Hai presente quando stai facendo il giocoliere con 37 cose diverse (fornitori, budget, RSVP) e una piccola scadenza mancata manda tutto all'aria? Questo è pianificare un evento senza una sequenza.
Che si tratti di gestire più progetti o un evento aziendale ad alto rischio, il caos si insinua rapidamente.
🧠 Curiosità: Un rapporto Forrester del 2024 ha affermato che circa il 73% delle organizzazioni che si occupano di pianificazione di eventi utilizzava da uno a cinque strumenti tecnologici per gestire e pianificare gli eventi.
Un semplice modello di grafico Gantt non solo ti aiuterà a monitorare lo stato di avanzamento, ma ti permetterà anche di organizzare le attività del progetto, le date di inizio e di fine e le attività dipendenti in modo comprensibile.
Niente congetture. Basta con "Aspetta, chi doveva chiamare il catering?" Solo immagini pulite, sequenze chiare e tutto (finalmente) sotto controllo.
Quindi, esploriamo i modelli gratis di grafico Gantt che fanno ciò che i tuoi post-it non potrebbero mai fare per la pianificazione di un evento. È ora di mettere insieme tutte quelle attività essenziali in una sequenza! 😎
Cosa sono i modelli di grafico Gantt per la pianificazione di eventi?
Un modello di diagramma di Gantt per la pianificazione di eventi è un grafico predefinito utilizzato per organizzare visivamente e programmare le attività coinvolte nella pianificazione di un evento. Suddivide le attività e i compiti relativi all'evento in una sequenza, tenendo traccia delle attività del progetto, delle date di inizio, delle date di fine, della durata delle attività e delle dipendenze.
I pianificatori assegnano quindi le responsabilità, stabiliscono le priorità delle attività importanti e gestiscono più eventi o progetti complessi.
Solitamente creati in Excel, Fogli Google o altri strumenti di project management, questi modelli sono spesso strutturati in righe per le attività e colonne per le date, facilitando il monitoraggio dello stato di avanzamento dell'intero piano di gestione dell'evento. Servono principalmente come quadro di riferimento pronto all'uso, riducendo i tempi di configurazione e mantenendo ogni attività nei tempi previsti.
🔎 Lo sapevi? L'89% dei professionisti afferma che gli eventi sono fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi aziendali chiave. Tuttavia, il 19% non effettua ancora un monitoraggio adeguato degli esiti positivi.
Cosa rende un modello di diagramma di Gantt per la pianificazione di un evento valido?
Un buon modello di diagramma di Gantt per la pianificazione di eventi rende facile organizzare le sequenze temporali, assegnare le attività e monitorare lo stato di avanzamento del progetto in tutte le fasi dell'evento. Consente di gestire più progetti mantenendo chiari e strutturati i dettagli delle attività.
Ecco alcune funzionalità/funzioni aggiuntive per capire come sceglierne una:
- Modifica delle righe e delle categorie delle attività: Scegli i modelli di grafico Gantt che aggiornano o regolano rapidamente tutte le attività in base al tipo o alla dimensione dell'evento
- Calcoli automatici delle date: Selezionare un modello di grafico Gantt che aggiorni le sequenze in base alle modifiche della data di inizio, delle date di fine o della durata stimata
- *configurazione delle dipendenze delle attività: scegli un modello di grafico Gantt per la pianificazione di eventi che colleghi le attività dipendenti in modo che il ritardo di un'attività regoli automaticamente il resto
- Barre di avanzamento visive: Cerca modelli di grafico Gantt che abbiano barre di avanzamento visive per vedere quanto di ogni attività è completata con monitoraggio in tempo reale
- Colonne per risorse e budget: Cerca un modello di grafico Gantt Excel o altri modelli basati su fogli di calcolo che ti consentano di assegnare membri al team e monitorare la spesa nello stesso foglio
- Stato delle attività codificato a colori: Scegliete modelli di grafico Gantt in cui è possibile contrassegnare le attività in base allo stato (ad esempio, in sospeso, in corso, terminato) per una rapida visibilità
- Sezioni per eventi multipli: Scegliete modelli di grafici Gantt per la pianificazione di eventi in cui potete gestire più eventi o progetti in un unico foglio
- Visualizzazione sequenza integrata: Assegnare priorità ai modelli di grafico Gantt che mostrano l'intera sequenza dell'evento e del progetto nel corso di settimane o mesi senza bisogno di altri strumenti
Dai un'occhiata a quando utilizzare il grafico di Gantt rispetto a quando utilizzare la Sequenza:
➡️ Per saperne di più: Modelli e liste di controllo per la pianificazione di eventi gratis in Excel e ClickUp
13 modelli gratis per la pianificazione di eventi che funzionano davvero
Che si tratti di gestire più eventi o di cercare di sopravvivere a un evento senza perdere la testa, un modello dettagliato di grafico Gantt evita che le cose degenerino. Di seguito sono riportati alcuni modelli ad alte prestazioni che coprono tutte le esigenze dell'evento, compresa la struttura e la programmazione.
1. Modello Sequenza Gantt di ClickUp
Il modello Sequenza Gantt di ClickUp è pensato per i team che hanno bisogno di una struttura senza confusione. Offre sequenze visive, riprogrammazione drag-and-drop e viste a più livelli, il tutto in un'unica interfaccia. È perfetto per i project manager che hanno bisogno di una panoramica chiara senza dover passare da una dozzina di app.
Adatto per la creazione di grafici Gantt semplici o complessi, passa dalla visualizzazione settimanale, mensile o annuale a seconda di quanto in anticipo pianifichi. Inoltre, mappa le dipendenze, monitora lo stato in tempo reale, identifica i percorsi critici e organizza ogni dettaglio con chiarezza grazie ai colori.
🌟 Perché amerai questo modello
- Assegna stati personalizzati come "In revisione" o "Bloccato" alle attività del progetto
- Organizza le attività dipendenti e visualizza le sequenze utilizzando una vista Gantt integrata
- Codifica a colori e monitoraggio dello stato utilizzando campi di completamento percentuale
- È possibile visualizzare più schermate per ingrandire o rimpicciolire la programmazione
*ideale per: team che gestiscono eventi con progetti complessi, scadenze ravvicinate e più collaboratori.
🎁 Bonus: La funzionalità/funzione di ClickUp per la vista Gantt trasforma le sequenze complesse dei progetti in immagini chiare e interattive, consentendo ai team di pianificare, coordinare e monitorare il proprio lavoro senza sforzo.
Grazie all'intuitiva funzione di trascinamento, è possibile modificare i programmi, gestire le dipendenze delle attività e monitorare lo stato in tempo reale, assicurando che i progetti rimangano in linea con le previsioni.
2. Modello Gantt semplice di ClickUp
Il modello Gantt semplice di ClickUp elimina il disordine e si concentra sulla funzione.
Progettato per una configurazione rapida e una gestione delle attività semplice, questo grafico funziona bene quando non sono necessarie 50 visualizzazioni o personalizzazioni avanzate, ma solo un grafico pulito che funzioni. Include tre visualizzazioni principali e colonne essenziali: stato dell'attività, durata e dipendenza.
🌟 Perché amerai questo modello
- Visualizza la sequenza del tuo progetto con un solo clic e riordina le attività al volo
- Collegare le attività dipendenti per evitare sovrapposizioni delle scadenze
- Utilizza i campi personalizzati codificati per colore per dare priorità alle attività importanti
Ideale per: organizzatori solitari, piccoli team o chiunque voglia testare un semplice modello di grafico Gantt prima di investire in qualcosa di più complesso.
📚 Leggi anche: Come creare una sequenza di un progetto in semplici passaggi (esempi, strumenti e modelli)
3. Modello Sequenza di ClickUp Marketing
Il modello Sequenza di marketing di ClickUp è più di un semplice strumento di monitoraggio delle attività: trasforma l'intero piano di gestione dell'evento in una mappa strategica visiva. Questo modello è stato creato per i team di marketing che gestiscono più parti in movimento, tra cui la creazione di contenuti, annunci, campagne e scadenze.
Include nove campi personalizzati e sei stati, che ti aiutano a passare dalla pianificazione all'esecuzione con piena visibilità. Il modello è particolarmente utile per i team che lavorano tra reparti, gestiscono sequenze temporali condivise o coordinano più attività di progetto contemporaneamente.
🌟 Perché amerai questo modello
- Organizza le attività promozionali attraverso i social media, le email e le pubbliche relazioni in un'unica sequenza
- Imposta le attività cardine della campagna e modifica i programmi in modo dinamico in base alle necessità
- Assegnare attività di marketing ai membri del team con scadenze predefinite
- Monitoraggio del coinvolgimento e dei risultati con il monitoraggio integrato delle prestazioni
Ideale per: Team di marketing o di eventi che gestiscono lanci di prodotti, campagne stagionali o sequenze interfunzionali tra più progetti.
➡️ Per saperne di più: Il miglior software gratis per creare grafici Gantt
4. Modello Sequenza compilabile ClickUp
Ogni evento ha innumerevoli parti in movimento e il loro monitoraggio può essere travolgente. Il modello compilabile di sequenza di ClickUp offre una sequenza personalizzabile e interattiva che consente ai team di tracciare facilmente attività, scadenze e dipendenze.
Con una configurazione minima, ti aiuta a monitorare la durata delle attività, a tenere traccia dei budget e a spostare le scadenze. A differenza dei tradizionali fogli di calcolo, questo modello offre collaborazione in tempo reale, programmazione drag-and-drop e aggiornamenti automatici, mantenendo tutti allineati dalla pianificazione all'esecuzione.
🌟 Perché amerai questo modello
- Sequenza personalizzata per qualsiasi tipo di evento, dalle conferenze aziendali ai matrimoni
- Automatizza gli aggiornamenti di stato in modo che tutti siano sempre informati
- Monitoraggio di attributi personalizzati come giorni assegnati o costi stimati per attività
Ideale per: Team che gestiscono più progetti che richiedono sequenze precise e aggiornamenti frequenti tra i vari reparti.
📮 Insight di ClickUp: Pensi che il tuo elenco di cose da fare funzioni? Ripensaci. Il nostro sondaggio mostra che il 76% dei professionisti utilizza il proprio sistema di definizione delle priorità per la gestione delle attività. Tuttavia, una recente ricerca conferma che il 65% dei lavoratori dà la priorità alle vittorie facili rispetto alle attività di alto valore senza un'efficace definizione delle priorità. le priorità delle attività di ClickUp* trasformano il modo in cui visualizzi e affronti progetti complessi, evidenziando facilmente le attività critiche. Con i flussi di lavoro basati sull'IA di ClickUp e le segnalazioni di priorità personalizzate, saprai sempre cosa affrontare per primo.
5. Modello di tabella di marcia del progetto ClickUp
Pianificare un evento su larga scala richiede una tabella di marcia chiara per affrontare ogni fase, dalla prenotazione della sede al follow-up post-evento. Il modello di tabella di marcia del progetto ClickUp aiuta i team a creare una panoramica strategica delle attività cardine, garantendo un'esecuzione fluida dall'inizio alla fine.
Con le visualizzazioni interattive di ClickUp, è possibile monitorare le dipendenze, allocare le risorse e adattare i piani in modo dinamico man mano che l'evento si evolve. Include anche elenchi di pianificazione trimestrali che aiutano ad allineare le sequenze tra più progetti o fasi di prodotto.
🌟 Perché amerai questo modello
- Disponi le fasi principali dell'evento con una tabella di marcia strutturata e a lungo termine
- Visualizza i carichi di lavoro utilizzando la vista Carico di lavoro per allocare meglio le risorse
- Monitoraggio in tempo reale dello stato di preparazione dell'evento con formattazione visiva multipla
- Adattare immediatamente la tabella di marcia all'emergere di nuove priorità
*ideale per: Teams che gestiscono progetti o eventi complessi che richiedono una pianificazione trimestrale, un'esecuzione in più fasi e una collaborazione in tempo reale.
💡 Consiglio dell'esperto: A differenza del project management generale, che si occupa di attività in corso, il project management degli eventi è un campo dinamico a breve termine, incentrato sulla realizzazione di un'esperienza specifica.
6. Modello attività Sequenza eventi ClickUp
Suddividere un evento in attività specifiche è quasi sempre la differenza tra una funzione ben gestita e un incubo logistico. Il modello di attività Sequenza eventi di ClickUp fornisce un approccio alla pianificazione degli eventi incentrato sulle attività, aiutando i team ad assegnare, programmare e monitorare le singole responsabilità senza perdere di vista il quadro generale.
Con visualizzazioni personalizzate, dipendenze delle attività e funzionalità/funzioni di automazione, questo modello garantisce un coordinamento perfetto tra fornitori, relatori, personale e team logistici. Ti aiuta a spuntare ogni punto della lista di controllo per la pianificazione degli eventi. Ti consente di impostare scadenze, assegnare titolari e creare attività secondarie in modo che nulla vada perso.
🌟 Perché amerai questo modello
- Suddividere l'evento in attività cardine per una più chiara esecuzione
- Imposta automazioni per promemoria, aggiornamenti delle attività e avvisi per le parti interessate
- Monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento dei progetti utilizzando dashboard e filtri di stato
- Sincronizzazione con i programmi dei fornitori per garantire un coordinamento senza intoppi
Ideale per: Event manager che devono gestire sequenze temporali serrate per conferenze, serate di gala o eventi di più giorni che coinvolgono molte parti in movimento e team
➡️ Per saperne di più: Modelli gratis per la gestione degli eventi in Excel e ClickUp
7. Modello per la pianificazione di eventi ClickUp
Il modello per la pianificazione di eventi di ClickUp funge da hub centrale, consentendo ai responsabili di eventi di supervisionare ogni dettaglio, dagli inviti alla logistica in loco.
Invece di destreggiarsi tra più fogli di calcolo, questo modello mantiene tutto organizzato, assicurando che ogni elemento dell'evento venga eseguito in tempo e nel rispetto del budget. Inoltre, sia che si gestisca un singolo evento o che si debbano destreggiarsi tra più progetti, questo modello controlla tutto utilizzando elenchi separati per Attività, Strutture, Fatturazione e altro ancora.
🌟 Perché amerai questo modello
- Gestisci i contratti con i fornitori, i budget e le pianificazioni con il monitoraggio finanziario integrato
- Automazione della gestione dell'elenco degli ospiti, monitoraggio delle risposte e promemoria via email
- Aggiungi campi come Stato del budget, Stato dei pagamenti e Stato in corso per mantenere visibilità sulle metriche chiave
- Collaborare in tempo reale utilizzando ClickUp per i documenti relativi a dettagli dei fornitori, informazioni sugli sponsor e note sulle attività
ideale per:* Team di eventi a servizio completo che gestiscono la pianificazione end-to-end, dalla logistica e il budget al coordinamento degli ospiti e alla consegna finale.
Ecco un video che spiega come creare coerenza con i modelli in ClickUp:
8. Modello ClickUp per la gestione di eventi
Che tu stia gestendo un webinar, un summit interno o il lancio di un prodotto, il modello di gestione eventi di ClickUp ti aiuta ad assegnare attività, gestire la sequenza dell'evento e rispettare il budget.
Ha viste integrate per Sequenza, Budget, Elenco e persino una vista Mappa per la logistica sul campo. Campi personalizzati come Budget rimanente e Stato pagamento, rendono più facile rimanere finanziariamente in carreggiata senza passare da uno strumento all'altro.
🌟 Perché amerai questo modello
- Creazione, assegnazione e monitoraggio di tutte le attività legate al tuo evento in una dashboard centralizzata
- Utilizza le viste Gantt e Sequenza per gestire date di inizio, date di fine e dipendenze
- Monitorare i costi e lo stato di avanzamento del progetto attraverso le viste Budget ed Elenco
- Imposta attività ricorrenti, crea flussi di lavoro di marketing e collabora con l'intero team
Ideale per: organizzatori di eventi che gestiscono più eventi con esigenze di stretto coordinamento tra team, sequenze e budget.
*ecco cosa ha detto Alaina Maracotta, Event Marketing di Vida Health, sull'utilizzo di ClickUp per la pianificazione di eventi
È stato incredibile vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per pianificare gli eventi e aggiornarci ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
È stato incredibile vedere quanto tempo abbiamo risparmiato nelle riunioni da quando siamo passati a ClickUp. Ciò che prima ci richiedeva tre ore alla settimana per pianificare gli eventi e gli aggiornamenti ora ci richiede poco più di un'ora. I team coinvolti ora hanno più tempo per concentrarsi su priorità di marketing più importanti.
9. Modello Gantt per la pianificazione di eventi in Excel di Microsoft
Questo modello di grafico Gantt per Excel è un'opzione ideale per i pianificatori che desiderano qualcosa di semplice, visivo e basato su fogli di calcolo. Integrato direttamente in Excel, consente di inserire date di inizio, durata delle attività e stato di avanzamento senza alcuna configurazione richiesta.
🌟 Perché amerai questo modello
- Imposta manualmente le date di inizio e fine per ogni fase della pianificazione
- Regolazione automatica in base all'input, per una sequenza orizzontale pulita delle attività del progetto
- Condivisione delle sequenze con i team utilizzando gli strumenti di collaborazione di Excel
- Modifica i campi per adattarli sia a progetti semplici che a piani a lungo termine
*ideale per: individui o team che preferiscono utilizzare Microsoft Excel per il project management e necessitano di un formato flessibile e pronto all'uso per la pianificazione di eventi o sequenze generali.
➡️ Per saperne di più: Esempi di grafici Gantt per il project management
10. Modello Excel di grafico Gantt per la pianificazione di eventi di ProjectManager
*il modello di ProjectManager per la pianificazione di eventi con grafico Gantt in Excel ha due opzioni: Excel e online. Se si utilizza Excel, si ottiene un formato strutturato per l'elenco delle attività del progetto, l'assegnazione delle date di inizio e fine, l'impostazione della durata stimata e il monitoraggio dello stato.
Questo modello è particolarmente utile per coordinare fornitori, sedi e sequenze in un unico layout visivo.
🌟 Perché amerai questo modello
- Personalizza le fasi del progetto e modifica i programmi in base alle esigenze
- Esporta i grafici Gantt per le discussioni con il client e il team
- Inserisci le attività con scadenze, durata e percentuale completata per popolare una sequenza di eventi basata su Excel
- Se si verificano ritardi, come ad esempio ritardi da parte dei fornitori o riprogrammazioni, è possibile modificare facilmente le sequenze
*ideale per: organizzatori di eventi freelance, consulenti e team che lavorano con documenti statici.
📚 Leggi anche: Modelli gratis per la proposta del tuo prossimo evento
11. Modello di lavagna online per grafico Gantt settimanale di Canva
Per una pianificazione visivamente accattivante degli eventi, il modello di diagramma di Gantt settimanale di Canva offre un modo intuitivo per progettare sequenze di eventi codificate a colori che possono essere facilmente personalizzate per presentazioni o per uso interno.
Questo modello consente agli organizzatori di eventi di strutturare le attività, tenere traccia delle scadenze e creare una tabella di marcia visivamente accattivante. È ideale per i team che necessitano di una panoramica di alto livello sullo stato settimanale dell'evento. È perfetto anche per visualizzare le sequenze temporali degli eventi, soprattutto quando si lavora con team creativi o si presentano sequenze temporali a clienti o stakeholder.
🌟 Perché amerai questo modello
- Modifica i programmi degli eventi utilizzando gli strumenti di modifica drag-and-drop di Canva
- Esporta le sequenze come grafici ad alta risoluzione per presentazioni e reportistica
- Costruisci la sequenza del tuo progetto con blocchi di attività codificati per colore su settimane o mesi
- Collabora in tempo reale con tutto il tuo team utilizzando le funzionalità/funzioni della lavagna online di Canva
Ideale per: Pensatori visivi, team creativi o organizzatori di eventi che presentano le sequenze dei progetti ai clienti o agli stakeholder in un formato più coinvolgente.
12. Modello di pianificazione eventi Excel/ Fogli Google di GanttPro
La pianificazione di un evento richiede spesso flessibilità e il modello di pianificazione eventi di GanttPro per Excel/Fogli Google fornisce un modo semplice e strutturato per programmare e monitorare le attività utilizzando un foglio di calcolo formattato per il cloud.
Questo modello è pre-strutturato con attività, sotto-attività, attività cardine e dipendenze, rendendo facile iniziare immediatamente in Excel, Fogli Google o sulla piattaforma online di GanttPRO. Gestisci più progetti, modifica le sequenze ed esporta in PDF o PNG.
🌟 Perché amerai questo modello
- Personalizza la durata delle attività e regola le sequenze degli eventi in base alle necessità
- Definire date di inizio, date di fine e gerarchie delle attività tra gli eventi
- Aggiungere attività cardine e attività dipendenti da collegamenti con funzionalità/funzione di trascinamento
- Monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento del progetto e possibilità di apportare modifiche al volo
*ideale per: professionisti degli eventi che hanno bisogno di flessibilità e struttura, soprattutto quando si occupano di progetti ricorrenti tra team o client.
13. Modello di grafico Gantt per il programma della conferenza di Tom's Planner
Il modello di grafico Gantt per il programma della conferenza di Tom's Planner fornisce un programma chiaro dell'evento con blocchi di tempo, consentendo ai pianificatori di organizzare in modo efficiente conferenze di più giorni e vertici aziendali.
A differenza dei semplici fogli di calcolo, questo modello specializzato di grafico Gantt è studiato appositamente per le conferenze e consente la programmazione di sessioni simultanee, il monitoraggio della disponibilità dei relatori e la regolazione dinamica della durata delle sessioni.
🌟 Perché amerai questo modello
- Organizza i programmi delle conferenze in grafici di Gantt chiari e visivi per una facile navigazione
- Struttura sessioni principali, tavole rotonde e sale riunioni con fasce orarie distinte
- Regolare la durata delle sessioni e i blocchi di tempo dei relatori senza interrompere l'intero programma
- Crea un riferimento in tempo reale per gli organizzatori di eventi, i relatori e i volontari
*ideale per: direttori di programmi, coordinatori di conferenze e team di eventi alla ricerca di una sequenza temporale semplice ma efficace per progetti complessi come conferenze di più giorni.
➡️ Per saperne di più: I migliori software gratis per la pianificazione di eventi (strumenti per la gestione di eventi)
Tieni sotto controllo il caos con ClickUp
La pianificazione di un evento sarà sempre imprevedibile, ma la sequenza non dovrebbe esserlo. I grafici Gantt offrono una struttura che si adatta, si adatta e tiene insieme tutto, anche quando si verificano cambiamenti dell'ultimo minuto. Con il modello giusto, si smette di reagire e si inizia a guidare.
Quando si tratta di pianificare un evento, chiarezza, collaborazione e adattabilità sono la chiave, ed è esattamente ciò che offrono i modelli di grafico Gantt per la pianificazione di eventi di ClickUp. Come app quotidiana per il lavoro, ClickUp consente di visualizzare ogni fase, tenere traccia delle dipendenze e regolare le sequenze in tempo reale, qualcosa che i fogli di calcolo statici non possono fare. Abbandona gli aggiornamenti manuali e sperimenta una pianificazione di eventi dinamica e senza interruzioni con ClickUp! Iscriviti gratis oggi stesso! ✨