Nel 1971, un programmatore di computer, Raymond Tomlinson, entrò nella storia inviando a se stesso la prima email in assoluto, un messaggio rivoluzionario che diceva qualcosa del tipo "QWERTYUIOP". Emozionante, vero?
Oggi le email non sono più una novità. Al contrario, sono diventate uno dei maggiori ostacoli alla produttività.
🚨 Una persona riceve in media 120 email al giorno. Secondo Adobe, i professionisti trascorrono più di cinque ore al giorno a leggere e rispondere alle email, quasi la metà della loro giornata lavorativa! Non c'è da stupirsi che le lettere scritte a mano sembrino un lusso raro.
Eppure, le email rimangono la spina dorsale della comunicazione aziendale. Sono così importanti che i messaggi email sono ammessi come prove in tribunale: quando si parla di posta in gioco alta!
Ecco perché dare priorità alle email significa aumentare la produttività, ridurre lo stress e migliorare la comunicazione via email.
Con le giuste strategie di prioritizzazione delle email, puoi trasformare la finestra In arrivo da un ostacolo alla produttività a un potente strumento organizzativo. Analizziamo il tutto passo dopo passaggio.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Rimani organizzato e mantieni il controllo della tua finestra In arrivo con queste strategie intelligenti per la gestione delle email:
- Categorizza le email: usa etichette, flag o tag per ordinare le email in base alla priorità
- Imposta orari specifici per le email: evita di controllare costantemente la finestra In arrivo e pianifica fasce orarie dedicate alla gestione delle email
- Utilizza gli strumenti email: usa ClickUp per convertire le email in attività, automatizzare i follow-up e sincronizzarti con Gmail o Outlook
- Annulla iscrizione e fai ordine: elimina le newsletter inutili e archivia le email obsolete
- Trasforma le email in azioni: riepiloga/riassumi le email e crea attività concrete utilizzando strumenti come ClickUp Brain
Perché è importante dare priorità alle email
Ogni azienda condivide lo stesso obiettivo finale: aumentare i ricavi e potenziare le vendite. Per farlo, la comunicazione, soprattutto quella via email, deve essere efficace.
Secondo alcuni studi, attendere più di cinque minuti per rispondere a un lead può ridurre di 10 volte il tasso di esito positivo della qualificazione. Allunga il tempo di risposta a cinque-dieci minuti e otterrai una diminuzione del 400%. Sì, ogni minuto è importante.
Ecco perché è necessario dare priorità alle email. Una gestione delle email ben fatta è una miniera d'oro per una comunicazione efficace.
Ora passiamo dai clienti ai dipendenti. Quasi il 70% dei dipendenti afferma di preferire l'email per le comunicazioni sul posto di lavoro. Si tratta di una percentuale significativa del tuo team che fa affidamento sull'email per rimanere informato e allineato.
Quindi, no, non puoi evitare la finestra In arrivo. La mossa più intelligente è invece quella di raddoppiare la prioritizzazione delle email.
Con gli strumenti di IA che ora offrono tutto, dall'ordinamento automatico alla creazione di risposte, gestire i messaggi in arrivo è più facile che mai. Ma c'è ancora molto da scoprire. Facciamolo seguendo una guida passo passo su come dare priorità alle email.
Guida passo passo per dare priorità alle email al lavoro
La prima regola della prioritizzazione delle email: non tutte le email sono uguali.
Assegnando livelli di priorità ai messaggi in arrivo, puoi concentrarti su ciò che conta ed evitare di essere sepolto sotto una montagna di email a bassa priorità.
Ecco come gestire la finestra In arrivo come un professionista:
Passaggio 1: categorizzare le email
ogni giorno vengono inviati 160 miliardi di email indesiderate, che costituiscono il 46% di tutte le email. Sicuramente non vorresti che i messaggi importanti del tuo capo finissero accanto a un post di spam su investimenti "miracolosi", giusto?
Ecco perché iniziamo classificando le email in base alla loro importanza nella prioritizzazione delle email.
Inizia assegnando livelli di priorità utilizzando le etichette, i tag o i flag del tuo client di posta elettronica.
Per organizzare le email in Gmail, usa le stelle per contrassegnare i messaggi importanti. Basta cliccare sulla stella accanto a un'email nella finestra In arrivo e, per visualizzarle tutte, seleziona "Puntini di sospensione" dal menu a sinistra.
Se utilizzi Outlook, puoi contrassegnare le email per il follow-up. Clicca sull'icona a forma di bandierina accanto al messaggio e puoi anche impostare una data di scadenza per ricordarti di agire.
💡 Suggerimento professionale: etichetta le email che richiedono attenzione immediata con "Priorità alta", "Urgente" o "Azione richiesta". È come dotare la finestra In arrivo di un sistema a semaforo: rosso significa fermare tutto e rispondere.
I filtri e le etichette sono tra i modi più semplici per creare finestre In arrivo ordinate. Questi strumenti ordinano e classificano automaticamente le email in arrivo e i messaggi urgenti in base a criteri quali mittente, oggetto o parole chiave.
Ad esempio, le email dei mittenti VIP o relative a progetti critici possono essere inviate direttamente a una finestra In arrivo con priorità, mentre le email promozionali possono essere spostate in una cartella separata.
Ecco una breve panoramica su come creare filtri su Gmail:
- Apri la finestra In arrivo e clicca sull'icona Mostra opzioni di ricerca nella barra di ricerca
- Inserisci i tuoi criteri (ad es. mittente, oggetto) e prova cliccando su Cerca
- In fondo alla pagina, clicca su Crea filtro
- Scegli un'azione (ad es. categorizza, elimina, etichetta)
- Clicca nuovamente su Crea filtro
Passaggio 2: utilizzo di strumenti e funzionalità
Anche dopo aver ripulito la finestra In arrivo, è facile che il caos torni a regnare. Ecco perché gli strumenti di gestione delle email sono essenziali.
Prendiamo ad esempio ClickUp. Questo strumento di gestione dei progetti può automatizzare le attività relative alle email grazie alla sua funzionalità Automazioni. Puoi configurarlo per inviare email o assegnare attività quando lo stato cambia, ad esempio per avvisare il team leader via email quando un'attività viene contrassegnata come "Completata"
Hai più account email? Strumenti come Shift ti consentono di visualizzare le email professionali e personali da un'unica dashboard. Shift ti aiuta a gestire le conversazioni tra account senza passare da un'app all'altra.
A proposito di eccellenti funzionalità di ricerca, parliamo della ricerca connessa di ClickUp. Questo potente strumento basato sull'IA scansiona email, documenti e conversazioni utilizzando una parola chiave o la descrizione di un progetto. È come avere un motore di ricerca dedicato alla tua finestra In arrivo e ai tuoi file.
Per fare ordine, prova Unroll.me per annullare l'iscrizione in blocco alle newsletter che non leggi più. Che tu voglia fare tabula rasa o annullare l'iscrizione in modo selettivo, è un modo semplice per ridurre le email irrilevanti e ritrovare l'ordine nella finestra In arrivo.
Esistono molti altri strumenti e funzionalità per assegnare priorità alle email. Tuttavia, è consigliabile utilizzarne uno solo, poiché ciò comporta una minore gestione e una maggiore efficienza.
Per aiutarti a individuare lo strumento più adatto alle tue esigenze, prova a cercarne uno che offra queste funzionalità/funzioni:
- Automazione delle email: automatizza azioni come l'ordinamento, l'etichettatura e l'invio di notifiche per un flusso di lavoro più fluido
- Area di lavoro unificata: gestisci attività ed email in un'unica piattaforma per evitare di passare da uno strumento all'altro
- Funzionalità di ricerca avanzata: individua istantaneamente email, documenti o conversazioni con una ricerca basata sull'IA
- Modelli personalizzabili: crea e riutilizza modelli di email per una comunicazione coerente ed efficiente
- Funzionalità di integrazione: sincronizzazione con calendari, CRM e app di produttività per un ambiente digitale connesso
Passaggio 3: impostazione delle priorità giornaliere
L'obiettivo è quello di passare meno tempo nella finestra In arrivo, non di più. Impostare le priorità giornaliere per la finestra In arrivo può farti risparmiare tempo, ridurre lo stress e aiutarti a concentrarti sulle attività importanti. Ecco come strutturare la gestione delle email:
- Approccio "Da fare subito": se rispondere a un'email richiede meno di 2 minuti, rispondi immediatamente; questo evita di accumulare lavoro arretrato
- Delega le attività: se un'email richiede l'intervento di un membro del team, inoltrala con istruzioni chiare. Delegare garantisce che le persone giuste agiscano senza che tu debba microgestire ogni attività
- Rimanda a più tardi: hai email che non sono urgenti ma richiedono attenzione? Imposta promemoria o posticipale per un follow-up in un momento specifico. Strumenti come una finestra In arrivo con priorità o un software di gestione delle email possono aiutarti a organizzarle in modo efficiente
- Elimina le email non necessarie: dì addio alle email obsolete o irrilevanti. Cancellare il disordine dalla finestra In arrivo aumenta la concentrazione e garantisce che i messaggi importanti risaltino
Suggerimenti avanzati per la gestione delle email
Con centinaia di email che arrivano ogni giorno, è impossibile stare al passo senza un po' di aiuto.
La soluzione? Smetti di evitare la tecnologia e inizia ad abbracciarla per gestire le oltre 100 email non lette che ricevi ogni settimana nella finestra In arrivo.
Sfruttare l'IA e gli strumenti di produttività
La maggior parte delle email si riduce ad attività: aggiornamenti condivisi, progetti da gestire o scadenze da rispettare. Quindi, ha più senso combinare la gestione delle email e del flusso di lavoro sotto lo stesso tetto invece di passare da un'attività all'altra.
ClickUp è la soluzione perfetta per integrare la gestione delle email con la definizione delle priorità delle attività.
ClickUp si integra perfettamente con Gmail e Outlook, offrendo i seguenti vantaggi:
- Converti le email in attività concrete direttamente da Gmail
- Aggiorna lo stato e la priorità delle attività senza uscire dalla finestra In arrivo
- Condividi i contenuti delle email come commenti alle attività per una migliore collaborazione
- Pianifica e delega le attività in base alle interazioni via email
- Sincronizza le email di Outlook con le attività di ClickUp per semplificare il monitoraggio
- Imposta promemoria in Outlook per le attività di ClickUp
- Automatizza la creazione delle attività dalle email per un flusso di lavoro più fluido
Ma non è tutto. ClickUp utilizza funzionalità come ClickUp Assign Comments e ClickUp Menzioni per organizzare ulteriormente le email.
Prendiamo ad esempio la storia di Oscar.
📌 Esempio: Oscar, un project manager, riceve un'email da un client che chiede un aggiornamento sulla riprogettazione del proprio sito web. Invece di copiare i dettagli in uno strumento separato, Oscar utilizza ClickUp per allegare l'email direttamente all'attività relativa al progetto di riprogettazione. Aggiunge rapidamente un commento taggando il team di progettazione con istruzioni specifiche, assegna il follow-up a Sarah (la lead designer) e imposta una scadenza, il tutto da ClickUp.
Nessuna scheda aggiuntiva, nessun dettaglio perso e il client riceve gli aggiornamenti in tempo, proprio come per magia.
Con ClickUp Brain è ancora meglio. Questo assistente basato sull'IA porta la gestione delle email a un livello superiore, redigendo email per te in pochi secondi.
Come funziona: basta fornire i punti chiave della conversazione e ClickUp Brain creerà un'email professionale, dal tono perfetto, in linea con le tue intenzioni e il tuo pubblico.
Se desideri trasformare lunghe email in passaggi concreti, ClickUp Brain può riepilogare/riassumere il contenuto e generare attività.
Best practice per la comunicazione
Sebbene tu abbia a disposizione tutti gli strumenti per gestire al meglio le comunicazioni via email, ecco alcune strategie di gestione delle email per mantenere un approccio professionale e collaborativo:
1. Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione
Definisci quali canali sono più adatti per specifici tipi di comunicazione.
Ad esempio, usa le email per gli aggiornamenti formali, la messaggistica istantanea per le domande veloci e le riunioni programmate per le discussioni dettagliate. Questo ridurrà la confusione e semplificherà le interazioni.
2. Conduci riunioni standup
Gli standup sono brevi riunioni quotidiane (di solito tenute in piedi!) in cui tutti condividono aggiornamenti su attività, piani e ostacoli. Questo metodo ispirato all'agilità allinea rapidamente i team interfunzionali.
💡 Suggerimento professionale: utilizza il modello di riunione quotidiana StandUp di ClickUp per prendere appunti, monitorare lo stato di avanzamento e affrontare le sfide senza pianificare eccessivamente.
3. Rispetta le diverse esigenze di comunicazione
Non tutti amano le chat di gruppo o le chiamate Zoom. Alcuni preferiscono aggiornamenti scritti o check-in privati.
Utilizza strumenti come ClickUp Chat per facilitare ed espandere la condivisione delle idee. Inoltre, ricordati di controllare regolarmente i membri del team più silenziosi per assicurarti che si sentano ascoltati.
4. Dai priorità all'ascolto attivo
Una buona comunicazione implica ascoltare tanto quanto parlare.
Durante le riunioni, incoraggia i partecipanti a concentrarsi su ciò che dicono gli altri invece di pianificare la loro prossima risposta. Anche discussioni strutturate con domande di follow-up possono essere d'aiuto.
5. Utilizza una piattaforma di collaborazione unificata
Avere tutti sullo stesso strumento evita la confusione causata dall'uso di "troppe piattaforme".
Con ClickUp, i team possono centralizzare le pianificazioni dei progetti, le note e le attività, rendendo la comunicazione fluida grazie alla combinazione di diverse funzioni di team.
La parte migliore? Puoi utilizzare l'integrazione di ClickUp con le principali piattaforme di posta elettronica come Gmail e Outlook per acquisire le email in arrivo nella finestra In arrivo e assegnare direttamente le attività ai membri del tuo team.
Leggi anche: Come creare regole in Gmail
6. Garantite la visibilità dei risultati chiave
Assicurati che tutti sappiano quali attività devono essere completate, chi ne è responsabile e qual è la scadenza. Calendari condivisi, elenchi di attività o bacheche di progetto consentono a tutti i membri del team di accedere a questi dettagli in modo trasparente.
Leggi anche: Recupera il tuo tempo: i migliori strumenti di gestione della finestra In arrivo per la massima efficienza
7. Prendi note e dai seguito alle attività
Durante le riunioni, assegna a qualcuno il compito di prendere nota dei punti chiave e delle azioni da intraprendere. Distribuisci queste note tempestivamente e assicurati che le attività e le idee non vengano trascurate.
Errori comuni da evitare
Gestire le email in modo efficace non è un'impresa da poco, ma anche le strategie migliori possono fallire a causa di alcuni errori comuni. Ecco cinque errori da evitare quando gestisci la finestra In arrivo:
1. Non lasciare che la finestra In arrivo diventi una discarica
Se ignori il disordine per troppo tempo, la finestra In arrivo diventerà un buco nero digitale. Non eliminare o archiviare regolarmente le email irrilevanti può seppellire messaggi essenziali.
Tratta la finestra In arrivo come se fosse la tua scrivania: mantienila pulita e organizzata per evitare di perdere email importanti.
2. Controllare ossessivamente le email
L'aggiornamento costante della finestra In arrivo interrompe il flusso di lavoro e riduce la produttività. In media, occorrono circa 23 minuti per ritrovare la concentrazione dopo un'interruzione. Pianifica invece degli orari prestabiliti per controllare la finestra In arrivo e rispettali. La tua concentrazione te ne sarà grata.
3. Dare priorità eccessiva ai messaggi non importanti
È facile distrarsi rispondendo alle email di bassa priorità e lasciando quelle critiche in sospeso. Evita che ciò accada stabilendo un quadro chiaro per la definizione delle priorità, ad esempio ordinando le email in base all'urgenza, all'importanza del mittente o alle scadenze.
4. Dimenticare di annullare l'iscrizione
Ricevi ancora email da un webinar a cui hai partecipato due anni fa? È ora di cancellarti.
Trascurare di filtrare le newsletter e le mailing list irrilevanti intasa la finestra In arrivo e fa perdere tempo. Se farlo manualmente ti sembra un lavoro noioso, puoi avvalerti degli strumenti di IA che lo fanno per te in pochi minuti.
5. Ignorare promemoria e segnalazioni
Non utilizzare funzionalità come promemoria o flag è come lasciare dei post-it in un cassetto invece di attaccarli sulla scrivania.
Questi strumenti ti assicurano di non perdere follow-up o scadenze: utilizzali per tenere traccia delle attività essenziali.
Cara finestra In arrivo, è ora di passare a ClickUp
ClickUp ha ridotto la necessità di comunicare tramite email e ha semplificato la collaborazione per il nostro team di creazione dei contenuti. Possiamo passare dall'ideazione/brainstorming alla prima bozza fino a 2-3 volte più velocemente.
ClickUp ha ridotto la necessità di comunicare tramite email e ha semplificato la collaborazione per il nostro team di creazione dei contenuti. Possiamo passare dall'ideazione/brainstorming alla prima bozza fino a 2-3 volte più velocemente.
In tutti i settori, le integrazioni email di ClickUp aiutano i team a risparmiare centinaia di ore che altrimenti andrebbero perse in thread di email infiniti e scambi confusi.
Con funzionalità quali la conversione delle email in attività eseguibili, la sincronizzazione perfetta con Gmail e Outlook e persino l'uso dell'IA per redigere bozze e riassumere le email, ClickUp trasforma la finestra In arrivo in un potente strumento di produttività.
Che tu stia gestendo attività, delegando follow-up o mantenendo la finestra In arrivo libera, ClickUp ti aiuta.
Sei pronto a dire addio al caos delle email? Registrati subito su ClickUp!