ほとんどすべての人が、ある時点でリーダーシップの役割を担うことになりますが、プロジェクトマネージャーには、独特で、時には予測不可能な責任が伴います。
プロジェクトマネージャーおよびチームリーダーは、会社で認められている手順や業務に従う必要がありますが、フィードバックを受け入れ、必要に応じてワークフローを調整する柔軟性も求められます。
そこで、プロジェクト管理テンプレートが役立ちます。
この投稿では、さまざまな課題に対処するのに役立つプロジェクト管理の方法論とヒントについて説明します。また、それを実行するための素晴らしいプロジェクト管理テンプレートをClickUp で提供します。
1. 責任の範囲を明確にする
月曜日の朝、あなたは 3 件の新入社員面接を控えています。
また、現在の従業員とのミーティングも 13 件あり、受信トレイの電子メールの番号は、もはや処理しきれないほど増えてきています。
それをどのように整理していますか？
まず、マネージャーとしての中心的な重点事項を視覚化します。包括的な役割を、より管理しやすい小さな要素に体系的に分割します。
ClickUp の階層機能により、このプロセスは簡単になります。1 つの中央スペース内で、管理する各グループごとにプロジェクトを作成できます。次に、各プロジェクト内のリストを使用して、プロジェクトのさまざまな構成要素を分割します。以下に例を示します。
スペース： 管理 > プロジェクト： スタッフ > リスト： 従業員 1、従業員 2 など
このプラットフォームには、チームにそのままドロップしてすぐに使用できる、既製のプロジェクトテンプレートも用意されています。
2. 進捗状況をリアルタイムで監視する
プロジェクトやタスクの期日を設定するだけでは不十分な場合もあります。大規模なグループに委任された複数のタスクを管理する必要がある場合、すべてがどこまで進んでいるかを把握することは非常に困難です。
解決策は？チーム全体から、変更が発生した瞬間に最新情報を入手する方法を見つけることです。
ClickUp では、カスタムフィールドを使用してこれを簡単に設定できます。
連絡先情報、進捗状況、重要なドキュメントへのリンクなどを管理するための独自のタスク列を生成します。
タスクの担当者がこれらのフィールドのエントリーを更新すると、全員のワークフローの概要を 1 か所で確認することができます。
プロジェクトごとに、カスタマイズしたカスタムステータスワークフローを作成することもできます。チームメンバーは、タスクをある段階から次の段階に移動することができるため、作業が予定通りに進んでいるかどうかを常に把握することができます。
ClickUp のもう 1 つの重要な機能は、レポート作成機能です。
レポートを使用すると、指定した期間内に、さまざまな観点からチームメンバーの進捗状況を簡単に監視できます。作業済みのタスク、期限切れのアクションアイテムなどを確認できます。
最後に、ClickUpのポートフォリオ機能もぜひご確認ください。ポートフォリオを使用すると、これらの素晴らしいプランをすべて、究極のハイレベルな概要にまとめることができるため、チーム内のすべての進捗状況や健全性を簡単に監視することができます。
3. 常に先を見越してプランを立てる
マネージャーとしての仕事の一部は、さまざまな要求に対応することです。新入社員の採用や研修、営業チームの監督、大規模なイベントの企画など、どのような職務であっても、多くの同僚があなたの行動に目を向けるポジションにあるでしょう。
では、チームメイトが必要とする明確さと決断力を提供しながら、これらすべての要求にタイムリーに対応するにはどうすればよいのでしょうか？
先を見越して、仕事を完了するために必要な時間を確保する必要があります。プロジェクトの開始日、終了日、およびその間のすべてのスケジュールを決定します。
ClickUpのタイムビューでは、予定されていないタスクをドラッグアンドドロップして、カレンダーに直接開始日と期日を追加することができます。
また、ステータスによって色分けしたり、担当者でカレンダーをフィルタリングして、誰がどの仕事に取り組んでいるかを確認することもできます。
特定のタスクをいつスケジュールすべきか迷っていますか？
完了までに予想される時間を見積もり、その時間を見積もりを追加してみてください。これにより、準備ができたときに、タスクをカレンダーに適切に配置しやすくなります。
結論
管理責任の範囲に関わらず、より多くの仕事をより迅速に遂行するために導入できるツールは常にあります。付箋紙（あるいはさらに悪い場合は頭の中）で、すべてのタスクやミーティングを追跡しようとする代わりに、1 つの統合プラットフォームでワークフローを同期してはいかがでしょうか。