Bij het uitvoeren van een klein bedrijf heb je meestal geen problemen met content management -Je hebt een vast volume, misschien een paar werknemers en minder hoepels om je content voor te bereiden en te publiceren.
De zaken worden ingewikkelder naarmate je je business uitbreidt. Je begint je af te vragen wat het juiste goedkeuringsproces is, hoe de werklast verdeeld moet worden en hoe je moet publiceren, merkrichtlijnen en vele andere factoren die het succes van je content beïnvloeden. De strategieën die je gebruikte toen je business nog klein was, zijn niet meer levensvatbaar - je bent ze ontgroeid. Het is tijd om grotere schoenen te kopen om comfortabel te blijven lopen. 🚶
Deze schoenen heten content governance. Hiermee definieer je regels voor content management systemen en zorg je voor consistentie en duidelijkheid over de hele linie.
In dit artikel discussiëren we de fijne kneepjes van content governance en bieden we stappen voor het maken en implementeren van regels en het maximaliseren van succes met behulp van
ClickUp
.
Wat is content governance?
Contentgovernance is een reeks redactionele richtlijnen en regels die uw content beheren. Het beschrijft alle contentgerelateerde activiteiten en processen diepgaand om ervoor te zorgen dat iedereen in je content team weet hoe het werk moet worden gedaan met een minimaal risico op fouten en inconsistenties.
Er zijn geen specifieke regels of wetten die bepalen hoe je contentgovernancemodel eruit moet zien. U bent verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken ervan, afhankelijk van de grootte, het werk en de doelen van uw bedrijf.
Voorbeeld: je content governance kan zich richten op de schrijfstijl voor berichten in sociale media. Of het kan de tools beschrijven die je gebruikt in de productieproces van content of meerdere aspecten van contentbeheer definiëren.
Waar je je ook op richt, het vaststellen van een content bestuurskader kan de kwaliteit van je content verbeteren, ervoor zorgen dat iedereen in het team weet wat hij doet en uiteindelijk de klanttevredenheid verhogen.
Contentbeheer versus contentstrategie
Hoewel ze in sommige opzichten op elkaar lijken, zijn content governance en contentstrategie niet hetzelfde.
Een contentstrategie gaat over hoe je de geproduceerde content gaat inzetten om je doelen te bereiken en de zoekintentie van je klanten te beantwoorden. Bij het creëren van de contentstrategie van je bedrijf definieer je je target doelgroep en bepaal je manieren om deze aan te spreken.
Aan de andere kant is content governance meer gericht op het grote geheel. Het omvat het hele traject van je content en zorgt voor consistentie binnen het hele bedrijf.
Content governance en strategie gaan hand in hand en zijn noodzakelijk voor een succesvol content management systeem. ☯️
Houd de levenscyclus van content bij voor al uw bedrijfsmiddelen in een ClickUp Lijst
Voordelen van contentbeheer
Instappen in de trein van contentgovernance klinkt misschien tijdrovend en ingewikkeld. 🚂
We zullen er niet om liegen: soms kan het een uitdaging zijn, maar de inspanning is de moeite waard omdat er veel voordelen aan verbonden zijn. Laten we eens kijken naar de belangrijkste.
Consistentie van content
Stel je een team van 10 contentmanagers voor. Iedereen heeft een unieke schrijfstijl, toon en voorkeuren met betrekking tot het aanmaken van content. Stel je nu voor dat ze allemaal aan dezelfde social media-campagne werken. Het resultaat is een heerlijke mix van chaos en inconsistentie.
Content governance voorkomt dit. Door regels op te stellen voor het aanmaken van content, zorg je ervoor dat iedereen een leidende ster heeft om te volgen op het gebied van stijl, toon en technische vereisten. ⭐
Op die manier minimaliseer je het risico op inconsistenties en zorg je ervoor dat je bedrijf als betrouwbaar wordt gezien.
Verbeterde samenwerking en communicatie tussen teams
Teams zonder duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden zullen waarschijnlijk een probleem tegenkomen dat ze niet goed kunnen afhandelen omdat ze geen idee hebben wie wat doet en hoe.
Een van de gebieden die contentgovernance aanpakt, is het bepalen van de rol van iedereen die betrokken is bij het maken, bewerken, beheren en controleren van content. Als iedereen zijn verantwoordelijkheden kent, is het risico minimaal dat Taken door de mazen van het net glippen of elkaar overlappen.
Bijgevolg, samenwerking in teams kan nieuwe hoogten bereiken omdat iedereen begrijpt wat hij of zij inbrengt. Er zijn minder knelpunten en vertragingen bij het aanmaken en beheren van content.
Omdat het creëren en implementeren van een contentgovernancemodel een teamprestatie is, kunnen uw medewerkers actief bijdragen en hun inzichten geven om het model zo functioneel mogelijk te maken. Dit versterkt de band tussen de leden van het team en zorgt ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen, wat hun motivatie ten goede komt.
Verbeterde kwaliteit
Content governance definieert elk aspect van content aanmaken van grammaticaregels tot clientspecifieke vereisten en voorkeuren. Door te vertrouwen op deze gedetailleerde redactionele en merkrichtlijnen kunnen jij en je team eersteklas content leveren die de juiste aantekening maakt bij je clients.
Content governance draait allemaal om consistentie. Dus als je je kaarten goed speelt en een functioneel bestuurskader creëert, zul je keer op keer content van hoge kwaliteit kunnen leveren! 😍
Verbeterde abonnementen en besluitvorming
Contentgovernance omvat meestal het definiëren van criteria voor het monitoren en meten van de prestaties van uw content. U zult deze waardevolle informatie gebruiken als basis voor het plannen van uw content en het nemen van de juiste beslissingen in de toekomst, waardoor de beschikbaarheid en het potentieel van uw team worden gemaximaliseerd.
Hoe maak je een contentgovernancemodel met ClickUp: 5 Stappen
Er zijn verschillende manieren om een functioneel contentgovernancemodel te maken. Hier laten we u zien hoe u gebruik kunt maken van de kracht van ClickUp, een alles-in-één model voor contentbeheer productiviteitsplatform om contentprocessen voor uw bedrijf te creëren.
Voordat we dieper op het proces ingaan, moeten we herhalen dat content governance geen standaardoplossing is. Je creëert het op basis van factoren zoals die van je bedrijf:
- Grootte
- Branche
- Doelen
- Vereisten van de client
De stappen die we hieronder bespreken dienen als algemene instructies die u kunt gebruiken als basis voor uw content governance-model. Pas ze aan om een raamwerk te creëren dat voor u werkt, niet tegen u. 💪
Stap 1: Bepaal uw doelen
Dit is geen stap op zich, maar het is een waardevol startpunt voor je content governancemodel. Als je je doelen niet vaststelt, loop je het risico cruciale informatie te missen en inconsistentie binnen je team te voeden.
Je moet jezelf afvragen waarom je dit raamwerk überhaupt maakt. Documenteer je antwoorden met behulp van ClickUp Doelen , een unieke functie voor het instellen en bijhouden van doelen.
Maak doelen en organiseer uw doelen in gemakkelijk te navigeren mappen om uw voortgang bij te houden en informatie te centraliseren.
Pas aan wie toegang heeft tot je Doelen - nodig je content managers, schrijvers en editors uit om doelen weer te geven en te bewerken en zorg ervoor dat iedereen naar dezelfde eindstreep toewerkt.
Stap 2: Definieer rollen binnen het contentmarketingteam
Content beheren en creëren is een teamsport. Naast schrijvers hebt u (mogelijk) editors, SEO-managers, contentstrategen, analisten, ontwerpers, goedkeurders en uploaders nodig.
Elk lid van het team is een radertje in het wiel van de contentproductie en het contentbeheer. Als één radertje niet goed werkt, gaat het hele wiel kapot. Om een dergelijk scenario te voorkomen, moet je de rollen en verantwoordelijkheden van je teamleden definiëren. ⚙️
Hier zijn geen regels voor - ontwikkel een structuur die het beste werkt voor je team en hun sterke punten.
Bij het definiëren van rollen is het een goed idee om uw team om input te vragen. ClickUp heeft de perfecte tool hiervoor ClickUp Whiteboards . Zie het als een digitaal canvas waarop jij en je team kunnen brainstormen en een ideaal rolverdelings abonnement kunnen bedenken.
ClickUp Whiteboards is uw gecentraliseerde, visuele hub om ideeën van teams om te zetten in gecoördineerde acties
Whiteboards hebben een drag-and-drop interface, dus u hoeft geen artistiek genie te zijn om uw gedachten uit te drukken. Voeg relevante leden van een team toe aan een Whiteboard en begin in realtime te brainstormen! 🧠
Laat aantekeningen en opmerkingen achter, verbind je ideeën en creëer een overzicht van de rollen van het team.
Zodra je de verantwoordelijkheden van iedereen hebt vastgesteld, is het tijd om het op papier te zetten met behulp van ClickUp Documenten , een collaboratieve editor voor tekst waarmee u documenten kunt maken, bewerken, delen en opslaan.
Werk samen aan de contentstrategie van uw organisatie met ClickUp Docs
U kunt voor elke rol een apart document maken en de verantwoordelijkheden definiëren met opsommingstekens. Als u wilt, kunt u extra informatie geven over elke verantwoordelijkheid, wat handig is bij het opleiden van nieuwe werknemers.
Voeg je team toe aan het juiste document en geef ze de mogelijkheid om het opnieuw te bekijken wanneer dat nodig is. Je kunt de documenten bewerken wanneer dat nodig is om de laatste wijzigingen weer te geven.
ClickUp Docs zijn ideaal voor samenwerking-iedere persoon in een document krijgt een cursor met zijn naam erboven. Op die manier kunnen meerdere mensen hetzelfde document bewerken met een minimaal risico op verwarring. Alles wordt in realtime bijgewerkt, dus u en uw team kunnen naadloos samenwerken, ongeacht uw locatie.
Stap 3: Definieer werkstromen voor content
U hebt de spelers gedefinieerd en nu is het tijd om het spel te definiëren. 🏐
In deze stap zet je elke fase uiteen die je content doorloopt om gepubliceerd te worden. Deze fasen kunnen zijn: ideevorming, productie van content, bewerking, verfijning, goedkeuring, publicatie, verdeling, beoordeling, enz.
Deze stap is cruciaal voor het maken van tijdlijnen, het maken van realistische abonnementen en strategieën voor content en het minimaliseren van het risico op fouten of vergissingen
ClickUp heeft meerdere opties die u kunt gebruiken om contentworkflows zo nauwkeurig mogelijk te definiëren:
- ClickUp Whiteboards: Visualiseer de volledige werkstroom voor content en verbind verschillende fases met een eenvoudige drag-and-drop
- ClickUp's werkstroom sjablonen : U hoeft uw workflows niet vanaf nul op te bouwen. De kant-en-klare secties zullen u in de juiste richting leiden
- ClickUp's 15+ weergaven : Definieer uw werkstromen en beschrijf elk detail. Gebruik een klassieker zoals deLijstweergave om alle activiteiten te schetsen. ClickUp biedt een functie met de naamAangepaste velden. Hiermee kunt u details opgeven voor elke Taak om georganiseerde gegevens en details te verkrijgen
Een gedeelde redactiekalender maken in ClickUp
U kunt bijvoorbeeld het Aangepaste veld Bestand gebruiken om bestanden bij uw taken te voegen om informatie te centraliseren of het Aangepaste veld Personen om specifieke leden van een team te taggen voor verschillende Taken.
U zult het aangepaste veld Relationships zeker waarderen. Hiermee kunt u aanpassen welke taak of activiteit als eerste moet worden voltooid en zorgen voor de juiste bestelling om uw workflows te ondersteunen.
Stap 4: redactionele richtlijnen en procedures maken
Dit is het hart van uw contentgovernancemodelwaar u elke contentgerelateerde taak en activiteit in uw workflows definieert en in detail beschrijft
Stel dat het uw doel is om een gezaghebbende bron voor tuinieren te worden. Je bereikt dit doel door vijf artikelen over het onderwerp te publiceren. Je legt verschillende processen uit en biedt stap-voor-stap gidsen over het abonneren, kweken en onderhouden van tuinen.
In deze fase definieer je:
- De gewenste toon en schrijfstijl
- Regels voor interpunctie en hoofdlettergebruik
- Architectuur van content
- Visuele richtlijnen
Je definieert ook waar editors op moeten letten bij het beoordelen van de content en welke KPI's je observeert om de prestaties van de content bij te houden.
Zodra je alle regels, richtlijnen en procedures met betrekking tot je content workflows hebt beschreven, moet je ze documenteren en delen met de relevante teamleden. Hiervoor gebruikt u een ClickUp optie die we al eerder vermeldden: ClickUp Docs.
Wat we nog niet hebben besproken, is een bonusfunctie die u in ClickUp Docs krijgt, namelijk ClickUp AI . Deze AI-geschikte schrijfassistent helpt je bij het brainstormen, bewerken en formatteren van je documenten. Het bespaart je tijd en minimaliseert het risico op fouten of inconsistenties door volledige SOP's te schrijven, aantekeningen van vergaderingen samen te vatten en actie-items te genereren.
Gebruik de schrijfassistent ClickUp AI in ClickUp om blogberichten te genereren, ideeën te brainstormen, e-mails samen te stellen en nog veel meer
Het bijzondere aan ClickUp Docs is dat u ze kunt verbinden met Taken. Op die manier kunt u een constante werkstroom creëren en onderhouden en ervoor zorgen dat uw teamleden weten wat ze in verschillende scenario's Nog te doen staat.
Naast het toevoegen van relevante leden van het team aan ClickUp Docs met informatie over regels en procedures, is het een goed idee om ze te herzien. U kunt dit doen in:
- Een persoonlijke vergadering
- Een online vergadering met behulp vanClickUp's Zoom integratie Hiermee kunt u uw team door het content governance-model leiden en ervoor zorgen dat iedereen het begrijpt.
Tot slot, als u begeleiding nodig hebt bij het opstellen van regels en procedures of als u tijd wilt besparen door een snelkoppeling te nemen, blader door ClickUp's enorme bibliotheek met meer dan 1.000 sjablonen voor verschillende doeleinden.
Zorg ervoor dat u SOP-sjablonen om een vliegende start te maken met het uitwerken van uw procedures voor contentbeheer. Alle sjablonen van ClickUp zijn aanpasbaar, zodat u ze kunt aanpassen aan uw werkstromen. 🥳
Stap 5: De prestaties van het content governance-proces bijhouden
U hebt een contentgovernancemodel gecreëerd en u kunt achterover leunen en ontspannen. Niet zo snel!
U moet de prestaties van uw model bijhouden om te zien of er upgrades nodig zijn. ClickUp Dashboards zijn daar perfect voor - gebruik 50+ kaarten om een aangepast controlecentrum te bouwen en succes te visualiseren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Software-Team-With-Priorities-and-Burndown-Cards-1400x934.png ClickUp 3.0 Dashboard Software Team Met Prioriteiten en Burndown Kaarten /%img/
Dashboards in ClickUp 3.0 geven agile projectmanagers een snelle weergave van de resterende taken en prioriteiten van het team voor de week, evenals gedetailleerde burnup- en burndown grafieken
Naast het bekijken van gegevens, is een uitstekende manier om te controleren of je content governance model aan zijn doel voldoet, te praten met je team. Zij zijn tenslotte degenen die volgens het model werken en zij kunnen je vertellen of sommige gebieden herzieningen en verbeteringen nodig hebben.
ClickUp biedt meerdere manieren om met je team te communiceren:
- Weergave chatten laat je je team berichten sturen naast je werk. Gebruik @mentions om bepaalde leden van je team aan te spreken, formatteer je berichten en zorg ervoor dat je communicatie perfect is
- ClickUp opmerkingen zijn contentbestuurshulpmiddelen perfect om snel feedback te verzamelen en je team om hun mening te vragen voordat je content publiceert
- ClickUp formulieren helpt u de juiste vragen te stellen om te begrijpen hoe uw teamleden het huidige model waarderen. Laat ze hun mening geven door een box achter te laten voor ideeën om het model te verbeteren en de prestaties ervan te verhogen
Sleep aangepaste velden naar de weergave Formulier om uitgebreide enquêtes te maken of feedback te verzamelen in ClickUp 3.0
ClickUp Formulieren hebben een drag-and-drop ontwerp zodat u in een handomdraai een Formulier kunt maken. Gebruik Taken en Aangepaste velden als blokken voor uw Formulier.
Het beste aan ClickUp Formulieren is dat u reacties kunt omzetten in Taken! Bijvoorbeeld, als meerdere leden van het team hebben aangegeven dat ze graag zouden zien dat de rollen worden geherstructureerd voor meer werk en nieuwe werknemers, kunt u deze reactie omzetten in een concrete opdracht. Voeg vervolgens een toegewezen persoon toe en geef deze de opdracht om te onderzoeken hoe de rollen kunnen worden geherstructureerd om een eerlijke en optimale werklast te garanderen.
Content beheren met ClickUp
Neem de controle over uw modellen voor contentbeheer met ClickUp! Met de robuuste functies van het platform kunt u de regels en procedures voor uw content maken, beheren, bewaken en bijwerken om ervoor te zorgen dat deze in lijn is met uw doelen. Aanmelden voor ClickUp om uw team te verenigen en op het gebied van content aan de top te blijven! 🥇