Het managen van een team freelancers brengt een aantal unieke uitdagingen met zich mee. Een van de grootste obstakels die je zult tegenkomen is het afstemmen van ieders agenda, vooral in verschillende tijdzones. Je moet de voortgang van iedereen bijhouden, anders kan je project achterop raken.
Met deze verantwoordelijkheden moet je voortdurend jongleren tussen beschikbaarheid en projectdeadlines. We begrijpen dat het veel werk is en dat het overweldigend kan zijn om alles soepel te laten verlopen.
Maar hier is goed nieuws: met de juiste strategieën en tools kun je je freelancemotor snel opvoeren.
Dit artikel onderzoekt bewezen strategieën en projectmanagementtools om freelancers te managen terwijl je controle houdt over je projecten en de productiviteit maximaliseert.
Tegen de tijd dat je klaar bent met lezen, ben je een professional in het stellen van duidelijke verwachtingen aan je freelancers, het beheren van ieders tijd en werklast en het geven van feedback die helpt.
Freelance talent managen: voordelen en uitdagingen
Voordelen van het inhuren van freelancers
Het inhuren van freelancers biedt een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van fulltime werknemers, waardoor het voor veel bedrijven een aantrekkelijke optie is:
- Kostefficiëntie: Freelancers kunnen kosteneffectief zijn als je alleen een golfploeg nodig hebt voor een specifiek project of een korte periode. Voor een marketingcampagne bijvoorbeeld is het inhuren van een freelance videobewerker voor een paar weken goedkoper dan het hele jaar door een fulltime werknemer in dienst te hebben
- Toegang tot gespecialiseerde vaardigheden: Als je het gevoel hebt dat je huidige team van fulltime werknemers expertise mist op specifieke gebieden, kun je door freelancers in te huren gebruik maken van hun expertise, waardoor je verzekerd bent van hoogwaardige resultaten voor niche-taken
- Flexibiliteit: Met een freelancer kunt u uw team snel uitbreiden of inkrimpen, wat ideaal is om pieken in de werklast op te vangen overbelasting en burn-out van werknemers te voorkomen
- Verminderde overhead: Omdat freelancers op afstand werken en hun tools en werkruimte beheren, hoeft u niet te investeren in extra kantoorruimte, apparatuur en andere middelen
Het managen van freelancers vs. interne werknemers
Het managen van freelancers is heel anders dan het managen van fulltime werknemers. U huurt een freelancer in voor een specifieke taak of project, terwijl fulltime werknemers een doorlopende, evoluerende rol vervullen.
Je moet het verschil weten tussen freelancers en voltijdse werknemers om positieve relaties op te bouwen.
verschillen tussen het inhuren van freelancers en voltijdse werknemers | Aspect | Freelancers | Voltijdse werknemers | | ------------ | --------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------- | | Kosten | Vaak goedkoper, geen voordelen of langetermijnverplichtingen | Salarissen, voordelen, belastingen en langetermijnverplichtingen | | Flexibiliteit | Huur freelancers in naar behoefte voor specifieke projecten | Beperkte flexibiliteit, vaste werkschema's | | Expertise | Toegang tot een breed scala aan gespecialiseerde vaardigheden | Expertise beperkt tot de vaardigheden van het huidige personeel | | Schaalbaarheid | Snel op- of afschalen | Schaalvergroting vereist aanname/ontslagprocessen | | Overheadkosten: Geen extra kantoorruimte of apparatuur nodig | Verbintenis | Kortetermijnverbintenis, op projectbasis | Langetermijnverbintenis, doorlopend dienstverband | | Management | Minder directe controle, zelfsturing | Direct toezicht, meer controle over het werk | | Beschikbaarheid | Kan wisselende beschikbaarheid hebben, meerdere projecten | Toegewijd aan uw bedrijf, constante beschikbaarheid |
Hoe freelancers effectief managen in 7 stappen
1. Bepaal de reikwijdte van het project, de verwachtingen en het budget
Stel voordat je taken aan freelancers toewijst duidelijke projectverwachtingen op om problemen in de toekomst te voorkomen. Om te zorgen voor duidelijke communicatie en begrip, lees je hier hoe je ze op één lijn kunt krijgen:
Voeg projectvereisten toe
Wees specifiek over wat je wilt dat je freelancer doet. Geef gedetailleerde instructies over de verwachtingen en hoe de taak moet worden voltooid, inclusief alle noodzakelijke stappen, richtlijnen of instructies
.
Definieer de details van het project goed - hoe meer informatie je kunt geven, hoe beter de freelancer in staat zal zijn om het werk te leveren dat je nodig hebt.
Voorbeeld: Als je een freelance schrijver inhuurt om een whitepaper voor je bedrijf te schrijven, geef dan extra informatie over de doelgroep, het aantal woorden en de toon. Vermeld ook specifieke productdetails en casestudy's.
Vermeld deliverables met deadlines
Wanneer je een taak toewijst aan een freelancer, vermeld dan duidelijke deliverables, mijlpalen en deadlines om het project af te ronden,
Voorbeeld: We willen elke maand vier blogposts van 1000 woorden van je. Lever elke week op maandag een bericht aan.
Bespreek beschikbaarheid
Bespreek al in een vroeg stadium of freelancers beschikbaar moeten zijn voor vergaderingen of gesprekken, zodat ze hun schema's hierop kunnen afstemmen.
Voorbeeld: Elke dinsdag hebben we tussen 12.45 en 13.30 uur een wekelijks Zoom-gesprek tussen de freelancers en de relevante teams.
De teamvergadering is bedoeld om de projectdoelen, de behaalde resultaten en feedback te bespreken en productupdates te delen.
Betalingsvoorwaarden bespreken
Verduidelijk de betalingsvoorwaarden, inclusief hoe vaak je freelancers gaat betalen en je betalingsplatform.
Voorbeeld: We hebben een betalingscyclus van NET + 30 dagen voor het freelanceteam. De betalingsmethode is PayPal, en het is voor alle goedgekeurde blogberichten die je hebt geschreven.
Het laatste wat je wilt doen is deze discussies voeren nadat de freelancer die aan jouw project werkt de factuur heeft opgemaakt.
Gebruik
ClickUp's Werkomvang sjabloon
om alle details in een centrale opslagplaats te specificeren. Dit bespaart u tijd met het maken van lange spreadsheets of e-mails om deze informatie te delen.
Het biedt een eenvoudig kader om de reikwijdte, doelstellingen en deliverables te schetsen, samen met secties voor wettelijke vereisten, mijlpalen en
projectdoelen
die kunnen worden aangepast aan uw behoeften.
Deze sjabloon downloaden
Dit sjabloon downloaden
Pro tip💡: Gebruik een AI-schrijfassistent, zoals
ClickUp Brein
om het maken van projectbeschrijvingen en briefings te automatiseren
clickUp Brain haalt de benodigde gegevens op uit uw projectmanagementtool en vult de reikwijdte, leveringsdata, tijdlijnen, doelen en mijlpalen in uw werkomschrijving en andere_
SOP-sjablonen voor freelancers
die je gebruikt.
clickUp Brain gebruiken om een projectbeschrijving en opzet voor een e-boek te maken_
2. Communicatie en check-ins bespreken
Effectieve communicatie is de sleutel tot het managen van elk team, maar het is nog crucialer bij het managen van freelancers. Je houdt niet direct toezicht op hun werk; in de meeste gevallen werken ze op afstand.
En als je niet effectief communiceert, krijg je te maken met:
- Gemiste projectdeadlines
- Misverstanden
- Scope creep
- Motivatie problemen
Om deze scenario's te vermijden, moet je de volgende communicatieaspecten met je freelancer bespreken:
Voorkeurswijze van communicatie
Bespreek met uw freelancer welke communicatietool uw bedrijf gebruikt: Slack, Zoom en andere
online samenwerkingstools
waar ze beschikbaar moeten zijn om snel te antwoorden.
Vergaderfrequentie
Spreek af hoe vaak jullie elkaar zullen ontmoeten. Wil je wekelijkse check-ins of tweewekelijkse updates?
Kies een frequentie die jullie op één lijn houdt zonder iemands agenda te overbelasten, zodat je eventuele problemen kunt aanpakken voordat ze escaleren.
Omgaan met veranderingen
Bespreek hoe jullie wijzigingen in hun werk zouden bespreken. Of het nu gaat om opmerkingen in een Google Doc of berichten via een
hulpmiddel voor projectsamenwerking
zorg voor een duidelijk proces.
Idealiter wil je één effectieve communicatietool voor teamvergaderingen, het afhandelen van wijzigingen en asynchrone communicatie, inclusief rechtstreekse berichten.
Dat is waar
ClickUp voor freelancers
dient als een projectbeheertool met effectieve communicatielijnen om uw planning en communicatie te centraliseren met de vele freelancers met wie u werkt.
ClickUp's Chatweergave
stelt u in staat om de communicatie met uw freelancetalent efficiënt te beheren zodat er niets tussenkomt. Stuur rechtstreekse berichten, wijs taken toe, deel updates wanneer u taken toevoegt of bewerkt en deel collaterals zoals links, bijlagen en video's om freelancers te ondersteunen.
houd contact met uw team van freelancers met ClickUp Chat View_
Voor elke toegewezen taak op ClickUp kunt u ook opmerkingen toevoegen om updates of speciale notities te vermelden.
Pro tip💡: In ClickUp kunnen freelancers tekst markeren om een antwoord toe te voegen aan specifieke delen van uw opmerkingen met behulp van de 'Quote'-optie, waardoor het risico op verwarring wordt verminderd, zelfs als u meerdere punten hebt toegevoegd.
de citaatoptie gebruiken in opmerkingen in ClickUp_
Maar wat als u complexe, gedetailleerde instructies moet geven?
Sla de tekst over en gebruik
ClickUp Clips
om schermopnames te maken en te delen, met duidelijke, visuele begeleiding om misverstanden te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw freelancers elke taak begrijpen.
U kunt deze clips ook insluiten op elke taak of een openbare link delen zodat freelancers er gemakkelijk toegang toe hebben.
Gebruik ClickUp Clips om schermopnames te delen in het chatvenster
3. Een effectief inwerksysteem opzetten
Wat zijn de klassieke tekenen van een slecht inwerksysteem?
Uw freelancers voelen zich verloren en weten niet wat ze moeten doen. Ze hebben moeite om dingen zelfstandig uit te zoeken en stellen je steeds dezelfde vragen.
In het ergste geval hebben ze moeite om kwaliteitswerk af te leveren.
Dit is niet het beste scenario wanneer je de juiste freelancers inhuurt als een langetermijninvestering in het succes van je bedrijf.
Dit is wat je moet opnemen in je inwerkdocumenten:
- Bedrijfsbeleid: Introduceer je werk en teamcultuur en waarden, en voeg indien nodig NDA's en overeenkomsten toe
- Trainingmateriaal: Zorg voor stijlgidsen, best practices en branchespecifieke kennis om consistentie en kwaliteit te waarborgen
- Toegang tot speciale tools: Bied freelancers toegang tot software of gespecialiseerde tools die ze nodig hebben voor hun werk, zoals software voor grafisch ontwerp, tools voor projectbeheer of communicatieplatforms
Om het inwerkproces te stroomlijnen kun je gebruik maken van kant-en-klare frameworks.
Bijvoorbeeld,
ClickUp's inwerksjabloon voor nieuwe werknemers
kunt u gedetailleerde checklists maken, trainingssessies met collega's plannen, vervaldatums toewijzen en de voortgang van projecten bijhouden met aangepaste statussen zoals Te doen, In uitvoering en Voltooid.
Lees meer: Hier zijn de
top 10 beproefde freelance hacks
om tijd te besparen op zielverpletterend administratief werk
4. Gebruik hulpmiddelen voor projectbeheer voor freelancers
Het beheren van meerdere freelancers in verschillende teams kan het moeilijk maken om de verschillende updates en deadlines bij te houden, wat leidt tot verwarring en desorganisatie.
Projectbeheersoftware voor freelancers
kan je helpen bij het plannen van taken, het bijhouden van de voortgang, het bekijken van afhankelijkheden en knelpunten en zorgen voor een soepele werking.
Dit is hoe
ClickUp's software voor projectbeheer
bereidt u voor op succes:
maak duidelijke, multifunctionele takenlijsten om uw ideeën te beheren en vanaf elke locatie te werken, zodat u nooit meer iets vergeet_
- Whiteboards voor brainstormen: De whiteboards van ClickUp zijn uw digitale canvas, helpen uw vaste werknemers samen te werken en te brainstormen met het freelance team en zetten ideeën om in uitvoerbare taken, zelfs als iedereen op afstand werkt
- Documenten voor gezamenlijk bewerken: ClickUp Documenten is een enkele bron van waarheid om alle projectdetails op te sommen: doelen, richtlijnen, projectvoorstellen, mijlpalen, enz. Met collaboratief bewerken kunnen meerdere projectteamleden wijzigingen aanbrengen, opmerkingen toevoegen en taken toewijzen aan deze documenten. Je kunt ook rolgebaseerde toegang toevoegen als alleen-lezen documenten
creëer, bewerk, bewaar en deel alle bedrijfs- en projectgerelateerde informatie met uw freelancers met ClickUp Docs_
- Dashboards om de voortgang te volgen: Als projectmanager of teamleider, ClickUp's Dashboards u KPI's toevoegen, de voortgang volgen en visualiseren en real-time inzicht krijgen in kansen en wegversperringen
- Taakorganisatie: Gebruik ClickUp Taken om complexe projecten op te splitsen in kleinere taken, deadlines vast te stellen en freelancers te helpen bij het stellen van prioriteiten
- Geef een overzicht van waar de freelancer aan werkt: Met ClickUp's Kanban-bordweergave ziet u in één oogopslag waar elke freelancer aan werkt, in welk stadium hun taken zich bevinden en wat er nog moet gebeuren
visualiseer meerdere workflows met de ClickUp Kanban Board View_
Als de prioriteiten veranderen, kunt u taken door workflows verplaatsen met behulp van de drag-and-drop-functie, zodat u ze snel kunt bijwerken en reorganiseren.
sleep een taak naar de volgende kolom om de status ervan automatisch bij te werken met de Kanban-achtige bordweergave van ClickUp
Lees meer:
10 beste aannemersbeheersoftware & volgsystemen in 2024
5. Tijd effectief beheren met trackers
Software voor tijdregistratie voor freelancers
hiermee kun je factureerbare uren en timesheets beheren en tijd in en uit bijhouden op een centrale locatie.
Projecttijdregistratie van ClickUp
functie helpt uw freelancers om hun uren bij te houden. Gebruik de ingebouwde global time tracker om overal tijd te starten en te stoppen, notities en labels toe te voegen aan tijdsvermeldingen en een roll-up te krijgen van de totale tijd die ze aan uw taken hebben besteed.
controleer de geschatte projecttijd met de gedetailleerde tijdregistratierapporten van ClickUp_
Zelfs als meerdere freelancers, zoals schrijvers en redacteuren, aan dezelfde taak werken, kunnen ze hun tijd individueel bijhouden. Aan het einde kunt u de individuele tijdregistraties controleren en ze vergelijken met de tijd die aan het begin van het project was ingeschat.
Als er tegenslagen of vertragingen zijn, kunnen freelancers de deadlines van de hoofdtaak bijwerken. Alle teamleden die aan deze taken zijn toegewezen, krijgen automatisch een melding zodat ze hun planning hierop kunnen aanpassen.
De gedetailleerde tijdsrapporten van ClickUp zorgen ervoor dat alle aspecten van uw project op schema blijven en dat deadlines efficiënt worden gehaald.
Lees meer:
Top 9 hulpprogramma's voor personeelsbeheer in 2024
6. Regelmatig feedback geven en krijgen
Hoe getalenteerd je freelancers ook zijn, ze hebben jouw begeleiding en feedback nodig om aan je verwachtingen te voldoen.
Je moet regelmatig feedback geven om eindeloze revisies en frustratie te voorkomen. Enkele best practices voor het delen van
zijn:
Wees specifiek
Geef aan wat ze goed hebben gedaan of wat moet worden verbeterd.
Voorbeeld: Het gedeelte over de functies van het product kan gedetailleerder. Kun je uitleggen hoe elke functie de gebruiker ten goede komt?
Tijdig
Wacht niet tot je freelancers gestopt zijn met werken aan het project om hen te vertellen wat je denkt. Geef ze in een vroeg stadium feedback zodat ze snel en gemakkelijk wijzigingen kunnen aanbrengen.
Voorbeeld: Ik ben net klaar met het nakijken van het concept van je artikel. Laten we snel even bellen om mijn feedback te bespreken nu het nog vers in mijn geheugen ligt.
Actiegericht
Stel voor hoe ze hun werk kunnen verbeteren of uitbreiden.
Voorbeeld: Gebruik kortere alinea's om de leesbaarheid te verbeteren. Gebruik onderverdelingen en opsommingstekens om je inhoud gemakkelijk scanbaar te maken.
Uitgebalanceerd
Waardeer hen voor wat ze goed hebben gedaan en wijs op gebieden waar ze kunnen verbeteren.
Voorbeeld: Je onderzoek en datapunten waren indrukwekkend en gaven je artikel meer geloofwaardigheid. De conclusie viel echter een beetje tegen. Het was een beetje algemeen; we moeten het herschrijven zodat het de belangrijkste punten van de post samenvat.
Geef je freelance team constructieve feedback, maar vergeet niet om regelmatig om hun input te vragen.
Vraag hen naar de problemen die ze tegenkomen tijdens het werk.
Een gemakkelijke manier om inzichten van je freelancers te verzamelen is het gebruik van
ClickUp's werknemer feedback sjabloon
. Met deze sjabloon kunt u gedetailleerde feedback verzamelen over het werken met u, zoals de duidelijkheid van de rol en de ontwikkelingsmogelijkheden.
Deze
kan u helpen om processen te verbeteren en uw freelancers beter te ondersteunen.
Pro Tip💡: Opzetten
ClickUp Automatiseringen
om elk kwartaal automatisch e-mails met feedback-enquêtes naar uw freelancers te sturen.
u kunt_
ClickUp's formulierweergave
om feedback te verzamelen van uw freelance team. Dit zorgt voor een consistente verzameling van feedback en helpt u problemen snel te identificeren en aan te pakken._
7. Nodig freelancers uit voor teambuildingactiviteiten
Hoewel freelancers een verlengstuk van je team zijn, zullen ze zich waarschijnlijk niet verbonden voelen met de kameraadschap omdat hun interacties met het team beperkt zijn.
Het resultaat?
Het kan hun gevoel van erbij horen en motivatie beïnvloeden. Door ze uit te nodigen voor teambuildingevenementen kunnen ze zich beter integreren en zich gewaardeerd voelen.
Voor je werknemers versterkt het dat freelancers onmisbare teamgenoten zijn. Wanneer ze samen deelnemen aan teambuildingactiviteiten, bouwen ze een goede verstandhouding op en versterken ze hun band.
Hier zijn voorbeelden van
virtuele teambuildingactiviteiten
kun je proberen:
Virtuele escape rooms
Bij een virtuele escape room-activiteit doet iedereen mee aan hetzelfde online escape room-spel. Ze moeten communiceren en samenwerken om aanwijzingen te vinden en puzzels op te lossen voordat de tijd om is om te 'ontsnappen'
Dit leuke spel is geweldig voor teams op afstand met freelancers, omdat het teamwerk naar een gezamenlijk doel stimuleert.
Trivia-avond
Kies triviavragen over populaire films, tv-programma's, muziek en andere leuke onderwerpen. Zorg voor een mix van freelancers en interne leden in elk team.
Iedereen kan socializen in een ontspannen, stressvrije omgeving omdat het gewoon een informeel, leuk triviaspel is.
Plan dergelijke activiteiten met behulp van
ClickUp's Team Docs Sjabloon
. Met deze aanpasbare sjabloon kunt u een lijst maken met ijsbrekervragen, regels opstellen voor verschillende virtuele activiteiten en alle details in één ruimte organiseren.
Houd de Team Docs Sjabloon in ClickUp bij de hand tijdens uw virtuele activiteiten. Hiermee kunt u de functietitels, ervaring en contactgegevens van iedereen bekijken.
Omdat het een samenwerkingsdocument is, kan uw hele team, inclusief uw freelancers, ideeën en feedback bijdragen. Deze centralisatie bevordert een meer inclusief en georganiseerd planningsproces, zodat iedereen zich betrokken voelt bij de ervaring van het werken op afstand.
Gebruik ClickUp om uw freelance team aan te sturen
Onthoud dat elke succesvolle freelancer kwaliteitswerk wil afleveren en dat u verantwoordelijk bent om hen op succes voor te bereiden.
Begin met het duidelijk definiëren van verwachtingen en het geven van gedetailleerde aanwijzingen. Geef regelmatig feedback naarmate het project vordert. Open communicatie zal hen helpen begrijpen waar ze wijzigingen moeten aanbrengen.
ClickUp's
platform voor projectbeheer
combineert alle functies die je nodig hebt om je freelance teamleden te beheren, inclusief tijdregistratie,
en projectbeheermogelijkheden in één platform.
Werkuren bijhouden tegen de
projecttaken toewijzen, de projectdeadline instellen en bijhouden, AI-gestuurde projectbeschrijvingen maken, belangrijke bestanden delen en communiceren binnen de projectbeheertool van ClickUp.
U hoeft niet langer met meerdere apps te jongleren om uw freelance team en zelfstandige medewerkers te beheren. Het antwoord op de vraag hoe u freelancers kunt beheren, begint met
aanmelden bij ClickUp
en de gratis functies uitproberen.