I venditori dedicano solo il 36% del loro tempo alla vendita, ovvero poco più di due ore al giorno.
Il resto del tempo viene dedicato alle attività quotidiane necessarie, come le riunioni di team, la selezione dei diversi strumenti tecnologici o l'aggiornamento manuale dei sistemi CRM.
Immagina quanto aumenterebbero i tuoi ricavi mensili se queste pratiche manuali fossero gestite in modo efficiente.
È qui che il software di project management può aiutare sia i professionisti commerciali che i project manager. L'integrazione delle strategie fondamentali di project management nei processi commerciali può aiutare i responsabili commerciali a:
- Semplifica il monitoraggio dei lead
- Migliora l'accuratezza delle previsioni commerciali
- Accelerate il ciclo commerciale
In definitiva, il project management commerciale porta a un aumento dei ricavi e della soddisfazione dei clienti.
Vuoi vedere come questi elementi fondamentali possono trasformare le tue operazioni commerciali? Entriamo nel dettaglio.
Vantaggi del project management commerciale
L'implementazione di un software di project management nelle tue strategie commerciali offre vantaggi tangibili al tuo team di vendita. Ecco una rapida panoramica dei cinque principali:
- Definizione chiara degli obiettivi: quando tutti condividono la stessa comprensione dell'obiettivo, raggiungerlo diventa più semplice. Immagina che il tuo team inizi ogni mese con obiettivi di progetto ben definiti, suddivisi per regione e prodotto. Questa chiarezza evita confusione e mantiene tutti concentrati sullo stesso obiettivo finale.
- Migliore collaborazione: una gestione efficace dei progetti incoraggia i tuoi team, come commerciali, marketing, supporto clienti, ecc., a collaborare in modo fluido. Ad esempio, gli strumenti di project management commerciali consentono una migliore comunicazione, in modo che il marketing sappia esattamente di quali tipi di lead ha bisogno il reparto commerciale e che quest'ultimo possa fornire un feedback in tempo reale. Ciò potrebbe significare una qualificazione più rapida dei lead e materiali di marketing che risuonano davvero con i potenziali clienti.
- Allocazione intelligente delle risorse: sapere dove assegnare le tue risorse può fare una grande differenza. Supponiamo che tu abbia un cliente di alto valore che necessita di particolare attenzione. Il project management commerciale ti aiuta a regolare il carico di lavoro del tuo team in modo che i tuoi migliori collaboratori possano coltivare questo potenziale cliente o relazione chiave senza trascurare gli altri clienti.
- Migliore gestione del tempo: grazie agli strumenti di project management, il tuo team può organizzare le attività quotidiane in modo più efficace, assicurandosi che nulla venga trascurato. Immagina di utilizzare uno strumento di project management che avvisa i tuoi venditori quando è il momento di ricontattare un potenziale cliente o rinnovare un contratto. Ciò consentirà di mantenere il processo di vendita efficiente e in linea con gli obiettivi. Gli strumenti di monitoraggio del tempo nelle piattaforme di project management come ClickUp possono anche mostrare ai rappresentanti di vendita dove il loro tempo viene utilizzato in modo eccessivo o insufficiente.
- Responsabilità: l'adozione della project management nelle vendite contribuisce a rafforzare la responsabilità, definendo ruoli e responsabilità chiari. Quando le opportunità di vendita vengono assegnate e monitorate come attività individuali, i membri del team provano un maggiore senso di responsabilità e di titolarità nella gestione dei progetti di vendita. Ciò consente inoltre di ottenere un feedback costruttivo e un miglioramento continuo. Ad esempio, l'analisi di tutte le opportunità chiuse può aiutare a identificare le aree di miglioramento per il tuo team.
Componenti chiave del project management commerciale
Per ottenere il massimo dal project management commerciale, è fondamentale padroneggiare alcuni elementi fondamentali. Analizziamo cosa rende efficace questo approccio e come è possibile applicarlo in modo efficace.
1. Stabilisci obiettivi e traguardi chiari
Iniziate ogni progetto definendo cosa si intende per successo. Dichiarate chiaramente i vostri obiettivi di vendita in modo che tutti sappiano verso quale traguardo stanno lavorando. Questo allineamento è alla base di un'efficace gestione dei progetti di vendita e garantisce che tutti i membri del team mirino agli stessi risultati.
Ad esempio, se vendete un nuovo software di marketing alle aziende, un obiettivo chiaro potrebbe essere quello di assicurarsi 30 nuovi contratti entro il prossimo trimestre finanziario. Questo obiettivo è misurabile e fornisce un traguardo al team commerciale.
2. Pianifica le tue attività cardine e la tua strategia
Suddividi la tua strategia commerciale in attività cardine realizzabili. In questo modo, potrai effettuare il monitoraggio dei progressi passo dopo passo e apportare le modifiche necessarie. La pianificazione ti aiuta a rispettare i tempi previsti e mantiene il team motivato celebrando i piccoli successi lungo il percorso.
Continuando con l'esempio della vendita di software, un'attività cardine potrebbe essere quella di ottenere 100 lead qualificati entro il primo mese. Si tratta di un passaggio concreto verso l'obiettivo generale di assicurarsi i contratti.
3. Gestisci i rischi in modo proattivo
Identifica i potenziali rischi nelle prime fasi del progetto. Che si tratti di cambiamenti del mercato, imprevedibilità dei clienti o sfide interne, avere un piano per mitigare questi rischi ti consente di essere preparato e reattivo, riducendo le possibilità di fallimento del progetto.
Supponiamo che un concorrente stia lanciando un software simile con funzionalità/funzioni più avanzate. Un piano di mitigazione potrebbe prevedere presentazioni più incisive che mettano in evidenza la facilità d'uso e la semplicità del tuo software o altre caratteristiche distintive.
4. Stabilisci canali di comunicazione efficaci
Garantite un ambiente collaborativo in cui tutti possano facilmente condividere aggiornamenti, porre domande e accedere a informazioni importanti. La creazione di canali di comunicazione efficienti e aperti, come riunioni regolari, aree di lavoro digitali condivise o gruppi di messaggistica istantanea, aiuta a mantenere chiarezza e continuità all'interno del team.
💡Suggerimento professionale: Utilizza la vista chat di ClickUp per effettuare la condivisione e ricevere aggiornamenti istantanei. Assegna le attività direttamente dalle chat per evitare confusione e risparmiare tempo.
5. Delegate le attività in modo chiaro
Assegnate le attività in base ai punti di forza e alle capacità dei membri del team. Una chiara delega garantisce la responsabilità e ottimizza le prestazioni del vostro team. Si tratta di assegnare le attività giuste alle persone giuste e fornire loro il supporto necessario per eseguirle in modo efficace.
6. Conduci un'analisi approfondita post-progetto
Un'analisi dettagliata post-progetto consente al tuo team commerciale di imparare dai successi e dai fallimenti passati, affinare le proprie strategie, identificare le lezioni apprese e, in ultima analisi, ottenere un maggiore successo nei progetti futuri. Anche se gli obiettivi di vendita sono stati raggiunti, l'analisi del progetto potrebbe rivelare aree di miglioramento.
Ad esempio, potresti scoprire che alcuni canali di marketing sono meno efficaci di altri. Queste informazioni possono essere utilizzate per perfezionare la strategia per i futuri progetti commerciali.
Anche i piani meglio elaborati nel project management commerciale possono incontrare alcuni ostacoli tipici. Riconoscere queste sfide è fondamentale per affrontarle in modo efficace. Esaminiamo alcuni problemi specifici che potreste dover affrontare:
Sfide comuni nel project management commerciale
Navigare nel mondo del project management commerciale non è sempre un percorso facile. Probabilmente incontrerai alcuni ostacoli comuni che possono interferire con i tuoi progetti. Ecco le tre sfide più comuni:
1. Deriva degli obiettivi nei tuoi progetti
Secondo uno studio condotto dal Project Management Institute, il 39% delle aziende nordamericane sperimenta uno scostamento dagli obiettivi iniziali nei propri progetti.
Lo scope creep può verificarsi in un progetto commerciale quando gli obiettivi di una campagna commerciale si ampliano o cambiano senza che vengano apportate le necessarie e chiare modifiche alle risorse o alle tempistiche. Ciò può accadere a causa di cambiamenti nelle aspettative e nelle richieste dei clienti o di comunicazioni interne errate riguardo all'ambito del progetto.
Il risultato? Il tuo team potrebbe finire per inseguire traguardi mutevoli, il che può portare al mancato rispetto delle scadenze e all'aumento dei costi senza un corrispondente aumento dei ricavi.
2. Entrata in scena di stakeholder inaspettati
I progetti commerciali spesso attirano l'interesse di soggetti inaspettati, come il coinvolgimento improvviso di un dirigente o di diversi reparti che vogliono avere voce in capitolo nel progetto.
Questi nuovi stakeholder possono introdurre nuovi requisiti o modificare l'obiettivo del progetto, complicando la strategia commerciale e la sua esecuzione. Gestire questi input imprevisti senza compromettere il progetto è un delicato esercizio di equilibrio.
3. Garantire un'elevata soddisfazione del client durante tutto il progetto
La soddisfazione del cliente è fondamentale nel project management commerciale. Le aspettative di ogni cliente variano notevolmente e soddisfarle (o superarle) implica molto più che raggiungere i traguardi di vendita.
Per soddisfare i clienti, i team di vendita potrebbero dover fornire soluzioni su misura, rispondere rapidamente ai feedback e adattare i processi per soddisfare meglio le loro esigenze, gestendo al contempo l'ambito e le risorse del progetto. Questa dinamica può essere particolarmente impegnativa, poiché spesso richiede adeguamenti in tempo reale ed eccellenti capacità di project management commerciale.
Quali strumenti ti servono per gestire i progetti commerciali
Uno stack tecnologico di qualità può aiutare a gestire efficacemente i progetti commerciali. Un sistema di questo tipo può includere vari tipi di software, tra cui:
- Sistemi CRM
- Strumenti di comunicazione
- Piattaforme di analisi
- Software di project management
Inoltre, non è necessario sovraccaricare il tuo sistema con più app per utilizzare tutte queste tecnologie.
Uno strumento all-in-one come ClickUp unifica la project management, le funzioni CRM, gli strumenti di comunicazione e l'analisi dei dati. Gestisci le relazioni con i clienti, effettua il monitoraggio delle trattative nelle pipeline di vendita e collabora facilmente con il tuo team, tutto all'interno di ClickUp.
💡Suggerimento professionale: Non vuoi rinunciare ad alcuni strumenti esistenti? Allora non farlo. ClickUp offre integrazioni con app popolari come Slack, Google Drive, Salesforce, HubSpot, Zoom, Dropbox e altre ancora. Puoi creare connessioni con le tue app preferite e continuare a utilizzarle all'interno dell'ecosistema ClickUp.
ClickUp: una piattaforma versatile per il project management commerciale
ClickUp for Sales Teams eccelle nel combinare vendite e project management, consentendo a un project manager commerciale di supervisionare il progetto di vendita dall'inizio alla consegna. Riunisce tutti gli strumenti necessari come software CRM B2B, strumenti di supporto alle vendite, analisi, gestione delle attività, comunicazione e altro ancora sotto lo stesso tetto.
Diamo un'occhiata più da vicino a come ClickUp può migliorare il project management dei tuoi progetti commerciali:
1. Software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Con il sistema CRM ClickUp, puoi organizzare tutte le interazioni e le informazioni relative ai clienti in un unico posto. Consente ai team di gestire e monitorare efficacemente la loro pipeline di vendita con viste personalizzabili come elenchi, bacheche Kanban e tabelle.
Queste visualizzazioni consentono ai team di vendita di visualizzare la loro pipeline, monitorare gli stati e stabilire le priorità delle attività. I campi personalizzati aiutano a tenere traccia di dettagli essenziali come lo stato dei lead, la dimensione delle trattative e le interazioni con i clienti, assicurando che nessuna informazione venga trascurata. Il sistema di gestione dei contatti di ClickUp consente di organizzare e analizzare accuratamente i dati dei clienti, facilitando una migliore gestione delle relazioni.
Automatizzando le attività di routine e fornendo solidi strumenti di gestione della pipeline, ClickUp CRM aumenta la produttività e l'efficienza del team di vendita.
💡Suggerimento professionale: Automatizza le attività di follow-up con ClickUp Automazioni per garantire risposte tempestive ai lead e mantenere efficiente la tua pipeline di vendita.
2. Strumenti di analisi
Gli strumenti di analisi di ClickUp forniscono informazioni in tempo reale sui tuoi KPI di vendita, sulle prestazioni, sull'andamento delle trattative e sulla produttività del team. Con i dashboard di ClickUp, puoi visualizzare le tendenze dei dati, monitorare le prestazioni e la produttività del team e misurare l'esito positivo rispetto ai traguardi.
Inoltre, ClickUp offre report personalizzabili che puoi adattare alle tue esigenze specifiche. Si integra anche con molti dei tuoi strumenti quotidiani come Salesforce e Zoho, migliorando ulteriormente la tua capacità di effettuare il monitoraggio e l'analisi dei dati commerciali.
Queste analisi aiutano sia i responsabili delle vendite che i project manager a prendere decisioni basate sui dati, identificare i colli di bottiglia, risolvere rapidamente i problemi e adeguare le strategie per migliorare i risultati. Comprendere queste metriche consente ai team di ottimizzare continuamente i propri processi di vendita e garantisce che siano in linea con gli obiettivi aziendali più ampi.
3. Gestione centralizzata delle attività
Con ClickUp Tasks, puoi suddividere qualsiasi progetto di qualsiasi dimensione in attività più piccole e gestibili. Questo aiuta i rappresentanti commerciali a gestire tutto, dal monitoraggio iniziale dei lead alla chiusura finale dell'affare, in modo strutturato.
Ogni attività può essere personalizzata in base alle esigenze specifiche del processo di vendita, assicurando che ogni dettaglio sia preso in considerazione. Ad esempio, puoi aggiungere campi personalizzati come "Dimensioni dell'organizzazione" o "Budget" per acquisire informazioni specifiche.
4. Integrazione di documenti e IA
ClickUp Docs è particolarmente utile per i rappresentanti di vendita che hanno bisogno di accedere rapidamente a documenti di presentazione, contratti o piani strategici. Avere tutti i documenti correlati collegati direttamente alle attività pertinenti significa prepararsi più rapidamente alle riunioni e alle presentazioni, aumentando la produttività complessiva.
Inoltre, ClickUp Brain migliora questa integrazione fornendo approfondimenti e automazioni basate sull'IA. I rappresentanti di vendita possono utilizzarlo per porre domande sui documenti, ricevere riassunti istantanei dei contenuti e persino generare appunti di riunioni o schemi di presentazioni.
Leggi anche: Come utilizzare l'IA nel settore commerciale
5. Monitoraggio degli obiettivi
ClickUp Goals consente ai team di vendita di effettuare il monitoraggio del proprio lavoro rispetto agli obiettivi strategici con traguardi misurabili. Ciò è fondamentale per le vendite in cui i risultati possono essere collegati a obiettivi specifici, come gli obiettivi di vendita trimestrali o gli obiettivi di acquisizione dei clienti.
6. Strumenti di collaborazione visiva
Le lavagne online ClickUp danno vita alle idee del team, facilitando la collaborazione visiva, perfetta per elaborare strategie commerciali o mappare i funnel di vendita. Questi strumenti aiutano i team a fare brainstorming in modo dinamico e coinvolgente, rendendo più facile lo sviluppo e il perfezionamento delle strategie commerciali.
7. Modelli personalizzabili specifici per le attività commerciali
I modelli possono ridurre significativamente il tempo dedicato alle attività ripetitive e aiutare a mantenere un approccio standard alle attività relative alle vendite. ClickUp offre diversi modelli specifici per le vendite, come i modelli di piani di vendita, per semplificare i processi nelle attività del tuo team. Diamo un'occhiata ad alcuni di questi modelli:
a. Modello di piano di vendita di ClickUp
Il modello di piano di vendita ClickUp è ideale per definire obiettivi di vendita chiari e realizzabili. È facile da usare anche per i principianti, completamente personalizzabile e pronto all'uso in pochi secondi. Questo modello ti aiuta a strutturare la tua strategia di vendita, effettuare il monitoraggio delle prestazioni e adattarti in base alle necessità. In questo modo il tuo team rimarrà allineato e concentrato sul raggiungimento dei traguardi definiti.
b. Modello di pipeline commerciale ClickUp
Il modello di pipeline di vendita ClickUp è progettato per gestire in modo efficiente il tuo processo di vendita, dalla qualificazione dei lead alla conversione delle trattative. Questo modello pronto all'uso e completamente personalizzabile offre un approccio strutturato al monitoraggio dei lead e alla gestione delle trattative. Con funzionalità che consentono un quadro di qualificazione e un processo di trattativa coerenti, è progettato per aumentare le tue prestazioni di vendita.
c. Modello di report commerciale ClickUp
Il modello di report sulle vendite di ClickUp offre un approccio completo al monitoraggio delle vendite mensili, trimestrali o annuali. Ti aiuta a monitorare efficacemente lo stato di avanzamento delle tue attività di vendita. Ti consente di organizzare le metriche chiave tra i vari reparti, visualizzare le tendenze di vendita con vari grafici e identificare le aree di miglioramento. Alcune delle sue funzionalità principali includono stati personalizzati per monitorare lo stato di avanzamento, campi personalizzati per la categorizzazione dettagliata dei dati e viste multiple come i report sulle vendite annuali e mensili.
Best practice per il project management dei progetti commerciali
Per mantenere il tuo progetto di vendita in linea con gli obiettivi e garantire l'allineamento dei tuoi team, è necessario adottare determinate tecniche e best practice di project management per i progetti di vendita. Ecco come puoi applicare queste pratiche in modo efficace per gestire con successo il tuo progetto di vendita:
1. Centralizza le tue informazioni
Conserva tutte le informazioni relative ai tuoi progetti in un unico posto. In questo modo creerai un archivio centrale da cui tu e il tuo team potrete accedere ai dati dei clienti, agli aggiornamenti sui progetti e alle metriche sulle prestazioni. Questo approccio:
- Previene la creazione di silos informativi
- Assicura che tutti siano sulla stessa pagina
- Consente un processo decisionale rapido basato su dati accurati e aggiornati.
Da fare, devi:
- Utilizza uno strumento di project management come ClickUp per archiviare tutti i dati relativi al progetto.
- Incoraggia i membri del team ad aggiornare le informazioni relative al progetto immediatamente dopo le riunioni o le interazioni con i clienti, in modo da mantenere i dati aggiornati.
- Imposta le autorizzazioni per garantire che le informazioni sensibili siano protette ma accessibili a chi ne ha bisogno.
2. Crea un registro degli stakeholder
Scopri chi è coinvolto nel tuo progetto e quali sono i loro ruoli. Creare un registro degli stakeholder ti aiuta a effettuare il monitoraggio degli interessi, del coinvolgimento e dell'influenza di ciascuno. Per i progetti commerciali, questo significa capire chi all'interno della tua azienda influenza le decisioni e chi interagisce direttamente con i potenziali clienti.
💡Suggerimento professionale: Crea mappe degli stakeholder e altri strumenti visivi per comprendere e visualizzare le relazioni e i livelli di influenza dei diversi stakeholder chiave.
3. Documenta gli obiettivi di condivisione
Assicurati che tutti i membri del team o coinvolti nel piano di progetto siano a conoscenza degli obiettivi collettivi. Documentare gli obiettivi condivisi del progetto aiuta ad allineare gli sforzi del tuo team e fornisce un punto di riferimento per misurare l'esito positivo del progetto. Ciò potrebbe significare fissare traguardi chiari per l'acquisizione di clienti, i tassi di fidelizzazione o gli obiettivi di fatturato nelle attività commerciali. Documentare questi traguardi rende più facile per tutti rimanere concentrati e motivati.
4. Stabilisci un piano d'azione reciproco
Sviluppa un piano d'azione condiviso da tutti. Questo piano dovrebbe delineare ogni passaggio del processo di vendita, assegnare le responsabilità e fissare le scadenze. Un piano d'azione condiviso garantisce che nessuna attività venga trascurata e che ogni membro del team conosca i propri ruoli specifici e le scadenze. Ecco alcune best practice in merito:
- Suddividi gli obiettivi principali in attività più piccole e gestibili con responsabilità assegnate.
- Stabilisci scadenze chiare e prevedi periodi di tolleranza per ritardi imprevisti.
- Assicuratevi che tutte le attività dispongano delle risorse necessarie, dalla manodopera agli strumenti e al budget.
5. Mantenete una comunicazione regolare
Mantieni aperte le linee di comunicazione. Aggiornamenti regolari, tramite riunioni, email o brevi controlli, aiutano a tenere tutti informati sullo stato del progetto e sui problemi emergenti.
Per il reparto commerciale, una comunicazione coerente e trasparente può fare la differenza tra perdere e cogliere le opportunità, poiché garantisce risposte tempestive ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti.
💡Suggerimento professionale: Promuovi una politica di apertura in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel sollevare problemi o suggerimenti in qualsiasi momento.
Sfruttare il project management per il successo commerciale con ClickUp
L'integrazione dei principi di project management nelle strategie di vendita semplifica le operazioni di vendita e migliora la collaborazione, la responsabilità e l'efficienza complessiva del team. Con gli strumenti giusti per la gestione dei progetti e l'automazione delle vendite, i responsabili commerciali possono superare i limiti delle risorse e migliorare i propri processi, aumentando il fatturato e la soddisfazione dei clienti.
Tra la miriade di strumenti di vendita disponibili per un project manager delle vendite, ClickUp si distingue per le sue funzionalità complete che soddisfano ogni aspetto del project management delle vendite, dall'integrazione CRM all'analisi in tempo reale e ai modelli personalizzabili. Per i project manager delle vendite che desiderano ottimizzare i propri processi, aumentare il volume d'affari e raggiungere traguardi più ambiziosi, ClickUp potrebbe rappresentare una svolta decisiva.
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