인력이 부족하고 예산이 초과되어 프로젝트 도중에 마감일을 맞출 수 있을지 걱정된 적이 있으신가요? 👀
그렇다면 그런 일이 다시 일어날 가능성을 줄일 수 있는 방법이 있다는 사실에 기뻐하실 것입니다. 용량 플랜을 시작하세요.
수요 계획 또는 수요 예측이라고도 하는 용량 계획은 프로젝트 관리의 중요한 요소입니다. 제대로 완료되면 프로젝트를 통해 많은 시간, 에너지, 비용을 절약할 수 있습니다.
이 가이드에서는 다양한 유형의 용량 계획 전략을 정의하고 시작하기 위한 프로세스와 예시 및 템플릿을 통해 쉽게 시작할 수 있는 방법을 알려드립니다. 다음 프로젝트에 이러한 원칙을 적용하여 얼마나 쉽게 프로젝트가 흘러가는지 확인해 보세요!
용량 계획이란 무엇인가요?
용량 계획의 목표는 주어진 시간 내에 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스 요구 사항을 추정하는 것입니다.
효과적인 용량 계획은 다음 사항을 고려합니다:
- 완료됨에 필요한 일의 양과 예상 소요 시간
- 해당 작업을 수행하는 데 필요한 지식과 기술 세트
- 프로젝트에 일할 수 있는 팀원 수
- 팀이 프로젝트에 할애할 수 있는 시간
- 필요한 모든 재료, 장비 또는 소프트웨어
- 프로젝트 예산의 한도
용량 계획은 본질적으로 공급 대 수요 방정식입니다. 다시 말해, 필요할 때 필요한 리소스를 확보할 수 있을까요? ⚖️
그렇지 않다면 적시에 리소스를 확보할 수 있는 방법을 플랜으로 세워야 합니다. 예를 들어, 인력을 늘리거나 다른 부서에서 일시적으로 도움을 받기 위해 리소스를 빌려야 할 수도 있습니다. 반면에 용량이 남는 경우에는 다른 이니셔티브로 전환할 수 있습니다.
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리소스 용량 계획은 첫 번째 단계에 불과합니다 리소스 관리 . 플랜이 완료되면 다음을 수행해야 합니다 리소스를 할당합니다 를 가장 적합한 프로젝트의 특정 부분에 할당하세요.
그런 다음 프로젝트의 리소스 사용률 를 확인하여 예상이 정확한지 확인하세요. 리소스가 초과 또는 과소 활용되고 있거나 필요한 용량이 변경된 경우 리소스 할당을 개선하는 데 필요한 조정을 신속하게 수행할 수 있습니다.
용량 플랜의 장점 ## 용량 계획의 이점
용량 계획을 잘 수행하면 프로젝트 전체에 여러 가지 이점이 있습니다:
- 공급망 관리 개선: 리소스 계획을 잘 세우면 원자재나 장비 부족에 대처할 필요가 없습니다. 프로젝트 플랜에 따라 생산을 계속하는 데 필요한 것을 확보할 수 있습니다
- 생산성 향상 팀: 잘 고려된 인력 용량 계획은 다음을 가능하게 합니다업무량 관리 가 쉬워집니다. 팀의 용량과 기술을 파악하여 모든 사람이 최적의 수준으로 일할 수 있도록 보장할 수 있으므로 결과적으로 팀 만족도가 높아지고 번아웃이 훨씬 줄어듭니다
- 프로세스 비효율성 감소: 삭제됨프로젝트 의존성 를 파악하고 리소스 계획을 잘 세우면 적재적소에 충분한 리소스를 할당할 수 있습니다. 이를 통해 시간을 낭비하고 생산 용량을 감소시키는 병목 현상을 방지할 수 있습니다
- 재고 부족 감소: 제품 용량 계획을 잘 세우면 고객이 원하는 제품을 항상 원하는 시기에 제공할 수 있어 고객이 경쟁사가 아닌 귀사에 돈을 쓰도록 보장할 수 있습니다
- 더 나은 의사 결정: 명확한 의사 결정이있을 때요구 사항 관리 플랜 용량 관리가 잘 되어 있으면 상황이 변경되거나 확장하려는 경우에도 모든 단계에서 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있습니다
- 재사용 가능한 프로세스: 용량 계획 전략을 테스트하고 그 효과가 확인되면 해당 플랜을 향후 프로젝트에 템플릿으로 재사용할 수 있으므로 매번 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다
- 수익성 향상: 모든 프로세스가 최적화되고 리소스 활용률이 높아지면 비용이 절감되어 수익이 개선됩니다
- 이해관계자 만족: 일이 원활하게 진행되고 수익이 증가하면 이해관계자가 만족할 가능성이 높습니다
ClickUp을 사용하여 작업 간에 "차단" 또는 "대기 중" 의존성을 추가하여 작업 순서를 명확하게 설정할 수 있습니다
아시다시피, 성공적인 용량 계획은 추측으로 이루어지는 것이 아닙니다. 실제 데이터와 시나리오 플랜 -그리고 약간의 직감도 필요합니다. 다행히도 다양한 범위에서 지원되는 검증된 용량 계획 전략이 도움이 될 수 있습니다 용량 계획 도구 .
용량 계획 전략 ## 용량 계획 전략
용량 계획에 접근하는 방법에는 몇 가지가 있습니다. 각 방법에는 장단점이 있으며 다양한 유형의 비즈니스와 위험 프로필에 적합합니다. 각 방법의 장단점을 살펴보세요.
지연 전략
지연 용량 계획은 가장 보수적인 전략입니다. 주어진 기간 내에 실제 수요를 회의하는 것을 목표로 하며 그 이상은 하지 않습니다.
이 실시간 전략의 장점은 필요한 만큼만 비용을 지불하기 때문에 리소스를 낭비하지 않는다는 것입니다. 그러나 고객 수요가 변경되는 경우(예: 레스토랑을 운영하는데 갑자기 고객이 유입되는 경우) 해당 수요를 충족하기 위해 용량을 늘릴 때까지 지연이 발생할 수 있습니다.
고객은 일반적으로 인내심이 없는 것으로 알려져 있기 때문에 따라잡을 때까지 기다리지 않고 경쟁업체로 향할 수 있습니다. 따라서 경쟁업체가 제공하는 서비스가 마음에 들면 단기적으로 손해를 볼 수도 있고 장기적으로 손해를 볼 수도 있습니다.
이 전략은 값비싼 제품이나 서비스를 판매하는 회사나 고객 충성도가 보장된 회사에서 자주 사용합니다.
ClickUp에서 팀 전체의 작업량 보기를 통해 새로운 일을 할당하고 리소스를 할당하세요
리드 전략
리드 용량 플랜은 훨씬 더 미래 지향적입니다. 여기서는 주어진 기간 동안의 예상되는 미래 수요를 기반으로 용량 요구 사항을 플랜에 반영합니다. 이를 통해 특정 휴일이나 특정 시기 등 다가오는 영업팀 수요 급증에 대비할 수 있습니다. 📊
그러나 이와 관련된 위험도 훨씬 더 큽니다. 해당 기간 동안의 수요 예측이 지나치게 낙관적인 것으로 판명되면 판매할 수 없는 재고가 남거나 직원이 아무것도 하지 않고 앉아 있어 비용만 낭비하는 상황이 발생할 수 있습니다.
많은 리테일 비즈니스에서 이 전략을 사용하여 명절과 같이 계절적으로 수요가 많은 기간에 대한 플랜을 수립합니다.
팀이 어떤 일을 하고 있는지, 무엇을 성취했는지, 용량은 얼마인지 확인하세요
경기 전략
경기 용량 계획은 이 두 가지 극단 사이에 위치합니다. 시장 변동을 면밀히 모니터링하고 정기적인 용량 계획을 수립하여 중간 지점을 찾는 것이 목표입니다. 또한 가용 리소스에 대한 비상 계획도 포함하므로 상황이 변할 경우 어떻게 해야 할지 정확히 알 수 있습니다.
예를 들어, 수요가 증가하면 처음에는 용량을 약간만 늘리지만 필요할 경우를 대비해 다른 리소스를 대기시킬 수 있습니다. 이렇게 하면 리소스를 너무 미리 커밋하지 않고도 기회를 활용할 수 있습니다.
이 전략은 지연 접근 방식만큼 위험하지 않으면서도 확장성을 확보할 수 있습니다. 이러한 이유로 많은 비즈니스에 적합한 전략입니다. ✅
더 나은 리소스 관리를 위해 ClickUp 작업의 시간 추정치를 쉽게 보고 추적할 수 있습니다
용량 계획 프로세스를 구현하는 방법 #1
효과적인 용량 계획을 세우려면 몇 가지 단계를 거쳐 모든 기본 사항을 충족했는지 확인해야 합니다.
다음을 수행할 수 있습니다 엑셀의 용량 계획 -종이와 계산기를 사용하여 수동으로 계획하는 것보다 훨씬 낫습니다. 하지만 Excel 스프레드시트가 최고의 용량 계획 소프트웨어는 아닙니다.
온라인에는 좋은 용량 계획 리소스가 많이 있으며, 그 중 가장 좋은 것 중 하나는 ClickUp입니다.
ClickUp은 올인원 프로젝트 관리 및 생산성 도구 용량 계획을 세우는 데 도움이 되는 기능을 갖추고 있습니다. 이 도구를 사용하여 프로세스 단계를 구현하는 방법을 살펴보세요.
1단계: 프로젝트 요구 사항 이해하기
여기서 목표는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 모든 리소스를 확보하는 것임을 기억하세요. 따라서 무엇이 완료됨에 필요한지 정확히 검토하는 것부터 시작하는 것이 중요합니다.
이상적으로는 프로젝트 범위 문서 또는 프로젝트 헌장. 그렇지 않은 경우에는 가능한 한 모든 프로젝트 단계를 시간 프레임, 우선순위 및 의존성과 함께 문서화하세요. 다음 중 하나를 사용할 수 있습니다 ClickUp 문서 , a ClickUp 화이트보드 또는 간트 차트 . 📝
ClickUp 문서에 프로젝트의 모든 세부 사항과 사용 가능한 리소스를 간략하게 설명합니다
2단계: 필요한 용량 추정하기
프로젝트 플랜을 사용하여 프로젝트의 각 단계를 완료하는 데 필요한 시간을 추정하세요. 이를 위해 자신의 지식과 경험, 그리고 사용 가능한 역사적 데이터를 활용하고 도움을 줄 수 있는 다른 사람에게 문의하는 것을 두려워하지 마세요. 그런 다음 예상 시간을 더하여 총 시간을 구하세요.
여러 단계에 필요한 특정 기술이 있는 경우에는 특정 사람에게 할당해야 하므로 해당 기술을 강조하세요. 특히 필요한 전문 기술을 가진 사람을 팀에 포함시키고 싶은 사람을 파악하세요. 또한 필요한 재료나 장비도 목록으로 작성하세요. 💻
ClickUp 화이트보드에서 브레인스토밍 및 협업하기
3단계: 팀의 현재 용량 확인하기 ClickUp 작업량 보기 는 모든 팀원이 최적으로 일할 수 있도록 설계되었습니다.
작업량 보기 기능은 할당된 작업과 예상 시간 프레임을 사용하여 각 팀원에게 할당된 작업량과 할당되지 않은 작업량을 정확하게 보여줍니다. 🏖️
팀원의 업무량은 일주일, 2주 또는 한 달(기간 선택)에 걸쳐 용량(업무에 사용할 수 있는 시간)과 관련된 막대 그래프로 표시됩니다. 추가 업무를 처리할 수 있는 시간이 얼마나 남았는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 상세 정보 보기를 원하는 경우 클릭하기만 하면 담당자가 바쁜 특정 작업을 확인할 수 있습니다.
각 팀원이 작업 공간에서 얼마나 많은 용량을 사용하는지 보기
4단계: 격차 파악하기
이제 팀이 새 프로젝트에서 일할 수 있는 대역폭의 양을 알았으니 용량 격차를 계산할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트에 일주일에 200시간의 특정 유형의 작업이 필요한데 팀의 사용 가능한 용량이 100시간밖에 없다고 가정해 보세요. 그렇다면 나머지 100시간 동안 임시 계약자나 프리랜서를 고용해야 합니다. 🙋♀️
채용 프로세스 중에 ClickUp의 용량 계획 도구를 사용하여 쉽게 추적할 수 있습니다
5단계: 지속적으로 용량 모니터링하기
용량 계획을 시작하려면 추정이 필수적이지만, 상황은 변하고 현실은 항상 플랜대로 흘러가지 않습니다. 일부 작업은 생각보다 오래 걸릴 수도 있고, 예상보다 많은 시간이 소요될 수도 있습니다 범위 크리프 또는 팀원이 병에 걸릴 수 있습니다.
진행 상황을 면밀히 주시하면서 용량 플랜을 미세 조정할 수 있도록 하세요. 사용 실시간 분석을 볼 수 있는 ClickUp의 사용자 지정 가능한 대시보드 를 통해 필요할 때 보고서를 빠르게 생성할 수 있으므로 항상 상황을 파악하고 위험 신호에 신속하게 대응할 수 있습니다. 🚩
용량 계획을 최적화하는 방법을 자세히 알아보고 싶다면 무료로 제공되는 ClickUp University 과정 작업량 보기로 용량 계획을 최대화하는 방법에 대해 설명합니다.
ClickUp의 대시보드를 통해 팀 또는 부서 전체에서 프로젝트 상태와 남은 작업을 전체적으로 파악할 수 있습니다
용량 계획 예시 및 템플릿 ## 용량 계획 예시 및 템플릿
이러한 전략과 프로세스가 실제 시나리오에 어떻게 적용될 수 있는지 다음 예시를 통해 살펴보세요 ClickUp의 직원 업무량 템플릿 .
지연 전략 예시
라일리는 고급 수제 핸드백을 만드는 소규모 비즈니스의 생산 관리자입니다. 온라인 스토어를 통해 매월 얼마나 많은 핸드백이 판매되는지 파악하고 그에 따라 플랜을 세웁니다. 👜
그러던 어느 날, 한 인플루언서가 이 회사의 제품을 접하게 되는 행운이 찾아옵니다. 그녀는 자신의 YouTube와 TikTok 채널에서 자신이 즐겨찾는 가방을 프로모션했고, 갑자기 모든 사람들이 그 가방을 원하게 되었습니다. 주문이 쇄도하고 비즈니스는 곧 재고가 부족해집니다.
회사는 이 기회를 활용하여 가방 대기자 명단을 만들어 여러 채널에 홍보합니다. Riley는 작업량 템플릿에서 용량 계획을 세우고 4명으로 구성된 팀에 숙련된 가방 제작자 3명을 추가해야 한다는 사실을 깨닫습니다. 이렇게 하면 새로운 수요를 충족할 수 있을 만큼 재고 수준이 높아집니다.
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 각 팀뿐만 아니라 개별 기여자에게 할당된 일의 양을 시각화하세요
이 템플릿 다운로드하기
새로운 직원을 채용하고 생산 속도를 끌어올리는 데 시간이 걸리겠지만, 독점 제품이기 때문에 지연 전략이 효과가 있으며, 대기자 명단이 공개되어 더욱 특별하게 느껴집니다. 고객들은 기다릴 준비가 되어 있고 마침내 핸드백을 받게 되면 기대에 부풀어 있습니다.
리드 전략 예시
Alex는 마케팅 회사의 프로젝트 관리자입니다. 이 비즈니스는 2개월 후부터 시작되는 대기업의 마케팅 자료 제작 계약을 막 따냈고, 또 다른 계약도 진행 중입니다.
Alex는 용량 플랜을 위해 템플릿을 사용하면서 현재 6명으로 구성된 팀이 많은 초과 근무 없이 이 두 계약의 추가 업무 시간을 처리할 방법이 없다는 것을 깨닫게 됩니다. 🕜
그래서 첫 번째 계약이 마무리되는 동안 두 번째 계약이 확정되기 전에 4명의 신규 채용자를 면접하고 온보딩합니다. 첫 번째 계약이 공식적으로 시작될 때쯤이면 신입 사원들은 업무에 적응하고 바로 일할 준비가 되어 있습니다.
아직 계약이 최종 확정되지 않았고 문제가 발생할 가능성도 있기 때문에 Alex는 약간의 위험을 감수하고 있지만, 두 사람 모두 계약이 성사될 가능성에 베팅하고 있습니다. 또한 회사는 이미 그 일에 대처할 수 있는 팀이 있다는 사실을 두 번째 계약의 세일즈 포인트로 활용할 수 있을 것입니다.
물론 두 번째 계약을 따내지 못하면 팀에 추가 용량을 확보할 수 있습니다. 그러면 곧바로 더 많은 비즈니스를 찾거나 추가 직원을 해고해야 할 것입니다.
목록 보기를 사용하여 팀의 향후 과제를 계획하세요
매치 전략 예시
Jamie는 소매 비즈니스를 위해 교대 근무로 일하는 8명의 콜센터 상담원으로 구성된 팀을 관리합니다. 🎧
이 회사는 많은 관심을 끌 수 있는 특별 행사를 진행하려고 합니다. 콜센터로 문의 전화가 많이 걸려오지만 웹사이트와 다른 채널에서도 많은 정보를 얻을 수 있습니다.
제이미는 업무량 템플릿을 사용하여 각 상담원에게 어느 정도의 용량이 있지만 전화가 너무 많이 오면 추가 인력이 필요하다고 계산합니다. 직원을 추가로 고용하는 대신 교대 근무 팀원 중 일부에게 대기하도록 요청했습니다.
이 매칭 전략을 통해 제이미는 신중하게 결정을 내리고 필요한 경우에만 추가 지원을 요청할 수 있습니다. 추가 팀원이 필요하지 않은 경우에는 불필요한 지출이 발생하지 않습니다. 그러나 추가 팀원을 투입해야 하는 경우에는 추가 전화 문의로 인한 매출 증가로 비용을 충분히 상쇄할 수 있습니다.
리소스 계획을 세우는 동안 ClickUp 작업량 보기를 열어 최신 정보를 확인하세요
비즈니스 성공을 위한 마스터 용량 계획 세우기
용량 계획을 통해 팀이 처리할 수 있는 일의 양을 정확히 파악할 수 있습니다. 현재 용량과 향후 수요를 비교하여 추가 직원 채용이 필요한지 여부를 결정합니다. 이를 통해 효율성, 생산성, 더 나은 의사결정을 보장하여 더 높은 수익으로 이어집니다. 🙌
지연 방식은 가장 보수적인 용량 계획 전략으로, 수요가 입증된 경우에만 리소스를 늘립니다. 리드 방식은 잠재적으로 더 높은 위험과 보상을 감수하는 사전 예방적 전략이며, 매치 전략은 이 두 가지 극단 사이에서 타협점을 찾는 것을 목표로 합니다. 각 전략은 각기 다른 유형의 비즈니스와 상황에 적합하지만, 그 힘은 좋은 계획에 있습니다.
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