Heb je je ooit afgevraagd hoe mensen navigeerden voor de uitvinding van kaarten? Met behulp van de positie van de zon en de sterren.
Als je midden in het project het gevoel hebt dat je sterretjes ziet, heb je een kaart nodig - een proceskaart. Laten we er een paar bekijken proces in kaart brengen technieken en hoe u ze kunt gebruiken om de efficiëntie van uw bedrijf te verbeteren.
Wat zijn technieken voor het in kaart brengen van processen?
Technieken om processen in kaart te brengen zijn systematische benaderingen die gebruikt worden om de stappen in een bedrijfsproces visueel te documenteren, te analyseren en te verbeteren. Er zijn verschillende technieken om processen in kaart te brengen, zoals workstroomdiagrammen, diagrammen van gegevensstromen, notaties voor het modelleren van bedrijfsprocessen, SIPOC-diagrammen, enz. Laten we eerst de basisprincipes begrijpen voordat we naar de details gaan.
Wat is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen?
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is de visuele weergave van de volgorde van stappen in een bedrijfsproces. Het geeft een geconsolideerd beeld van een proces van begin tot eind.
De meest eenvoudige techniek om een proces in kaart te brengen is een stroomschema dat de opeenvolging van acties of stappen van een proces grafisch weergeeft. Het stroomschema voor het oplossen van een klantklacht zou er als volgt uit kunnen zien.
Klacht ontvangen > klacht evalueren > prioriteit instellen > toewijzen aan klantenservice > klacht oplossen > ticket sluiten > feedback verzamelen.
Wat omvat een proceskaart?
Typische proceskaarten omvatten het volgende.
- Handelingen die gebruikers uitvoeren om een proces te bevorderen
- Beslissingspunten waar gebruikers beslissen welke actie ze gaan ondernemen
- Richting van de werkstroom gebaseerd op beslissingen
- Start- en eindpunten die het begin en einde van het proces aangeven
Afhankelijk van de complexiteit van je project kun je meer componenten hebben, maar deze vier vertegenwoordigen de basis.
Hoe verschilt het in kaart brengen van processen van het modelleren van bedrijfsprocessen?
Hoewel de twee termen gelijkaardig klinken en enige overlapping vertonen, is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen verschillend van het modelleren van bedrijfsprocessen.
Bedrijfsprocesmodellering is een kwantitatieve en gegevensgedreven aanpak om complexe processen te schetsen, terwijl procesmapping een kwalitatieve weergave is van hoe de belanghebbenden hun processen ervaren.
Bovendien is modellering meestal gedetailleerd en uitgebreid, waarbij het proces vanuit meerdere perspectieven wordt bekeken, terwijl het in kaart brengen over het algemeen eenvoudiger is en zich richt op de opeenvolging van activiteiten.
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen brengt de basis in kaart voor het begrijpen van de huidige processen en hoe deze volgens elke stakeholder zouden moeten zijn. Dit biedt verschillende voordelen.
Belang en voordelen van technieken voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen kan gedaan worden met behulp van verschillende technieken, elk geschikt voor specifieke doeleinden. Welke weg u ook neemt, de voordelen zijn talrijk.
Betere zichtbaarheid: Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen brengt duidelijk in beeld hoe processen binnen een organisatie werken. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt.
Als bijvoorbeeld van de senior ontwikkelaar wordt verwacht dat hij een code review uitvoert onmiddellijk nadat de codering is voltooid, zal de proceskaart dit voor beiden duidelijk maken.
Identificeren van inefficiënties: In business procesbeheer in kaarten brengen inefficiënties, redundanties en knelpunten in hun processen in kaart.
Als een kaart van het inkoopproces bijvoorbeeld meerdere goedkeuringen voor routineaankopen laat zien, kan het bedrijf dit stroomlijnen door hogere drempels in te stellen voor beoordeling door de manager, waardoor de inkoop sneller verloopt.
Communicatie stroomlijnen: Goed tools voor het in kaart brengen van processen eventuele communicatiehiaten of redundanties door een gebrek aan informatiestroom blootleggen. U kunt deze gegevens gebruiken om betere communicatieprotocollen in te stellen.
Tevredenheid van werknemers: Als de leden van een team weten welke stappen ze voor en na hun werk moeten zetten, zullen ze waarschijnlijk beter nadenken over hun output. Als de business analist bijvoorbeeld weet dat de functie getest gaat worden, schrijven ze duidelijkere user stories en acceptatiecriteria.
Automatisering: Dit is het belangrijkste voordeel. Het in kaart brengen van processen maakt automatisering van bedrijfsprocessen mogelijk door:
- De werkstroom en volgorde van stappen te schetsen
- Afhankelijkheid en overlappingen te identificeren
- Het berekenen van tijd en moeite voor elke stap
- De impact van een stap op de volgende te meten
- Stappen organiseren in een herhaalbare en automatiseerbare volgorde
Met al deze informatie kunnen bedrijven processen op intelligente wijze automatiseren, waardoor leden van het team zich kunnen richten op meer strategische activiteiten.
Met de theorie over het in kaart brengen van bedrijfsprocessen uit de weg, gaan we nu naar de praktijk. Hier zijn de beste technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen die u vandaag nog kunt toepassen.
Technieken voor het in kaart brengen van bedrijfsprocessen
Afhankelijk van de aard van uw proces, de complexiteit ervan, de betrokken belanghebbenden, de impact op het bedrijf, enz. kunt u kiezen uit verschillende geavanceerde technieken voor het in kaart brengen van processen. Hier bespreken we de belangrijkste.
1. Technieken voor werkstroom
Een werkstroom is een reeks stappen die mensen of machines volgen om een taak te voltooien of een doel te bereiken. Dit kan eenvoudig zijn, zoals geld opnemen uit een geldautomaat, of complex, zoals het in elkaar zetten van een smartphone.
Technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen op basis van werkstromen kunnen gebruikt worden voor het hele proces, hoe complex ook. Organisaties gebruiken deze techniek ook om de workflow van werkstromen in kaart te brengen.
Het ontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld een programmeerworkflow hebben. Het engineering team kan een deployment workflow hebben die verbonden is met de programmeerworkflow. Het DevOps-team kan een workflow voor applicatieonderhoud hebben die beide workflows omvat.
Dit is hoe je workflowtechnieken kunt gebruiken om je bedrijfsproces in kaart te brengen.
Bepaal het type werkstroom
Er zijn vier soorten werkstromen. Begin uw bedrijfsproces in kaart te brengen door te identificeren wat voor soort proces het uwe is.
Sequentieel: Bij sequentiële workflows worden taken in een bepaalde volgorde na elkaar uitgevoerd. Neem het voorbeeld van geld opnemen bij een geldautomaat; je voert de stappen in een bepaalde volgorde uit, van het invoeren van je kaart tot het terugnemen van je kaart.
staat-machine: State-machine workflows zijn wanneer het proces heen en weer gaat. Als je bijvoorbeeld een UX voor een mobiele app ontwikkelt, voer je misschien meerdere gebruikerstests en onderzoeken uit voordat je het definitieve ontwerp maakt.
Op regels gebaseerd: Dit zijn als-dit-dan-dat workflows, hoewel niet zo eenvoudig. Sommige beslissingen kunnen meerdere keuzes hebben, die elk vertakkingen hebben in meerdere werkstromen.
Parallel: Wanneer een werkstroom parallel verloopt, gebeuren de processen/taken tegelijkertijd. Lean manufacturing heeft verschillende parallelle werkstromen.
Herken verschillende componenten
Elke werkstroom bevat verschillende componenten zoals:
- Taken: Elke stap/activiteit die in de werkstroom wordt uitgevoerd
- Relaties: Afhankelijkheid en verbindingen tussen de Taken in de workflow
- Rollen: Wie is verantwoordelijk voor elke Taak (dit hoeven geen individuen te zijn, het kunnen ook rollen zijn zoals projectmanager, ontwikkelaar, enz.)
- Richting: Informatiestroom (dit is kritisch, vooral in toestands-machine workflows)
- SOP's: Standaard werkprocedures voor taken binnen de werkstroom
Neem al deze details op in de documentatie over de werkstroom.
Maak een werkstroomdiagram
Maak met de verschillende onderdelen van uw proces een werkstroomdiagram, waarin u de taken schetst, wie ze doet, in welke bestelling en volgens welke normen. Dit zijn enkele voorbeelden van werkstroom diagrammen ter inspiratie.
Maak werkstroomdiagrammen voor uw zakelijke behoeften met ClickUp
2. Diagrammen van gegevensstromen
Als workflows over acties/activiteiten gaan, dan gaat gegevensstroom over informatie. Diagrammen van gegevensstromen laten zien hoe gegevens door een proces van invoer naar uitvoer gaan, waarbij de bronnen, bestemmingen, opslagruimten en paden worden gemarkeerd.
Ze helpen informatiesystemen in kaart te brengen, waardoor ze vooral nuttig zijn bij software- en gegevensintensieve processen.
Diagram gegevensstroom (Bron: Wikimedia Commons )
Gebruik de volgende componenten om een diagram van de gegevensstroom te tekenen.
- Cirkels of afgeronde rechthoeken voor processen die laten zien hoe gegevens worden getransformeerd binnen het systeem
- Open rechthoeken of lijnen voor gegevensopslag, zoals bestanden, databases of magazijnen
- Vierkanten of rechthoeken voor externe entiteiten zoals databronnen of bestemmingen buiten de systeemgrens
- Pijlen voor de werkstroom van gegevens, die processen, gegevensopslag en externe entiteiten met elkaar verbinden
Bij het gebruik van diagrammen voor gegevensstromen is het belangrijk om aan te tonen dat er geen controlestroom is. Dit betekent dat dit diagram geen voorwaardelijke stromen, beslisregels of lussen heeft. Deze kunnen worden weergegeven als grafieken die verbonden zijn met het diagram van de gegevensstroom.
3. Business process model en notatie (BPMN)
Een bedrijfsprocesmodel en -notatie is een verzameling richtlijnen voor het maken van een grafische weergave van processen in een organisatie. Het biedt een uitgebreide reeks symbolen en notaties die gemakkelijk te begrijpen zijn voor alle belanghebbenden in het bedrijf.
ClickUp's swimlane diagram stroomdiagram voor het in kaart brengen van uw processen
Gebruik artefacten: Laat zien hoe gegevens nodig zijn of worden geproduceerd door activiteiten. Een voorbeeld van een gegevensobject is een bestelling die wordt aangemaakt en vervolgens bijgewerkt via verschillende processtappen.
4. UML-diagrammen (Unified Model Language)
Unified Modeling Language (UML) is een modelleertaal die wordt gebruikt om het ontwerp van een systeem te visualiseren. UML wordt veel gebruikt in software engineering om de structuren en gedragingen van verschillende componenten weer te geven.
Hoewel het zo genoemd wordt, is het geen programmeertaal maar een set richtlijnen en woordenschat voor het visualiseren van systemen. Elk UML-diagram richt zich op een ander aspect van het systeem, waardoor het voor belanghebbenden eenvoudiger wordt om complexe softwareontwerpen te begrijpen.
Gebruik bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen het soort UML dat bij u past. Er zijn twee categorieën UML's.
Structurele diagrammen
Structurele diagrammen zijn het beste voor de statische aspecten van een systeem, zoals de structuur van de broncode, inclusief de componenten, klassen, objecten en hun ordening.
Een klassendiagram voor een sociaal mediaplatform kan bijvoorbeeld gedetailleerd weergeven hoe gebruikersprofielen, berichten, opmerkingen en berichten zijn gestructureerd en met elkaar verbonden.
Gedragsdiagrammen
Gedragsdiagrammen zijn het meest geschikt voor de dynamische aspecten van een systeem, waarbij wordt geïllustreerd hoe de elementen binnen het systeem op elkaar inwerken en in de loop van de tijd veranderen. Deze diagrammen schetsen de werkstroom van de ene activiteit naar de andere, de interacties tussen objecten en de reacties van het systeem op gebeurtenissen.
Een voorbeeld: een sequentiediagram voor een systeem voor het bijhouden van bugs kan het proces van het rapporteren van een bug illustreren, inclusief de interacties tussen de gebruiker, de systeeminterface en de database, en laat zien hoe het systeem reageert op acties van gebruikers en gebeurtenissen in het systeem.
5. SIPOC-diagrammen
SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Processes, Outputs en Customers. Het is een hulpmiddel dat wordt gebruikt in de productie, detailhandel, toeleveringsketen en aanverwante bedrijfstakken om een overzicht van processen op hoog niveau in kaart te brengen.
SIPOC-diagrammen zijn het meest geschikt om het bedrijfslandschap in vogelvlucht weer te geven. Het omvat end-to-end, inclusief:
- Leveranciers die de inputs leveren die nodig zijn voor het proces, dit kunnen interne leveranciers zijn of externe leveranciers
- Inputs, inclusief de materialen, informatie of middelen die nodig zijn om het proces uit te voeren
- Proces en de activiteiten op hoog niveau die input omzetten in output. SIPOC-diagrammen bestaan meestal uit 5-7 stappen voor meer eenvoud en duidelijkheid
- Output, zoals de producten, diensten of informatie die het proces genereert
- Klanten, zowel intern als extern aan de business
Met elk van deze technieken kunt u de vruchten plukken van gestroomlijnde bedrijfsprocessen, optimalisatie en automatisering. Welke u ook gebruikt, hier leest u hoe u een efficiënte kaart van uw bedrijfsprocessen maakt.
Hoe breng je een efficiënt bedrijfsproces in kaart?
U hebt onderzoek, duidelijkheid en een doelgerichte tool zoals ClickUp nodig om een proceskaart te maken. Hier vindt u een stap-voor-stap handleiding om ze te gebruiken om uw processen in kaart te brengen.
Definieer het toepassingsgebied en de doelstellingen
Elk proces bestaat uit verschillende stappen. Om het proces effectief in kaart te brengen, moet u de reikwijdte ervan bepalen, de mate van detail die vereist is en wat u ermee hoopt te bereiken. Als u bijvoorbeeld het inkoopproces in kaart brengt, kan de reikwijdte van begin tot eind zijn of slechts een deel ervan, zoals de selectie van leveranciers.
Een goed software voor waardestroom in kaart brengen kan helpen bij het bepalen van de mate van granulariteit die je nodig hebt. Gebruik voordat u aan het werk gaat ClickUp Documenten voor procesdocumentatie, inclusief de reikwijdte en richtlijnen voor uw inspanningen.
Gegevens verzamelen
Verzamel alle nodige informatie over het proces, inclusief de stappen, taken, inputs, outputs, beslispunten en betrokken rollen.
Het interviewen van teamleden en belanghebbenden is een goede manier om deze informatie te verzamelen. U kunt ook gebruik maken van ClickUp formulieren om belanghebbenden te enquêteren om puntgegevens te verzamelen.
Leg reacties vast voor snelle actie met ClickUp Formulieren
Begin- en eindpunten identificeren
Definieer duidelijk waar het proces begint en eindigt. Dit brengt de grenzen van uw gedetailleerde proces in kaart en zorgt ervoor dat we alle relevante activiteiten opnemen.
In het voorbeeld van inkoop kan het proces beginnen met het identificeren van een behoefte en eindigen met het ontvangen van goederen en het betalen van de leverancier.
Vul de hiaten in
Plaats het begin- en eindpunt op een van de tools voor het in kaart brengen van processen . Voeg vervolgens achtereenvolgens elke stap en elk beslissingspunt toe dat u hebt gedocumenteerd. Zorg voor het gebruik van standaardsymbolen voor het in kaart brengen van processen voor consistentie en duidelijkheid. ClickUp Whiteboard geeft u een schoon canvas om uw proces in kaart te brengen zoals u dat wilt. Als u inefficiënties ziet en ideeën wilt brainstormen, gebruik dan ClickUp mindmaps om scenario's te bouwen.
Gebruik ClickUp Mindmaps om uw scenario's op te bouwen
Als u voor het eerst processen in kaart brengt, probeer dan enkele sjablonen van ClickUp:
- ClickUp's sjabloon voor het in kaart brengen van processen is ideaal voor beginners. Met aangepaste statussen en lijsten kunt u taken en activiteiten effectief bijhouden
- Probeer voor een meer geavanceerde versieClickUp's Process Map Whiteboard Sjabloon* ClickUp biedt ook tal vansjablonen voor het in kaart brengen van waardestromen voor het efficiënt in kaart brengen, wat tijd bespaart
Verantwoordelijkheden toewijzen
Neem swimlanes op in uw proces in kaart om verantwoordelijkheden over verschillende rollen of afdelingen af te bakenen. Zo kunt u met aparte swimlanes voor het inkoopteam, de financiële afdeling en leveranciers in één oogopslag zien welke entiteit verantwoordelijk is voor goedkeuring, betaling en levering.
Valideer het proces
Zodra het eerste ontwerp van de proceskaart Voltooid is, moet u deze herzien en valideren met de belanghebbenden die bij het proces betrokken zijn. Deze stap zorgt ervoor dat de kaart het echte proces nauwkeurig weergeeft en alle noodzakelijke details bevat.
Het is ook een kans om discrepanties of inefficiënties te identificeren die we over het hoofd hebben gezien.
Analyseren en optimaliseren
Analyseer het proces op inefficiënties, knelpunten of redundanties met een gevalideerde proceskaart. Vraag feedback en maak een shortlist van ideeën voor verbetering, zoals het reorganiseren van stappen, het elimineren van knelpunten, het herverdelen van verantwoordelijkheden of het introduceren van nieuwe tools.
Implementeer deze procesverbeteringen en controleer voortdurend de voortgang.
Stuur uw Business in de juiste richting met Process Mapping op ClickUp
Een goede proceskaart brengt precies in kaart wat erop staat - richting geven aan iedereen die hem gebruikt. Daarom is het een van de populairste technieken die bedrijven wereldwijd gebruiken.
Hoe effectief het ook is, het in kaart brengen van processen kan een uitdaging zijn zonder de juiste hulpmiddelen. ClickUp's software voor projectmanagement is ontworpen met dergelijke behoeften in het achterhoofd.
Met whiteboards, mindmaps, lijsten met taken, checklists en sjablonen biedt ClickUp u alles wat u nodig hebt om uitgebreide proceskaarten te maken met de techniek die u verkiest.
Begin klein met het in kaart brengen van uw bedrijfsprocessen. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .
Veelgestelde vragen over Business Process Maps
1. Wat zijn de vier stappen om processen effectief in kaart te brengen?
De vier stappen om processen effectief in kaart te brengen zijn:
- Scope bepalen
- Gegevens verzamelen
- Het proces in kaart brengen
- Analyseren en verbeteren
2. Wat zijn de vijf niveaus van het in kaart brengen van processen?
De vijf niveaus van het in kaart brengen van processen, gebaseerd op granulariteit, van het breedste overzicht tot de meest gedetailleerde documentatie, zijn:
- Waardestroom in kaart brengen: Weergave in vogelvlucht van de belangrijkste functies of processen van het bedrijf
- Hoog niveau: Brede weergave van de belangrijkste processen binnen elke kernfunctie
- Activiteitniveau: Ingezoomde weergave van elke activiteit binnen het proces, inclusief de volgorde van Taken en Beslispunten
- Gebruikersniveau: Georganiseerd op Taken/activiteiten waar elke gebruiker verantwoordelijk voor is
- Taak niveau: Het meest gedetailleerde niveau, met stapsgewijze instructies voor het uitvoeren van elke Taak in het proces
3. Wat is een voorbeeld van het in kaart brengen van processen?
Neem een eenvoudig voorbeeld van het in kaart brengen van een proces voor een klantenservicenummer.
Start: De klant dient een aanvraag in. Dit kan via elk kanaal, zoals e-mail, telefoon of een webformulier.
Registratie van de aanvraag: De aanvraag wordt gelogd als een ticket in een bijhouden systeem met een unieke identificatie en prioriteit. Dit is vaak geautomatiseerd.
Verantwoordelijkheid toewijzen: Een vertegenwoordiger wordt toegewezen aan de vraag op basis van beschikbaarheid, ticketernst/prioriteit, enz.
Oplossing: De toegewezen vertegenwoordiger beoordeelt de aanvraag, voert de vereiste acties uit en geeft vervolgens antwoord aan de klant. Deze stap kan meerdere substappen omvatten, afhankelijk van de complexiteit van de vraag.
Sluiting: De vertegenwoordiger markeert het ticket als gesloten na bevestiging door de klant. Feedback: Er wordt automatisch een enquête naar de klant gestuurd om feedback te verzamelen.