È la stagione delle tasse e il tuo studio di commercialisti sembra una scena di un film post-apocalittico. La tua finestra In arrivo è un terreno fertile per il caos e i tuoi fogli di calcolo si moltiplicano come funghi alieni. Il tuo team si è trasformato in zombie alimentati da caffeina e panico.
Proprio quando pensi di avere tutto sotto controllo, un client ti invia un'altra email con un'altra richiesta URGENTE.
Certo, sapete che l'IA può semplificarvi la vita. Ma come diamine la si usa per la contabilità? Ci si può fidare che faccia calcoli senza errori e reportistica conforme agli audit?
Abbiamo terminato il lavoro pesante per te. Leggi questo blog per imparare a utilizzare l'IA nella contabilità per automatizzare le attività e delegare il carico di lavoro. E forse, solo forse, riuscirai a superare la stagione fiscale senza dover fare i conti con i numeri in modalità zombie!
⏰60 secondi di riepilogo/riassunto
Ecco una rapida panoramica sull'utilizzo di ChatGPT nella professione contabile:
- Automazione delle attività contabili ripetitive come la voce dei dati e la categorizzazione delle transazioni, liberando i contabili per un lavoro più strategico e migliorando la salute finanziaria della tua organizzazione
- Migliora i processi di audit e conformità identificando i rischi in anticipo e tenendoti al passo con le normative
- Analizza i dati finanziari e genera reportistica più velocemente per fornire informazioni preziose sulle prestazioni aziendali
- Migliora la comunicazione con i clienti scrivendo email, riepilogando/riassumendo report e rispondendo a domande di base in modalità pilota automatico
- Semplifica la ricerca fiscale e normativa per garantire la conformità e ridurre al minimo gli errori
- Ottieni proiezioni finanziarie e semplifica il budget analizzando i dati storici e generando previsioni
- Genera codice e automatizza le attività all'interno del software di contabilità per aumentare l'efficienza
- Utilizza gli strumenti basati sull'IA di ClickUp per gestire i progetti di contabilità, monitorare le scadenze e collaborare senza problemi con il tuo team
- Personalizza i flussi di lavoro contabili con i modelli di ClickUp per semplificare la reportistica finanziaria, le revisioni e le attività di contabilità
Comprendere l'IA nella contabilità
L'IA sta automatizzando i flussi di lavoro contabili da più tempo di quanto si possa pensare. Prima ancora che ChatGPT esistesse, i software di contabilità utilizzavano l'IA per automatizzare le attività di contabilità, segnalare le discrepanze e prevedere le tendenze del flusso di cassa.
L'IA ha semplificato i processi contabili, dalla scansione delle ricevute alla categorizzazione delle spese, garantendo ai professionisti la possibilità di continuare a dare un senso ai numeri chiave che hanno un impatto sul business, senza affogare in essi.
🧠 Curiosità: La prima innovazione nota in materia di contabilità risale al 1494, quando il matematico italiano Luca Pacioli, il "padre della contabilità", introdusse la contabilità a doppia voce.
Perché usare ChatGPT per la contabilità?
ChatGPT, un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) sviluppato da OpenAI, semplifica la vita dei professionisti della contabilità in diversi modi. A differenza dei tradizionali strumenti di IA in ambito contabile, ChatGPT comprende ed elabora il linguaggio oltre ai numeri. Può redigere report finanziari, spiegare concetti finanziari complessi e persino interagire con i clienti per conto dell'utente.
Hai bisogno di un rapido resoconto dei risultati finanziari dell'ultimo trimestre? ChatGPT è quello che fa per te. Vuoi generare un'email che spieghi le normative fiscali in un inglese semplice? Da fare anche quello, egregiamente.
Attenzione, non è qui per rubarti il lavoro, ma per semplificartelo! ChatGPT in ambito contabile ti fa risparmiare tempo e lavoro richiesto, rendendoti più efficiente nelle decisioni aziendali strategiche.
👀 Lo sapevi? Un sondaggio del maggio 2023 ha rilevato che il 22% dei 75 CFO intervistati presso grandi organizzazioni stava attivamente studiando gli usi della Gen IA in ambito finanziario, mentre un altro 4% la stava sperimentando.
Come utilizzare ChatGPT in contabilità per diversi casi d'uso
Ora, vediamo esattamente come puoi incorporare ChatGPT nella contabilità del tuo progetto.
1. Automazione della contabilità e della voce dei dati
Ricordi i tempi in cui digitava manualmente ogni singola transazione nel suo software ERP come se stesse scrivendo il prossimo grande romanzo americano? ChatGPT salva i suoi polsi da un inevitabile tunnel carpale!
Automatizza le attività ripetitive nella categoria della contabilità aziendale generale, come l'estrazione di dati da fatture, ricevute ed estratti conto bancari. Anche se non eliminerà completamente l'inserimento manuale dei dati (scusate, dovrete comunque ricontrollare quei numeri), può ridurre drasticamente il tempo che impiegate a giocare a fare il campione di copia-incolla.
Ma che dire delle informazioni sensibili? C'è un modo per aggirare anche questo!
📌 Esempio:
Stai cercando di capire se la tua spesa di marketing sta dando i suoi frutti. Ecco come potresti usare ChatGPT senza divulgare dati proprietari.
Prompt: Quali sono alcuni modi comuni per classificare le spese di marketing per una piccola impresa?
ChatGPT fornisce un elenco di categorie (ad esempio, pubblicità, social media marketing, creazione di contenuti) che è possibile utilizzare per organizzare i dati.
In questo modo, non stai fornendo i tuoi dati, ma ottieni comunque una preziosa guida organizzativa. Puoi utilizzare queste conoscenze per creare modelli di contabilità e risparmiare tempo quando lavori da zero.
2. Assistenza per audit e conformità
I controlli possono essere più spaventosi di una maratona di film horror, ma ChatGPT riduce il fattore terrore aiutandoti a prepararti come un professionista.
Hai bisogno di capire requisiti di audit complessi? Può generare chiari riepiloghi/riassunti di standard normativi come GAAP o IFRS e guidarti attraverso la documentazione di cui avrai bisogno per il rimborso delle spese, il riconoscimento dei ricavi o i piani di ammortamento. Può anche aiutarti a creare audit trail, spiegare le procedure di conformità e persino redigere risposte preliminari di audit.
Ma niente batte l'esperienza umana, giusto? Quindi, anche se potresti ancora aggrapparti ai tuoi calzini fortunati per la revisione contabile, ChatGPT ti copre le spalle individuando i segnali di allarme. Assicura la conformità alle procedure corrette. Ricordati solo di convalidare i suoi suggerimenti rispetto alle normative contabili vigenti: non vogliamo incidenti di "contabilità creativa"!
3. Analisi dei dati finanziari e reportistica
L'analisi avanzata dei dati non è complicata per i contabili esperti. Ma richiede tempo. Perché non farlo più velocemente con ChatGPT?
Inserisci i tuoi rendiconti finanziari; ti aiuterà a identificare le metriche chiave, calcolare i rapporti e spiegare cosa significano quei numeri in un inglese semplice. Anche i tuoi amici non contabili potrebbero capire, anche se forse non dovresti testarlo alle feste.
🤝 Promemoria: per impedire a ChatGPT di utilizzare i tuoi dati/conversazioni per addestrare i suoi modelli, vai su Impostazioni > Controlli dati e attiva/disattiva "Migliora il modello per tutti".
📌 Prompt: Calcola le seguenti metriche finanziarie per l'azienda in base al
👀Lo sapevi? In uno studio, a GPT-4 è stato chiesto di analizzare i rendiconti finanziari come farebbero gli analisti umani, individuando tendenze, calcolando rapporti e prevedendo guadagni. Quando è stato testato su rendiconti finanziari nuovi e anonimi, ha previsto la direzione dei guadagni con una precisione del 60%, superando gli analisti professionisti, che hanno ottenuto il 53%.
4. Categorizzazione di fatture e spese
Stanco di giocare a "Dov'è la ricevuta?" come se fosse una contorta versione contabile di "Dov'è Wally?" ChatGPT ti aiuta a classificare le tue fatture e le tue spese con la precisione di esperti contabili.
Inserisci i dettagli della transazione e ti suggerirà le categorie appropriate in base alla descrizione e all'importo. Può anche aiutarti a creare regole per le transazioni ricorrenti, rendendo la categorizzazione futura un gioco da ragazzi.
5. Pulizia dei dati
ChatGPT è eccellente nell'aiutarti a ripulire i tuoi dati contabili identificando i duplicati, standardizzando i formati, segnalando le incongruenze e persino suggerendo correzioni per errori evidenti.
Che si tratti di date non corrispondenti, convenzioni di denominazione incoerenti o misteriosi caratteri speciali che si sono intrufolati nei fogli di calcolo, ChatGPT aiuta a mantenere la formattazione dei dati rilevante per il flusso di lavoro contabile. E lo fa senza farti perdere la sanità mentale nel processo.
6. Excel: formule e automazioni
Ancora a cercare su Google "come fare CERCA.VERT" ogni due giorni? ChatGPT è il tuo guru di Excel con la chiamata rapida!
Ti aiuta a creare formule Excel complesse, creare macro e automatizzare attività ripetitive dei fogli di calcolo.
📌 Esempio:
Stai creando un semplice tracker di budget in Excel. ChatGPT fornirà la formula con una spiegazione dettagliata, che potrai copiare e incollare nel tuo foglio di calcolo. Non è necessario condividere alcun dato finanziario con ChatGPT.
Prompt: Scrivi una formula Excel per calcolare le spese totali per un determinato mese, supponendo che le spese siano elencate nelle colonne da B a F e che il mese sia specificato nella cella A1.
Dalle formule di base alle tabelle pivot avanzate, ChatGPT spiega la logica e ti aiuta anche a risolvere i problemi quando il tuo foglio di calcolo si comporta in modo strano.
7. Comunicazione con i clienti e supporto
Non è una novità che ChatGPT possa aiutarti a migliorare le tue capacità comunicative.
Che tu debba scrivere email, preparare riepiloghi di riunioni o creare aggiornamenti per i clienti, ChatGPT ti aiuta a trovare il perfetto equilibrio tra professionalità e personalità. Spiega ai clienti concetti finanziari complessi senza sembrare che stai leggendo da un libro di contabilità avanzato.
📌 Esempio:
Stai cercando di spiegare il concetto di ammortamento a un client. Potresti semplicemente chiedere a ChatGPT di fare il lavoro. ChatGPT ti fornirà una spiegazione chiara che potrai poi adattare e utilizzare nella comunicazione con il client.
Prompt: Spiegare il deprezzamento in termini semplici che un piccolo imprenditore possa capire.
8. Ricerca sulla conformità fiscale e legislativa
Le normative fiscali cambiano più spesso delle tendenze dei social media. Invece di spulciare un denso gergo legale, i commercialisti possono utilizzare ChatGPT per ricercare rapidamente le leggi fiscali, riepilogare/riassumere le nuove regole e identificare i rischi di conformità.
📌 Esempio:
Non sei sicuro della deducibilità di alcune spese aziendali.
Prompt: I pasti aziendali con i clienti sono generalmente deducibili dalle tasse? Quali sono i limiti o le regole?
Ma ecco un consiglio! Non lasciare che sostituisca il tuo consulente fiscale. Tutte le informazioni devono ancora essere verificate, ma rende il 15 aprile meno stressante.
9. Progetti finanziari
Le sfere di cristallo potrebbero essere fuori moda, ma ChatGPT può aiutarti con la cosa migliore dopo: le previsioni di performance finanziarie! Inserisci dati storici e tendenze di mercato e creerà proiezioni e scenari ragionevoli.
Che si tratti di pianificare la crescita, prevedere il flusso di cassa o prepararsi a diverse condizioni di mercato, ChatGPT ti aiuta a elaborare quei numeri e a spiegarne la logica.
10. Budget
Creare un budget è in parte scienza, in parte strategia e in parte magia. ChatGPT può creare budget realistici analizzando i modelli di spesa storici, suggerendo categorie di budget e persino identificando potenziali aree di ottimizzazione dei costi.
📌 Esempio: stai avviando una nuova attività e hai bisogno di un budget di base. ChatGPT ti fornirà un elenco di categorie comuni (come affitto, utenze, marketing e stipendi), che potrai poi personalizzare con i tuoi numeri specifici.
Prompt: Quali sono alcune categorie essenziali da includere nel budget di una startup?
Può aiutarti a formattare i report di bilancio, creare analisi delle variazioni e spiegare chiaramente le implicazioni di bilancio. Anche se non farà magicamente apparire più soldi nei tuoi account, può aiutarti a sfruttare al meglio ciò che hai.
11. Genera codice
ChatGPT può aiutarti a scrivere script per Excel, Python o altri linguaggi di programmazione se hai bisogno di automatizzare le attività contabili con il codice.
Che si tratti di automatizzare l'inserimento dei dati, estrarre informazioni dalle transazioni bancarie o integrare diversi programmi software di contabilità, ChatGPT può aiutare i contabili a semplificare il flusso di lavoro. Li assiste anche nella scrittura e nel debug del codice, anche se non sono programmatori professionisti.
Tutto sommato, ChatGPT non ti offre soluzioni su un piatto d'argento, ma ti aiuta ad automatizzare le attività noiose e a risparmiarti infinite rielaborazioni (e visite dal terapeuta).
💡Suggerimento: quando si utilizza ChatGPT per l'analisi finanziaria, si consiglia di verificare sempre le risposte generate dall'IA con metodi tradizionali per garantire conformità e accuratezza.
Limiti dell'utilizzo di ChatGPT per la gestione della contabilità e della finanza
La contabilità con ChatGPT può sembrare un sogno che si avvera, finché non ci si rende conto che anche la migliore tecnologia ha i suoi limiti. Prima di lasciare che l'IA si occupi della contabilità, è bene ricordare alcune carenze chiave.
Sicurezza dei dati
ChatGPT non ha un filtro interno che urla: "Ehi! Questo è riservato!" quando si inseriscono dati sensibili. Tratta ogni input allo stesso modo, quindi sta a te assicurarti di non condividere dettagli finanziari proprietari.
⚠️ Se lavori con dati sensibili di clienti o aziende, pensaci due volte prima di incollarli in uno strumento di IA, perché una volta che sono là fuori, non si possono più riprendere.
Precisione e affidabilità
L'IA è intelligente, ma non è perfetta. ChatGPT non ha accesso in tempo reale alle informazioni aggiornate. Prevede le risposte in base a modelli nei dati su cui è stato addestrato. Ciò significa che sono previsti errori, soprattutto quando si tratta di calcoli finanziari complessi o normative fiscali.
⚠️ Una virgola mancante o una regola fiscale interpretata male potrebbero fare la differenza tra un piccolo errore e un problema di conformità significativo. Controlla sempre due volte il risultato prima di agire.
Eccessiva dipendenza dall'IA
ChatGPT può essere un potente assistente, ma non dovrebbe (o meglio, non può) gestire tutto da solo.
⚠️ Affidarsi troppo all'IA per il processo decisionale finanziario può portare a punti ciechi. Manca il giudizio professionale, l'esperienza nel settore o la capacità di comprendere contesti aziendali unici come un contabile umano. Quindi, non è ancora pronta a sostituire i posti di lavoro!
Comprensione limitata del contesto
L'IA non "pensa" come gli esseri umani. Può analizzare i dati e generare report, ma non coglie i fattori emotivi, etici o contestuali che spesso influenzano le decisioni finanziarie.
👉🏼 Ad esempio, ChatGPT potrebbe suggerire dei licenziamenti come misura di riduzione dei costi se un'azienda dovesse affrontare una crisi finanziaria. Tuttavia, potrebbe non considerare l'impatto a lungo termine sul morale e sulla cultura aziendale.
⚠️ Quindi, ChatGPT è un assistente fantastico per i contabili, ma non sostituisce l'esperienza umana. La chiave è usarlo con consapevolezza completa, ricontrollare i risultati e prestare sempre attenzione alla sicurezza!
👀 Da fare? Dopo la fuga di informazioni sensibili dell'azienda, Samsung Electronics ha vietato ai dipendenti di utilizzare ChatGPT e altri chatbot con IA.
Utilizzo di ClickUp per la contabilità
I limiti di ChatGPT non sono i limiti di ogni strumento di contabilità basato sull'IA?
Beh, sì. E no. Sebbene nessuna IA sia perfetta, alcuni strumenti di IA interni possono essere più sicuri, privati e sensibili al contesto rispetto a uno esterno come ChatGPT.
Stiamo parlando di ClickUp Brain, un assistente nativo di IA integrato in ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro.
ClickUp combina project management, knowledge management e chat, il tutto basato sull'IA che ti aiuta a lavorare in modo più veloce e intelligente.
ClickUp for Accounting è il tuo software di project management per la contabilità basato su cloud, progettato per semplificare i processi finanziari.
Abbiamo utilizzato ClickUp per progetti di contabilità e l'esperienza è stata semplicemente fantastica. Siamo davvero contenti di essere passati a ClickUp.
Abbiamo utilizzato ClickUp per progetti di contabilità e l'esperienza è stata semplicemente fantastica. Siamo davvero contenti di essere passati a ClickUp.
All'interno di questa suite, ClickUp Brain può semplificare notevolmente le attività relative alla contabilità automatizzando il recupero dei dati, migliorando l'organizzazione finanziaria e la collaborazione.
Ecco come:
Invece di scavare tra fogli di calcolo o rapporti finanziari, ClickUp Brain può far emergere istantaneamente dati finanziari chiave, come riepiloghi delle spese o fatture in sospeso. Estrae anche numeri da report, bilanci e registri delle transazioni per accelerare le revisioni finanziarie.
Usalo per generare riepiloghi/riassunti di reportistica finanziaria, valutando rapidamente flusso di cassa, entrate e uscite. Inoltre, rende più facile il monitoraggio delle date di scadenza e dello stato dei pagamenti, assicurando che le luci rimangano accese e le spese per ritardi evitate.
Quando si tratta di collaborazione tra team di contabilità, Brain può guidare i team attraverso i processi di chiusura di fine mese, la preparazione delle tasse e i controlli di conformità. Se qualcuno chiede un aggiornamento del budget in un'attività di ClickUp, ClickUp Brain può far emergere gli ultimi numeri senza che sia necessario cercare in più file.
Ha già il contesto di attività, conversazioni e documenti nella tua area di lavoro di ClickUp e altri fogli, documenti e altro ancora connessi. Tutto quello che devi fare è chiedere quello che stai cercando e sarà terminato in pochi secondi!
È come avere ChatGPT, ma integrato direttamente nel flusso di lavoro, rendendolo il tuo strumento di IA definitivo. Ma ClickUp non si limita all'IA. Si integra facilmente nell'intero flusso di lavoro contabile!
Vuoi creare fogli di calcolo per la contabilità? Utilizza i campi personalizzati in ClickUp per registrare i dati delle transazioni nel modo che preferisci, dai nomi dei fornitori e i numeri delle fatture allo stato dei pagamenti, ai codici fiscali e alle categorie degli account. A differenza dei normali fogli di calcolo, i database creati nella vista Tabella di ClickUp non si rompono misteriosamente quando qualcuno tocca una formula.
Con ClickUp Docs, puoi creare un repository centralizzato per fare riferimento a tutte le pratiche e convenzioni contabili seguite nella tua organizzazione e continuare ad aggiornarlo senza preoccuparti di perdere la cronologia delle versioni. Tutto questo avviene in collaborazione con il tuo team in tempo reale!
Creare procedure operative standard per il team contabile non è un problema se si dispone del modello ClickUp per le procedure operative standard. Ti aiuta a creare, archiviare e collegare le procedure operative standard al flusso di lavoro!
Ecco come può esserti utile:
- Creazione, aggiornamento e monitoraggio delle procedure operative standard in un unico luogo con ClickUp Docs
- Personalizza il modello in modo che rifletta i processi e i flussi di lavoro specifici dell'azienda
- Creare attività per ogni passaggio delle procedure contabili e assegnarle ai membri del team pertinenti
- Invia automaticamente le procedure operative standard finali quando completate, con ClickUp Automazioni
📮ClickUp Insight: Il cambio di contesto sta intaccando silenziosamente la produttività del tuo team. La nostra ricerca mostra che il 42% delle interruzioni sul lavoro deriva dal destreggiarsi tra le piattaforme, gestire le email e saltare da una riunione all'altra. E se potessi eliminare queste costose interruzioni?
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E se sei come le migliaia di professionisti che faticano a mantenere una comunicazione e delle note efficienti, dovresti dare un'occhiata al modello di giornale contabile di ClickUp.
Questo modello ti aiuta a registrare ogni transazione aziendale, compresi i dettagli relativi a più account interessati, aiutandoti a registrare digitalmente le transazioni in modo più accurato. Può anche essere utilizzato come base per i tuoi modelli di contabilità generale.
Ti aiuta a:
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Forniamo servizi di contabilità in outsourcing per più clienti e il nostro personale lavora da remoto. ClickUp ci aiuta a gestire il flusso di lavoro, monitorare le scadenze e assicurarci che le richieste dei clienti e gli elementi quotidiani che devono essere terminati non vadano persi.
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Ma tutto si riduce alla sicurezza, giusto? I dati contabili sono sensibili e ClickUp li prende sul serio.
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L'IA potrebbe essere la cosa migliore che sia capitata alla contabilità dall'invenzione della calcolatrice. Ma siamo onesti, l'IA da sola non basta. Serve un sistema che metta insieme tutto senza sforzo.
ClickUp è il punto d'incontro tra strumenti di contabilità basati sull'IA e un genio del flusso di lavoro. Con le capacità di IA e le funzionalità di gestione dei progetti di ClickUp Brain, il tuo flusso di lavoro sarà più fluido di un libro mastro perfettamente riconciliato: niente più file sparsi, infinite discussioni via email o calcoli a tarda notte.
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