Niemand kan bogen op een constant productiviteitsniveau. Iedereen heeft wel eens te maken met een productiviteitsdip.
En het zijn niet alleen de vrijdagmiddag of de zomer die rampzalig zijn voor uw productiviteit. De grootste boosdoeners zijn de gevreesde maandagochtenden.
Een studie gepresenteerd op de British Cardiovascular Society Conference in 2023 heeft aangetoond dat er op maandag meer hartaanvallen plaatsvinden dan op enige andere dag. 😲
Maar waarom zijn maandagen zo stressvol voor de meeste professionals?
Laten we eens kijken naar de psychologie achter de Monday blues en hoe u deze kunt voorkomen.
De productiviteitsdip op maandag begrijpen
Er is voldoende onderzoek gedaan om aan te tonen dat werknemers hun maandag vaker met een somber gevoel beginnen dan met enthousiasme. Enkele veelvoorkomende productiviteitskillers die de Monday blues veroorzaken, zijn:
- Aanhoudende stressfactoren: Onopgeloste problemen en deadlines van de vorige week kunnen angst veroorzaken. Dit maakt het moeilijk om je te concentreren en dingen gedaan te krijgen op maandag
- Sociale jetlag: Of u nu slaap opoffert om te socializen of om verloren rust in te halen, een ander slaapschema in het weekend kan uw slaapcyclus verstoren, waardoor u zich moe en minder productief voelt
- De 'nieuwe week, nieuw begin'-mentaliteit: Monday lijkt misschien het perfecte moment om fris te beginnen, maar als u alles tegelijk wilt aanpakken, kunt u uw focus verliezen en fouten maken, waardoor u nog meer stress krijgt
- Inbox 1000-iets: Het kan overweldigend zijn om op maandagochtend een overvolle inbox te vinden. Misschien moet u uw werktijd besteden aan het doorploegen van een achterstand aan e-mails, waardoor uw echte werk
Uit een enquête van B2B Reviews blijkt dat 25% van de werknemers op maandag minder productief is, 50% op maandag meer stress ervaart en 57% zou willen dat maandag deel uitmaakte van het weekend (een duidelijke voorkeur voor een 4-daagse werkweek ).
Hetzelfde onderzoek gaat ook in op twee andere mentaliteitsveranderingen bij werknemers:
- Remote Mondays: 76% van de hybride werknemers gaf er de voorkeur aan om op maandag thuis te werken. Ze vonden dat dit hen hielp om de week rustig te beginnen, lange reistijden te vermijden en zich aan te passen aan het schema van hun gezin
- Bare minimum Mondays: Een op de vier werknemers deed op maandag alleen het meest elementaire werk: de inbox leegmaken, vergaderingen bijwonen en de week plannen
Uit hetzelfde onderzoek bleek ook dat werknemers op locatie zich op maandag vaker gestrest voelden dan werknemers op afstand of hybride werknemers.
Strategieën om uw productiviteit op maandag te verhogen
We hebben een aantal veelvoorkomende factoren gezien die kunnen leiden tot een lage productiviteit op maandagochtend. Laten we nu eens kijken hoe we hiermee kunnen omgaan en productiever kunnen worden, zodat u uw maandagen fris, enthousiast en vol energie kunt beginnen.
Vroeg beginnen
Een van de gemakkelijkste manieren om de Monday morning dip te verslaan, is door gewoon vroeg te beginnen. Dit heeft twee voordelen:
- Het geeft u extra tijd om uw taken voor te bereiden en te organiseren voor een productieve dag
- Het geeft je hersenen het signaal dat het tijd is om over te schakelen naar de werkmodus, waardoor de kans kleiner wordt dat je je gedesoriënteerd of gedemotiveerd voelt
Een sterke start op Monday zorgt voor een gevoel van momentum en prestatie dat de rest van de week aanhoudt.
U kunt de extra uren in de ochtend (en de ononderbroken tijd) ook gebruiken om uw doelen voor de week te bekijken, uw intenties vast te leggen en uw taken voor de komende dagen te plannen.
Een eenvoudige manier om dit te doen is met een digitale tool zoals ClickUp Whiteboards. Hiermee krijg je een bijna oneindig canvas om je abonnementen te visualiseren. Bovendien is het altijd toegankelijk (op je laptop en mobiele apparaten) en wordt het zelfs geleverd met een kant-en-klare sjabloon.
Met de sjabloon voor het ClickUp-werkplan voor whiteboards kunt u uw doelen en projecten opsplitsen, taken voor elk project toevoegen en uw wekelijkse voortgang vanaf één plek bijhouden.
Gebruik het om uw ClickUp-werkstroom uit te bouwen en visualiseer deze op elke gewenste manier: als lijst, Gantt-grafiek, werklastweergave of kalenderweergave. De ingebouwde reacties op opmerkingen, automatiseringen, AI en samenwerkingstools vereenvoudigen de projectplanning nog verder voor u.
Als u met teamgenoten werkt, kunt u bovendien samenwerken op het Whiteboard, elkaar taken toewijzen, statusupdates ontvangen en uw brainstormsessies visualiseren op het Whiteboard zelf.
Pro tip: Als je maandagen overweldigend vindt, gebruik dan ClickUp-taken om al je aankomende taken in het weekend vast te leggen. Je kunt taken groeperen op categorieën om een database voor verschillende taaktypes op te bouwen. Dit maakt je hoofd leeg en zorgt ervoor dat je op maandag fris kunt beginnen met een duidelijke takenlijst.
Prioriteiten stellen voor uw taken
Als je eenmaal weet aan welke taken je moet werken, is de volgende tip om ze te prioriteren. Gebruik de taakprioriteiten van ClickUp om taken op volgorde van urgentie en belangrijkheid te categoriseren, zoals hieronder weergegeven:
- Dringend: Taken met kritieke deadlines of onmiddellijke gevolgen als ze niet worden voltooid. (Hoog belang & hoge urgentie)
- Hoog: Belangrijke taken die snel moeten worden voltooid, maar zonder de directe druk van dringende taken. (Hoog belang & gemiddelde urgentie)
- Normaal: Standaardtaken die bijdragen aan uw doelen, maar met enige flexibiliteit kunnen worden gepland. (Gemiddeld belang & gemiddelde urgentie)
- Laag: Taken met minimale impact of die kunnen worden gedelegeerd of uitgesteld. (Laag belang & lage urgentie)
Op die manier heb je een goede routekaart om je werkweek te beginnen.
Een andere uitstekende manier om dit te doen is door de Eisenhower Matrix te volgen. Deze matrix, ook wel de Urgent-Important Matrix genoemd, is een productiviteitsplan dat mensen helpt taken te prioriteren op basis van hun urgentie en belangrijkheid.
De matrix verdeelt taken in vier kwadranten:
- Dringend en belangrijk: deze taken vereisen onmiddellijke aandacht en moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd
- Dringend maar niet belangrijk: vaak afleidingen, kunnen worden gedelegeerd aan anderen of zelfs worden overgeslagen als ze geen verschil maken
- Belangrijk maar niet urgent: essentieel voor langetermijndoelen, vereist geen onmiddellijke actie maar wel geplande tijd
- Niet urgent en niet belangrijk: taken met een lage prioriteit die kunnen worden uitgesteld of helemaal geschrapt om meer waardevolle projecten voorrang te geven
Sommige mensen visualiseren deze matrix op een echt whiteboard, maar een digitale versie kan handiger zijn, vooral als u veel projecten of meerdere medewerkers hebt.
Sommige digitale whiteboards, zoals ClickUp, hebben een kant-en-klare sjabloon voor de Eisenhower-matrix om u op weg te helpen.
Met de ClickUp-sjabloon voor prioriteitenmatrix kunt u uw taken classificeren, zodat u weet welke taken het meest van invloed zijn op uw wekelijkse doelen. Bovendien wordt elke taak die u toevoegt aan het ClickUp Whiteboard automatisch gesynchroniseerd met de projectmanagementoplossing, inclusief alle belangrijke details, zoals taakomschrijvingen, prioriteitsniveaus en deadlines.
U kunt ook de 'Bordweergave' gebruiken om taken weer te geven op basis van de niveaus die u in de prioriteitenmatrix hebt ingesteld. Dit biedt u een gestructureerde aanpak voor het beheren van uw taken en projecten en stelt u in staat uw tijd en middelen beter in te delen.
Vooruit plannen
Met een duidelijk actieplan bent u goed voorbereid en kunt u snel aan de slag. Het vermindert ook uw angst en geeft u een idee van wat u te wachten staat.
Sommige productiviteitsgoeroes zweren bij het 'Top Three'-raamwerk, waarbij je elke dag de drie taken opsomt die je moet doen. Dit zijn de superbelangrijke taken, meestal de taken met prioriteit 1 en 2, die veel diepgaand werk vereisen en je dichter bij het bereiken van je doelen brengen.
Als u iemand bent die dingen uitstelt, kunt u hier nog een ander kader aan toevoegen: Eat the Frog. Dit betekent dat u 's ochtends als eerste de grootste en moeilijkste taak uitvoert.
Dit neemt een enorme last van uw schouders. En het geeft u een dopamine-kick die u de rest van de dag (en week) op de been houdt.
Effectief gebruik van pauzes
Net zo belangrijk als het plannen van uw taken is het plannen van uw pauzes. Pauzes helpen u om u op korte termijn beter te concentreren, uw stressniveau te beheersen en op lange termijn burn-out te voorkomen.
Korte pauzes om even te wandelen of een kopje koffie te drinken met een collega kunnen u helpen om te ontspannen en tot rust te komen. Als u thuis werkt, kunt u uw hond uitlaten. Huisdieren en zonlicht zijn de beste combinatie om uw humeur te verbeteren.
Heb je een drukke dag voor de boeg? Neem vijf minuten de tijd om diep adem te halen, rekoefeningen te doen of stoelyoga te beoefenen, en je zult merken dat je weer helemaal opleeft.
Een manier om bewust met uw pauzes om te gaan, is door de Pomodoro-techniek te gebruiken: werk 25 minuten en neem dan 5 minuten pauze. Voor intensief werk kunt u dit aanpassen naar 50 minuten werk en 10 minuten pauze, zolang u maar een korte pauze neemt tussen de cycli.
Een andere manier om uw pauzes in te plannen is door middel van tijdblokken. Creëer specifieke tijdvakken voor belangrijke taken, plan korte pauzes in voor rust en ontspanning, of wissel periodes van geconcentreerd werk af met rustmomenten om uw tijd (en prioriteiten) beter te beheren.
Als u ClickUp gebruikt als uw persoonlijke of zakelijke taakbeheertool, raden we u ten zeerste de ClickUp Daily Time Blocking Template aan. Met dit sjabloon kunt u uw dag indelen in ochtend-, middag- en avondblokken en gedurende de dag specifieke taken (en pauzes) toevoegen.
Het geeft u ook een idee van uw dagelijkse abonnement, houdt uw piekuren bij en zorgt ervoor dat u voldoende rusttijd hebt om te ontspannen en nieuwe energie op te doen.
Organisatietips voor een hogere productiviteit
Wist u dat een rommelige omgeving uw cortisolspiegel kan verhogen?
Uit een onderzoek is gebleken dat de visuele cortex van een persoon overweldigd kan worden door objecten die niets te maken hebben met een bepaalde taak. Dit maakt het moeilijker om je te concentreren.
Daarom is het belangrijk om uw werkruimte, of dat nu een kantoor of een thuiskantoor is, schoon en georganiseerd te houden.
Neem bij aankomst op het werk of wanneer u aan uw werkdag begint een paar minuten de tijd om uw bureau op te ruimen. Door rommel op te ruimen, papieren te ordenen en losse items op te bergen, creëert u een schone en uitnodigende werkruimte die efficiëntie en productiviteit bevordert.
Communicatie en vergaderingen op Monday
Een veelvoorkomende reden voor stressvolle maandagen is een overvolle inbox. Het beantwoorden van tientallen e-mails, sSack-berichten en andere interne communicatie kan veel tijd in beslag nemen. Voor je het weet, heb je de controle over de dag verloren.
Dan zijn er nog de vergaderingen op maandagochtend: statusupdates, dagelijkse stand-ups en wekelijkse strategische besprekingen. Ze kunnen allemaal een groot deel van uw dag in beslag nemen, waardoor u geen van uw echte, belangrijke werk gedaan krijgt.
Enkele manieren om dit te voorkomen zijn:
- Eet eerst de kikker: laat je teamgenoten weten dat je hun berichten in de tweede helft van de dag zult beantwoorden, zodat je eerst je belangrijke taken kunt uitvoeren
- Gebruik asynchrone communicatiemethoden: Verminder het aantal vergaderingen door statusupdates asynchroon te delen. Plaats ze op uw interne communicatietool, laat opmerkingen achter op documenten en taken en, nog belangrijker, creëer een werkcultuur waarin teamleden zich niet onder druk gezet voelen om onmiddellijk te reageren
- Gebruik videoclips: wanneer u iets moet uitleggen, stuur dan een video in plaats van een telefoongesprek in te plannen. Zo kunnen uw teamgenoten op hun eigen tijd reageren
- Verplaats vergaderingen van maandag naar (de voorafgaande) vrijdag: Met deze eenvoudige verandering kunt u onderbrekingen op maandag verminderen en iedereen een duidelijk beeld geven van wat ze de komende week kunnen verwachten. Zo kunnen werknemers meteen aan het werk zodra de week begint
Als u van plan bent om asynchrone communicatiesystemen in uw werkruimte te integreren, kan ClickUp van pas komen. Gebruik het als een alles-in-één asynchrone tool om vanaf één plek samen te werken aan uw projecten, documenten en meer.
Met ClickUp kunt u contextuele opmerkingen achterlaten bij elke taak of elk document en asynchroon samenwerken aan documenten door opmerkingen achter te laten of DRI's te taggen. U kunt zelfs video-opnames delen waarin u uitgebreide feedback of concepten toelicht met behulp van ClickUp Clips.
Uw checklist voor productiviteit op maandag
We hebben onze beste tips voor productiviteit op maandag samengevat in een handige checklist. Kopieer deze naar je digitale agenda of print hem uit (of meerdere keren!) en bereik je doelen!
- Begin uw dag vroeg [Monday]
- Plan uw week vooruit [Op vrijdag voor u van het werk vertrekt]
- Geef prioriteit aan uw taken [Op vrijdag voor u van het werk vertrekt of op zondag]
- Verwijder of delegeer taken met een lage waarde [Monday]
- Gebruik productiviteitssystemen zoals Eat the Frog of Getting Things Done om de belangrijkste taken eerst af te ronden
- Bekijk uw taken en pas uw abonnement indien nodig aan
- Neem gedurende de dag regelmatig pauzes [Monday]
- Gebruik een digitale productiviteitstool zoals ClickUp om georganiseerd te blijven [Gedurende de dag]
Begin uw week op de juiste manier met ClickUp
Als u op maandagochtend geen motivatie kunt opbrengen of merkt dat uw mentale energie aan het begin van de week op een dieptepunt is, kan een organisatie- en productiviteitssysteem u helpen een efficiënte routine op te bouwen.
Een productiviteitsplatform zoals ClickUp kan u helpen bij het plannen van de komende week. Het bevat een hele reeks tools, zoals stopwatches, digitale whiteboards, taakbeheertools en nog veel meer, waarmee u een eenvoudige, ongecompliceerde routine kunt creëren. Plan vooruit en begin uw week met een voorsprong. Meld u gratis aan, organiseer uw hele week en begin uw maandag met nieuwe energie!