Als u het beu bent om detective te spelen met de werkstroom van uw team, bent u niet de enige. Knelpunten en vertragingen kondigen zich niet aan, maar richten wel grote schade aan.
Een cumulatief stroomdiagram (CFD) kan alles veranderen. Het geeft u een duidelijk, visueel overzicht van waar taken zich opstapelen en hoe het werk vordert, zonder dat u hoeft te gissen.
Benieuwd hoe deze eenvoudige maar krachtige grafiek de duidelijkheid in projecten kan verbeteren? Ontdek waarom CFD's onmisbaar zijn voor het beheer van werkstromen.
⏰ Samenvatting in 60 seconden
- Een cumulatief stroomdiagram (CFD) is een grafiek waarin de voortgang van taken wordt bijgehouden in fasen van de werkstroom, zoals 'Nog te doen', 'In uitvoering' en 'Klaar'
- De X-as staat voor tijd, terwijl de Y-as het cumulatieve nummer van taken weergeeft. Gekleurde banden geven verschillende fasen van de werkstroom weer
- Breder wordende 'In uitvoering'-balken geven knelpunten aan en gelijkmatige 'Klaar'-hellingen tonen een consistente voortgang
- Teams kunnen CFD's gebruiken om de stabiliteit van de werkstroom te bewaken, tijdlijnen te voorspellen en processen te optimaliseren
- Tools zoals ClickUp maken het maken en lezen van CFD's eenvoudig en effectief
Cumulatieve stroomdiagrammen begrijpen
Een cumulatief stroomdiagram (CFD) geeft u een duidelijk beeld van hoe het werk door uw proces loopt. Het laat zien hoeveel taken er nog 'Nog te doen' zijn, wat 'In uitvoering' is en wat al 'Klaar' is. Het is een eenvoudige, effectieve manier om de voortgang bij te houden, knelpunten op te sporen en uw projecten soepel te laten verlopen.
Door te kijken hoe deze lagen in de loop van de tijd verschuiven, wordt het verhaal van uw werkstroom zichtbaar. Als de balk 'In uitvoering' steeds groter wordt, kan dit een teken zijn dat uw team meer werk heeft dan het aankan. Aan de andere kant is een gestaag groeiende balk 'Klaar' een geruststellend signaal dat taken in een solide, consistent tempo worden voltooid.
➡️ Lees meer: 10 gratis sjablonen voor stroomdiagrammen in Word, Excel en ClickUp
Sleutelcomponenten van een cumulatief stroomdiagram
Elk onderdeel van de CFD vertelt een specifiek verhaal over de voortgang van uw project, zodat u kunt zien welke taken soepel verlopen en waar de knelpunten zitten om een stabiel proces te creëren. Laten we eens dieper ingaan op elk element en waarom het belangrijk is bij het bijhouden van de voortgang van een project:
Tijd (X-as)
De horizontale as staat voor tijd, vaak in dagen, weken of sprints. Hier kunt u zien hoe dingen zich in de loop van de tijd ontwikkelen. Let hier goed op en u zult trends gaan opmerken, patronen ontdekken en misschien zelfs voorspellen wat er gaat gebeuren.
Voorbeeld: Het valt u misschien op dat het werk zich vaak opstapelt op maandagen – een klassiek geval van de Monday blues! Hier kan software voor het ontwerpen van werkstromen helpen om alles soepeler te laten verlopen. Aan de andere kant zult u zien dat taken sneller worden uitgevoerd naarmate de deadlines van de sprint naderen, wat bewijst dat een beetje druk een groot verschil kan maken om dingen gedaan te krijgen.
Werkitems (Y-as)
De verticale as houdt het cumulatieve aantal werkitems bij, zoals taken of tickets. Omdat het cumulatief is, stijgt de grafiek alleen als er nieuwe taken in het systeem worden ingevoerd, waardoor u een duidelijk beeld krijgt van hoe het werk zich in de loop van de tijd opstapelt
Voorbeeld: Als uw team begint met 50 taken in de 'Backlog' en halverwege de week nog eens 20 taken toevoegt, geeft de verticale as een totaal van 70 taken weer. Zo krijgt u een duidelijk beeld van hoe uw werklast in de loop van de tijd toeneemt.
Werkstroomstatussen
Elke fase van uw werkstroom, zoals 'Backlog', 'In uitvoering', 'Testen' of 'Klaar', krijgt een eigen kleurcode. Deze banden worden boven elkaar gestapeld en de breedte geeft aan hoeveel taken zich in elke fase bevinden
Een smalle band betekent dat er minder taken in die fase zitten, wat logisch is voor iets dat snel moet gebeuren, zoals het toewijzen van taken. Maar een brede band? Dat is een rode vlag: meer taken kunnen betekenen dat dingen vastlopen of wachten op goedkeuring. 🚩
Voorbeeld: Stel dat de CFD van een ontwikkelingsteam laat zien dat de band 'Testen' plotseling breder wordt. Dat is een signaal dat er iets mis is met die werkstroom. Maar omdat u dat meteen ontdekt, kunt u strategieën voor werkstroomoptimalisatie toepassen om verdere schade te voorkomen.
Doorvoercapaciteit
De doorvoercapaciteitslijn, meestal weergegeven door de 'Klaar'-band, laat zien hoe snel taken in de loop van de tijd worden voltooid. Als de 'Klaar'-laag consistent omhoog loopt, bent u goed op weg met een gestage voortgang en een gezonde werkstroom.
Maar als deze afvlakt of nauwelijks beweegt, is dat een teken dat de zaken misschien niet zo soepel verlopen als zou moeten.
Voorbeeld: Een marketingteam merkt misschien dat de 'Klaar'-lijn tijdens campagnebeoordelingen vlak blijft, wat een teken kan zijn dat er iets vastloopt. Dit kan betekenen dat het beoordelingsproces te lang duurt, waardoor ze hun processen moeten optimaliseren en dingen sneller moeten laten verlopen.
Voordelen van het gebruik van CFD's voor gegevens- en informatievisualisatie
CFD's bieden een duidelijke weergave van uw werkstroom, zodat u problemen vroegtijdig kunt opsporen, processen continu kunt verbeteren en een nauwkeuriger beeld krijgt van wanneer taken zullen worden voltooid. En dat is nog maar het begin!
Laten we eens kijken hoe CFD's het beheer van uw projecten soepeler maken:
✅ Datagestuurde beslissingen: onderbouw uw beslissingen met harde gegevens, wat leidt tot meer gerichte teamdiscussies
✅ Nauwkeurige tijdlijnen voor levering: Houd de doorvoer bij om op basis van gegevens te voorspellen wanneer werk klaar zal zijn
✅ Verdeling van werklast: Breng de werklast in evenwicht voor soepelere activiteiten door te analyseren of middelen overbelast of onderbenut zijn
✅ Verbeterde samenwerking: werk samen met uw team en stem af wat aandacht nodig heeft, met duidelijkheid over waar de zaken staan
✅ Risicobeperking: Ontdek wanneer een bepaalde fase vertraging oploopt en neem proactieve maatregelen om alles soepel te laten verlopen
Een cumulatief werkstroomdiagram maken
Een CFD is meer dan alleen het verzamelen van gegevens. Hoe maakt u een CFD en zorgt u ervoor dat u niets over het hoofd ziet? Laten we snel bekijken hoe u dit kunt doen:
Stapsgewijze handleiding voor het instellen van een CFD in Kanban
Zo kunt u CFD's maken die acties in Kanban sturen:
Stap 1: Werkitems bijhouden
Voer al uw taken en subtaken in een projectmanagementsysteem in om georganiseerd en efficiënt te blijven werken.
Door alles op één platform te consolideren, kunt u taken beheren, voortgang bijhouden en naadloos communiceren met uw team. Zorg ervoor dat elke taak een gedetailleerde beschrijving heeft en is gecategoriseerd volgens uw werkstroom, zodat u gemakkelijker overzicht houdt over verantwoordelijkheden en deadlines.
Stap 2: Definieer de fasen van de werkstroom
Elke taak doorloopt verschillende fasen in zijn levenscyclus. De fasen van een taak in Agile-projecten kunnen zijn: nog te doen, in uitvoering, klaar, testen, enz.
Stap 3: Gegevens registreren
Zodra de installatie is voltooid, is het tijd om regelmatig gegevens te registreren.
Leg gegevens vast voor meerdere statistieken, zoals start- en einddatums, tijdsinschattingen, tijdsregistratie, prioriteit, status van taken en nog veel meer.
CFD's integreren met Azure DevOps Server
Voor teams die Azure DevOps gebruiken, is het integreren van cumulatieve stroomdiagrammen heel eenvoudig. Hiermee kunt u de voortgang van projecten bijhouden en de efficiëntie eenvoudig verbeteren.
Laten we onze eerste CFD maken met Azure DevOps:
Stap 1: Meld u aan bij de Azure-webportal. Selecteer vervolgens het project waaraan u het bord wilt toevoegen. Klik vervolgens op Borden en selecteer het juiste team voor het bord.
Nu moet u het backlogniveau voor uw kanbanbord selecteren. Backlogs zijn een lijst met items waaraan het team kan gaan werken. Het is als een reservoir van werk waaruit het team kan putten naargelang zijn capaciteit. Selecteer het niveau dat het beste bij uw werkproces of methodologie past.
De backlogs die voor elk standaardproces in Azure DevOps zijn gedefinieerd, zijn:
- Agile: verhalen, functies en epics
- Basis: Problemen en epics
- Scrum: Backlog-items, functies en epics
- Capability Maturity Model Integration (CMMI): vereisten, functies en epics
💡Pro-tip: Probeer het aantal kolommen te minimaliseren door de kolommen te verwijderen die niet relevant zijn voor uw team. Zo houdt u uw werkruimte overzichtelijk.
Stap 2: Laten we nu werkitems toevoegen. Klik gewoon op Nieuw item en voer de titel in. Als u klaar bent, klikt u op Enter. Alle items kunnen op deze manier worden toegevoegd. Ze worden automatisch opgeslagen in het systeem.
Als u gebruikers wilt toevoegen om met u samen te werken op dit bord, kopieert u gewoon de link naar het bord en stuurt u deze naar hen.
Stap 3: Zodra uw bord is aangemaakt en enkele weken door uw team is gebruikt, is het tijd om het Kanban-bord te analyseren. Klik op het tabblad Analytics en klik op Volledig rapport weergeven.
U kunt de muisaanwijzer op het bord plaatsen om te zien hoeveel werkitems zich in welke status bevinden.
Tips voor het configureren van CFD's op een Business-dashboard
Een CFD is een essentieel hulpmiddel om de voortgang van het werk te visualiseren. In combinatie met een business dashboard wordt het nog krachtiger.
Hier zijn enkele tips om u te helpen bij het configureren:
- Duidelijke doelstellingen: stel duidelijke doelstellingen vast zodat uw team zich kan concentreren op de belangrijkste gegevenspunten
- Gegevensupdates: stel periodieke controles in om ervoor te zorgen dat de status van taken wordt bijgewerkt. Zelfs kleine onjuistheden, zoals voltooide taken die als 'In uitvoering' blijven staan, kunnen het diagram vertekenen
- Aangepaste statistieken en filters: Maak uw CFD's inzichtelijker door filters te configureren voor statistieken zoals taaktype, prioriteit of toegewezen persoon. U kunt bijvoorbeeld aparte CFD's weergeven voor taken met hoge prioriteit om de voortgang ervan afzonderlijk bij te houden
- Toegankelijkheid en samenwerking: voorkom overweldigende diagrammen met te veel gegevenspunten of visuele rommel. Gebruik deze voorbeelden van kanbanborden om een CFD te maken die iedereen in uw team kan begrijpen en gebruiken
➡️ Lees meer: Een werkstroomdiagram en grafiek maken: een stapsgewijze handleiding voor gestroomlijnde processen
Cumulatieve stroomdiagrammen interpreteren
Cumulatieve stroomdiagrammen (CFD's) bieden een visuele weergave van de voortgang van uw team en de algehele werkstroom. Elke band op het cumulatieve stroomdiagram toont een andere fase van de werkstroom, zoals Nog te doen, In uitvoering of Klaar.
De dikte en helling van deze banden bieden inzicht in de verdeling van de werklast en het tempo waarin taken worden voltooid.
CFD's houden ook de cyclustijd en lead time bij.
Cyclustijd geeft aan hoe lang het duurt om taken te voltooien nadat ze zijn gestart, terwijl lead time de totale duur meet vanaf het aanmaken van een taak tot de voltooiing ervan.
Door deze statistieken te monitoren, kunnen teams hun prestaties benchmarken en verbeterpunten identificeren.
Een goed functionerende werkstroom resulteert in parallelle banden op de CFD, wat duidt op soepele taakovergangen. Als de banden onregelmatig worden of één band aanzienlijk dikker wordt, is het tijd om dit te onderzoeken.
Een plotselinge verbreding van de 'Nog te doen'-band kan bijvoorbeeld betekenen dat uw team de backlog overbelast. Een bottleneck in de fase 'Review' kan wijzen op vertragingen bij goedkeuringen of kwaliteitscontroles.
De helling van de 'Klaar'-band is eveneens veelzeggend. Een steile opwaartse helling duidt op een hoge productiviteit, terwijl een vlakkere helling een vertraging aangeeft. Met dit soort patronen kunt u gemakkelijker anticiperen op problemen en u daarop aanpassen.
➡️ Lees meer: Hoe kan een S-curve uw projectmanagementteam ten goede komen?
Tools voor cumulatieve werkstroomdiagrammen
Voor het maken van CFD's hebt u een tool nodig met robuuste functies, zoals realtime updates, aanpasbare werkstromen en ingebouwde rapportagemogelijkheden.
Maar elke tool is uniek, dus houd rekening met de volgende factoren:
- Teamgrootte en -structuur: Overweeg tools zoals Trello voor kleinere teams en kies voor robuuste platforms zoals ClickUp voor grotere, complexere projecten.
- Integratiemogelijkheden: zorg ervoor dat de tool kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen, zoals Slack, GitHub of Google Workspace
- Rapportagebehoeften: Geef prioriteit aan tools met geavanceerde visualisatieopties zoals de dashboards van ClickUp als diepgaande analyses en rapportage cruciaal zijn voor uw project
- Gebruiksgemak: kies een gebruiksvriendelijke tool om de opstarttijd te verkorten en het gebruik door het team te stimuleren
ClickUp is de alles-in-één app voor werk die projectmanagement, kennismanagement en chatten combineert, allemaal aangedreven door AI die je helpt sneller en slimmer te werken.
ClickUp Agile projectmanagementsoftware
ClickUp's Agile Project Management Software vereenvoudigt het softwareontwikkelingsproces met krachtige functies zoals aanpasbare borden, whiteboards en werklastweergaven, zodat u knelpunten kunt identificeren, werkstromen kunt optimaliseren en projecten op schema kunt houden.
Met deze oplossing kunnen teams:
- Plan werk met geavanceerde functies voor Sprint-planning, backlogbeheer en roadmapping, zodat iedereen zich kan concentreren op het werk met de hoogste waarde
- Houd voortgang en prestaties bij met de meer dan 15 aangepaste weergaven, aanpasbare dashboards, sprint-widgets en Agile-sjablonen van ClickUp om de voortgang van taken in verschillende fasen te volgen
- Verbeter de transparantie en verantwoordelijkheid met dashboards die de status van projecten, het gebruik van resources en de prestaties van teams bijhouden
ClickUp Dashboards
Met ClickUp Dashboards kunt u uw cumulatieve stroomdiagrammen (CFD's) visualiseren en analyseren zonder hoofdpijn door verspreide gegevens of handmatige registratie. Het brengt alle gegevens en projectstatistieken samen op één plek, waardoor u een duidelijk, realtime overzicht krijgt van werkstromen, taakstatussen en de capaciteit van het team.
Dit is hoe het helpt:
- Geen handmatige updates: Het dashboard synchroniseert automatisch met uw taken, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het handmatig bijwerken van uw CFD
- Aanpasbare werkstroomweergaven: U kunt weergaven instellen die aansluiten bij de unieke processen van uw team (te doen, voortgang of klaar) en onnodige rommel verwijderen
- Realtime updates in alle visuals: Wanneer taken van 'In uitvoering' naar 'Klaar' gaan, ziet uw team de verandering onmiddellijk in staafdiagrammen of percentages. Nooit meer achter statusupdates aan jagen!
En wat meer is: er zijn sprintkaarten die u kunt gebruiken om de voortgang van uw huidige sprint te meten.
De Sprint-snelheidskaart meet het werk dat door uw team in elke sprint is voltooid. Gebruik deze kaart om realistische sprintdoelen te stellen en de nauwkeurigheid van de planning te verbeteren.
De Sprint-burnupkaart helpt bij het visualiseren van de hoeveelheid voltooid werk ten opzichte van het totale geplande werk. Teams kunnen dit gebruiken om te bepalen of ze op schema liggen om deadlines te halen of dat er aanpassingen nodig zijn.
De Sprint-burndownkaart geeft het werk weer dat in één sprint wordt voltooid. Het vergelijkt de werkelijke voortgang met de geschatte voortgang.
➡️ Lees meer: Agile werkstromen onder de knie krijgen: technieken voor effectief projectmanagement
ClickUp-bordweergave
De bordweergave van ClickUp lijkt op een Kanban-bord en is daarmee ideaal voor het maken en analyseren van CFD's. Taken doorlopen verschillende fasen, zoals Nog te doen, In uitvoering en Gesloten, waardoor u een dynamische weergave krijgt van de verdeling van de werkstroom.
💡Pro tip: Wilt u uw werkstroomdiagrammen verbeteren? Bekijk deze sjablonen voor gegevensstroomdiagrammen voor inspiratie.
ClickUp Whiteboards
ClickUp Whiteboards is een ideale oplossing voor teams die effectief willen samenwerken. Met deze tool kunt u ideeën uitwisselen tussen afdelingen en teams op één gedeeld whiteboard. U kunt de link delen zodat iedereen deze kan bekijken.
Teams kunnen werkstromen in kaart brengen, afhankelijkheden tussen taken schetsen en alles visueel plannen. Zo weet iedereen waar hij aan toe is voordat het werk begint.
ClickUp Mindmaps
Heb je wel eens het gevoel dat je ideeën alle kanten opgaan? Met ClickUp Mind Maps kun je ze samenbrengen en werkstromen visueel in kaart brengen, bijvoorbeeld bij het plannen van een productlancering, zodat elke stap wordt gekoppeld aan taken, deadlines en wie wat doet.
Nooit meer gemiste details, verwarde teams of overweldigende takenlijsten. Het is alsof u die rommelige brainstorm omzet in een duidelijk, uitvoerbaar plan dat iedereen kan volgen.
📌Vastmaken: Wilt u een vooraf ontworpen raamwerk om complexe project-werkstromen gemakkelijk te navigeren? Ga direct aan de slag met gratis sjablonen voor zwembanen en proceskaarten op ClickUp.
Uitdagingen met cumulatieve stroomdiagrammen
Hoewel CFD's krachtig zijn voor het bijhouden van werkstromen en het identificeren van knelpunten, kunnen ze snel misleidend worden als ze niet correct zijn ingesteld.
Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen die u kunt verwachten:
🔴 Complex om te interpreteren: CFD's kunnen overweldigend zijn voor nieuwe teams. Een verkeerde interpretatie van de overlappende banden kan tot verkeerde conclusies leiden.
✅ Oplossing: Gebruik visuele projectmanagementsoftware die grafieken, diagrammen en tabellen gebruikt voor gegevensweergave en duidelijkere inzichten biedt.
🔴 Beperkte analyse van de hoofdoorzaak: CFD's laten weliswaar trends zien, zoals groeiende backlogs, maar geven geen uitleg over de oorzaak. Voor het identificeren van problemen zoals een tekort aan resources of verkeerd afgestemde prioriteiten is een geavanceerde analytische tool nodig.
✅ Oplossing: Gebruik projectmanagementtools (zoals ClickUp) om meer inzicht te krijgen in knelpunten, teamprestaties en de toewijzing van middelen.
🔴 Rommel in grote projecten: Voor grotere teams kunnen CFD's erg complex en moeilijk te interpreteren worden.
✅ Oplossing: Splits complexe projecten op in kleinere werkstromen of concentreer u op een specifiek tijdsbestek om overzicht te behouden.
🔴 Vertrouwen op nauwkeurige gegevens: CFD's zijn afhankelijk van actuele taakstatussen. Onnauwkeurige of inconsistente gegevens geven een vertekend beeld, wat kan leiden tot verkeerd beheer.
✅ Oplossing: Verminder handmatige invoerfouten en zorg voor realtime nauwkeurigheid van gegevens door statusupdates te automatiseren op basis van specifieke triggers of acties.
Maak uw cumulatieve werkstroomdiagram met ClickUp
Een cumulatief werkstroomdiagram (CFD) is meer dan alleen een grafiek: het is een krachtig visueel hulpmiddel voor het optimaliseren van teamprestaties. Met de juiste installatie kunt u snel knelpunten identificeren, werkstromen verbeteren en ervoor zorgen dat projecten altijd op tijd worden opgeleverd.
ClickUp gaat nog een stap verder door het aanmaken van CFD's eenvoudig en effectief te maken. Duizenden teams vertrouwen op ClickUp om hun processen te stroomlijnen, deadlines te halen en de algehele productiviteit te verhogen.
Waarom zou u zich laten vertragen door inefficiëntie? Zet de eerste stap naar naadloos werkstroombeheer door u vandaag nog gratis aan te melden voor ClickUp.