Lopen je deals vast, zelfs met een solide inkoopplan? Komen leveranciers hun afspraken niet na of komen ze hun beloofde kwantumkortingen niet na?
Dergelijke vaak voorkomende wegversperringen kunnen alle moeite die je hebt gedaan om de inkoop te stroomlijnen ondermijnen. Zelfs als u uren besteedt aan het beheren van offertes bij het beheren van offertes, kostenvergelijkingen en inkooporders zien we vaak een cruciaal detail over het hoofd: het Inkoopcontract - ongetwijfeld het meest vitale onderdeel van het proces.
Leveranciers kunnen gemakkelijk terugkomen op gesproken beloften, maar met een inkoopcontract moeten ze zich aan hun afspraken houden.
Laten we de details, voordelen en soorten van inkoopcontracten met u doornemen om uw dealmaking te verbeteren en de voordelen te maximaliseren! Maak ook kennis met het ClickUp platform: het stroomlijnt contractbeheer met automatische verlengingen voor een probleemloze ervaring.
Wat is een inkoopcontract?
Een inkoopcontract is een juridisch bindende overeenkomst tussen een koper en een verkoper, waarin de voorwaarden voor het verwerven van goederen, diensten of werken zijn vastgelegd. Deze contractuele regeling dient als raamwerk voor de gehele aanbestedingsprocedure inkoopproces met productspecificaties, hoeveelheden, prijzen, leveringsschema's, betalingsvoorwaarden en andere relevante voorwaarden die door beide partijen zijn overeengekomen.
Zie het als een blanco vel waarop je de belangrijkste punten van je overeenkomst met de verkoper opschrijft, zoals de kwaliteit van het materiaal, leveringsdata, kosten en meer. Zodra beide partijen het contract hebben ondertekend, zijn verkopers wettelijk verplicht om hun beloften na te komen.
Het inkoopcontract werkt twee kanten op: het bindt jou, de koper, ook wettelijk aan het ontvangen van de levering en het betalen van de rekening voor de goederen of diensten projectkosten . Het inkoopcontract voorkomt giswerk, ruimt twijfels aan beide kanten uit de weg en bevordert een solide samenwerking tussen beide partijen klant-leverancierrelatie . Het maakt het leven ook gemakkelijker voor het inkoopteam door gedoe op het laatste moment of mislukte toezeggingen te voorkomen.
Voordelen van het gebruik van inkoopcontracten
Inkoopcontracten bieden voordelen op lange termijn. Dit is waarom we je sterk aanraden ze te gebruiken:
1. Duidelijkheid en zekerheid
In een wereld vol geopolitieke verschuivingen, beleidsveranderingen en marktdynamiek moeten bedrijven alles aangrijpen om de onzekerheid te verminderen.
Inkoopcontracten kunnen helpen om uw bedrijfsactiviteiten met duidelijkheid te sturen. Een solide contract biedt duidelijke voorwaarden, voorkomt misverstanden en bespaart tijd en geld voor alle betrokkenen.
2. Bescherming tegen potentiële risico's
Een inkoopcontract kan u beschermen tegen onzekerheden in de markt, zoals koersschommelingen, door goederen te leveren tegen een vooraf bepaalde prijs.
Contracten stellen kopers en verkopers in staat om samen te werken vanuit een vertrouwenspositie. Ze beschermen de belangen van beide partijen en helpen hen vol vertrouwen samen te werken. Door alle voorwaarden en bepalingen van de overeenkomst duidelijk vast te leggen, helpen ze bedrijven om onnodige risico's te vermijden.
3. Verschaft bedrijfsinformatie
Door alle overeengekomen details op te sommen - prijs, materiaalkwaliteit, serviceparameters, data, enz. - zorgen inkoop- of aanbestedingscontracten voor transparantie en helpen ze bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
Denk bijvoorbeeld aan langetermijncontracten met leveranciers. Ze verzekeren toekomstige inkoopprijzen. Dit stelt je in staat om toekomstige uitgaven te voorspellen, nauwkeurigere prijzen op te stellen en te beoordelen of je voldoende waar voor je geld krijgt van de leverancier.
3 soorten inkoopcontracten
Er zijn verschillende leveranciersovereenkomsten die passen bij hoeveel risico je bereid bent te nemen, de doelen van je bedrijf, enz.
Inkoopcontracten kunnen worden onderverdeeld in drie soorten. Laten we ze eens in detail bekijken
1. Contract met vaste prijs
Zoals de naam al doet vermoeden, wordt bij een vaste-prijscontract een vaste prijs vastgesteld voor de contractueel overeengekomen goederen of diensten.
Een dergelijk contract wordt ook wel een lumpsumcontract genoemd. Het bepaalt de prijs van de koper voor het aangeschafte materiaal of de aangeschafte diensten, ongeacht marktschommelingen of andere factoren. Het kan het ideale contracttype zijn voor essentiële benodigdheden die nodig zijn voor je zakelijke werking . Deze contracten zijn op twee manieren voordelig:
- Ten eerste vermindert het alle kansen op kostenoverschrijdingen, omdat je de exacte prijs weet die je voor een specifieke hoeveelheid moet betalen
- Ten tweede helpt het de verkoper om zijn inkomsten nauwkeurig in te schatten, zolang hij de gecontracteerde producten in de verwachte hoeveelheid kan leveren
Het enige dat je moet onthouden is dat je de kwaliteit regelmatig moet beoordelen, vooral tijdens marktprijsschommelingen. Contracten met een vaste prijs kunnen verder worden onderverdeeld in drie categorieën. Deze omvatten:
Vaste prijs
Dit meest eenvoudige contract zorgt ervoor dat de leverancier zich houdt aan het vooraf vastgestelde tarief en de voorwaarden. Om het beter te begrijpen, kun je denken aan hoe overheidscontracten werken.
Zij stellen de prijs voor het uiteindelijke project van tevoren vast.
Vaste prijs en aanmoedigingspremie (FPIF)
Deze regeling is een vorm van nivellering waarbij je de verkoper een incentive geeft als hij de gebruikelijke verwachtingen overtreft.
Het is een op beloning gebaseerd systeem met een vaste prijs voor de geleverde diensten, maar een vooraf vastgestelde stimulans wanneer de leverancier beter presteert. Deze contractvorm werkt in het voordeel van de leverancier en wordt meestal gebruikt als de goederen in kwestie schaars zijn.
Vaste prijs met economische prijsaanpassing (FPEPA)
Een contract met een vaste prijs en economische prijsaanpassing legt de omvang van het werk en de te betalen prijs vast, maar met een voorziening voor marktprijswijzigingen en inflatie. Dit betekent dat de uiteindelijke prijs kan worden aangepast als de productiekosten stijgen door factoren waar de leverancier geen invloed op heeft.
Het is het meest gebruikte contract voor meerjarige overeenkomsten waarbij de leverancier een buffer nodig heeft voor onvoorziene marktomstandigheden. Het wordt ook vaak gebruikt als kopers hun voorraad willen veiligstellen voor een product waar ze verwachten in de loop der jaren vraag naar te hebben.
2. Contracten op basis van kostprijs
In een contract op basis van terugbetaalde kosten verbindt de verkoper zich ertoe de kosten voor de ontwikkeling, productie en levering van het product te dekken, met dien verstande dat de koper deze kosten terugbetaalt na de succesvolle voltooiing van het contract.
Hoewel er ruimte is voor wijzigingen, komen de koper en verkoper een potentieel budget overeen en stellen ze de maximaal toegestane prijs vast. De verschillende soorten kostenvergoedingscontracten omvatten:
Kostprijs plus vaste prijs (CPFF)
Zijn projectleveranciers terughoudend vanwege het vermeende risico? Geen probleem - dek gewoon al hun risico's af.
Bij dit soort contract krijgt de verkoper betaling voor al zijn kosten plus een vast bedrag, zodat hij verzekerd is van alle risico's of betalingsonzekerheden. Het vaste bedrag kan een percentage van de totale prijs zijn.
Als de verkoper niet aan de voorwaarden van het contract kan voldoen, kan hij volgens dit contract ook aansprakelijk worden gesteld om bepaalde kosten te dragen.
Cost plus incentive fee (CPIF)
Dit contract gaat verder dan het vorige en omvat vaste kosten, dekt risico's aan de kant van de koper en voorziet in een aanmoedigingssysteem op basis van de prestaties van de verkoper.
De stimulans is hier afhankelijk van hoeveel de prestaties van de verkoper u kunnen besparen. Het is allemaal vooraf bepaald in het contract, dus je hoeft niet te stressen over fluctuerende bedragen.
Als de verkoper niet kan voldoen aan de contractvoorwaarden, dan moeten de kosten van het mislukte project worden gedeeld tussen de koper en de verkoper.
Kosten plus gunningsvergoeding (CPAF)
Bij dit soort contract betaalt de koper de verkoper de productiekosten plus een extra gunningsvergoeding. De vergoeding kan zo hoog of laag zijn als de koper beslist.
Kosten plus kostenpercentage (CPPC)
Bij dit laatste type contract, waarbij de kosten worden vergoed, krijgt de verkoper de volledige kosten vergoed plus een percentage van de kosten als winst.
Dit moedigt de verkoper aan om meer te verkopen om zijn winstpercentage te verhogen. Houd hun service en kwaliteit in de gaten voor optimale resultaten.
3. Tijd- en materiaalcontract
Als je nog steeds twijfelt tussen een contract met vaste kosten of een contract met kostenvergoeding, en je wilt van beide voordelen genieten, dan kun je een tijd- en materiaalcontract overwegen.
Het combineert het beste van twee werelden - contracten met een vaste prijs en contracten met een terugbetalingsprijs - om je een ideale oplossing te bieden. Bij dergelijke contracten stemt de koper ermee in om de verkoper te betalen voor de tijd en het materiaal die in een dienst of product zijn geïnvesteerd. Om de kosten onder controle te houden, wordt in het contract een vast tarief voor materiaal en arbeid vastgelegd en een maximum aan de hoeveelheid tijd en materiaal die mag worden besteed. Dit is de beste manier voor projecten waarbij je de omvang of de vereisten niet precies kunt bepalen.
Een tijd- en materiaalcontract geeft verkopers en kopers gemoedsrust door de risico's aan beide kanten gelijk te verdelen.
Als je voor dit contract kiest, stel dan een bovengrens in om jezelf te beschermen tegen mogelijke overschrijdingen.
Het proces van inkoopcontracten: Een gedetailleerd overzicht
Nu je de verschillende inkoopcontracten kent, kun je met een gerust hart de beste keuze voor jouw behoeften maken. Hier vindt u een gedetailleerd overzicht van het inkoopproces om u op weg te helpen.
Stap 1: Bepaal de omvang van het werk
De eerste stap is in feite niet aan u. Ze komt van de aanbestedende dienst. Deze komt van de projectmanagement team dat een bedrijfsbehoefte identificeert en je een aankoopaanvraag stuurt.
Voordat je het inkoopteam inschakelt, moet de aanvrager het werkterrein en de vereisten voor goederen en diensten grondig evalueren. Na ontvangst van de aanvraag bekijk je de behoeften en productspecificaties van het team.
2. Vraag offertes aan bij leveranciers
Nadat u de reikwijdte van de taak hebt begrepen, vraagt u potentiële leveranciers om offertes. Als de vereisten vergelijkbaar zijn met iets dat eerder is ingekocht, kunt u gewoon contact opnemen met uw vorige leveranciers en om een offerte vragen .
Vraag potentiële leveranciers voor nieuwe eisen echter om een plan van aanpak en doe in plaats daarvan een aanvraag voor een voorstel.
3. Selecteer een voorstel voor een leverancier
Nu u alle voorstellen en offertes van leveranciers tot uw beschikking hebt, kunt u de leverancier kiezen die het beste bij uw vereisten past.
Als u de voorstellen bekijkt, let dan op de voorstellen die nauw aansluiten bij uw bedrijfsbehoeften en die de meeste waarde voor uw investering bieden. Zoek naar een balans tussen effectief voldoen aan uw behoeften en het bieden van kosteneffectieve oplossingen. Dit zorgt ervoor dat je je bedrijfsdoelen haalt en het meeste uit je financiële middelen haalt.
4. Een inkoopcontract opstellen
Nu u uw verkoper hebt gekozen, kunnen we beginnen met de cruciale stap die we hebben besproken: het opstellen van een contract.
Voor standaardcontracten gebruikt u contractsjablonen en vul je gegevens in. Als het echter om een uniek geval gaat, moet je misschien een contract vanaf nul opstellen en advies inwinnen bij de juridische afdeling.
5. Het contract goedkeuren
Nadat het contract is opgesteld, ondergaat het nog een controle door de aankoopafdeling voordat het naar de verkoper wordt gestuurd.
Eventuele onderhandelingen over de contractvoorwaarden vinden in dit stadium plaats en zodra beide partijen het eens zijn, ondertekenen ze het contract. Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en dat de overeengekomen voorwaarden officieel worden vastgelegd in het ondertekende contract.
6. Dien het contract in
Zodra beide partijen het contract hebben opgesteld en ondertekend, slaat u het op in een speciaal archief. Als u dit doet, hebt u gemakkelijk toegang tot het contract en kunt u er gemakkelijk naar verwijzen als er in de toekomst problemen of geschillen ontstaan.
Door alle contracten op één plek te bewaren, zijn ze gemakkelijk terug te vinden en wordt een volledig dossier bijgehouden voor toekomstig gebruik.
7. Ga verder met het inkoopproces
Nu alles geregeld is, is het tijd om de goederen te bestellen met behulp van een inkooporder.
Zodra de gecontracteerde producten of diensten zijn geleverd, controleer je of ze overeenkomen met de contractspecificaties. Je kunt de inkooporder, de leveringsbon en de factuur van de leverancier vergelijken.
Als alles klopt, geef dan de betaling vrij binnen de afgesproken termijn. Deze laatste stap zorgt ervoor dat het hele inkoopproces, van het plaatsen van de bestelling tot de betaling, is voltooid en verloopt volgens de voorwaarden die je bent overeengekomen.
8. Contractsluiting
Nadat aan alle contractvoorwaarden is voldaan, is het tijd om contractbeëindiging te overwegen.
Als de diensten van de verkoper bevredigend zijn gebleken, kunt u ze in uw administratie bewaren en zo de basis leggen voor een langdurige en betrouwbare zakenrelatie.
Op deze manier behoudt u succesvolle samenwerkingen, wat bijdraagt aan de stabiliteit en efficiëntie van uw inkoopprocessen op de lange termijn.
Inkoopcontracten implementeren
Inkoopcontracten effectief beheren lijkt misschien een hele opgave, maar met de juiste tool voor inkoopbeheer kun je er doorheen komen.
ClickUp rust u uit met alle tools die u nodig hebt om van start te gaan. Hier zijn een paar manieren waarop ClickUp uw inkoopprocessen soepeler en overzichtelijker kan maken.
Contractbeheer
Gebruik ClickUp's sjabloon voor contractbeheer om het beheer van inkoopcontracten te stroomlijnen.
Met zijn hulp kunt u al uw inkoopcontracten in elke fase controleren en beheren, van ontwikkeling tot goedkeuring en uiteindelijke indiening. U hoeft zich geen extra hulpmiddelen om het inkoopproces te volgen; het kan allemaal gebeuren binnen ClickUp.
Naadloos al uw contracten bijhouden in elke fase, van ontwikkeling, goedkeuring tot indiening!
Sjablonen voor inkoop bij ClickUp ClickUp's inkoopsjabloon is een one-stop oplossing voor al uw inkoopbehoeften. Het helpt u processen te standaardiseren, zorgt voor transparantie en vereenvoudigt het beheer.
Beheer uw inkoopprocessen eenvoudig met aangepaste statussen en aangepaste velden. Volg inkoopactiviteiten met prioriteitslabels, taken, verantwoordelijken en tags. Gebruik statusupdates om belanghebbenden automatisch op de hoogte te houden van de voortgang.
Volg taken in de lijstweergave; analyseer leveranciersrelaties met de leverancierslaagweergave; creëer gestandaardiseerde processen met de inkoopstandaardwerkproceduresweergave; bewaak tijdlijnen met de kalenderweergave.
Met ClickUp kunt u de dagelijkse kalendercontroles achterwege laten omdat het u tijdig meldingen stuurt. Deze functie zorgt ervoor dat u op de hoogte blijft van uw taken en deadlines zonder dat u deze voortdurend handmatig hoeft te controleren, waardoor uw workflow wordt gestroomlijnd en de efficiëntie van uw inkoopproces toeneemt.
Navigeer het hele inkoopproces effectief door middel van tabellen, lijsten en documenten voor verschillende doeleinden met behulp van het ClickUp Inkoopsjabloon
ClickUp Taken
Voel je je overweldigd door het gegoochel met meerdere processen en inkoopcontracten tegelijk? ClickUp Taken verlicht uw last door het gemakkelijker te maken om dingen gedaan te krijgen. Met Taken kunt u uw processen opdelen in beheersbare stappen en subtaken en deze toewijzen aan verschillende eigenaren.
Maak Checklists om al uw to-do-items bij te houden en taken op prioriteit te ordenen. ClickUp vereenvoudigt ook de samenwerking met uw team bij verschillende taken met threads voor opmerkingen, deelbare schermopnames en het delen van bestanden. Deze efficiëntieboost verhoogt de productiviteit, zodat u meer kunt bereiken.
plan, organiseer en werk samen aan elk project met taakbeheer dat aan elke behoefte kan worden aangepast._
ClickUp Automatiseringen
ClickUp Automations zorgt voor een revolutie op het gebied van inkoopcontractprocessen door automatisch terugkerende taken te activeren, zoals contractverlengingen.
Deze functie zorgt voor een tijdig en naadloos beheer van inkoopcontracten zonder de noodzaak voor handmatige tussenkomst.
herhaalde taken automatiseren met ClickUp AI_
Vereenvoudig uw inkoopcontracten met ClickUp
Nu u bekend bent met de drie soorten inkoopcontracten en hun verschillende kenmerken, kunt u uw inkoopstrategie met vertrouwen plannen.
ClickUp's inkoopsjablonen, contractbeheer en taakbeheer functies kunnen u helpen efficiënte en effectieve inkoopworkflows op te bouwen. Aanmelden bij ClickUp vandaag nog en maak van inkoopcontractbeheer een fluitje van een cent