Guida al riordino digitale per creare un'area di lavoro con alta produttività

Riordinare la tua area di lavoro digitale può essere un'esperienza rivoluzionaria... se hai gli strumenti e le abitudini giuste per organizzarti in modo mirato. Se hai rimandato l'organizzazione di centinaia o addirittura migliaia di file, non sei il solo!

L'attività di creare un sistema di archiviazione sostenibile e degno di Pinterest mi sembrava un lavoro di routine. Ma le cose sono cambiate dopo aver portato a termine alcuni semplici progetti di riordino. Ora la mia area di lavoro mi ispira, ed è proprio questo che voglio per te!

Forse ti stai chiedendo da dove iniziare e ti stai domandando: "Quanto deve essere pulito?" Ti guiderò attraverso otto progetti di decluttering digitale alla tua portata e ti mostrerò come ClickUp può aiutarti a sviluppare abitudini organizzative immediate. 🌱

Il percorso verso una mentalità orientata al decluttering digitale

È nostra responsabilità allontanarci regolarmente dalla tecnologia per valutare il nostro benessere. La verità è che questa mentalità del "conservalo o te ne pentirai" è ciò che incoraggia la nostra tendenza all'accumulo digitale, che è il nemico numero uno nel nostro percorso verso la produttività sul posto di lavoro.

Per tenere sotto controllo i nostri dispositivi ingombri, dobbiamo innanzitutto capire cosa contribuisce a creare quel disordine.

Desktop del computer

Applicazioni di lavoro

Cellulare/Tablet

La buona notizia è che, una volta che avrai iniziato a sviluppare abitudini organizzative, il lavoro di riordino da fare diminuirà col tempo! ✨

Allora, cosa dovresti aspettarti di provare quando inizi il processo di riordino dei tuoi dispositivi? All'inizio, ti sentirai sopraffatto:

Seguiti da qualche risata mentre ripensi ai vecchi tempi:

Finalmente, una volta terminato il progetto, ti sentirai sollevato da un enorme peso.

Prima di iniziare, è importante sottolineare che non devi seguire questa guida alla lettera per ottenere un flusso di lavoro perfetto per riordinare. Sentiti libero di organizzare le cose come faresti normalmente, ma ti incoraggio a sperimentare un po'! 🧠💡

Ecco otto progetti di decluttering digitale da fare per iniziare il tuo percorso di decluttering digitale.

8 progetti per riordinare il digitale

1️⃣ Svuota la cartella "Download"

Scaricare casualmente PDF e screenshot duplicati: devono sparire! Inizia organizzando questa cartella in un elenco e ordinando i file per tipo, in modo da poterli eliminare facilmente a gruppi. Questo mi aiuta a trovare e cancellare rapidamente tutti i file PNG, gli archivi Zip, le GIF e le cartelle HTML dei miei progetti passati che so di non aver più bisogno. Una volta completata questa prima pulizia, passa al resto che richiede maggiore attenzione. 🔎

Suggerimento: se utilizzi un Mac, seleziona un file (o un gruppo di file) e premi la barra spaziatrice per visualizzarne l'anteprima. Quindi premi nuovamente la barra spaziatrice per chiudere il file. In questo modo potrai passare da un file all'altro più velocemente, invece di aprire e chiudere i singoli file!

2️⃣ Organizza il tuo Google Drive

Google Drive è simile alla cartella "Download" perché può riempirsi rapidamente di "copia di copia di copia" di documenti fatti alla bell'e meglio. Organizza i tuoi file nella vista a griglia o nella vista Elenco ed elimina tutto ciò che non serve a nulla. 🗑

Suggerimento n. 1: porta l'organizzazione di Google Drive a un livello superiore cambiando la tua pagina iniziale predefinita da Il mio Drive a Priorità. Questo ti aiuterà a sentirti meno sopraffatto, consentendoti di vedere ciò che è importante invece dell'intera libreria quando apri Google Drive.

Nella parte superiore della pagina Priorità c'è un carosello di accesso rapido ai singoli file che sono stati aperti di frequente. È nella parte inferiore della pagina che avviene la vera magia! Puoi creare Aree di lavoro per accedere ai file più essenziali o attivi senza spostarli dalla loro posizione originale. 📍

Suggerimento n. 2: se utilizzi raramente il pannello Suggerimenti nella parte superiore di Google Drive, puoi disattivare questa funzionalità cliccando sull'icona a forma di ingranaggio > Impostazioni > deseleziona Suggerimenti.

3️⃣ Raggruppa i segnalibri e le estensioni del browser

I segnalibri e le estensioni dovrebbero aiutarci a ottenere il massimo dalla nostra esperienza online. Se questa parte del tuo spazio digitale è sovraffollata, ecco alcuni suggerimenti per semplificarla:

Suggerimento: senza esagerare, l'estensione ClickUp per Chrome è una vera rivoluzione. Quando faccio ricerche per il mio prossimo progetto, aggiungo ai segnalibri, diciamo, tra gli 8 e i 12 siti web a ogni sessione. Si tratta di una raccolta di fonti di testo, video di YouTube e spunti di ispirazione. Invece di salvarli in una cartella di Chrome e dimenticarmene, li aggiungo ai segnalibri tramite l'estensione ClickUp per Chrome! Si effettua la sincronizzazione con il mio account ClickUp insieme al resto del mio lavoro, insieme a una breve nota che ho lasciato al "me stesso del futuro" sul suo scopo. Se c'è una sola cosa che dovete ricordare di questa guida, che sia questa: scaricate l'estensione ClickUp per Chrome! 🆓

4️⃣ Svuota le finestre In arrivo

Si può tranquillamente affermare che ogni persona abbia da tre a cinque account di email:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com o Yahoo! Mail dei tempi della gioventù 2. Gmail (perché non era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com o Yahoo! Mail dei tempi della gioventù) 3. Un account di lavoro 4 e 5. Account con diverse versioni del nostro nome

Inizia da un account email, quello personale o quello di lavoro, ordinando, eliminando o archiviando i messaggi. Se non sai da dove cominciare, ecco alcune opzioni:

Suggerimento: se utilizzi Gmail, vai alla barra di ricerca e clicca sull'icona Mostra opzioni di ricerca. Trova tutte le email superiori a 5 MB o 10 MB ed eliminale o archiviale.

Dopo aver eliminato il disordine, è il momento di organizzarsi! Con alcune tecniche, puoi iniziare a sviluppare competenze nella gestione delle email e del tempo e guadagnare più tempo nella tua giornata. Ecco come:

1. Evita di usare una struttura di cartelle a più livelli per archiviare le email. Alla fine, inizierai ad aggiungere altre sottocartelle che creeranno ulteriore disordine. Perderai tempo a modificare il tuo sistema ogni due mesi per adattarlo a nuove attività, progetti e corrispondenza in arrivo. Utilizza invece categorie ed etichette per le email e spostale fuori dalla tua finestra In arrivo. Quando devi cercare un'email specifica, cerca semplicemente in base al tag o al nome della categoria.

2. Crea una routine per le email. Prima di ClickUp, una giornata lavorativa “normale” per me significava arrivare a zero messaggi in finestra In arrivo. Ogni due ore andavo alle riunioni, ma poi tornavo alla mia finestra In arrivo. Verso la fine della giornata, intorno alle 15:00, iniziavo le mie attività effettive, ma a quel punto il mio cervello era esausto per aver smistato email tutto il giorno. Questo non è possibile per tutti, ma se ti alleni a controllare le email un paio di volte al giorno, puoi ritagliarti dei blocchi di tempo nella tua giornata per terminare le attività da fare.

3. Usa le funzionalità del tuo provider di email per ottimizzare la tua produttività. Scorciatoie, categorie, tag, regole, etichette, tutto! Vale il lavoro richiesto per imparare a usare queste funzionalità perché ti fanno risparmiare energie mentali e tempo: due risorse importanti di cui hai bisogno ogni giorno.

Se hai interesse per consigli sulla produttività con Outlook o Gmail, faccelo sapere nei commenti qui sotto!

5️⃣ Carica foto e screenshot sul cloud

Risparmia spazio sul tuo dispositivo spostando le foto su un servizio di archiviazione cloud come iCloud o Google Foto. Per le foto che vuoi tenere sul telefono, dai un'occhiata alla tua libreria ed elimina eventuali duplicati, immagini di meme divertenti e screenshot accidentali della sveglia.

Suggerimento: Google Foto dispone di una funzionalità/funzione che raggruppa foto e video di grandi dimensioni, foto sfocate, screenshot e altri file delle app per consentirti di esaminarli e eliminarli rapidamente. Se possiedi un dispositivo Apple, puoi filtrare i contenuti in base al tipo di file multimediale.

6️⃣ Ripulisci i tuoi feed social

I social media aggiungono valore alla tua vita? Ti istruiscono, ti ispirano o ti fanno sentire in connessione con persone positive? Questo potrebbe essere il progetto di decluttering più importante di questo elenco perché tutti possono farlo. C'è un intero mondo senza social media che ti aspetta per dedicare del tempo a te stesso o agli altri.

Se per te fare ordine significa disattivare i tuoi account per qualche settimana o qualche mese, la scelta spetta solo a te! Ma se ti sembra una misura estrema, un semplice riordino ogni mese o giù di lì inizierà a giovare alla tua salute mentale:

Se gestisci gli account social della tua azienda, valuta l'utilizzo di una casella di posta social unificata. Con uno strumento del genere, risparmierai il tempo che di solito dedichi a passare da una scheda all'altra, da un account all'altro e da un dispositivo all'altro, evitando di cedere alle numerose distrazioni.

7️⃣ Organizza le schermate Home

Elimina tutte le note e le applicazioni inutili, poi organizza ciò che rimane. A seconda di come preferisci organizzare le tue applicazioni, ecco alcuni suggerimenti su come strutturarle:

1. Organizza per tipo di cartella. Raggruppa le applicazioni in base alla loro funzione (produttività, social media, lavoro, fotografia, viaggi)

2. Considera come tieni in mano il tuo telefono o tablet. Tieni le app a cui devi accedere rapidamente posizionandole ai bordi dello schermo

3. Evidenzia le app più utilizzate o essenziali. Limita ciò che viene visualizzato sulle pagine della schermata iniziale senza dover effettuare ricerche

8️⃣ Ottimizza il tuo strumento di project management

Se usi uno strumento di project management per la scuola o il lavoro, è probabile che tu abbia un tesoro di informazioni e note sparsi in ogni angolo del software. Va bene così! Tutti noi viviamo questa disorganizzazione perché siamo costantemente proiettati verso ciò che è nuovo e verso il futuro. Ci diciamo: “Bah, lo farò più tardi. ” 🤷‍♀️

Inizia il processo di riordino liberando la dashboard di casa tua e archiviando i lavori passati:

1. Porta a termine le attività rimaste in sospeso

2. Archivia la corrispondenza

3. Archivia i documenti importanti (fatture, brief del progetto)

4. Elimina i rapporti obsoleti di reportistica

Suggerimento: La chiave per progetti di successo (e senza stress) è seguire un sistema scalabile e affidabile. Se disponi di uno strumento di project management o di organizzazione completo, sfrutta le funzionalità/funzioni disponibili e organizza il tuo lavoro.

Ecco qua: otto progetti per liberarti dal disordine!

Sei pronto per un nuovo livello di ordine e organizzazione? Scopri ClickUp, uno spazio di lavoro personalizzabile e completo per semplificare il lavoro e ottenere di più. 👋

Come utilizzare un account ClickUp gratis per sviluppare immediatamente abitudini organizzative

Non è mai troppo presto per iniziare a organizzare i tuoi file e migliorare la produttività! Invece di aspettare che il disordine si accumuli, dedica ogni mese un po' di tempo a riordinare i tuoi dispositivi. È qui che ClickUp ti aiuta a mettere tutto in ordine:

1. Imposta un'attività ricorrente mensile in ClickUp per ripulire le tue aree di lavoro digitali. Commit a seguire un programma di pulizia digitale una volta al mese con delle liste di controllo, così quando arriverà il momento saprai esattamente cosa fare

2. Risparmia spazio sui tuoi dispositivi utilizzando i promemoria e le attività di ClickUp. Sposta screenshot, note e file relativi ai progetti nell'area di lavoro di ClickUp, così nulla andrà perso

3. Accedi alle funzionalità chiave di ClickUp da qualsiasi dispositivo, anche al di fuori della piattaforma. Elimina il fastidio di dover passare da un'app all'altra per organizzarti e portare a termine il lavoro

4. Usa l'estensione ClickUp per Chrome mentre navighi in Internet. Davvero, è una svolta epocale!

Se sei nuovo su ClickUp, dai un'occhiata a questa semplice lezione del corso di ClickUp University per creare con sicurezza la tua attività di riordino digitale! ⬇️

Un pensiero finale

Cosa potresti fare con un po' di tempo in più a disposizione ogni giorno? Imparare una nuova abilità? Stare con le persone che ami? Fare un pisolino?

Qualunque sia la tua risposta, possiamo tutti concordare su una certezza: creare abitudini positive e sostenibili ci permette di essere ispirati, produttivi e sicuri di noi stessi. Non abbiamo bisogno dei sistemi più avanzati o di una configurazione esteticamente perfetta che ci motivi temporaneamente a portare a termine le cose.

Puoi portare a termine ogni progetto di riordino descritto in questo articolo senza di essi. Prenditela comoda e ricorda che, facendo questo lavoro adesso, col tempo ti sentirai meno sopraffatto. 😌 🖥 📱

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