SaaSベンダー管理を効率化して、より効率的に

SaaSツールはビジネスの原動力です。73%の企業が、ビジネス目標の達成にはSaaSが不可欠であると考えており、そのうち38%が「非常に重要」、35%が「かなり重要」と回答しています。

しかし、SaaSベンダーを管理するにはどうすればよいのでしょうか？ どのようなツールを使用すればよいのでしょうか？ ベストプラクティスとはどのようなものでしょうか？

このブログ記事では、これらすべて、そしてそれ以上の内容を取り上げます。それでは始めましょう！

SaaSベンダー管理とは？

SaaSベンダー管理とは、ビジネス目標に沿うように、ソフトウェア・アズ・ア・サービス（SaaS）プロバイダーを選択、導入、監視、管理するプロセスです。これには以下が含まれます。

SaaSアプリの使用が増えるにつれ、ベンダー管理を徹底することで、SaaSの運用を効率的に維持し、無駄な支出、セキュリティリスク、ツールの重複を回避することができます。

効果的なSaaSベンダー管理が重要な理由

SaaSベンダー管理プロセスについてさらに詳しくお話しする前に、効果的なSaaSベンダー管理がなぜ重要なのかを理解しておきましょう。

コスト管理と予算の最適化

効果的なSaaSベンダー管理により、交渉を通じて完了する取引で16.49%のコスト削減が達成され、総額3億4900万ドルの削減となります。 それも当然のことです。 コスト削減が不可能と思われる分野こそ、最大のコスト削減の可能性を秘めていることがよくあります。 貴社のSaaSスタックは、その典型的な例です。

SaaSソフトウェアベンダー管理を適切に行うことで、常にツールのROIと効率性を監視することができます。

🌟 SaaSベンダー管理ソリューションを使用して定期的に確認することで、不要なソフトウェアを削減できます。

理由が何であれ、SaaSベンダーの管理者が貴社のサブスクリプションをレビューし、どれをキャンセルすべきかを特定することで、より価値の高いSaaS調達のための予算を確保することができます。

セキュリティ、コンプライアンス、リスクの軽減

SaaSアプリケーションが機密性の高いビジネスデータを扱う場合、セキュリティとコンプライアンスはオプションではなく、不可欠です。管理不足は、データ漏洩から規制違反による罰金に至るまで、重大なリスクにつながる可能性があります。SaaSベンダー管理は、すべてのツールがセキュリティ基準とコンプライアンス要件を満たしていることを保証します。

🌟 SaaSスタックを継続的に監視することで、次のようなリスクを特定し、軽減することができます。

強力なSaaSベンダー管理戦略により、お客様のエコシステム内のすべてのツールがセキュリティ、コンプライアンス、リスクの要件を満たし、お客様のビジネスを常に保護することができます。

パフォーマンスと業務効率の改善

貴社のビジネスは基本的にSaaSで動いています。カスタマーサービスにはSaaSが必要であり、購買にもSaaSが必要であり、マーケティングにもSaaSが必要であり、ほとんどの部署がSaaSに依存しています。これらのツールを適切に管理できていないのに、どうやって業務効率の向上を期待できるでしょうか？

SaaSベンダー管理により、スタック内のすべてのツールがワークフローを改善し、業務を遅らせるのではなく、確実に改善します。

🌟 定期的にSaaSエコシステムを最適化することで、

冗長なツールの排除

ほとんどの企業は、重複するSaaSツールに支払っている料金の多さに気づいていません。Zyloによる最近のレポートでは、ビジネスのSaaSライセンスの平均44%が無駄にされているか、十分に活用されていないことが判明しました。これは、大幅な不要な出費につながります。

マーケティングには自動化のためのツールがあり、営業には別のツールがあり、カスタマーサポートにはまったく異なるツールが使われているかもしれませんが、やっていることはすべて同じです。

🌟 SaaSベンダー管理プラットフォームを使用すると、次のことが可能になります。

SaaSアプリのログイン履歴を確認しましょう。もし定期的に使用されていないツールがあれば、ライセンスを削減または再割り当てする時期です。

SaaSベンダー管理における鍵となるステップ

体系的なアプローチは、SaaSベンダーの選択と管理における不要なステップや障害を回避するのに役立ちます。効果的なベンダー管理のステップバイステップガイドを紹介します。

ステップ1：ビジネスニーズとベンダー要件の特定

すべては、必要なツールと最も理にかなったプランを知ることから始まります。明確なイメージがなければ、結局、必要以上のツールや重複する機能、あるいは不要なアドオンが付いた高額なプランの料金を支払うことになります。

🌟 考えてみましょう：

これらの要因を考慮することで、実際に自社に適したベンダーを見極めることができます。マーケティング部門では自動化が必要かもしれませんが、IT部門ではセキュリティやコンプライアンスを重視するかもしれません。課題は、予算をオーバーすることなく、すべての要件を満たすソリューションを見つけることです。

ClickUpは、仕事のための「すべて」のアプリであり、このプロセスを合理化します。プロジェクト、ドキュメント、コミュニケーションの管理方法を一新する、すべてを統合したベンダー管理システムです。

ClickUpタスクを使用して、要件をマップアウトすることができます。必須のSaaS機能のチェックリストを作成し、関連するチームメンバーに調査タスクを割り当て、期限を設定して物事を進めましょう。コンプライアンスについてIT部門の確認が必要な場合や、予算承認を財務部門から得る必要がある場合は、直接割り当てて、すべてを1か所で整理しておきましょう。

ステップ2：ベンダーを調査し、候補リストを作成する

必要なものが分かったら、次のステップは適切なベンダーを見つけることです。しかし、無限とも思えるSaaSの選択肢から絞り込むのは大変な作業です。やみくもに飛びつくのではなく、本当にニーズに合ったものに焦点を絞りましょう。

🌟 ベンダー管理ソフトウェアを使用してSaaSベンダーの選択肢を絞り込む方法：

そして、決定前にチームの意見をツールに反映させるのに勝るものはありません。さまざまなベンダーについて話し合うには、ClickUpチャットを使用してリアルタイムで共同作業を行い、ベンダー選択基準を確定し、推奨事項を得ることができます。

ステップ3：契約条件とSLAの交渉

優れたSaaSツールを手に入れることは、優れた取引を手に入れることとは別問題です。ベンダーが価格を設定しますが、それが最終的な価格というわけではありません。より良い条件、柔軟なベンダー契約、実際にメリットをもたらすサービス保証を確保するには、交渉が鍵となります。

🌟 SaaSベンダーとの交渉で重視すべきポイントは次のとおりです。

このようなことを交渉するのは些細なことのように思えるかもしれませんが、長期的には大きな目的を果たすことになります。

ClickUp自動化機能を使用して契約交渉を常に把握することができます。更新日のリマインダーを設定し、ベンダーとのフォローアップを自動化し、SLAと主要業績評価指標を長期間追跡します。これにより、SaaSのKPI追跡を再交渉し最適化する機会を逃すことはありません。

ステップ4：ベンダーを登録し、SaaSツールを統合する

契約が締結された後、実際の仕事が始まります。ツールをスムーズに立ち上げ、稼働させることです。ベンダーのオンボーディングプロセスが適切に実行されないと、導入率の低下、ライセンスの無駄遣い、チームのフラストレーションにつながります。ユーザーがツールの使用方法を知らなかったり、日常のワークフローにツールを統合できない場合、ツールは付加価値をもたらすものではなく、ただの追加の出費となってしまいます。

🌟SaaSツールのシームレスな展開を確実にするには：

入念に計画されたオンボーディングプロセスにより、ツールがチームのワークフローに不可欠なものとなり、忘れ去られたサブスクリプションとなることはありません。

ステップ5：パフォーマンスとベンダーとの関係を監視する

ベンダーのパフォーマンスを定期的に追跡することで、支払った価値を確実に得ることができ、問題が業務に影響を与える前に特定することができます。

B2B SaaS企業向けソフトウェアでは、ベンダーのアカウントを管理することが重要です。ClickUp ダッシュボードを使用すると、SLA順守の追跡、稼働時間の監視、ユーザー導入傾向の監視をすべて1か所で行うことができます。ベンダーが頻繁にパフォーマンス保証を怠ったり、タイムリーなサポートを提供できない場合は、再交渉や代替案の検討が必要かもしれません。

カスタムダッシュボードを使用すると、利用レポートを監視して、チームがツールを積極的に使用しているか、ライセンスが無駄になっていないかを確認できます。また、セキュリティアップデートやコンプライアンスの変更についても確認し、ベンダーが業界標準に遅れずについていけていることを確認する必要があります。

ボーナス：ClickUpのベンダー管理チェックリストテンプレートを使用する

すぐに始めたい場合は、ClickUpが最適なテンプレートを用意しています。ClickUpベンダー管理チェックリストテンプレートを使用すると、ベンダーのリスト作成、契約内容の詳細追跡、更新リマインダーの設定、コンプライアンスの監視をすべて1か所で行うことができます。

スプレッドシートや散在するメモを管理する代わりに、ベンダーとの関係のあらゆる側面を管理するための明確で体系化された方法を手に入れることができます。 タスクの割り当て機能が組み込まれているため、承認、交渉、パフォーマンス評価が漏れることがありません。

SaaSベンダー管理のベストプラクティス

効果的なSaaSベンダー管理のためのベストプラクティスを紹介します。

SaaS調達の一元化

ばらばらにSaaSを購入すると、予算の無駄遣いやセキュリティリスク、重複したツールの使用につながります。 調達プロセスを一元化することで、注文と管理が容易になります。

❌ あなたは不要になります：

✅ あなたが得られるもの：

各チームが各自の欲しいものを購入するのではなく、体系化されたプロセスにより、すべてのツールが検証され、費用対効果が高く、必要なものであることを保証します。

自動更新アラートの設定

SaaS契約は、気づかないうちに自動更新され、もう使用していないツールに対しても支払いサイクルに縛り付けられてしまうという厄介な仕組みになっています。

追跡管理していない場合、おそらく、チームがすでに使用していないソフトウェアに無駄なコストをかけている可能性が高いでしょう。

🌟 更新アラートを設定して、常に一歩先を行きましょう。これにより、次のことが可能になります。

ITベンダー管理により、SaaSの支出を確実に管理することができます。

可能な場合はベンダーを統合する

簡単なチェックをしてみましょう。マーケティングチームが自動化のために使用しているツールと、自動化で使用されているツールが同じかどうかを確認します。使用例が同じであれば、SaaSツールは異なっている必要はありません。

異なるチームが独自に購入を行うと、SaaSツールの重複が起こります。ベンダーを統合することでコストを削減し、ワークフローを簡素化し、交渉力を強化することができます。

🌟 簡単な確認で、次のことが可能になります。

重複が少なければ、複雑性も低減し、残ったツールからより多くの価値を引き出すことができます。

このために、ClickUpの強力なAIアシスタントであるClickUp Brainを使用できます。組織内の異なる部署で使用されているすべてのSaaSツールのリストを作成し、重複するツールを特定するのに役立ちます。

SaaS承認ワークフローを徹底する

IT部門や調達部門の承認を得ずにSaaSツールを購入してしまうチームは多く、セキュリティリスクやコンプライアンスの問題、不要な支出につながる可能性があります。適切なプロセスがなければ、シャドーITが蔓延してしまいます。

🌟 承認ワークフローにより、次のことが保証されます。

シャドーITが原因でデータ損失を経験した企業は65%に上り、SaaS購入の管理は必須事項です。 体系化された承認プロセスは、スタックのセキュリティ、コスト効率、効率性を維持します。

ClickUpでSaaSベンダー管理を効率化

SaaSベンダーの管理は、必ずしも混沌としたものではありません。ClickUpは、契約の追跡、ベンダーのパフォーマンスの監視、更新アラートの自動化、チームとのコラボレーションなど、すべてをリアルタイムで行うための一元化されたスペースを提供します。

ダッシュボード、タスク管理、自動化、統合などの機能により、調達から更新までのベンダーのライフサイクルのあらゆるフェーズを合理化できます。SaaSベンダーの管理を始めませんか？ClickUpに登録して、今日からよりスマートな管理を始めましょう。