Het beheren van inkoopprocessen vereist het aanpakken van lastige toeleveringsketens, het omgaan met leveranciers, het volgen van regels en het jongleren met wereldwijde inkoop, wat geen gemakkelijke Taak is!
Effectieve communicatie en transparantie zijn cruciaal bij het optimaliseren van de prestaties van de toeleveringsketen.
De beste voorwaarden met uw leveranciers bedingen en de winst maximaliseren vereist een goed doordachte strategie. En natuurlijk is het hebben van de juiste inkooptools essentieel om voorop te lopen.
Bereid u voor op een aantal handige tips en een introductie tot het ClickUp inkoopplatform - uw tool om uw bedrijfsdoelstellingen te verbeteren. De oplossing zal u helpen uw hele proces te versnellen als nooit tevoren.
Wat is inkoop?
Inkoop verwijst naar het verwerven van goederen, diensten of werk van externe bronnen. Het is een proces dat uit meerdere stappen bestaat, waaronder sourcing, inkoop, onderhandeling en logistiek. Het doel is om de middelen veilig te stellen die nodig zijn om de activiteiten of projecten van uw organisatie te ondersteunen.
Inkoop is cruciaal voor het beheersen van de kosten, het waarborgen van de kwaliteit en het cultiveren van relaties met leveranciers om de strategische doelen van uw bedrijf te bereiken. Basisinkoop behandelt deze eerste stappen, maar het gevorderde niveau gaat dieper in op het analyseren van inkoopgegevens, het afhandelen van schikkingen en het opstellen van toekomstige inkoopabonnementen.
Uw inkoopstrategie kan bestaan uit het bestuderen van zakelijke vereisten, het bijhouden van ontvangsten en het bijwerken van betalingsvoorwaarden. Maar in de kern van het inkoopproces heeft elke inkoopafdeling hetzelfde doel: op tijd scherp geprijsde goederen krijgen en de waarde maximaliseren.
Tot de sleutel stappen bij inkoop behoren het herkennen van de vraag, het onderhandelen over en beheren van contracten, het verwerken van offertes, het verkrijgen van budgetgoedkeuring, facturatie en het bijhouden van de administratie. Hierover later meer.
Soorten inkoopprocessen
Om het inkoopproces beter te begrijpen, splitsen we het op in verschillende typen:
1. Direct inkoopproces
Directe inkoop betreft het verwerven van goederen, diensten of grondstoffen voor uw eindproduct. Het gaat om het inkopen van materialen die essentieel zijn voor het produceren of vervaardigen van de kernproducten of -diensten van uw bedrijf.
Directe inkoop is erop gericht om op efficiënte wijze kwaliteitsinputs te verkrijgen, te onderhandelen met leveranciers, contracten te beheren en te zorgen voor tijdige levering om de productiecyclus te ondersteunen.
Voor productiebedrijven gaat het om het verkrijgen van de grondstoffen en diensten die nodig zijn om het eindproduct te maken. Voor detailhandelaars gaat het om het kopen van producten van groothandelaars om die aan de eindklant te verkopen.
Dit type inkoop is cruciaal voor industrieën zoals productie, waar de kwaliteit en tijdige beschikbaarheid van materialen een aanzienlijke invloed hebben op het eindproduct.
2. Indirect inkoopproces
Indirecte inkoop is de aankoop van goederen en diensten die niet direct verband houden met de productie van het eindproduct. Het gaat om de aankoop van goederen en diensten die de algemene werking en functionaliteit van uw bedrijf ondersteunen, maar die geen deel uitmaken van het eindproduct.
Denk aan kantoorbenodigdheden, IT-hulp, marketingdiensten, adviesdiensten, onderhoud van faciliteiten en andere zaken die de organisatie draaiende houden - deze vallen onder indirecte inkoop.
Indirecte inkoop zorgt ervoor dat de nodige middelen voorhanden zijn om je interne operaties en bedrijfsactiviteiten te ondersteunen.
3. Strategisch inkoopproces
Strategisch inkopen is een proces waarbij een inkoopstrategie wordt ontwikkeld en uitgevoerd die is afgestemd op de algemene doelen en objectieven van uw organisatie. Het gaat verder dan de transactionele aspecten van het kopen van goederen en diensten en richt zich op het creëren van waarde op lange termijn voor de organisatie.
Het gaat om samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen het bedrijf om ervoor te zorgen dat de juiste kwaliteitsgoederen op het juiste moment worden ingekocht.
Bij strategisch inkopen bespreken we het beheren van relaties met leveranciers, het beoordelen van risico's, het analyseren van de markt en het samenwerken met sleutelstakeholders. Het doel? Kosten besparen, de efficiëntie verhogen en uw organisatie helpen succesvol te zijn door slimme beslissingen te nemen en solide, duurzame partnerschappen op te bouwen met leveranciers.
4. Operationeel inkoopproces
Operationele inkoop is het dagelijkse proces van het verkrijgen van goederen en diensten die nodig zijn voor de normale functie van uw organisatie. Het gaat om het uitvoeren van routinetaken zoals het aanvragen, bestellen en ontvangen van producten of diensten.
Bij operationele inkoop gaat het erom te voldoen aan onmiddellijke behoeften en alles soepel te laten verlopen door middel van transacties, tijdige levering en het aanhouden van de juiste voorraadniveaus.
Het gaat om taken zoals het verwerken van bestellingen, transactioneel leveranciersbeheer en het afhandelen van routinematige inkoopadministratie.
5. Tactisch inkoopproces
Bij dit inkoopproces voert het team specifieke acties en strategieën uit binnen het bredere inkoopproces. Het richt zich op het bereiken van doelen op korte tot middellange termijn met betrekking tot kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen en procesoptimalisatie.
Bij tactische inkoop selecteer je leveranciers, onderhandel je over contracten en implementeer je kostenbesparende maatregelen.
Het is een reactieve en meer transactiegerichte aanpak vergeleken met andere inkoopvormen. Dit is ook ideaal om tegemoet te komen aan de dringende behoeften van uw bedrijf.
Stappen in het inkoopproces
Elk bedrijf heeft zijn eigen manier om dingen te doen op het gebied van inkoop. Om het eenvoudig te houden, splitsen we het proces op in negen algemene stappen die universeel van toepassing zijn:
Stap 1: Stel uw behoeften vast
Identificeren wat u nodig hebt is een proces. Praat eerst met relevante belanghebbenden - eindgebruikers, afdelingshoofden en besluitvormers - om hun eisen en verwachtingen te begrijpen.
Voer vervolgens een grondige behoeftenbeoordeling uit door de huidige voorraadniveaus te analyseren, hiaten in de prestaties te evalueren of toekomstige doelen van de organisatie te overwegen.
Definieer duidelijk de specificaties en vereisten voor de goederen of diensten die je nodig hebt door details toe te voegen zoals kwantiteit, kwaliteitsnormen, technische specificaties, tijdlijnen voor levering en andere relevante criteria.
Evalueer en begrijp vervolgens uw budgetbeperkingen om realistische verwachtingen vast te stellen. Voer ten slotte een risicobeoordeling uit om mogelijke uitdagingen of risico's in verband met de inkoop te identificeren.
Documenteer al deze details in een formeel document dat als basis dient voor het maken van verzoeken om voorstellen (RFP's) of offertes (RFQ's) wanneer u communiceert met potentiële leveranciers.
Stap 2: Een inkoopaanvraag (PR) maken en indienen
Nadat u uw behoeften hebt geïdentificeerd, is het tijd om een aankoopaanvraag in te dienen.
Een inkoopaanvraag (PR), of een inkoopverzoek, is een formeel document of formulier dat binnen een organisatie wordt gebruikt om het inkoopproces te starten.
Een PR bevat cruciale details zoals een duidelijke beschrijving van de benodigde items of diensten, hoeveelheidsspecificaties, budgetinformatie, leveringsvereisten, leveranciersvoorkeuren en handtekeningen voor goedkeuring.
Zodra de inkoopaanvraag is goedgekeurd, wordt op basis hiervan een inkooporder afgegeven aan de gekozen leverancier. Dit document zorgt voor een soepele communicatie tussen afdelingen en stemt de inkoop af op de behoeften en het budget van je organisatie.
Stap 3: Selecteer uw leverancier(s)
Nu u de aankoopaanvraag hebt, is het tijd om op zoek te gaan naar leveranciers die kosteneffectieve diensten met maximale waarde aanbieden.
Na het maken van een shortlist van leveranciers, een offerte aanvragen van elk. Hoe gedetailleerder uw verzoek om informatie hoe gemakkelijker het is om verschillende prijzen en diensten te vergelijken en te analyseren.
Houd bij het kiezen van een leverancier rekening met factoren als prijs, service, kwaliteit, reputatie, snelheid en betrouwbaarheid. De ideale leverancier voldoet aan al deze criteria. Als je organisatie waarde hecht aan sociale verantwoordelijkheid, houd dan rekening met de milieu-inzet en ethiek van de leverancier.
Als je deze factoren analyseert, kom je uit bij de meest geschikte leveranciers en creëer je een supply chain management voor je inkoopbehoeften.
Stap 4: Onderhandelen voor de beste deal
Nu gaat het erom de beste deal te sluiten met de opties op de shortlist. Chat met verschillende leveranciers, kijk wat ze hebben en onderhandel om het beste product binnen uw budget te krijgen.
In deze stap kies je de uiteindelijke verkoper door middel van een concurrerend biedproces.
We raden je aan om ten minste drie leveranciers te selecteren en met hen te onderhandelen om de best mogelijke deal te sluiten. Nadat je met elke verkoper afzonderlijk hebt onderhandeld, is het tijd om hun aanbiedingen te vergelijken.
Beoordeel de beste deals die ze presenteren, neem even de tijd om na te denken, voer een grondige vergelijking uit en vraag een schriftelijke overeenkomst aan bij de geselecteerde leverancier zodra u uw keuze hebt gemaakt.
Deze stap maakt de toewijzing solider en voorkomt mogelijke misverstanden.
Stap 5: Initieer een bestelling (PO)
Zodra u de beste deal hebt, uw bestelling plaatsen .
Vul gewoon een bestelling in en stuur deze naar de leverancier. Houd het overzichtelijk en voorkom verwarring door tijdens de inkoop nauwkeurige gegevens te verstrekken.
Noem de afgesproken prijzen en specificaties, controleer alles dubbel en zet alles op papier. Deze zorgvuldige aanpak maakt de transactie soepeler en vermindert de kans op misverstanden.
Stap 6: De goederen ontvangen en inspecteren
Zodra u uw goederen ontvangt, is het moment van de waarheid aangebroken. Het is tijd om te controleren of de leverancier zijn beloften is nagekomen.
Inspecteer de goederen om de kwaliteit te beoordelen en eventuele fouten of gebreken op te sporen. Het is jouw kans om de bestelling te beoordelen en ervoor te zorgen dat de kwaliteit aan de normen van jouw bedrijf voldoet.
Je inspanningen bij het kiezen van een geschikte leverancier moeten zich uitbetalen in de kwaliteit van de geleverde benodigdheden.
Stap 7: Voer driewegafstemming uit
Na het controleren van de goederen is het tijd voor factuurverificatie voordat u de uiteindelijke betaling aan de leverancier doet.
Gebruik een drieweg matchingtechniek om de te betalen bedragen te controleren door de inkooporder, de orderontvangst en de factuur met elkaar te vergelijken. Zo komen eventuele discrepanties of onnauwkeurige facturering aan het licht.
Het belang van deze stap in de cyclus van inkoop komt voort uit de noodzaak om de betalingen dubbel te controleren op fouten of onjuiste toevoegingen. Het is een van je belangrijkste verantwoordelijkheden.
Stap 8: De factuur betalen
Het is tijd om uw leveranciers te belonen door hen het verschuldigde bedrag op tijd te betalen en hartelijke relaties voor de toekomst te verzegelen.
Net zoals een goede kwaliteit en een goedkope prijs de leverancier doen uitblinken boven vele anderen, zijn tijdige betalingen de basis van een aantrekkelijke koper. Als het drievoudige matchingsproces vlekkeloos verloopt, ga dan over tot goedkeuring van de factuur en betaling via de crediteurenadministratie.
Op tijd betalen is dus een van de belangrijkste factoren voor het opbouwen van goede relaties met leveranciers, het krijgen van kortingen voor op tijd betalen en het verbeteren van de reputatie van je bedrijf. Het voorkomt ook dat er te laat betaald moet worden en het moedigt nieuwe leveranciers aan om verbinding te maken met het bedrijf.
Stap 9: Houd een administratie bij
De laatste maar belangrijkste stap in het inkoopproces is het bijhouden van een administratie.
Een administratie bijhouden betekent elke stap van het inkoopproces aantekenen, van de eerste prijsoffertes en onderhandelingen tot bestellingen en facturen.
Het bijhouden van een administratie is cruciaal voor het plannen van toekomstige aankopen, audits en belastingberekeningen. Het is niet alleen een intern voordeel; het is ook waardevol bij het oplossen van geschillen.
Uitdagingen bij inkoop
Zelfs met een zorgvuldig inkoopproces zijn uitdagingen in het totale proces nog steeds mogelijk. Enkele veelvoorkomende pijnpunten voor de meeste inkoopteams in supply chain management zijn:
1. Versnippering van leveranciers
Zijn er gewoon te veel verschillende producten en diensten waar u rekening mee moet houden?
De leveranciersdatabase raakt vaak gefragmenteerd met meerdere leveranciers in verschillende categorieën, waardoor het een uitdaging wordt om te onderhandelen over volumekortingen en wat leidt tot complexe contractbeheer .
Het categoriseren en bijhouden van individuele accounts kan onmetelijk veel tijd en aandacht vragen van het inkoopteam.
Oplossing: Creëer richtlijnen voor leveranciersevaluatie en blijf de leveranciersdatabase bijwerken om deze up-to-date te houden. Gebruik een inkoopbeheeroplossing zoals ClickUp om leveranciersinteracties te stroomlijnen, gegevens te consolideren en samenwerking te bevorderen.
2. Maverick-uitgaven
Ongeoorloofde of niet-conforme aankopen door individuen binnen een organisatie zonder zich te houden aan het vastgestelde inkoopbeleid en de vastgestelde inkoopprocedures worden gecategoriseerd als buitenbeentje-uitgaven.
Hooggeplaatste werknemers en het management van verschillende afdelingen kunnen zelfstandig aankopen doen en daarbij de standaardprocedure omzeilen. Dit kan gevolgen hebben voor je bedrijf: dure aankopen, gemiste besparingsmogelijkheden en inconsistente kwaliteit.
Het is een verlies voor het bedrijf en zorgt voor problemen bij het bijhouden van de gegevens voor het inkoopteam. Het budget kan haperen of de aankopen kunnen helemaal uit de administratie verdwijnen.
Oplossing: Voorkom dit door goed gedefinieerde inkoopregels in te stellen voor alle werknemers. Gebruik software voor inkoopbeheer_ zoals ClickUp die helpt bij het centraal beheren van alle aspecten van uw inkoopstrategie.
3. Strategie beperken
Inkoopteams kunnen verstrikt raken in de dagelijkse behoeften van het bedrijf en zich alleen concentreren op het snel inkopen van de benodigde producten.
Met de primaire focus op operationele behoeften strategieën zoals consolidatie van leveranciers, kostenbesparingen en partnerschappen op de achtergrond raken. Dit kan doelen op korte termijn dienen, maar het zet de kernrol van inkoopmanagement op het spel.
Oplossing: Gebruik ClickUp om uw inkoopproces te creëren, te bewaken en strategisch te beheren met teamsamenwerking, vereenvoudigde weergaven en nog veel meer.
4. Naleving en risicobeheer
Zorgen voor naleving en risicobeheer bij inkoop is een uitdaging. Het vereist een zorgvuldige naleving van voorschriften, het overwegen van juridische implicaties en het implementeren van proactieve risicobeperkende strategieën om onvoorziene complicaties te voorkomen.
Werken volgens deze compliances en het beperken van risico's veroorzaakt door datalekken of niet-naleving van verkopers is van het grootste belang voor het team. Nogmaals, dit is een tijdrovend en tijdgevoelig proces.
Oplossing: Gebruik ClickUp om naleving bij te houden, protocollen voor risicobeheer in te vlechten en uw inkoopprocessen te centraliseren. Het is een systematische aanpak die fouten voorkomt, de zichtbaarheid vergroot en een soepele samenwerking bevordert, waardoor compliance en risicobeheer bij inkoop eenvoudig worden.
5. Handmatige uitdagingen
Het afhandelen van inkoopaanvragen, facturen en betalingsgoedkeuringen kan een uitdaging zijn voor inkoopteams die nog steeds vastzitten aan handmatige processen. Dit proces is arbeidsintensief, gevoelig voor fouten, tijdrovend en inefficiënt.
Vertrouwen op handmatige processen vertraagt de snelheid, vermindert de nauwkeurigheid en belemmert de algehele productiviteit, waardoor het een uitdaging wordt om te blijven voldoen aan de snelle eisen van inkoop.
Oplossing: _ClickUp's automatisering stroomlijnt de invoer van gegevens, goedkeuringen en communicatie, zodat uw team zich kan concentreren op de strategie terwijl het zich bezighoudt met routinematige taken, waardoor de nauwkeurigheid en productiviteit van de inkoop wordt verhoogd
Hoe het inkoopproces optimaliseren
Heb je een platform nodig om meer dan de helft van je handmatige inkooptaken af te handelen en de algehele efficiëntie te verhogen? Uw oplossing is hier.
ClickUp is de ultieme oplossing voor uw inkoopbehoeften, met speciale inkoopsoftware die taken, documenten, whiteboards, analyses, chatten en meer combineert in één geïntegreerd platform.
Met alles op één plek kunt u ontspannen en hoeft u niet langer tussen verschillende platforms te jongleren voor zelfs de meest basale Taken.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Procurement-Template.png
Sjabloon downloaden
https://app.clickup.com/signup?template=t-49042081&_gl=1\*1u64rpi*\_gcl\_au*OTg4MjkwMzUxLjE3MDU4OTMzNzM.
Sjabloon downloaden
/cta/
Weergave ClickUp Gantt Grafiek ClickUp Weergave van het Gantt-diagram stelt u in staat om verschillende fasen van het aankoopproces te visualiseren en te beheren zoals nooit tevoren.
Houd afhankelijkheid bij en beheer prioriteiten met uw team via een gedeelde visuele tijdlijn. Plan eenvoudig taken, bekijk de voortgang, beheer deadlines en identificeer knelpunten, allemaal onder één dynamische grafische weergave.
Werk samen met je team om de werkstroom van projecten bij te houden en prioriteiten te beheren met ClickUp Gantt Grafieken
ClickUp Mindmaps ClickUp Mindmaps helpen u de verschillende stappen van de inkoopprocesstroom te visualiseren door werkstromen in kaart te brengen met drag-and-drop knooppunten en verbindingen te tekenen tussen verschillende Taken.
ClickUp biedt op taken en knooppunten gebaseerde mindmaps om het werk te stroomlijnen en beter in te plannen. U kunt deze mindmaps ook met uw team delen om iedereen tegelijkertijd aan dezelfde doelen te laten werken.
Teken verbindingen tussen taken en ideeën, breng workflows in kaart met drag-and-drop knooppunten en meer
ClickUp Automatisering
Sta toe ClickUp Automatio nog te doen om het zware werk te doen terwijl u zich op dringendere zaken concentreert. Het platform biedt 100+ automatiseringsmogelijkheden om routinetaken uit te voeren en workflows te stroomlijnen.
Je kunt ook kant-en-klare automatiseringsopties gebruiken om ze aan te passen aan jouw vereisten. Wijzig prioriteiten, pas tags toe en wijzig status om je team op de hoogte te houden en je business up-to-date.
Sjablonen voor inkoop in ClickUp ClickUp Inkoop Sjablonen biedt hulp bij het standaardiseren van inkoopprocessen, het vereenvoudigen en stroomlijnen ervan en het besparen van tijd en geld. Het belangrijkste voordeel van een duidelijk en consistent format is minder fouten. Enkele centrale elementen van de ClickUp
Sjabloon voor inkoop zijn:
- Aangepaste statussen: Identificeer de verschillende fasen tijdens het inkoopproces met 21 tags voor de status, zoals Open, Opheldering nodig, In uitvoering, enz.
- Aangepaste weergaven: Verkrijg inzicht vanuit 8 verschillende weergaven, waaronder Lijst, Leveranciersniveau, Leveranciersrisico, Missie Kritieke Leveranciers niveau 1, etc., om u te helpen taken snel uit te voeren
- Aangepaste velden: Categoriseer en voeg attributen toe aan uw Taken door visuals toe te voegen zoals Contactnaam leverancier, Goedgekeurde inkoop, E-mail contactpersoon, Leverancier, Aanvrager, enz.
- Projectmanagement: Met alle bovenstaande functies kunt u projectmanagement vereenvoudigen en uw doelen sneller bereiken
We hopen dat u het proces beter kunt beheren door de soorten inkoop, verschillende stappen en limieten te begrijpen. Hoewel de behoeften van alle bedrijven verschillen, kan een algemeen begrip u helpen uw specifieke vereisten te analyseren en waardevolle bronnen aan te boren.
ClickUp inkoopprocessen kunnen u verder helpen met hun uitgebreide functies. Meld u aan voor ClickUp en profiteer van de vele voordelen inkoopbeheer vandaag nog en ga snel op weg naar een efficiënte bedrijfsvoering!