Kleine en middelgrote bedrijven staan voor een grote uitdaging bij het beheren van voorraden, ongeacht de branche. Hoe doe je dat: voldoen aan de vraag van de klant en tegelijkertijd de kosten minimaliseren die gepaard gaan met te grote voorraden of stock-outs?
Als levensader van de detail- en groothandel zorgt voorraadbeheer ervoor dat bedrijven efficiënt kunnen werken.
In een steeds concurrerender landschap, waar de verwachtingen van de klant hoog zijn en de marktomstandigheden snel veranderen, kan een slechte voorraadplanning leiden tot aanzienlijke financiële gevolgen, zoals hogere transportkosten en gemiste verkoopkansen.
Het optimaliseren van de voorraad zorgt echter voor productbeschikbaarheid, vermindert overtollige voorraad en maakt kapitaal vrij, wat leidt tot een betere werkstroom en klanttevredenheid. Voorraadplanning en -beheer zijn duidelijk kritieke aspecten van het runnen van een bedrijf en het bepalen van het succes ervan.
In dit artikel wordt onderzocht hoe je het proces van voorraadplanning kunt verbeteren en beheersen. Maar laten we eerst de basis leggen.
Inzicht in voorraadplanning
Stel je het volgende voor: je hebt een succesvol product ontwikkeld en zodra het wordt gelanceerd, ben je ervan overtuigd dat het zal uitverkopen. U legt voorraden aan, brengt het op de markt en wacht tot het bordje uitverkocht verschijnt. Er doet zich echter een onverwacht probleem voor, waardoor de levertijden langer zijn dan verwacht.
Het resultaat is dat je klanten bestellingen beginnen te annuleren en geld terugvragen. De langere levertijd heeft de vraag naar het product overschaduwd, waardoor je met een onverkochte voorraad zit en geen kopers hebt.
Een hit en een misser, letterlijk!
Het aanleggen van voorraden zonder de vraag zorgvuldig in te schatten kan leiden tot overtollige voorraden, hogere opslagkosten en mogelijke verspilling. Het stroomafwaartse effect heeft ernstige gevolgen voor de winstgevendheid en operationele efficiëntie van je bedrijf.
Aan de andere kant kan inzicht in en implementatie van slimme strategieën je helpen het spel voor te blijven. Goed voorraadbeheer draait allemaal om lagen. Op de lange termijn, voorraadbeheersoftware kan de hele inspanning veel eenvoudiger en betrouwbaarder maken.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadplanning omvat het beheren en organiseren van de producten die een merk wil verkopen om winst te genereren. Het omvat verschillende logistiek en strategieën die dagelijks moeten worden geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat een business soepel verloopt.
Voorraadplanning verschilt van bedrijf tot bedrijf. Eén strategie kan niet op iedereen worden toegepast.
Zo is het aanleggen van voorraden voor langere periodes geen optie als je een modebedrijf of een bedrijf in bederfelijke voedingsmiddelen hebt. Een modehuis wil zijn voorraad in de eerste plaats verkopen voordat het uit de mode raakt. Voor een voedingsbedrijf kan het opslaan van te veel zonder duidelijke noodzaak leiden tot schade aan de voorraad.
Voorraden zijn alleen waardevol als ze in beweging blijven en zorgen voor een winstgevende kasstroom.
Voordelen van voorraadplanning
Dankzij een efficiënte voorraadplanning kan uw bedrijf zonder complicaties inkomsten genereren. Dit is uw basislijn.
Hier zijn de vier belangrijkste voordelen van een goede voorraadplanning en -beheer.
Hogere winstgevendheid
Elke dollar aan voorraad die een bedrijf boven het ideale niveau aanhoudt, genereert 20% tot 30% aan extra kosten Dany Couillard , Directeur bij BDC Nauwkeurige voorraadabonnementen stellen u in staat om winst te maken, kansen te vergroten en seizoensverkopen uit te breiden. Door prestaties bij te houden en historische verkoopgegevens te analyseren, kunt u onderhandelen met leveranciers, verpakkers en transporteurs zodat uw voorraad altijd optimaal is.
Klanttevredenheid
Laten we het voorbeeld nemen van een boekwinkel genaamd Forgotten Chapter. De boekwinkel begint als een klassieke boekenwinkel, met stapels romans met korting en mensen die er massaal op af komen.
Een paar maanden later besluit Forgotten Chapter met de trend mee te gaan en verkoopt de nieuwste snelle romans. Ze vullen hun magazijnen en de business verdubbelt. In het proces verliezen ze het bijhouden van vintage klassiekers, hun specialiteit, uit het oog. Uiteindelijk komen er minder klanten, stoppen de vaste klanten en keldert de verkoop.
Wat denk je dat hier het probleem is?
Ze sloegen de nieuwste releases op, waardoor de eerste verkopen verbeterden, maar door dat te doen verloren ze hun unique selling proposition (USP). Het was hun klassieke aanbod dat hen echt onderscheidde.
Betekent dit dat Business niet mee zou moeten evolueren met trends? Absoluut niet, dat moeten ze wel. Wat Forgotten Chapter echter over het hoofd zag, was hun KPI-analyse en bestellingbeheer. Dit is een klassiek geval van een verkeerde voorraadplanning. Software voor orderbeheer kan u helpen om bestellingen uit het verleden bij te houden, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen en opschalen.
Voorraadbeheer is direct gekoppeld aan klanttevredenheid. Analyseer verkoopgegevens uit het verleden, voorspel toekomstige verkooptrends en implementeer een strategie die bij je bedrijf past. Profiteer van je unique selling point om loyale klanten binnen te halen.
Lagere voorraadkosten
Veel starters hebben de neiging om te veel voorraad aan te houden, waardoor kostbare startkapitaal verloren gaat. Een inventarisatie abonnement daarentegen maakt kapitaal vrij. De sleutelvragen die je hier moet stellen zijn: Hoe verkoopt het product? Waar wordt het verkocht? Wie is de ideale klant?
Door deze vragen te beantwoorden, kun je beginnen met het effectief verlagen van de holdingkosten.
Veel van deze inspanningen vereisen een abonnement en kennis van de capaciteit van je bedrijf. Het houdt in dat je naar gegevens moet kijken, de huidige voorraad moet berekenen en toekomstige trends moet voorspellen. Je kunt je bedrijf leiden door ze het volgende te laten zien capaciteit plannen met behulp van eenvoudige Excel-sheets en eenvoudige sjablonen voor inventarisatieplanning .
De efficiëntie van de toeleveringsketen verbeteren
Just-In-Time (JIT) voorraadplanning is een zeer effectieve methode om te grote voorraden te voorkomen. Het houdt in dat goederen en grondstoffen alleen van leveranciers worden ontvangen wanneer ze nodig zijn.
JIT-inventarisplanning staat ook bekend als TPS of Toyota Production System, naar het gerenommeerde autobedrijf dat deze modus operandi begin jaren 1970 invoerde. Toyota bestelt alleen onderdelen voor zijn voertuigen wanneer dat nodig is of wanneer het bestellingen voor nieuwe auto's ontvangt.
Dit is ook een resultaat van effectief supply chain management.
Hier, ClickUp's sjabloon voor een checklist voor leveranciersbeheer stelt u in staat spreadsheets te maken die inventarisbeheer een fluitje van een cent maken.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-211.png Leer hoe u spreadsheets met veel content kunt vereenvoudigen met ClickUp's Vendor Management Checklist Template https://app.clickup.com/signup?template=t-200542923&_gl=1*qkhpn5_gcl_au*MTI0MDY0NDEyNC4xNzIzMTE3NTQ3 Dit sjabloon downloaden /cta/
Dit sjabloon kan u helpen bij het evalueren en selecteren van de beste leveranciers voor uw producten, het verzamelen van feedback om hun prestaties te controleren en het verbeteren van de communicatie en samenwerking.
Met deze sjabloon kunt u
- Aangepaste velden toevoegen om leveranciers te scheiden op basis van levensvatbaarheid, logistiek, tijdlijnen en reactiesnelheid
- 16 verschillende aangepaste kenmerken gebruiken, zoals opmerkingen, contactnummer, e-mail van leverancier, tijdigheid en merken, om informatie over leveranciers op te slaan en leveranciersgegevens eenvoudig te visualiseren
- Vier verschillende weergaven openen in verschillende ClickUp configuraties, zoals de Verkoperbeoordelingen, Aan de slag-handleiding, Verkoperinformatie en Verkoperbeoordelingsformulier, om alle informatie gemakkelijk te openen en te organiseren
Ook lezen: 10 Gratis sjablonen voor verkoperslijsten om contactpersonen te beheren
Uitdagingen van het inventarisatieproces
Het meest complexe aspect van voorraadplanning is het beheren en begrijpen van grote hoeveelheden gegevens.
Voor elke bestelling moet worden getekend, transportgegevens moeten worden vermeld, magazijn- of voorraadgegevens moeten uitgebreid worden vermeld en de kosten voor elk klein aspect van het bedrijf moeten worden gefactureerd en verantwoord.
Dit alles vereist een feilloos en gebruiksvriendelijk inventarissysteem, om nog maar te zwijgen van geavanceerde logistieke planning .
Enkele andere uitdagingen die zich kunnen voordoen zijn
- Een gebrek aan betrouwbaarheid van leveranciers en slechte communicatie
- Onnauwkeurige voorspellingen vooraf leiden tot ongeplande dalingen in de consumentenvraag
- De zichtbaarheid van de voorraad kan limiet worden, zelfs met urenlange abonnementen
- Voorraadplanningsprocessen die niet zijn gebaseerd op gegevens, trends en marktanalyses kunnen ontploffen
- Slecht personeelsbeheer; een verandering in het personeel, intern of bij een dealer, kan van invloed zijn op de voorraadplanning
Methoden voor voorraadplanning
Hoewel er verschillende voorraadplanningsmodellen zijn, hebben we ervoor gekozen ons te richten op een paar belangrijke modellen.
Economische bestelhoeveelheid (EOQ)
Dit is de ideale hoeveelheid voorraad die een bedrijf moet hebben om de houdbaarheidskosten te verlagen. Als een merk dit kan bereiken, is dat een grote stap vooruit.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Dit is de formule die je moet aanpassen aan je business module, waarbij:
S de bestelkosten of vaste kosten zijn
D de jaarlijks gevraagde hoeveelheid is
H de holdingkosten of variabele kosten zijn
Deze formule vertelt je hoeveel voorraad je op een bepaald moment nodig hebt om je bedrijf goed te laten draaien. Als je denkt dat dit moeilijk te manoeuvreren is, kun je een hulpmiddel voor inkoopbeheer om de Taak te vereenvoudigen.
Model voor orderpunten
Een herbestelpunt is het suggestieve punt waarop een bedrijf voorraden moet bijbestellen om het risico van een lage voorraad te vermijden.
Laten we als voorbeeld een bakkerij nemen. De Business is gespecialiseerd in brioche en verkoopt snel nadat een verse partij is gebakken. De klanten en de eigenaar zijn tevreden. Plotseling ontstaan er problemen met de boterinkoop. De leverancier heeft problemen met de stroomvoorziening, wat het bakproces beïnvloedt. De bakkerij krijgt te maken met een vertraging in de levering. Dit leidt uiteindelijk tot een aanzienlijke daling van het aantal klanten.
Wat is hier gebeurd? Er was geen goed model voor het nabestelpunt.
Om dergelijke incidenten te voorkomen, moet je een systeem voor aantekeningen van ontvangen goederen is verstandig. Hiermee kun je je leveranciers bijhouden en het toeleveringsproces bewaken, zodat je kunt bepalen wanneer je meer voorraad moet bestellen.
Veilige voorraadplanning
Deze manier van voorraadbeheer zorgt ervoor dat je een veilige hoeveelheid voorraad in opslagruimte aanhoudt zodat je niet zonder komt te zitten tijdens een vraagstijging. Dit werkt ongeveer als een verzekeringspolis om u in leven te houden.
U moet gebruik maken van analyse van de waardeketen hier om de levensduur van je bedrijf te verlengen en ervoor te zorgen dat je je voorraad zo efficiënt mogelijk beheert. Dit proces geeft je een voorsprong op concurrenten.
Veilige voorraadplanning ondersteund door waardeketenanalyse helpt toekomstige vraagontwikkelingen te voorspellen.
ABC-analyse
ABC-analyse is het proces van het indelen van voorraden in drie groepen.
- A draagt bij aan de top 20% van uw producten, wat resulteert in 70% van de verkoop
- B draagt bij aan de middelste 30% van uw producten, wat resulteert in 20% van de verkoop
- C is de onderste 50% van uw producten, wat resulteert in 10% van de verkoop
Deze analyse versnelt een goede voorraadplanning en -beheer. Het helpt bedrijven te beslissen wat ze in voorraad moeten nemen en hoeveel ze moeten opslaan. Als u uw opslagruimte analyseert op basis van uw ABC, kunt u beter prioriteiten stellen.
Laten we nu eens leren hoe je een inventarisatie abonnement maakt en uitvoert!
Hoe een inventarisatieplan ontwikkelen en uitvoeren
Het ontwikkelen en implementeren van een inventarisatieplan in je bedrijf is een formidabele uitdaging. Maar hier is een snelle stap-voor-stap gids om het aan te pakken.
Stappen om een inventarisatieplan te ontwikkelen en uit te voeren
- Maak een lijst van uw producten en categoriseer ze
- Doe diepgaand onderzoek en wees grondig in uw gegevensanalyse. Je moet je product goed kennen en precies weten waar het wordt verkocht
- Maak een lijst van potentiële leveranciers op basis van voorkeuren, locaties, kwaliteit en toegankelijkheid. Analyseer hun prestaties door een testperiode in te lassen
- Gebruik een geïntegreerd en beginnersvriendelijk systeem voor bestelling- en voorraadbeheer
- Creëer een systeem dat eenvoudig en efficiënt is
- Train medewerkers om het systeem te volgen. Prestaties bijhouden regelmatig
- Houd de omloopsnelheid van je inventaris bij. Dit zal je basis zijn, die je kunt aanpassen op basis van de gegevens
- Creëer een model voor herbestelpunten en veilige voorraadpraktijken
- Zoek voortdurend naar ruimte voor verbetering met diepgaande gegevensanalyse en -bewaking
- Als je dit allemaal hebt, automatiseer dan waar mogelijk
Door deze stappen te volgen en gebruik te maken van betrouwbare eCommerce software voor voorraadbeheer kunt u uw voorraadplanning op de rails krijgen en de groei van uw bedrijf stimuleren.
ClickUp gebruiken om voorraadsystemen te plannen en te beheren ClickUp helpt u bij het efficiënt beheren en sorteren van uw inventaris, terwijl het zeer aanpasbare functies biedt die kunnen worden aangepast aan elk bedrijf.
Neem de ClickUp sjabloon voor voorraadbeheer bijvoorbeeld. Het kan uw behoeften effectief verwerken en aanpassen. Bovendien is het een zeer gebruiksvriendelijke tool voor voorraadbeheer.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-212.png Gebruik ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer om het voorraadbeheerplan van uw bedrijf in gang te zetten https://app.clickup.com/signup?template=t-4395291&department=operations Download dit sjabloon /cta/
Deze sjabloon kan u op verschillende manieren helpen:
- Het vereenvoudigt de organisatie voor je. U kunt een lijst met voorraden maken, leveringen van leveranciers bijhouden, zendingen van klanten bijhouden
- Je kunt de status van bestellingen en nabestellingen nauwkeurig controleren
- Je kunt gemakkelijk toegankelijke inventarislijsten maken die je kunt delen met werknemers en leveranciers om de toeleveringsketen efficiënt te beheren
- Het sjabloon is aanpasbaar. Dit betekent dat je aangepaste velden kunt aanpassen en maken om je voorraad te beheren, zoals Volgende bestelling, Ops Manager, Besteld, Huidige voorraad en Aantal bestellingen
- Je kunt het bijhouden ook verbeteren met automatisering en specifieke zoek tags
- De template heeft zeven aangepaste weergaven: tabel, tijdlijn, lijst, orderupdates en waarde, voor een beter begrip en een betere waarde van uw voorraad
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-213.png Houd uw volledige inventaris en de impact ervan op uw toeleveringsketen bij met het Inventarisatiesjabloon van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-222258491&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Supply chain en voorraadbeheer gaan hand in hand. En ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer maakt het bijhouden van de hele leveringsketen snel, gemakkelijk en efficiënt.
Met dit sjabloon kunt u:
- Voorraadniveaus en bestellingen in realtime beheren
- Zendingen en leveringsdatums in meerdere magazijnen bijhouden
- Trends analyseren voor betere besluitvorming
Dit sjabloon kan het inventarisatieproces stroomlijnen en menselijke fouten verminderen, waardoor betere prognoses en zichtbaarheid in voorraadniveaus mogelijk worden om potentiële problemen te identificeren.
Je kunt aangepaste statussen (Open en Voltooid) toevoegen om de voortgang van elk item in de inventaris te bewaken. Bovendien kun je 15 verschillende aangepaste attributen gebruiken, zoals Aangevraagd door, Benodigde hoeveelheid, Locatie van leverancier, Nabestelpunt en Kosten per eenheid, om informatie over je voorraad op te slaan en voorraadgegevens eenvoudig te visualiseren.
U kunt ook zes weergaven openen in verschillende ClickUp-configuraties, zoals Inventaris, Op leverancier, Locatie leverancier, Formulier bestelling, Hier beginnen en meer, om u te helpen bij het beheren van uw inventaris.
Uitdagingen voor voorraadbeheer overwinnen met ClickUp
Voorraadbeheer is een continu proces, geen eenmalige inspanning. Stel een lijst samen van betrouwbare leveranciers, communiceer duidelijk over uw behoeften, train uw werknemers in het systeem, bewaak en bijhoud de voortgang en automatiseer en verbeter voortdurend.
Maar onderschat het belang van inventarisplanningssoftware zoals ClickUp niet. Het vereenvoudigt alle bovenstaande stappen en maakt uw inventarisplanning voorspelbaarder, veiliger en een aanwinst voor uw bedrijf. Aan de slag met ClickUp vandaag nog!