Come fai a sapere se il tuo team è produttivo? Il lavoro richiesto sta funzionando? I costi della manodopera stanno aumentando senza un chiaro ritorno sull'investimento?
La risposta sta nei KPI di gestione della forza lavoro, metriche che mostrano chiaramente cosa funziona e cosa deve essere modificato.
Se monitorati in modo efficace, questi KPI consentono ai leader di ottimizzare la pianificazione delle risorse umane, ridurre i costi e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.
Analizziamo le metriche chiave che consentono una gestione più intelligente della forza lavoro e migliori risultati aziendali.
⏰ Riepilogo/riassunto di 60 secondi
- Il monitoraggio dei KPI della forza lavoro aiuta le aziende a ottimizzare la produttività, controllare i costi del lavoro e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti
- Gli indicatori chiave di prestazione della forza lavoro possono essere classificati in modo generale in metriche di produttività, presenza, coinvolgimento, costi e fidelizzazione, ognuna delle quali offre informazioni fondamentali
- Aziende come IKEA hanno migliorato i KPI della forza lavoro, come le metriche di fidelizzazione, ottimizzando la programmazione, l'inserimento e le strutture retributive
- Il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione della forza lavoro aiuta a ottimizzare il personale, ridurre i costi, migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ottenere migliori risultati aziendali attraverso decisioni basate sui dati
- Un'app che fa tutto, come ClickUp, può centralizzare i dati sulla forza lavoro, automatizzare il monitoraggio e fornire informazioni in tempo reale, consentendo ai team delle risorse umane di prendere decisioni informate e semplificare le operazioni in modo efficiente
Comprendere le metriche di gestione della forza lavoro
Mantenere la gestione della forza lavoro senza intoppi non è solo questione di istinto. Si tratta di numeri.
Le metriche di gestione della forza lavoro ti danno un'idea di tutto, dalla produttività al coinvolgimento dei dipendenti, aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti e supportate dai dati.
Tuttavia, non tutti i dati sono utili. Il vero potere deriva dall'analisi che mette in luce i modelli, segnala i rischi ed evidenzia le opportunità di miglioramento.
Da correttamente terminata, l'analisi della forza lavoro non fornisce solo informazioni, ma anche risparmi misurabili sui costi.
👀 Lo sapevi? I business che implementano una solida analisi della forza lavoro possono risparmiare dallo 0,5 al 2,5% della spesa salariale annuale identificando le inefficienze e i rischi di conformità. Questo denaro può essere reinvestito in migliori programmi di assunzione, formazione o esperienza dei dipendenti.
Grazie al monitoraggio delle giuste metriche di gestione della forza lavoro, i team delle risorse umane possono anticipare i problemi prima che si aggravino.
Che si tratti di monitorare le tendenze della produttività, i modelli di presenza o le fluttuazioni dei costi, queste metriche garantiscono che siano i dati, e non le supposizioni, a guidare le decisioni relative alla forza lavoro.
Ad esempio, il monitoraggio dei tassi di assenteismo può evidenziare potenziali rischi di esaurimento, consentendo ai manager di affrontare i problemi di distribuzione del carico di lavoro o di coinvolgimento prima che abbiano un impatto sulla fidelizzazione.
Il monitoraggio del rispetto dei programmi aiuta a ottimizzare i livelli di personale, riducendo i costi degli straordinari non necessari e mantenendo l'efficienza operativa.
Sfruttando in modo efficace le metriche di gestione della forza lavoro, le organizzazioni possono migliorare l'efficienza, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e allineare i costi del lavoro agli obiettivi aziendali.
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Categorie di KPI per la gestione della forza lavoro
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per la gestione della forza lavoro possono essere raggruppati in diverse categorie, ognuna delle quali ha uno scopo strategico diverso. Comprendere queste categorie aiuta i team delle risorse umane a concentrarsi sui dati giusti per prendere decisioni aziendali migliori.
Metriche di produttività
Le metriche di produttività misurano l'efficienza e l'efficacia della forza lavoro. Queste forniscono informazioni sul fatto che i dipendenti stiano riunendo le aspettative di performance e quanto bene stiano contribuendo ai risultati aziendali.
Le organizzazioni con dipendenti altamente produttivi registrano logicamente una maggiore redditività rispetto a quelle con bassa produttività. Il monitoraggio delle metriche chiave in questa categoria può aiutare a identificare inefficienze o lacune sottostanti.
Ad esempio, se un'azienda registra un calo costante delle entrate per dipendente, ciò potrebbe indicare una carenza di formazione, processi inefficienti o dipendenti disimpegnati, tutti fattori che richiedono interventi mirati per aumentare la produttività.
Metriche di presenza e programmazione
Le metriche relative alla presenza e alla programmazione sono fondamentali per garantire una forza lavoro equilibrata e produttiva. Questi indicatori chiave di prestazione aiutano le aziende a mantenere livelli ottimali di personale, ridurre al minimo le interruzioni e controllare i costi della manodopera.
Monitorando fattori come assenteismo, rispetto degli orari e straordinari, le organizzazioni possono prevenire problemi come il burnout dei dipendenti, le lacune nella copertura dell'ultimo minuto e le spese inutili.
Un monitoraggio accurato di queste metriche consente ai manager di creare programmi efficienti, supportare il benessere dei dipendenti e sostenere l'efficienza operativa complessiva.
Metriche di coinvolgimento dei dipendenti
Il coinvolgimento dei dipendenti non riguarda solo la soddisfazione sul lavoro, ma è un fattore critico per le prestazioni aziendali. I dipendenti coinvolti apportano maggiore energia, impegno e innovazione al loro lavoro, mentre i dipendenti disimpegnati contribuiscono all'assenteismo, al turnover e a una minore produttività.
🧠 Curiosità: Le organizzazioni con dipendenti altamente coinvolti registrano livelli di produttività, redditività e vendite più elevati rispetto ai team disimpegnati. Esiste una forte correlazione tra il coinvolgimento dei dipendenti e il benessere generale, a conferma del fatto che un ambiente di lavoro positivo influisce direttamente sull'esito positivo del business.
Il monitoraggio delle metriche relative al coinvolgimento dei dipendenti, come l'Employee Net Promoter Score (eNPS), i punteggi di soddisfazione sul lavoro e le valutazioni dell'efficacia dei manager, aiuta le organizzazioni a capire cosa pensano i dipendenti del loro lavoro e della leadership.
Un calo dei punteggi di coinvolgimento può indicare una cattiva gestione, una mancanza di crescita professionale o un riconoscimento insufficiente, fornendo ai team delle risorse umane i dati di cui hanno bisogno per agire in modo proattivo.
Le organizzazioni possono creare una forza lavoro più motivata dando priorità agli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi al coinvolgimento, riducendo il turnover e ottenendo risultati aziendali più solidi.
Metriche dei costi
I costi della manodopera sono spesso la spesa aziendale più elevata; senza un adeguato monitoraggio, possono sfuggire al controllo.
La gestione della forza lavoro non consiste solo nel garantire che i dipendenti siano coinvolti e produttivi, ma anche nel mantenere la sostenibilità finanziaria.
Le metriche chiave dei costi come il costo totale della forza lavoro (TCOW), il costo del lavoro in percentuale delle entrate e i tassi di straordinario non pianificati aiutano le organizzazioni a bilanciare una retribuzione competitiva e l'efficienza dei costi.
Per esempio, picchi imprevisti di straordinari non pianificati potrebbero indicare inefficienze nella programmazione, con conseguente esaurimento, aumento del libro paga e rischi di conformità.
Allo stesso modo, un costo elevato della forza lavoro rispetto alle entrate potrebbe suggerire che le spese di manodopera stanno superando la crescita aziendale, richiedendo una rivalutazione dei modelli di personale, delle opportunità di automazione o delle iniziative di produttività della forza lavoro.
Grazie al monitoraggio e all'analisi dei dati relativi ai costi della forza lavoro, le aziende possono prendere decisioni più strategiche, sia che si tratti di adeguare i piani di assunzione o di sfruttare i modelli e gli strumenti di pianificazione della capacità per controllare le spese mantenendo l'efficienza operativa.
Metriche di fidelizzazione e turnover
L'elevato turnover dei dipendenti non è solo una sfida per il personale, ma è anche un killer della redditività. Ogni partenza significa aumento dei costi di assunzione, perdita di produttività e interruzione dei flussi di lavoro. Ecco perché il monitoraggio del tasso di turnover, dell'attrito del primo anno e della mobilità interna è fondamentale per la gestione della forza lavoro.
📌 Esempio
Prendiamo IKEA. Come molti rivenditori, IKEA ha lottato con un elevato turnover, soprattutto in paesi come il Regno Unito e l'Irlanda, dove la metà di tutti i nuovi assunti se ne andava entro il primo anno.
Il costo di sostituzione di ogni dipendente era stimato in 5.000 dollari, il che rendeva il turnover un onere finanziario importante. Riconoscendo che la sola retribuzione non era sufficiente a trattenere i dipendenti, IKEA ha implementato un approccio su più fronti per migliorare la fidelizzazione:
- Aumenti salariali: La retribuzione è stata adeguata per essere competitiva nei diversi mercati, garantendo ai dipendenti un reddito sufficiente per mantenere uno stile di vita dignitoso
- Programmazione flessibile: La programmazione dei turni è stata trasferita online, consentendo ai dipendenti di scambiarsi i turni senza bisogno dell'approvazione dei dirigenti. Questa autonomia ha contribuito a ridurre lo stress e i conflitti tra lavoro e vita privata
- Onboarding e formazione strutturati: Invece di lasciare che i nuovi assunti si destreggiassero da soli sul posto di lavoro, IKEA ha rinnovato la sua esperienza di onboarding, concentrandosi su una comunicazione chiara, feedback frequenti e un migliore supporto da parte dei manager
I risultati? Il turnover volontario di IKEA a livello globale è sceso dal 22,4% nel 2022 al 17,5% nell'aprile 2024.
Negli Stati Uniti, il turnover è diminuito da un terzo a un quarto della forza lavoro.
Questi miglioramenti non riguardavano solo il mantenimento dei dipendenti, ma si traducevano in una maggiore produttività, minori costi di assunzione e una forza lavoro più stabile.
Questo evidenzia un'importante lezione: la fidelizzazione non è solo una sfida per le risorse umane, ma una priorità strategica aziendale.
Le aziende che monitorano in modo proattivo l'attrito del primo anno, la mobilità interna e i motivi di uscita possono individuare le aree di miglioramento e attuare politiche che mantengano i dipendenti impegnati e motivati.
Che si tratti di una migliore retribuzione, di opportunità di crescita professionale o di una migliore programmazione, la chiave per ridurre il turnover è creare un ambiente di lavoro in cui i dipendenti vogliano rimanere.
Metriche chiave per la gestione della forza lavoro
Ecco oltre 20 metriche essenziali per la gestione della forza lavoro, che coprono tutto, dall'assunzione e fidelizzazione al coinvolgimento e all'efficienza:
Ricavi per dipendente
Misura il fatturato totale generato per dipendente per valutare l'efficienza complessiva della forza lavoro. Questo KPI aiuta le organizzazioni a valutare quanto efficacemente la loro forza lavoro contribuisca alla performance finanziaria dell'azienda.
Tempo per la produttività
Misura la velocità con cui i nuovi assunti raggiungono la piena produttività, fornendo informazioni sull'efficacia dell'inserimento. Questo KPI aiuta a identificare le lacune nei programmi di formazione e a semplificare il processo di inserimento per accelerare le prestazioni dei dipendenti.
Tasso di completamento delle attività
Misura la percentuale di attività completate in tempo, riflettendo la produttività individuale e del team. Questo KPI evidenzia l'efficacia con cui i dipendenti e i team gestiscono il loro carico di lavoro e rispettano le scadenze.
Tasso di utilizzo
Misura la percentuale di tempo disponibile di un dipendente dedicato al lavoro produttivo rispetto alle attività amministrative. Questo KPI fornisce informazioni preziose sull'efficacia con cui i dipendenti dedicano il loro tempo ad attività di alto valore.
Tasso di assenteismo
Calcola la percentuale di giorni lavorativi persi a causa di assenze non pianificate, aiutando a identificare potenziali problemi di coinvolgimento o di salute. Questo KPI è essenziale per comprendere l'impatto dell'assenteismo sulla produttività e sulle dinamiche del team.
Rispetto della pianificazione
Misura quanto i dipendenti seguono fedelmente i programmi assegnati, il che è fondamentale per i ruoli che richiedono una gestione rigorosa del tempo. Questo KPI garantisce che il personale sia disponibile quando necessario, riducendo le lacune di copertura e mantenendo la qualità del servizio.
Tasso di copertura dei turni
Valuta la frequenza con cui i turni programmati vengono coperti con esito positivo, riducendo le carenze di personale dell'ultimo minuto. Questo KPI garantisce livelli di personale adeguati per mantenere il buon funzionamento e la qualità del servizio.
Ore di straordinario
Monitoraggio delle ore di straordinario, che possono indicare carenza di personale o squilibri nel carico di lavoro. Questo KPI aiuta le organizzazioni a monitorare lo stress a cui sono sottoposti i dipendenti e a gestire efficacemente i costi del lavoro.
Punteggio Net Promoter dei dipendenti (eNPS)
Misura la fedeltà dei dipendenti e la probabilità che raccomandino l'azienda come un ottimo posto in cui lavorare. Questo KPI fornisce un'istantanea chiara della soddisfazione e del coinvolgimento dei dipendenti, fungendo da prezioso indicatore della cultura del posto di lavoro.
Punteggio di efficacia del manager
Misura il feedback dei dipendenti sulla qualità della leadership, un fattore chiave per il coinvolgimento e la fidelizzazione. Questo KPI fornisce informazioni su quanto i manager supportano, motivano e guidano i loro team.
Indice di soddisfazione dei dipendenti
Raggruppa i dati sul sentiment dei dipendenti provenienti dai sondaggi Pulse, dai colloqui di uscita e dalle valutazioni delle prestazioni. Questo KPI offre una visualizzazione completa della felicità complessiva dei dipendenti e della soddisfazione sul posto di lavoro.
Tasso di mobilità interna
Monitoraggio della percentuale di dipendenti promossi o che stanno passando a nuovi ruoli organizzativi. Questo KPI evidenzia le opportunità di crescita professionale e sviluppo delle competenze, riflettendo l'impegno dell'organizzazione per la promozione dei dipendenti.
Tasso di partecipazione alla formazione
Monitora la percentuale di dipendenti che si impegnano nello sviluppo professionale, riflettendo una cultura dell'apprendimento continuo. Questo KPI aiuta a valutare l'impegno dell'organizzazione nel miglioramento delle competenze e nelle opportunità di crescita professionale.
Costo totale della forza lavoro (TCOW)
Una misura completa di tutti i costi relativi alla manodopera, inclusi salari, benefit e formazione. Questo KPI spiega chiaramente l'investimento finanziario necessario per mantenere e sviluppare la forza lavoro.
Costo del lavoro in percentuale delle entrate
Valuta i costi della forza lavoro in relazione al fatturato totale per mantenere l'efficienza finanziaria. Questo KPI aiuta le organizzazioni a capire quanto dei loro guadagni viene speso per la manodopera, fornendo informazioni sulla gestione dei costi e sulla redditività.
Costo del turnover per dipendente
Calcola il costo della sostituzione di un dipendente, incluse le spese di reclutamento, inserimento e formazione. Comprendere i costi del turnover può aiutare le aziende a giustificare gli investimenti in strategie di fidelizzazione, come il miglioramento del coinvolgimento, le opportunità di sviluppo professionale e i benefit sul posto di lavoro, per ridurre al minimo il turnover e le spese associate.
Costo per assunzione
Valuta il costo totale dell'assunzione di un nuovo dipendente, tenendo conto delle spese di reclutamento, formazione e inserimento. Questo KPI fornisce un quadro chiaro dell'investimento finanziario necessario per attrarre nuovi talenti.
Tasso di turnover volontario vs. involontario
Differenzia tra i dipendenti che si dimettono e quelli che vengono licenziati. Questo KPI fornisce informazioni sui motivi alla base delle dimissioni dei dipendenti, aiutando le organizzazioni a valutare la cultura del posto di lavoro, la soddisfazione sul lavoro e i processi di gestione delle prestazioni.
Tasso di abbandono nel primo anno
Monitoraggio della percentuale di nuovi assunti che lasciano l'azienda entro il primo anno, evidenziando potenziali problemi di inserimento o di adattamento culturale. Questo KPI fornisce preziose informazioni sull'efficacia dei processi di reclutamento, formazione e integrazione.
Turnover deplorevole vs. non deplorevole
Identifica i dipendenti ad alte prestazioni persi rispetto a quelli che hanno lasciato l'azienda senza un impatto significativo a livello aziendale. Questo KPI aiuta le organizzazioni a distinguere tra turnover che influisce sulle prestazioni e turnover più neutro o vantaggioso.
Tasso di fidelizzazione dei dipendenti più efficienti
Misura la percentuale di dipendenti con le migliori prestazioni che rimangono in azienda per un determinato periodo. Questo KPI evidenzia la capacità dell'organizzazione di trattenere i talenti più preziosi, il che è fondamentale per mantenere la produttività e raggiungere obiettivi a lungo termine.
Leggi anche: Come la previsione della forza lavoro aiuta a pianificare le future esigenze di talento
Vantaggi del monitoraggio delle metriche di gestione della forza lavoro
Quando le organizzazioni misurano i giusti KPI delle risorse umane, ottengono un vantaggio competitivo nell'ottimizzare le strategie della forza lavoro, ridurre i costi e migliorare l'esperienza dei dipendenti. Ecco come:
- Pianificazione ottimizzata della forza lavoro: La domanda di forza lavoro è raramente statica. Invece di affannarsi per colmare le lacune, i responsabili delle risorse umane possono anticipare le esigenze di personale analizzando metriche chiave come i tassi di turnover, l'assenteismo e le tendenze della produttività
- Riduzione dei costi di manodopera senza sacrificare le prestazioni: La manodopera è una delle spese più significative di qualsiasi organizzazione, ma tagliare i costi alla cieca può danneggiare il morale e la produttività. Gli indicatori chiave di prestazione aiutano a identificare le inefficienze, come gli straordinari eccessivi o una cattiva programmazione
- Miglioramento del coinvolgimento e della fidelizzazione dei dipendenti: Alti livelli di coinvolgimento si traducono in una maggiore fidelizzazione e migliori prestazioni. Quando i team monitorano le metriche relative al coinvolgimento dei dipendenti, come l'eNPS e i punteggi di soddisfazione, individuano i primi segnali di avviso di burnout
💡Suggerimento: Un calo dei punteggi di coinvolgimento, un aumento dell'assenteismo o un calo della produttività possono segnalare un esaurimento prima che i dipendenti lascino l'azienda. Le aziende che agiscono in base a queste informazioni migliorando la leadership, offrendo sviluppo professionale o aumentando la flessibilità vedono un turnover più basso e una forza lavoro più motivata.
- Migliore conformità e gestione del rischio: Dalle leggi sui salari alle normative sull'orario di lavoro, la non conformità può risultare in pesanti multe e danni alla reputazione. Il monitoraggio delle metriche della forza lavoro relative alla conformità garantisce che le aziende siano sempre al passo con le leggi sul lavoro
- Processo decisionale basato sui dati : Sono finiti i giorni in cui ci si affidava all'istinto per la gestione della forza lavoro. Quando i responsabili delle risorse umane possono accedere ai dati sulla forza lavoro in tempo reale, possono prendere decisioni informate supportate da tendenze, modelli e intuizioni predittive
- Aumento della produttività e dell'efficienza operativa: Una forza lavoro ben gestita è produttiva. Attraverso il monitoraggio delle metriche di produttività, come il fatturato per dipendente e i tassi di completamento delle attività, le aziende possono identificare i colli di bottiglia ed eliminare le inefficienze
Leggi anche: Software di gestione dei dipendenti per i team delle risorse umane
Suggerimenti per implementare efficacemente i KPI della forza lavoro
Il monitoraggio dei KPI è utile solo se stimola l'azione. Ecco come far lavorare le metriche della forza lavoro per la tua organizzazione:
- allineare i KPI agli obiettivi aziendali*: Concentrarsi sulle metriche che hanno un impatto diretto sugli obiettivi aziendali, come la produttività, la fidelizzazione e i costi del lavoro
- Dare priorità a informazioni utili: evitare metriche vane; monitoraggio dei dati che informano le decisioni e portano a miglioramenti
- Sfruttare l'automazione e l'IA: utilizzare strumenti di analisi della forza lavoro per raccogliere, analizzare e visualizzare i dati in tempo reale, riducendo il lavoro manuale richiesto
- Garantisci trasparenza e consenso: comunica perché queste metriche sono importanti per la leadership e i dipendenti per promuovere il coinvolgimento e la responsabilità
- Rivedere e adattare regolarmente: le esigenze della forza lavoro evolvono, quindi rivedere periodicamente i KPI per mantenerli pertinenti e allineati agli obiettivi strategici
Leggi anche: Come ottimizzare i processi utilizzando una dashboard delle risorse umane
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