Hoe maak en beheer je nauwkeurige projectaannames [Complete gids met 30+ voorbeelden]?

We maken veronderstellingen in ons dagelijks leven - je gaat er bijvoorbeeld van uit dat je auto 's ochtends werkt en je op tijd op je werk brengt. Of, je telefoon zal niet stoppen met functioneren terwijl je een adres probeert te vinden met Google Maps.

Stel je nu eens voor dat je deze aannames maakt als projectmanager - er staat ineens veel meer op het spel. Met het doel om een project op tijd op te leveren, heb je een heleboel aannames, zoals beschikbaarheid van middelen of tijdige goedkeuring van het aangevraagde budget, waar je doorheen moet navigeren als je een project abonnement maakt.

Je kunt niet vertrouwen op giswerk, want slechte aannames kunnen de oplevering van een project doen ontsporen, vooral als je geen back-up abonnement hebt en niet voorbereid bent om de bijbehorende risico's op te vangen.

In dit artikel bespreken we hoe je projectaannames kunt identificeren en beheren om de resultaten van projectmanagement nauwkeuriger in te schatten. We leren over:

• Soorten projectaannames met voorbeelden
• De relatie tussen projectaannames, afhankelijkheid en risico's
• Tips en strategieën voor het managen van projectaannames

Projectaannames begrijpen

Projectaannames zijn factoren, gebeurtenissen en omstandigheden waarvan projectmanagers en hun teams aannemen dat ze waar zijn, ook al is er geen empirisch bewijs om ze te staven.

Alle projectmanagers vertrouwen op bepaalde aannames tijdens het hele levenscyclus van een project . Van het abonnement op het project tot en met ontwikkeling en oplevering de juiste set aannames helpt hen het succes van projecten te visualiseren en wegversperringen te voorkomen, zoals:

• Geblokkeerde planningen en oponthoud
• Vertraagde leveringen
• Budgettekort
• Ongezonde teamdynamiek

Ondanks het 'geen bewijs'-aspect zijn de meeste projectaannames gebaseerd op gegevenstrends en ervaringen uit het verleden of zijn ze een beredeneerde gok. Ze lijken een kwestie van gezond verstand, tot ze dat niet zijn en een risico vormen voor het project. 🥲

Waarom elke projectaanname een potentieel risico kan zijn en hoe om te gaan met de onzekerheid

Aannames worden zo genoemd omdat ze geworteld zijn in onbekenden en onzekerheden.

Er is dus altijd een verband tussen aannames en risico's. **Daarom heb je een abonnement nodig waarmee je de potentiële risico's die je kunt tegenkomen als je aannames de mist in gaan, kunt verantwoorden.

Succesvolle projectmanagers gaan meestal met deze onzekerheden om door:

• Projectaannames te identificeren en de volgende stappen te documenteren voor het geval er één of meer verkeerd blijken te zijn
• Vertrouwen op uitgebreid onderzoek en overleg met experts om lastige aannames aan te tonen
• De meer volatiele aannames (zoals prijsschommelingen) regelmatig te observeren

Pro tip: Bij het identificeren van sleutelaannames is het altijd verstandig voor de projectmanager om het risicopotentieel naast elkaar aan te tonen. Een snelle manier om dit te doen is via de ClickUp Whiteboard sjabloon voor risicobeoordeling -wordt geleverd met een in kaart gebrachte kleurcode om u te helpen de waarschijnlijkheid en ernst van alle projectrisico's bij te houden.

Creëer een systematisch proces voor het identificeren, beoordelen en controleren van gevaren en risico's met het sjabloon voor risicobeoordeling op een whiteboard van ClickUp

Risico's die te maken hebben met onbetrouwbare projectaannames komen vaak in de rechterbovenhoek van de kaart terecht en moeten voortdurend in de gaten worden gehouden.

6 Veelvoorkomende soorten projectaannames

We kunnen projectaannames onderverdelen in verschillende categorieën, afhankelijk van waar ze zich op richten. De categorisering is aan jou, maar hier zijn de zes meest voorkomende typen met voorbeelden:

1. Aannames voor projecten in verband met operaties

Elke projectmanager kent de inherente risico's binnen de dagelijkse werkzaamheden, zoals scope creep, apparatuurstoringen, teamconflicten of miscommunicatie met belanghebbenden van het project.

Hier zijn een aantal operationele projectaannames die je kunt overwegen:

1. Geen onverwachte omstandigheden zullen extra kosten, vertragingen of personeelsproblemen veroorzaken
2. er zullen geen interne of externe communicatie- en samenwerkingsproblemen zijn
3. De software die we gebruiken voor productontwikkeling en projectmanagement zal geen vertragingen of bugs vertonen die de duur van het project kunnen beïnvloeden
4. Het team zal niet zonder middelen komen te zitten om de taken te voltooien
5. We zullen geen problemen tegenkomen bij het bestellen en verkrijgen van de benodigde materialen en benodigdheden
6. de leden van het team blijven gezond en productief om hun taken uit te voeren

Veel impliciete aannames hier kunnen potentiële aansprakelijkheden zijn en leiden tot vertragingen en zelfs het mislukken van het project, dus het is belangrijk om voorzichtig te zijn met je schattingen. Bijvoorbeeld, in plaats van uit te gaan van 100% beschikbaarheid van het team, is het verstandiger om 80% beschikbaarheid te schatten om rekening te houden met ziekteverlof en vakanties.

2. Aannames voor milieuprojecten

Aannames voor omgevingsprojecten, ook wel aannames voor locaties genoemd, richten zich op omgevingsfactoren waar je geen controle over hebt. Hieronder volgen enkele voorbeelden van projectaannamen met betrekking tot omgevingsscenario's:

1. er zullen zich geen onverwachte geopolitieke gebeurtenissen voordoen die het succes van het project kunnen beïnvloeden
2. eventuele natuurrampen zullen geen invloed hebben op de beschikbaarheid van de benodigde voorraden
3. regelgeving blijft hetzelfde_
4. de activiteiten zullen geen milieurisico's op korte of lange termijn met zich meebrengen
5. _De fabriek zal niet overstromen tijdens zware regenval
6. _De marktvraag naar het product zal in de nabije toekomst stabiel blijven

Tip: Gebruik de ClickUp sjabloon voor noodplan om alternatieve oplossingen te bedenken voor misgelopen milieuveronderstellingen.

3. Tijdgebonden aannames voor projecten

Aannames voor projecten op basis van tijd of planning richten zich op de duur van het project, met als doel te voorspellen hoe lang elke activiteit en taak zal duren. Je gebruikt ze om een realistische tijdlijn voor het project te maken waar je je aan kunt houden. ⌛

Een paar voorbeelden van veelvoorkomende projectaannames in deze ruimte:

1. Het team is competent genoeg om taken te voltooien volgens de planning van het project
2. De geplandeafhankelijkheid van projecten zullen niet veranderen en de tijdslijn van het project verstoren
3. projectbetrokkenen zullen beschikbaar zijn voor tijdige vergaderingen en overleg
4. er zullen geen vertragingen optreden in feedback- en goedkeuringsprocessen
5. De dagelijkse werkstroom van het team komt overeen met de deadline
6. _Er zullen geen vertragingen optreden door onbeschikbaarheid van middelen of onderbezetting

4. Projectaannames met betrekking tot middelen

Deze aannames hebben betrekking op de beschikbaarheid en het beheer van alle middelen die nodig zijn voor het opleveren van projecten, van materialen en technologie tot menselijk kapitaal.

Bekijk enkele voorbeelden van aannames over middelen:

1. Onze leverancier zal de materialen op tijd leveren voor een vlotte productiecyclus
2. De fabrieksapparatuur wordt regelmatig geïnspecteerd en onderhouden om plotselinge storingen te voorkomen
3. De projectmanager heeft voldoende leden van het team aan het project toegewezen
4. Het reilen en zeilen van het budget is verantwoord
5. de leden van het team nemen geen extra vrije dagen op of stoppen pas als het project is afgerond
6. Het in gebruik zijnde projectmanagement platform zal geen downtime ervaren

Breng deze aannames in kaart tijdens het planningsproces van het project - het kan zijn dat je op bepaalde gebieden (zoals budgettering) goedkeuring nodig hebt van de belangrijkste belanghebbenden.

5. Aannames voor financiële projecten

Sommige Teams willen financiële aannames apart vastleggen om een meer gedetailleerde projectkostenraming te hebben - het idee is om geld opzij te zetten voor elke projectfase, taak of mijlpaal.

Hier zijn een paar voorbeelden van budgetaannames:

1. De arbeidskosten zullen de komende drie maanden niet stijgen
2. Inkoopkosten blijven binnen de geplande grenzen
3. de kosten voor het huren van de apparatuur zullen niet meer dan 10% stijgen_
4. _De verzekeringskosten zullen niet hoger zijn dan 0,5% van de totale projectkosten.
5. de kostenramingen zijn opgesteld om rekening te houden met een standaardafwijking van 5% in inflatiepercentages_

6. Aannames voor de reikwijdte van het project

Een project scope beschrijft de doelen, eisen en taken die je moet voltooien voor een vastgesteld eindresultaat - extra eisen maken je oorspronkelijke abonnement nutteloos. In wezen is je hele projectscope een aanname.

Hier zijn enkele voorbeelden van projectaannames in termen van scope:

1. _De oorspronkelijke planning van het project zal niet veranderen
2. _Er zullen geen last-minute vereisten in de scope worden opgenomen
3. alle leden van het projectteam begrijpen de scope en hun rol in het grotere geheel_
4. _Het project charter definieert de scope en deliverables in duidelijke termen
5. _De belangrijkste belanghebbenden zijn het eens over het projecthandvest
6. geen externe factoren zullen de scope beïnvloeden_

Bonus: Gebruik de ClickUp sjabloon voor projectomvang of de ClickUp project handvest sjabloon om alle scope-gerelateerde gegevens te organiseren, inclusief afhankelijkheid van projecten, planningen en tijdlijnen. Beide sjablonen werken samen, zodat teamleden kunnen bijdragen en in realtime wijzigingen kunnen aanbrengen in de scope voor meer transparantie.

Deelnemers kunnen een versie van hun business model canvas voorbereiden met behulp van ClickUp's Project Scope Whiteboard Template

Hoe zijn projectveronderstellingen, afhankelijkheid en risico's met elkaar verbonden?

We weten dat projectaannames, afhankelijkheid en risico's het verloop van een project bepalen en helpen om de werkstromen efficiënt te beheren, maar hoe beïnvloeden deze concepten elkaar? Laten we dat eens uitzoeken.

Zowel veronderstellingen als afhankelijkheid van projecten kunnen leiden tot risico's, maar op verschillende manieren. Zoals we eerder hebben besproken, heeft elke aanname een potentieel risico omdat er altijd een kans is dat deze ongeldig is. In de meeste gevallen zijn veronderstellingen van toepassing op alle projecten. Je gaat er bijvoorbeeld van uit dat de leden van je projectteam de mijlpalen zonder vertraging zullen halen, maar de waarschijnlijkheid dat ze dat niet zullen doen is een risico.

Afhankelijkheid daarentegen duidt het risico aan dat verband houdt met twee of meer onderling verbonden activiteiten. Stel dat een project pas naar de lanceringsfase kan gaan als de belangrijkste belanghebbenden hun definitieve goedkeuring hebben gegeven, waarvan projectmanagers veronderstellen dat ze die op tijd zullen krijgen.

In dit geval is de goedkeuringstaak een "afhankelijkheid" omdat de vertraging ervan de hele tijdlijn van de projectlancering kan uitstellen - dat is dus een behoorlijk groot risico.

Project Aannames, Risico's en Beperkingen: Een vergelijking

Projectveronderstellingen, -risico's en -beperkingen zijn concepten die elkaar overlappen, dus laten we hier wat duidelijkheid scheppen. 🔦

Laten we ons omwille van de vergelijking richten op risico's en beperkingen afzonderlijk.

Veronderstellingen vs. projectrisico's

Zowel veronderstellingen als risico's worden aangetekend voordat een project van start gaat. Het verschil hier is dat je wilt dat je aannames kloppen voor algeheel succes van het project. Het tegenovergestelde is echter het geval voor projectrisico's -Ze zullen je project in gevaar brengen als ze zich voordoen, dus heb je een risicomanagement abonnement nodig om de waarschijnlijkheid van elk gedocumenteerd risico te verminderen.

Veronderstellingen vs. projectbeperkingen

Projectbeperkingen zijn reeds bestaande beperkingen waarmee je rekening moet houden bij het maken van projectaannames. In tegenstelling tot aannames die al dan niet waar kunnen zijn, zijn beperkingen zeker. Volgens het Project Management Institute zijn er zes soorten van projectbeperkingen:

1. Budget
2. Tijd
3. Reikwijdte
4. Kwaliteit
5. Voordelen
6. Risico's

Je identificeert aannames en beperkingen in een vroeg stadium tijdens het initiatiefase . Elke projectaanname helpt je bij je abonnement en leidt je in de juiste richting, terwijl projectbeperkingen als grenzen zijn die je in het juiste spoor houden.

3 Beste strategieën voor het managen van projectaannames

Hier zijn drie door experts goedgekeurde tips en strategieën om je te helpen projectaannames gedurende de hele projectlevenscyclus te managen. 🌻

1. Maak gebruik van hoogwaardige hulpmiddelen voor Taak- en Projectmanagement

Als je aannames als een professional wilt beheren, moet je een hulpmiddel gebruiken dat je kan helpen bij het visualiseren van workflows om risico's op te sporen, bij de weergave in vogelvlucht van het projectbudget en de personele middelen en bij het maken van snelle aanpassingen.

Als het onmogelijk klinkt om al deze opties in één tool te vinden, dan is dat alleen omdat je nog niet gezien hebt wat ClickUp nog te doen!

ClickUp is een van de best beoordeelde tools voor projectmanagement op de markt, omdat het opties heeft waarmee je kunt inzoomen op microdetails van projecten, maar ook het grotere geheel in de gaten kunt houden. 😍

Start uw project op de juiste manier met de ClickUp Projectmanagement suite

Alles wat u nodig hebt om aannames voor projecten te identificeren en te beheren is beschikbaar in de ClickUp Projectmanagement functiebundel.

Laten we beginnen met ClickUp Documenten -Deze optie voor kennismanagement kan u helpen bij het maken, bewerken, delen en opslaan van alle projectgerelateerde documentatie, van een projectplan en charter tot standaard werkprocedures (SOP's) . Dit is ook een uitstekende optie als je aannames, risico's en hun afwijkingen op één plaats moet documenteren.

Vereenvoudig samenwerking in teams met ClickUp Docs door documenten te taggen, van commentaar te voorzien en taken toe te wijzen

U vindt ClickUp Brein is een krachtige AI-schrijfassistent binnen ClickUp Docs. Hiermee kunt u brainstormen, tekst schrijven of samenvattingen maken om tijd te besparen en productiviteit te verhogen.

ClickUp Brain heeft een handige functie met de naam AI Tools, waarmee u 100+ op onderzoek gebaseerde aanwijzingen kunt gebruiken voor een verscheidenheid aan taken in verschillende teams. Als u bijvoorbeeld de optie Projectteam kiest, ziet u aanpasbare prompts zoals Create scope document en Create a project risk management plan, die u zullen helpen bij het opstellen van de aannames voor uw project.

Gebruik ClickUp AI Tools voor toegang tot projectmanagement om werk te stroomlijnen

Als u bovendien wilt dat u en uw belanghebbenden duidelijkheid hebben over projectaannames en deadlines, gebruik dan ClickUp weergaven . U krijgt 15+ opties om projecten vanuit verschillende perspectieven te observeren, stabiele of onjuiste aannames te identificeren en afhankelijkheid en risico's proactief te lokaliseren.

Gebruik de Lijstweergave om werkstromen te organiseren of de Weergave van het bord om taken te sorteren op basis van de mate van voltooiing. Maak gebruik van geavanceerde weergaven zoals de Werklastweergave om de werklast van je team te beheren of de Weergave van gantt grafiek om projectbeperkingen en afhankelijkheid bij te houden op een aanpasbare tijdlijn met drag-and-drop.

Risico's sneller met teams bespreken? Gebruik de Weergave chatten om met uw team te communiceren zonder ClickUp te verlaten, waardoor lange vergaderingen en context wisselen .

Pas de weergaven van ClickUp aan om uw team op één lijn te houden, ongeacht ieders werkstijl

2. Een logboek voor aannames bijhouden

Zie een logboek voor aannames als een agenda voor projectmanagers- hierin noteert u elke aanname die u doet vanaf de projectplanningsfase tot en met projectuitvoering .

Als je alle projectaannames op één plaats hebt, kun je ze beter bijhouden, hun geldigheid controleren en waar nodig wijzigingen aanbrengen.

Gebruik ClickUp sjablonen om aannames zorgvuldig bij te houden

ClickUp biedt 1.000+ sjablonen voor verschillende doeleinden, waaronder het onderhouden van aanname logs. Deze sjablonen worden geleverd met voorgemaakte secties en dienen als een snelkoppeling voor kwaliteitsdocumentatie.

Als je projectaannames wilt beheren, raden we aan om te kijken naar ClickUp risicobeoordeling en sjablonen voor projectbeoordeling .

Voorbeeld ClickUp Veronderstelling Grid Beslissingsmatrix Sjabloon is perfect voor het organiseren van logboeken voor projectveronderstellingen op basis van risico- en onzekerheidsfactoren.

Gebruik het ClickUp Assumption Grid Decision Matrix-sjabloon om aannames te classificeren en risico's te bepalen

U kunt de aangepaste velden van het sjabloon gebruiken om uw aannames te specificeren, kenmerken aan elke aanname toe te voegen en de invloed ervan op uw besluitvormingscriteria uit te leggen. Met de functie voor realtime updates kunt u uw belanghebbenden op de hoogte houden van alle wijzigingen die u aanbrengt.

Als je Klaar bent met aannames, gebruik dan de ClickUp sjabloon voor projectplanner om uw project op te splitsen, taken en middelen te organiseren en de voortgang bij te houden om ervoor te zorgen dat uw aannames juist zijn.

ClickUp's Project Planner Sjabloon maakt het mogelijk om communicatie, voortgang en levering te beheren om uw doelen te bereiken

3. Controleer voortdurend je aannames

Aannames documenteren is niet genoeg. Naarmate je project vordert, zullen sommige van je aannames juist blijken te zijn, terwijl een paar ongeldig kunnen blijken. Dit betekent dat je abonnement kan veranderen en dat je goed moet nadenken om de workflows van je teams aan te passen.

Daarom moet je als projectmanager je lijst met projectaannames voortdurend bijhouden en een oogje in het zeil houden voor onverwachte gebeurtenissen. Dit zal je helpen om de kleinste veranderingen op te merken en je koers dienovereenkomstig aan te passen.

ClickUp gebruiken om aannames te controleren en beheren

ClickUp biedt een bereik aan oplossingen om projectaannames te identificeren die onwaar blijken te zijn. U kunt bijvoorbeeld het volgende instellen ClickUp Automatiseringen om u een waarschuwing te sturen bij wijzigingen in kritieke aannames en beperkingen.

Laten we zeggen dat uw aanname is dat een bepaalde taak 50 uur in beslag neemt - u kunt een eenvoudige automatisering configureren om u een notificatie te sturen als de tijdsregistratie voor de taak meer dan 50 uur bedraagt.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/ClickUp-Task-Creation-Automation.png AUTOMATISERING ClickUp-taak aanmaken automatisering /$$$img/

Taken aanmaken automatisering op ClickUp

Bijkomend, visualiseer projectgegevens en voer aannameanalyses uit met ClickUp Dashboards . Kies uit 50+ kaarten om uw Dashboard aan te passen en de specifieke numerieke of visuele gegevens te presenteren waarin u geïnteresseerd bent. Het visualiseren van aannames uit eerdere projecten kan u helpen bij het abonnement op toekomstige projecten en afwijkingen te minimaliseren.

Volg de voortgang in realtime op het gebied van gewoontevorming met ClickUp Dashboards

Uitdagingen voor projectaannames overwinnen

Het coördineren van projectaannames is geen gemakkelijke taak - er zijn een aantal uitdagingen die u kunnen vertragen en het succes van uw project kunnen beïnvloeden.

Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen en manieren om ze te overwinnen:

Onzekerheid

Dit is het nummer één probleem bij het handhaven van aannames voor projecten - je kunt niet weten of ze uitkomen of niet. Helaas is er geen manier om de onzekerheid, die inherent is aan elke projectaanname, te overwinnen.

Je kunt echter wel beter omgaan met onzekerheden door de impact ervan te communiceren met je teams en belanghebbenden, elke gemaakte beslissing en ondernomen actie te documenteren en de tijdlijn van het project zorgvuldig te bewaken.

Slechte communicatie werkstromen

Een gebrek aan communicatie tussen teamleden kan leiden tot misverstanden en vertragingen bij projecten. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je medewerkers niet bang zijn om hun zorgen te uiten, vooral als het gaat om aspecten als resource management en levertijd. Als u op afstand werkt, gebruik dan tools zoals ClickUp die realtime en transparante communicatie mogelijk maken zonder de noodzaak van gespannen en al te formele vergaderingen.

Bonus: Gebruik ClickUp Whiteboards om in realtime te brainstormen over resource management met cross-functionele teams. Met deze digitale doeken kunt u tekenen, tekst schrijven, vormen toevoegen en verbinden, en taken creëren in een meer ontspannen instelling die eenvoudige communicatie bevordert.

Gebrek aan bereidheid tot verandering en aanpassing

Zowel projectmanagers als belanghebbenden moeten flexibel zijn en bereid om onderweg veranderingen door te voeren om aan nieuwe aannames tegemoet te komen. Een gebrek aan bereidheid aan beide kanten om dit te doen kan de projectresultaten beïnvloeden.

Zorg er bij het managen van aannames in projectmanagement voor dat alle betrokkenen begrijpen wat de gevolgen zijn als ze zich niet aanpassen aan veranderingen. Houd regelmatig vergaderingen met belanghebbenden, houd ze op de hoogte en leg de redenering achter elke actie en beslissing uit.

Projectaannames beheren met ClickUp

Het coördineren van projectaannames is een van de pijlers van succesvol projectmanagement . Zonder aannames kun je de resultaten van een project niet inschatten of doelen niet realistisch bepalen.

Als een gratis tool voor projectmanagement ClickUp biedt alles wat u nodig hebt om een projectaannamenlogboek bij te houden, samen te werken met teams en belanghebbenden, en afhankelijkheden, beperkingen en risico's te identificeren op een wrijvingsloze manier.

Aanmelden voor ClickUp

**en zie hoe de oplossing u helpt om van veronderstellingen naar succes te vliegen. 🦋