우리 대부분은 할 일이 너무 많은 상황에 처한 적이 있습니다. 또한 너무 많은 업무가 가져올 수 있는 영향과 그로 인한 위험에 대해서도 잘 알고 있습니다. 인력의 용량과 업무량을 관리하는 것은 신중한 균형 잡기 작업이며, 리소스 활용을 통해 해결하고자 하는 문제입니다.
이 가이드에서는 프로젝트 관리자가 팀의 리소스를 최대한 활용할 수 있는 실용적인 단계를 안내합니다. 또한 그 과정에서 도움이 되는 몇 가지 멋진 템플릿도 준비되어 있습니다.
자세히 살펴보고 다음과 같은 비밀을 잠금 해제해 보세요 효과적인 리소스 관리 !
리소스 활용이란 무엇인가요?
리소스 활용률은 프로젝트 관리자와 리더가 프로젝트 내에서 리소스가 어떻게 사용되고 있는지 평가하는 데 사용하는 메트릭입니다. 시간 경과에 따른 리소스(주로 인력)의 사용률을 측정하여 리소스가 과소 사용 중인지, 과대 사용 중인지, 아니면 충분히 사용되고 있는지를 파악합니다.
사용률은 팀원의 사용 가능한 시간 중 청구 가능한 일에 얼마나 많은 시간이 사용되었는지를 측정합니다. 이 메트릭을 통해 팀원의 생산성, 리소스를 효과적으로 사용하고 있는지, 생산성과 수익성을 높이기 위해 일하는 방식을 어떻게 더 최적화할 수 있는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
리소스 사용률은 종종 다음과 혼동되는 경우가 많습니다 리소스 할당 . 비슷한 스페이스에 있지만 둘 다 고유한 역할이 있습니다. 활용은 모든 리소스를 관리하고 최적화하는 방법에 중점을 둡니다. 할당은 리소스를 구성하는 가장 좋은 방법을 결정한 후 개별 프로젝트에 특정 리소스를 할당하는 과학적인 작업입니다.
ClickUp의 박스 보기를 통해 팀이 어떤 일을 하고 있는지, 무엇을 성취했는지, 용량이 얼마인지 확인할 수 있습니다
리소스 사용률을 계산하는 방법
리소스가 부족하거나 과잉 활용되고 있는지 파악하는 것은 매우 중요하지만 리소스 활용도를 어떻게 측정할 수 있을까요? 복잡하게 들릴 수도 있지만 실제로 사용할 수 있는 일반적인 리소스 활용도 수식이 있습니다:
리소스 사용률 = 총 청구 가능 시간/총 사용 가능 시간
이렇게 하면 다양한 리소스, 팀원 및 프로젝트를 비교하는 데 사용할 수 있는 수치를 얻을 수 있습니다. 대신 숫자를 백분율로 변환하려면 최종 결과에 100을 곱하세요.
이 수식의 실생활 예시를 살펴보겠습니다.
소프트웨어 개발자가 주 40시간 풀타임 계약으로 고용되어 있다고 가정해 보겠습니다. 이 개발자에게 타임시트를 완료해 달라고 요청했는데 청구 가능한 일에 일주일에 30시간을 소비한다는 사실을 알게 되었습니다. 이 수식을 적용해 봅시다:
자원 사용률= 30 / 40
그러면 리소스 사용률은 0.75, 즉 75%가 됩니다.
위의 정보를 통해 팀원들의 시간이 효과적으로 사용되지 않고 있다는 것을 알 수 있습니다. 회의에 소요되는 시간을 줄이고, 관리자 작업을 다른 팀원에게 할당하고, 다른 곳에 투자하세요 프로젝트 관리 도구 워크플로우를 간소화하는 도구. 이렇게 하면 전문 지식을 청구 가능한 작업을 완료하는 데 대신 사용할 수 있습니다.
ClickUp 사용자 정의 필드의 고급 수식을 사용하여 전체 캠페인 비용, 청구 가능한 시간 등을 찾아보세요
다른 예시를 살펴보겠습니다. 디지털 마케팅 관리자는 주당 20시간 시간제 계약으로 고용되어 있지만, 종종 더 긴 시간 동안 일하게 됩니다. 실제로 청구 가능한 활동에 주당 25시간을 소비하고 있다는 사실을 알게 됩니다.
리소스 활용률 = 25 / 20
이 팀원의 리소스 활용률은 1.25 또는 125%입니다. 이는 계약 시간을 초과하는 것으로 번아웃의 위험에 처하게 됩니다. 다른 팀원에게 작업을 할당하거나, 팀을 성장시키거나, 효율성 또는 프로세스 절감을 통해 이들이 일하는 시간을 줄이는 것이 중요합니다. ⚒️
효과적인 리소스 활용의 이점
균형을 정확히 맞추는 것은 거의 불가능에 가깝지만, 최고의 프로젝트 관리자는 다음과 같이 관리하기 위해 노력합니다 레벨 리소스 를 최대한 효과적으로 활용하세요. 스마트한 리소스 활용은 팀 전체에 많은 이점을 가져다줍니다. 다음은 시간과 에너지를 투자할 가치가 있는 여러 가지 이유 중 일부입니다.
팀의 행복도 향상
팀원들은 ClickUp 내에서 개인 목표를 생성하고 목표를 설정하여 진행 상황을 추적하고 자신의 용량을 주시할 수 있습니다
우리 대부분은 관리하기 쉬우면서도 성장하고 도전하는 데 도움이 되는 좋은 일들이 꾸준히 이어질 때 성공할 수 있습니다. 일이 너무 많으면 번아웃과 불행으로 가는 길이고, 너무 적으면 지루하고 불행해질 수 있습니다.
유능한 프로젝트 매니저는 자원 관리를 최적화하여 팀원들의 행복을 유지하는 것을 목표로 합니다. 그들은 자원을 과도하게 활용하거나 예정된 작업 시간을 초과하는 것은 피해야 한다는 것을 알고 있으며, 적극적으로 활용도를 관리하여 다음과 같은 문제를 개선하기 위해 노력합니다 직원 행복 , 사기, 만족도. 🤩
높은 생산성 수준
거의 모든 조직에는 최대한 활용되지 않는 리소스가 있을 것입니다. 리소스 활용률을 파악하면 활용도가 낮은 부분을 파악하고 생산성 수준을 높이기 위해 변화를 줄 수 있습니다.
적절한 도구, 수식, 플랜을 사용하면 리소스 활용률을 정기적으로 점검하고 프로젝트 팀을 최대한 활용할 수 있도록 빠르게 조정할 수 있습니다. 일정이 꽉 차지 않은 팀원에게 더 많은 일을 배포하고, 과잉 활용으로 생산성이 떨어질 위험이 있는 작업에서 벗어나도록 작업을 할당하세요. 📈
프로젝트에 대한 통제력 강화
ClickUp의 작업량 보기를 사용하여 리소스 용량을 관리하고 작업을 쉽게 드래그 앤 드롭하여 리소스를 재할당할 수 있습니다
프로젝트 관리에는 많은 부분이 움직이며, 리소스가 어떻게 사용되고 있는지 파악하는 것도 그중 하나에 불과합니다. 효과적인 리소스 활용 플랜은 다음과 같은 이점을 제공합니다 용량 플랜 을 사용하면 프로젝트를 더 쉽게 파악하고 제어할 수 있습니다.
팀원들이 어떤 일을 하고 있는지, 생산성이 어느 정도인지 모른다면 통제력을 유지하기가 어렵습니다. 리소스 사용을 세심하게 관리하여 클라이언트에 청구된 시간을 초과하거나, 막판에 팀원을 배정하거나, 추가 리소스를 고용하기 위해 추가 비용을 지불하는 일이 없도록 하세요. 👀
개별 리소스 관리 개선
대규모 프로젝트 팀과 함께 일하든 소규모 팀과 함께 일하든, 모든 팀원의 용량을 실시간으로 파악하기는 어렵습니다. 리소스 활용을 더 쉽게 해주는 도구가 있으면 모든 개인의 시간을 지속적으로 파악할 수 있는 더 나은 방법을 제공합니다.
사용 가능한 리소스와 그 효과에 대한 개요를 제공하는 플랜, 수식 또는 도구가 있으면 개인별로 보다 전략적인 결정을 내릴 수 있습니다. 팀원들의 업무량이 관리 가능한 수준인지 확인하고, 보다 공정한 방식으로 리소스 할당에 접근하며, 팀의 시간을 전반적이고 세부적으로 파악할 수 있습니다. ✨
수익성 향상
효과적인 리소스 활용 방식을 채택하면 직원들의 만족도가 높아질 뿐만 아니라 수익성도 향상됩니다. 생산성을 높이고 워크플로우를 간소화함으로써 수익성도 높일 수 있습니다.
리소스를 보다 효과적으로 관리하면 수익에 직접적인 영향을 미칩니다. 활용률이 높으면 클라이언트 프로젝트에 예상보다 오랜 시간을 소비하지 않아도 되므로 수익성에 영향을 미칠 수 있습니다. 더 행복하고 참여도가 높은 팀원은 더 나은 일을 할 수 있으므로 최고의 제품이나 서비스에 대해 더 높은 요금을 명령할 수 있습니다. 💰
팀의 리소스 활용도를 향상시키는 방법
효과적인 리소스 배분은 많은 이점을 가져다주지만, 프로젝트 팀 내에서 어떻게 이를 실현할 수 있을까요? 팀 내에서 리소스 활용도를 높이고 이점을 누릴 수 있는 방법을 소개합니다.
1. 모든 팀원의 업무 가능 여부 파악하기
리소스를 더 효과적으로 사용하려면 리소스를 더 자세히 파악하는 것부터 시작해야 합니다. 팀원들의 근무 시간과 근무 패턴을 명확히 파악하여 프로젝트에 리소스를 할당할 때 올바른 정보를 활용할 수 있도록 하세요.
다음과 같은 도구를 사용하세요 ClickUp 를 클릭하면 모든 데이터를 저장하고 리소스 가용성을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 사용 업무량 관리 보기를 통해 팀원들의 가용 작업량을 확인하여 작업, 역할, 책임을 할당할 때 더 현명한 결정을 내릴 수 있습니다. 📄
2. 다음 수식을 사용하여 팀의 리소스 사용률을 파악하세요
어디서부터 시작해야 할지 모른다면 효율성을 높일 수 없습니다. 최적화를 시작하기 전에 현재 상태의 리소스 사용률을 계산해 보세요.
위의 수식을 사용하여 프로젝트 팀원 모두의 사용률을 계산하세요. 이렇게 하면 개선할 때 사용할 수 있는 유용한 메트릭을 얻을 수 있으므로 변경 사항의 영향을 파악하고 사용률이 올바른 방향으로 이동하고 있는지 여부를 파악할 수 있습니다. 🙌
3. 프로젝트에 적합한 리소스 할당하기
사용률을 파악한 후에는 이를 사용하여 어떤 리소스를 어떤 프로젝트에 할당할지 결정할 수 있습니다. 이 메트릭은 다음을 수행합니다 프로젝트 플랜 작업량과 용량을 기반으로 전략적 결정을 내릴 수 있으므로 리소스 스케줄링이 더 쉬워집니다.
적절한 리소스를 할당하는 것은 단순히 시간 여유가 있는 사람만 고려하는 것이 아닙니다. 기술 세트, 호환성, 전문 지식도 중요합니다. 최고의 프로젝트 매니저는 강력한 프로젝트 팀을 구축하기 위해 모든 요구 사항의 균형을 맞추는 방법을 알고 있습니다. ✨
4. 시간을 청구 가능 또는 비청구 가능으로 할당하기
청구 가능한 작업과 청구 불가능한 활동의 차이를 이해하면 리소스 사용 방법에 대해 더 현명한 결정을 내릴 수 있습니다. 청구할 수 없는 시간이 너무 많으면 프로젝트 팀이 수수료를 받는 청구 가능한 프로젝트에서 일할 시간이 없습니다.
팀원들이 수행하는 모든 작업을 고려하여 청구 가능한 사용량 또는 청구 불가능한 활동으로 지정하세요. 균형이 맞는지 또는 청구할 수 없는 작업을 다른 팀원에게 할당하여 귀중한 시간을 확보해야 하는지 결정하세요. ClickUp 사용자 지정 필드 를 사용하면 작업을 쉽게 분류할 수 있으므로 팀원들이 시간을 어떻게 보내는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 📚
5. 시간 추적 사용
ClickUp의 시간 추적을 통해 팀은 시간이 어디에 소비되는지 세밀하게 볼 수 있으므로 프로세스를 다음과 같이 할 수 있습니다 지속적으로 개선 정기적으로 업데이트되는 정확한 타임시트 없이는 팀원들이 어떤 일을 하고 있는지 파악할 수 없습니다. 팀원들이 매주 타임시트를 완료하는 시스템을 도입하여 특정 프로젝트에 소요되는 시간을 현실적으로 볼 수 있도록 하세요.
ClickUp에는 다양한 기능이 있습니다 시간 관리 템플릿 팀원들의 시간을 쉽게 추적할 수 있는 기능을 제공합니다. 그리고 ClickUp의 서비스 타임시트 템플릿 는 서비스 시간이나 청구 가능한 시간을 추적하는 데 이상적입니다. 또한 내장 시간 추적기 데스크톱, 웹 또는 모바일 장치에서 사용할 수 있는 시간 추적기로, 팀원이 어디에 있든 프로젝트에 시간을 추가할 수 있습니다. 👀
6. 예상 시간과 실제 청구된 시간 비교
ClickUp에서 맞춤형 대시보드를 만들어 전체 팀의 예상 청구 가능 시간과 실제 청구 가능 시간에 대한 개괄적인 개요를 확인하세요
가장 잘 관리되는 프로젝트도 장애물에 부딪힐 수 있습니다 리소스 제약 로 인해 실제 청구 가능한 총 시간이 예상과 달라질 수 있습니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스 사용률을 추적하고 마지막에 평가하여 예상치에 얼마나 근접했는지 확인하세요.
예상 시간 대비 실제 청구 시간을 측정하면 리소스를 어떻게 관리하고 있는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 근접했다면 제대로 추적하고 있는 것입니다. 예상치를 초과했다면 프로젝트 전반에 걸쳐 사용률을 더 면밀히 모니터링하여 다음과 같은 일이 발생하지 않도록 해야 할 때입니다 범위 크리프 . 예상보다 낮다면 클라이언트를 위해 더 많은 일을 완료됨으로써 더 많은 일을 할 수 있을 것입니다. 이 모든 것은 향후 프로젝트에 참고할 수 있는 유용한 정보입니다. 🌻
_로 리소스 관리 리소스 캘린더 !
7. 최적의 리소스 활용을 위한 도구 및 템플릿 사용
회사 자산을 추적하고 신속하게 데이터 입력 목록, 테이블 또는 타임라인 보기에서 작업량 및 박스 보기로 용량을 관리하여 팀 리소스를 최대화하세요
사용률을 측정하고 전략적으로 리소스를 할당해야 한다는 것을 아는 것은 당연한 일이지만, 이를 위해서는 올바른 리소스 관리 도구 를 활용하세요. 프로세스를 간소화하고, 반복적인 작업에 자동화를 사용하며, 리소스를 더 잘 제어할 수 있는 리소스 관리 소프트웨어에 투자하세요.
ClickUp은 리소스를 더욱 효과적으로 활용할 수 있는 기능과 템플릿으로 가득합니다. 우리의 리소스 관리 기능 는 기본적인 스프레드시트와 데이터베이스를 뛰어넘어 모든 리소스에 필요한 디지털 허브를 제공합니다.
목록, 보드 보기, 타임라인 등 여러 보기 유형에서 회사 자산을 한 눈에 확인하고 추적하세요. 내장된 시간 추적기를 사용해 입력을 추가하고, 예상 시간을 설정하고, 이를 활용해 더 스마트하게 시간을 할당하세요. ClickUp은 시간 추적, 자산 관리, 스마트 대시보드를 결합하여 더 나은 프로젝트 관리 환경을 제공합니다. ✨
유용한 리소스 활용 템플릿 #3
특히 전략적 리소스 활용의 세계에 처음 발을 들여놓는 경우라면 처음부터 시작하는 것이 부담스러울 수 있습니다. 다행히도, ClickUp에는 다음과 같은 리소스 계획 템플릿 모음 역할을 더 쉽게 수행할 수 있도록 설계되었습니다.
1. ClickUp 리소스 계획 템플릿
리소스 계획 템플릿을 사용하여 남은 용량을 한 눈에 확인하세요
의 ClickUp의 리소스 계획 템플릿 를 사용하면 프로젝트 팀이나 부서 전체에서 리소스를 쉽게 확인하고 할당할 수 있습니다. 작업량 보기를 사용하여 모든 팀원의 용량을 파악한 다음 리소스 플랜에서 직접 변경하여 리소스를 할당하세요.
2. ClickUp 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿
이 매트릭스 템플릿으로 리소스를 효과적으로 플랜하여 사용 가능한 리소스의 예상 총 비용을 결정하세요
프로젝트의 총 비용을 더 쉽게 이해할 수 있는 방법으로 ClickUp의 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿 . 이 템플릿은 부서, 리소스 유형, 일수, 요율과 같은 사용자 정의 필드를 사용하여 비용을 결정하고 정확한 예산을 준비하며 리소스를 보다 효과적으로 할당할 수 있도록 합니다.
3. ClickUp 리소스 관리 인력 템플릿
리소스 관리 인력 템플릿으로 프로젝트의 비효율성과 작업의 불균형을 빠르게 파악하세요
여기에 타임라인 형식으로 표시된 이 템플릿은 ClickUp의 자원 관리 인력 템플릿 은 팀원들의 시간, 가용성 및 활용도를 감독할 수 있는 좋은 방법입니다. 한 곳에서 팀원들의 용량, 프로젝트 유형, 어떤 작업을 하고 있는지 확인할 수 있습니다.
ClickUp으로 리소스 활용도 향상하기
리소스를 효과적으로 관리하는 것은 당연한 일입니다. 적절한 리소스 활용은 생산성 향상으로 이어질 뿐만 아니라 직원의 행복과 기업의 수익에도 영향을 미칩니다.
위의 단계를 사용하여 팀 내 또는 조직 전체의 리소스 활용도를 개선하세요. ClickUp으로 전체 프로세스를 더 쉽게 만들고 모든 프로젝트 관리 요구사항을 위한 전용 hub를 구축하세요. 무료 ClickUp 계정 가입하기 에 지금 가입하고 새 프로젝트를 더 효율적으로 관리하세요. 🤩