We leven in een tijdperk waarin een groot deel van onze communicatie via digitale kanalen verloopt, met name via e-mail. Ondanks dat er veel alternatieven voor e-mail zijn, blijft e-mail een hoeksteen van professionele communicatie. E-mails kunnen veel meer overbrengen dan alleen onze bedoelingen; ze tonen onze professionaliteit en aandacht voor detail.
Of u nu een sollicitatie verstuurt, een project coördineert of gewoon contact opneemt met een collega, de manier waarop u een e-mail opstelt, kan een grote invloed hebben op het antwoord dat u krijgt. Door uw e-mailetiquette op te frissen, zorgt u ervoor dat uw e-mails beleefd en professioneel overkomen en goed worden ontvangen.
In deze gids bespreken we 20 essentiële richtlijnen voor het snel opstellen van professionele e-mails.
E-mailetiquette begrijpen
E-mailetiquette is een reeks sociale richtlijnen die men moet gebruiken bij het schrijven van of reageren op e-mails. Het vertelt u hoe u via e-mail moet communiceren om een duidelijke, beknopte en respectvolle communicatie te garanderen.
Vraagt u zich af waarom dit belangrijk is, aangezien e-mail uiteindelijk slechts een communicatiemiddel is? Een van de redenen is dat geschreven woorden niet vergezeld gaan van non-verbale signalen. Door het ontbreken van gezichtsuitdrukkingen en intonatie is het voor mensen heel gemakkelijk om de toon van een bericht verkeerd te interpreteren. Door deze richtlijnen te volgen, zorgt u ervoor dat uw communicatie beleefd en duidelijk is.
Hier zijn nog enkele andere redenen waarom e-mailetiquette belangrijk is:
- De eerste indruk is belangrijk: De manier waarop u uw e-mails opstelt, is vaak de eerste indruk die anderen krijgen van uw professionaliteit en aandacht voor detail
- Duidelijkheid en efficiëntie: Een goede e-mailetiquette zorgt ervoor dat uw boodschap duidelijk is, waardoor de kans op misverstanden en de noodzaak van follow-up e-mails wordt verkleind
- Professionaliteit: Het naleven van e-mailetiquette weerspiegelt uw professionaliteit. Het toont aan dat u de tijd van de ontvanger respecteert en de normen van professionele communicatie begrijpt
- Effectieve communicatie: Goed gestructureerde, beleefde en foutloze e-mails vergroten de effectiviteit van uw communicatie. Dit is vooral belangrijk in een professionele omgeving waar miscommunicatie kan leiden tot verwarring en inefficiëntie
Door de e-mailetiquette te volgen, kunt u duurzame relaties opbouwen, uw bedoelingen duidelijk communiceren en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
20 tips en best practices voor e-mailetiquette
Nu u het belang van e-mailetiquette kent, gaan we kijken naar de 20 belangrijkste tips en best practices die u in gedachten moet houden bij het schrijven van e-mails:
1. Groet als een professional
Door uw e-mail te beginnen met een beleefde begroeting zet u een professionele toon en toont u respect voor de ontvanger. Het type begroeting dat u gebruikt, moet passen bij het niveau van formaliteit van uw relatie met de ontvanger en de context van de communicatie.
Het zou dus ongepast zijn om 'hey there' te gebruiken tegen een client of supervisor. Op dezelfde manier zou 'Dear
Hier zijn enkele informele begroetingen die u kunt gebruiken in informele e-mails:
- Hallo
- Hallo
- Hé,
- Hallo
Voor formele communicatie of wanneer u iemand voor het eerst schrijft, kunt u deze aanhef gebruiken:
- Geachte
- Goedemorgen/goedemiddag/goedavond
- Geachte
Vermijd te informele begroetingen zoals 'Hey!' of onpersoonlijke begroetingen zoals 'aan wie het aangaat'. Sla bovendien de begroeting niet over, want als u meteen met de content begint, kan dat abrupt of onbeleefd overkomen. Even de tijd nemen om de ontvanger correct aan te spreken, kan een groot verschil maken in hoe uw e-mail wordt ontvangen.
2. Sluit af in stijl
Het afsluiten van uw e-mail met een passende afsluiting is net zo belangrijk als het beginnen met een begroeting. Een goede afsluiting zorgt voor een duidelijke afsluiting van uw e-mail en laat een professionele indruk achter.
Afsluitingen die u kunt gebruiken in formele e-mails:
- Met vriendelijke groet
- Met vriendelijke groet
- Een fijne dag gewenst
- Bedankt
Afsluitingen voor een meer informele e-mail zijn onder andere:
- Beste
- Groeten
- Bedankt
- Gelukkig
- Tot snel!
- Hartelijke groeten
Vergeet na het afsluiten niet uw naam te vermelden.
Vermijd afsluitingen als Xoxo (te intiem), met vriendelijke groet of vriendelijke groeten (te ouderwets) of alleen je naam (te abrupt).
Voor professionele communicatie raden we ook aan om een e-mailhandtekening toe te voegen die de lezer al uw contactgegevens geeft en uw e-mail een meer gepolijste uitstraling geeft.
3. Zorg voor een goede onderwerpregel
Stel u voor dat u twee e-mails ontvangt. De onderwerpregel van de eerste e-mail luidt 'vergadering', terwijl die van de tweede 'Project X: teamvergadering op 15 juli om 10 uur' luidt
Welke bekijkt u waarschijnlijk als eerste?
De eerste onderwerpregel is kort, vaag en zegt niets over de content van de e-mail. De tweede onderwerpregel is daarentegen kort en beschrijvend en laat je precies weten waar de e-mail over gaat.
Duidelijke en relevante onderwerpen helpen de ontvanger om uw e-mail te prioriteren en zorgen ervoor dat uw bericht de aandacht krijgt die het verdient.
Zorg ervoor dat de onderwerpregel beknopt, beschrijvend en actiegericht is. Beschouw deze als de kop van uw e-mail: deze moet de aandacht trekken en context bieden. Vermijd het gebruik van hoofdletters, overmatig gebruik van leestekens of te algemene termen die de specifieke aard van uw e-mail niet weergeven.
4. Wees duidelijk maar volledig
De ideale e-mail biedt een evenwicht tussen beknoptheid en volledigheid. Beknoptheid betekent dat u meteen ter zake komt en geen overbodige informatie geeft. Volledigheid daarentegen zorgt ervoor dat alle essentiële details aan bod komen.
Bijvoorbeeld:
- Dit is langdradig: Ik schrijf u om u te laten weten dat ik het rapport heb voltooid en dat het klaar is voor beoordeling. Als u vragen heeft of aanvullende informatie wenst, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen
- Dit is beknopt: Het rapport is voltooid en klaar voor beoordeling. Laat het me weten als u aanvullende informatie nodig heeft
Gebruik bij het schrijven van uw e-mail korte alinea's om belangrijke informatie op te splitsen en leesbaar te maken. Vermijd lange, onsamenhangende zinnen – draai niet om de hete brei heen. Zorg er wel voor dat u alle nodige details en context verstrekt om heen-en-weer-gepraat te voorkomen.

5. Gebruik interpunctie op de juiste manier
Correcte interpunctie verbetert de leesbaarheid van uw e-mail en maakt deze gemakkelijker te begrijpen. Het helpt uw boodschap duidelijk over te brengen en voorkomt misverstanden.
Gebruik precies de juiste hoeveelheid leestekens, zonder ze te veel of te weinig te gebruiken. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld de neiging om veel uitroeptekens te gebruiken, wat in formele communicatie als overdreven emotioneel kan overkomen.
Hier zijn enkele regels om in gedachten te houden:
- Zorg ervoor dat elke regel eindigt met een leesteken
- Gebruik niet te veel vraagtekens (of uitroeptekens) in een e-mail. Als u veel vragen hebt, probeer dan een aantal ervan anders te formuleren
- Gebruik altijd een komma om items in een lijst te scheiden en voor een coördinerend voegwoord dat twee onafhankelijke zinsdelen met elkaar verbindt
- Voeg een komma toe om uw aanhef te accentueren
6. Grammatica is de sleutel
Grammatica is niet zo belangrijk wanneer je informeel communiceert via Slack of WhatsApp. E-mails werken echter anders. Het is cruciaal om basisgrammaticaregels te volgen, zoals onderwerp-werkwoordovereenkomst, juiste voornaamwoorden, correcte werkwoordstijden en hoofdlettergebruik.
Tijdens het chatten sta je misschien niet stil bij het verschil tussen woorden als 'its/it's', 'loose/lose', 'I/me', 'they're/their', enz.
Instance, het schrijven van "Ze gaan hun rapport beoordelen" in plaats van "Ze gaan hun rapport beoordelen" zal ongetwijfeld verwarring veroorzaken. Bovendien helpt het u niet om een goede indruk te maken.
Natuurlijk is het normaal dat er ondanks alle regels wel eens fouten worden gemaakt. Overweeg in dat geval om AI in e-mails of tools voor het schrijven van e-mails te gebruiken om foutloze berichten te schrijven.
7. Controleer uw e-mail
Een extensie van het bovenstaande punt: controleer altijd je e-mail voordat je op verzenden drukt. Zo kun je fouten in spelling, grammatica en interpunctie opsporen die je misschien over het hoofd hebt gezien. Je kunt ook een app gebruiken om je grammatica te controleren.
Proeflezen is echter meer dan alleen typefouten opsporen. Het omvat het controleren van de algemene werkstroom en duidelijkheid van uw e-mail. Zorg ervoor dat uw zinnen goed gestructureerd zijn en dat uw punten logisch zijn geordend. U kunt ook proberen uw e-mail hardop voor te lezen om te lange zinnen op te sporen.

8. Blijf professioneel
Professionele en respectvolle e-mails zijn een must in een werkomgeving. Uw toon, taalgebruik en algemene aanpak moeten beleefdheid en respect voor de ontvanger uitstralen. Bijvoorbeeld
❌"Hé, ik heb dat rapport zo snel mogelijk nodig. Bedankt." Dit is niet professioneel en ook niet respectvol
✅"Hallo John, kun je mij het voltooide rapport voor het einde van de dag toesturen? Bedankt." Dit is professioneel, duidelijk en beleefd
Vermijd het gebruik van slang of te informele taal – zorg ervoor dat de ontvanger uw communicatie niet verwarrend vindt. Zorg voor een goede onderwerpregel, begroeting en afsluiting. Deel de content op in alinea's om de leesbaarheid te verbeteren.
9. Gebruik emoji's spaarzaam
Emoji's kunnen uw e-mails een persoonlijk tintje geven en ze vriendelijker maken. Ze moeten echter altijd spaarzaam worden gebruikt en alleen in de juiste context.
In professionele instellingen kunt u emoji's het beste alleen gebruiken als u de ontvanger goed kent en er zeker van bent dat ze positief zullen worden ontvangen. Bij twijfel kunt u ze beter helemaal weglaten.
Als u van plan bent emoji's te gebruiken, zorg dan voor een evenwichtig gebruik. Zorg er bovendien voor dat u geen culturele faux pas begaat bij het kiezen van een emoji. Sommige gebaren die wij als normaal beschouwen, kunnen in andere culturen bijvoorbeeld zeer respectloos zijn.
Hier is een e-mail waarin het gebruik van een emoji aan het einde van een e-mail gepast kan zijn: "Hallo John, even informeren naar het rapport. Ik hoop dat je een fijne dag hebt! 🙂"
Overmatig gebruik van emoji's is niet professioneel: "Tot morgen, allemaal! 🙂🙂✨✨"
10. Markeer bijlagen
Wanneer u bijlagen toevoegt aan uw e-mail, vermeld deze dan in de tekst en zorg ervoor dat ze de juiste naam hebben. Dit helpt de ontvanger om de relevantie ervan te begrijpen. Overweeg om een eenvoudige zin toe te voegen, zoals "Bijgevoegd vindt u het rapport. "
U kunt ook een meer gedetailleerde beschrijving toevoegen indien relevant. Bijvoorbeeld: "Bijgevoegd vindt u het verkooprapport voor het tweede kwartaal. Het bevat de laatste verkoopcijfers en een prestatieanalyse. Laat het me weten als u nog meer informatie nodig heeft. "
11. Wacht 24 uur voordat u opvolgt
Geduld is een schone deugd in e-mailcommunicatie. Geef de ontvanger daarom minstens 24 uur de tijd om te reageren voordat u een follow-up e-mail verstuurt. De juiste follow-up tijd varieert natuurlijk naargelang de urgentie van de situatie en uw relatie.
Wees bovendien beleefd en attent wanneer u opvolgt. U kunt erkennen dat ze het druk hebben. Als het een dringende kwestie betreft, kunt u de urgentie beleefd vermelden.
Bijvoorbeeld: "Hallo Sarah, ik wil graag terugkomen op mijn e-mail over onze vergadering. Kun je bevestigen of je beschikbaar bent? We moeten het schema morgen afronden. Bedankt!"
💡 Pro Tip: Heb je moeite om te onthouden wanneer je moet opvolgen en met wie? Stel herinneringen in binnen ClickUp, zodat je nooit meer een belangrijk bericht vergeet
12. Reageer op tijd
De meesten van ons hebben een ongelooflijk drukke agenda, waardoor het moeilijk is om snel op e-mails te reageren. Probeer echter om e-mails van uw collega's binnen 24 uur te beantwoorden.
Als de e-mail afkomstig is van een onbekende persoon of een externe contactpersoon en niet tijdgevoelig is, kunt u een paar dagen wachten met reageren. Als de e-mail als urgent is gemarkeerd, probeer dan zo snel mogelijk te reageren.
Tijdige reacties tonen professionaliteit en respect voor de afzender. Als u meer tijd nodig heeft om een grondig antwoord te geven, kunt u de afzender met een korte e-mail laten weten dat u zijn e-mail heeft ontvangen en dat deze in behandeling is.
U kunt uw e-mails plannen met behulp van e-mailbeheeroplossingen, zodat u tijdig kunt reageren. U kunt ook e-mailsjablonen maken om het antwoordproces te versnellen.
Bonus: Leer hoe u sjablonen voor e-mails kunt maken in Gmail met onze uitgebreide handleiding!
13. Gebruik CC en BCC op de juiste manier
Gebruik CC (carbon copy) en BCC (blind carbon copy) op een doordachte manier en in de juiste situaties.
Gebruik CC om mensen toe te voegen die op de hoogte moeten zijn van de content van de e-mail, maar niet de primaire ontvangers zijn. Zo blijft iedereen op de hoogte zonder dat ze actie hoeven te ondernemen.
Gebruik daarentegen BCC wanneer u e-mails verstuurt naar een grote groep mensen die op de hoogte moeten worden gebracht, maar niet noodzakelijk elkaars e-mailadressen hoeven te zien, zoals bij een organisatorische mededeling of wanneer privacy een rol speelt.
14. Gebruik 'allen beantwoorden' verstandig
Wie ziet er nu graag een inbox vol met e-mails die hem of haar niet aangaan? Niemand!
Voor velen van ons betekent het streven naar een lege inbox en het overzichtelijk houden ervan dat we onnodig gekopieerde e-mails verwijderen.
Gebruik de functie 'allen beantwoorden' daarom met mate en vermijd rommel. Voordat u op 'allen beantwoorden' klikt, moet u zich afvragen of alle ontvangers uw antwoord moeten zien. Als uw antwoord slechts voor één of twee personen relevant is, kunt u hen rechtstreeks antwoorden.
15. Stel een afwezigheidsbericht in

Een van de beste strategieën voor e-mailbeheer is het instellen van afwezigheidsberichten. Als u afwezig bent en geen e-mails kunt beantwoorden, stel dan een automatisch e-mailantwoord in om afzenders op de hoogte te stellen van uw afwezigheid en hen indien nodig alternatieve contactpersonen door te geven.
Overweeg om details toe te voegen, zoals:
- Data of duur van uw afwezigheid
- Een alternatief contactpersoon voor dringende zaken
Vergeet niet om de persoon die u in uw afwezigheidsbericht vermeldt, hiervan op de hoogte te stellen.
16. Houd uw toon neutraal of positief
Het kan een uitdaging zijn om de juiste toon te vinden in een e-mail. Dit kan echter een grote invloed hebben op hoe uw boodschap wordt ontvangen. Gebruik een toon die past bij het doel van de e-mail en uw relatie met de afzender.
Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden:
- Vermijd negatieve woorden zoals fouten, mislukking, problemen, enz.
- Gebruik weinig of geen bijvoeglijke naamwoorden, zoals echt, zeer, diep, enz.
- Vermijd te abrupte of te informele berichten
Bij twijfel volgt u het voorbeeld van de ontvanger. Als zij informeel schrijven en een praatje maken, doet u dat ook. Als zij direct zijn, houdt u uw berichten ook kort.
Als u besluit om AI te gebruiken om uw e-mail te schrijven, gebruik dan een programma waarmee u de toon kunt instellen voordat u een e-mail opstelt.

17. Controleer de ontvangers nogmaals
Controleer altijd nogmaals of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt ingevoerd voordat u uw e-mail verstuurt. Het versturen van e-mails naar de verkeerde persoon kan leiden tot miscommunicatie of schending van de vertrouwelijkheid, vooral als de e-mail gevoelige informatie bevat.
Als je een e-mail beantwoordt, zorg er dan voor dat deze in de inbox van de beoogde ontvanger terechtkomt en niet bij een hele groep.
18. Gebruik humor met mate
Net als toon kan humor ook lastig zijn om te gebruiken in e-mails. Zonder non-verbale signalen is er geen garantie dat de ontvanger uw grap begrijpt.
Bovendien is humor zeer subjectief. Wat u grappig vindt, kan door iemand anders verkeerd worden begrepen of zelfs beledigend worden gevonden.
Daarom is het beter om het niet te gebruiken in professionele communicatie, tenzij u de ontvanger goed kent en zeker weet dat hij of zij uw humor zal waarderen.
19. Gebruik standaard lettertypes en formats
Het gebruik van opvallende lettertypes, kleuren en extra opmaak kan een geweldige manier lijken om uw e-mail te onderscheiden van andere, maar het kan rampzalige resultaten hebben.
Stel u voor dat u een e-mail ontvangt die is geschreven in Comic Sans en blauw is gemarkeerd. Zou u de afzender dan als professioneel beschouwen? Niet echt.
Daarom is het altijd beter om een standaard lettertype en opmaak te gebruiken. Gebruik geen vetgedrukte letters, cursieve letters of verschillende kleuren om uw e-mail te laten opvallen. Houd het overzichtelijk en consistent om de leesbaarheid te verbeteren.
20. Ken uw publiek
Schrijf ten slotte voor uw publiek. Als u een e-mail naar uw collega's stuurt, pas dan uw taalgebruik aan hun vertrouwdheidsniveau, rol en context aan.
Wanneer u bijvoorbeeld een e-mail stuurt naar een technisch publiek, kunt u zeggen:
"De prestatiestatistieken voor het tweede kwartaal laten een toename van 15% zien in de uptime van de server dankzij de recente infrastructuurupgrade."
Maar als u hetzelfde wilt zeggen tegen een niet-technisch publiek, werkt het beter om het als volgt te zeggen:
"Onze recente infrastructuurupgrade heeft de betrouwbaarheid van de server verbeterd, met minder downtime als resultaat. "
Als u uw publiek begrijpt, kunt u uw boodschap op een relevante en begrijpelijke manier overbrengen.
Verbeter de communicatie binnen je team met ClickUp en e-mail
Werkt u aan meerdere projecten voor verschillende clients? Van het afhandelen van uiteenlopende projectupdates tot het beantwoorden van verschillende teamleden en het oplossen van queries, uw inbox kan gemakkelijk veranderen in een chaotische puinhoop en uw e-mailetiquette kan daaronder lijden.
Dit is waar tools voor inboxbeheer en e-mailprojectmanagement kunnen helpen. Ze transformeren uw inbox in een gezamenlijke werkruimte waar u eenvoudig meerdere projecten kunt beheren.
ClickUp is een tool voor communicatie en e-mailproductiviteit waarmee u de kunst van het beheren van uw inbox kunt perfectioneren. Met de e-mailprojectmanagementfuncties van ClickUp kunt u onbeperkt projecten aanmaken, de productiviteit van uw team bijhouden en e-mailetiquette volgen.

Functies zoals meer dan 50 recepten voor taakautomatisering, aanpasbare weergaven, integraties met andere apps, snelkoppelingen, sjablonen en meer maken ClickUp ideaal voor het beheer van e-mail taken.
Max Segal, manager computer- en informatiesystemen, zegt het volgende over ClickUp:
Het automatisch aanmaken van taken op basis van e-mailadressen in mappen en de integratie met Slack hebben een enorm verschil gemaakt in de efficiëntie van onze werkstroom!
Het automatisch aanmaken van taken vanuit e-mailadressen in mappen en de integratie met Slack hebben de efficiëntie van onze werkstroom enorm verbeterd!
Zo kunt u ClickUp ook gebruiken om dezelfde resultaten op uw werk te behalen:
Integreer met Gmail en Outlook

De integratie van ClickUp met Gmail maakt automatische synchronisatie tussen de twee platforms mogelijk. U kunt e-mails in Gmail automatisch omzetten in nieuwe taken in ClickUp. U kunt ook e-mails aan taken toevoegen, e-mailbijlagen uploaden en nog veel meer.
De integratie van ClickUp met Outlook biedt u vergelijkbare mogelijkheden, waaronder het automatisch aanmaken van taken vanuit e-mails.
E-mails versturen vanuit ClickUp
Met ClickUp kunt u rechtstreeks vanuit het platform e-mails versturen en op berichten reageren. U kunt bijlagen toevoegen, e-mails aan taken koppelen, uw team taggen om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is, en zelfs op notificaties reageren.
Met ClickUp-taken kunt u ontvangen e-mails ook koppelen aan werkitems en e-mailautomatisering instellen voor drip-campagnes of nieuwsbrieven.
Met de Chrome-extensie kunt u taken aanmaken vanuit e-mails en zelfs e-mails aan taken toevoegen.
Opmerkingen toevoegen
Met ClickUp kunt u rechtstreeks vanuit uw inbox opmerkingen over taken verzenden en beantwoorden. U kunt bijlagen toevoegen en ervoor zorgen dat alle gesprekken met betrekking tot een specifieke taak op dezelfde plaats worden bewaard.
Sjablonen
ClickUp biedt een breed scala aan kant-en-klare sjablonen om e-mailbeheer te vergemakkelijken. Met de e-mailmarketingsjabloon van ClickUp kunt u campagnes plannen, berichten inplannen, successtatistieken bijhouden, e-mails automatiseren met triggers en waar nodig gerichte e-mails versturen.
E-mails schrijven en bewerken
ClickUp Brain is een krachtige AI-assistent waarmee u direct e-mails kunt schrijven. U kunt het gebruiken om rolspecifieke content te schrijven, een professionele toon te zetten, belangrijke gespreksonderwerpen toe te voegen en een agenda op te stellen. U kunt ClickUp Brain's AI Writer ook gebruiken om uw schrijfstijl te verbeteren, spelling of grammatica te corrigeren, uw tekst langer of korter te maken of te vereenvoudigen.
E-mailetiquette onder de knie krijgen voor professioneel succes met ClickUp
Het beheersen van e-mailetiquette is essentieel voor het creëren van duidelijke, respectvolle en effectieve interacties. Van het proeflezen van uw bericht tot het instellen van een respectvolle toon, e-mailetiquette speelt een cruciale rol in hoe uw e-mails worden ontvangen en beantwoord.
Door tools zoals ClickUp te gebruiken, kunt u uw e-mailbeheer stroomlijnen en ervoor zorgen dat u georganiseerd blijft, deadlines haalt en duidelijk en nauwkeurig communiceert. Van het maken van sjablonen en het automatiseren van follow-ups tot het proeflezen van uw e-mails en het aanmaken van taken op basis daarvan: met ClickUp kunt u dit allemaal en nog veel meer.
Ontdek zelf alle mogelijkheden van ClickUp met een gratis account. Meld u vandaag nog aan!