ClickUpのカスタムフィールド：ベンダーと作業指示書を連携させた不動産管理システムを構築した方法

ベンダーリストと作業指示書が別々の場所に分散していると、チームは状況把握に余分な時間を費やしている可能性があります。

それが、私がClickUpで解決したかった課題です。

Project Preservationでは、複雑な住宅や不動産の管理を行っています。つまり、各物件には固有の業者、定期的なメンテナンス、単発の作業指示書、保険要件、運用履歴が存在します。これらの詳細情報が散在していると、単純な質問でさえ本来よりも複雑になってしまいます：

ClickUp内で、カスタムフィールド、フィルタリングされたビュー、およびリレーションシップを活用して、連携した物件管理システムを構築しました。セットアップは、ベンダーリストと作業指示書リストという2つのシンプルなリストから始まります。

しかし、これらのリストが適切なフィールドを共有し、相互に接続するようになると、単なるリスト以上の存在になります。それらは、機能するオペレーティングシステムとなるのです。

この記事では、私がそのシステムを構築した方法と、ベンダー管理、CRM、クライアントへの納品、チーム運営、あるいは連絡先と仕事を接続する必要があるあらゆるワークフローにおいて、同じ構造をどのように応用できるかをご紹介します。

自己紹介：プロジェクト PreservationおよびEstatewyzeの創設者

私はメリッサ・シムコと申します。ベイエリアを拠点とする「Project Preservation」の創業者であり、住宅所有者の皆様が所有物件の継続的な管理・運営を行うためのサポートを提供しています。私のチームは、複雑な住宅や不動産に体系性、一貫性、効率性をもたらすシステムやプロセスの構築を専門としています。

「プロジェクト・プリザベーション」は、私たちにとっての実地試験の場となっています。ここでは、ホームが日常的にどのように機能しているか、何が故障するか、何が繰り返し発生するか、そしてどのようなシステムが実際の使用に耐えられるかを学んでいます。

また、私はEstatewyzeの作成者でもあります。Estatewyzeは、住宅やワークフローの管理を改善したいと考えている住宅所有者や運営者向けに、実用的なフレームワーク、テンプレート、知見を共有するコンテンツプラットフォームです。

両ビジネスにおいて、私はClickUpを業務の基盤として活用しています。単なるタスク管理ツールとしてではなく、ClickUpを「唯一の真実の源」であり、クライアント、チーム、ベンダー、物件、プロジェクトとの連携方法に関する包括的な指針として捉えています。

真の問題：ベンダーデータの断片化が業務の足かせとなっている

ベンダーデータと仕事が接続されていないと、更新作業のたびに必要以上の時間がかかってしまいます。

多くのチームが、知らず知らずのうちにワークスペース内で「ワークスプロール（業務のばらつき）」の縮小版を作り出しています。ベンダーリストや作業指示書リスト、ドキュメント内のメモがあり、重要な詳細のいくつかは誰かの頭の中に閉じ込められたままになっているかもしれません。

技術的には情報は存在しています。しかし、それらが連携して機能しているわけではありません。

そうすると、すぐに問題が発生します：

複数のホームを迅速かつ確実に把握できるセットアップを構築したいと考えていましたが、実際の仕事の流れを反映できる柔軟性も兼ね備えている必要がありました。

私にとって、その第一歩は「ベンダー」と「作業指示書」という2つのシンプルなリストから始まりました。

ClickUpのカスタムフィールドは初めてですか？

ClickUpのカスタムフィールドを使用すると、タスク、リスト、フォルダ、スペースに構造化されたデータを追加できるため、ワークフローに必要な正確な情報をワークスペースで追跡できます。

タスク名やコメントだけに頼るのではなく、チームがフィルタリング、グループ化、レポート作成を行えるフィールドで、場所、サービス領域、費用、更新日、承認ステータス、ベンダーの種類、保険状況、仕事カテゴリなどの詳細を追跡できます。

このワークフローでは、カスタムフィールドを使用して、ベンダーリストと作業指示書リストを連携した運用システムに変えました。

適切なフィールドを設定することで、ClickUpは単なる情報の保管場所ではなく、業務上の意思決定を容易にする場へと変わります。

ステップ1：ClickUpのカスタムフィールドを使って体系的なベンダーリストを作成する

ベンダーリストは、単なる名簿ではなく、構造化された連絡先データベースのように設計することで、その価値が格段に高まります。

私が「ベンダーリスト」と呼んでいるものは、CRMやパートナーディレクトリ、個人の連絡先hub、あるいは家庭内の連絡先管理システムとしても同様に活用できます。その核心となる考え方は同じです。つまり、情報をソートやフィルタリングが可能にし、日々の業務で役立つような、一貫性のあるフィールドを作成することです。

私の不動産管理ワークフローにおけるベンダーリストには、当然含まれるべき恒常的な情報が記載されています：

ここで、ClickUpタスクは単なるやること追跡以上の役割を果たし始めます。各ベンダーの記録は、体系化された業務プロフィールとなります。

ベンダー情報を単なる参照データとして扱うのではなく、それを活用してより適切な意思決定を行うことができます。

場所フィールドを活用して、複数の物件にわたる可視性を確保する

複数の物件を管理する場合、同じベンダーが1つの市場、複数の市場、あるいはポートフォリオ全体で仕事をすることがあります。

この例では、3つの物件を管理していると仮定しましょう：

場所については、単一のドロップダウンではなくラベルを採用しました。これにより、ベンダーをフェニックス、パークシティ、オースティン、あるいは複数の物件に一度に割り当てられる柔軟性が得られました。

具体的には、これにより、重複したレコードを作成することなく、リストをすばやく絞り込み、特定の市場で利用可能なベンダーを正確に確認することができます。

その柔軟性には、ある程度のトレードオフが伴います。1つのベンダーに複数のラベルが割り当てられている場合、並べ替えがやや見づらくなることがあります。

たとえば、Radiantのようなベンダーは、空調設備（HVAC）と配管工事の両方をサポートしている場合があります。両方のラベルが選択されている場合、ClickUpはその重複関係を反映します。場合によっては、単一のドロップダウンの方がすっきりしていることもあります。しかし、このワークフローでは、現実の状況をより正確に反映できるため、柔軟性のある方法を採用しました。

これは、意図的に行う価値のある設計上の選択です。

自問してみてください：

不動産運営において、柔軟性は重要です。

サービス領域とコンプライアンスデータの標準化

場所だけでは不十分です。ベンダーがどのような仕事を行っているか、また現場での作業にすぐに対応できる体制が整っているかどうかも把握する必要があります。

そこで、サービスドメインフィールドを追加しました。

これにより、次のような仕事の種類ごとにベンダーを分類することができます：

また、物件に立ち入るベンダーはすべて、最新の保険証書を提出する必要があるため、保険の状況も追跡しています。

そのために、私はシンプルなチェックボックスフィールドを使用しています：

次に、日付フィールドと組み合わせます：

これにより、コンプライアンスに関する情報をコメントやファイルの中に埋もれさせることなく、可視性を確保できます。

ベンダーの健全性に応じたカスタムステータス

また、一般的なプロジェクトの進捗状況ではなく、ベンダーの健全性を反映するようにステータスをカスタマイズしています。

標準のステータスを使う代わりに、私は次のことを知りたいのです：

「利用禁止リスト」は誰にとっても好ましいものではありませんが、重要なものです。ジェリーズ・プラミングのようなベンダーを記録に残しておくことで、チームが過去に取引したものの、再利用しないことを決定したことを把握できる場合もあります。

その経緯は重要です。

整然としたベンダー管理システムは、誰に連絡すべきかを教えてくれるだけではありません。誰に連絡すべきでないかも教えてくれます。

ステップ2：作業の種類に合わせた作業指示書のフィールドを作成する

すべてのワークフローに同じフィールドが必要というわけではありません。だからこそ、カスタムフィールドはユースケースに合わせてカスタマイズすべきなのです。

チームが犯しがちな最大の過ちの一つは、すべてのリストに同じメタデータを無理やり盛り込もうとすることです。そうすると、たいてい情報が肥大化してしまいます。

私の場合、ベンダーと作業指示書は接続していますが、構造が完全に一致する必要はありません。

「ベンダー」リストは連絡先とコンプライアンスに関するものです。「作業指示書」リストは実行に関するものです。

作業指示書では、次のような詳細情報を重視しています：

これにより、各リストが整理され、関連性が高く、使いやすい状態が保たれます。

リスト間で共有フィールドの一貫性を保つ

リストの目的はそれぞれ異なりますが、一部のフィールドは統一しておく必要があります。

例えば、私はベンダーと作業指示書の両方で、同じ場所とサービス領域のロジックを使用しています。

この一貫性が重要なのは、異なる種類の仕事を同じ視点で分析できるからです。両方のリストで「場所」と「サービス分野」が同じ意味であれば、毎回頭の中でカテゴリを換算し直すことなく、連絡先と仕事の間をスムーズに行き来できます。

これこそが、このシステムの拡張性を実現している要因です。

もし「フェニックス」という用語が、ベンダーリストではある意味を持ち、作業指示書リストでは少し異なる意味を持つ場合、レポート作成は混乱を招きます。また、配管工事がリストごとに異なるカテゴリに分類されていると、作業のバッチ処理が難しくなります。

共有フィールドは共通の言語を生み出します。

許可設定でフィールドの一貫性を確保する

また、それらのフィールドをどの程度編集可能にするかを決めることも重要です。

チームメンバーに新しいフィールド値を追加させたいですか？それとも、構造を厳密かつ一貫したものに保ちたいですか？

一貫性を求めるなら、中核となる価値を無限の解釈に委ねてはいけません。

ClickUpでは、フィールドの許可設定を活用することで、チームメンバーがフィールドの値自体を変更することなく、承認済みの選択肢から選択できるようになります。これにより、新しいカテゴリが必要になるたびに誤ってシステム構成を変更してしまうことなく、チームはシステムを利用できます。

ステップ3：ビューを活用して、単なるデータだけでなく意思決定に必要な情報を可視化する

フィールド構造が整えば、ClickUpのビューはさらに強力になります。

場所ごとにすべての作業指示書を一覧表示し、以下の状況を一目で確認できます：

そうすれば、さらに一歩踏み込んで、仕事の種類ごとにグループ分けすることができます。

これにより、リクエストに一つずつ対応するのではなく、関連するタスクをまとめて処理する機会を見つけやすくなります。

例えば、パンチリストに3件の小さな配管アイテムが記載されている場合、配管工を3回も別々に呼ぶのは避けたいところです。むしろ、タイミングが合えば、それらのタスクを定期点検や年次メンテナンスの訪問とまとめて依頼したいと考えています。

これにより、私のチームは効率化を図り、クライアントにとってはコスト管理が改善されます。

多くのワークフローで抜けがちなのが、この部分です。

目標は単に情報を整理することだけではありません。構造化することで適切なパターンが浮き彫りになり、より良い業務上の意思決定ができるようになることです。

優れたビューがあれば、次のような疑問に答えられるはずです：

ビューがデータを保存するだけで意思決定の助けにならないのであれば、そのビューの見直しが必要かもしれません。

ステップ4：ClickUpのリレーションシップ機能を使ってベンダーと作業指示書を連携させる

ClickUpの「リレーションシップ」こそが、個別のリストを真のオペレーティングシステムへと変える鍵です。

これまでは、ベンダーの管理や仕事の追跡はうまくできていました。しかし、この2つのシステムが孤立状態を脱したとき、真の威力が発揮されるのです。

ClickUpのリレーションシップ機能を使えば、作業指示書を、その作業指示書に割り当てられたベンダーに直接リンクさせることができます。

これで、タスクはもはやリスト内の単なる独立したアイテムではなくなりました。そのタスクは、実際にその仕事を担当する人物や企業と結びつけられるようになったのです。

作業指示書の画面からは、誰が作業を行っているかを確認できます。ベンダー側の画面からは、そのベンダーと接続されているタスクやプロジェクトの履歴を確認できます。

関係は双方向であるため、同じコンテキストを複数の場所で再構築する必要がありません。

リレーションシップフィールドの設定方法

作業指示書リスト内で、新しいフィールドを作成し、関係を選択します。

次に、そのフィールドに「ベンダー」という名前を付けます。

ワークスペース内の任意のタスクと接続するのではなく、特定のリスト、つまり「ベンダー」リストに限定しています。

これにより、関係の焦点を絞り、関係のないタスクを誤ってリンクしてしまうことを防ぎます。

フィールドを作成すると、特定の作業指示書にベンダーを割り当てることができます。例えば：

その後、ベンダーリストに戻ると、そのベンダーのレコードに関連する作業指示書も確認できます。

そこで、システム全体が接続していると感じられるようになります。

「リレーションシップ」が可視化してくれるもの

「リレーションシップ」機能のおかげで、業務の履歴をより包括的に把握できるようになりました。

以下を確認できます：

これにより、ベンダー管理は単なる静的なリストから、実際に機能するシステムへと変わります。

このシステムの実践例

一歩引いて考えると、ここで構築したのは単なる2つのリストだけではありません。

これは体系化されたシステムです。

3つの層があります：

この仕組みのおかげで、すべてを1つの巨大で雑然としたデータベースに詰め込むことなく、状況を明確に把握できます。

これを説明する際、私のお気に入りの表現の一つは次の通りです：

私たちはこれらを単なるリストとは考えていません。カスタムフィールドを通じて構築されたシステムだと捉えています。

これこそが真の変革です。

ベンダーリストや作業指示書リストは、それ単体では単なるコンテナに過ぎません。適切なフィールドを標準化し、リレーションシップでそれらを接続することで、それらは同じオペレーティングシステム上のレイヤーとなります。

そして、そのシステムのおかげで、実際の業務上の疑問に素早く答えられるようになりました。

このセットアップが不動産管理以外の分野でも有効な理由

このシステムはたまたま不動産運営部門から生まれたものですが、そのパターンはもっと広範に適用可能です。

このアプローチは、以下のケースにも応用できます：

詳細は変わっても、アーキテクチャは変わりません。

このセットアップを社内業務の枠を超えて活用したい場合は、このビデオで、同じClickUpのブロックを使用して、透明性の高いクライアント向けダッシュボードを作成する方法をご覧いただけます。

重要なフィールドを定義しましょう。リスト横断的なレポート作成が必要な場合は、共有フィールドを統一します。残りのフィールドは、各リストがやることに合わせて調整します。そして、レコードを接続することで、ワークスペースが実際の業務のフローを反映するようにしましょう。

だからこそ、このような構築例は、ClickUpを単なるアプリの一つとしてではなく、包括的な仕事ソリューションとして活用する強力な例となっているのです。

単に情報を保存しているだけではありません。構造化された環境を構築することで、意思決定の迅速化、スムーズな引き継ぎ、手戻りの削減を実現しているのです。

ClickUpで独自の接続システムを構築する方法

最大のメリットは、リストが整理されることではありません。自信を持って行動できるワークスペースを手に入れることなのです。

ベンダー、クライアント、依頼、または定期的な仕事の管理を始めようとしているなら、まずは小規模から始めてみましょう。

私が推奨するフレームワークは以下の通りです：

ClickUpの真価を引き出すために、過度に複雑なセットアップは必要ありません。必要なのは、実際の仕事の形を反映した構造です。

もしこれを一から作り直すとしても、私はやはり同じ方法から始めるでしょう。つまり、整理されたベンダーリスト、実用的な作業指示書リスト、そして両システムが共通の言語でやり取りできるようにする少数の共有フィールドを用意することから始めるのです。

そうすることで、すべての業務の管理が容易になり、拡張性も高まり、信頼性も向上します。

ClickUpで接続した業務システムを構築する

連携されたシステムは、単に仕事を整理するだけではありません。より良い意思決定を支援します。

私にとって、その第一歩は、整理されたベンダーリスト、実用的な作業指示書リスト、そして両システムが共通の言語でやり取りできるようにする少数の共有フィールドから始まります。そこから、ClickUpのリレーションシップ機能によって、作業を行う担当者と作業そのものが結びつけられ、ワークスペース全体でコンテキストが可視化された状態が維持されます。

そうして初めて、ClickUpは単なるタスク管理ツールを超えた存在となります。仕事がどのように行われているかを知るための、唯一の信頼できる情報源となるのです。

同じ基盤から構築したい場合は、Estatewyzeにアクセスして、このチュートリアルで紹介されているベンダーリストのテンプレートをダウンロードし、作業指示書のテンプレートが利用可能になったら登録してください。

独自の連携ワークスペースを構築する準備ができているなら、まずはClickUpのカスタムフィールド、ビュー、リレーションシップから始めてみましょう。