Wanneer u een strategische vergadering bijwoont, of dat nu bedrijfsbreed is of binnen uw team, bent u waarschijnlijk wel eens dia's tegengekomen met daarop Objectives and Key Results (OKR's) en Key Performance Indicators (KPI's).
Bedrijven vertrouwen erop om een goede reden: ze bieden een datagestuurde, kwantitatieve benadering van het prestatiebeheerproces.
79% van de bedrijven ontwerpt en implementeert jaarlijks KPI's.
Maar hier is de grote vraag: wanneer moet u OKR's gebruiken en wanneer KPI's?
In deze blog zullen we de sleutelverschillen tussen beide (aan de hand van praktijkvoorbeelden) uiteenzetten en u laten zien hoe u beide in uw processen kunt integreren voor een maximaal effect.
Wat is een OKR?
OKR (Objectives and Key Results) verwijst naar een raamwerk voor het stellen van doelen dat door organisaties (en teams) wordt gebruikt om doelen te definiëren en prestaties te meten.
Over het algemeen bestaat een OKR uit drie componenten:
- Doelstelling: een kwalitatieve verklaring die beschrijft wat u wilt bereiken.
- Sleutelresultaten: kwantitatieve maatstaven die de voortgang naar uw doel meten.
- Initiatieven: de strategie (specifieke projecten of taken) die zal helpen om de sleutelresultaten te behalen.
OKR's geven een gevoel van doelgerichtheid, richting en eigenheid. Ze stimuleren teams om zich te concentreren op wat echt belangrijk is, zonder afgeleid te worden door de tientallen taken met een lage prioriteit en weinig impact op hun nog te doen lijst.
Enkele scenario's waarin OKR's goed werk, zijn:
- Kwartaalplanning: ze helpen teams om prioriteiten te stellen en zich te concentreren op de meest cruciale initiatieven binnen een bepaald kwartaal.
- Strategische initiatieven: Door OKR's te gebruiken bij het lanceren van nieuwe projecten of initiatieven kunt u duidelijke doelen stellen, de transparantie tussen multifunctionele teams verbeteren en ervoor zorgen dat iedereen hetzelfde eindresultaat werkt.
- Prestatiebeoordelingen: ze bieden meetbare gegevens voor prestatiebeoordelingen, waardoor objectievere en inzichtelijkere feedback mogelijk is, zonder persoonlijke vooroordelen.
Laten we nu eens kijken hoe u OKR's kunt instellen en bijhouden:
- Begin met een duidelijk begrip van de visie en strategische doelstellingen van uw organisatie, en koppel uw OKR's aan uw overkoepelende missie.
- Definieer 2 tot 4 ambitieuze en haalbare objecten die weergeven wat u binnen een bepaald tijdsbestek (meestal per kwartaal) wilt bereiken.
- Stel voor elke doelstelling 3 tot 5 meetbare belangrijke resultaten (metrics) vast waarmee de voortgang kan worden bijgehouden.
- Stel een uitvoerbaar plan op zodat alle teamleden begrijpen hoe de OKR's aansluiten bij hun individuele verantwoordelijkheden.
- Controleer regelmatig de voortgang van de sleutelresultaten door middel van wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen.
- Bespreek wat werkte en wat niet; gebruik deze inzichten om toekomstige OKR's te verfijnen.
Voorbeelden van OKR's
Nu we OKR's hebben besproken en hebben gezien wanneer ze uw organisatie ten goede kunnen komen, gaan we enkele specifieke OKR-voorbeelden bekijken.
⚒️ Voorbeeld 1: Projectmanagement
- Doelstelling: De efficiëntie van projectlevering verbeteren Belangrijkste resultaat 1: De voltooiingstijd van projecten met 20% verkorten Belangrijkste resultaat 2: Een projectbudgetafwijking van minder dan 5% realiseren Belangrijkste resultaat 3: De tevredenheidsscore van belanghebbenden verhogen tot minimaal 90% Initiatief: Gebruik projectmanagementsoftware om taken, deadlines en voortgang in realtime bij te houden Initiatief: Maak herbruikbare sjablonen voor projectplannen, risicobeoordelingen en communicatieplannen om handmatig werk te verminderen
- Belangrijkste resultaat 1: De voltooiingstijd van projecten met 20% verkorten
- Belangrijkste resultaat 2: Een projectbudgetafwijking van minder dan 5% realiseren
- Sleutelresultaat 3: Verhoog de tevredenheidsscore van belanghebbenden tot ten minste 90%.
- Initiatief: Gebruik projectmanagementsoftware om taken, deadlines en voortgang in realtime bij te houden.
- Initiatief: Maak herbruikbare sjablonen voor projectplannen, risicobeoordelingen en communicatieplannen om handmatig werk te verminderen.
- Belangrijkste resultaat 1: De voltooiingstijd van projecten met 20% verkorten
- Belangrijkste resultaat 2: Een projectbudgetafwijking van minder dan 5% realiseren
- Sleutelresultaat 3: Verhoog de tevredenheidsscore van belanghebbenden tot ten minste 90%.
- Initiatief: Gebruik projectmanagementsoftware om taken, deadlines en voortgang in realtime bij te houden.
- Initiatief: Maak herbruikbare sjablonen voor projectplannen, risicobeoordelingen en communicatieplannen om handmatig werk te verminderen.
🔮 Voorbeeld 2: Strategische planning
- Doelstelling: Marktpositie in Azië uitbreiden Belangrijkste resultaat 1: Binnen een jaar een marktaandeel van 15% in Azië behalen Belangrijkste resultaat 2: Drie nieuwe producten lanceren die zijn aangepast aan Aziatische markten Belangrijkste resultaat 3: Partnerschappen aangaan met vijf lokale distributeurs Initiatief: Gelokaliseerde marketingcampagnes lanceren in belangrijke Aziatische markten met cultureel relevante boodschappen Initiatief: De prijzen van concurrenten analyseren en een concurrerende prijsstrategie ontwikkelen om nieuwe klanten aan te trekken
- Belangrijkste resultaat 1: Binnen een jaar een marktaandeel van 15% in Azië behalen.
- Belangrijkste resultaat 2: Drie nieuwe producten lanceren die zijn afgestemd op Aziatische markten
- Belangrijkste resultaat 3: Partnerschappen aangaan met vijf lokale distributeurs
- Initiatief: Lanceer gelokaliseerde marketingcampagnes in sleutel-Aziatische markten met cultureel relevante boodschappen.
- Initiatief: Analyseer de prijzen van concurrenten en ontwikkel een concurrerende prijsstrategie om nieuwe klanten aan te trekken.
- Belangrijkste resultaat 1: Binnen een jaar een marktaandeel van 15% in Azië behalen.
- Belangrijkste resultaat 2: Lancering van drie nieuwe producten die zijn afgestemd op Aziatische markten
- Belangrijkste resultaat 3: Partnerschappen aangaan met vijf lokale distributeurs
- Initiatief: Lanceer gelokaliseerde marketingcampagnes in sleutel-Aziatische markten met cultureel relevante boodschappen.
- Initiatief: Analyseer de prijzen van concurrenten en ontwikkel een concurrerende prijsstrategie om nieuwe klanten aan te trekken.
🎧 Voorbeeld 3: Prestaties van de klantenservice
- Doelstelling: De klantenservice-ervaring verbeteren Sleutelresultaat 1: De gemiddelde responstijd voor vragen van klanten met 30% verminderen Sleutelresultaat 2: De klanttevredenheidsbeoordelingen uit enquêtes verhogen tot meer dan 85% Sleutelresultaat 3: Ten minste 90% van de supporttickets bij het eerste contact oplossen Initiatief: Een AI-aangedreven chatbot in uw website integreren om direct antwoord te geven op routinematige queries Initiatief: Zorgen voor voldoende personeel tijdens piekuren en een meerlagig supportsysteem implementeren om verschillende niveaus van klantvragen te kunnen behandelen
- Sleutelresultaat 1: De gemiddelde responstijd voor vragen van klanten met 30% verminderen.
- Belangrijkste resultaat 2: Verhoog de klanttevredenheidsbeoordelingen uit enquêtes tot meer dan 85%.
- Belangrijkste resultaat 3: Minstens 90% van de supporttickets bij het eerste contact oplossen
- Initiatief: integreer een AI-aangedreven chatbot in uw website om direct antwoord te geven op veelgestelde queries.
- Initiatief: Zorg voor voldoende personeel tijdens piekuren en implementeer een meerlagig ondersteuningssysteem om verschillende niveaus van aangepaste vragen af te handelen.
- Belangrijkste resultaat 1: De gemiddelde responstijd voor vragen van klanten met 30% verminderen.
- Belangrijkste resultaat 2: Verhoog de klanttevredenheidsbeoordelingen uit enquêtes tot meer dan 85%.
- Belangrijkste resultaat 3: Minstens 90% van de supporttickets bij het eerste contact oplossen
- Initiatief: integreer een AI-aangedreven chatbot in uw website om direct antwoord te geven op veelgestelde queries.
- Initiatief: Zorg voor voldoende personeel tijdens piekuren en implementeer een meerlagig ondersteuningssysteem om verschillende niveaus van aangepaste vragen af te handelen.
📚 Lees ook: Beste OKR-software (recensies en prijzen)
Wat is een KPI?
Key Performance Indicators (KPI's) zijn op zichzelf staande, kwantificeerbare maatstaven die aantonen hoe effectief een organisatie een bepaalde bedrijfsdoelstelling bereikt. Voorbeelden van KPI's zijn omzet, klantverloop, websiteverkeer en personeelsverloop.
Er zijn twee soorten Sleutel Performance Indicators (KPI's): voorlopende indicatoren (voorspellende statistieken) en achterblijvende indicatoren (reflectieve statistieken).
Voorlopende indicatoren kunnen organisaties helpen om te anticiperen op toekomstige prestaties, terwijl achterblijvende indicatoren inzichten bieden op basis van resultaten uit het verleden (historische gegevens).
Er zijn organisaties die KPI's in meerdere instellingen gebruiken:
- Financiële KPI's: meet financiële prestaties, zoals omzetgroei of winstmarges.
- Operationele KPI's: beoordeel de operationele efficiëntie, zoals productiekosten of cyclustijden.
- KPI's voor klanten: Evalueer de klanttevredenheid en -betrokkenheid, zoals de Net Promoter Score (NPS) of het klantbehoudpercentage.
- KPI's voor werknemers: monitor de betrokkenheid van werknemers en evalueer hun prestaties, inclusief het personeelsverloop en de tevredenheidsscores van werknemers.
Hier volgt een korte handleiding voor het implementeren van KPI's:
- Identificeer doelstellingen: Bepaal wat u wilt bereiken op organisatorisch, afdelings- of individueel niveau.
- Selecteer relevante KPI's: kies KPI's die aansluiten bij uw doelstellingen en bruikbare inzichten opleveren.
- Stel doelen vast: stel duidelijke targets vast voor elke KPI om succes te definiëren en te meten.
- Verzamel gegevens: Implementeer systemen voor het verzamelen en analyseren van gegevens met betrekking tot de door u gekozen KPI's.
- Monitor de voortgang: bekijk regelmatig de KPI-prestaties om de voortgang te beoordelen en de nodige aanpassingen door te voeren.
- Communiceer resultaten: deel KPI-resultaat met belanghebbenden om transparantie en verantwoordelijkheid te bevorderen.
👀 Wist u dat? 80% van uw resultaten komt voort uit 20% van uw inspanningen. Concentreer u dus op een klein nummer cruciale KPI's die de grootste impact hebben.
Voorbeelden van KPI-voorbeeld
📌 Prestatiebeoordelingsmaatstaven
- Verkoopopbrengst: meet het totale aantal gesloten deals en de door een medewerker gegenereerde opbrengst.
- Klanttevredenheid: meet de mate van tevredenheid van klanten over de service van een medewerker – hun CSAT-score.
- Aanwezigheid bij vergaderingen: meet de aanwezigheid van de werknemer bij vergaderingen en trainingssessies.
📌 Bedrijfsprestatiestatistieken
- Omzetgroei: meet de procentuele stijging van de omzet over een bepaalde periode.
- Klantverloop: meet het percentage klanten dat geen zaken meer doet met een bedrijf.
- Deel van de markt: meet het percentage van de markt dat een bedrijf bedient.
- Rendement op investering (ROI): meet de winstgevendheid van een investering.
📮 ClickUp Insight: 78% van de respondenten van onze enquête heeft moeite om gemotiveerd te blijven voor langetermijndoelen. Dat komt niet door een gebrek aan gedrevenheid, maar door de manier waarop onze hersenen werken! We moeten successen zien om gemotiveerd te blijven. 💪Dat is precies waar ClickUp om de hoek komt kijken.
Houd prestaties bij met ClickUp Mijlpalen, krijg direct een overzicht van de voortgang met rollups en blijf gefocust met slimme herinneringen in ClickUp. Door deze kleine overwinningen te visualiseren, bouw je momentum op voor de lange termijn.
💫 Echte resultaten: ClickUp-gebruikers melden dat ze ~10% meer werk aankunnen zonder overweldigd te raken.
Het verschil tussen OKR's en KPI's
Nu we hebben gezien hoe OKR's en KPI's afzonderlijk uw organisatie ten goede kunnen komen en hoe u ze kunt instellen, gaan we dieper in op de details om hun verschillende doelen te verkennen.
| Aspect | OKR's | KPI's |
| Doelen instellen | Ambitieuze, kwalitatieve objecten met ondersteunende kwantitatieve sleutelresultaten | Specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) maatstaven |
| Doel | Bepaal de strategische richting en inspireer tot actie | Blijf de voortgang naar specifieke doelstellingen bijhouden |
| Reikwijdte | Brede doelen | Beperkte, specifieke meetcriteria |
| Tijdsbestek | Meestal per kwartaal | Kan voor verschillende tijdsbestekken zijn: dagelijks, wekelijks, maandelijks en andere. |
| Flexibiliteit | Flexibeler en beter aanpasbaar aan veranderende omstandigheden, vaak ingesteld voor langere periodes. | Minder flexibel |
Doelen instellen
OKR's leggen de nadruk op kwalitatieve, ambitieuze langetermijndoelen die de organisatie inspireren en uitdagen. Ze richten zich op 'wat' de organisatie wil bereiken, zoals 'het marktaandeel vergroten' of 'marktleider worden op het gebied van klanttevredenheid'.
KPI's richten zich daarentegen op SMART-statistieken en hoe u een zeer specifieke object kunt bereiken, zoals 'het aantal websitebezoeken tegen volgende maand met 15% verhogen'.
🧠 Leuk weetje: Sommige experts noemen OKR's 'KPI's met ziel', omdat ze context en doel toevoegen aan statistieken en resultaten rechtstreeks gekoppeld aan de missie van een organisatie.
Doel
OKR's zijn een krachtig hulpmiddel om de strategische richting te bepalen, tot actie aan te zetten en teams binnen de organisatie op één lijn te brengen. Ze zorgen voor een gedeeld begrip van de organisatiedoelen, motiveren medewerkers en bevorderen een cultuur van verantwoordelijkheid.
KPI's zijn meer besluitgericht. Hun primaire doel is om de voortgang bij te houden, prestaties te meten en verbeterpunten te identificeren binnen een bepaald proces of aspect van het bedrijf, en om datagestuurde besluitvorming te ondersteunen.
Reikwijdte
OKR's bieden doorgaans een raamwerk op hoog niveau dat als leidraad dient voor de algemene strategische visie van de organisatie, het team of het project.
👉🏼 Een OKR kan bijvoorbeeld zijn: 'Het marktaandeel in Europa vergroten' of 'Een nieuw product lanceren dat in het eerste kwartaal 10.000 downloads behaalt'.
KPI's bieden gedetailleerde inzichten in specifieke bedrijfsgebieden, zoals verkoop, marketing, omzet of prestaties van medewerkers. Ze richten zich op smallere, meer specifieke statistieken die een gedetailleerde weergave geven van de prestaties.
👉🏼 Voor een verkoopteam kunnen de KPI's met betrekking tot de OKR 'Marktaandeel in de Europese regio vergroten' bijvoorbeeld 'Verkoopomzet in Europa met 15% verhogen' of 'Distributiekanalen uitbreiden in drie nieuwe Europese landen' omvatten.
Tijdsbestek
OKR's werken het beste wanneer ze voor de lange termijn worden gepland, meestal minimaal een kwartaal. Dit tijdsbestek zorgt voor een evenwicht tussen kortetermijnfocus en langetermijnstrategische richting, waardoor regelmatige evaluaties en aanpassingen mogelijk zijn om de organisatie op koers te houden en aanpasbaar te maken aan veranderingen.
KPI's zijn daarentegen flexibeler. Ze hebben alleen een tijdsbestek nodig en kunnen worden bijgehouden over dagen, weken of zelfs jaren, zoals de veelgebruikte Annual Recurring Revenue (ARR)-maatstaf in de meeste organisaties.
👉🏼 Instance helpt het dagelijkse websiteverkeer om kortetermijntrends bij te houden, terwijl het klantverloop meestal maandelijks of jaarlijks wordt gemeten. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven prestaties op verschillende detailniveaus bijhouden en zo inzicht krijgen in zowel de onmiddellijke voortgang als de langetermijntrends.
Flexibiliteit
OKR's zijn inherent flexibel en aanpasbaar aan de unieke behoeften en omstandigheden van elke organisatie. Ze zijn gebaseerd op de doelen, missie en visie van het bedrijf. Deze flexibiliteit maakt aanpassingen mogelijk om in te spelen op veranderende marktvoorwaarden, nieuwe kansen en onverwachte uitdagingen.
👉🏼 Als een concurrent, bijvoorbeeld, een baanbrekend nieuw product op de markt brengt, kan een organisatie snel haar OKR's aanpassen om de nieuwste bedreiging het hoofd te bieden en haar concurrentievoordeel te behouden.
Aan de andere kant moeten KPI's over het algemeen in de loop van de tijd consistent blijven om zinvolle vergelijkingen van prestatietrends te garanderen en verbeterpunten te identificeren. Frequente wijzigingen in KPI's kunnen het moeilijk maken om de voortgang nauwkeurig bij te houden, de onderliggende oorzaken van prestatieproblemen te identificeren en de impact van verbeterinitiatieven aan te tonen.
OKR versus KPI versus KRA
Een ander raamwerk dat vaak wordt verward met OKR en KPI is KRA (Key Result Areas). KRA's zijn SMART-doelen die organisaties stellen om de voortgang en het succes in verschillende functies bij te houden. Ze geven een lijst van de belangrijkste verantwoordelijkheden die bij een bepaalde functie of rol horen.
Samengevat:
- KRA's definiëren de sleutelgebieden waarop een organisatie moet uitblinken.
- OKR's stellen ambitieuze doelen binnen die sleutelgebieden
- KPI's houden de voortgang bij het behalen van die doelen.
OKR versus KPI versus MBO
Op dezelfde manier is MBO (Management by Objectives) een raamwerk dat vaak wordt gebruikt in combinatie met KPI's en OKR's om prestaties bij te houden. MBO is een proces waarbij managers en individuele teamleden samen doelstellingen vaststellen en individuele doelstellingen afstemmen op bredere organisatiedoelen.
👉🏼 Stel dat een marketingteam de naamsbekendheid van een nieuwe lijn milieuvriendelijke sportkleding wil vergroten:
- De OKR zou zijn om het toonaangevende milieuvriendelijke sportkledingmerk in de target te worden.
- De KPI zou het totale websiteverkeer uit alle bronnen meten.
- De MBO zou het individuele doel zijn voor elk lid van het marketingteam, zoals het verhogen van het verkeer met 25% in het komende kwartaal met behulp van betaalde advertenties.
📚 Lees ook: OKR versus MBO
OKR's en KPI's integreren in projectmanagement
Door OKR's en KPI's onderdeel te maken van uw projectmanagement-systeem, kunt u elk van uw individuele projecten koppelen aan uw belangrijkste, overkoepelende doel. Tegelijkertijd maakt de via KPI's verzamelde data datagestuurde besluitvorming mogelijk gedurende de hele levenscyclus van het project.
ClickUp, de alles-in-één-app voor werk, brengt al uw behoeften op het gebied van het stellen van doelen, het bijhouden van voortgang en projectmanagement samen op één plek, waardoor het monitoren van prestaties moeiteloos wordt.
📮 ClickUp Insight: Denkt u dat uw nog te doen-lijst werkt? Denk nog eens goed na. Uit ons onderzoek blijkt dat 76% van de professionals hun eigen prioriteringssysteem gebruikt voor taakbeheer. Recent onderzoek bevestigt echter dat 65% van de werknemers zich richt op gemakkelijke overwinningen in plaats van op taken met een hoge waarde, zonder effectieve prioritering.
De prioriteiten van ClickUp-taak veranderen de manier waarop u complexe projecten visualiseert en aanpakt, door kritieke taken eenvoudig te markeren. Met de AI-aangedreven werkstroom en aangepaste prioriteitsvlaggen van ClickUp weet u altijd wat u als eerste moet aanpakken.
Laten we eens kijken hoe u OKR's en KPI's kunt implementeren in uw projectmanagement-systeem.
1. Definieer OKR's op projectniveau
Begin met het bekijken van de algemene strategische doelstellingen van uw organisatie en relevante OKR's op bedrijfsniveau. Vraag uzelf vervolgens af hoe een bepaald project kan bijdragen aan deze hogere doelen.
U kunt ook een brainstormsessie houden met uw managementteam om input te verzamelen over mogelijke OKR's op projectniveau. Vergeet niet dat het doel is om 'ambitieuze', resultaatgerichte doelstellingen te formuleren.
Met ClickUp Docs kunt u belangrijke documentatie rond het proces van doelstellingen centraliseren, terwijl ClickUp Brain — de eigen AI van ClickUp — u helpt bij het brainstormen over ideeën en het bedenken van relevante doelen om na te streven. Het kan ook beslissingen rond doelen en doelstellingen samenvatten, zodat iedereen op één lijn blijft.
Vraag ClickUp Brain gewoon om uw verschillende documenten te bekijken en OKR's voor te stellen die uw grotere doel verbinden met een specifiek project. En voilà! U krijgt contextuele suggesties die u verder kunt verfijnen met behulp van prompts.
Zodra u uw doelstellingen hebt bepaald, vraagt u AI om een document op te stellen waarin uw doelstellingen en belangrijkste resultaten worden uitgelegd, zodat u dit met de rest van uw team kunt delen.
📚 Lees ook: Gratis sjablonen voor doel-instelling en het bijhouden van voortgang voor Excel en ClickUp
2. Identificeer relevante KPI's
De volgende stap is het kiezen van KPI's die de voortgang berekenen ten opzichte van de sleutelresultaten die u voor uw doelstellingen hebt ingesteld. Dit geeft u waardevolle inzichten in de projectprestaties, helpt u verbeterpunten te identificeren en uiteindelijk datagestuurde beslissingen te nemen om het succes van het project te garanderen.
💡 Pro-tip: Vraag uzelf af: "Geeft deze KPI echt aan of we dichter bij het bereiken van onze doelstelling komen?" Een andere tip is om te complexe of moeilijk te meten KPI's te vermijden. Kies in plaats daarvan voor meetbare indicatoren die gemakkelijk te begrijpen, bij te houden en te interpreteren zijn.
3. Integreer uw OKR's en KPI's in uw projectmanagementtool
Zodra u uw KPI's hebt bepaald en de nauwkeurigheid van de databron hebt gecontroleerd, kunt u ze opnemen in uw taken en projecten. U kunt bijvoorbeeld de aangepaste taakstatussen van ClickUp gebruiken, zoals 'Op schema', 'Vertraagd', 'Niet op schema' en meer om uw KPI's te monitoren.
ClickUp biedt zelfs gratis sjablonen die dit proces vereenvoudigen, zoals het ClickUp OKR-sjabloon. Deze superintuïtieve planningstool is ontworpen om teams te helpen hun OKR's effectief vast te stellen, bij te houden en te behalen.
Dit is wat deze OKR-sjabloon bevat:
- Planningcadans: hierin worden de basisstructuur en timing voor OKR-planning beschreven, zoals driemaandelijkse of halfjaarlijkse cycli, om te zorgen voor consistente en tijdige instelling van doelen.
- OKR-lijsten: met deze lijsten kunnen teams grote doelen opsplitsen in specifieke, meetbare doelstellingen en de voortgang naar elk belangrijke resultaat bijhouden.
De sjabloon heeft ook meerdere aangepaste velden om u te helpen uw OKR's te categoriseren en te organiseren. Voor elke taak kunt u een tag toevoegen, zoals Doelstelling, Belangrijkste resultaat, Planning en Uitvoering.
Op dezelfde manier kunt u taken ook onderbrengen in een specifiek 'initiatief'. Nog beter is dat een voortgangsbalk de voltooiingsgraad bijhoudt op basis van het aantal actiepunten dat u afvinkt.
Zodra u uw OKR-systeem hebt opgezet, is de volgende stap het toevoegen van uw KPI's. Dit kunt u doen door een paar extra aangepaste velden voor uw taken toe te voegen:
- Streefwaarde: nummerveld om de target van de KPI als aantekening te noteren
- Werkelijke waarde: Nummer veld om de werkelijke waarde van de huidige KPI's als aantekening te noteren
- Verschil: Formuleveld om het verschil tussen de target en de werkelijke waarde aan te geven
- Voortgang (%): een ander veld formule om het percentage van de behaalde target waarde te berekenen.
In ClickUp kunt u de onderstaande codes gebruiken om deze formulevelden in te stellen:
- Verschil: (veld("Streefwaarde") – (veld("Werkelijke waarde")
- Voortgang: CONCATENATE((veld("Werkelijke waarde") / veld("Streefwaarde")) * 100, "%")
U kunt natuurlijk de KPI-sjabloon van ClickUp gebruiken om naadloos belangrijke prestatie-indicatoren in te stellen, te monitoren en te analyseren, zodat uw team op koers blijft om de bedrijfsdoelen te behalen. Pas het aan uw branche aan en krijg realtime inzicht in prestatietrends.
Dit is wat deze sjabloon voor u nog te doen heeft:
- Aangepaste KPI-dashboards: visualiseer de voortgang met dynamische grafieken en rapporten.
- Geautomatiseerde bijhouden: stel moeiteloos targets vast en monitor prestaties
- Samenwerking en waarschuwingen: wijs KPI-eigenaren toe en ontvang realtime updates
💡Pro-tip: Combineer uw KPI-bijhoud-sjabloon met het SMART-doelen-sjabloon van ClickUp om duidelijke, uitvoerbare doelstellingen vast te stellen die aansluiten bij uw belangrijkste prestatie-indicatoren, zodat elk doel specifiek, meetbaar en impactvol is!
4. Stel dashboards in om de voortgang bij te houden
Nu u uw OKR's en KPI's hebt ingesteld, is de volgende stap om ze bij te houden. De beste manier om dit te doen is door gebruik te maken van OKR-dashboards en KPI-voortgangsgrafieken.
Deze brengen sleutelstatistieken en updates over voortgang samen op één gemakkelijk toegankelijke locatie, zodat u niet door verschillende spreadsheets, rapporten en databronnen hoeft te spitten.
In ClickUp beschikt u over een ingebouwde functie voor het stellen en bijhouden van doelen, ClickUp Goals, waarmee u de voortgang van uw doelen in realtime kunt volgen met behulp van aanpasbare dashboards en voortgangsbalkjes. Het biedt u ook een aantal opties om uw gegevens te ordenen, waaronder:
- Voortgangsrapportage: om de voortgang ten opzichte van de belangrijkste resultaten en de algehele voltooiing van het project bij te houden.
- Gantt-diagrammen: om projecttijdlijnen te visualiseren en mogelijke knelpunten te identificeren
- Cirkeldiagrammen: om de verdeling van projecttaken of de toewijzing van middelen te illustreren.
- Nummer widgets: om KPI's weer te geven, zoals bestede budgetten, klanttevredenheidsscores en taakvoltooiingspercentages.
Deze visuele rapporten kunnen u helpen om sterke en zwakke punten te identificeren, potentiële risico's te signaleren en weloverwogen beslissingen te nemen over verschillende aspecten van uw project, zodat alles op schema blijft.
5. Evalueer de voortgang in periodes
De laatste stap is het plannen van regelmatige check-ins (bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks) om de voortgang te evalueren. Tijdens deze check-ins kunt u de via KPI's verzamelde gegevens analyseren om sleutelresultaten aan te passen, tijdlijnen te herzien of middelen opnieuw toe te wijzen.
Best practices voor OKR en KPI
Tot slot volgen hier enkele best practices voor de instelling en het beheren van OKR's:
- Stel ambitieuze maar haalbare doelstellingen vast. Deze moeten werknemers inspireren en motiveren om de gewenste resultaten te behalen, zonder hen te overweldigen en uiteindelijk uit te putten.
- Concentreer u op een klein aantal OKR's (meestal 2-4 objecten met elk 3-5 sleutelresultaten) om duidelijkheid en focus te behouden.
- Moedig continue feedback aan onder teamleden over hun voortgang met betrekking tot OKR's. Dit kan helpen om obstakels vroegtijdig te identificeren en samen problemen op te lossen.
Houd bij de instelling van KPI's rekening met het volgende:
- Kies statistieken met duidelijke en betrouwbare databronnen die kunnen worden gekwantificeerd en in de loop van de tijd kunnen worden bijgehouden.
- Automatiseer het bijhouden van KPI's zodat u tijd bespaart en nauwkeurige resultaten krijgt.
- Gebruik dashboard en grafieken om KPI-gegevens te visualiseren en trends en patronen te identificeren.
Zorg er ten slotte voor dat KPI's de verwezenlijking van OKR's ondersteunen door statistieken te selecteren die de voortgang naar de sleutelresultaten direct meten. Deze afstemming zorgt voor een perfecte harmonie tussen organisatorische afstemming en versnelde groei.
Stel AI-aangedreven OKR- en KPI-systemen in met ClickUp.
Samenvattend: OKR's richten zich op 'wat' u wilt bereiken en 'waarom' dat belangrijk is. Ze bieden een raamwerk voor het stellen van ambitieuze doelen en het bepalen van een strategische koers.
KPI's richten zich op 'hoe' u vorderingen maakt bij het bereiken van uw doelstellingen. Ze leveren gegevens om prestatiemaatstaven bij te houden en verbeterpunten te identificeren. Doorgaans hebt u een aantal KPI's nodig die verband houden met elk belangrijk resultaat om de voortgang te meten en uw OKR-inspanningen te maximaliseren.
Hoewel dit handmatig kan worden gedaan, kan de automatisering van veel van deze processen met behulp van een projectmanagementtool zoals ClickUp de efficiëntie aanzienlijk verhogen en het hele OKR-proces stroomlijnen.
U kunt bijvoorbeeld taakupdates triggeren op basis van KPI-voortgang, prestaties in realtime visualiseren met handige grafieken en ClickUp Brain gebruiken voor brainstormen en druk werk – twee taken die vaak de meeste tijd in beslag nemen. Het resultaat: minder inspanning en meer impact!
Wilt u uw OKR's en KPI's beter beheren? Meld u dan gratis aan bij ClickUp.