Hoe een SaaS-aankoopproces beheren
Planning

Hoe een SaaS-aankoopproces beheren

Traditioneel werd software gekocht door inkoopteams, die ook al het andere voor het bedrijf kochten, van koffiezetapparaten tot handdoekjes.

Dit was mogelijk omdat voor het inkopen van software geen gespecialiseerde kennis nodig was. Er waren slechts een handvol producten in elke categorie en de prijsstelling was eenvoudig.

De komst van cloud technologieën en Software-as-a-Service (SaaS) modellen heeft dit drastisch veranderd.

  • Elke categorie is overbevolkt; G2 geeft bijvoorbeeld maar liefst 712 producten voor tijdregistratiesoftware
  • SaaS is over het algemeen gebaseerd op abonnementen, maar de prijs kan gebaseerd zijn op gebruikers, gebruik, niveaus of een combinatie hiervan
  • SaaS-contracten kunnen complex zijn; een gegevensleverancier kan bijvoorbeeld de gebruikslimieten definiëren in technische termen die onbekend zijn voor inkoopteams
  • SaaS-onderhandelingen moeten mogelijk maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks plaatsvinden, wat inkoopteams scherp houdt

Bedrijven hebben daarom een aangepaste inkoopstrategie die operationele uitdagingen overwint, kosten bespaart en de procesefficiëntie bij SaaS-inkoop verbetert. Dit is hoe.

Het SaaS-inkoopproces

Bij het kiezen van het juiste SaaS-product gaat het niet alleen om het kiezen van een oplossing. Het gaat erom ervoor te zorgen dat de juiste SaaS-oplossing wordt gekocht tegen de juiste prijs, voor de juiste mensen, met de juiste contractvoorwaarden.

Om dit te bereiken heb je een grondig SaaS inkoopproces . Het helpt ook om een software voor inkoopbeheer op een tool als ClickUp, voor volledige zichtbaarheid en controle. Laten we eens kijken hoe.

1. Bedrijfsbehoeften identificeren

Voordat je gaat shoppen voor SaaS-tools, moet je vaststellen wat je nodig hebt. Hier zijn een aantal vragen die je aan je teams kunt stellen.

**Wat heb je nodig?

Wat is het product dat je zoekt? Het kan bijvoorbeeld een SaaS-oplossing zijn voor projectbeheer, gegevensindexering, salarisbeheer, enz. Vergeet niet om dit duidelijk te definiëren.

Je zou een tool bijvoorbeeld taakbeheersoftware kunnen noemen, terwijl de leverancier misschien de voorkeur geeft aan virtuele werkruimte. Als je het verschil weet, helpt dat bij de desambiguatie.

**Welke functies zijn belangrijk voor u?

Niet alle projectmanagementtools zijn gelijk. Om er een te kiezen die geschikt is voor jou, moet je alle functies opnoemen die je nodig hebt. Dit kunnen zijn:

  • Taakbeheer
  • Tijd bijhouden
  • Toegangscontrole
  • Offline beschikbaarheid, enz.

Als je een lijst maakt, zorg er dan ook voor dat je deze een prioriteit geeft.

Waarvoor heb je de tool nodig?

Sommige tools, zoals projectbeheer, kunnen doorlopend zijn. Andere tools, zoals een tool voor het indexeren van gegevens, kunnen specifiek zijn voor een van de projecten die je implementeert. Weten hoe lang je de SaaS-oplossing nodig hebt en met welk doel, helpt bij het stroomlijnen van beslissingen.

Wie zijn de gebruikers?

Weten welk team de software gaat gebruiken helpt ook bij het bedenken van de functies die je nodig hebt. Als het bijvoorbeeld een tool is voor het verkoopteam, dan is een mobiele app noodzakelijk. Financiële teams hebben misschien een spreadsheet nodig.

Vraag je dus af wie het gaat gebruiken. Tel ook het aantal licenties dat je nodig hebt, dat kan later een belangrijke onderhandelingshefboom zijn.

**Welke doelen wil je bereiken met deze tool?

Hoewel het pijnpunt dat wordt aangepakt misschien eenvoudig is, moet elke tool die je koopt een zakelijk doel hebben. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld een customer relationship management tool nodig (CRM) SaaS systeem om klantinteracties beter bij te houden en processen te stroomlijnen.

De doelen kunnen dus worden gedefinieerd in termen van:

  • Nauwkeurigheid van verkoopvoorspellingen
  • Toename in klantenwerving of klantenbinding
  • Verbetering van de effectiviteit van marketingcampagnes

Afhankelijk van de tool die je koopt, bepaal je je doelen. Leg al deze informatie vast en documenteer ze. ClickUp Formulieren is een geweldig hulpmiddel om een gestandaardiseerde vragenlijst te gebruiken voor het verzamelen van alle informatie die u nodig hebt.

ClickUp Formulieren

Maak gestandaardiseerde vragenlijsten met ClickUp Forms

Telkens wanneer iemand software nodig heeft, kan het inkoopteam eenvoudig de vragenlijst versturen en alle gegevens op één plek krijgen.

Zodra u de voorlopige informatie hebt, documenteert u deze op ClickUp Documenten en deel het met alle belanghebbenden. U kunt ook interviews houden om meer kwalitatieve gegevens toe te voegen.

ClickUp Inkoopsjabloon

Volledig aanpasbare inkoopsjabloon van ClickUp

Als u voor het eerst SaaS inkoopt, kunt u eenvoudiger en sneller aan de slag met ClickUp's Inkoopsjabloon . Met deze volledig aanpasbare sjabloon kunt u uw inkoop projectmatig beheren, traceren, controleren en gegevensgestuurde beslissingen nemen. Zelfs na de implementatie kunt u deze sjabloon gebruiken om relaties met leveranciers bij te houden! Deze sjabloon downloaden

2. Opties onderzoeken en vergelijken

De B2B SaaS bedrijfssoftware de markt is overvol. Er zijn tientallen, zo niet honderden tools voor elke categorie. Elk van hen gebruikt verschillende SaaS-marketingstrategieën om klanten aan te trekken en te behouden. Het is dus van cruciaal belang om de opties te onderzoeken en te vergelijken.

  • Maak een lijst van 3-5 tools: Maak op basis van uw eigen internetonderzoek een shortlist van de 3-5 beste tools die aan uw behoeften voldoen
  • Vergelijk: Maak een tabel met alle tools op de shortlistSaaS-tools als rijen en parameters als kolommen om effectief te vergelijken
  • Organiseer: Sorteer ze op basis van de parameters die voor jou het belangrijkst zijn

Als u ClickUp gebruikt om uw inkoopproces te beheren, kunt u de tabelweergave gebruiken om gegevens automatisch te organiseren en te sorteren op de manier die u nodig hebt.

U kunt ook aangepaste velden gebruiken om uw vergelijking precies zo te presenteren als u wilt.

Clickup tabel

Organiseer gegevens op een eenvoudige en gemakkelijk leesbare manier met de tabelweergave van ClickUp

3. Voorstellen aanvragen

Nu je weet welke tools je goed vindt, is het tijd om voorstellen uit te nodigen en deze te evalueren.

Richt u tot de leveranciers met een duidelijk verzoek om een voorstel (RFP) waarin uw eisen en verwachtingen worden beschreven. ClickUp's sjabloon voor projectaanvragen en goedkeuring fungeert als het perfecte startpunt.

In dit stadium moet u ervoor zorgen dat de voorstellen vergelijkbaar zijn. Elke leverancier kan een andere term hebben voor een soortgelijke functie, wat het moeilijk maakt om te vergelijken. Zorg dus voor standaardisatie aan jouw kant.

  • Neem de lijst met functies op die je in de tool wilt hebben (in jouw nomenclatuur) en vraag hen om de functies te controleren die van toepassing zijn
  • Vraag naar de prijzen voor uw voorwaarden - in uw valuta, gebaseerd op uw verwachte gebruik, enz.
  • Vraag om demo's en proefperiodes zodat je team de tool zelf kan ervaren
  • Noem een deadline waarbinnen alle SaaS-verkopers op de shortlist hun voorstel moeten indienen
  • Indien mogelijk, nodig hen uit om een vragenlijst in te vullen zoals ClickUp Forms om automatisch gegevens vast te leggen op een vergelijkbare tabel

4. Voorstellen evalueren

Voordat u begint met het evalueren van voorstellen, controleer ze op volledigheid en afstemming op uw bedrijfsbehoeften. Als er aspecten ontbreken, zoals hun beveiligingsnormen of beëindigingsbeleid, vraag er dan naar.

Vergelijk met al deze gegevens op het volgende.

Totale eigendomskosten (TCO): Prijs per gebruiker is geen goede maatstaf omdat het je niet laat zien hoeveel je alles bij elkaar zult betalen. Bereken dus de kosten van de tool, de implementatie, het inwerken, het onderhoud, enz. Vergelijk de totalen.

Waar voor je geld: De tool met de laagste TCO hoeft niet de beste te zijn. Zorg er dus voor dat de TCO de beste waarde biedt in termen van functies, klantenondersteuning, enz.

Aanpassing: De meeste SaaS-tools zijn bedoeld om out of the box te worden gebruikt. Als je echter aanpassingen nodig hebt, controleer dan of dat mogelijk is.

Gebruikerservaring: Dit is veel belangrijker dan inkoopteams zich realiseren. Een slechte UX heeft invloed op de adoptie, het gebruik en uiteindelijk op het rendement van je investering. Zorg ervoor dat je een kleine groep pilotgebruikers hebt die feedback kunnen geven over de UX van het product.

Klantenondersteuning: De meeste SaaS-tools verwachten dat gebruikers zichzelf helpen op basis van gebruikershandleidingen en kennisbanken. Als dit niet genoeg voor je is, onderzoek dan welke opties voor klantenondersteuning je van elke leverancier krijgt. Evalueer of het de moeite waard is om extra te betalen voor extra ondersteuning.

5. Onderhandelen over voorwaarden

Kies op basis van stap 4 uw beste leverancier en onderhandel over voorwaarden die uw belangen beschermen. Breng alles ter sprake wat voor u belangrijk is, zoals prijzen, serviceniveaus, ondersteuning, annuleringsvoorwaarden, enz. en onderhandel over de voorwaarden.

Weet wat de niet-onderhandelbare punten zijn. Industrieën zoals de financiële sector of de gezondheidszorg hebben bijvoorbeeld strikte beveiligingscontroles nodig. Als je leverancier dit niveau van naleving niet kan bieden, is het tijd om naar de tweede voorkeur op je lijst te gaan.

Als je het eens bent over de voorwaarden, teken dan het contract en ga aan de slag.

6. De software implementeren

Wanneer je SaaS voor bedrijven implementeert, moet je dit grondig doen en rekening houden met een aantal factoren. Werk nauw samen met de leverancier om de software binnen je organisatie te implementeren. Focus op de effectiviteit van het volgende:

  • Het opzetten van de software aangepast aan de behoeften van jouw organisatie
  • Onboarding proces voor nieuwe gebruikers
  • Offboardingproces voor medewerkers die de organisatie/het team verlaten
  • Training voor gebruikers
  • Integratie met bestaande systemen
  • Beperkingen op gebruik/functies/toegang, enz. zoals vereist door uw organisatie
  • Escalatiematrix voor problemen en klachten

7. Gebruik monitoren

Het werk van Procurement zit er niet op als de software eenmaal is geïmplementeerd. Sterker nog, om ervoor te zorgen dat de teams optimaal gebruik maken van de tools die ze tot hun beschikking hebben, moet je het gebruik en het sentiment blijven monitoren met SaaS-analysetools .

  • Controleren of gebruikers de software gebruiken zoals bedoeld
  • Meet de impact op besparingen, efficiëntie, prestaties, enz.
  • Klachten/problemen monitoren die op de tool worden gemeld
  • Voer enquêtes uit naar de gebruikerssentiment om te begrijpen of de teams de tool prettig vinden

Ga af en toe met de teams om de tafel zitten en voer een kwalitatieve analyse uit om het gebruik beter te begrijpen.

ClickUp Dashboard

ClickUp Dashboard voor het bijhouden van SaaS-analyses

Tijdens het implementeren van dit proces zult u waarschijnlijk bepaalde uitdagingen tegenkomen en fouten maken. Laten we eens kijken hoe je dat kunt voorkomen.

Fouten die je moet vermijden bij SaaS-aankopen

Voor inkoopteams die gewend zijn om op de traditionele manier software in te kopen, kan SaaS-inkoop nieuw zijn. Als gevolg daarvan kun je te maken krijgen met inkoopuitdagingen en het maken van basisfouten die gemakkelijk kunnen worden vermeden.

Hier zijn de meest voorkomende SaaS-inkoopfouten.

Het negeren van verborgen kosten: De prijs op de website is vaak niet de totale prijs. Het contract kan kosten bevatten voor integratie, gegevensmigratie, premium ondersteuning, enz. die de totale eigendomskosten kunnen opdrijven. Als u deze kosten negeert, kunnen uw uitgaven oplopen.

Het verwerpen van ROI-berekeningen: Elke uitgave moet een zakelijk resultaat laten zien. Het niet maken van ROI-berekeningen over directe voordelen zoals omzetgroei of kostenbesparingen, maar ook indirecte voordelen zoals medewerkers die zich gewaardeerd voelen, kan leiden tot koperswroeging.

Geïsoleerde aankopen doen: SaaS-oplossingen kopen zonder na te denken over hoe ze integreren met je bestaande systemen is een andere grote fout. Een geïsoleerde aankoop is misschien niet compatibel met andere tools die uw bedrijf gebruikt, wat leidt tot inefficiëntie en extra kosten om deze gaten te overbruggen.

Overzicht van schaalbaarheid: Een kortetermijnvisie op SaaS-aankopen leidt tot knelpunten als je bedrijf groeit. Als je de schaalbaarheid over het hoofd ziet, kun je toenemende werklasten en extra gebruikers niet aan zonder dat er een complete revisie nodig is.

Het onderschatten van het belang van leveranciersondersteuning: Het is makkelijk om te denken dat moderne tools gebruiksvriendelijk zijn en dat je daarom geen klantenondersteuning nodig hebt. Het is echter wel nodig voor het oplossen van technische problemen, hulp bij updates en toekomstige integraties. Onderschat niet dat je iemand moet bellen als je problemen hebt.

Beveiligingsbeoordelingen overslaan: Vertrouwen op de leverancier om voor de beveiliging te zorgen kan een enorme vergissing zijn. In een tijdperk waarin datalekken aan de orde van de dag zijn, ben jij net zo goed verantwoordelijk voor de beveiligingsbeoordeling van de SaaS-leverancier.

Het besluitvormingsproces overhaasten: Tot slot kan het overhaasten van het SaaS-aankoopproces leiden tot slechte beslissingen. Kiezen voor de eerste tool die je ziet, kan leiden tot herhaaldelijke ontevredenheid op de lange termijn.

Je kunt deze fouten vermijden door een aantal best practices voor SaaS-inkoop te volgen. Laten we eens kijken.

Best practices in SaaS-inkoop

Om fouten, vertragingen, kostenoverschrijdingen en inefficiënties te voorkomen, zijn hier de best practices die je moet volgen bij het aanschaffen van SaaS-oplossingen.

Benchmark prijs

Vergelijk de prijs op twee fronten. Het ene is hoe uw gekozen product zich verhoudt tot andere software in de categorie. Als u bijvoorbeeld Asana hebt gekozen als uw projectbeheertool, vergelijkt u de prijzen met SaaS-voorbeelden zoals Jira, Zoho Projects en ClickUp.

Vergelijk vervolgens met wat soortgelijke bedrijven als het uwe betalen voor de tool van uw keuze. Deze informatie is mogelijk niet openbaar beschikbaar, dus het helpt om vrienden en collega's privé te vragen om de pols van de markt te voelen.

Voer juridische en veiligheidsbeoordelingen uit

Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw SaaS-tool voldoet aan alle wetten en regels die op u van toepassing zijn, niet alleen in het heden, maar ook in de toekomst. Voer grondige evaluaties uit van het juridische en veiligheidsbeleid van de leverancier.

Voer ook periodieke controles uit om ervoor te zorgen dat ze up-to-date zijn.

Gebruik een SaaS-beheersoftware

Als je eenmaal een tool hebt aangeschaft, zet dan een systeem op om het goed te beheren. A SaaS-beheersoftware :

  • Biedt inzicht in SaaS-abonnementen en softwaregebruik
  • Centraliseert het beheer van licenties
  • Automatiseert het bijhouden van uitgaven, inclusief add-ons of premium serviceniveaus
  • Stroomlijnt onboarding en offboarding

Verlengingsdata bijhouden

De meeste SaaS-contracten worden automatisch verlengd, wat tot onnodige kosten kan leiden. Het bijhouden van verlengingsdata en het instellen van automatische herinneringen zorgt ervoor dat u:

  • Verlenging van licenties voorkomt voor werknemers die de organisatie hebben verlaten
  • Ruimte creëert voor heronderhandeling
  • Opnieuw evalueert of het product echt werkt
  • Feedback geeft aan de verkoper over uw behoeften

Contractgegevens beheren

Net als verlengingsdata zijn contractgegevens, zoals de looptijd van de overeenkomst, verantwoordelijkheden van beide partijen, SLA's (Service Level Agreements), boetes, verlengingsverplichtingen, enz. ook belangrijk om te bewaken.

Een goed SaaS-inkoopplatform kan hierbij helpen. Een georganiseerde en toegankelijke tool hebben om inkoopcontracten helpt bij naleving, audits en onderhandelingen over verlenging.

Prestaties van leveranciers evalueren

Plan periodieke evaluaties van de prestaties van leveranciers. Beoordelen:

  • Naleving van SLA's door verkoper
  • Responsiviteit en tevredenheid van de service
  • Bedrijfsresultaten en ROI van de software
  • Optimalisaties en voortdurende verbeteringen

Het helpt ook om een oogje in het zeil te houden voor andere tools op de markt en de prestaties van je huidige leverancier daarmee te vergelijken.

Implementeer een standaard SaaS aankoopproces

Als je dit proces een keer hebt doorlopen, weet je hoe het moet. Implementeer op basis van je ervaringen en lessen een strategisch SaaS-inkoopproces.

Een typisch SaaS-inkoopproces omvat stappen en kaders voor het verzamelen van vereisten, evaluatie van leveranciers, goedkeuring door belanghebbenden, evaluatie na implementatie en de nodige SaaS-inkoopsoftware.

Haal het beste uit uw SaaS-inkoop met ClickUp

De verandering van traditionele software-inkoop naar SaaS-inkoop is dramatisch. Teams die getraind zijn in het traditionele paradigma zijn gedwongen om op korte termijn nieuwe trucs te leren.

Om die transformatie te vergemakkelijken en het proces naadloos te laten verlopen, hebt u de beste SaaS-inkoopoplossingen nodig. ClickUp's uitgebreide projectmanagementplatform is ontworpen om aanpasbaar te zijn aan elk proces dat u nodig hebt, inclusief SaaS-inkoop.

Beheer taken, volg de voortgang en blijf georganiseerd met de SaaS-inkoopoplossingen van ClickUp. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .