Als u als projectmanager meerdere projecten beheert, maakt u zich misschien zorgen dat u niet volledig op de hoogte bent van de voortgang van elk project.
Deze zorgen zullen u nog meer achtervolgen als u grote of complexe projecten beheert, waarbij een onjuist abonnement kan resulteren in slechte output, verlengde deadlines en overschrijding van budgetten.
De oplossing voor deze uitdagingen is echter het creëren van een projectmanagement-werkstroom. Een project-werkstroom biedt u meer zichtbaarheid en controle over de taken, middelen, deliverables en mijlpalen van elk project.
Het kan u helpen de voortgang van uw projecten bij te houden en knelpunten te identificeren voordat ze escaleren.
In deze blog gaan we in op het wat en waarom van projectmanagement-werkstromen. We bekijken ook hoe u een werkstroom opzet om uw projecten te beheren, welke projectmanagementtools u daarbij kunnen helpen en enkele best practices.
Wat is een werkstroom voor projectmanagement?
Een projectmanagement-werkstroom is een logische reeks stappen die aangeeft hoe een project van begin tot eind moet verlopen. Het bevat duidelijke richtlijnen voor projectplanning en -uitvoering en verdeelt complexe processen in beheersbare taken.
Werkstromen voor projectmanagement definiëren duidelijk ieders verantwoordelijkheden, hoe escalaties moeten worden aangepakt en welke tools moeten worden gebruikt.
Het belang van werkstromen voor projectmanagement
Een projectmanagement-werkstroom schetst een duidelijk stappenplan dat teams vertelt hoe ze projecten succesvol kunnen uitvoeren. Ze helpen:
- Verhoog de transparantie: Projectwerkstromen geven de stappen en afhankelijkheden van taken in de uitvoering van een project weer. Dit maakt het voor iedereen gemakkelijk om de taken, processen en tijdlijnen van een project te bekijken
- Verbeter de communicatie: Werkstromen voor projectmanagement definiëren communicatieprotocollen. Daardoor weten teamleden waar en hoe ze projectinformatie moeten delen. Dit vermindert verwarring en maakt het voor projectteamleden gemakkelijk om updates te delen, samen te werken en toegang te krijgen tot informatie
- Verbeter de verantwoordingsplicht: Werkstromen definiëren de taken en verantwoordelijkheden die aan elk lid van het team zijn toegewezen. Ze stellen ook tijdlijnen vast voor de te leveren resultaten. Dit zorgt ervoor dat elke taak een toegewijde eigenaar heeft en dat niets door de mazen van het net glipt
Het verschil tussen projectmanagement en werkstroombeheer
Laten we eens kijken hoe projectmanagement verschilt van werkstroombeheer.
| Aspect | Projectmanagement | Werkstroombeheer |
| Definitie | Projectmanagement omvat het toezicht op alle stappen van begin tot eind van een project | Werkstroombeheer schetst de reeks stappen die nodig zijn om een project efficiënt te voltooien |
| Sleutelcomponenten | Initiëren, plannen, uitvoeren, bewaken, controleren en afsluiten | Definieer de input, processen en output die van een project worden verwacht |
| Objectief | Zorg ervoor dat projecten op tijd worden opgeleverd, zonder budgetbeperkingen, kwaliteitsnormen en projectdoelstellingen uit het oog te verliezen | Verbeter de productiviteit, maak samenwerking mogelijk en verhoog de operationele efficiëntie door verschillende processen te stroomlijnen |
Wat zijn de sleutelelementen van een projectmanagement-werkstroom?
1. Input
Dit is het startpunt van uw projectmanagement-werkstroom, waar u alle input vermeldt die nodig is om uw project te voltooien. Dit omvat middelen, materialen en informatie die nodig zijn om het project naadloos uit te voeren. Bij het definiëren van de input moet u het volgende samenstellen:
- Project abonnementen, vereisten, onderzoek en specificaties om verschillende taken in de werkstroom uit te voeren
- Fysieke, menselijke en financiële middelen die nodig zijn om het project uit te voeren
- Richtlijnen en aanwijzingen voor het uitvoeren van essentiële taken en activiteiten
- Afhankelijkheden die moeten worden vervuld om het project uit te voeren
- Verwachtingen en vereisten gespecificeerd door belanghebbenden
2. Proces
Nadat u de input hebt begrepen, schetst u het proces en de stappen voor de uitvoering van het project. U moet de werkstroom opsplitsen in afzonderlijke taken en deze in een volgorde plaatsen, zodat alle belanghebbenden een duidelijk beeld krijgen van wat er van hen wordt verwacht. Definieer deadlines voor elke taak en identificeer de afhankelijkheid tussen taken bij het voltooien ervan.
Breng vervolgens de werkstroom in kaart met behulp van een werkstroomdiagram, laat zien hoe taken voor automatisering van de werkstroom met elkaar zijn verbonden en voeg sleutel mijlpalen en deliverables toe voor alle projectfasen.
3. Output
De output is het laatste element van de werkstroom. Deze omvat de verwachte resultaten aan het einde van de werkstroom en toont de tastbare en ontastbare resultaten van elke taak binnen de werkstroom.
De resultaten van uw werkstroom kunnen het volgende omvatten:
- Voltooide taken en activiteiten zoals statusrapporten, testrapporten en feedback van gebruikers
- Leveringen zoals documenten, prototypes, ontwerpen en meer
- Rapporten, sleutel bevindingen en KPI's voor het gehele project en de werkstroom processen
Pro tip 💡: In plaats van een projectmanagement-werkstroom helemaal zelf te maken, kunt u kant-en-klare sjablonen voor projectmanagement-werkstromen gebruiken om uw bedrijfsprocessen in kaart te brengen en de sleutelcomponenten van het proces te visualiseren.
Het belang van projectmanagement-werkstromen in bedrijfsprocesbeheer
Werkstromen helpen projecten goed en binnen het budget te beheren en hebben een aanzienlijke invloed op business process management (BPM). BPM is een organisatiebrede activiteit die processen en werkstromen optimaliseert om bedrijfsresultaten te verbeteren.
Dit is waarom projectmanagement-werkstromen essentieel zijn in BPM:
1. Gestroomlijnd procesbeheer
Een werkstroom biedt een standaardkader voor het afhandelen van verschillende activiteiten binnen een bedrijfsproces. Dit vermindert inconsistenties en vereenvoudigt de uitvoering van processen.
Laten we hier een voorbeeld van een project-werkstroom nemen. Werkstromen kunnen het bedrijfsproces van de klantenservice stroomlijnen. U kunt verschillende stappen in de ticketverwerking definiëren, zoals triage, toewijzing, onderzoek, oplossing, follow-up en afsluiting. Deze werkstroom vertelt agents hoe ze verschillende ondersteuningsverzoeken moeten afhandelen, fouten en verwarring moeten verminderen en een consistente klantenservice moeten garanderen.
Gebruik de sjabloon voor klantonboarding van ClickUp om een consistente onboarding-ervaring voor uw klanten te creëren en hen te helpen snel aan de slag te gaan met uw producten/diensten.
Door deze sjabloon te gebruiken voor het maken van werkstromen, krijgt u de zekerheid dat klanten tijdens de onboarding de informatie en ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, waardoor het aantal verzoeken aan de klantenservice afneemt.
2. Verbeterde operationele efficiëntie
Werkstromen helpen u verschillende bedrijfsprocessen te analyseren en automatisering te implementeren voor alledaagse, repetitieve taken zonder menselijke tussenkomst, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op complexere taken.
3. Betere zichtbaarheid van bedrijfsprocessen
Omdat werkstromen de stappen, taken en activiteiten van een proces visueel weergeven, kunnen belanghebbenden de algehele werkstroom, mijlpalen, afhankelijkheid, interacties en overdrachten zien.
Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar de inkoopwerkstroom in een productiebedrijf. Deze omvat het indienen van inkoopaanvragen, goedkeuringen, bevestigingen van leveranciers en aankopen. Met de werkstroom kunnen belanghebbenden de status van verschillende inkoopaanvragen nauwkeurig bijhouden en ervoor zorgen dat ze binnen de budgettaire limieten blijven.
De rol van projectmanagement-werkstroom in de productlevenscyclus
Werkstromen voor projectmanagement zijn nauw verbonden met de levenscyclus van een product en helpen bij het leveren van kwaliteitsproducten en -diensten.
In de fase van de ontwikkeling van een product zal de projectmanagement-werkstroom zich bijvoorbeeld richten op het ontwerpen en bouwen van het product. In de introductiefase zal de werkstroom taken schetsen die verband houden met productlanceringen, zoals marketingcampagnes, verdeling en feedback. Zodra een product de groeifase bereikt, zullen de werkstromen zich richten op het verbeteren van de winstgevendheid en omzet.
Een stapsgewijze handleiding voor het maken van projectmanagement-werkstromen
Afhankelijk van de omvang van uw project, de grootte van het team en de beschikbare budgetten zijn er veel manieren om een werkstroom te creëren. Maar hier is een eenvoudige richtlijn om u te helpen bij het organiseren, creëren en uitvoeren van een projectmanagement-werkstroom:
1. Definieer projectdoelen
Begin met het identificeren van de algemene resultaten en uitkomsten die van het project worden verwacht. Houd deze specifiek, meetbaar en realistisch, zodat ze kunnen helpen bij verdere planning en besluitvorming.
Enkele voorbeelden van projectdoelen zijn:
- Vergroot uw marktaandeel
- Verhoog de gemiddelde grootte van deals
- Verbeter de productkwaliteit
- Verlaag productiekosten
- Lanceer een nieuw product
Zodra u de doelen en doelstellingen voor uw project hebt vastgesteld, moet u ervoor zorgen dat deze worden opgesplitst in kleinere doelstellingen en worden toegewezen aan de leden van het team.
Gebruik ClickUp Goals om grotere doelen op te splitsen in kleinere targets.
Begin met het vaststellen van het doel van uw project en stel meetbare targets vast om deze te bereiken.
Bijvoorbeeld, als het doel van uw verkoopteam is om de gemiddelde grootte van deals te vergroten. De meetbare target voor de verkopers zou dan zijn:
- Het sluiten van deals boven een bepaald bedrag (bijvoorbeeld boven $ 50.000 per klant per jaar)
- Meer producten of diensten bundelen in jaarcontracten
Naarmate de verkopers voortgang boeken, kunnen ze hun targets bijwerken in ClickUp.
Het beste is dat de projectmanagementsoftware van ClickUp automatisch de voortgang van uw project in realtime berekent.
De sjabloon voor SMART-doelen van ClickUp organiseert uw doelen in een overzichtelijk systeem dat u ondersteunt bij het dagelijks stellen van doelen. Deze sjabloon verdeelt uw doelen in specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen, visualiseert de voortgang en verdeelt taken in kleinere, beter haalbare stappen.
2. Bepaal de omvang van het project en maak een lijst met taken
Zodra u de verwachte resultaten van een project begrijpt, is de volgende stap het identificeren van de omvang, deliverables, middelen en taken van het project.
Vervolgens kunt u input van belanghebbenden verzamelen om ervoor te zorgen dat de scope volledig en duidelijk is gedefinieerd.
De beste tip is om ClickUp Docs te gebruiken om uw reikwijdte, doelen, herinneringen, taken, deliverables, middelen en meer te definiëren. De editor voor gezamenlijke documenten binnen de projectmanagementsoftware helpt projectmanagers het projectuitvoeringsproces te standaardiseren.
Dit is waarom projectmanagers dol zijn op ClickUp-documenten:
- Zet de tekst uit ClickUp-documenten om in uitvoerbare taken
- Delegeer opmerkingen aan teamleden door ze te taggen of te vermelden
- Iedereen kan het document weergeven of bewerken zonder dat er overlappingen ontstaan, en de wijzigingen worden in realtime weergegeven
3. Maak een projectplan
Maak vervolgens een stappenplan door deze doelen en mijlpalen in de tijdlijn van het project te zetten, zodat iedereen de algemene richting begrijpt.
U kunt een stappenplan visueel weergeven met behulp van de Gantt-grafiekweergave van ClickUp binnen de tool voor projectmanagement.
Met deze projectmanagementtechniek kunt u de voortgang, taken en afhankelijkheid van uw project weergeven op een dynamische tijdlijn. U kunt deadlines bijhouden en knelpunten identificeren die uw project kunnen vertragen.
4. Taakverdeling en delegeren op basis van beschikbaarheid van middelen
Definieer de verschillende rollen die nodig zijn voor uw project en wijs middelen toe aan elke taak, zoals ontwerp, onderzoek, ontwikkeling en goedkeuring. Wanneer u hebt bepaald wie wat gaat doen, wijst u taken toe aan de geïdentificeerde teamleden.
De werklastweergave van ClickUp toont de werkverdeling van elk teamlid, zodat u de juiste middelen kunt toewijzen voor een succesvolle voltooiing van het project.
5. Maak een visuele weergave van de werkstroom
Door een visuele weergave van uw project werkstroom te maken, kunnen alle team leden de routekaart begrijpen en zien hoe hun rol van invloed is op andere taken binnen het project.
Gebruik ClickUp op twee manieren om uw werkstromen weer te geven: ClickUp Mindmap en ClickUp Whiteboard.
Met de mindmap van ClickUp kunt u uw werkstroom stap voor stap weergeven door een taak aan te maken en vervolgens gerelateerde taken en afhankelijkheid in een vertakking in één weergave toe te voegen. U kunt taken in de mindmap bewerken of verwijderen en deze delen met uw teamleden.
U kunt ook ClickUp Whiteboard gebruiken om de werkstroom aan uw team te presenteren. Koppel uw ideeën aan taken, bestanden en andere belangrijke informatie om context toe te voegen.
| Pro tip 💡: ClickUp heeft verschillende sjablonen voor whiteboards om zelfs de meest complexe werkstromen te vereenvoudigen. |
6. Identificeer verbeterpunten door stroomdiagrammen te maken
Een stroomdiagram in projectmanagement richt zich op het in kaart brengen van projectprocessen, inclusief subtaken en beslissingspunten. Het helpt u de logische volgorde van stappen te begrijpen en gebieden te identificeren waar inefficiënties of vertragingen kunnen optreden.
Wanneer er een probleem optreedt, kunt u eenvoudig de stappen in een stroomdiagram terugvolgen om de oorzaak van het probleem te identificeren en oplossingen te vinden met behulp van de vooraf gebouwde sjablonen voor projectmanagement van ClickUp.
Projectmanagers gebruiken de sjabloon voor processtroomgrafieken van ClickUp om een proceskaart te maken die eenvoudig te controleren is, alle stappen in het proces te documenteren en problemen in een vroeg stadium op te lossen.
7. Testen en lanceren
Test uw werkstroom vóór de uitvoering van het project om eventuele hiaten of inefficiënties op te sporen. Betrek belanghebbenden en teamgenoten die met u aan het project werken om mogelijke hiaten te identificeren.
Gebruik hun input om uw werkstroom te verbeteren en te lanceren.
Werkstromen voor projectmanagement optimaliseren
U moet uw projectmanagement-werkstroom regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat deze optimaal werkt.
Een uitstekende manier om dit te doen is door sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) en statistieken bij te houden die specifiek zijn voor uw projectmanagement-werkstroom. Als u bijvoorbeeld een werkstroom voor verbetering van de klantenservice hebt ontworpen, kunt u door statistieken bij te houden, zoals oplossing bij eerste contact, CSAT, ticketvolume en oplossingspercentage, inzicht krijgen in de effectiviteit ervan.
Met de KPI-sjabloon van ClickUp kunnen managers en teams successtatistieken bijhouden en visualiseren en iedereen op één lijn brengen met de doelstellingen. Stakeholders krijgen inzicht in de prestaties binnen de hele organisatie, terwijl managers gegevens en verbeterpunten kunnen analyseren.
Best practices voor een efficiënte werkstroom voor projectmanagement
Hier zijn enkele best practices voor het creëren van efficiënte en effectieve projectmanagement-werkstromen.
1. Stel duidelijke communicatieprotocollen op
Duidelijke communicatieprotocollen zijn essentieel voor effectief werkstroombeheer. Ze bepalen hoe vaak het team updates moet geven, wie er op de hoogte moet worden gesteld wanneer zich een probleem voordoet en welke escalatieprocedures moeten worden gevolgd.
U moet ook de gewenste communicatiekanalen of -middelen definiëren.
E-mails zijn bijvoorbeeld bedoeld voor formele communicatie over projectupdates, communicatie met belanghebbenden, wekelijkse voortgangsrapportages en officiële aankondigingen.
Aan de andere kant is instant messaging uitstekend geschikt voor snelle samenwerking. Met ClickUp Chat kunt u communiceren met uw teamgenoten en realtime updates delen. Tag gewoon een teamlid in het chatgesprek en zij worden onmiddellijk op de hoogte gebracht.
2. Zorg voor transparantie en verantwoordelijkheid
Wees transparant over alle informatie, voortgang, uitdagingen en vereisten in een project om het vertrouwen tussen teamleden te bevorderen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft prioriteiten en verwachtingen. Dit helpt bij de besluitvorming en is essentieel voor een naadloze projectmanagement-werkstroom.
3. Plan regelmatig check-ins en updates
Neem regelmatig contact op met uw projectteamleden om een efficiënte workflow voor projectmanagement te garanderen. Door regelmatig in te checken, kunt u vaststellen waar teamleden vastlopen of uitdagingen tegenkomen en stappen ondernemen om eventuele problemen op te lossen.
4. Automatische rapportages en inzichten met ClickUp Dashboards
Automatiseer projectmanagementtaken zoals rapportage en inzichten met ClickUp Dashboards.
Met ClickUp Dashboards kunnen projectmanagers de voortgang van projecten, deadlines, taken en toegewezen personen visualiseren vanuit één enkel controlecentrum. Krijg gedetailleerde rapporten over de voortgang van uw project en identificeer eventuele knelpunten in uw werkstroom.
5. Implementeer software voor werkstroombeheer
Werkstroombeheersoftware kan uw projecten stroomlijnen door aangepaste werkstromen te creëren en taken te automatiseren.
De robuuste functies voor werkstroombeheer van ClickUp helpen u bijvoorbeeld bij het beheren van taken, het ontwerpen van aangepaste werkstromen en het samenstellen van gedetailleerde rapporten. ClickUp-automatisering automatiseert werkstromen, zoals het instellen van een nieuwe deadline wanneer de status verandert. U kunt zelfs de integratieautomatisering gebruiken als uw automatisering verband houdt met andere apps voor gegevensuitwisseling.
Bouw een effectieve werkstroom voor projectmanagement met ClickUp
Het creëren van projectmanagement-werkstromen is een faalveilige manier om chaos te verminderen, zelfs bij de meest complexe projecten. Of u nu werkstromen voor meerdere projecten of voor één project beheert, u hebt de juiste tools nodig om alles bij te houden en ervoor te zorgen dat niets door de mazen van het net glipt: output, deliverables, tijdlijnen of budget.
Gelukkig heeft ClickUp alle functies en sjablonen die u nodig hebt om uw kansen op projectsucces te vergroten. ClickUp voor projectmanagement is uw centrale controlecentrum voor samenwerking, taakbeheer, resourcebeheer en het bijhouden van prestaties. Het vermindert het handmatige werk bij het opzetten van een workflow voor projectmanagement en helpt u workflows aan te passen aan uw behoeften en prioriteiten.
Meld u gratis aan bij ClickUp om snel uw projectmanagement-werkstromen op te zetten.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
1. Wat is een werkstroom voor projectmanagement?
Een projectmanagement-werkstroom is een goed gestructureerde, logische reeks taken, processen en activiteiten die bij de uitvoering van een project komen kijken. Het projectmanagement-werkstroomproces schetst de omvang, doelstellingen en doelen van het project en bevat informatie over tools, budgetten en personeel die nodig zijn om een project te voltooien.
Terwijl de stakeholders de projectmanagement-werkstroom gebruiken om een overzicht te krijgen van de voortgang en resultaten van het project, gebruiken projectmanagers deze om knelpunten of risico's te identificeren en proactieve maatregelen te nemen om deze te corrigeren.
2. Wat zijn de vijf stappen van een werkstroom?
De vijf stappen van een projectmanagement-werkstroom zijn:
- Definieer de projectomvang: schets de doelen en middelen die nodig zijn om een project te voltooien. De projectomvang stelt belanghebbenden in staat te begrijpen wat het project inhoudt en wanneer het naar verwachting zal worden voltooid
- Taakverdeling: Zodra u begrijpt wat het project moet opleveren, verdeelt u het in verschillende taken op hoog niveau. Zo krijgt u een idee van hoe het project in elke fase moet verlopen
- Tijdlijnen maken: Wijs een realistische deadline toe aan elke taak
- Taken delegeren: Wijs taken toe aan teamleden op basis van hun capaciteit en werklast
- Test en verbeter: test uw werkstroom om te zien of deze werkt zoals bedoeld, vraag feedback aan belanghebbenden en identificeer verbeterpunten. Implementeer vervolgens de werkstroom en monitor deze om voortdurend verbeteringen en wijzigingen door te voeren
3. Waarom is werkstroom cruciaal voor projectmanagement?
Werkstromen verbeteren de efficiëntie van projectmanagement door een gestructureerd proces op te zetten voor het voltooien van taken en activiteiten, het efficiënt toewijzen van middelen, het verminderen van fouten en het minimaliseren van inefficiënties.