De ultieme gids voor het gebruik van symbolen in kaarten van processen

Ben je ooit verlicht door een afbeelding nadat je worstelde met de details van een project? Of de schijnwerpers gestolen met één visualisatie in plaats van pagina's technisch jargon?

Het is verbazingwekkend hoe een duidelijk beeld letterlijk een duidelijker beeld schetst, toch?

Deze impact geldt ook voor de beste projecten en processen. Een proces in kaart brengen brengt leven en duidelijkheid in elke functie en zelfs in de visie van een organisatie.

Raad eens wat de impact vergroot? Symbolen in kaarten brengen processen in kaart.

Deze fundamentele elementen tillen visueel begrip naar een hoger niveau en de 9.84 miljard dollar de industrie van visualisatie-instrumenten knikt instemmend.

Dit artikel is een uitgebreide gids voor symbolen voor het in kaart brengen van processen. We leggen uit wat ze zijn, geven specifieke en veelvoorkomende symbolen voor het in kaart brengen van processen en bespreken de belangrijkste soorten.

We behandelen ook een gids in zes stappen voor het maken van proceskaarten en hoe ClickUp, een platform voor projectmanagement, u kan helpen bij het maken ervan.

**Wat zijn symbolen voor proceskaarten?

Symbolen voor proceskaarten zijn visuele elementen die worden gebruikt om verschillende stappen, handelingen en beslissingen binnen een proces weer te geven. Ze helpen illustreren hoe een proces van begin tot eind werkstroomt.

Het primaire doel van symbolen in kaarten van processen is om complexe procedures gemakkelijker te begrijpen en te analyseren. Ze worden op grote schaal gebruikt in de bedrijfswereld, engineering en procesbeheer om aan te geven hoe informatie stroomt, wordt opgeslagen en wordt uitgevoerd.

Gemeenschappelijke symbolen die gebruikt worden bij het in kaart brengen van processen

Nu u een kort overzicht hebt van de symbolen die gebruikt worden bij het in kaart brengen van processen, volgen hier de standaardsymbolen proces in kaart brengen symbolen op basis van hun gebruik.

Gegevensverwerking

Dit zijn de belangrijkste symbolen die aangeven hoe gegevens worden verwerkt en georganiseerd:

Bestands- en informatieopslagruimte

Dit zijn de symbolen voor de proceskaart die u moet gebruiken om gegevensopslag weer te geven:

Vorm Naam Functie
/img/https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXdAwSqCRJu4EVmBzFUuc4et-5bks6MnsRhKEEZe4-um30YawyG6NoyEGG8U913I_Imgx\_0oaXG5mhBfOzZw70fxXNITrPGilFfgQpBSR0E7oBfMI2eoAlTiFDCNDu21qwchUhzgddV5RNFBwedcOg?key=A4y4XtdcWA8ZN2Hd9\_99yw/%img/	Symbool voor opgeslagen gegevens	Geeft aan dat die gegevens hier worden opgeslagen
/img/https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXcAfjS7n7LZkSYJezuDN26bcCiB8WCvKCEU36zMTwwLPY7jvCjbHRqiIPY7ScZfIOsRh-QjW4Lb-fSsDdhRsohlad6yzid\_Rlm6XjJ1j1plv7plK5lEa3BPKa03C6xpMrq4d7\_Wo-Jv11d81em1TA?key=A4y4XtdcWA8ZN2Hd9\_99yw/%img/	Databasesymbool	Vertegenwoordigt een lijst met informatie met een standaardstructuur		Symbool voor opslagruimte met rechtstreekse toegang	Dit is een symbool voor een harde schijf
/img/https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD\_4nXeWXKJyyJNPl-GQOq6gZezwUq3AjNQi5q4u6d\_6VuTQeCodxSR8ORRV20SXw6B1OYJxw3X0rUgXyHCNhulvXqjfS-lLirokTy-skZUs0OEbCj3r8vZFLOCTL0n4LM5HbLRs01qKix4jp6DStQOQ?key=A4y4XtdcWA8ZN2Hd9\_99yw/%img/	Symbool voor interne opslagruimte	Vertegenwoordigt gegevens die in het interne geheugen van een systeem zijn opgeslagen

Proces en werking

Hier zijn symbolen voor proceskaarten die aangeven dat een stap een Taak, bewerking of logica uitvoert:

Invoer en uitvoer

Elke proceskaart moet het type informatie aangeven. Deze symbolen helpen bij het communiceren van invoer en uitvoer:

Vertakking en controle van werkstroomsymbolen

Om uw bedrijf te helpen de richting van de informatiestroom te visualiseren, zijn deze symbolen voor proceskaarten essentieel:

Woordenlijst symbolen

Een gestandaardiseerde proceskaart zorgt ervoor dat elke vorm een vergelijkbaar type Taak of bewerking vertegenwoordigt. Hier is een verklarende woordenlijst die u helpt om veel voorkomende vormen in een proceskaart en hun sleutel functie te begrijpen:

Verschillende soorten proceskaarten

Welke symbolen u moet gebruiken, hangt af van de typen proceskaarten die bij uw behoeften passen. Hier zijn zes standaard typen proceskaarten die gebaseerd zijn op specifieke doeleinden en gevallen van optimaal gebruik:

Gedetailleerde proceskaart

Een gedetailleerde kaart geeft een diepgaande weergave van het proces, inclusief elke stap en beslissing. Het is ideaal om complexe processen te begrijpen of knelpunten te identificeren.

Dit zijn de meest gebruikte symbolen:

• Symbolen voor opslagruimte: Database, document
• Ovaal: Vertegenwoordigt een proces of activiteit
• Rechthoek: Vertegenwoordigt een beslissingspunt
• Diamond: Vertegenwoordigt een input of output

Dit is waar u een gedetailleerde proceskaart moet gebruiken:

• Uitvoeren van een oorzakenanalyse
• Complexe processen begrijpen
• Knelpunten en inefficiënties identificeren
• Gedetailleerde procedures documenteren

Een proces in kaart brengen op hoog niveau

Een proceskaart op hoog niveau biedt een breed overzicht van belangrijke mijlpalen en beslispunten. Het helpt de algemene werkstroom van een proces te begrijpen of te communiceren met belanghebbenden.

Hier zijn de veelgebruikte symbolen voor geavanceerde proceskaarten:

• Oval: Vertegenwoordigt een proces of activiteit
• Rechthoek: Vertegenwoordigt een beslissingspunt
• Diamond: Vertegenwoordigt een input of output

Dit zijn de beste situaties waarvoor een high-level proceskaart kan worden gebruikt:

• Procesoverzicht
• De algemene werkstroom begrijpen
• Communiceren met belanghebbenden
• Strategische planning

Waardestroom in kaart brengen (VSM)

Een VSM helpt bij het identificeren van verspillingen en inefficiënties binnen een proces, waarbij de nadruk ligt op de waardestroom. Deze aanpak wordt vaak gebruikt in specifieke VSM-software voor slanke procesverbetering.

Dit zijn de symbolen van een VSM:

• Inventarissymbool: Vertegenwoordigt een voorraad materialen
• Pijl: Vertegenwoordigt de werkstroom van materialen of informatie
• Driehoek: Vertegenwoordigt een vertraging of wachttijd

Een VSM wordt het best toegepast voor de volgende doeleinden:

• Het verbeteren van de efficiëntie
• Hele afdelingen of functies in kaart brengen
• Het identificeren van verspillingen en inefficiënties
• Lean procesverbetering
• Kosten verlagen

Swimlane proceskaart

Een swimlane proceskaart visualiseert een proces over verschillende afdelingen of teams heen door middel van duidelijke secties. Deze secties vertegenwoordigen vaak de afdelingen of functies die verantwoordelijk zijn voor de Taak.

De process map symbolen die uniek zijn voor de swimlane zijn horizontale of verticale banden. Deze banden scheiden visueel de verantwoordelijkheden van verschillende teams, afdelingen of betrokken individuen.

Een swimlane is perfect voor de volgende doeleinden:

• Analyseren van knelpunten in processen
• Inzicht in eigendom van processen
• Identificeren van handoffs tussen afdelingen
• Het verbeteren van cross-functionele samenwerking

Beslisboom

Een beslisboom geeft besluitvormingsprocessen en hun mogelijke uitkomsten weer. Het vertakt zich als een boom om lezers te helpen begrijpen wat er zou kunnen gebeuren na het uitvoeren van een Taak.

Dit zijn de symbolen die erbij betrokken zijn:

• Rechthoek: Vertegenwoordigt een beslissingspunt
• Diamond: Vertegenwoordigt een kans knooppunt
• Cirkel: Vertegenwoordigt een eindpunt

Dit zijn de beste situaties waarvoor een beslisboom geschikt is:

• Het evalueren van opties en consequenties
• Besluitvorming
• Risicobeoordeling
• Scenario planning

Stroomdiagram

Een stroomdiagram richt zich op de volgorde van stappen. Het is een eenvoudig maar effectief hulpmiddel om processen te visualiseren.

Hier zijn enkele van de basissymbolen voor stroomdiagrammen:

• Cirkel: Vertegenwoordigt een begin- of eindpunt
• Ovaal: Vertegenwoordigt een proces of activiteit
• Rechthoek: Vertegenwoordigt een beslissingspunt
• Diamond: Vertegenwoordigt een ingang of uitgang

Dit zijn de beste situaties waarvoor een stroomdiagram geschikt is:

• Procesanalyse
• Processtroom begrijpen
• Procedures documenteren
• Opleidingsmodules

Naast deze typen zijn er ook op grafiek gebaseerde procestypen, zoals diagrammen van gegevensstromen, werkstroomdiagrammen en cumulatieve werkstroomdiagrammen, worden steeds populairder in projectmanagement.

Hoe maak je een Proceskaart met gebruik van symbolen

Dit is een tweedelige handleiding voor het aanmaken en analyseren van kaarten van processen. ClickUp's tools voor het in kaart brengen van processen kunnen het 10 keer eenvoudiger maken.

6 stappen om een proces in kaart te brengen met behulp van symbolen

Dit zijn de zes stappen die je moet volgen om een effectieve proceskaart te maken:

Stap 1: Bepaal de reikwijdte en aanpak

De eerste stap is om belanghebbenden te betrekken en de focus en aanpak van de proceskaart vast te stellen.

Hier volgen twee stappen om dat te doen:

• Identificeer het project of de functie waarop gefocust moet worden
• Beleg een vergadering van de stuurgroep met uw belanghebbenden
• Noteer verwachtingen zoals hoe het moet worden weergegeven en welke informatie eruit moet komen

Hoewel dit uitgebreid klinkt, biedt ClickUp tal van visualisatietools om de reikwijdte en de aanpak al tijdens de eerste vergadering af te ronden. ClickUp Whiteboards zijn digitale canvasdoeken voor samenwerking, ideaal om te brainstormen en ideeën te visualiseren. Bij het definiëren van de intentie, verwachtingen en behoeften van een project of proces in kaart brengen, levert deze tool altijd resultaten.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Whiteboards vereenvoudigd /%img/

breng moeiteloos de input van uw belanghebbenden in kaart en documenteer hun verwachtingen van de proceskaart met ClickUp Whiteboards_

Hier ziet u hoe ClickUp Whiteboards helpt bij het definiëren van de reikwijdte en aanpak van een proceskaart in een vergadering met belanghebbenden:

• Brainstorm ideeën in real-time door aantekeningen, vormen en tekeningen direct op het whiteboard toe te voegen
• Houd de resultaten van de vergadering over de proceskaart en de genomen beslissingen transparant bij met versie- en bijdragegegevens
• Verbind de tool met projectmanagement, ClickUp-taak en andere projectelementen om naadloos naar de volgende stap over te gaan

Stap 2: Documenteer de stappen

Nu de verwachtingen duidelijk zijn, is de volgende stap voor de functionele hoofden om elke stap, het afhandelingsproces en de betrokken methodologie te documenteren.

Dit vereist uitgebreid brainstormen, in kaart brengen en delen. ClickUp vergemakkelijkt dit met een speciale set brainstorm- en visualisatietools.

zet verwachtingen van belanghebbenden naadloos om in duidelijke processtappen met ClickUp Mindmaps_ ClickUp Mindmaps is een visueel hulpmiddel om te brainstormen, ideeën te organiseren en verbindingen tussen concepten te leggen. Wanneer u de reikwijdte en aanpak hebt ingesteld, transformeert deze tool de manier waarop u elke stap en bewerking documenteert en verbindt.

Hier volgen enkele functies van ClickUp Mindmaps die het documenteren van gedetailleerde proceskaarten vergemakkelijken:

• Stelt u in staat het uiterlijk aan te passen en onderscheid te maken tussen processtappen, beslissingen of andere elementen
• Vereenvoudigt de selectie van symbolen met toegang tot een bibliotheek van standaard flowchart-symbolen
• Visualiseert de werkstroom tussen taken en stappen met de ingebouwde functie voor puntverbindingen. De tool heeft ook een re-layout optie om items opnieuw uit te lijnen en verwarrende overlappingen automatisch te verwijderen

Zelfs met deze geweldige tools kan het tijdrovend zijn om een aangepaste oplossing vanaf nul te creëren. Om dit probleem aan te pakken, hebt u toegang tot verschillende ClickUp sjablonen die klaar zijn voor gebruik en gemakkelijk kunnen worden aangepast.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-436.png ClickUp's Process Map Whiteboard Sjabloon https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-176168769&department=marketing&\_gl=1*pwds8h*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZzc2VNYVhBdGtSVVJvZjk5aHMyX25Y1dfMxsVDViTC01dVFncjZHZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

De ClickUp Proceskaart Whiteboard Sjabloon is het ideale kader voor het gezamenlijk in kaart brengen en documenteren van processen. De basale maar visueel opvallende structuur zorgt ervoor dat alle observaties leiden tot een duidelijke en georganiseerde visualisatie.

Hier zijn enkele functies die stapdocumentatie en visualisatie naadloos maken:

• Hiermee kunt u moeiteloos stappen en verbindingen rangschikken. Dit maakt de selectie van symbolen voor proceskaarten eenvoudig
• Helpt bij het eenvoudig vastleggen van details en stapbeschrijvingen met uitgebreide functies voor tekstopmaak, zoals banners, lettertypes en highlights
• Stelt teams in staat om samen proceskaarten te bouwen en te verfijnen met functies voor samenwerking zoals realtime bijwerken en direct commentaar geven

Stap 3: Symbolen selecteren en in kaart brengen

Zodra de stappen en processen zijn gedefinieerd, moet u de toepasselijke symbolen bepalen

Hier zijn een paar sleutel feiten om in gedachten te houden bij het selecteren van de symbolen voor uw proceskaart:

• De aard en functie van het proces
• Welke stappen volgen na het afdekken van de eerste stap?
• Sleutelfeiten bij het beschrijven van het proces

Met de set symbolen voor het in kaart brengen van het proces in kaart gebracht tegen elke stap, wordt het samenbrengen ervan in een proceskaart naadloos.

Stap 4: Standaardiseren met een sjabloon

Projecten, logische oplossingen en afdelingen hebben vaak talrijke maar vergelijkbare processen. Zodra uw proceskaart klaar is, standaardiseert u deze als sjabloon. Dit wordt uw referentie voor het snel maken van nieuwe proceskaarten.

ClickUp heeft meerdere kaders voor het in kaart brengen van processen zoals de Sjabloon voor ClickUp Processtroomdiagram en verschillende andere sjablonen voor het in kaart brengen van waardestromen om uw aanmaakproces te verbeteren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-434.png ClickUp sjabloon voor het in kaart brengen van processen https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-2z5h1ee&afdeling=professionele-services&\_gl=1\*pwds8h\*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjU2MjY2NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJYM1hfa1BtRnZzc2VNYVhBdGtSVVJvZjk5aHMyX25Y1dfMxsVDViTC01dVFncjZHZlVaRWFBcE5hRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*NTQ5ODIyOTQ2LjE3MjUwMTY5MDI.
Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Als je op zoek bent naar een framework dat je gemakkelijk kunt aanpassen aan je zakelijke behoeften, dan is de ClickUp sjabloon voor het in kaart brengen van processen is uw go-to oplossing. Van het aanmaken van werkstromen tot samenwerking tussen teams, met deze sjabloon kunt u het allemaal visualiseren.

Hier zijn enkele functies die de capaciteit benadrukken om uw standaard gestandaardiseerde oplossing te worden:

• Teams kunnen in realtime samenwerken, waardoor procesverbeteringen moeiteloos verlopen
• Verbind meer dan 1000 tools metClickUp integraties. Zo bent u verzekerd van de meest recente gegevens ter ondersteuning van de proceskaart-symbolen die u hebt geselecteerd
• Bespaar tijd bij het maken van uw standaard proceskaart dankzij de gebruiksvriendelijke interface, uitgebreide bibliotheek met proceskaart-symbolen en snelle instellingen door slepen en neerzetten

Stap 5: Optimaliseren en automatiseren

Hoewel u al uw bedrijfsprocessen in kaart hebt gebracht, zijn ze aan verandering onderhevig. Door uw proceskaarten te optimaliseren en te automatiseren kunt u ze bij elke verandering up-to-date houden. Dit is vooral handig bij het herzien van nieuwe uitdagingen of het horizontaal implementeren van verbeteringen.

Deze stap vereist meestal het gebruik van technologie en geavanceerde hulpmiddelen. Dit leidt vaak tot financiële en competentiegerelateerde uitdagingen. ClickUp vereenvoudigt dit alles met zijn speciale tool voor het ClickUp AI platform.

Genereer naadloos inzichten en verbind uw werk met ClickUp Brain ClickUp Brein is ClickUp's ingebouwde AI-tool die automatisering aanstuurt en diepgaande inzichten in gegevens biedt. Wanneer het in uw proceskaarten wordt opgenomen, vereenvoudigt het aanmaken en helpt het uw visualisaties up-to-date te houden.

Hier zijn enkele voordelen van ClickUp Brain in proceskaarten:

• Stroomlijnttechnieken om processen in kaart te brengen door taken te automatiseren en commando's in natuurlijke taal aan te bieden
• Genereert een voorbeeld inprocesmodellering met zijn geavanceerde algoritmen
• Stelt de beste stappen en acties voor
• Maakt real-time samenwerking mogelijk en analyseert werkstromen om inefficiënties te identificeren
• Maakt het bijwerken van kaarten duidelijk met directe samenvattingen en inzichten in hoe uw bedrijfsprocessen zijn veranderd

Voorbeeld van een proceskaart analyseren

het proces van capaciteitsplanning met nieuwe klantprojecten wordt weergegeven als een stroomdiagram_

Nu je weet hoe je een proces maakt, laten we een voorbeeld analyseren en interpreteren.

Stap 1: Definieer het type proces in kaart brengen

We hebben een stroomschema gemaakt met een logische werkstroom, besluitvormingselementen en herbewerkingslussen.

Het identificeren van het type proceskaart helpt om te bepalen hoe het gelezen moet worden.

Stap 2: Bepaal het doel

Deze visualisatie brengt in kaart hoe verkoop- en logistieke teams moeten omgaan met de verwachte toename van de vraag van klanten. Het schetst de stappen die nodig zijn voor verificatie van de vraag, communicatie met de klant en het werken aan capaciteitsverhoging.

Stap 3: Noteer observaties en interpretaties

Na het stap voor stap doorlopen te hebben, is het belangrijk om aan te tonen wat u begrijpt.

Hier volgt een analyse van het voorbeeld van het stroomschema:

• Het proces begint met de klant die langetermijnprognoses communiceert waaruit blijkt dat het volume toeneemt
• Het verkoopteam verifieert de vraag en werkt, indien bevestigd, samen met de klant om de nieuwe vereisten en hun impact te documenteren
• Het logistieke team bepaalt de strategie en de impact op hun activiteiten
• Als er een capaciteitstekort is, onderzoekt het team opties zoals het gebruik van latente machinecapaciteit of het implementeren van capaciteitsverhogingen
• Tijdens het hele proces wordt met de klant gecommuniceerd om afstemming te garanderen en verwachtingen te managen
• Het proces omvat een herwerkingslus om nieuwe strategieën voor capaciteitsverhoging te ontwikkelen totdat geen enkele optie meer haalbaar is. Dit geeft ook aan of er aanpassingen nodig zijn op basis van feedback van de klant of veranderende omstandigheden

De voordelen van het gebruik van symbolen in kaarten van processen

Nu u weet hoe u een proceskaart met symbolen maakt, laten we u zien hoe het uw bedrijf verandert. Hier zijn vijf voordelen van het gebruik van symbolen voor proceskaarten:

Verbetert de duidelijkheid en het begrip

Symbolen voor proceskaarten zijn bedoeld om een complex proces te vereenvoudigen. Met een gestandaardiseerde set symbolen verloopt de informatiestroom snel en effectief. Dit maakt het begrijpen van de processtroom eenvoudig, zelfs voor belanghebbenden zonder technische expertise.

De verbeterde visualisatie helpt teams ook om potentiële verbeterpunten op te sporen.

Verbbetert de communicatie en samenwerking

Symbolen in kaarten van processen zijn een taal op zich. Het visualiseren van uw processen met een gemeenschappelijke taal bevordert betere communicatie en begrip. De juiste symbolen vereenvoudigen ook discussies en vergemakkelijken efficiënt teamwerk.

Versterkt de efficiëntie van processen

Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven proceskaarten gebruiken, is om hun activiteiten te verbeteren.

De symbolen in kaarten brengen op efficiënte wijze knelpunten, redundanties en inefficiënties in uw processen aan het licht. Dit resulteert in gestroomlijnde werkstromen en algehele efficiëntie.

Versterkt de besluitvorming

Een proceskaart met de juiste symbolen maakt het gemakkelijker om verschillende opties te evalueren. Deze gegevensgestuurde en logische aanpak is cruciaal voor het verbeteren van de nauwkeurigheid van beslissingen.

Door de mogelijke uitkomsten van verschillende keuzes te visualiseren, kunt u de beste handelwijze bepalen en kostbare fouten vermijden.

Drijft verantwoordelijkheid

Symbolen in kaarten van processen maken duidelijk wie verantwoordelijk is voor elke actie of stap. Ze vereenvoudigen ook het delegeren van taken en verhogen de prestaties doordat werknemers weten wat hun werk inhoudt.

Optimaliseer Business Processen met ClickUp

Terwijl proceskaarten betekenis geven aan de complexe activiteiten van een bedrijf, zijn de symbolen van proceskaarten de sleutel tot het vereenvoudigen van de complexiteit en het verbeteren van de efficiëntie. Weten hoe je een proceskaart moet gebruiken is van vitaal belang om de communicatie, samenwerking en besluitvorming te vergemakkelijken,

Met de uitgebreide gids en de voorbeelden van symbolen in kaarten van processen die we hebben behandeld, ben je bijna klaar om je productiviteit te transformeren.

U hoeft alleen nog maar te kiezen voor ClickUp en zijn uitgebreide bereik aan tools om uw reis naar het in kaart brengen van processen te stroomlijnen. Dus, meld u aan bij ClickUp om het eens te proberen!