Nel 1971, un programmatore di computer, Raymond Tomlinson, ha fatto la storia inviando a se stesso la prima email in assoluto, un messaggio rivoluzionario che diceva qualcosa come "QWERTYUIOP". Emozionante, vero? Oggi le email non sono più una novità, ma sono diventate uno dei maggiori killer della produttività.
🚨 Una persona media riceve 120 email al giorno. Secondo Adobe, i professionisti trascorrono undefined leggere e rispondere alle email, quasi la metà della loro giornata lavorativa! Non c'è da stupirsi che le lettere scritte a mano sembrino un lusso raro. Eppure, le email rimangono la spina dorsale della comunicazione aziendale. È così integrale che i record delle email sono ammissibili in tribunale: parliamo di una posta in gioco alta! Ecco perché dare priorità alle email significa aumentare dice di preferire l'email per le comunicazioni sul posto di lavoro. Si tratta di una buona fetta del tuo team che si affida alle email per tenersi informato e allineato. Quindi, no, non puoi evitare la finestra In arrivo. La mossa più intelligente è invece raddoppiare la priorità delle email.
Con gli strumenti di IA che ora offrono di tutto, dall'ordinamento automatico alla creazione di risposte, la gestione dei messaggi in arrivo è più facile che mai. Ma c'è ancora molto da scoprire. Da fare seguendo una guida passo passo sulla priorità delle email. Da leggere anche: undefined
Guida passo passo per stabilire le priorità delle email al lavoro La prima regola per stabilire le priorità delle email: non tutte le email sono uguali. Assegnando livelli di priorità ai messaggi in arrivo, è possibile concentrarsi su ciò che conta ed evitare di essere sommersi da una montagna di email a bassa priorità. Ecco come gestire la finestra In arrivo come un professionista: ### Passaggio 1 – Categorizzare le email
, usa le stelle per contrassegnare i messaggi importanti. Basta cliccare sulla stella accanto a un'email nella finestra In arrivo e per visualizzarle tutte, selezionare "Segnalate" dal menu a sinistra. 
Aggiungi le email importanti ai preferiti per trovarle facilmente nella sezione "Preferiti" in seguito Se utilizzi Outlook, puoi contrassegnare le email per il follow-up. Fai clic sull'icona del contrassegno accanto al messaggio e puoi anche impostare una data di scadenza per avere un promemoria. 💡 Suggerimento pro: etichetta le email che richiedono attenzione immediata con "Priorità alta", "Urgente" o "Azione richiesta" È come dotare la finestra In arrivo di un sistema a semaforo: rosso significa fermare tutto e rispondere. Filtri ed etichette sono tra i modi più semplici per creare finestre In arrivo ordinate. Questi strumenti ordinano e categorizzano automaticamente le email in arrivo e i messaggi urgenti in base a criteri quali mittente, oggetto o parole chiave. Ad esempio, le email provenienti da mittenti VIP o progetti critici possono essere inviate direttamente a una finestra In arrivo prioritaria, mentre le email promozionali possono essere spostate in una cartella separata.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/Create-filters-on-Gmail.png categorizzare le email e filtrarle: Come dare priorità alle email al lavoro /%img/ Selezionare un mittente e una parola chiave per categorizzare le email e filtrarle Ecco una breve panoramica su come creare filtri su Gmail:
- Apri la finestra In arrivo e clicca sull'icona Mostra opzioni di ricerca nella barra di ricerca Inserisci i tuoi criteri (ad es. mittente, oggetto) e prova a cliccare su Cerca In fondo, clicca su Crea filtro
- Scegli un'azione (ad es. categorizza, elimina, etichetta) * Clicca di nuovo su Crea filtro
Leggi anche: [Shift /%href/ ti consente di visualizzare le email professionali e personali da un'unica comoda dashboard. Shift ti aiuta a gestire le conversazioni tra gli account senza dover passare da un'app all'altra. A proposito di eccellenti funzionalità di ricerca, parliamo di /href/ https://clickup.com/features/connected-search Ricerca connessa di ClickUp /%href/](https://clickup.com/ClickUp/%href/,peresempio.Questostrumentodigestionedeiprogettipuòautomatizzareleattivitàdipostaelettronicaconlasuafunzionalità/funzioneAutomazioni.Èpossibileimpostarloperinviareemailoassegnareattivitàquandolostatocambia,adesempio,pernotificarealproprioteamleaderviaemailquandoun'attivitàècontrassegnatacome"Completata".Haipiùaccountemail?Strumenticome[ per annullare l'iscrizione in blocco alle newsletter che non leggi più. Che tu voglia cancellare tutto o annullare l'iscrizione in modo selettivo, è un modo semplice per ridurre le email irrilevanti e riportare ordine nella finestra In arrivo. Esistono molti altri strumenti e funzionalità per stabilire le priorità delle email. Tuttavia, è consigliabile attenersi a uno solo, in quanto ciò significa meno gestione e maggiore efficienza. Per aiutarti a individuare lo strumento più adatto alle tue esigenze, prova a cercarne uno che offra queste funzionalità/funzioni:](.Questopotentestrumentobasatosull'IAscansionaemail,documentieconversazioniutilizzandounaparolachiaveoladescrizionediunprogetto.ÈcomeavereunmotorediricercadedicatoallafinestraInarrivoeaifile.Perriordinare,provaundefined) ### Fase 3 – Impostazione delle priorità giornaliere
L'obiettivo è quello di passare meno tempo nella finestra In arrivo, non di più. L'impostazione delle priorità giornaliere per la finestra In arrivo può far risparmiare tempo, ridurre lo stress e aiutare a concentrarsi sulle attività importanti. Ecco come strutturare la gestione delle email: *Approccio "Da fare ora": se un'email richiede meno di 2 minuti, rispondere immediatamente; questo evita di accumulare ritardi
- Delegare i compiti: se un'email richiede l'intervento di un membro del team, inoltrarla con istruzioni chiare. Delegare garantisce che le persone giuste agiscano senza che tu debba occuparti di microgestione. Rimandare a dopo: hai email che non sono urgenti ma che richiedono attenzione? Imposta promemoria o posticipale per un follow-up in un momento specifico. Strumenti come una finestra In arrivo con priorità o un software di gestione delle email possono aiutare a organizzarle in modo efficiente
- Eliminare le email non necessarie: Dite addio alle email obsolete o irrilevanti. Eliminare il disordine dalla finestra In arrivo aumenta la concentrazione e assicura che i messaggi importanti risaltino /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/Delete-emails-from-your-spam.jpg Eliminare le email dallo spam: Come dare priorità alle email al lavoro /%img/
Eliminare le email dalla posta indesiderata che occupano spazio di archiviazione e non sono rilevanti Leggi anche: /href/ https://clickup.com/blog/email-task-management// Cos'è la gestione delle attività via email e come implementarla /%href/ ## Suggerimenti avanzati per la gestione delle email Con centinaia di email che arrivano ogni giorno, non è possibile tenere il passo senza un aiuto.
La soluzione? Smetti di evitare la tecnologia e inizia ad usarla per gestire le oltre 100 email non lette che ogni settimana si accumulano nella finestra In arrivo. ### Sfruttare l'IA e gli strumenti di produttività La maggior parte delle email si riduce a compiti: aggiornamenti condivisi, progetti da gestire o scadenze da rispettare. Quindi, ha più senso combinare la gestione delle email e del flusso di lavoro sotto lo stesso tetto invece di saltare da un compito all'altro. ClickUp è la soluzione perfetta per integrare la gestione delle email con la definizione delle priorità dei compiti.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/Connect-ClickUp.gif Connetti ClickUp: come dare priorità alle email al lavoro /%img/ Connetti ClickUp con le piattaforme esistenti per rispondere direttamente da un'unica piattaforma ClickUp si integra perfettamente con Gmail e Outlook, offrendo i seguenti vantaggi: * Converti le email in attività direttamente da Gmail
- Aggiornare lo stato e le priorità delle attività senza lasciare la finestra In arrivo Condividere il contenuto delle email come commenti alle attività per una migliore collaborazione Pianificare e delegare le attività in base alle interazioni via email Sincronizzare le email di Outlook con le attività di ClickUp per semplificare il monitoraggio Impostare promemoria in Outlook per le attività di ClickUp * Automatizzare la creazione di attività dalle email per un flusso di lavoro più fluido Ma non è tutto. ClickUp utilizza funzioni come undefined e ClickUp Menzioni per organizzare ulteriormente le email. Prendiamo la storia di Oscar, per esempio.
📌 Esempio: Oscar, un project manager, riceve un'email da un client che chiede un aggiornamento sulla riprogettazione del loro sito web. Invece di copiare i dettagli in uno strumento separato, Oscar utilizza ClickUp per allegare l'email direttamente all'attività per il progetto di riprogettazione. Aggiunge rapidamente un commento che tagga il team di progettazione con istruzioni specifiche, assegna il follow-up a Sarah (la lead designer) e fissa una scadenza, il tutto dall'interno di ClickUp.
Nessuna scheda in più, nessun dettaglio dimenticato e il client riceve l'aggiornamento in tempo, come per magia. /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUps-quick-communication-features.gif Funzionalità di comunicazione rapida di ClickUp: come dare priorità alle email al lavoro /%img/
Comunicare senza perdere un colpo utilizzando le funzioni di comunicazione rapida di ClickUp Migliora solo con /href/ https://clickup.com/ai ClickUp Brain /%href/. Questo assistente basato sull'IA porta la gestione delle email a un livello superiore, scrivendo email per te in pochi secondi.
Come funziona: basta fornire gli argomenti chiave e ClickUp Brain creerà un'email professionale, con un tono perfetto, in linea con le tue intenzioni e il tuo pubblico. /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUp-Brain-.gif Usa ClickUp Brain per perfezionare il contenuto delle tue email https://app.clickup.com/login?product=ia&ia=true&\_gl=1\*1uynm5a\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MzcyNzEwMTcuQ2owS0NRaUF2NjI4QmhDMkFSSXNBSUpJaUstS2lQRzhJbEYzNDZkTXRiNVZjcDZKeXZQTlV6N0NPYmdsMzlHbTYxMkxkMnVqT1RZUWFzZ2FBcmM4RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTE5NTUxNTI1NC4xNzM2MjQyMTQy Crea email insieme a ClickuUp Brain! /%cta/
Se vuoi trasformare lunghe email in passaggi attuabili, ClickUp Brain può riepilogare/riassumere il contenuto e generare attività. Leggi anche: /href/ https://clickup.com/blog/how-to-use-ai-in-email// Come usare l'IA nelle email (casi d'uso e strumenti) /%href/ ### Best practice di comunicazione
Anche se hai tutti gli strumenti a tua disposizione per gestire al meglio la comunicazione via email, ecco alcune strategie di gestione delle email per mantenere un approccio professionale e collaborativo: #### 1. Stabilisci linee guida chiare per la comunicazione. Definisci quali canali sono i migliori per specifici tipi di comunicazione.
Ad esempio, email per aggiornamenti formali, messaggistica istantanea per domande rapide e riunioni programmate per discussioni dettagliate. Ciò ridurrà la confusione e semplificherà le interazioni. #### 2. Condurre riunioni standup Gli standup sono brevi riunioni quotidiane (di solito tenute in piedi!) in cui tutti condividono aggiornamenti su attività, piani e ostacoli. Questo metodo ispirato all'agile allinea rapidamente i team interfunzionali. 💡 Suggerimento: Utilizza
/href/ https://clickup.com/templates/daily-standup-meeting-t-206515719 Modello di riunione giornaliera StandUp di ClickUp /%href/ per prendere appunti, monitorare lo stato e affrontare le sfide senza pianificare troppo. #### 3. Rispettare le diverse esigenze di comunicazione
Non tutti sono a proprio agio a chattare in gruppo o a fare chiamate su Zoom. Alcuni preferiscono aggiornamenti scritti o check-in privati. Utilizza strumenti come ClickUp Chat per facilitare ed espandere la condivisione di idee. Inoltre, ricordati di controllare regolarmente i membri più tranquilli del team per assicurarti che si sentano ascoltati. Avere conversazioni in tempo reale con il tuo team e condividere aggiornamenti con ClickUp Chat #### 4. Dare priorità all'ascolto attivo Una buona comunicazione implica ascoltare tanto quanto parlare. Nelle riunioni, incoraggia i partecipanti a concentrarsi su ciò che dicono gli altri invece di pianificare la loro prossima risposta. Anche discussioni strutturate con domande di follow-up possono essere d'aiuto.
Leggi anche: /href/ https://clickup.com/blog/inbox-zero// Finestra In arrivo 101: Gestione intelligente delle email /%href/ #### 5. Utilizza una piattaforma di collaborazione unificata Avere tutti sullo stesso strumento evita la confusione delle "troppe piattaforme".
Con ClickUp, i team possono centralizzare i programmi, le note e le attività dei progetti, rendendo la comunicazione fluida combinando diverse funzioni del team. La parte migliore? È possibile utilizzare l'integrazione di ClickUp con le principali piattaforme di posta elettronica come Gmail e Outlook per acquisire le email in arrivo nella finestra In arrivo e assegnare direttamente le attività ai membri del team. Leggi anche: undefined #### 6. Garantire la visibilità dei risultati chiave Assicurarsi che tutti sappiano quali sono i compiti da svolgere, chi è responsabile e qual è la scadenza. Calendari condivisi, elenchi di attività o bacheche di progetto possono mantenere questi dettagli accessibili e trasparenti per tutti i membri del team. Leggi anche: undefined #### 7. Prendere appunti e seguire Durante le riunioni, incaricare qualcuno di catturare i punti chiave e gli elementi di azione. Distribuire queste note prontamente e seguire per garantire che le attività e le idee non vengano trascurate. ## Errori comuni da evitare
Gestire le email in modo efficace non è un'impresa da poco, ma anche le strategie più ben intenzionate possono andare storte a causa di alcuni errori comuni. Ecco cinque errori da evitare quando si gestisce la propria casella di posta in arrivo: ### 1. Lasciare che la finestra In arrivo diventi una discarica Se si ignora il disordine per troppo tempo, la finestra In arrivo diventerà un buco nero digitale. Se non si eliminano o archiviano regolarmente le email irrilevanti, i messaggi essenziali potrebbero andare perduti.
Tratta la finestra In arrivo come la tua scrivania: tienila pulita e organizzata per evitare di perdere email importanti. ### 2. Controllare le email in modo ossessivo Aggiornare costantemente la finestra In arrivo interrompe il flusso di lavoro e riduce la produttività. In media, ci vogliono circa undefined dopo un'interruzione. Invece, pianifica orari prestabiliti per controllare la finestra In arrivo e rispettali. La tua concentrazione te ne sarà grata.
3. Dare troppa priorità ai messaggi non importanti È facile distrarsi rispondendo alle email a bassa priorità e lasciando quelle importanti a languire. Evitatelo stabilendo un quadro chiaro per la definizione delle priorità, ad esempio ordinando le email in base all'urgenza, all'importanza del mittente o alle scadenze. ### 4. Dimenticare di annullare l'iscrizione Ricevi ancora email da un webinar a cui hai partecipato due anni fa? È ora di annullare l'iscrizione. Trascurare di filtrare le newsletter e gli elenchi di distribuzione irrilevanti intasa la finestra In arrivo e fa perdere tempo. Se farlo manualmente sembra un lavoro di routine, puoi avvalerti dell'aiuto di strumenti di IA per farlo in pochi minuti. ### 5. Ignorare promemoria e segnalazioni Non utilizzare funzionalità come promemoria o segnalazioni è come lasciare note adesive in un cassetto invece di metterle sulla scrivania.
Questi strumenti ti assicurano di non perdere follow-up o scadenze: usali per il monitoraggio delle attività essenziali. ## Cara finestra In arrivo, è ora di aggiornarsi con ClickUp > ClickUp ha ridotto la necessità di comunicare tramite email e semplificato la collaborazione per il nostro team di creazione dei contenuti. Possiamo passare dall'ideazione/brainstorming alla prima bozza fino a 2-3 volte più velocemente.
Sid Babla, coordinatore del programma per il benessere al Dartmouth College In tutti i settori, le integrazioni email di ClickUp stanno aiutando i team a risparmiare centinaia di ore altrimenti perse in infinite discussioni via email e confusione. Con funzionalità/funzioni come la trasformazione delle email in attività attuabili, la sincronizzazione perfetta con Gmail e Outlook e persino l'uso dell'IA per redigere e riassumere le email, ClickUp trasforma la tua finestra In arrivo in un concentrato di produttività.
Che tu stia gestendo attività, delegando follow-up o mantenendo la tua finestra In arrivo sgombra, ClickUp ti copre le spalle. Pronto a sbarazzarti del caos delle email per sempre? /href/ https://clickup.com/signup Registrati subito su ClickUp /%href/!