieke projecten of afdelingen, zoals 'Marketing' of 'Client Projects.'. Elke ruimte kan 'mappen' bevatten om gerelateerde bestanden te ordenen.
Deze hiërarchie zorgt ervoor dat elk bestand zijn plaats heeft in het systeem, waardoor u uw documenten gemakkelijk kunt vinden en beheren. Maak bijvoorbeeld in een ruimte met de naam 'Klantprojecten' voor elke klant een map aan met lijsten van contracten, facturen en te leveren producten.
3. Gebruik ClickUp-lijsten
Gebruik ClickUp Lijstweergave om deze organisatie te verbeteren met behulp van criteria zoals bestandstypen, map- en bestandsnamen, deadlines en prioriteitsstatus zoals 'In gebruik', 'Gearchiveerd' of 'In behandeling'
U kunt lijsten ook personaliseren met kleuren om de status van projecten aan te geven of uw werk visueel beter te onderscheiden. Maar dat is nog niet alles.
4. Probeer Connected Search op ClickUp
Moet u snel een bepaald bestand vinden?
Voer gewoon de naam in de zoekbalk in en ClickUp zoekt precies wat u zoekt, of het nu in de ClickUp-werkruimte is, in een gekoppelde app (bijv. Dropbox, Slack en Google Drive) of op uw lokale schijf. Dat is de kracht van Connected Search op ClickUp.
U kunt bijvoorbeeld taken filteren op deadlines om te bepalen wat dringend aandacht vereist, zoals voorstellen die binnenkort moeten worden ingediend of aanstaande contractverlengingen. Of u kunt bestanden taggen met labels zoals 'Juridisch', 'Financieel' of 'Persoonlijk' en vervolgens filteren op deze tags om specifieke documenten te vinden.
Bovendien onthoudt ClickUp Brain, de ingebouwde AI-assistent van ClickUp, uw zoekgewoonten en wordt deze steeds beter, waardoor u nog nauwkeurigere resultaten krijgt.
Als u, als voorbeeld, vaak zoekt naar 'contracten' met betrekking tot specifieke clients, zal ClickUp Brain die resultaten bij toekomstige zoekopdrachten voorrang geven. Dit betekent dat hoe vaker u het platform gebruikt, hoe slimmer het wordt, waardoor u bestanden sneller en nauwkeuriger kunt vinden.
Lees meer: Beheer uw tijd met de 10 beste kalender-apps voor Mac
Laat digitale rommel je niet vertragen
Er zijn belangrijkere dingen nog te doen dan kostbare tijd te verspillen aan het zoeken naar belangrijke documenten, want inefficiëntie kan zich snel opstapelen.
Neem in plaats daarvan de controle over uw tijd met strategische bestandsorganisatie.
Door uw bestanden goed te structureren, vermindert u afleiding, minimaliseert u fouten en zorgt u voor een soepelere werking. Deze werkwijze is essentieel voor het coördineren van grootschalige projecten, het beheren van clientgegevens en het toezicht houden op gevoelige documenten.
Gelukkig biedt ClickUp de tools om een gecentraliseerde, efficiënte werkruimte te creëren, van het organiseren van taken met ClickUp's Hiërarchie en het gebruik van Lijstweergave voor gedetailleerde filtering tot het benutten van geavanceerde functies zoals AI.
Waar wacht je nog op? Meld je vandaag nog gratis aan bij ClickUp en ga aan de slag.